ARCHIVO DE TRÁMITE GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE HORTENSIA CONSTANZA TERCERO Y VEGA Guía de autoaprendizaje ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Guía de autoaprendizaje Archivo de Trámite Modalidad de Educación Abierta y a Distancia Hortensia Constanza Tercero y Ve g a Secretaría de Educación Pública Subsecretaría de Educación Superior e Investigación Científica Dirección General de Educación Superior Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía México 2001 2 Archivo de Trámite 3 Guía de autoaprendizaje Secretaría de Educación Pública Subsecretaría de Educación Superior e Investigación Científica Dirección General de Educación Superior Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía Archivo de Trámite (Serie guías de autoaprendizaje) Modalidad de Educación Abierta y a Distancia Primera edición 2001 I Impreso en México Asesor pedagógico: Ramón E. Mondragón Sánchez Revisión de contenido: Rosa Irene Eretza Ramos Corrección de estilo: Miguel Angel García Cueto Diseño editorial: Ivonne Bautista Carmona 4 Archivo de Trámite CONTENIDO INTRODUCCIÓN.................................................................................................................... 7 EVALUACION DIAGNÓSTICA.............................................................................................. 9 UNIDAD I: PRINCIPIOS GENERALES DEL ARCHIVO DE TRÁMITE................................. 11 1.1 Concepto del archivo de trámite......................................................................................... 12 1.2 Estructura orgánica y funcional del archivo de trámite................................................. 12 1.2.1 Jefatura de la unidad....................................................................................................... 12 1.2.2 Subunidad de recepción............................................................................................ 13 1.2.3 Subunidad de expurgo.................................................................................................... 13 1.2.4 Subunidad de transferencia........................................................................................ 14 Actividad de aprendizaje........................................................................................................ 14 1.3 Importancia del archivo de trámite gestión del asunto...................................................... 15 1.4 Función del archivo de trámite: expurgo de expedientes.............................................. 15 1.5 Base legal .................................................................................................................. 16 1.5.1 Ley general de Bienes Nacionales............................................................................. 16 1.5.2 Ley de la Administración Pública Federal.................................................................. 16 Actividad de aprendizaje........................................................................................................ 17 1.6 Políticas del archivo de trámite...................................................................................... 18 1.6.1 Políticas de servicio........................................................................................................ 18 1.6.2 Políticas de recepción.................................................................................................... 18 1.6.3 Políticas de transferencia............................................................................................... 19 Actividad de aprendizaje........................................................................................................ 19 Evaluación de la unidad........................................................................................................ 20 UNIDAD II: DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DEL ARCHIVO DE TRÁMITE ...................... 21 2.1 Concepto de disposición de documentación activa..................................................... 22 2.2 Concepto de ciclo vital de documentación activa......................................................... 22 Actividad de aprendizaje........................................................................................................ 23 2.3 Definición de valoración de la documentación activa................................................... 24 2.4 Valores primarios: administrativos, fiscal y legal ......................................................... 25 Valor administrativo........................................................................................................... 25 Valor fiscal......................................................................................................................... 25 Valor legal.......................................................................................................................... 25 5 Guía de autoaprendizaje Actividades de aprendizaje..................................................................................................... 27 Evaluación de la unidad........................................................................................................ 28 UNIDAD III: ARCHIVACIÓN DE DOCUMENTOS ACTIVOS............................................... 29 3.1 Recepción de documentos activos.................................................................................... 30 3.2 Seguimiento de los documentos activos....................................................................... 32 Actividad de aprendizaje........................................................................................................ 32 3.3 Apertura de expedientes................................................................................................... 33 3.4 Préstamo y consulta de expedientes................................................................................. 33 El préstamo........................................................................................................................ 34 La consulta......................................................................................................................... 34 Actividades de aprendizaje..................................................................................................... 34 Evaluación de la unidad........................................................................................................ 35 UNIDAD IV: TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA............................................... 37 4.1 Análisis del acervo documental a transferir.................................................................... 38 4.2 Expurgo....................................................................................................................... 39 4.3 Registro de documentación de transferencia................................................................ 39 4.4 Preparación de la transferencia primaria..................................................................... 40 4.5 Entrega de la documentación semiactiva..................................................................... 40 Actividades de aprendizaje...................................................................................................... 42 Actividad de aprendizaje........................................................................................................ 42 BIBLIOGRAFÍA................................................................................................................... 43 LECTURAS........................................................................................................................... 45 Manual de Procedimientos..................................................................................................... 47 Memoria de V Congreso Nacional sobre Administración de Documentos y Archística.......... 55 Archivística general, teoría y práctica....................................................................................... 65 XIII Congreso Internacional de Archivos Beijing 1996........................................................ 73 Técnicas y tratamiento de documentación administrativa.................................................... 97 LECTURAS COMPLEMENTARIAS....................................................................................... 109 Lineamientos para la concentración de acervos documentales de trámite concluido de las dependencias del Gobierno del Estado de México.................................... 111 Curso de capacitación para archivistas municipales 1988................................................... 117 6 Archivo de Trámite INTRODUCCIÓN Desde la antigüedad, el hombre ha preservado su memoria para transmitirla a futuras generaciones. El desarrollo de diferentes soportes documentales lo ha permitido y lo sigue permitiendo con la evolución constante de las tecnologías. Sin embargo, lo más importante no son sólo los hechos documentados, sino el uso de los mismos para tener una secuencia lógica de los acontecimientos. Esta guía de autoaprendizaje, llamada Archivo de trámite, permite visualizar y analizar el desarrollo que tiene la documentación activa, desde su entrada al archivo hasta su preparación y transferencia al archivo de concentración. A este respecto, la guía se encuentra estructurada por cuatro unidades. En la primera se determinan los principios básicos del archivo de trámite como son: conceptos, estructura orgánica y sus funciones, los fundamentos jurídicos y el control que se aplica para el adecuado funcionamiento del archivo. La segunda unidad está compuesta por los principios teóricos de la documentación activa para su disposición. De igual forma, la tercera unidad se refiere al ciclo que cumple la documentación desde la recepción hasta el servicio que se proporciona. La cuarta unidad está basada en la última parte que la documentación cumple en el archivo de trámite, ya que de esta fase y con un análisis preciso podrá transferirse al archivo de concentración. Como parte final de esta guía, te presentamos una serie de bibliografías recomendadas para el complemento de lo expuesto. Para realizar las actividades de aprendizaje de esta guía, es necesario que previo al inicio de tu estudio, elijas el archivo en donde puedas realizar la actividades que se encomiendan. Si ya trabajas en un archivo y se te permite estudiarlo, se te facilitarán mucho las cosas. Si no es así, puedes indagar en diferentes archivos, tales como los municipales, eclesiásticos, clínicos, estatales, contables o privados (si se te permite el acceso) para realizar tus actividades. Si tienes dudas, consulta con tu asesor. Deseo que nos compartas tus valiosos comentarios; ya que serán determinantes para tu formación profesional, así como para enriquecer y desarrollar esta ciencia tan prospera llamada ARCHIVONOMÍA. Espero que los contenidos de está guía te ayuden a crecer en tu formación profesional. Atentamente LA AUTORA 7 Guía de autoaprendizaje OBJETIVOS GENERALES DE LA GUÍA AL TÉRMINO DE ESTE CURSO, EL ESTUDIANTE: * CONCEPTUALIZARÁ AL ARCHIVO DE TRÁMITE, ASÍ COMO SUS FUNCIONES Y LAS ACTIVIDADES QUE EN ÉL SE REALIZAN. * ANALIZARÁ LA TEORÍA QUE CONSTITUYE A LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA. * DESCRIBIRÁ LAS FASES ARCHIVONÓMICAS QUE SE REALIZAN EN EL ARCHIVO DE TRÁMITE. 8 Archivo de Trámite EVALUACION DIAGNÓSTICA De acuerdo a tus conocimientos en archivonomía, responde brevemente las siguientes preguntas. 1. ¿ Qué es la información? Menciona un ejemplo. 2. ¿Qué es un soporte de la información? Menciona dos ejemplos. 3. Menciona un concepto de archivo. 4.- Anota las diferencias entre un documento público y privado. 5. ¿Qué es un expediente? 6. ¿Cómo se clasifican los documentos de acuerdo a su origen? 7. Explica qué es un proceso técnico. ENVÍA A TU ASESOR. 9 Guía de autoaprendizaje R E S P U E S TA S 1. Conjunto de conocimientos transmitidos a través del proceso de comunicación que permite incidir en la toma de decisiones. Funge como medio para la transmisión de conocimientos a terceras personas. Es importante cuando nos afecta de manera directa. 2. Material que se utiliza para recoger y almacenar información. Su objetivo es preservar y conservar la misma. Como ejemplos: Audiovisuales (videos) y Electrónicos (disketes, discos compactos). 3. Local donde se resguarda la memoria colectiva de toda organización que significa fuente de información y/o consulta, cuyos documentos y expedientes están debidamente organizados y protegidos para su fácil, rápida y segura localización. Los archivos constituyen la historia tanto de personas físicas como morales. Su conservación es indispensable para la eficaz toma de decisiones o para servir como fuente de información histórica. 4. Los documentos se dividen en públicos y privados. Los primeros emanan de una autoridad pública y están redactados de acuerdo con ciertas solemnidades o parámetros que los caracterizan, como son las leyes, sentencias, decretos, privilegios, etc. En cambio, los privados tratan de asuntos particulares y están escritos por personas privadas (tanto físicas como morales) y pueden ser cartas, contratos, negociaciones, etc. 5. Conjunto de documentos relacionados por un mismo asunto que son generados a través de una necesidad o a raíz de un trámite administrativo que posteriormente en el desahogo del asunto, lo conformarán como tal. El expediente servirá en un futuro como historia institucional. 6. Los documentos se clasifican por sus características en: PRIMARIOS. Documento original / documentos de archivo. SECUNDARIOS. Descripción del original. Pueden ser libros, textos de revistas documentadas, etc. TERCIARIOS. Análisis de documentos, primarios y secundarios para que a su vez den información compilada y transformada. 7. Es una actividad archivística que se realiza de manera operativa, que requiere de ciertos procedimientos; por ejemplo, la archivación, la ordenación, el expurgo, etc. NOTA: En caso de dudas consulta con tu asesor y complementa tu información con las guías de Introducción a la Archivonomía, Soportes de la información y Correspondencia y control de gestión. 10 Archivo de Trámite UNIDAD I PRINCIPIOS GENERALES DEL ARCHIVO DE TRÁMITE OBJETIVOS DE LA UNIDAD I AL TÉRMINO DE LA UNIDAD, EL ESTUDIANTE: * EXPLICARÁ LOS CONCEPTOS, ESTRUCTURA Y FUNCIONES DEL ARCHIVO DE TRÁMITE. * DESCRIBIRÁ LA IMPORTANCIA DE LA BASE LEGAL, ASÍ COMO LAS POLÍTICAS DE APLICACIÓN EN UN ARCHIVO DE TRÁMITE. 11 Guía de autoaprendizaje 1.1 Concepto del archivo de trámite El archivo de trámite se concibe como la unidad de resguardo documental, constituida por expedientes de asuntos que se encuentran en constante uso y cuya conservación es necesaria hasta la culminación del trámite. En el archivo de trámite inicia el trabajo archivístico. Es el lugar donde se mantiene debidamente organizada la documentación que es generada por las diferentes áreas administrativas y al mismo tiempo es enviada y consultada por estas. Por lo tanto, toda institución genera, maneja y utiliza documentación; para ello, el archivo de trámite debe ser la unidad responsable del resguardo, organización y control de la misma. 1.2 Estructura orgánica y funcional del archivo de trámite Cualquier entidad administrativa, para el adecuado manejo y aprovechamiento de sus recursos, tiene que estar perfectamente delimitada en su organización interna, en las funciones que realiza, con la finalidad de evitar la duplicidad del trabajo. Así mismo, es indispensable que en un archivo de trámite se efectúen tales acciones. Por lo anterior, se diseña un organigrama de las áreas que lo conforman; como ejemplo está el siguiente esquema: JEFATURA DE LA UNIDAD SUBUNIDAD DE RECEPCIÓN SUBUNIDAD DE EXPURGO SUBUNIDAD DE TRANSFERENCIA 1.2.1 Jefatura de la unidad La parte fundamental de un archivo de trámite es la jefatura. Es la encargada de controlar el buen funcionamiento de éste. Al funcionar como coordinadora de las subunidades, influirá en gran medida para una adecuada recepción, tratamiento, control, servicio y transferencia de la documentación, además de que representará a la unidad documental ante otras instancias cuando así lo amerite. Las funciones principales de esta unidad son las siguientes: * Planear, organizar, coordinar y supervisar las actividades de las áreas que integran la unidad, así como el eficiente servicio y control de la documentación en trámite. * Administrar adecuadamente los recursos humanos, técnicos, legislativos, materiales y financieros existentes; además de vigilar el funcionamiento de los mismos y promover los medios necesarios para la adquisición, adaptación, desarrollo y optimización de dichos recursos. 12 Archivo de Trámite * Cumplir y hacer cumplir las normas técnicas y jurídicas vigentes respecto a la producción, conservación, control y uso de la documentación en trámite. * Informar periódicamente a la supervisión acerca de los resultados de sus actividades. 1.2.2 Subunidad de recepción Es aquella área archivística encargada de la captación documental que recién ingresa al archivo. Entre sus funciones se encuentran: * Recibir la documentación enviada del área administrativa a que se encuentra adscrito el archivo (o de las áreas a las que les proporciona el servicio). * Establecer y hacer efectivos los instrumentos de control de documentación activa. * Manejar la documentación solicitada para préstamo por las áreas tramitadoras de la propia entidad administrativa, turnada como convenga para su consulta de acuerdo a las políticas y normas establecidas. Como se muestra en la figura siguiente: ÁREA ADMINISTRATIVA ENVÍO DOCUMENTAL SUBUNIDAD DE RECEPCIÓN OTROS PROCESOS TÉCNICOS SERVICIOS 1.2.3 Subunidad de expurgo La subunidad de expurgo es una de las más importantes dentro del archivo de trámite, porque gracias a esta evitamos la conservación de documentos no necesarios y por lo tanto el flujo documental es más ágil. Para ello, se observan los siguientes lineamientos: * Eliminar de los documentos recibidos todos los objetos que sean susceptibles de dañarlos (grapas, broches, clips innecesarios) * Establecer los elementos de identificación documental de acuerdo a las políticas establecidas para el tipo documental. * Elaborar el catálogo de vigencias documentales, que servirá al archivo de concentración para su depuración o guarda permanente. * Integrar y mantener actualizados el catálogo de vigencias documentales aportando los elementos requeridos, para la conservación y transferencia documental en los plazos convenidos. 13 Guía de autoaprendizaje * Extraer la documentación que no sea necesaria conservar en el expediente, de acuerdo con el catálogo de vigencia documentales y con las políticas establecidas por el archivo de trámite. * Efectuar los movimientos necesarios para evitar la saturación de espacio; además de retirar correcta y oportunamente los documentos que posteriormente se someterán a depuración. 1.2.4 Subunidad de transferencia La subunidad de transferencia permite el desahogo documental dentro del archivo de trámite, al establecer tareas que evitan la explosión documental. Para ello se sugiere lo siguiente: * Determinar oportuna y correctamente el estado de trámite de los expedientes conservados y efectuar el tratamiento de la documentación activa y semiactiva de acuerdo a las normas vigentes. * Realizar el análisis, para la selección documental y determinar la documentación factible de ser transferida para su guarda precaucional en el archivo de concentración. * Analizar cuidadosamente la documentación cuyos valores hayan prescrito en una primera etapa; establecer el tratamiento que corresponda a la misma y aplicar eficazmente las técnicas archivísticas existentes para la correcta valoración y selección documental. * Efectuar y registrar las transferencias de documentación semiactiva a la unidad de archivo de concentración y establecer los controles de circulación sobre los expedientes dados de baja. Actividad de aprendizaje * De acuerdo a lo leído en la guía realiza lo siguiente: 1. Visita un archivo de trámite ( del sector público o privado). Investiga si cuenta con un organigrama y describe brevemente las funciones de cada área. 2. Si no lo tiene, elabora uno con base en las actividades que realiza y explica brevemente cuáles serían las funciones de cada área y por qué. NOTA: No olvides que del archivo que visites o cites en tus actividades como ejemplo, debes anotar el nombre, dirección y teléfono de la institución a la que pertenece y, si es posible el nombre del encargado. Envía a tu asesor. 14 Archivo de Trámite 1.3 Importancia del archivo de trámite gestión del asunto El funcionamiento ordenado y eficiente de todas las instituciones, sean públicas o privadas, depende en gran medida de los servicios informativos con los que cuente. En este contexto, para toda organización es importante la documentación que genera así como la que procesa, ya que ésta permite brindar el apoyo en cuanto a la consulta documental en el momento que sea requerida. El archivo deja de ser el cuarto polvoriento en el que se arrumban papeles y mobiliario en desuso. Es el lugar en que todas las personas de la organización encontrarán la «materia prima» para el desarrollo de sus funciones; es decir, información oportuna para la toma de decisiones. La coordinación y perfeccionamiento de los mecanismos de organización, conservación, control y desahogo de los asuntos son algunos de los beneficios que se obtienen al contar con un archivo de trámite bien organizado; para ello, se deben establecer los procedimientos necesarios por las subunidades. Cabe aclarar que éstos son únicamente utilizados tanto en los archivos de trámite como en los archivos de concentración. 1.4 Función del archivo de trámite: expurgo de expedientes Las funciones que en el archivo de trámite se realizan no se basan únicamente en tener archivados adecuadamente los documentos; sino que al momento de ser solicitados, se proporcionen de forma rápida al personal responsable del trámite. No basta con retener y conservar los documentos en un mueble de archivo, se debe contar con un sistema para el control adecuado del mismo. Así, todo documento es creado de acuerdo a una necesidad administrativa, en cuyo caso deberá cubrir cierto periodo para pasar a formar parte de otro archivo (en este caso en el archivo de concentración), o si lo amerita, se deberá destruir, como lo muestra el siguiente esquema: ORGANISMO ACTO ADMINISTRATIVO GENERA DOCUMENTOS TRÁMITE ADMINISTRATIVO RESOLUCIÓN FIN DEL TRÁMITE • CONSERVACIÓN PARA FUNCIONES POSTERIORES • CONSERVACIÓN PERMANENTE ARCHIVO HISTÓRICO DESTRUCCIÓN DEL DOCUMENTO (DEPURACIÓN) 15 Guía de autoaprendizaje La guarda de la documentación activa se debe considerar como el tiempo en que el asunto que contiene el documento se encuentra en trámite. Después de terminado éste, deberán tomarse en cuenta las posibles consultas que pudieran hacerle al documento, que será sometido a un análisis riguroso (de acuerdo con las necesidades de las áreas administrativas), para conocer si dentro del mismo expediente existen documentos innecesarios o repetidos, los que deberán expurgarse; es decir, extraerse del expediente, para evitar las duplicidades y disminuir el costo de su mantenimiento. Los documentos que son expurgados dentro de un expediente son las copias de un mismo asunto, los documentos no requeridos para el trámite, etc., porque, al mantenerlos dentro del expediente, generan una explosión documental para el archivo y el manejo del mismo se vuelve complicado. 1.5 Base legal Los lineamientos jurídicos en un archivo son indispensables, ya que de estos depende el buen uso de los recursos y de la documentación. Aunque en materia de archivos es escaso este marco, existen leyes, acuerdos, circulares, etc., que han apoyado este rubro. En algunas ocasiones, dependiendo de las políticas de las instituciones, se permite o no el acceso a la información. Normalmente en empresas privadas la información es de carácter confidencial. A continuación se presentan dos leyes generales que consideran a los archivos en sus artículos: 1.5.1 Ley general de Bienes Nacionales Capítulo I Artículo 2.- Son bienes del dominio público: IX: Los muebles de propiedad federal que por su naturaleza no sean normalmente substituibles, como los documentos y expedientes de las oficinas; los manuscritos, incunables, ediciones, libros, documentos, publicaciones periódicas, mapas, planos, folletos, grabados importantes o raros, así como las colecciones de esos bienes; las piezas etnológicas y paleontológicas, los especímenes tipo de la flora y la fauna; las colecciones científicas o técnicas, de armas, numismáticas, filatélicas; los archivos, las fonograbaciones, películas, archivos fotográficos, cintas magnetofónicas y cualquier otro objeto que contenga imágenes y sonidos, y las piezas artísticas o históricas de los museos.1 1.5.2 Ley de la Administración Pública Federal Artículo 20.- Las Secretarías de Estado y los Departamentos Administrativos establecerán sus correspondientes servicios de apoyo administrativo en materia de planeación, presupuesto, informática, recursos humanos, recursos materiales, contabilidad, fiscalización, archivos y los demás que sean necesarios en los términos que fije el Ejecutivo Federal. Artículo 27.- A la Secretaría de Gobernación corresponde el despacho de los siguientes asuntos: XVIII.- Manejar el Archivo General de la Nación [...]2 1 Compilación jurídica mexicana, 1998 2 Ibíd. 16 Archivo de Trámite En estas dos leyes citadas, observamos que anuncian en sus artículos lo concerniente a documentos y expedientes de archivo, así como los archivos especiales (fotográficos, mapotecas, planotecas, etc.) que forman parte del sector público. Actividad de aprendizaje Investiga tres leyes diferentes aplicables a los archivos ( de tu localidad) y elabora un cuadro con las siguientes características: NOMBRE DE LA LEY ARTÍCULO (S) DESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO EN DÓNDE SE APLICA (DOCUMENTACIÓN, SERVIDORES, CONSTRUCCIÓN, ETC.) Envía a tu asesor 17 Guía de autoaprendizaje 1.6 Políticas del archivo de trámite Satisfacer las demandas de información es el objetivo principal del archivo de trámite. Por esta razón, requiere de un estatuto administrativo lo suficientemente claro y explícito para que los miembros de la institución estén enterados y respeten los lineamientos que se marcan para el uso adecuado de la información; lo que permite proporcionar un servicio eficaz y la aplicación de políticas que abarquen un mayor segmento para facilitar el control del archivo en una proporción mayúscula. 