LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Gloria E. González Landa Responsable de Archivo OBJETIVO DEL CURSO: • Conocer los conceptos básicos en materia de archivo • Reconocer la importancia de los archivos en cuestión de administración • Identificar los ciclos de vida de los documentos (trámite, concentración e histórico) • Concientizar las necesidades y obligaciones requeridas para la organización de archivos ARCHIVO DESORGANIZADO CONDICIONES AMBIENTALES • Temperatura de 15 a 20 grados C • Ventilación: El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una a dos veces por hora • Iluminación: Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores. Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente pero de baja intensidad y utilizando filtros ultravioleta • Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2 • Evitar el empleo de polvo químico y de agua • Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo • Mantenimiento: Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no incremente la humedad ambiental Marco Jurídico Ley No. 848 Ley No. 71 Lineamientos para Catalogar, Clasificar y Conservar los Documentos Administrativos y la Organización de Archivos CONCEPTO DE ARCHIVO Es el conjunto de expedientes o documentos organizados con el fin de integrar una fuente de información, en razón de las actividades de una institución. ¿Qué es un expediente? Conjunto de documentos que se relacionan con un mismo tema, guardados conforme a un orden lógico. ¿Qué es archivar? 1.Identificar ¿Cómo organizar tu archivo? 2.Organizar ¿Cómo organizar? ¿Qué es importante? Depurar Lógica y cronológicamente 3. Conservar 1. IDENTIFICAR: ¡No todo documento se debe archivar! 2.- ORGANIZAR Un mismo asunto Orden cronológico Licitación Pública LN-863789-11 3.- CONSERVAR Trámite Concentración Histórico CLASIFICACIÓN DEL DOCUMENTO PÚBLICA RESERVADA CONFIDENCIAL CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO Archivo de Trámite Archivo de Concentración Archivo Histórico Documentación Activa Documentación Semiactiva Documentación no Activa Transferencia primaria Transferencia secundaria Baja Documental TÓPICOS RELACIONADOS CON DOCUMENTOS DE VALOR HISTÓRICO • Manuales de Organización y Procedimientos, Guías Técnicas, Disposiciones o Lineamientos Generales • Documentos de información sobre los antecedentes de la dependencia y/o Unidad Administrativa • Leyes, Reglamentos, Decretos • Convenios • Dictámenes de Carácter Técnico Jurídico • Quejas, Recursos de inconformidad y Demandas • Juicios de Amparo • Actas de Entrega Recepción • Auditorias • Informe de labores ARCHIVO DE TRÁMITECONCENTRACIÓN VALORES PRIMARIOS • Administrativo • Legal • Fiscal o Contable ARCHIVO HISTÓRICO VALORES SECUNDARIOS • Histórico VIGENCIA DOCUMENTAL ADMINISTRATIVO LEGAL FISCAL O CONTABLE • MÁXIMO 7 AÑOS (EJEMPLO: 2 AÑOS TRÁMITE Y 5 CONCENTRACIÓN) • SE MANTIENE EN TRÁMITE DURANTE SU VIGENCIA O DESAHOGO DEL EXPEDIENTE, POSTERIORMENTE SE CONSERVA 10 AÑOS EN CONCENTRACIÓN • MÍNIMO 5 AÑOS (EJEMPLO 2 AÑOS EN TRÁMITE Y 3 CONCENTRACIÓN) Instrumentos de consulta y de control archivístico I. El Cuadro General de Clasificación Archivística; II. El Catálogo de Disposición Documental; III. Los Inventarios Documentales: a. General, b. De transferencia, c. De baja, y IV. Guía Simple de Archivos. NECESIDADES Nombrar a los servidores públicos con el perfil adecuado para realizar actividades de archivo (Responsables de archivo de trámite) Destinar un espacio adecuado para el archivo de concentración e histórico. (condiciones ambientales y físicas) Revisar lo avanzado o implementado por la administración anterior. (Continuidad) Verificar con el IVAI, el grado de cumplimiento VENTAJAS DE UNA BUENA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Facilita la búsqueda de información en caso de solicitud y justifica la inexistencia de la información por baja documental Cumplir las obligación en materia de transparencia como son los instrumentos de consulta Facilita los procedimientos de entrega-recepción Realizar la baja documental con las reglas apropiadas CIRILO CELIS PASTRANA S/N ESQ. LÁZARO CÁRDENAS COL. RAFAEL LUCIO, C.P. 91110, XALAPA, VER. TEL. (228) 842 02 70 01 800 835 4824 www.verivai.org.mx gegonzalez@verivai.org.mx Gloria E. González Landa Responsable de Archivo