1.6.1 Políticas de servicio Las políticas de servicio están encaminadas al usuario de la documentación activa con el fin de destinar adecuadamente el uso de la misma en su guarda y disposición. Como se mencionó anteriormente, estas políticas no podrán separarse del usuario; ya que en este caso serán todas aquellas áreas que realizan operaciones administrativas y que por lo tanto envían su documentación al archivo. Entre las políticas de servicio en un archivo de trámite, se encuentran: * Proporcionar el servicio de préstamo y consulta únicamente a las áreas que estén involucradas en el asunto. * El personal que solicite la documentación debe seguir las políticas correspondientes (vale de préstamo, registro, etc.) para su préstamo. 1.6.2 Políticas de recepción Constituye un acto jurídico - administrativo que compromete a la dependencia para la realización expedita y eficiente de un trámite institucional. En la recepción de documentos, deben cumplirse tres requisitos fundamentales: * Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación, desde el momento de su ingreso; * Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida al área que su encargará de su trámite; * Garantizar que la documentación recibida sea captada y organizada sistemáticamente, conservándola como antecedente para futuras decisiones y gestiones.3 Las anteriores políticas tienen la finalidad de establecer procedimientos específicos para la adecuada recepción documental en el momento que la documentación ingresa al archivo. 3 Archivo General de la Nación, Manual de organización de los Sistemas Red Archivos, pág. 6 18 Archivo de Trámite 1.6.3 Políticas de transferencia La transferencia de documentación al área de conservación precaucional resulta indispensable para la eficiencia de la propia institución. Así, transferir sistemáticamente la documentación archivada que deja de tener utilidad inmediata para los trámites de la organización no sólo permite que el manejo documental sea eficiente y racional; sino que también hace ágil y económica la operación en su conjunto. En este sentido, en materia de transferencia deberán cumplirse cuatro principios básicos que son los siguientes: * Garantizar que la documentación que carezca de utilidad inmediata para los trámites de las diversas áreas de la institución sea entregada completa y * oportunamente a las instancias responsables de su conservación precaucional. * Garantizar que solo sea transferida la documentación que así lo amerite; * Garantizar que la documentación transferida sea conservada en condiciones económicas, adecuadas al volumen y las características de los materiales semiactivos; * Garantizar que la documentación transferida sea rápida y correctamente organizada, de modo que pueda ser fácilmente localizada y consultada cuando se requiera, auspiciando su adecuado manejo al prescribir el plazo de conservación precaucional.4 Actividad de aprendizaje Visita un archivo de tramite e investiga las políticas con las que se cuenta para el servicio, recepción y transferencia documental: 1. Si son políticas explícitas, explica textualmente cada una de ellas para su aplicación. 2. Si son políticas implícitas, redacta las observaciones que consideres pertinentes. Envía a tu asesor. 4 Op. cit., págs. 21 - 22 19 Guía de autoaprendizaje Evaluación de la unidad Responde brevemente: 1. ¿Qué es un archivo de trámite? ¿cuál es su importancia? 2. ¿Qué subunidades (orgánicamente) componen al archivo de trámite? 3. ¿Cuáles son las funciones de una jefatura de archivo? ¿Quién consideras que la debe ocupar y por qué? 4. Explica la importancia del marco jurídico en los archivos. 5. Describe la importancia de establecer políticas para la documentación activa. 6. Lee del Manual de procedimientos las página 10 a 14, que se encuentra en la sección de lecturas al final de esta guía. Valora si los conceptos del texto son los adecuados y analiza si dichos procedimientos son válidos para el archivo de trámite de acuerdo con lo que has aprendido en esta unidad. Elabora un reporte escrito con tus comentarios. 7. Lee los textos correspondientes a la Memoria del V congreso nacional sobre administración de documentos y archivística, y el de Antonia Heredia, archivística general, teoría y practica, elabora un cuadro comparativo sobre el proceso archivístico de Trámite con los conceptos de ambos textos. Envía a tu asesor 20 Archivo de Trámite UNIDAD II DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DEL ARCHIVO DE TRÁMITE OBJETIVO DE LA UNIDAD II AL TÉRMINO DE LA UNIDAD, EL ESTUDIANTE: * EXPLICARÁ LOS CONCEPTOS DE LA DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Y DEL CICLO VITAL MEDIANTE LA COMPARACIÓN. 21 Guía de autoaprendizaje 2.1 Concepto de disposición de documentación activa Las áreas administrativas que envían su documentación al archivo de trámite (centralizado) necesariamente requieren consultarla de manera frecuente; por eso la recuperación de la información debe ser ágil y eficiente, en el momento que sea solicitada. Esto se hace a través de los diferentes medios para su localización (índices, inventarios, listados, etc.). La disposición documental no es únicamente el servicio; sino que engloba aspectos de control que son auxiliares en la determinación del volumen que ocupa la documentación que fue recibida en el archivo; como lo es también la ubicación física del expediente para su disposición, de acuerdo a las políticas establecidas por la unidad de documentación en trámite. La disposición de documentación activa es la acción de facilitar el servicio a las áreas administrativas que lo soliciten. Para complementar este tema, en la Unidad III, en el punto 3.4, «Préstamo y consulta», se describen de una forma más completa los anteriores conceptos como parte fundamental de la disposición documental. 2.2 Concepto de ciclo vital de documentación activa El ciclo de vida de los documentos es una teoría norteamericana que establece que la documentación cumple una vida, así surge la idea de que los documentos no son algo inerte o muerto, sino por el contrario, tienen una vida propia según la función que cumplen. La teoría del ciclo vital de la documentación establece que: [...] Los documentos en primer lugar [son] organizados y utilizados de manera activa por sus productores; una vez que el uso de estos documentos se hace más esporádico hay un segundo periodo en el que éstos son almacenados en centros externos específicos (records centers), y luego, cuando ya no tienen ninguna utilidad operativa, son «seleccionados» como documentos con valor archivístico y transferidos a un archivo, o bien, por el contrario, son declarados documentos sin valor archivístico y se eliminan.5 De esta consideración nació la siguiente división: a) Documentos de circulación, tramitación o gestión (archivo de trámite o documentación activa) b) Documentos de uso esporádico en cuanto a su trámite (archivo de concentración o documentación semiactiva) c) Documentos sin circulación administrativa o gestorial con fines de investigación o netamente cultural (archivo histórico o documentación inactiva) El término circulación o tramitación corresponde al primer momento del documento, a la gestión de su fase inicial dentro de la oficina. Todo lo relacionado con el asunto en cuestión deberá ser agrupado y listarse para su constante consulta y seguimiento del asunto. 5 Terry Cook, «Interacción entre la teoría y la práctica archivísticas», pág. 6 22 Archivo de Trámite Los documentos mediatos son aquéllos de uso menos frecuente por parte de las oficinas productoras. Son consultados por una necesidad ordinaria de servicio o como antecedentes de otros asuntos. En la última fase, los documentos son separados de los lugares de gestión corriente y pasan a salvaguarda y a un proceso de estudio para determinar su destino final. Cuando se determina que una documentación representa ciertos valores (históricos) para la institución generadora o para la sociedad, debe conservarse permanentemente para fines culturales o de investigación. En esta etapa los documentos son abiertos a consulta del público y no solamente a la institución productora. CICLO VITAL DE LA DOCUMENTACION FASE ACTIVA FASE SEMIACTIVA Valores primarios FASE INACTIVA Valores secundarios Transferencia primaria Transferencia secundaria Actividad de aprendizaje Elabora un ejemplo de las áreas administrativas por las que debe pasar un documentos para cumplir su ciclo en un archivo de trámite. Envía a tu asesor. 23 Guía de autoaprendizaje 2.3 Definición de valoración de la documentación activa La valoración documental constituye uno de los procesos más importantes que toda institución debe realizar. Como lo observamos en el esquema anterior, los valores del documento son divididos en primarios y secundarios. De acuerdo con la teoría del ciclo vital de la documentación, Theodore R. Schellenberg, citado por Terry Cook, afirmó que los documentos tienen valores primarios y secundarios. El valor primario refleja la importancia que los documentos tienen para su productor original; el valor secundario refleja la utilidad que tienen posteriormente para los investigadores. El valor primario se refiere al grado en que los documentos satisfacen las necesidades administrativas inmediatas de sus productores [...]6 Para el análisis de esta unidad, nos referiremos sólo a los que pertenecen a la parte activa de la documentación, que están conformados de la siguiente manera: V • INTERESAN A LA INSTITUCIÓN PRODUCTORA • PRESENTAN ASPECTOS • • • ADMINISTRATIVO FISCAL LEGAL • EXISTEN DURANTE LOS MOMENTOS • • • DE TRAMITACIÓN DE VIGENCIA DE PLAZO PRECAUCIONAL • SE VALÚAN PARA DAR UN PLAZO DE CONSERVACIÓN EN EL CATÁLOGO DE VIGENCIAS DOCUMENTALES TERMINA SU DISPONIBILIDAD A PRIMARIOS L O R E S • SECUNDARIOS • • • EVIDENCIAL TESTIMONIAL INFORMATIVO Como se ejemplificó en el cuadro anterior, los valores primarios (administrativos, fiscal, legal) corresponden a la documentación activa. A continuación se da una explicación de cada uno de ellos. 6 Op. cit., pág. 6 24 Archivo de Trámite 2.4 Valores primarios: administrativos, fiscal y legal Valor administrativo Se valúan desde dos perspectivas: La de la entidad productora y la del iniciador o destinatario del documento. Desde el punto de vista institucional, los documentos tienen valor primario mientras la información que contienen sea útil a ella (hasta el archivo de concentración). Mientras sustente estas características, contiene valor administrativo; por ejemplo, un plan de trabajo que con determinada fecha dejará de ser prioritario porque éste se modifique o se realice y concluya. Entonces será obsoleto; pero el documento registra las actividades y/o desarrollo de lo que se realizó con ese plan. Por otra parte, la vigencia administrativa establece que: [...] cuánto tiempo deben conservarse en el archivo de una unidad administrativa los expedientes de una serie documental, de acuerdo al uso o consulta que las áreas tramitadoras pueden hacer de los mismos en la gestión que se les encomienda. Ciertamente, todos los documentos fueron producidos o recibidos para responder a una necesidad; derivada de una función o atribución especifica; mientras dure tal necesidad.7 Valor fiscal Es el valor que un expediente tiene cuando puede servir de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias. Son documentos probatorios que generan y amparan registros y que comprueban que la institución o dependencia: - Recibió o proporcionó bienes y servicios dando origen a facturas, notas, recibos de honorarios. - Recibió y entregó efectivo o títulos de crédito; por ejemplo, cheques, pólizas, contrarecibos, nominas, etc. - Sufrió transformaciones internas o eventos económicos que modifican la estructura de sus recursos; por ejemplo, recaudaciones presupuestales, conceptos o partidas. Así también son documentos justificatorios que determinan obligaciones y derechos que demuestren el cumplimiento de ordenamientos jurídicos y/o administrativos aplicables a cada operación registrada. La vigencia fiscal [...] corresponde al plazo durante el cual cierta documentación debe guardarse de conformidad con disposiciones fiscales, por su utilidad contable, de comprobación o justificación presupuesta.8 Valor legal Es el valor que en última instancia todo documento de archivo lo contiene; El aspecto legal de manera estricta corresponde al carácter normativo que adquiere un documento cuando por disposición o amparado por una ley se puede recurrir a la misma. 7 Olga Amaya, Compilación, pág. 124 8 Ídem 25 Guía de autoaprendizaje Desde el punto de vista del iniciador o destinatario, muchos documentos aunque no ostenten valor legal, son fuente de derecho frente a la entidad productora. En otras palabras la vigencia legal: [...] corresponde al plazo que la legislación establece deben guardarse los expedientes de determinada serie documental por su calidad probatoria o testimonial, acreditable ante tribunales competentes, en respaldo de los derechos legales de la propia institución productora o de los ciudadanos que efectúan trámites ante ella.9 Este valor se termina cuando el sujeto u objeto de derecho desaparece, en ocasiones dura más que la vida del beneficiario, como en el caso de los derechos sucesorios. Como conclusión de este tema, observamos el siguiente esquema: VALORES PRIMARIOS DOCUMENTALES EN LOS ORGANISMOS PÚBLICOS10 ADMINISTRATIVOS FISCALES LEGALES ACTIVIDADES RUTINARIAS DOCUMENTALES DE LA INSTITUCIÓN REGISTRO DE RELACIONES CON LA HACIENDA PÚBLICA REGISTRO DE TRÁMITES JURÍDICOS OFICIOS ADMINISTRATIVOS; PERSONAL, OFICINAS; MEMORANDA;TRÁMITES RELACIONADOS CON: PROYECTOS, PLANES, PRESUPUESTOS, CONTABILIDAD IMPUESTOS, VENTAS, FINANZAS, CONTABILIDAD, ESTADOS FINANCIEROS, FONDOS FIDUCIARIOS, CRÉDITOS HIPOTECARIOS, MANIFESTACIÓN DE BIENES PROPIEDAD, LABORALES, ESCRITURAS, BIENES, LEYES, DECRETOS, ACUERDOS 9 Ibíd., pág. 125 10 Francisco Covarrubias, «El proceso de depuración de la documentación administrativa para el uso histórico» en Boletín del Sistema Nacional de Archivos, pág. 42 26 Archivo de Trámite Actividades de aprendizaje Investiga en un archivo que criterios se toman en cuenta para realizar la valoración de la documentación activa y elabora un cuadro como el siguiente con la información que obtengas: TIPO DOCUMENTAL ADMINISTRATIVO VALOR LEGAL CRITERIOS DE VALORACIÓN FISCAL Lista 10 documentos diferentes y selecciónalos de acuerdo con sus valores (administrativo, legal y fiscal) y explica por qué contienen el valor asignado. Envía a tu asesor. 27 Guía de autoaprendizaje Evaluación de la unidad Responde brevemente 1. Menciona cinco características de la disposición documental en el archivo de trámite. 2. Explica la importancia de considerar el ciclo vital del documento en una unidad de documentación en trámite.11 3. Describe el fundamento teórico de la valoración documental. 4. Explica los valores primarios. 5. Lista cinco ejemplos de cada uno de los valores primarios. 6. Del texto «Ponencia internacional del XIII congreso internacional de archivos de Beijing 1996», que se encuentra en la sección de lecturas al final de esta guía, elabora por escrito un ensayo en el que resaltes las ideas más importantes de ella. Envía a tu asesor. 11 Unidad de Documentación en trámite (UDT) es un sinónimo de Archivo de trámite utilizado en la Administración Publica. 28 Archivo de Trámite UNIDAD III ARCHIVACIÓN DE DOCUMENTOS ACTIVOS OBJETIVO DE LA UNIDAD III AL TÉRMINO DE LA UNIDAD, EL ESTUDIANTE: * COMPRENDERÁ Y ANALIZARÁ EL PROCESO DE ARCHIVACIÓN DE DOCUMENTOS ACTIVOS 29 Guía de autoaprendizaje 3.1 Recepción de documentos activos Como se mencionó en los temas anteriores, la recepción de documentos es el inicio de las actividades archivísticas. Es la acción de captar aquella documentación que, por sus características de uso continuo, es necesario conservar en el archivo de trámite para su préstamo y consulta. La documentación en trámite debe permanecer organizada para su fácil localización y procurar con ello ofrecer un servicio ágil y oportuno al usuario. La recepción documental se inicia cuando el material es revisado y nos percatamos de que efectivamente procede de las unidades administrativas que envían su documentación a la Unidad de Documentación en Trámite. A partir del ingreso de la documentación al archivo de trámite, hasta su ubicación física correspondiente, estaremos realizando la recepción de forma adecuada y con ello estableceremos un control de lo que se recibe y lo que se guarda en el archivo, con lo que se logra el desahogo oportuno de los asuntos que la institución efectúe. La recepción de documentación activa se realiza de la siguiente forma: 1. Inicia el procedimiento 2. Las áreas administrativas envían su documentación al archivo de trámite 3. La unidad de archivo de trámite: * Recibe la documentación enviada * Coteja y revisa que sea la correcta con base en la relación * Si no es correcta, se devuelve al área administrativa que corresponde * Una vez que esté completa, de acuerdo con la relación entregada, se firma de recibido y posteriormente se procede a realizar los procesos técnicos correspondientes 30 Archivo de Trámite DIAGRAMA DE FLUJO DE LA RECEPCIÓN DOCUMENTAL INICIA RECIBE LA DOCUMENTACIÓN ENVIADA COTEJA Y REVISA COMPLETA SI FIRMA DE RECIBIDO INICIAN LOS PROCESOS TÉCNICOS TERMINA 31 NO SE DEVUELVE AL ÁREA ADMINISTRATIVA Guía de autoaprendizaje 3.2 Seguimiento de los documentos activos Los factores que determinan el tiempo de permanencia del documento fuera de archivo de trámite son, por un lado, la necesidad del asunto a tratar y por otro la importancia misma del documento. Cuando se trate de documentación de tipo confidencial, se deberá tener cuidado que ésta no sea extraída del archivo y sea susceptible de perderse. Un medio para conocer la ruta que seguirá el documento y/o expediente es el vale de préstamo, que indica en qué área se encuentra y cuándo será devuelto. Contar con un vale de préstamo sirve para tener un mejor control de la documentación que sale del archivo de trámite y además se puede utilizar para realizar la estadística de los documentos que son consultados con mayor frecuencia; lo que permite establecer periodos de vigencia de acuerdo a la utilidad del documento. Controlar el seguimiento documental permite conocer la ubicación del documento, así como también, en un momento determinado, saber cuál es el trámite que ha seguido desde su gestión. Esta acción proporciona los elementos necesarios para integrar los expedientes, así como preservar los recursos informativos con los que cuenta la institución. El resultado es un servicio eficiente en el momento requerido. Actividad de aprendizaje Visita un archivo de trámite e investiga bajo que procedimientos y requisitos se realiza la recepción documental, y elabora un reporte. Envía a tu asesor. 32 Archivo de Trámite 3.3 Apertura de expedientes La documentación que ingresa por vez primera al archivo es la que requerirá que se abra un expediente nuevo, que contenga toda la actividad administrativa de dicho asunto hasta su terminación. La apertura de expedientes se efectúa cuando en el archivo no se cuenta con antecedentes del asunto (documento) que se envía. La apertura debe realizarse de forma ordenada y sistemática, de acuerdo con los lineamientos que cada archivo establece; para ello, esta actividad requiere de sumo cuidado. A continuación se enlistan una serie de pasos para realizarla: - Se asigna al documento el número identificador o clasificador del expediente de acuerdo con sistema establecido (que se puede establecer desde las áreas administrativas), para evitar el extravío y apertura de más de un expediente para el mismo asunto. - Para tener un mejor control de las aperturas realizadas, éstas deberán registrarse en un formato, que contendrá los datos identificadores de cada expediente. - Se debe formar una carpeta por cada expediente abierto, la que debe contener los datos asentados en el registro respectivo. - La carpeta servirá como un control de aperturas. - En caso de encontrarse abierto el expediente, únicamente se integrará el documento. 3.4 Préstamo y consulta de expedientes El préstamo y la consulta de expedientes son actividades estrechamente relacionadas con la disposición documental; ya que a través de estos mecanismos se ofrece un adecuado reconocimiento de la documentación. El préstamo y la consulta son procesos mediante los que el archivo proporciona un eficiente servicio a los usuarios de las diversas unidades administrativas; por consiguiente, te sugerimos los siguientes principios: 1. Que las unidades que conservan los documentos sean responsables de su control y recuperación integral y oportuna, así como de que los servicios de préstamo y consulta sean ágiles y eficientes. 2. Que los usuarios devuelvan al archivo de trámite los expedientes prestados completos y en el plazo establecido. 3. Que el préstamo y la consulta se efectúen de acuerdo con las políticas de la institución. El préstamo y la consulta de los expedientes están comprendidos bajo los siguientes conceptos: 33 Guía de autoaprendizaje El préstamo Consiste en proporcionar determinado expediente al área generadora de la documentación, mediante el vale de préstamo; por lo tanto, el expediente se prestará el tiempo que determine la unidad documental o el que el usuario determine, de acuerdo con sus necesidades de consulta. La consulta La consulta, como parte integradora de la disposición, se refiere al uso de la información por parte de las unidades administrativas que generaron tal documentación. La consulta se basa únicamente en el uso inmediato del documento y que se realiza directamente en el archivo (atención a usuarios) o por otra vía que se haya determinado (teléfono, fax, correo electrónico). Por tal razón, la disposición documental es una actividad indispensable de servicio y atención para quienes utilicen la información que genera la institución; y por eso es necesario contar con instrumentos descriptivos y formatos de control que permitan un adecuado control documental, como los vales de préstamo, los índices, etc. Actividades de aprendizaje 1. Investiga qué requisito debe tener un usuario de documentación activa para el préstamo y consulta documental. Elabora un reporte de tus hallazgos. 2. Elabora un vale de préstamo de acuerdo con las características y necesidades del archivo y describe cada una de sus partes. Envía a tu asesor. 34 Archivo de Trámite Evaluación de la unidad Responde brevemente los siguientes incisos: 1. Menciona tres características de la recepción documental. 2. Explica la importancia de dar seguimiento a un asunto de un documento y/o expediente. 3. Anota la finalidad de la apertura de expedientes. 4. Menciona cinco características del préstamo de documentación activa y cinco más de la consulta. Envía a tu asesor 35 Guía de autoaprendizaje 36 Archivo de Trámite UNIDAD IV TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA OBJETIVO DE LA UNIDAD IV AL TÉRMINO DE LA UNIDAD, EL ESTUDIANTE: * ANALIZARÁ EL PROCESO DE LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA 37 Guía de autoaprendizaje 4.1 Análisis del acervo documental a transferir La transferencia documental es un procedimiento que sucede entre el archivo de trámite y el archivo de concentración; y, posteriormente, de éste al archivo histórico para su guarda permanente. La transferencia documental se divide en dos: * transferencia primaria * transferencia secundaria La primera se realiza cuando la documentación activa se vuelve semiactiva. La segunda ocurre a partir de cuando la documentación adquiere valores secundarios (evidencial, testimonial e informativo). En este tema abordaremos la transferencia primaria; aunque, antes de iniciarla, se debe de realizar el análisis del acervo. Este análisis consiste en el conjunto de operaciones que tienen como finalidad mantener en el archivo de trámite única y exclusivamente aquella documentación que realmente se utiliza, lo que permite conocer el flujo de documentación que entra y sale del archivo y sobre todo evitar la acumulación de documentos semiactivos. Toda documentación que llega a esta etapa (transferencia) se conservará en el archivo de concentración; esto es que, cuando lo expedientes hayan concluido su trámite, se envían a archivos de concentración para una guarda y custodia mayores a las que se hicieron en su fase activa. A esta parte o fase del ciclo vital de la documentación se le conoce como fase semiactiva (ver unidad II). Es recomendable que antes de transferir la documentación que ha concluido su etapa activa, se levante un inventario documental; y que en este inventario se recabe las siguientes información: 1. Clasificación 2. Nombre del interesado o área que origino su creación 3. Descripción del documento y/o expediente 4. No. de caja, No. de Expediente, No. de fojas que lo integran 5. Fechas de la documentación y 6. Observaciones, entre otros datos que se consideren pertinentes El inventario es un auxiliar para conocer la cantidad de documentación que se enviará al archivo de concentración; así mismo para que el archivo de concentración tenga información que permita calcular el espacio necesario para albergar los acervos. Esta acción permite establecer un equilibrio entre la documentación de entrada y la salida del archivo de trámite y evita la sobresaturación por la conservación de documentos inútiles que dificultan las funciones del archivo. 38 Archivo de Trámite 4.2 Expurgo El expurgo se realiza para evitar la conservación de documentación poco útil a la institución o al archivo. En México, el expurgo es un proceso técnico que consiste en eliminar o seleccionar documentos que por sus características se consideran intrascendentes para el expediente; por ejemplo, fotocopias, «papeles» inútiles (hojas blancas, papel carbón, etc.) y metales que dañen los documentos (clips, broches, grapas, etc.). Esta actividad se debe realizar antes de transferir la documentación semiactiva al archivo de concentración. En otros países el expurgo se define como la eliminación de documentos inútiles (es un sinónimo de lo que conocemos como depuración documental). Sobre el expurgo, Antonia Heredia H. dice: Junto al volumen material existe la duplicación de información generada por vías diferentes que generan la repetición también innecesaria. El expurgo se plantea, pues, ante el volumen documental y la duplicación informativa cuando ambos sean innecesarios. Nunca el expurgo ha de estar determinado, como de hecho lo hace el estado, por la falta de espacio que ha llevado a la eliminación irresponsable de unidades para habilitar lugar para otras más recientes.12 4.3 Registro de documentación de transferencia Al concluir la revisión de los expedientes que integran el acervo documental e identificar aquellos de consulta esporádica, se procede a retirarlos del cuerpo del archivo de trámite y para ello se sugieren algunos pasos a seguir. Registro de documentación a transferir: 1. Anotar en la cédula de inventario «Baja parcial por caducidad». 2. Elaborar en original y copia. 3. Fecha de retiro y firma del responsable que realiza el retiro. 4. Reunir todos aquellos expedientes dados de baja, ya sea porque su asunto haya concluido o caducado, de acuerdo con el catálogo de vigencias. 5. Agrupar la documentación según los parámetros de evaluación documental; es decir, según la serie o año de tramitación: los expedientes de una misma serie documental, cuyo plazo de conservación finalice en el mismo año, deben quedar reunidos en un solo grupo. 6. Identificar la unidad administrativa que transfiere así como la que hace la recepción. 7. Anotar su clasificación de cada uno de los expedientes. 8. Numerar las hojas de la relación o inventario de transferencia primaria. 12 Antonia Heredia. Archivística general. Teoría y práctica, pág. 188 39 Guía de autoaprendizaje 9. Anotar el número de transferencia o remesa (seguido a través de una numeración sucesiva en series que iniciarán cada año). 10. Nombre y firma del responsable de la ordenación y registro de expedientes a transferir. 11. Solicitar a la jefatura de la unidad de documentación en trámite la revisión y autorización de la transferencia. Los pasos mencionados están concatenados con lo que es el inventario documental; ya que con éste se puede realizar el registro para la transferencia. 4.4 Preparación de la transferencia primaria Una vez relacionada la documentación a transferir, se cotejan los datos del inventario con lo que existe en los legajos y expedientes, además de cerciorarse de que la actividad (transferencia) a ejecutar sea pertinente y que la documentación sea únicamente la que haya cumplido su fase activa; de igual forma se debe revisar que la relación se encuentre completa con los requisitos solicitados. De no ser así, se procederá a la cancelación de dicha transferencia. Como última parte y si todos los procedimientos están completos, se firmarán de visto bueno las relaciones de transferencia documental y posteriormente se solicitará a la jefatura de la unidad de archivo de concentración que asigne el día y hora para el envió y recepción de la documentación con el fin de no interponerse con otras actividades que esté contemplado ejecutar en la unidad documental. 4.5 Entrega de la documentación semiactiva Una vez realizados los pasos anteriores, la documentación que se envía al archivo de concentración se deberá revisar físicamente. El traslado se efectuará en períodos establecidos entregando la documentación semiactiva para su guarda y custodia. Los responsables del archivo de concentración deben comprobar que la documentación coincida con la relación respectiva. Terminadas las verificaciones, se recibe la relación de transferencia, que se integra dentro del registro de documentación transferida de acuerdo con el número de remesa. Concluidas todas las operaciones, el archivo de concentración será la unidad encargada de la guarda y custodia de la documentación semiactiva, así como de darle la ubicación física; realizar los procesos técnicos correspondientes; proporcionar el servicio las veces que sea requerido y, por último, preparar la documentación para la transferencia secundaria. Es importante que el archivo de trámite conserva los inventarios de la documentación transferida; ya que en un momento determinado puede ocuparse y será de gran ayuda para la recuperación de la información. Para concluir esta guía te presentamos el siguiente esquema que representa de manera general el paso de la documentación activa. 40 Archivo de Trámite ARCHIVO DE TRÁMITE PROPORCIONA SERVICIOS ÁREAS ADMVAS 1 ÁREAS ADMVAS 2 RECIBE Y ANALIZA PROCESO TÉCNICO ANÁLISIS DOCUMENTAL • CLASIFICACIÓN • CATÁLOGO • EXPEDIENTACIÓN • ARCHIVACIÓN EXPURGO • *DISPOSICIÓN* ÁREAS ADMVAS 3 REGISTRO Y PREPARACIÓN ÁREAS ADMVAS 4 PRÉSTAMO TRANSFERENCIA PRIMARIA CONSULTA RECEPCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN 41 Guía de autoaprendizaje Actividades de aprendizaje 1. Investiga en tres archivos diferentes el tipo de formato que se utiliza para las transferencias primarias. Compáralos y destaca las similitudes y diferencias. Posteriormente elabora un formato que consideres como el más adecuado y señala cada una de sus partes. 2. Elabora un esquema de los procedimientos o etapas que debe pasar un documento antes de ser enviado al archivo de concentración y destaca las características de cada uno. Envía a tu asesor. Actividad de aprendizaje Para concluir la unidad, realiza la siguiente investigación: Visita un archivo de trámite del sector público y analiza cada una de las actividades archivísticas (desde la entrada de la documentación hasta su transferencia) y descríbelas. Visita un archivo de trámite del sector privado y, de igual forma, analiza y describe sus actividades. Una vez que hayas realizado las dos actividades anteriores, elabora un cuadro comparativo y agrega las observaciones y sugerencias que consideres adecuadas. Lee el texto «Técnicas y tratamiento de documentación administrativa» (págs. 155 a 167) que está en la sección de lecturas al final de esta guía. Envía un cuadro sinóptico de cómo se realiza la transferencia primaria. Envía a tu asesor. 42 Archivo de Trámite BIBLIOGRAFÍA Amaya, Olga. Compilación. México, AGN, 1992 Archivo General de la Nación. Manual de procedimientos de las unidades de documentación en trámite No. 4. México, AGN, 1991 — Memorias del 1er. seminario nacional sobre correspondencia y archivos administrativos e históricos en la administración estatal y municipal. México, AGN, 1978 — Normas para la preparación de tarjetas catalográficas. México, AGN. 1981 — Organización y funcionamiento de los archivos administrativos e históricos de la nación. México, AGN, 1984 Archivo General del Poder. Lineamientos para la concentración de acervos documentales de trámite concluido de las dependencia del gobierno del Estado de México. Archivos administrativos. México, AGN, 1980 Couture, Carol y Jean Ives Rousseau. Los archivos en el siglo XX. Trad. Nora Setterls Sandahl. México, AGN - Dirección de Documentos del Gobierno Federal - Universidad de Montreal Secretaría General Servicio de Archivos, 1988 Guía de las unidades de correspondencia y archivo del sector público federal. México, Secretaría de la Presidencia, 1969 Heredia H. Antonia. Archivística general. Teoría y práctica. España, 1993 Hernández, Arturo. Cursos de capacitación para archivistas municipales, México, Gobierno del Estado de México - Instituto Cultural Mexiquense; 1988 Kahnt, Gilbert. Sistemas de archivo y manejo de documentos. 2ª ed., Trad. Beatriz de Dueñas, México, Mcgraw-Hill, 1993 Ketelar, Eric. Legislación y reglamentos de archivos y gestión de documentos: un estudio del ramo con directrices. París, Unesco, 1985 Lozano H., Leonor. Teoría y prácticas de archivonomía. 2ª ed., México, ECA, 1994 Mabbs, Alfredo. Sistemas de clasificación, 1975 Manual de procedimientos para la unidad de trámite. México, AGN, 1986 (Sistemas Red de Archivos no 1,2,4) Mc Carthy, Paul H. La administración de los archivos: agenda de investigación. 1992 Muñiz, Olga, et. al. Administración de documentos. Recurso de información. Illinois, Scott, Foresman & Company, 1989 Normatividad en la depuración documental. Aspectos básicos de regulación técnica y legal. México, AGN, 1996 Pérez Galaz, Juan de Dios. Elementos de archivología: manual de divulgación. México: Imprenta Universitaria, 1952 Schellenberg, Theodore R. Archivos modernos: principios y técnicas. 2ª ed., Trad. Manuel Carrera Stampa, La Habana, Archivo Nacional, 1957 XIII Congreso Internacional de Archivos, Beijing, 1996 43 Guía de autoaprendizaje 44 Archivo de Trámite LECTURAS 45 Guía de autoaprendizaje 46 Archivo de Trámite ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Manual de Procedimientos 47 Guía de autoaprendizaje 48 Archivo de Trámite PROCEDIMIENTO. Archivo de Trámite ACTIVIDAD RESPONSABLE Clasificación documentos. No. OPERACIÓN de SU Archivo Trámite. de 12 Recibe previa comprobación los documentos, y procede a su clasificación, leyendo cuidadosamente el documento en cuestión para determinar el asunto, tema o materia de que se trata, así como el sujeto (persona física o moral, lugar geográfico, etc.) SU Archivo Trámite. de 13 Identifica los números o símbolos que corresponden dentro del cuadro de clasificación vigente en la Institución al asunto, tema o materia de que trata el documento, representando esta clave en el lugar respectivo del documento. SU Archivo Trámite. de 14 Investiga en los catálogos de la Unidad si ya existen antecedentes del sujeto precisado: 14.1 Si ya existen antecedentes del sujeto, anota tanto en el documento como en las fichas de Registro Local y de Control de Trámite Interno (esto en el caso de correspondencia de entrada), después de la diagonal que los separa de los clasificadores, los números identificadores del expediente. Enseguida turna el documento debidamente identificado al área de control de correspondencia de la propia Unidad, para su trámite (Pasa a 17). 14.2 Si no existen antecedentes del sujeto, procede a la catalogación de la unidad documental. 15 Elabora en original y copia una tarjeta provisional con los datos de catalogación y apertura de la nueva unidad documental (Nombre-sujeto-del expediente; extracto del asunto; clave identificadora y clasificadora; y fecha de iniciación), anotando tanto en el documento en cuestión como en la ficha de Registro Local y de Control de Trámite (esto en el caso de correrspondencia de entrada), después de la diagonal que los separa de los clasificadores, los números identificadores del nuevo expediente. 49 Guía de autoaprendizaje PROCEDIMIENTO. Archivo de Trámite ACTIVIDAD RESPONSABLE SU Archivo Trámite. Mecanografía SU Archivo Trámite. No. OPERACIÓN de 16 Revisa y confronta cuidadosamente los datos de la tarjeta provisional con los de documento sujeto a catalogación, turnando de no haber correcciones el original de la tarjeta a mecanografía, para continuar el proceso de apertura (Pasa a 17), y el documento al área de control de correspondencia en trámite de la propia Unidad, para que se turne para la gestión respectiva (pasa a 17); asimismo, integra como corresponda la copia de la tarjeta provisional en el Catálogo-inventario de la Unidad, como control para evitar demoras, extravíos o incorrecciones. 17 Recibe el original de la tarjeta provisional y, con los datos asentados en ella, elabora las cédulas catalográficas y los marbetes del nuevo expediente: 17.1 Confecciona con las características y el número prescritos, según las reglas de catalogación establecidas dentro de la Unidad, las cédulas de inventario y de referencia del nuevo expediente, remitiéndolas, previa revisión y confronta con la tarjeta provisional, para su integración en los Catálogos de archivo. 17.2 Confecciona con las características prescritas los marbetes del nuevo expediente, remitiéndolos, juntos con el original de la tarjeta provisional, para la apertura de la carpeta correspondiente. (Pasa a 19). de 18 Recibe las cédulas catalográficas del nuevo expediente y las coloca -si no hay devolución para modificaciones, previa confronta con la copia de la tarjeta provisional que conserva- en el Catálogo respectivo, desechando la copia de la tarjeta provisional y colocando en su lugar la cédula de inventario correspondiente. 50 Archivo de Trámite PROCEDIMIENTO. Archivo de Trámite ACTIVIDAD RESPONSABLE No. OPERACIÓN Apertura de expe- SU Archivo Trámite. dientes. de 19 Recibe los marbetes de los nuevos expedientes y los adhiere, de no proceder su devolución para modificaciones, tras la confronta con el original de la tarjeta provisional que le es entregado según corresponda en las carpetas respectivas, manteniendo a éstas ordenadas y separadas del cuerpo del archivo, para tener conocimiento preciso de los documentos por integrar a los nuevos expedientes, así como para incorporar inmediatamente la documentación ya tramitada a sus carpetas, agilizando la archivación (Pasa a 27.2). Análisis de trámite y SU Archivo expurgo. Trámite. de 26 Recibe los documentos que son remitidos para archivación, analizándolos cuidadosamente para determinar si dan por terminado el asunto al que se refieren, o bien si el asunto en cuestión no ha llegado a su término: 26.1 En caso de que el documento recibido implique la conclusión del asunto al que se refiere, el responsable de análisis de trámite procede a retirar del cuerpo del archivo el expediente al que corresponde el documento en cuestión para cerciorarse de que su apreciación ha sido correcta, en cuyo caso: 26.1.1 Asienta en la portada de la carpeta respectiva la anotación "Baja parcial", así como una breve justificación de tal determinación y la fecha en que se da por cerrado el expediente; asimismo, revisa cuidadosamente el expediente concluido, quitándole las copias innecesarias de documentación duplicada que contenga, y lo remite junto con el documento recién recibido al área correspondiente para su glosa (Pasa a 27 bis). 26.1.2 Localiza en el Catálogo-inventario de la Unidad la cédula correspondiente al expediente en cuestión y asienta en ella la anotación "Baja parcial", una breve justificación de tal determinación y la fecha en que se dio por cerrado el expediente, dejando la tarjeta en el lugar donde se encontraba. 51 Guía de autoaprendizaje PROCEDIMIENTO. Archivo de Trámite ACTIVIDAD RESPONSABLE Glosa de mentos. docu- SU Archivo Trámite. No. OPERACIÓN 26.2 En caso de que el asunto al que se refiere el documento recibido no haya llegado a su conclusión, turna la pieza para su glosa en el expediente respectivo. de 27 Recibe del área de análisis de trámite los documentos que deben integrarse a los expedientes activos que correspondan, procediendo a localizar la carpeta respectiva, sea que se conserve dentro del cuerpo del archivo (en caso de documentos que cuentan con antecedentes), sea que se conserve aparte (en caso de documentos que no contaran con antecedentes): 27.1 Retira del cuerpo del archivo la carpeta correspondiente al documento por glosar y verifica el correcto ordenamiento de los documentos que contiene (sea por orden cronológico o de trámite), precediendo a integrar el nuevo documento en el lugar respectivo; en seguida, costura o fija con grapas especiales el expediente y completa la foliación del mismo, anotando en el documento recién glosado el número que le corresponda dentro de la secuencia establecida. 27.1 BIS En caso de que el expediente al que debería integrarse el documento por glosar se encuentre prestado, toma la carpeta supletoria respectiva (Véase 32.2) y coloca en ella la pieza en cuestión, cuidando de no alterar el contenido de la carpeta, que deberá colocarse enseguida en el mismo lugar que ocupaba dentro del cuerpo de archivo (Cuando el expediente original fuere devuelto, recibirá del área de préstamo de la Unidad, para su glosa, tanto la documentación por glosar como el expediente entregado (Véase 36.1). En tal caso, se glosa el documento dentro del expediente que le corresponde según lo estipulado en 27.1, y se turna el expediente completo según proceda, pasando a 28). 52 Archivo de Trámite PROCEDIMIENTO. Archivo de Trámite ACTIVIDAD RESPONSABLE No. 27.2 OPERACIÓN Toma la carpeta que conserva para la integración del documento de apertura del expediente y coloca en ella la pieza en cuestión, costurando o fijando con grapas la nueva unidad documental o procediento a su foliación. SU Archivo Trámite de 27 Recibe del área de análisis de trámite el BIS documento por glosar junto con el expediente que se cierra (el que llevará la anotación "Baja parcial"), y verifica el correcto ordenamiento de los documentos que contiene (sea por orden cronológico o de trámite), procediendo a integrar el nuevo documento en el lugar respectivo; en seguida, costura o fija con grapas especiales el expediente y completa la foliación del mismo -o da una nueva foliación, en caso de que el expediente haya sido expurgado-, anotando en el documento recién glosado el número que le corresponda dentro de la secuencia establecida. SU Archivo Trámite de 28 Turna al área que corresponda los expedientes debidamente glosados: Archivación de ex- SU Archivo pedientes activos Trámite 28.1 En caso de que se trate de expedientes de baja parcial, los remite al área de transferencia documental de la propia Unidad para que se les de el curso correspondiente (Pasa a 38). 28.2 En caso de que se trate de expedientes activos, los remite para su reintegración en alrchivo de la Unidad. de 29 Recibe los expedientes por integrar al archivo de la Unidad, cerciorándose de que se encuentren debidamente glosados, completos y en buenas condiciones, en cuyo caso localiza el lugar exacto que les corresponde de acuerdo con su clasificación en el cuerpo del archivo de la Unidad y los coloca precisamente en ese sitio, cerciorándose de conservar correctamente ordenados los expedientes en el acervo. 53 Guía de autoaprendizaje PROCEDIMIENTO. Archivo de Trámite ACTIVIDAD RESPONSABLE Préstamo de ex- SU Archivo pedientes activos Trámite No. OPERACIÓN de 30 Efectúa las certificaciones correspondientes respecto a la identidad del solicitante y sobre la procedencia del préstamo de expedientes del archivo, de acuerdo con la política establecida al efecto dentro de la Unidad; en caso de que proceda el préstamo (y recabados los elementos de autorización que en su caso se requieran a la Jefatura de la Unidad Regional de Correspondencia y Archivo -tratándose de solicitantes de otras entidades administrativas de la propia dependencia- o a su la Jefatura de la Unidad Central de Administración de Documentos de la propia dependencia, tratándose de solicitantes de otras dependencias-), otorga al solicitante del servicio el "Vale de préstamo" correspondiente para que sea requisitado e original y copia (FORMATO UDT-1). 54 Archivo de Trámite ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Memoria de V Congreso Nacional sobre Administración de Documentos y Archivística. 55 Guía de autoaprendizaje 56 Archivo de Trámite Memoria del V Congreso Nacional sobre Administración de Documentos y Archivística EL PROCESO DE VALORACIÓN Y SELECCIÓN DOCUMENTAL EN LA ACTIVIDAD ARCHIVÍSTICA Federico Lazarín Miranda Universidad Autónoma Metropolitana-Iztapalapa “...El acelerado crecimiento que ha experimentado el conjunto de las dependencias que integran a la Administración Pública Federal, así como el incremento y especialización de sus atribuciones legales trajeron, consecuentemente, la generación cada vez mayor de información y documentación que rebasaron en breve la capacidad de organización y sistematización archivística, afectando sensiblemente el aprovechamiento debido y oportuno de uno de los elementos fundamentales para el mejor desempeño de los cometidos públicos: la toma oportuna de decisiones”. Leoncio Lara Saenz1 PRESENTACION Para ofrecer a su consideración una ponencia en este Congreso elegí el tema de la selección y valoración documental en los sistemas archivísticos, porque desde los primeros años de mi formación como historiador ingresé al Archivo Histórico de la Secretaría de Educación Pública, y debo confesar que en aquel tiempo me parecía una verdadera aberración que el Archivo tuviera que efectuar trabajos de selección y valoración documental para la Secretaría. Como aprendiz de historiador pensaba que todo papel, por el simple hecho de tener una fecha anterior a la que estaba viviendo, era un documento histórico y, en tal caso, que toda la documentación generada se debería guardar. Con el paso del tiempo, con la práctica en archivística e investigación histórica, descrubrí que no es posible guardar todo, que existe la posibilidad de eliminar documentos que contienen información sin ninguna utilidad para la institución o para la sociedad. Del mismo modo, pude observar cómo el intento de guardar toda la documentación había llevado a su irresponsable abandono en bodegas que no poseían las condiciones mínimas para su conservación y, por lo tanto, ésta sufría una depuración realizada por la mano del azar, sin saber qué información se había perdido. Por ello, pienso ahora que la valoración y selección documental se deben realizar como un proceso teórico-práctico, metódico y consciente, realizado por administradores, archivistas e investigadores, para poder rescatar y consevar el máximo de información como utilidad institucional y social en el mínimo espacio que, asimismo, ayudará a hacer más rápido y eficiente el préstamo de información, tanto a los distintos niveles administrativos como a la sociedad en general. Esta plática la he dividido en tres partes fundamentales: en la primera, plantearé cómo se dio el problema de la exploración documental, proceso al que se vieron sometidos los archivos mexicanos a partir de la segunda mitad del presente siglo, y, entre otros, los factores que los llevaron al deterioro de sus funciones y su situación institucional. En el segundo apartado trataremos sobre la controversia que se suscita entre los archivistas y algunos historiadores acerca de guardar toda la documentación que se ha generado y cómo realizar su valoración y selección. 57 Guía de autoaprendizaje En tercer lugar se propone un proceso de valoración y selección documental que es el resultado de la práctica e investigación archivística de muchos administradores de documentos, más la propia personal, producto de la experiencia en el campo archivístico e histórico y, lo que es más importante, resultado de fructíferas reuniones de trabajo, asistencia a conferencias y cursos de capacitación con los administradores de documentos, que tengo la fortuna de conocer. Como toda propuesta, estoy seguro que tendrá sus puntos a discusión, algunas carencias y, espero, alguna aportación al conocimiento archivístico. TECNOLOGíA Y LA EXPLOSION DOCUMENTAL Es sabido, por todos los aquí presentes que cualquier acto de gobierno genera información y, en consecuencia, se necesitan papeles como soporte de la misma, creando un sinfín de documentos que, según Alejandra Moreno Toscano, se pueden agrupar en torno a tres tipos principales, a saber: Los de carácter político que son documentos fundamentales -incluyendo la legislación correspondiente y las normas o los programas- que tienen efectos sobre el conjunto de la acción institucional; los que controlan o que nacen del control de la gestión interna de las instituciones; y los de trámite, en donde se registran peticiones y resultados de estas peticiones.2 Por lo que, mientras existan gobiernos se generarán documentos, cuyo soporte variará dependiendo del desarrollo tecnológico: desde los pictogramas en las cavernas, el papiro, el amate, el papel, las cintas y discos magnéticos, hasta los discos compactos ópticos. La necesidad de transmitir y dejar registro de la información provocará una producción constante de materiales que tendrán que ser conservados en algún lugar para su consulta posterior, y permitir así una oportuna toma de decisiones. Allá por los años cuarentas de este siglo “los archivos tuvieron dentro de la Administración Pública Mexicana un alto estatuto institucional y jurídico, así como una reconocida capacidad técnica y operativa, en plena conformidad con su condición de servicios esenciales para los órganos de gobierno”3. Ello significa que en aquellos años realizaban sus actividades en perfecta concordancia con sus autoridades, al grado de que, como lo menciona E. Ampudia, tenían una alta posición institucional, por ejemplo, en la Secretaría de Educación Pública el Archivo General dependía directamente de la Oficialía Mayor. Cabe preguntarnos ahora ¿qué sucedió para que los archivos fueran abandonados a su suerte y perdieran su alto rango institucional? Para el propio E. Ampudia dos factores contribuyeron enormemente a su degradación: en primer lugar, la crisis de los archivos sobrevino por una inadaptación al cambio que se dio en las dependencias de la Administración Pública a las que estaban adscritas, crecieron en sus estructuras orgánicas y en sus funciones,4 las secretarías de Estado se convirtieron en enormes pulpos que realizaban infinidad de actividades a lo largo y ancho del país, con la consecuente producción de proyectos, programas y planes; más los necesarios informes de los jefes de: mesa, oficina, departamento, del director de área, agregando el del director general; también el oficial mayor y el secretario tenían que hacer su informe, para culminar con el del presidente de la República. No conforme con ello se tenían que realizar auditorías y nuevos informes de inspección. Podemos seguir sumando papeles: solicitudes de empleo, de servicio para la propia dependencia y para el público en general; solicitudes de organizaciones y sindicatos, más, no lo olvidemos, sus respectivas respuestas y, claro está, sus respectivas copias. 58 Archivo de Trámite El segundo gran problema que enfrentaron los archivos lo constituyo el desarrollo tecnológico, y no es que me oponga a éste, pero a las unidades archivísticas la introducción y difusión repentina de “Ias modernas tecnologías de producción y reproducción masivas de documento”5 les vino a causar un problema de saturación no sólo de espacios sino también de actividades, porque nunca, hasta donde tengo noticia, se desarrolló a la par de la máquina de escribir mecánica, eléctrica y electrónica; de la fotocopiadora, incluso de la microfilmadora, una máquina archivadora de documentos de alta velocidad. Estos dos elementos generaron un fenómeno que los archivistas han denominado explosión documental.6 Así, los archivos que funcionaron perfectamente hasta los años cuarentas, con criterios y métodos fundamentados en el concepto de la “conservación exhaustiva” de documentos, se vieron repentinamente ahogados por oleajes incontenibles de papeles.7 El problema de la explosión documental no ha sido solucionado aún, hoy en día, la tecnología ha seguido avanzando, ya no son sólo papeles, ahora son cintas magnéticas de audio y video, discos magnéticos de alta y baja densidad, y discos compactos ópticos los que se producen geométricamente como soporte de la información, mientras que para los archivistas sigue sin existir la máquina archivadora de alta velocidad. En materia legislativa, desde 1944 se estableció una normatividad muy general acerca de los documentos y el patrimonio cultural de la nación que indirectamente ha servido de marco jurídico para determinar el destino final de la documentación gubernamental. En marzo y julio de ese año se publicó el decreto que prohibía la exportación de documentos originales relacionados con la historia de México y de los libros que por su rareza sean difícilmente sustituibles.8 Veintiséis años después, en 1970, se creó la ley Federal del Patrimonio Cultural de la Nación. En 1972 se publicó la ley Federal sobre Monumentos Zonas Arqueológicas, Artísticas e Históricas.9 Fue hasta el mes de julio de 1980 cuando dispuso por acuerdo presidencial que el Archivo General de la Nación sería la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos de la Administración Pública Federal. Desde entonces las secretarías de Estado han elaborado normas y lineamientos específicos para la disposición documental.10 El propio Archivo General de la Nación publicó una serie de cuadernos técnicos (conocidos comúnmente como colección gris), en los que se establecían las políticas, técnicas, legislación y mecanismos la depuración y organización de los archivos.11 En 1988 los administradores se percataban de la problemática a la que se enfrentaban las unidades archivísticas de sus distintas dependencias: la creciente saturación de espacios, causada por la geométrica producción de documentos que soportaban la información generada por la Administración Pública en todas su áreas, desde las más altas autoridades hasta la unidad administrativa más pequeña, en ocasiones necesaria y en algunas otras totalmente irrelevante, por lo que en ese año se realizó el primer foro de evaluación y consulta sobre modernización de la Administración Pública Federal en materia de información y archivos, promovido por el Archivo General de la Nación y algunos presidentes de los comités técnicos internos de administración de documentos del Gobierno Federal. Participaron en la sesión inaugural: el secretario de Programación y Presupuesto, los oficiales mayores de las secretarías de Estado y la directora general del Archivo General de la Nación; en las distintas participaciones de algunos de estos altos funcionarios se destacó la importancia de los archivos para el buen desempeño de las acitividades de la Administración Pública Federal y la necesidad de su modernización para hacer más eficiente y oportuna la circulación de la información por las distintas dependencias. 59 Guía de autoaprendizaje Pero nunca abordaron la problemática de la saturación de los espacios, generada por la alta producción de documentos, que no sólo se reflejaba en las dificultades para su archivación y conservación, sino también en los altos costos de crear formatos, formitas y machotes; así como los obstáculos operativos al verse retrasada la toma de decisiones por no contar de manera rápida y expedita con la información necesaria.12 Total que la solución primera de los administradores fue decirles a los archivistas elimínalo todo. Después, cuando le encontraron sentido económico a la destrucción se vendieron los “archivos muertos” a un concesionario, con la condición de que triturara todo. Los primeros en protestar fueron los historiadores, pues en sus escuelas de formación les hacían leer una introducción a los estudios históricos de los autores franceses: Langlois y Seignobos, que en las primeras líneas del capítulo uno del libro primero (conocimientos previos) decían “la historia se hace con documentos. Los documentos son las huellas que han dejado los pensamientos y los actos de los hombres de otros tiempos”,13 por lo que el peor sacrilegio que se podía cometer era destruir los documentos en donde estaban las huellas del pasado. Entonces qué hacer ¿guardarlo todo? ¿destruirlo todo? sino es así, ¿qué eliminar? ¿qué guardar? ¿cómo y con qué criterios se debe de conservar ésta o aquella documentación?. LA CONTROVERSIA: QUÉ GUARDAR Y QUÉ ELIMINAR Como mencioné anteriormente, la primera reacción, aún hoy en día, de los administradores, algunos con altos puestos, ha sido la de destruir todo para dar espacios, no sólo a los propios archivos sino para oficinas. Los archivistas piensan que lo mejor es valorar y seleccionar la documentación, pero algunos historiadores siguen renuentes en aceptar esa solución. En 1984 el Archivo General de la Nación publicó, en dos números del boletín del Sistema Nacional de Archivos,14 una serie de artículos y entrevistas de personalidades del mundo de la archivística y de la profesión histórica, en donde se hace patente la discusión entre estos profesionales acerca de la depuración de los archivos (concepto utilizado con anterioridad al de valoración, selección y disposición documental). La controversia a favor y encontra de la depuración fue interesante, las opiniones eran encontradas, prevaleciendo siempre la idea en algunos historiadores de que se debía conservar todo documento existente sobre la faz de la tierra. La depuración de los archivos era una solución casi criminal para algunos de estos historiadores, que porponían almacenar todos los documentos en bodegas: cuando algún investigador necesitara hacer una consulta se le dejaría internarse en esa bodega para ver que encontraba. Otros proponían guardarlo todo hasta que se diseñara una tecnología capaz de almacenar toda la información contenida en esa documentación, para que después se eliminaran, ahora, sí, los papeles viejos.15 También se argumentaba que los archivistas y administradores no sabían qué posibles temáticas de investigación se podrían plantear los investigadores del futuro, por lo que, al depurar los archivos se podráin eliminar las fuentes de información para aquellas temáticas. Si reflexionamos podremos observar que es imposible conservar toda la documentación que generan las dependencias de la Administración Pública Federal, Estatal y Municipal. En primer lugar, no existiría el espacio suficiente para albergar los documentos, estoy seguro que en poco tiempo se ocuparían con documentos todos los edificios públicos y privados de este país y no resolveríamos el problema. 60 Archivo de Trámite En segundo lugar, guardar en bodegas la documentación sería la forma totalmente irresponsable de destruirla, puesto que estaría en locales inadecuados, expuesta a los agentes biológicos, físicos y químicos de deterioro que acaban con el papel, que todos los aquí presentes conocemos. Por lo que las huellas de la historia se perderían irremediablemnte en todas formas. De otra parte algunos historiadores y archivistas se inclinaban por la depuración como preoceso “inteligente” y profesional”,16 que permitiría el perfecto funcionamiento de los archivos para que proporcionaran a quien los consultara “una imagen lo más fidedigna posible de lo que fue la administración y la sociedad que los produjeron”17. Durante estos años se ha incrementado más la idea de que no es posible guardar todos los materiales documentales que producen las oficinas públicas y, a la par, se ha generado toda una serie de criterios y elementos metodológicos que permiten la selección documental y, por ende, eliminación de documentos que no poseen utilidad administrativa ni social. También, es de suponer que es prácticamente imposible que algún historiador sea capaz de estudiar y analizar todos y cada uno de los documentos existentes acerca de una temática cualquiera, asimismo, el trabajo en los archivos nos ha mostrado que no todos los papeles conservan información relevante y que el historiador antes de necesitar documentos aislados necesita series de documentos interrelacionados entre sí mismos que le permitan reconstruir un proceso histórico. En 1984 la historiadora Alejandra Moreno Toscano consideraba que: Es una falacia pensar que conservando todos los papeles que se generan por vías administrativas vamos a tener una mejor información lo que vamos a tener es más papeles, pero no necesariamente vamos a enriquecer el conocimiento histórico. Podemos enriquecerlo si enfocamos, dentro del conjunto de las funciones y de las relaciones que se establecen en una sociedad dada, aquellos puntos estrátegicos en donde queremos conservar ciertas informaciones que necesariamente están vinculadas entre sí.18 Del mismo modo, debemos reflexionar acerca de la época en que se generó el gran problema de la explosión documental, como se mencionó al principio de esta plática, se dio en la década de los años cuarentas de este siglo, es decir, que en los últimos cincuenta años es cuando ha surgido ese gran problema, por lo que, en los casi cinco siglos que tenemos produciendo documentos la selección se realizaría sobre los materiales correspondientes a la última décima parte. Dudo mucho que alguien qusiese depurar archivos del siglo XIX o de la Epoca Colonial, porque esos períodos no tienen los kilómetros líneales de documentación que los últimos cincuenta años del presente siglo. Por lo que, la selección se realizaría en materiales de este siglo y con las posibilidades que ofrecen las tecnologías de comunicación masiva, contamos con toda una rica gama de registros históricos, no solo en papel, sino e toda una serie de materiales visuales y sonoros que complementan a la información documental. En cuanto a los investigadores del futuro, puesto que no sabemos qué harán ni qué temas se plantearán tenemos que pensar que estamos utilizando criterios, técnicas y métodos de nuestra época que aseguren la permanencia de los materiales documentales por el mayor tiempo posible en locales adecuados para su conservación y con el personal capacitado para ello. De otra forma, como ya se comentó, almacenar todo en bodegas, por muy grandes y seguras que sean, además de ser un acto irresponsable ante la historia y la sociedad, constituye condenar a esos materiales a un futuro sumamente incierto y destructivo. Lo cual nos lleva a considerar al proceso de valoración y selección como un mal necesario que permitirá conservar grupos documentales con la mayor 61 Guía de autoaprendizaje información necesaria en el mínimo espacio. EL PROCESO DE VALORACIÓN Y SELECCIÓN La primera característica que se debe tomar en cuenta para realizar la valoración y selección documental es que la Administración Pública tiene la necesidad de conocer en forma eficiente y oportuna la información que se produce en las distintas áreas a su cargo, por lo que existe una necesidad inmediata del uso de la información, esto significa que la documentación está en una fase activa. Al cerrarse el trámite al que hace referencia esa información los documentos, en la mayor parte de las ocasiones, pierden esa utilidad inmediata para el administrador, por lo que, en vez de formar paquetes y paquetes de expedientes que luego son enviados al rincón más olvidado de las oficinas para morir de vejez y ser considerados archivos muertos, se deben trasladar a una unidad de archivo de concentración, en donde recibirán una guarda precaucional, estarán a disposición de la unidad administrativa que los generó y en una fase semiactiva. Al término de la vigencia de la guarda precaucional se valorarán y seleccionarán, en cuanto a su utilidad institucional y social, para pasar a formar parte de un archivo histórico o recibir su baja definitiva y ser reciclados como papel, que tal vez llegue a constituirse como otro documento nuevo, esta es su fase inactiva. A esta circulación de grupos documentales por el sistema archivístico de una institución -que está formado por las unidades de administración de documentos en trámite, el archivo de concentración y el archivo histórico- se le denomina ciclo vital de la documentación, y es el elemento que permitirá a los archivos y a sus administradores tener una perfecta organización de los acervos documentales y el préstamo oportuno de la información en todos los niveles institucionales y sociales. El desarrollo de un correcto ciclo vital de la documentación lo permite el proceso de valoración y selección documental que se desenvuelve en dos ámbitos: en primer lugar, corno ya vimos, todo documento tiene una utilidad institucional, es decir, que “Ios documentos públicos se crean para realizar los propósitos para los cuales se ha establecido una dependencia”19; es cuando se encuentran en la fase activa, ello sucede generalmente mientras el trámite o asunto del cual informan no se haya concluido, esto es, desde que se abre el expediente hasta que se cierra (como se dice en el entender de los archivistas). En segundo lugar, la documentación puede rebasar el ámbito administrativo y pasar a uno más amplio, esto es, tener una utilidad social al contener información de mayor importancia que la meramente administrativa20, y se establece la fase inactiva. El ciclo vital de la documentación es el concepto con el cual se inicia el proceso de valoración y selección de grupos documentales, a través de la información que contienen; en sus dos primeras fases poseen una utilidad institucional, inmediata en la activa y mediata en la semiactiva; para establecer los tiempos que deben estar en las distintas unidades archivísticas se someterán a los llamados valores primarios, que consisten en determinar si la información es administrativa, legal o contable (fiscal), este proceso se denomina valoración primaria. En principio, todo documento generado por la Administración Pública tiene valor administrativo, desde los que se refieren a las actividades más cotidianas (solicitudes, oficios de envío, acuses de recibo) hasta los de la política de la dependencia o la economía y la sociedad nacionales. Cuando el documento pierde su utilidad administrativa habrá que verficar si posee valor legal. Este último se encuentra en todo grupo documental que contiene el registro de trámites jurídicos (registros de propiedad intelectual o material, relaciones laborales, de leyes, acuerdos o decretos). El valor contable o fiscal está en los materiales relacionados con la hacienda pública comprobatoria 62 Archivo de Trámite del gasto y contabilidad gubernamental, además de la asignación y disposición de los recursos financieros (estados financieros, libros de caja, libros de registro de ingresos y egresos, facturas). Así, con el paso del tiempo los documentos dejan de tener valor administrativo (de uno a tres años aproximadamente) pero pueden contener todavía utilidad legal o contable. Al concluir el valor administrativo, legal y contable de un grupo documental pasa a su fase semiactiva para su guarda precaucional, durante un tiempo pertinente que es establecido sobre la propia información que contiene el grupo. Al vencimiento del tiempo de guarda precaucional se considera que ese grupo pierde toda utilidad para la dependencia que lo generó y se convierte en papel que ocupa espacio inúltimente, pero esto no signfica que deba ser destruido, por el contrario, el análisis de su información debe continuar para establecer su utilidad social y, por tanto, la existencia de información histórica. El proceso de valoración secundaria se inicia ahora; mediante ella habrá que establecer si dicho grupo documental mrece ser conservado en un archivo histórico, si procede su baja definitiva o, en consecuencia, su destrucción, estando siempre conscientes que jamás podremos recuperar su información. Es muy díficil dar una definición precisa y exacta de documento histórico; Michel Duchein afirmaba, en una conferencia dictada en la Unidad Bibliográfica de la UNAM, en abril de 1980, que lo importante no era “conservar solamente los documentos de prestigio, con firmas de hombre célebres o relacionados a los acontecimientos importantes, o documentos de interés práctico inmediato para los ciudadanos, sino grupos enteros de documentos de apariencia insignificante”.21 De tal manera, que la valoración primaria y secundaria de los documentos no se realiza analizando la información contenida en los documentos “como conjuntos, como series documentales”22 que se ha formado desde las unidades de documentación en trámite. La idea que guía este proceso es tratar de recontruir y conservar “las relaciones estructurales internas de la documentación", para restablecer y preservar el “universo informativo que se deriva de las actividades orgánicas de una institución” y sus articulaciones externas con la sociedad. 1. Se establecerá la procedencia institucional del grupo documental, actividad por la cual se reconstruye la historia de la institución: cuándo, cómo y para qué fue creada, lo que nos permitirá observar cuáles eran sus objetivos y funciones. Así como los cambios estructurales que ha tenido durante su vida orgánica. 2. Habrá que determinar el volumen del acervo en metros lineales, para conocer la magnitud del grupo y el espacio que ocupa. 3. Se debe precisar la tipología de los soportes materiales que contienen la información del grupo documental (papel, papel fotográfico, acetato, cintas magnéticas de audio y video, discos magnéticos u ópticos). 4. Es importante detallar el estado de organización del acervo y el tipo de clasificación que se utilizó. 5. Se deben señalar los elementos descriptivos con que cuenta (catálogos, guías, inventarios o relaciones). 6. Es necesario delimitar el período aproximado de tramitación que abarca la documentación, 63 Guía de autoaprendizaje deberá iniciar con el año más viejo y el más reciente. 7. Se tendrá que hacer una descripción lo más detallada posible de la información que contiene el grupo documental, recordemos que la valoración se desarrolla analizando su contenido informativo, por lo que es muy importante conocer el tipo de información que contiene. 8. Es necesario mencionar qué grupos documentales afines existen, en qué lugares se encuentran y si tienen aiguna restricción para la consulta pública. 9. Con los elementos anteriormente citados, se puede realizar la valoración primaria, ésto es, verificar que la documentación no posea información administrativa, legal o contable vigente. 10. El siguiente paso es aplicar la valoración secundaria buscando que la información contenga evidencias acerca del origen, organización y desarrollo de los organismos públicos, que ofrezcan testimonios de la evolución y cambios legales que sufre la institución, además de revelar la relación existente entre la institución y su entorno político, socioeconómico y cultural. NOTAS 1. Lara Saenz, Leoncio. “Palabras”, Memoria del Primer Foro de Evolución y Consulta sobre Modernización de la Administración Pública Federal en Materia de información y Archivos, México, Archivo General de la Nación, 1988, p. 17. 2. “Entrevista con la Dra. Alejandra Moreno Toscano”, Boletín del Sistema Nacional de Archivos, México, Archivo General de la Nacion. N. 5, mayo-lunio. 1984, p. 5. 3. Ampudia Mello, Enrique, Institucionalidad y Gobierno. Un ensayo sobre la dimensión archivística de la Administración Pública. México, Archivo General de la Nación, 1988, pp. 23-24, 4. Ibidem, p.24 5. Ibídem, p. 25. 6. Ibídem. 7. Ibídem. 8. Mercadillo Pérez, Maricela. “Prontuario de legislación archivistica vigente publicado en el Diario Oficial de la Federación’, Boletín del Sistema Nacional de Archivos, México, Archivo General de la Nación. N. 10, marzo-abril, 1985, pp. 34-60. 9. Ibídem. 10 Ibidem. 11. Políticas y mecanismos de depuración y organización de los archivos históricos (N. 15), Archivos de concentración (N. 20), Términos de prescripción legal (N. 33) e Instructivo para depuración documental de las dependencias, de la Administracion Pública Federal (N. 43), México, Archivo General de la Nación, 1979, 1980 y 1981. 12. Memoria del Primer Foro de Evaluación y Consulta sobre Modernizacion de la Administración Pública Federal en Materia de Información y Archivos. México, Archivo General de la Nación, 1978. 13. Langlois y Seignobos, Introducción a los estudios históricos, Argentina. Pleyade, 1972. p. 17. 14 Boletín del Sistema Nacional de Archivos, México, Archivo General de la Nación, N. 4, marzo-abril, y N. 5, mayojunio, 1984. 15. Boletín del Sistema Nacional de Archivos, México, Archivo General de la Nación, N. 4, marzo-abril, 1984, pp. 6-8. 16. Rodriguez Ochoa, Patricia, “Depuración de archivos administrativos: problema para el historiador”, Boletín del Sistema Nacional de Archivos, México, Archivo General de la Nación, N. 5, 1984, p. 21. 17. Ibidem. 18. “Entrevista con...”, Op. cit p. 5. 19.Herrera Huerta, Juan Manuel, “La selección documental: una solución dual”. Boletín del Sistema Nacional de Archivos, México, Archivo General de la Nación, N. 5, mayo-junio, 1984,p.31. 20. Ibidem. 21. Michael Duchein, Características, estructuras y funciones de los archivos históricos, México, UNAM, 1988, p. 9 (Pensamiento Universilario, N. 33). 22. “Entrevista con...”, Op. cit., p. 7. 23. Hefrera Huerta, Juan Manuel, Op. cit., p. 34. 64 Archivo de Trámite ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Archivística general, teoría y práctica 65 Guía de autoaprendizaje 66 Archivo de Trámite ARCHIVISTICA GENERAL TEORIA Y PRACTICA Antonia Heredia Herrera. Servicio de Publicaciones de la Diputación de Sevilla 1993 6ª. EDICIÓN 4. Valoración, Selección y Expurgo: diversidad de planteamientos. En el campo de los archivos el volumen documental como resultado de la gestión de los países desarrollados está generando uno los principales problemas con que ha de enfrentrase el archivero de hoy. Volumen documental nacido de ese aumento de gestión, pero incrementado sensiblemente por la multiplicación innecesaria resultado de las excesivas e incrontroladas reproducciones de la documentación original. Este volumen material y físico viene a sumarse a la multiplicación de la información por diferentes vías que ha dado en llamarse «explosión informativa”. Tal volumen esta creando necesidades urgentes de espacio para su almacenamiento y de personal cualificado para su organización y descripción. Más locales y más técnicos que suponen costos en muchos casos impensables. Estos hechos plantean actualmente la práctica habitual de una eliminación responsable de la documentación (estimada en algunos países hasta el 80%). Elio Lodolini, en una línea tradicional y conservadora, razona que si el archivo es un conjunto de documentos procedentes de una institución y por tanto unidos por el vínculo de la procedencia, la eliminación de alguna parte de ese conjunto resulta “un hecho antiarchivístico» En efecto, desde el punto de vista historiográfico jurídico y archivístico no es posible encontrar justificación al expurgo, por cuanto no es posible establecer con certeza absoluta cuándo una serie será utilizada nunca más, tampoco es del todo válido el criterio de destruir documentos de los cuales existen copias, pues cada copía está en una oficína distante y pervive dando lugar a secciones distintas. Así, pues, todos los documentos deberán conservarse teóricamente, pero la producción actual ha crecido en tal proporción que resulta prácticamente imposible su conservacIón total. A un evaluador responsable e imaginativo le asaltarán serias dudas sobre la conservación de los documentos en cuanto que todos tienen ciertos valores permanentes, teniendo en cuenta que lo que se destruye no se recuperará jamás. Los criterios de selección que puede preceder o seguir a las transfencias varían de unos países a otros. Entre otros, los que propugnan una conservación total con anterioridad a una determinada fecha que varía de acuerdo con la legislación, así para ltalia, 1650; para Gran Bretaña, 1660; para la URSS, 1825; para Dinamarca, 1848, para los Países Bajos, 1814; para Mauritania, 1960. 67 Guía de autoaprendizaje 4.2. Expurgos. 4.2.1. Razones y justificación del expurgo. Aunque puede resultar contradictoria la afirmación de eliminar para conservar, lo cierto es que es a partir de los criterios de conservación cuando se plantean los de eliminación y expurgo. No hace demasiados años la conservación era la misión principal del archivero aunque su manifestación no fuera más allá del almacenamiento, hoy la conservación como sinónimo de almacenamiento, sin posibilidad de acceso porque no exista organización y descripción, no tiene sentido. La conservación está encaminada al servicio y para hacerla rentable es necesario conservar aquello que realmente pueda ser utilizado. El volumen documental de hoy es consecuencia de la complejidad de gestión de las instituciones pero incrementado -como dicho- las más de las veces, innecesariamente por medio de la multiplicación reprográfica. Conservar todo lo que se produce a sabíendas de que buena parte es innecesario no tiene sentido. Junto al volumen material existe la duplicación de información generada por vías diferentes que generan la repetición también innecesaría. El expurgo se plantea, pues, ante el volumen documental la duplicación informativa cuando ambos sean innecesarios. Nunca el expurgo ha de estar determinado, como de hecho lo ha estado, por la falta de espacio que ha llevado a la eliminación irresponsable de unidades para habilitar lugar para otras más recientes. El expurgo” o eliminación responsable no es otra cosa que “la operación por la que se seleccionan los documentos a fin de que sólo aquellos que reúnen las mejores condiciones de testimonio e información alcancen la tercera edad, es decir, pasen a los archivos hístóricos para su conservación perpetua en ellos, como piezas valiosas del Patrimonio documental”. 4.2.2. ¿Cómo y quiénes determinan el expurgo? Esta responsabilidad ha de llevarnos a una valoración seguida de una selección para delerminar la conservación permanente. Este planteamiento archivístico suele checar con el de los productores que se perfilan como los enemigos más encarnizados del expurgo porque: a) Eliminan sin deber, antes de transferir la documentación. b) Producen, multiplicando y engrosando, innecesariamente los expedientes. La relación y el diálogo del archivero con el productor se hace: del todo necesarios para evitar lo primero y reconducir lo segundo. La valoración ha de partir desde la perspectiva jurídico administrativa que contempla el que hemos estimado valor primario del documento que puede tener varias acepciones y que importa a la Administración y a los administrados: 68 Archivo de Trámite - administrativa (las devoluciones de fianzas en un expediente contratación). - Fiscal (los plazos establecidos en las declaraciones de renta). - legal (capacidad probatoria). operativa (listados de controles). y desde la perspectiva histórica que mira el valor secundario cuando tras su uso corriente sirva sólo para soporte de la investigación histórica. En el primer caso, mientras que la documentación no haya prescrito administrativamente todo se conserva. A partir de allí entra en juego la valoración histórica y la selección. El problema es que no hay límite que fije esta prescripción variando según los testimonios representativos de los diferentes procedimientos administrativos. Hemos dicho con anterioridad cómo la valoración histórica es difícil y por tanto complicada y determina la dificultad de una reglamentación que forzará a unas normas más o menos evidentes y claras y a unos criterios orientativos. Hasta el extremo que más que una reglamentación general sería conveniente una, específica, según los fondos documentales. Las normas generales de expurgo apuntan a la conservacion de los originales y a la elíminación de los borradores, copias y daplicados por reproducción. También el expurgo; afecta con generalidad a la documentación de trámite: citaciones, partes de asistencia, recetas, matrices de recibos, que no suelen ofrecer inquietudes de conciencia suprimirlos. Con todo, estas normas no son absolutas. La pérdida de originales da un valor a las copias que de por sí no tienen. Pero a partir de aquí el problema se inicia haciéndose necesario un plan de expurgos en el que han de estar presentes para la valoración: investigadores, gestores de la Administración y archiveros, en tanto en cuanto los campos de interés de la Historia han cambiado, evolucionando y se han diversificado, y en cuanto hay que partir de los plazos legales que determinan la vigencia legal o fiscal. El problema de la selección es una de las mayores responsabilidades, sobre todo teniendo ejemplos de eliminaciones irreparables, realizadas incluso con el asesoramiento de especialistas. Lodolini cita el ejemplo de la Comisión de Expurgo integrada en gran medida por los discípulos de Mabillón que destruyó gran parte de la documentación financiera del Antiguo Régimen por entender que no tenía interés para la Historia, cuando la historia económica se vuelca hoy sobre este tipo de fuentes. Al hacer la valoración histórica ya vimos que hay que contemplar determiandos valores que impiden la eliminación. Hay series y unidades archivísticas clarísimas en cuanto a la conservación (Registro civil, expedientes personales, Tratados Internacionales) o en cuanto a la eliminación (recetas, listado de asistencia). Otras sin embargo plantean serias dudas, sobre todo cuando sabemos que al no existir la información principal, una adicional puede adquirir un valor de que habitualmente carece. El expurgo exige un conocimiento profundo de las series y su típología. 69 Guía de autoaprendizaje En cuanto a quienes tienen la responsabilidad del expurgo hay que considerar un triple frente: - productores, que no suelen ir más allá de la deteminación de la vigencia administrativa - usuarios, por cuanto ellos son los principales beneficlarios y suelen manifestarse por la conservación a ultranza. - archiveros, que han de estar por encima de ambas, mirando hacia la conservación definitiva de sólo lo que tenga valor permanente. En España no se ha progresado suficientemente en el tema, aunque está planteado y más o menos avanzado en diversos frentes (documentación Judicial, de hacienda, municipal). Pero es una urgencia que no podemos eludir. Recientísimamente ha sido tema de atención de las Jornadas de Archivística celebradas en Andorra y, algo después en las VII Jornadas de Archivos Municipales que tuvieron lugar en Leganés en noviembre de 1989. 4.2.3. ¿Dónde y cuándo se hace el expurgo? ¿Dónde ha de realizarse el expurgo? Existe una primera etapa que bien puede iniciarse bajo las directrices del archivero en las propias dependencias productoras evitando una remisión innecesaria al archivo central. Esto será posible siempre que existan listados claros de las series a expurgar y sus plazos y siempre que haya designada una persona en cada negociado o dependencia encargada de la conservación de los expedientes producidos y en contacto estrecho con el archivero. El cuándo de los expurgos está íntimamente unido al momento de la segunda edad de los documentos. Teóricamente la responsabilidad mayor en materia de expurgos corresponde a los archivos intermedios antes de a los muestreos antes transferirlos a los históricos”. La inexistencia de aquéllos y sobre todo la ausencia de una regulación eficiente de las transferencias hace que la eliminación en muchos casos corresponda a los archivos centrales de las instituciones que juegan el papel de administrativos e intermedios, y a veces incluso se convierten en históricos. Como contrapartida de la eliminación existen soluciones que plantean la sustitución por medio del microfilm que reduce el espacio de conservación, pero tropieza con la incógnita de la perdurabilidad de las películas y con el reconocímiento del valor legal de aquél. La eliminación total por medio de estas sustituciones es totalmente peligrosa y debe evitarse. Otra solución es la conservación por muestreo por períodos cronológicos y por sectores. 4.2.4. Legislación sobre el expurgo. Sin olvidarla, desde las primeras normas dadas por el Ministerio de Gracia y Justicia (R. D. 12 mayo 1854), poco se ha avanzado. Sólo existen criterios Generales, sin un compromiso desde arriba. El artículo 55 de la Ley del Patrimonio de 25 de junio de 1985 está dedicado. Actualmente al recaer muchas de las competencias de archivos en las Comunidades Autónomas éstas lo han recogido, sus Leyes de Archivos, pero sin haberse desarrollado por medio reglamentos. 70 Archivo de Trámite 4.3. Consersvación por muestreo Las funciones de las instituciones que determinan la existencia de series tan voluminosas cuya conservación total se hace imposible (por ejemplo, declaraciones del impuesto sobre la renta) plantea una conservación parcial, partiendo de un muestreo, el “chantillange” dicen los franceses. Muestreo es una pequeña parte separada de un todo para ilustrar las notas del conjunto, o, dicho de otra manera, “una fracción representativa” o bien “una pequeña cantidad de cualquier cosa destinadaa dar idea de la totalidad” Lo que es preciso, en el caso de los documentos, es que los conservados sean representativos del conjunto. Para llevar a cabo esta práctica habrá que partir primero, de conveniencia de la eliminación, sin llegar a la destrucción total, segundo, de la existencia de series homogéneas y repetitivas. Generalmente un muestro no podrá aplicarse documentación cartográfica o audiovisual. Cuanto mayor sea la muestra, tanto mejor representada quedará la información que perdure, aunque el porcentaje puede variar entre un 10% y un 1%, en algunos casos. El reciente estudio RAMP sobre muestreo, enumera los siguientes métodos de muestreo: a) Ejemplar o modelo. b) Selectivo o cualitativo. e) Sistemático (cronológico, topográfico, alfabético, numérico). d) Aleatorio. a) El muestreo ejemplar, se hace a efectos de conservar uno o varios ejemplares a fin de iliustrar la práctica administrativa de una época. b) El muestreo selectivo trata de conservar los documentos más importantes o significativos de una clase. Tiene el peligro del subjetivismo, de aquí la importancia de indicar siempre los criterios observados en la selección. c) El muestreo sistemático es aquél que precisa necesariamente la homogenidad de la serie y elimina periódicamente, conservando bien un año, un mes, bien los expedientes -ordenados alfabéticamente- correspondientes a una letra o bien conserva numéricamente en expediente cada tantos eliminados. d) El muestreo aleatorio es aquél que toma las muestras al azar, por cuanto cualquiera de los elementos pueden ser igualmente representativos. 5. Bibliografía. RICKS, Ariel: La administración de documentos como función archivística , “Actas del 8 Congreso Internaciona de Archivos”, Washington, 1976, “Archivum” XXVI, 1979. UNESCO, Consulation d’experts en vue de I’etablissement d’un programe a long terme en matiére de gestion des documents e des archives (Ramp) dans le cadre da programe general d’information. Rapport final, 14-16 mayo, 1979 (PGI/79/WS10) 71 Guía de autoaprendizaje F. Meyer: La gestión des documents et le tri, “Les archives”, extrait de “ALA World Enciclopedia of library of information services”, 1980, traduction M. Duchein, C.I.A. 1982, pág. 10. CONDI, Ma. Luisa: La gestion de documentos en al Administración, “Boletín de ANABAD, XXXIII, 1983, nO. 3, julio-septiembre, págs. 465-469. RHOADS, James b.: La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de información, Estudio RAMP, París 1989. Para transferencias y expurgos: (además de las obras citadas a pie de página”. C. J. H: The selection of archives for permanent preservation. Actas del III Congreso Internacional, Florencia. 1956. “Archivum”. VI, 1956, págs. 25-42. BAZAN LASCANO, Marcelo: El descarte, “Revista del Archivo General de la Nación”. II no. 2, Bueneos Aires, 1973, págs. 25-51. CORTES ALONSO, Vicenta: Urgencias archivísticas: las transferencias, los expurgos, “Boletín de ANABAD”, XXX, 3, julio-septiembre, 1980, págs, 361-375. Transferencias y Expurgos en “Archivística”, Sevilla, 1983, págs. 147-163. 72 Archivo de Trámite ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ XIII Congreso Internacional de Archivos Beijing 1996 73 Guía de autoaprendizaje 74 Archivo de Trámite III Sesión Plenaria Informe Principal XIII Congreso Internacional de Archivos Beijing 1996 INTERACCION ENTRE LA TEORIA Y LA PRACTICA ARCHIVISTICAS, DESDE LA PUBLICACION DEL MANUAL HOLANDES EN 1898 TERRY COOK NATIONAL ARCHIVES OF CANADA (CANADA) POR TERRY COOK National Archives of Canada Prólogo: Memoria, archivos e historia de los archivos La historia del pensamiento archivístico en este siglo refleja la interacción de la teoría y la práctica de esta disciplina que archiveros de todo el mundo han ejercido para conservar la memoria del mundo1. Según Jean-Pierre Wallot, Archivero Nacional de Canadá y Presidente del CIA, estamos “construyendo una memoria viva para la historia de nuestro presente”. Las “casas de la memoria” fruto de este proceso contienen «las claves de la memoria colectiva” de los países y los pueblos. Los ciudadanos del mundo pueden así abrir las puertas al bienestar personal y social, bienestar que proviene de experimentar una continuidad con el pasado, el sentimiento de tener raíces, de pertenecer a algo, de identidad2. Los archiveros saben que en la mitología griega la Memoria es la Madre de todas las Musas. A través de ella, la sociedad puede crecer hasta alcanzar una madurez sana y creativa. Ahora bien, esta memoria social o colectiva no se ha ido formando fortuitamente a lo largo de la historia, ni están sus resultados libres de polémica. En un entorno postmodernista, los historiadores estudian ahora muy minuciosamente los procesos que con el tiempo han ido definiendo qué valía la pena recordar y, algo igualmente importante, qué quedaba relegado al olvido. El erudito francés Jacques Le Goff se refiere a la política de la memoria archivística: desde tiempos antiguos, los poderosos han decidido quién podía hablar y quién estaba obligado a callar. De hecho, los archivos tienen como origen institucional el haber sido agentes para legitimar el poder y marginar al “otro”. La historiadora estadounidense Gerda Lemer, por ejemplo, en un convincente recorrido histórico que va desde la Edad Media hasta nuestro siglo, muestra la exclusión de las mujeres de los instrumentos e instituciones deque dispone la sociedad para guardar su memoria, incluyendo los archivos. Asimismo, los archiveros de los países en desarrollo se preguntan si los conceptos clásicos en materia de archivos, que surgieron de la cultura europea escrita, son los más apropiados para preservar las memorias de las culturas orales. Para resumir: cualquier acto en el que la sociedad recuerde tiene repercusiones transcendentales. Como afirma el novelista Milan Kundera, «la lucha contra el poder es la lucha de la memoria contra el olvido”3. Pero, ¿la memoria de quién? ¿Y quién establece la lucha? Si consideramos la historia de los archivos, ¿cómo han reflejado los archiveros estas realidades sociales de más amplia trascendencia a medida que construían sus casas de la memoria? ¿Qué 75 Guía de autoaprendizaje supuestos, conceptos y estrategias han utilizado, consciente o inconscientemente, y por qué? ¿Cómo han cambiado éstas con el tiempo, y por qué? ¿Qué estructuras de poder y fuerzas sociales predominantes han influido en sus planteamientos intelectuales? Para responder a estas preguntas necesitamos una historia intelectual de nuestra profesión. Necesitamos comprender mejor nuestra propia política de la memoria. La canadiense Barbara Craig, profesora de archivística, ha expuesto la cuestión con elocuencia: “Así como la identidad personal está anclada en un fuerte sentimiento histórico lo mismo le ocurre a nuestra identidad profesional -ambas provienen de la capacidad de experimentar ... una continuidad. Si no hay nada en el pasado en lo que valga la pena fijarse, y además con orgullo, no hay nada en lo que podamos cifrar nuestras esperanzas de futuro»4. Sin una continuidad con el pasado, los rumbos del futuro carecen de legitimidad. Si no comprendemos los esfuerzos intelectuales de nuestros antecesores, perdemos el beneficio de sus experiencias. Un viaje de exploración por el discurso archivístico: Nota metodológica Para analizar la historia de las ideas archivísticas desde 1898 es necesario prestar oídos al discurso archivístico de este siglo. Es necesario volver a los debates profesionales que han mantenido los archiveros más prominentes sobre su trabajo. Es necesario volver a oír, y comprender, sus supuestos, ideas y conceptos, en vez de limitarse a tratar de la interacción de la teoría y la práctica per se. En este enfoque, la “teoría” archivística no se refiere a una serie inmutable de principios inamovibles, ni el ‘teórico” a sus constantes defensores a través de contextos variables en cuanto a la práctica. Este tipo de perspectiva y metodología histórica resulta demasiado modernista y demasiado positivista para un observador de finales del siglo XX. El pensamiento archivístico en este siglo debe considerarse, más bien, como algo en constante evolución, algo que se transforma continuamente para adaptarse a los cambios radicales que se van produciendo en la naturaleza de los documentos, en los organismos que los producen, en los sistemas de gestión y tratamiento de archivos, en la utilización de los archivos y en las tendencias culturales, jurídicas, tecnológicas, sociales y filosóficas de la sociedad. Las ideas archivísticas que se formaron en una época y lugar determinados reflejaban muchos de estos factores externos; con frecuencia estas ideas se reconstruyen, o incluso se redescubren, en otro tiempo y lugar, o se van moldeando de generación en generación en el mismo tiempo y lugar. Los mejores teóricos en materia de archivos son los que han sido capaces de reconocer y expresar estos tremendos cambios sociales para luego abordar conceptualmente sus repercusiones en el ejercicio de la profesión y en el pensamiento archivístico. Esta articulación forma nuestro discurso colectivo, nuestra narrativa profesional, y constituye, por tanto, el núcleo de la historia intelectual de nuestros archivos. Al examinar el discurso archivístico de este siglo, he centrado mi análisis en una serie de prominentes pensadores europeos, norteamericanos y australianos cuyas obras han encontrado expresión en fuentes en lengua inglesa. Por supuesto, existen muchas tradiciones archívisticas que se encuentran fuera de mi propio ámbito geográfico y língüístico. Los organizadores del Congreso han elaborado muy acertadamente el programa para que otros ponentes puedan abordar estas amplias lagunas en mis conocimientos. A pesar de ello. Espero que mi análisis descubra algunas tendencias históricas que tengan algo de universalidad, incluso dentro de este gran pluralismo que caracteriza al Congreso Internacional de Archivos. Si bien me hago eco de autores particulares, espero que los temas que han abordado trasciendan sus propias circunstancias nacionaies y lingüísticas y sean asi de interés para toda la comunidad mundial de archiveros. 76 Archivo de Trámite El Manual Holandés de 1898: Definición de principios archivísticos Hace casi cien años, el trío holandés formado por Samuel Muller, Johan Feith y Robert Fruin publicó su famoso Manual for the Arrangement and Description of Archives. Por ello, ha sido muy oportuno que el Comité encargado del Programa del Congreso, al decidir el tema de esta conferencia, optara por celebrar el centenario de esta importante contribución holandesa y su repercusión a nivel mundial. Resulta evidente que la obra de Muller, Fruin y Feith no surgió de la nada en la última década del siglo pasado. Los archivos existían desde hacía muchos siglos, fueran de un tipo u otro, pero los principios archivísticos modernos per se, a pesar de ciertos precedentes bastante obscuros, no llegaron a formularse con detalle hasta la Francía y la Alemania del siglo XIX5. Sin embargo, resulta irónico que no fueran ni franceses ni alemanes los autores de los importantes tratados que expusieron estos principios a la atención de todo el mundo a principios del siglo XX, sino archiveros, holandeses, ingleses e italianos6. De estos tratados, el holandés es el que ha tenido mayor influencia, por ser el primero en publicarse y el único traducido al francés, alemán, inglés, italiano, portugués y chino. La mayor aportación que hicieron los autores holandeses consistió en articular los principios (o «reglas”, como ellos los llamaron) más importantes relativos tanto a la naturaleza como al tratamiento de los archivos. El trio expuso en su primera regla, que para ellos “la base sobre la que de apoyarse todo” era que los archivos son “el conjunto de los documentos escritos, dibujos y material impreso que hay recibido o producido oficialmente un organismo administrativo o uno de sus funcionarios...” Las reglas 8 y 16 enunciaban los pilares gemelos de la teoría archivística clásica: los archivos así definidos “se mantendrán cuidadosamente separados” y no se mezclarán con los archivos de otros productores ni se organizarán siguiendo un orden artificial en función de la cronología, geografía o tema; y la organización de dichos archivos “se basará en la organización original de la colección documental, que en general se corresponde con la organización del organismo administrativo que lo ha producido”. Así, en terminos sencillos, se encuentran definidos el concepto de la procedencia y el del orden orginal. Esta última regla, según la cual se ha de respetar, y, si es necesario, reestablecer el sistema original de archivado y clasificación utilizado por el productor, fue considerada por los autores holandeses como Ia más importante de todas ... de la que surgen todas las demás»7. Creían que respetando así la organización de los sistemas originales de archivado se podría elucidar el contexto administrativo en el que fueron producidos los documentos. Ahora le reconocemos ciertas limitaciones a este Manual pionero. Como ya se ha consignado, trata fundamentalmente de organización y descripción, como se refleja en el propio título de la obra: tiene poco que decir sobre la valoración y selección tal y como las entendemos en la actualidad. Trata de los documentos administrativos, públicos o de entidades y de su ordenada transferencia a los archivos para conservar su orden y clasificación originales; relega los archivos privados y personales al ámbito de las bibliotecas y bibliotecarios. Y lo que es más importante, el Manual se basa en la experiencia de los propios autores tanto con una cantidad ilimitada de documentos medievales que se prestaban a un minucioso análisis diplomático, como con documentos procedentes de departamentos con registros bien organizados en administraciones estables. Dicha experiencia les llevó directamente a la suposición de que, como se ha expuesto anteriormente, Ia organización original del archivo” en la institución productora se correspondería “en líneas generales con la organización de la Administración que lo produjo”8, lo que ya no es cierto en el caso de los organismos modernos, donde existe un gran número de sistemas de archivado en muchos soportes en un gran número de suboficinas que ya no guardan una estrecha 77 Guía de autoaprendizaje correspondencia con la organización estructural interna y las múltiples funciones del organismo productor. Además, la revolución informática y la revolución de las telecomunicaciones han acelerado vertiginosamente este proceso de descentralización y difusión hasta el punto de que las funciones operativas atraviesan en la actualidad todo tipo de demarcaciones estructurales u organizativas. Y éste es el motivo que explica la disonancia que ha surgido recientemente entre los principios archivísticos de valoración y los de organización y descripción. Para la valoración archivística moderna es esencial contar con un conocimiento detallado de las estructuras, funciones y actividades administrativas, que evolucionan rápidamente, conocimiento que también resulta imprescindible para la reestructuración de los procesos de trabajo y el diseño de sistemas informáticos. Pero este conocimiento ya no es fruto únicamente del estudio de los documentos según las clásicas metodologías holandesas concebidas para la organización y la descripción de archivos. Los autores holandeses describieron con precisión lo que veían en los registros y estructuras administrativas de su época, y ciñéndose a esta experiencia enunciaron los principios profesionales esenciales. Pero estos principios en ocasiones se han defendido muy rígidamente o se han interpretado con demasiada literalidad, cuando las estructuras administrativas del siglo XX han experimentado importantísimos cambios. Esto no es culpa de los autores holandeses, sino más bien un tributo al carácter convincente de su obra. Precisamente el Manual holandés es muy importante porque es en esta obra donde, por vez primera, se codifica la teoría archvística europea y se enuncia una metodología para el tratamiento de archivos, que ha ejercido una gran influencia en nuestra teoría y nuestra práctica colectivas. Su influencia fue tan grande que aún muchos años después, en 1956, el estadounidense Theodore R. Schellenberg, teórico de la archivística, llamó al Manual holandés “una Biblia para los archiveros modernos” Sir Hilary Jenkinson y la inviolabilidad de las pruebas Veinticuatro años después de publicarse el libro holandés, Hilary Jenkinson publicó el segundo gran tratado sobre teoría y práctica archivísticas. La defensa que Jenkinson hace en su obra de los archivos como prueba imparcial y su visión del archivero como guardián de las pruebas se han convertido en el toque de trompeta de nuestra profesión. En un párrafo que aparece en nada menos que cuatro de sus discursosl2, Jenkínson exclama: La carrera del archivero es una carrera de servicio. Existe para hacer posible el trabajo de otros... Su Credo es la Inviolabilidad de las Pruebas; su Cometido, Conservar hasta el último vestigio de las Pruebas pertenecientes a los Documentos bajo su custodia, su objetivo es ofrecer, sin perjuicio o vacilación, los Medios del Conocimiento a todos los que deseen conocerlos...El buen archivero es quizás el más desinteresado devoto de la Verdad que proporciona el Mundo moderno. Jenkinson afirma que, si los documentos son los subproductos espontáneos de la Administración, testimonio puro de actos y actuaciones no se ha de permitir ninguna interferencia después de su producción, puesto que si no se estaría socavando su propia naturaleza de prueba imparcial de los hechos. Si se quiere conservar en un archivo la “inocencia” de los documentos, toda valoración por parte del archivero es totalmente impropia. Así, si el archivero ejercita su “juicio personal”, estaría empañando la imparcialidad de los documentos como prueba testimonial, como también lo haría cualquier criterio de conservarlos para satisfacer las necesidades presentes o futuras de los investigadores. El papel del archivero era custodiar archivos, no en crearlos. La solución de Jenkinson consistió en hacer recaer en el productor de los documentos la incómoda tarea de reducir el ingente volumen de la documentación moderna, convirtiendo así a la Administración en “el único instrumento para la selección y eliminación de sus propios documentos...” Los archiveros 78 Archivo de Trámite se harían entonces cargo de los documentos restantes. dispensándoles el mismo trato que a la documentación medieval y de principios de la época moderna, respecto a la cual no era necesario llevar a cabo ninguna eliminación en los archivos. Aunque el propio Jenkinson expresa el temor de que la Administración no destruya lo suficiente o destruya demasiado o produzca documentos en los que las consideraciones de carácter histórico tengan el mismo peso que el deber de proporcionar prueba imparcial de las actuaciones, no ofrece una solución satisfactoria a ninguno de estos dilemas13. El archivero estadounidense Gerald Ham hizo hace poco una observaciones sobre este dilema jenkinsoniano: “Permitiendo al productor determinar cuál habrá de ser el documento de conservación permanente, se resuelve el problema de la complejidad, temporalidad y volumen de la documentación contemporánea limitándose a ignorarlo”14. Además, el planteamiento de Jenkinson puede animar a ciertos productores de documentos, como los presidentes estadounidenses Richard Nixon o George Bush, a destruir o alejar del escrutinio público (y por tanto de la responsabilidad democrática) los documentos que contengan testimonios desfavorables de determinadas actuaciones durante su mandado. Si se llevara a sus externos, el planteamiento de Jenkinson permitiría que el patrimonio archvístico aoptara enteramente la forma impuesta por la ideología “oficial” del Estado.15 En su concepto de “grupo documental” [archive group], Jenkinson intentó abarcar la totalidad de los documentos “fruto de la labor de una Administración que era un todo orgánico, autónomo, capaz de resolver con independencia, sin el concurso de ninguna otra autoridad, todos los aspectos de los asuntos que se le pudieran someter en el curso normal de su actividad.” La referencia de Jenkinson a una “Administración que era un todo orgánico” es otro ejemplo del enfoque que aplica en su obra, que, al igual que la del trío holandés, se centra en los documentos medievales y del comienzo de la época moderna, con sus series cerradas, sus productores estables y muertos desde hacía mucho tiempo y su condición de documentos heredados del pasado16. En 1906, Jenkinson empezó a trabajar en el Public Record Office de Londres, donde su labor se centró casi exclusivamente en los documentos medievales y los más antiguos del Estado nacional. Esta experiencia explica su insistencia en el carácter jurídico de los documentos, así como en sus características probatorias. Sus supuestos archivísticos reflejan también la identificación personal de Jenkinson con la cultura corporativa del funcionariado británico de la preguerra, que refuerza su fe en el administrador público como persona honorable, educada y civilizada, capaz de aplicar juicios desinteresados en lo concerniente a la conservación de los documentos. En lo que se refiere al supuesto de que la “Verdad” se descubría gracias a los documentos, o que el archivero era un “guardián” neutral e imparcial, Jenkinson se limitaba a reflejar fielmente el positivismo empírico de la historiografía que él conocía en profundidad. En resumen, las opiniones de Jenkinson sobre la valoración ya no son válidas para los documentos modernos ni con respecto a las expectativas de la sociedad moderna para con los archivos, y sus perspectivas sobre el carácter estable de las administraciones o el orden inmutable de la organización de los archivos no resultan muy útiles para resolver los problemas actuales de descripción. Pero su enérgica defensa del carácter probatorio de los documentos sigue inspirando, acertada y justamente, a los archiveros de todo el mundo17. Hay dos temas generales que surgen en la historia de las ideas archivísticas europeas hasta 1930: los principios archivísticos se derivaban fundamentalmente de la resolución de problemas relativos a la organización y descripción de la documentación más antigua; y estos principios reflejan en gran medida la época y lugar de los autores y el tipo de documentos con los que se encontraron. Estos dos temas vuelven a surgir en la obra del notable teórico italiano Eugenio Casanova, cuya publicación más importante apareció en 1923. Como Jenkinson y el trío holandés, 79 Guía de autoaprendizaje y también otros autores anteriores en el campo de la diplomática, Casanova reflejaba las corrientes intectuales predominantes en el siglo XIX y principios del XX cuando, en palabras de Oddo Bucci, “aportó a la disciplina su orientación empírica, la eirgió como ciencia descriptiva y se aplicó el imperativo de la historigrafía positivista, cuyo objetivo era la cumulación de hechos más que la elaboración de conceptos...” Pero esta historiografía positivista y este empirismo basado en “hechos” hace tiempo que quedaron desacreditados. Por consiguiente, han de reconceptualizarse los principios archivísticos que surgieron en esa epoca de modo que reflejen una sociedad transformada y las elaboraciones Intelectuales que la acompañan. A este respecto, Bucci señala que fundamentalmente los nuevos cambios sociales “socavan los hábitos y las normas de conducta, e implican asi una ruptura con los principios que durante mucho tiempo han regido los procesos de producción, transmisión, conservación y utilización de los documentos. Esta claro”, sigue diciendo, «que las profundas innovaciones en el ejercicio de la profesión son cada vez más incompatibles con el mantenimiento de una doctrina que busca permanecer enclaustrada tras los baluartes de sus principios tradicionales”. Lo que Bucci nos dice de Casanova, igualmente cierto en el caso de Jenkinson y del trío holandés, es que los principios archivísticos no son algo inamovible en el tiempo, sino que, como ocurre en la propia historia, o en la literatura, o en la filosofía, cada generación vuelve a interpretarlos18. La voz americana: T.R. Schellenberg y los usuarios de los archivos La iniciativa que surgió a continuación para articular el discurso archivístico procedió de !os EEUU. Como no se podían permitir el lujo de formular principios archivísticos en función del análisis meticuloso de un limitado número de documentos antiguos, no: eran capaces de basarse exclusivamente en la “ciencia descriptiva” de Casanova, Jenkinson y los autores holandeses, los archiveros americanos emprendieron su andadura profesional colectiva frente al creciente problema de los documentos contemporáneos, de los que sólo una pequeñísima parte se podría conservar de forma permanente en los archivos. Cuando se fundó el Archivo Nacional de Washington, en 1934, heredó una apabullante masa de documentación federal acumulada, de aproximadamente un millón de metros, que iba creciendo a un ritmo de más de 60,000 metros al año. Esta situación se tradujo en dos resultados principales: el primero fue la aparición en Norteamérica de una nueva profesión, la de gestor de documentos, para ayudar a los organismos a enfrentarse a esta avalancha de papel; el segundo consistió en una clara reorientación de la profesión en Norteamérica , reorientación que también se dejó sentir allí donde se leían y traducían esta ideas tan influyentes. Margaret Cross Norton, una escritora pionera en materia de archivos y Archivera Jefe del Estado de Illinois, afirmó en 1944 que a la vista del increible volumenal que habían llegado los documentos modernos “es evidente que no es posible que ningún organismo conserve todos los documentos fruto de su actividad”. Y sigue diciendo, consciente de que esta idea contrasta con las de Jenkinson: “El enfoque de la labor archivística se ha desplazadode la conservación de los documentos a la selección de los documentos que se van a conservar”. Philip C. Brooks, un eminente pensador del Archivo Nacional de EE.UU, fue muy explícito en las críticas que verió contra la idea de Jenkinson de que los archiveros pueden mantenerse “al margen de toda responsabilidad en lo que atañe a la forma en que los organismos públicos gestionan sus documentos”, lo que sencillamente se traduciría en una situación en la que “demasiados documentos recibirían un tratamiento incorrecto, o incluso se pederían, antes de que los archiveros se hiciesen cargo de su 80 Archivo de Trámite custodia”. A raíz de estas preocupaciones surgió el concepto americano del “ciclo de vida”, según el cual los documentos son en primer lugar organizados y utilizados de manera activa por sus productores, una vez que el uso de estos documentos se hace más esporádico, hay un segundo período en el que éstos son almacenados en centros externos específicos [records centres], y luego, cuando ya no tiene ninguna utilidad operativa, son “seleccionados” como documentos con valor archivístico y transferidos a un archivo, o bien, por el contrario, son declarados documentos sin valor archivístico y se eliminan. La persona que mejor describió cómo realizar esta labor de selección fue Theodore R. Schellenberg. Al elaborar estos criterios de selección o valoración, Schellenberg se convirtió en el “padre de la teoría de la valoración en los Estados Unidos” Afirmó que los documentos tienen valores primarios y secundarios. El valor primario se refiere al grado en el que los documentos satisfacen las necesidades administrativas inmediatas de sus productores - algo parecído a lo que promulgara Jenkinson al asignar a los administradores” la tarea de determinar el valor a largo plazo de los documentos. Los valores secundarios que Schellenberg subdividió en valores probatorios e informativos, eran algo distinto, puesto que reflejaban la importancia de los documentos para la investigación secundaria que realizaran posteriormente otros usuarios, y no para la utilización primaria por parte de su productor original. Sobre este punto Schellenberg negó expresamente que su "valor probatorio” tuviera que ver con el significado que Jenkinson atribuía a los archivos como "prueba” o testimonio. Para Schellenberg, los valores probatorios la importancia que los documentos tienen para los investigadores, no para los administradores, a la hora de documentar las funciones, programas, políticas y proecedimientos del productor. Estos valores los establecía, tras las funciones, programas, políticas e investigación y análisis correspondientes, el archivero de Schellenberg, no el administrador de Jenkinson. El valor informativo, la otra mitad de los valores secundarios, se refería al contenido de los documentos relativos a las “personas físicas y jurídicas, cosas, problemas, condiciones y demás” propias de “la actuación de la propia Administración”. Se dejaba de nuevo en manos del archivero el decidir cuál era el contenido informativo importante y cuál no lo era; decisión que tomaría basándose en su formación histórica y consultando con “especialistas en la materia”, a fin de reflejar el mayor número posible de enfoques de investigación. Este valor informativo era el más importante, considerando su “utilidad ... para documentar más ampliamente la vida americana”23. Muy en línea con el enfoque que aplica a estas cuestiones de la investigación secundaria, a Schellenberg le honra haberse esforzado mucho más que el trío holandés o Jenkinson en tender puentes entre archiveros y bibliotecarios, y entre los archiveros a cargo de documentos institucionales y los responsables de archivos privados24. El legado global de Schellenberg consistió, sin embargo, en cambiar el enfoque de los archiveros, desplazándolo de las características intrínsecas de los documentos a su contenido. Schellenberg y sus colegas estadounidenses introdujeron otro importante cambio en el pensamiento archivístico. Los holandeses y Jenkinson creían que todo documento generado o recibido por una administración era un documento de conservación permanente [archives]. Para Schellenberg, los “documentos de archivo” [archives] eran únicamente aquella pequña porción escogida por el archivero para ser conservada de forma permanente, de entre un conjunto inicial de documentos mucho más amplio, que él denominó “records”. Los records eran de la incumbencia de los records managers [gestores de documentos] y de las instituciones productoras; los archives eran competencia de los archiveros y de los archivos.A pesar de la buena cooperación que existe entre ambas profesiones, la distinción que hace Schellenberg entre records y archives ha tendido a recalcar sus diferencias más que sus similitudes. Este legado plantea problemas estratégicos a los archiveros en un mundo informatizado, porque los documentos informáticos requieren específicamente una intervención directa y por adelantado [up-front] de los archiveros si se quiere preservar su valor probatorio25. 81 Guía de autoaprendizaje En organización y descripción, Schellenberg inventó el concepto de record group como instrumento para abordar el enorme volumen de documentos generado por una “Administración extremadamente compleja”, en la que, según sus propias palabras “ninguna unidad administrativa reúne los requisitos exigidos por Jenkinson [para el record group] ... de integridad e independencia...” Schellenberg señaló acertadamente que en las administraciones modernas “todas las unidades están interrelacionadas y muy pocas son totalmente independientes a la hora de gestionar los asuntos que son de su incumbencia”. Debido a esta complejidad de la Administración y al enorme volumen de los documentos, para la creación de un record group americano se “considera la cantidad, así como la procedencia” como criterio. Tal planteamiento resulta necesariamente “un tanto arbitrarío”, puesto que estos factores prácticos varían en el tiempo y en el espacio a la hora de evaluar Ia conveniencia de hacer que la unidad tenga el tamaño y las características adecuadas para la organización y la descripción y para la publicación de inventarios.”26 Allí donde se ha aplicado el concepto del record group también se han introducido muchos de estos sesgos arbitrarios y prácticos, hasta el extremo en que algunos críticos afirman en la actualidad que el concepto oscurece la procedencia más de lo que la protege27. Schellenberg fue mordaz en sus críticas contra Jenkinson: “Estoy harto de que me citen a un viejo fósil; como autoridad en temas de archivos”28. En vez de permitir que los “administradores” de Jenkinson decidieran lo que tenía que estar en los archivos, Schellenberg insistió en que eran los propios archiveros los que debían tomar esta decisión tan importante y colaborar con los gestores de documentos para ejercer influencia sobre la configuración futura de la documentación de carácter histórico. Lejos de negarse a la eliminación, el proceso que culminó con la destrucción de millones de metros de documentos federales estadounidenses. En lugar de insistir sobre la supuesta pureza del fonds d’archives europeo o del archive group de Jenkinson, Schellenberg popularizó el record group como ejercicio para llegar a un compromiso aparentemente adecuado para la organización y la descripción de los documentos de unos organismos públicos muy complejos. Y en todo ello Schellenberg reflejó la cultura política contemporánea en EEUU, la cultura del “estatismo del ‘New Deal’, que recalca las ventajas de la tecnocracia en la gestión y de la eficacia”, en la que el archivero que Schellenberg imagina sirve como un “miembro activo más del equipo directivo de su empresa...”29. Al contrario que Jenkinson, Schellenberg previó el futuro en vez de defender el pasado, además de haber unido las técnicas de gestión y el academicismo histórico en los archivos. No obstante, algunos de los compromisos por los que abogaban estas ideas, sobre todo cuando sus sucesores americanos ampliaron el ámbito de estos compromisos, suscitaron más adelante bastante polémica entre los archiveros. Una de estas cuestiones se refiere al concepto de los archivos definidos en función de su uso. Al establecer los valores secundarios, sobre todo los informativos, varios archiveros norteamericanos posteriores a Schellenberg le dieron mucha importancia (mucha más que Schellenberg) al uso previsto de los archivos por parte de estudiosos, y sobre todo por parte de historiadores, como factor esencial a la hora de decidir qué documentos tienen valor histórico. “Las últimas tendencias historiográficas son de primordial importancia para nosostros”; éste fue el consejo, en materia de valoración y selección, que ofreció Meyer H. Fishbein, un adelantado pensador que trabajó en el National Archives and Records Service durante los años 60 y 70 30. Maynard Brichford, en el manual de valoración que aprobó la Society of American Archivists en 1977, afirmaba que “el éxito de la valoración y selección está directamente relacionado con el papel protagonista que desempeña el archivero como representante de la comunidad de investigadores. Quien lleva a cabo la valoración debe abordar los documentos ...evaluando la demanda en función de la utilización de los documentos por los investigadores en el pasado, en el presente y la que se prevé que harán en el futuro... Al tomar una decisión, se consideran las necesidades de contar con fuentes documentales a largo plazo y la demanda potencial por parte de los estudiosos” 31. No obstante, estos planteamientos 82 Archivo de Trámite que se basan en el uso de los documentos para definir la propia naturaleza de los archivos desembocan, según las objeciones de Gerald Ham, en “un proceso de selección tan aleatorio, tan fragmentado, tan descoordinado, e incluso y con demasiada frecuencia, tan accidental ... [y que, además,] refleja con harta frecuencia unos intereses de investigación muy limitados, y no el amplio espectro de la experiencia humana. Si no podemos salvar estos obstáculos [advierte Ham] el archivero acabará siendo en el mejor de los casos una mera veleta a merced de los cambiantes vientos de la historiografía”32. Además, esta forma de plantearse los documentos históricos en función de su utilización saca a los documentos de su contexto orgánico, en el seno de las actividades de su productor, e impone criterios relativos tanto a la valoración como a la descripción que son ajenos a los propios documentos y a su procedencia. La orientación que el archivero debe darle a la valoración asi como la definición de “valor archivístico”, se van apartando de los procesos de producción de los documentos y de los propios organismos productores y, así, los partidarios de este tipo de valoración acaban reduciendo la teoría archivística a una especie de “mucho ruido y pocas nueces” [much ado about shelving], esto es, un puñado de normas prácticas encaminadas a suplementar lo que para ellos es la clave de los conocimientos de un archivero: el contenido histórico de los documentos, la historiografía y las expectativas y deseos de los usuarios34. Análisis social y evaluación funcional. Una perspectiva más amplia. Si los archiveros no se van a encargar (como propugnaban Schellenberg y sus seguidores) de seleccionar, recoger y describir como documentos de conservación permanente sobre todo aquellos que quieren los historiadores y otros usuarios: si los archiveros no pueden (tal como recomendara Jenkinson) aceptar que el productor de los documentos es capaz de decidir imparcialmente qué documentos van a conservarse aparte del reducido número necesario para cumplir las limitadas obligaciones del organismo en cuestión, ¿qué van a hacer los archiveros? De Alemania, Estados Unidos y Canadá han surgido respuestas a esta pregunta, asi como planteamientos alternativos. En la creencia de que los archivos deben reflejar la sociedad que los ha generado de una forma más global, estos “planteamientos sociales” se internan en nuevas concepciones de la teoría y metodología archivísticas. Esta perspectiva representa un cambio fundamental en el discurso archivístico, que pasa de ser un discurso centrado en el Estado a reflejar la sociedad más amplia a la que éste sirve35. Desde la época del trío holandés, pasando por Jenkinson y Casanova, e incluso llegando a los norteamericanos y su gestión de documentos en la Administración, ha sido el Estado el que tradicionalmente ha fundado los archivos, para servirle y formando parte de su estructura jerárquica y cultura organizativa. No es, pues, sorprendente que la teoría archivística buscara legitimarse en las teorías, modelos y ejemplos estatistas. Este ya no es el caso. A finales del siglo XX, la actitud del público hacia los archivos, o por lo menos hacia los archivos que se sostienen con los impuestos del contribuyente, ha cambiado de forma radica: los archivos son ahora del pueblo, para el pueblo, e incluso también por el pueblo 36. Muy pocos ciudadanos estarían de acuerdo en gastar considerables cantidades de dinero para financiar archivos cuyo contenido principal es un diálogo entre burócratas. Para justificar los archivos ante el ciudadano medio todavía se puede seguir invocando la responsabilidad de la Administración y la protección de los derechos individuales, pero hay mucho más: los archivos le ofrecen al público un sentimiento de raíces, de identidad, de orientación, de historia y de memoria colectiva. Pero en general los archiveros han tardado en reconocer este cambio, y también han tardado en desplazar las bases sobre las que articulan sus principios y sus prácticas desde unos modelos de tipo estatista a unos modelos sociales. 83 Guía de autoaprendizaje En el tema del apuntalamiento filosófico de la valoración archivística, el alemán Has Booms es quizás el pensador más importante. La suya fue también una de las primeras voces que se alzaron a favor de un nuevo paradigma social para los archivos. Booms reaccionó contra los peores excesos del paradigma estatista tradicional, según el cual se imponen los valores ideológicos del Estado en la propia definición de documento de archivo, afirmando que debe permitirsele a la sociedad definir la esencia de sus propios valores, y que estos valores se han de reflejar en los documentos de archivo de forma representativa. Booms escribió: “Si existe algo o alguien calificado para otorgar legitimidad a la valoración archivística, es la propia sociedad, y las opiniones públicas que expresa, dando por supuesto, obviamente, que éstas puedan formarse libremente. El público y la opinión pública ... sancionan [todas] las actuaciones públicas, generan en esencia el proceso sociopolítico y legitiman la autoridad política. ¿Es que no podría también proporcionar la orientación fundamental que debe seguir la valoración?”37. Su idea básica es que la sociedad, no los usuarios de Schellenberg ni los administrradores estatales de Jenkinson, debe generar los valores que definan la “importancia” y, por tanto, la significación archivística y lo que se ha de conservar de forma permanente en los archivos. Con esto se llevó al siguiente corolario: “los archiveros necesitan considerar los valores de los contemporáneos de los documentos, a favor de los cuales se produjeron los documentos”. En 1991, Booms afirmó que la mejor forma de identificar los valores sociales no consiste en investigar directamente la dinámica social y la opinión pública, sino en un planteamiento indirecto mediante el cual se investiguen las funciones de los principales productores de documentos que la sociedad designa para que hagan realidad sus necesidades y deseos. Booms dijo que “los archiveros necesitan un análisis práctico de las funciones de la producción documental que les ayude a vincular las necesidades de documentación... con los propios documentos.” De esta forma, se produce una “transición inmediata” de unos valores sociales ciertamente amorfos a la procedencia concreta de los documentos, que se expresa a través de la funcionalidad de los organismos productores; motivo “por el cual la procedencia debe seguir siendo la base inmutable del proceso de valoración” 38. El planteamiento de Booms, que refleja los valores sociales a trravés de las funciones del organismo productor de los documentos, forma también parte de la orientación que sigue la nueva estrategia de la "macrovaloración” que se implantó en el Archivo Nacional de Canadá en 1991, y que yo llevaba enunciando en mis propios escritos teóricos desde finales de los años 80.En el nuevo planteamiento canadiense el enfoque antiguo, que se centraba en el contenido de los documentos y que suponía que dicho contenido reflejaba directamente la opinión pública, o las necesidades de los usuarios o las tendencias históricas, se ha sustituido por uno nuevo que se centra en el contexto más amplio o “macrocontexto” de los documentos, tal y como se revela a través del contexto de su producción. Este planteamiento discurre en paralelo a la “transición inmediata” de Booms, que pasa de unas funciones sociales amorfas a las manifestaciones institucionales concretas basadas en la procedencia de esas funciones, y así transforma la metodología de la valoración, que pasa de un marco histórico-documentalista basado en el contenido a otro cuya base es el contexto y cuyo centro la procedencia39. Esta reinterpretación canadiense de la procedencia hace de este principio algo más conceptual que físico, como corresponde a la era del documento informático. La “nueva” procedencia es asimismo más funcional que estructural, como corresponde a un período en el que la estabilidad organizativa desaparece pro doquier. Pero insisto en que, no obstante, sigue siendo procedencia, por medio de la cual las circunstancias contextuales de la producción de los documentos vuelven al centro del universo de actividades del archivero, y no a través de criterios externos. Ahora bien, al planteamiento canadiense no le guían los principios holandeses o jenkinsonianos de procedencia literal, que se basan en la organización y la descripción y afirman que existe una exacta congruencia entre la función del productor, la estructura del productor y el sistema de organización y tratamiento de archivos. El planteamiento canadiense reconoce y respeta, no obstante, la intención que subyace 84 Archivo de Trámite en los principios antiguos, que consistía en vincular la información registrada en los documentos con el contexto orgánico de la actividad institucional (o personal). Dicho contexto orgánico de actividad ya no se puede establecer, por lo menos inicialmente, intentando leer o comprender miles de millones de documentos en papel, por no mencionar a sus escurridizos homólogos electrónicos o visuales. El trabajo debe centrarse en primer lugar en el propio contexto orgánico, y por tanto en el análisis y valoración de la importancia de las funciones, programas, actividades y actuaciones de la Administración. A continuación, las conclusiones de la valoración así realizada se verifican antes de darlas por definitivas, pero sólo cuando se haya finalizado la valoración a nivel global (macro-level) de las funciones y los procesos de trabajo 40. El Archivo Nacional de Holanda ha adoptado al mismo tiempo que los canadienses un método parecido para la valoración de las funciones de la Administración en vez de valorar los documentos en particular. En su ambicioso proyecto PIVOT, los holandeses decidieron que”en vez de fijarse en los principios tradicionales en materia de archivos y gestión de documentos, que de hecho tienden a seleccionar y retener la información generada por los procesos administrativos, la estrategia que se propone centra la valoración de la información en el papel que ésta desempeña en las actividades y labor de Administración. Siguiendo este planteamiento, los organismos analizarían primero los procesos esenciales para desempeñar su cometido y las tareas necesarias para realizarlos; la selección y valoración de la información que se utiliza en estas actividades debe reflejar el valor sopesado de las tareas ... En general, la información que se debe guardar es aquella necesaria para reconstruir las funciones fundamentales de la Administración. Tanto para los holandeses como para los canadienses, la valoración no se centra en primer término en los documentos a nivel individual, sino en las funciones, cometidos o actividades de la Administración que generan documentos. Sin embargo, el proyecto canadiense se distingue por su ámbito, puesto que también abarca la interacción del ciudadano con el Estado y las repercusiones que las actuaciones del Estado suponen para los ciudadanos tal y como se pone de manifiesto en las case file series, mientras que el proyecto holandés se centra sobre todo en las políticas y tareas internas y no presta tanto interés a su materialización a nivel de asuntos concretos [case-level implementation]. La norteamericana Helen Samuels ha elaborado otro planteamiento novedoso, de filosofía “social” más que “estatista”, que ofrece el concepto de la “estrategia para documentar” [documentation strategy]. Consciente de que la escala de la moderna gestión documental [record-keeping] sólo puede comprenderse a través de un nivel análitico por encima del nivel del propio documento y de la institución que lo produce. Samuels ha concebido la estrategia para documentar como un análisis cooperativo multi-institucional que conjuga las actividades de valoración de muchos archivos con objeto de documentar los temas, asuntos, actividades o funciones principales de la sociedad. La estrategia para documentar integra en su análisis los documentos oficiales de la Administración y de otras instituciones con los documentos personales y los soportes visuales, así como la información publicada e incluso la historia oral. Su enfoque no se centra, sin embargo, en la procedencia, sino en temas como la formación de los estudiantes universitarios o el desarrollo de la industria informática. No es por tanto sorpredente que él planteamiento de la estrategia de documentación haya sido objeto de críticas, puesto que implica, a no ser que se aplique a nivel muy local y limitado, la amenaza de que se solapen los temas/funciones, y por tanto existe la posibilidad de que se dupliquen las tareas de investigación del archivero y las tareas de adquisición de documentos. Por otra parte, los temas o asuntos que se elijan siempre serán objeto de polémica, y es por eso que este planteamiento contiene alguno de los fallos tipo “veleta” que se encuentran en la tradición schellenberguiana americana43. Por estos motivos, la estrategia para documentar es más apropiada para el mundo de los documentos personales y los no institucionales que para los administrativos o institucionales, o si es de aplicación a éstos, es como complemento. Samuels lo ha reconocido, y desde entonces ha elaborado el concepto del “análisis funcional institucional”. 85 Guía de autoaprendizaje En este análisis propone que lo primero que necesitan los archiveros, en la línea del planteamiento canadiense y del proyecto PIVOT, es investigar y comprender las funciones y actividades de sus propias instituciones, para realizar la correspondiente valoración de los documentos de dicha institución antes de embarcarse en una “estrategia para documentar” más amplia e interinstitucional con objeto de localizar los documentos personales que puedan complementar o suplementar los archivos institucionales. En ambos conceptos, la cuestión fundamental para Samuels es que, a una escala mucho mayor que la que han utilizado normalmente los archiveros, “el análisis y la planificación deben preceder a la adquisición 44. El enfoque de Samuels de buscar vínculos entre los archivos institucionales o de organismos y los archivos personales, fue precedido por el concepto del “archivo total”, una tradición canadiense que viene evolucionando desde principios de los años 7045. Esta tradición la comparten también otros países, pero muy raramente con el equilibrio que se ha conseguido en Canadá entre los archivos públicos y privados a nivel nacional. La tradición canadiense del “archivo total” subraya la necesidad de integrar el papel oficial de los archivos como guardianes de la continuada necesidad del organismo productor de conservar testimonio de sus actuaciones, y el papel cultural de los archivos como conservadores de la memoria nacional y la identidad histórica. Al igual que para Boorris y Samuels, el planteamiento canadiense refleja una visión más amplia de los archivos, una visión que cuenta con la aprobación de la sociedad y que la refleja, y no una visión modelada por poderosos grupos de interés, sean de usuarios o de productores. En palabras de lan Wilson, archivero canadiense, el planteamiento se centra más en los documentos de gobernación [governance] que en los de gobierno. Esto incluye la interacción de los ciudadanos con el Estado, las repercusiones que el Estado tiene en la sociedad y las funciones tanto de la sociedad misma como las de las estructuras que la rigen. La tarea archivística consite en preservar el testimonio de dicha gobernación, no en limitarse sólo al testimonio de los gobiernos gobernando 46. Nadie representa mejor el nuevo paradigma "social”, que no el "estatista”, que el canadiense Hugh Taylor. Taylor fue uno de los arquitectos del concepto del “archivo total” en el Archivo Nacional de Canadá, y desde muy pronto se vio influido por las teorías sobre comunicaciones y nuevos soportes expuestas por los canadienses Harold Innis y Marshall McLuhan. Conjugando las ideas filosóficas, un agudo conocimiento de los nuevos soportes y tecnologías y las perspectivas ecológicas y holísticas, Taylor sacó a los archiveros de su “shunt histórico” y les introdujo en la era de la información, la era de los documentos electrónicos, las redes globales de comunicaciones y las iniciativas en pro del patrimonio comunitario. Y lo hizo proyectando siempre un sentido revitalizado el de la contextualidad (o procedencia), explorando las ricas interconexiones entre la sociedad y el documento, entre el acto y el documento. Taylor desafió a los archiveros en una larga serie de penetrantes y especulativos ensayos a que vieran los nexos archivísticos en la evolución desde la sociedad antigua a la medieval, industrial y moderna, y desde el documento oral al escrito, al visual y al electrónico. En nuestro mundo de intercambios y comunicaciones electrónicas interactivas Taylor percibe “una vuelta a la oralidad conceptual», esto es, una vuelta a una situación donde las palabras o documentos adquieren significado sólo porque están “estrechamente relacionados a su contexto y a las acciones que se dan en ese contexto". En esta tradición oral, el significado “reside no en los documentos mismos, sino [en] las actuaciones y costumbres de las que aquéllos son testigos en forma de ‘prueba’. Considerando la posición que ocupan estas acciones “probatorias” o contextuales, cada vez más en el centro de la definición misma e incluso de la existencia del documento o para cualquier comprensión posterior del mismo. Taylor instó a los archiveros a adoptar “una nueva forma de”historiografía social” para dejar muy claro cómo y porqué se crearon los documentos...” Frente a una situación en la que los volúmenes de información son abrumadores y los cambios tecnológicos constantes, los archiveros, en su opinión, deberían concentrarse menos en el tratamiento de “documentos o series particulares” y mucho más “en el reconocimeinto de las formas y modelos del conocimiento, que puede ser la 86 Archivo de Trámite única forma de que no caigamos en el pantano de la información y los datos ...”47. No resulta sorprendente que las meditadas especulaciones de Taylor alentaran a los archiveros a no quedarse aislados en sus claustros profesionales o tras los muros artificiales de cada disciplina. Conjugando así en su propia persona las tradiciones europeas y norteamericanas, haciendo un imaginativo recorrido desde la oralidad medieval hasta la “aldea global”, acogiendo al documento electrónico y visual, en vez de rehuirlo, buscando modelos y vínculos para sustituir a la fragmentación y la compartimentación, Taylor demostró que los archiveros pueden servir a la sociedad tan bien como la sirven los nuevos ‘monjes del chip”, y no como meros aliados de los poderes del Estado. La procedencia revigorizada y la transición hacia la era electrónica La obra de Hugh Taylor condujo a los archiveros norteamericanos, y sobre todo a los canadienses, a lo que Tom Nesmith, profesor de archivística, denomina “el redescubrimiento de la procedencia”48. Nesmith mantiene que los archiveros, de forma cada vez más general, empezaron a aplicar sus conocimientos históricos y metodologías de investigación no al contenido de los documentos siguiendo el modelo de Schellenberg, sino a la investigación y comprensión de “el contexto probatorio del que nacieron”. El propio Nesmith fue un líder en este campo, reclamando una “historia del documento” como base de la “nueva forma” tayloriana del saber historiográfico o “diplomática moderna”49. Yo he mantenido que los archiveros, centrándose en la “procedencia, respect des fonds, contexto, evolución, interrelaciones, orden”, esto es, en el corazón tradicional de nuestra profesión y discurso teórico, podrían pasar del paradigma de la información al del conocimiento, y por tanto adquirir una nueva importancia en la era de los documentos y comunicaciones electrónicas 50. En vez de hacer frente a estos difíciles retos abandonando los principios archivísticos para abrazar los de la gestión de la información, como habían sugerido algunos comentaristas en los años 70, o de quedarse anclados en el acolchado mundo del historiador, cuyo centro es el contenido, los archiveros canadienses descubrían la emoción intelectual de su propia profesión. Pronto surgió en Canadá un amplio abanico de estudios para “adentrarse en la información contextual sobre los productores de la documentación, la administración de los documentos y las formas, funciones y características fisicas de los diversos documentos archivísticos” en todo tipo de soportes 5l. Fue en este ambiente tan receptivo donde Luciana Duranti revitalizó la secular disciplina de la diplomática y la importancia que ésta tiene para la comprensión de los documentos modernos52. Y fue también en esta prometedora atmósfera canadiense en la que los estadounidenses David Bearman y Richard Lytle se sintieron más cómodos para publicar en 1985 su tan citado artículo “The Power of the Principle of Provenance”. En esta decisiva exposición manifestaron que la recuperación de información en función de la procedencia, centrada en un estudio de la forma y la función de los documentos y el contexto de producción, y presentada a los investigadores en forma de asientos o registros de autoridad, es superior a los métodos de recuperación que se basan en el asunto y el contenido y ofrece la clave para que el archivero desempeñe un papel de gran valía en la era de los documentos electrónicos. La procedencia no era sólo un legado del pasado, sino la promesa futura de un puesto importante para los archiveros que obedece a la “singular perspectiva [que éstos poseen] ... [de] cómo los organismos producen, utilizan y seleccionan la información”53. Al tiempo que los canadienses adquirían un aprecio mucho más fuerte y consciente de la importancia de la procedencia para abordar los problemas archivísticos modernos y los americanos se iban a la misma progresivamente apuntando a la aventura, los archiveros europeos también hacían afirmación. Por lo menos en cuatro volúmenes de ensayos de reciente publicación, en los que aparecen autores de muchos paises, los archiveros europeos han pugnado por la continuada pertinencia de la procedencia para resolver los problemas de los archivos en la actualidad. El 87 Guía de autoaprendizaje hecho de que archiveros procedentes de la cuna de la teoría archivística hayan considerado necesario embarcarse repetidas veces en este examen puede ayudar a los europeos a perdonar a los norteamericanos su fase de apostasía y a comprender el entusiasmo de sus recientes redescubrimientos. En estos estudios los europeos han reafirmado en su mayor parte la vigencia del principio de procedencia, pero sienten la necesidad de interpretarlo de forma libre, en vez de hacerlo literalmente, y conceptualmente en vez de físicamente, si es que el principio va a seguir dándole vida a una profesión que se enfrenta a un nuevo entorno: el de la oficina automatizada y los documentos electrónicos 54. La reinterpretación más contundente de la procedencia nos viene de Australia y se encuentra en la obra de Peter Scott y sus colegas 55. Aunque la mayoría de los teóricos de la archivística posteriores a Jenkinson y Schellenberg se han centrado en los espinosos problemas de la valoración o documentos electrónicos. Peter Scott se centró en la descipción. Se dio cuenta de que ya no era válida la suposición que tradicionalmente se ha hecho de que existe una relación exacta entre el documento y la Administración que lo ha producido. Asimismo, demostró claramente que esas mismas administraciones ya no eran monojerárquicas en su estructura o funciones, sino dinamismos complejos en constante transformación, al igual que lo eran sus sistemas de gestión y tratamiento de los documentos (record-keeping systems). Elaboró por tanto el enfoque australiano de sistema de series como forma de describir las múltiples interrelaciones que existen entre un gran número de productores y un gran número de series documentales, estén donde estén en el continuum del proceso documental: en la(s) oficina(s) que las generan, en la oficina donde se controlan o en el archivo. Al planteamiento de Scott de interrelacionar los documentos y su(s) inmediato(s) productor(es) se están añadiendo ahora en Australia, a modo de prueba, otras relaciones múltiples que se basan en las funciones formales y los más amplios contextos de procedencia más allá de contexto del productor inmediato 56. Todas estas interrelaciones no guardan entre sí una correspondencia exacta de uno-a-uno, como sí ocurre en la mayoría de las descripciones archivísticas (a pesar de algunas referencias cruzadas), sino que más bien existen relaciones de muchos-a-uno, uno-a muchos y muchos-a-muchos: entre muchas series y un productor, entre muchos productores y una serie, entre muchos productores y muchas series, entre unos productores y otros productores, entre unas series y otras series, y entre series y productores y funciones y a la inversa. De hecho, Scott cambió la descripción archivística de una modalidad de catalogación estática a un sistema de descripción de las interrelaciones dinámicas. La intuición más importante que tuvo Peter Scott fue la de romper no sólo con el corsé descriptivo del Record group de Schellemberg, sino también con la fijación en “lo físico” de los archivos, sobre la cual se ha basado implicitamente la mayor parte del pensamiento archivístico desde la publicación del Manual holandés. De esta manera, como por fin se está reconociendo. Peter Scott es el fundador de la revolución “post-custodia” en el pensamiento archivístico mundial 57. Aunque trabajaba en un mundo de papeles, sus ideas son ahora especialmente importantes para los archiveros que se enfrentan a los documentos informáticos en los que (como en el sistema de Scott) la parte física del documento tiene poca importancia en comparación con sus contextos multirrelacionales de producción y de utilización contemporáneo. “La reinvención de los archivos”: documentos informáticos y teoría archivística La revitalización o redescubrimiento de la procedencia se vio también motivada por la infinidad de problemas que los documentos informáticos planteaban a los archiveros. Los debates en torno a estos documentos se van introduciendo cada vez más en el discurso profesional, dando iugar a nuevos e interesantes hallazgos conceptuales, asi como a nuevas estrategias y prácticas 58. A 88 Archivo de Trámite pesar de las importantes aportaciones que han hecho los canadienses y los australianos, el liderazgo en el discurso sobre documentos informáticos corresponde a los Estados Unidos 59. El impacto inicial de los documentos informáticos, o documentos legibles por máquina. Como entonces se les llamaba, no fue sin embargo tan prometedor. Los comentaristas de los años 70, algo nerviosos con la entonces nueva tecnología, se mostraron partidarios de que los archiveros dejaran de serlo y se convirtieran en especialistas informáticos o gestores de información con objeto de adaptarse al nuevo entorno. En lo que yo he denominado la “primera generación” de archivos de documentos informáticos se hacía igualmente más hincapié en el contenido informativo que en el contexto de procedencia, en la catalogación bibliotecaria por delante de la descripción archivistica, en los ficheros estáticos de datos estadísticos más que en las bases de datos relacionales y sistemas de oficina que se modifican continua y continuadamente, y en el tratamiento de los ficheros electrónicos de datos como unidades sueltas y aisladas más que como si fueran parte del conjunto global de información multisoporte del productor del documento 60. Esta situación cambió a mediados de los años 80, cuando la nueva tecnología de la información con sus bases de datos relacionales pasó a convertirse en lo habitual en empresas, universidades y organismos públicos. Los datos informatizados con valor archivístico que se encuentran en los sistemas relacionales de estos grandes programas sociales y económicos se añaden, revisan o borran casi cada segundo que pasa. Fuera del mundo de estas bases de datos, en las que la información está por lo menos estructurada de forma lógica, se encuentra la oficina automatizada, donde el texto, datos, gráficos, imágenes y voz se convierten a formato electrónico y se integran en documentos “compuestos” [compound] o “inteligentes”. Todos estos nuevos y complejos formatos informáticos, ponen en peligro la posibilidad de documentar fehacientemente los procesos de toma de decisiones y la memoria institucional, sobre todo cuando entra en juego una revolución en el campo de las telecomunicaciones que afecta a la transmisión e interconexión de la información electróníca. Si un documento electrónico tiene tan sólo una existencia pasajera como compuesto “virtual” o fugaz aparición en la pantalla del ordenador de la información almacenada aleatoriamente, existencia oríginada por los comandos de diversos usuarios en diferentes organismos y con un propósito distinto, ¿cómo conserva una institución las pruebas de una actuación concreta? ¿Cuál es el contexto de estos datos pasajeros y deslavazados? ¿Dónde queda la procedencia? Los documentos informáticos nos llevan, como las primeras ideas de Peter Scott, a la era de los archivos y documentos virtuales, donde el documento físico, tan esencial en gran parte del discurso archivístico tradicional de nuestro siglo, se convierte en algo de importancia secundaria en comparación con el contexto funcional en el que se produce, describe y utiliza el documento61. Las respuestas a estas cuestiones fundamentales empiezan ya a llegar. Los archiveros se dan cuenta de que un mundo de bases de datos relacionales, de complejas conexiones de software, de sistemas electrónicos de oficina, de documentos en “hipermedia”, de sistemas de información geográficos en niveles múltiples sigue siendo, cuando se pasa por alto la retórica de la.tecnología avanzada, un mundo de relaciones entre la información, de interconexiones, de contexto, de pruebas. El recrear estas relaciones para los complejos documentos ínformáticos de la actualidad no debe ser distinto para el archivero, en un nivel conceptual y teórico, que desenmarañar las interconexiones de las numerosas series documentales típicas de la oficina del siglo XIX, y vincularlas a las funciones y productores que les han dado vida. Por supuesto que en lo que se refiere a la estrategia y la táctica las diferencias son abismales. Margaret Hedstrom y David Bearman recomendaron, en consecuencia, “reinventar los archivos” enteramente, apartando el punto de mira de la custodia real de los documentos en los archivos para pasar al control remoto de documentos que residen en ordenadores interconectados en todo el ámbito de la Administración. Los archiveros se centrarían entonces menos en la conservación tradicional de objetos físicos que en la gestión centralízada del comportamiento institucional a fin de proteger un sentido de "documentabilidad” [“recordness”] o testimonio en los sistemas automatizados de información del 89 Guía de autoaprendizaje organismo u organismos 62. Pero la esencia de la labor del archivero de comprender y elucidar los nexos contextuales sigue siendo la misma. David Bearman, el más visionario de los escritores que han abordado el tema de los documentos informáticos, afirma que Io importante de estos desafíos a los que se enfrenta el documento tradicional es que los límites del documento han sido desbordados por un creativo acontecimiento de autoría en el que participan el usuario y el sistema. Sólo el contexto en el que se crean estos documentos virtuales puede hacemos comprender su contenido" Bearman manifiesta, con palabras que en cierta forma tranquilizan a los archiveros, que esto "se corresponde muy de cerca con una perspectiva profesional del archivero, que durante mucho tiempo se ha centrado en la procedencia y el contexto de producción de los documentos más que en el documento físico o su contenido”. Concluye diciendo que, en lo que se refiere a los numerosos problemas planteados por los documentos informáticos, “el análisis hasta la fecha ha enriquecido el concepto de la procedencia y reforzado su vínculo directo con los cometidos, funciones y en última instancia las actividades y actuaciones de un organismo, más que con las unidades organizativas...”63 Para algunos archiveros esta última frase puede resultar menos tranquilizadora. Estos vínculos conceptuales con las funciones, y no con las unidades administrativas, debilitan muchas de las perspectivas tradicionales de la teoría y metodología archivísticas que se han vertido en la obra del trío holandés, Jenkinson, Casanova e incluso Schellenberg, y que se han descrito en este documento. Los documentos informáticos le plantean al archivero una desoladora disyuntiva: la de conservar su utilidad profesional y principios básicos sólo a costa de descartar muchas de sus interpretaciones tradicionales y aplicaciones prácticas. Del discurso archivístico de este siglo, que culmina con los retos de los documentos informáticos, surge la posibilidad de un nuevo paradigma para los archivos, y quizás un nuevo orden de la información global en el que los archiveros pueden ocupar un papel protagonista. De hecho, puede que ahora tengamos la oportunidad de reafirmar la importancia de nuestra profesión enseñándole al mundo la forma de sobrevivir en un mar de datos sin sentido, buscando el significado contextualizado de nuestro conocimiento. Este nuevo paradigma se aparta del modelo conceptual de custodia y conservación que encaja con nuestro trío holandés y se adentra en un modelo de orientación “post-custodia” en el que los archiveros alejan el punto de mira del documento como producto para la investigación y objeto de conservación para centrarlo en una definición conceptual de la procedencia como relación dinámica entre todas las funciones, productores y documentos conectados entre sí. Los archivos pueden asi ser una idea a la que le ha llegado su momento, aquel en el que la mente triunfa sobre la materia 64. Conclusión: Lo que es pasado es prólogo Al seguir nuestro propio discurso teórico desde la publicación del Manual holandés, surgen varios temas clave. El más llamativo es el cambio que se produce desde una base jurídico-administrativa de los archivos, enraizada en conceptos de Estado, hasta una justificación socio-cultural de los archivos, enraizada en políticas públicas de mayor alcance y una utilización por parte del público más amplia. Este gran desplazamiento en parte es un reflejo de la sustitución de los juristas tradicionales por historiadores como fuerza motriz de la profesión, y también refleja las diferentes expectativas que tienen los ciudadanos en cuanto a lo que tendrían que ser sus archivos y su memoria colectiva. Junto con este cambio en la base conceptual de los archivos se produce otro cambio de igual profundidad: de la mera conservación del testimonio documental de los actos se pasa a asegurarse de que efectivamente se cree dicho testimonio documental, y, yendo todavía más lejos, asegurarse de que los actos mismos queden convenientemente documentados mediante 90 Archivo de Trámite una prueba fidedigna. Los archiveros han pasado por consiguiente de ser guardianes pasivos del residuo documental que han dejado los productores a convertirse en activos partícipes de la creación del patrimonio archivístico, esto es, han pasado de custodiar de forma supuestamente imparcial los documentos heredados a convertirse en agentes mediadores, conscientes de su propia dimensión histórica en el proceso de creación de los archivos y la formación de la memoria. Los usuarios de los archivos han tenido asimismo una influencia importantísima en nuestro discurso colectivo de los úitimos cien años, lo que en algunos países ha desembocado en una división del concepto de documento en “documentos activos” [`active records”] y “documentos históricos” [“hístorical archives”], e incluso ha llevado a la propuesta de que el propio valor archivístico debería determinarse en función de la utilización secundaria para la investigación. Estos cambios fundamentales han afectado, a su vez, el carácter de la teoría archivística, que cuando se enunció por vez primera se basó en normas elaboradas para la organización y descripcion de documentación antigua procedente de instituciones estables y jerárquicas. Estos conceptos tradicionales han tenido que sufrir grandes transformaciones para adaptarse a una perspectiva distinta, la necesaria para la valoración (así como para la descripción) de los dinámicos documentos informáticos producidos por las inestables instituciones del mundo moderno. La procedencia, por ejemplo, ya no se refiere únicamente al único productor de fondo, sino al contexto más amplio, más conceptual y más inclusivo de producción. De hecho, el fundamento de toda empresa archivística se ha desplazado en este siglo del artefacto físico del documento y su organización a los procesos conceptuales de su producción, se considere el espectro de documentos virtuales en un sistema informático, los nuevos planteamientos de la macrovaloración que se basan en las funciones, la descripción relacional de fondos de productores múltiples, o las propuestas de la época post-custodia de “archivos sin fronteras” en una red Internet de alcance mundial. Todos estos cambios que se han ido produciendo en el curso de este siglo no son ni absolutos, ni completos, ni se han dado en todos los países; algunos están todavía en curso de aparición. Algunos se contradicen entre sí, y otros no gozan de la aceptación de todos los archiveros, o han sido objeto de encendidos debates. Aún así, son los temas que predominan en el pensamiento archivístico de este siglo. Son el corazón de nuestro discurso, la narrativa profesional que tenemos con nosotros mismos. Constituyen nuestra propia “política de la memoria”. Y de estas voces pasadas extraemos sabiduría para nuestro futuro. NOTAS 1 Para reducir los costes de traducción, esta presentación se ha reducido aproximadamente a la mitad del contenido de la versión que preparé oríginalmente para su distribución en el Congreso de Pekín. Los apartados sobre descripción, documentos informáticos. los ámbitos de responsabilidad y el pensamiento -post-custodia” se han visto abreviados considerablemente, y se han eliminado bastantes referencias cruzados. La versión original de este documento aparecerá en otra publicación para los lectores interesados en un análisis más amplio. Al escribir esta versión más larga recibí el consejo formal de veintisiete archiveros de cinco paises. Quiero expresar mi sincero agradecimiento a estos colegas, que se tomaron el tiempo de comentar (a veces muy largamente) mis primeros borradores. Sus críticas han mejorado considerablemente esta versión del documento, así como la de su más extenso predecesor (el único donde encuentran espacio muchas de sus ideas). Cualquier error que aparezca en estas dos versiones es atribuible solamente a mí. Los colegas que leyeron mis borradores son de China (Han Yumei), Australia (Gienda Acland, Sue McKemmish y Angela Slatter), Holanda (Jan van den Broek y F.C.J. (Eric) Ketelaar), Estados Unidos (David Bearman, Richard Cox. Margaret Hedstrom, Jim O”Toole y Helen Samuels) y Canadá (Barbara Craig, Gordon Dodds, Luciana Duranti, Tom Nesmith, Hugh Taylor y lan Wilson): también las leyeron mis propios colegas en el Archivo Nacional de Canadá (Gabrielle Blais, Brien Brothman. Richard Brown, Jacques Grimard, Candace Loewen, Lee McDonald, Jonn McDonald, Heather MacNell. Joan Schwartz y JeanPierre Wallot). La versión definitiva del documento también se debe a las cuidadosas correcciones de Ed Dahí, del Archivo Nacional de Canadá. 91 Guía de autoaprendizaje 2. Jean Pierre Wallot. ‘Building a living Memory for the History of our Present: Perspectives on Archival Appraisal”, Journal of the Canadian Historical Association 2 (1991), pp. 263-82, con citas de la página 282. 3. Jacques Le Goff. History and Memory. Traducido por Steven Rendall y Elizabeth Claman (Nueva York, 1992), pp, xvi-xvii, 59-60. y passim Gerda Lerner. The Creation of Feminist Consciousness: From the Middle Ages to EighteenSeventy (New York and Oxford. 1993). a lo largo de toda la obra pero sobre todo en el capitulo 11: “The Search for Women’s History” Milan Kundera. The Bock of Laughter and Forgeffing (1980). parte 1. sección ii. citado en Barlertt’s Familiar Quotations, editado por Justin Kaplan, 16ª edición (Boston, et a;.. 1992), p,761 Para encontrar más argumentos sobre el tema de la política “controladora” e incluso la filosofía o la poesia en el mundo de los archivos consúltese la obra ce Terry Cook “Electronic Records. Paper Minds: The Revolution in Information Management and Archives in the Post-Custodial and Post-Modernist Era.” Archives and Manuscripts 22, (November 1994), sobre todo pp. 315-20. 4. Barbara Craig. “Oward Visions. Inward Glance Archives History and Professional Identity,” Archival Issues 17 (1992), p.1 21 5. Los mejores resúmenes breves en ing!és son los de Michel Duchein, *’The History of European Archives and the Development of the Archival Profession in Europe. “American Archivist: 5 (Winter 1992). pp 14-24, y Luciana Duranti, “The Odyssey of Records Managers”, en Canadian Archival Studies and the Rediscovery of Provenance, editado por Tom Nesmith (Metuchen. N.J 1993), pp. 29-60, Sus notas apuntan a otras muchas fuentes en otros idiomas. También resulta útil la obra de James Gregory Bradsher y Michele F. Pacifico. “History of Archives Administration”, en la obra editada por James Gregory Bradsher Managing Archives and Archival institutions (Chicago. 1988). pp. 18-33: asi como otros ensayos sobre las tradiciones archivisticas nacionales pub!icados en la obra editada por Oddo Bucci Archival Science on the Threshold of the Year 2000 (Mascerata, Italia 1992). La más reciente panorámica profesional, con un contenido histórico considerable, nos la ofrece la obra de James M. O’Toole. Understanding Archives and Manuscripts. (Chicago, 1990). 6. Michel Duchein “History of European Archives”, p, 19. 7. S, Muller. J.A. Feith y R. Fruin. Manual for the Arrangement and Description of Archives (1898), traducción (1940) de la segunda edición realizada por Arthur H. Leavitt (Nueva York, reeditado en 1968) pp. 13-20. 33-35. 52-59 8 Cita de Frank Upward, quien también hace esta critica observación en “In Search of the Continuum lan Maclean’s *Australian Experience” Essays on Recordkeeping”. en The Records Continuum tan Maclear and Australian Archives First 50 Years, editado por Sue McKemmish y Michael Piggot (Ciayton, 1994). pp 110-30 9. Los propios holandeses fueron los primeros en reconocer las nuevas realidades administrativas y así fueron también los primeros en refundir o ampliar las reglas originales. Consúltese el articulo de Herman Hardenberg “Some Reflections on the Principles for the Arrangement of Archives”, que apareció en Modem Archives Administration and Records Management. A RAMP Reatier, editado por Peter Walne (Paris, 1985), pp. 111- 14 (F.C.J. Ketelaar hizo la traducción del articulo original en alemán, que apareció en 1963). 10. Ernst Posner, “Some Aspects of Archival Development Since the French Revolution”, en Archives and the Public Interest: Selected Essays by Errisr Posner, editado por Ken Munden (Wahington, 1967), p. 31. 11 Cita que aparece en el artículo de Marjorie Rabe Barritt “Coming lo America: Dutch Archivistiek and American Archival Practice”, Archival Issues 18 (1993), p. 52. 12. ‘Memoir of Sir Hilary Jenkinson”. en la obra de J. Conway Davies Studies Presented to Sir Hilary Jenkinson, C.B.E. LL.D., F.S.A. (Londres. 1957). Estas “Memorias” constituyen el mejor boceto biográfico de Jenkinson que puede complementarse con la obra de Richard Stapleton “Jenkinson and Schellenberg: A. Comparison”, Archivalia 17 (Winter 1933-84), pp. 75-85. 13. Hilary Jenkinson, A Manual of Archive Administration (Londres. 1968. reimpresión de la segunda edición revisada de 1937), pp. 149-55. Para ser justos, hay que señalar que Jenkinson defendió un papel limitado de “hacer archivos” para los archiveros: que consistía en enunciar una serie de normas en virtud de las cuales los administradores podrían generar y mantener en el futuro archivos de gran calidad, los cuales merecerían la misma confianza que los del pasado como testimonio de pruebas auténticas e imparciales. Esta solución dista mucho de ser satisfactoria para el tema de la valoración, aunque constituye un paso muy útil. Reconoce (p. 190) el insoluble dilema, en el contexto de su planteamiento global, de que esta intervención “hacedora de archivos” tendría que diferenciar entre organismos (y programas y actividades) más “importantes” y los demas, si bien esos mismos juicios de importancia y valor (que constituyen los cimientos de la moderna valoración de documentos) socavan inmediatamente la esencia de su archivero imparcial, y por consiguiente, Jenkinson (que por lo menos siempre fue coherente) reconoce que “sobre este tema no tenemos ninguna sugerencia que ofrecer”. No parece haberse dado cuenta de que incluso esta intervención, que se limitaría a sentar las normas para "hacer archivos”, también perjudica la “inocencia” de los archivos como acumulación natural o pura de la información documental que sus administradores produjeron, organizaron y utilizaron en el curso normal de sus actividades tal y como a ellos (y no a los archiveros enunciadores de normas) les pareció más adecuado. 14 F. Gerald Ham. Selecting and Appraising Archives and Manuscripts. (Chicago, 1993). p.9. 15. Está fue la situación reinante en la antigua Unión Soviética y muchos de sus paises satélites. Consúltese la obra de Patricia Kennedy Grimsted. Archives and Manuscript Repositones in the USSR: Moscow and Leningrad (Princeton, 1972). pp. 23-60: y, para una visión más mordaz. su reciente obra Intellectual Access and Descriptive Standards for Post-Sovíet Archives: What is to be Done?, versión preliminar no publicada. International Research and Exchanges 92 Archivo de Trámite Board (Princeton. marzo de 1992). pp. 9-23. Desde los años 30 en adelante, la autora señala (p. 10) que los archíveros tenían que “recalcar los conceptos marxista-leninistas de la historia y demostrar los ingredientes de la lucha de clases y la victoria de las masas trabajadoras. A los archiveros se les despedía por elaborar descripciones “objetivas” o meramente reales de los documentos y no mostrar cómo una serie de documentos representaba la lucha contra las clases dirigentes. Los documentos del archivo no relacionados con los temas del partido simplemente no se describían, o no se recogía su naturaleza intrínseca o su procedencia.” 16. Jenkinson, Manual or Archive Administration. pp. 101 -2, El contexto de las ideas de Jenkinson y sus repercusiones (y puntos flacos) se analizan en el ensayo de Michael Roper, “The Development of the Principies of Provenance and Respect for Original Order in the Public Record Office”, que apareció en The Archival Imaginarion: Essays in Honour of Hugh A. Taylor. obra editada por Barbara L. Craig (Ottawa, 1992), pp. 134-49. 17. Véase por ejemplo el descarado jenkinsonismo de los australianos, tal y como se refleja en la obra editada por Sue McKemmish y Frank Upward Archival Documents: Providing Accountability Through Record-keeping (Melbourne; 1993); o en el artículo de Glenda Acland, “Archivist - Keeper; indertaker or Auditor ¿”, Archives and Manuscripts 19 (mayo 1991), pp. 9-15. Para conocer la perspectiva canadiense, consúltese la obra de Heather MacNeil “Archival Theory and Practice: Between Two Paradigms” Archivana 37 (primavera 1994), pp. 6-20. 18. Para conocer el panorama italiano y la obra de Casanova, consúltese “The Evolution of Archival Science”, de Bucci, pp. 17-43. Las citas corresponden a las pp. 34-35, y a la “Introducción”. p. 11. 19. Estas cifras re han tomado de James Gregory Bradsher, “An Administrative History of the Disposal of Federal Records, 1789-1949”. Provenance 3 (otoño de 1985). pp. 1-21. Yo las he convertido en números redondos de pies a metros. 20. Margaret Cross Norton. “Records Disposal”, que aparece en la obra editada por Thornton W. Mitchell, Norton on Archives: The Writings of Margaret Cross Norton on Archives and Records Management (Chicago. 1975). p. 232. y “The Archivist and Records Management” en esta misma obra: Philip C. Brooks “The Selection of Records for Preservation”, American Archivist 3 (octubre 1940). p. 226: sobre el tema del contraste con Jenkinson, consúltese la obra de Donald R. McCoy. The Natonal Archives- America’s Ministry of Documents. 1934-1968 (ChapeL Hill, 1978). p. 178. 21. Ham, Selecting and Appraising Archives. p. 7. Schellenberg hace una exposición más completa de sus tan citados principios en “The Appraissal of Modern Public Records”, National Archives Bulletin, no. 8, (Washington1956). pp. 1-46. Hay un extracto disponible en la obra editada por Maygene F. Daniels and Timothy Walch A Modem Archives Reader. Basic Readings on Archival Theory and Practice (Washington. 1984). pp. 57-70. 22. Citas de ibidem. pp. 58-63. 69. 23. Ham, Selecting and Appraísing Archives. p. 8. 24. Para un análisis sobre la evolución personal de Schellenberg, sobre todo en lo relativo a los archivos privados y las relaciones de los archivos con los bibliotecarios, véase la obra de Richard C. Berner Archival Theory and Practice in the United States: A Historical Analysis (Seattle y Londres. 1983), pp. 47-64. y passim. 25. Los australianos han sido muy elocuentes al manifestarse en contra de la distinción que hace Schellenberg entre “archives” y “records”, que consideran se opone al propósito común que los une como “documentos archivísticos” en cualquier momento de su vida en el continuum de los documentos. Véase por ejemplo, McKemmish y Upward, Archival Documents, pp. 1, 22 y passim, o Glenda Acland, “Managing the Record Rather Than the Relic”, Archives and Manuscripts 20 (mayo 1992), pp. 57-63. Para conocer cómo se interpreta y aplica en Australia el concepto del continuum en lugar del planteamiento del ciclo vita, véanse varios de los autores (pero especialmente Frank Upward) que aparecen en McKemmish Piggot, Records Continuum. 26, Schellenberg, Management of Archives. pp. 162 y sigs. Una exposición paralela y una fuente influyente de ideas sobre este tema puede encontrarse en Oliver W. Holmes, “Archival Arrangement — Five Different Operations at Five Different Levels”. American Archivist 27 (enero 1964), pp. 21-41. y sobre todo en las pp. 25-27. 27. Cada vez más críticos son partidarios de la eliminación del record group y de volver a ceñirse más estrictamente a la procedencia más que de llegar a un compromiso práctico. El australiano Peter Scott, cuya obra es otra vez muy popular en Norteamérica, fue quien expresó las primeras objeciones. Véase Peter Scott, “The Record group Concept”: A Case for Abandonment”. American Archivist 29 (octubre de 1966). p. 502. y passim; y una publicación más reciente, de David A Searman y Richard H. Lytie, “The Power of the Principle of Provenance”. Archivana 21 (invierno 1985-86), p. 20: y Terry Cook “The Concept of the Archival Fonds: Theory, Description and Provenance in the PostCustodial Era”, en la obra editada por Terry Eastwood The Archival Fonds. From Theory to Practice (Ottawa, 1992). sobre todo pp. 47-52. 28. Cita extraida de McCoy, National Archives, p, 180. 29. Barbara Craig, ‘What are the Clients? Wno are the Products? The Future of Archival Public Services in Perspective’”. Archivana 31 (invierno 19-00-91), pp. 139-40. 30. Meyer H. Fishbein. “A Viewpoint on Appraisal of National Records, American Archivist 33 (abril 1970), p. 175. 31. Maynard, J. Brichford. Archives and Manuscripts Appraisal & Accessioning (Chicago, 1977). p. 13. 32. F. Gerald Ham. “The Archival Edge”, en Daniels y Walsh, Modem Archives Reader. pp. 328-29. 33. Es precisamente por este motivo por el que he criticado en términos severos el abordar los archivos en función de su utilizacion, Terry Cook, “Viewing the World Upside Dowin Reflections on the Theoretical Underpinnings of Archival; Public Programming2, Archivana 31 (invierno 1990-91). pp. 123-34: “Easy to Byte. Harder to Chew The Second 93 Guía de autoaprendizaje Generation el Electronic Records Archives”. Archivana 33 invierno 1991-92), pp. 210-11: y “Wind Over Matter: Towards a New Theory of Archival Appraisal-, en Craig, Archival Imagination. pp. 40-42. y passim. Sobre este mismo tema, véase también Eric Ketelaar. “Explotation of New Archival Materials , Archivum 35 (1989). pp. 189-99. Estoy absolutamente de acuerdo con Ketelaar cuando dice que la valoración, y la adquisición de los archivos no debe hacerse en función de la utilización; ahora bien, una vez que ha llegado archivo. Su descripción, referencias y difusión han de reflejar por supuesto las necesidades del usuario lo mejor posible. 34. Donde está mejor expuesto este planteamiento basado en el contenido, que mermaria considerablemente, si es que no acaba negándolo, el valor de cualquier teoria archivistica, es en John Roberts “Archival Theory: Much Ado About Shelving”, American Archivist 50 (invierno 1987), pp. 66-74; y “Archival Theory: Myth or Banality”, American Archivist 53 (invierno 1990). p. 110-20. La principal defensora de este planteamiento basado en la utilización es Elsie T. Freernan (ahora Finch), quien rechaza la teoria archivistica tradicional como meras “normas de orden y práctica (que a veces se llaman principios)”; véase su articulo “The Eyes of the Beholder: Archives Administration from the User’s Point of View”. American Archivist 47 (primavera 1984). pp. 112-13. 119. 35 Oddo Bucci hace la misma observación en “Evolution of Archival Science”, p. 35 y sigs. 36 El primero en introducir la memorable frase de Abraham Lincoin en el contexto archivistico fue Eric Ketelaar, véase su “Archives of the People, By the People for the People”. South African Archives Journal 34 (1992). pp. 5-16. 37 Hans Booms. “Society and the Formation of a Documentary Heritage; Issues in the Appraisal of Archival Sources”. Archivana 24 (verano 1987), (original de 1972: traducción de Hermina Joldersma y Richard Klumpenhouwer). p. 104. Para conocer el desarrollo de las opiniones de Booms sobre los documentos, que reflejan o expresan una “imagen” de la sociedad, consúltese la obra de su colega en el Bundesarchiv Siegfried Büttner, descrita en Terry Cook Archival Appraisal of Records Containing Personal Information: A RAMP Study with Guidelines (Paris, 1991). Pp. IV-V. 35-37: e inter alia, los comentarios que Hans Booms hace de las opiniones de Búttner en “úberlieferungsbildung: Keeping Archives as a Social and Political Activity”. Archivaria 33 (invierno 1991-92), pp. 28-29. 38 Ibid— pp. 25-33 (las citas son de las pp. 31-33). 39. Véanse de Cook, Archival Appraisal of Records y “Mind Over Matter.” 40. Para conocer el planteamiento en sí, consúltense los siguientes informes de Terry Cook: “An Appraisal Methodology: Guidelines for Performing An Archival Appraisal”, (diciembre 1991). y “Government-Wide Plan for the Disposition of Records 1991-1996” (octubre 1990)); ambos son informes internos del Archivo Nacional. Para conocer una propuesta de perfeccionamiento de estas metodologías, aunque todavía precisa de estrategias de implantación más completas. Véase Richard Brown, “Records Acquisition Strategy and Its Theoretical Foundation: The Case for a Concep of Archival Hermeneutics”, Archivana 33 (invierno 1991-92), pp. 34-56, asi como “Macro-Appraisal Theory and the Context of the Public Records Creator”, del mismo autor, que se publicará próximamente. 41. T.K. Bikson y E. F. Frinking, Preserving the Present: Toward Viable Electronic Records (La Haya, 1993). pp. 33-34. 42. La formulación original se encuentra en Helen Wila Samuels. ‘Who Controls the Past”, American Archivist 49 (primavera 1986). pp. 109-24. En un articulo publicado posteriormente se actualiza el tema y se incluyen referencias adicionales: véase Richard J. Cox y Helen W. Samuels “The Archivist’s First Responsibility: A Research Agenda to Improve the ldentification and Retention of Records of Enduring Value**. American Archvist 51 (invierno-primavera 1988). pp. 28-42. 43 Para conocer las criticas, véase David Bearman, Archival Methods (Pittsburgh 1989). pp 13-15. y Terry Cook, “Documentation Strategy”. Archivana 34 (verano 1992), pp. 161-91. 44. Helen Willa Samuels. Varsity Letters Documenting Modern Colleges and Universities (Metuchen, N J., y Londres. 1992). p. 15. y passim. Consúltese asimismo su exposición general de las estrategias para documentar y del análisis funcional institucional, en Helen W. Samuels. “Improving our Disposition: Documentation Strategy”, Archivana 33 (invierno 199192), pp. 125-40. Otro planteamiento complementario para la elaboración de planes estratégicos de valoración figura en la obra de Joan D. Krizack. Documentation Planning for the U.S., Health Care Systems (Baltimore. 1994) 45. El mejor análisis es el de Wilfred I. Smith. “Total Archives: The Canadian Expertence” (publicado por primera vez en 1986), en Nesmith. Canadian Archival Studies. pp. 133-50, En un articulo de Terry Cook puede verse un examen que apoya, aunque también critica, este análisis: Terry Cook. “The Tyranny of the Medium, A Comment on Total Archives” Archivana 9 (invierno 1979-80). pp, 141-49. 46 Véase Ian E Wilson. “Reflections on Archival Methods and Strategies”, ponencia presentada ante la Society of American Archivists. Indianapolis. 8 de septiembre de 1994 de próxima publicación. 47 Hugh A Taylor. “Transformation in the Archives: Technological Adjustment of Paradigm Shift”. Archivana 21, (invierno 1987-88). pp. 15 18, 24- “The Collective Memory: Archives and Libraries As Heritage”. Archivana 1 (invierno 198283), p. 118, 122: “Information Ecology and the Archives of the 1980s”. Archivana 18 (verano 1984). p, 25: y “Towards the New Archivist the Integrated Professional”; ponencia presentada en la conferencia anual de la Association of Canadian Archivisist Windsor junio de 1988. manuscrito, pp. 7-8. Otras importantes afirmaciones se encuentran en Hugh A. Taylor, “The Media Record Archives in the Wake of McLuhan”. Georgia Archive 6 (primavera 1978) pp. 1-10 y “My Very Act and Deed’. Some Reflections on the Role of the Textual Records in the Conduct of Affairs”. American Archivist 51 (otoño 1988). pp, 456-69. El análisis más completo del pensamiento de Taylor está en la obra de Tom Nesmith. “Hugh Taylor’s Contextual idea For Archives and the Foundation of Graduate Education in Archival Stud- 94 Archivo de Trámite ies”, en Craig. The Archival Imagination Essays in Honour of Hugh A. Taylor, pp, 13-37, La mayoria de los ensayos en este festscnrft revelan inter alia las profundas repercusiones que las ideas de Taylor supusieron para toda una generación de archiveros. 48 Tom Nesmith “Introduction: Archival Studies in English-Speaking Canada and the North American Rediscovery of Provenance”, en Nesmith, Canadian Archival Studies, pp. 1-28, en lo que se refiere al liderazgo de Taylor en este redescubrimiento, véase la p. 4. 49 Ibid., p. 14. 18-19 y Tom Nesmith. “Archives from the Bottom Up: Social History and Archival Scholarship”, Archivaria 14 (verano 1982). Pp.5-26. 50. Terry Cook. «From Information to KnowIedge: An Intellectual Paradigm for Archives” Archivaria 19 (invierno 198485), pp. 46.49 51 Nesmith. “Introduction”. p 18 Su libro (Canadian Archival Studies) fue concebido para exponer la gran variedad existente en este ejercicio de incursión y redescubrimiento de la procedencia, que se basa en el estudio y análisis de los documentos. 52 Para una exposición general, véase Luciana Duranti. “Diplomatics: New Uses for an Old Science”, Archivaria 28 (verano 1989). pp. 7-27. el primero de una serie de seis artículos que aparecieron en los números 28 al 33 de Archivaria. 53 Bearman y Lytle. “The Power of the Principle of Provenance”. pp. 14-27 sobre todo la p. 14. donde se encuentran la cita y la nota No. 1 donde se habla de las influencias canadienses. 54 El reexamen europeo de la procedencia se encuadra con frencuencia en el contexto del documento informática o en el de los voluminosos documentos de los grandes organismos. Para conocer ejemplos, consúltense los siguientes autores: Claes Granstrom, “Will Archival Theory Be Sufficient in the Future?». pp. 159-67, y Bruno Delmas. “Archival Science and Information Technologies”. pp. 168-76. ambos aparecidos en la obra editada por Angelika MenneHaritz Information Handling in Offices and Archives (Munich. 1993). La misma afirmación la hacen muchos de los autores europeos que figuran en Bucci, ed. Archival Science on the Threshold: en Kerstin Abukhantusa y Jan Sydbeck. The Principle of Provenance: Report from the First Stockholm Conference on Archival Theory and the Principle oí Provenance. 2-3 Septiembre 1993 (Suecia, 1994); y en Judith A. Koucky, ed. Second European Conference on Archives: Proceedings (París, 1989). Este mismo argumento fue muy bien expuesto en el XII Congreso Intemacional de Archivos (Montreal. 1992) por Angelika Menne-Haritz, “Archival. Education: Meeting the Needs of Society in the Twenty-First CentuT, separata de la ponencia de la sesión plenaria, sobre todo las pp. 8-11. 55. La mejor exposición del Sistema de Series Australiano (que incluye una notable reconceptualización y actualización de las ideas de Scott) se encuentra en la obra de Píggot y McKemmish. The Records Continuum, sobre todo en los ensayos de Sue McKerrimish y Chris Hurley. La exposición del propio Scott se encuentra en Scott. ‘The Record group Concept’, pp. 493-504: y su serie de cinco partes, con diversos coautores: “Archives and Administrative Change - Some Methods and Approaches”, Archives and Manuscripts 7 (agosto 1978), pp. 115-27; 7 (abril 1979), pp. 151-65; 7 (mayo 1980), pp. 41 -54; 8 (diciembre 1980), pp. 51-69 y 9 (septiembre 1981). pp. 3-17. 56 Véase Chris Hurley, “What, if Anything, is a Function”, Archives and Manuscripts 21 (noviembre 1993), pp. 208-20. Y “Ambient Functions Abandoned Children to Zoos”, de próxima publicación. 57 De hecho, el replanteamiento que se ha hecho en Nortearnérica de los paradigmas descriptivos para los archivos en un marco ‘post-custodia” se debe explícitamente a la inspiración de Scott: véase Max J. Evans, ‘Authority Control An Alternative to the Record group Concept”, American Archivist 490 (verano 1986), pp. 251-53, 256, 259, y passim: Bearman y Lytle, «The Power of the Principle of Provenance”, p. 20: y Cook, “Concept of the Archival Fonds’, en Eastwood, Archival Fonds, pp. 52, 67-68. La gran influencia que Scott tuvo en su propio país contribuye a explicar por qué Australia está casi siempre a la cabeza del pensamiento ‘post-custodia’ sobre todo en lo relativo a la revitalización de la gestión de documentos y la práctica descriptiva. Para una visión general del pensamiento post-custodia en general, con referencias a otras obras en la materia, véase Cook ‘Electronic Records, Paper Minds: The Revolution of Information Management and Archives in the Post-Custodial and Post-Modernist Era’. 58. En lo que se refiere a éstas, un gran número de estrategias y prácticas se han ido elaborando (o por lo menos han sido recomendadas a los archiveros) para el tratamiento de los documentos informáticos, si bien no hay espacio para comentarlas en este ensayo, que está dedicado al discurso conceptual y no a las metodologias prácticas. La mejor fuente de planteamientos estratégicos se encuentra en la obra editacia por Margaret Hedstrom Electronic Records Management Program Strategies, (Pittsburgh 1993), en la que se describen estudios prácticos, con un análisis de los factores decisivos de éxito y de fracaso de programas de documentos informáticos a nivel internacional (2), nacional (4), estatal (4) y universitario (1), con una evaluación global y una extensa bibliografía comentada (59 páginas) recopilada por Richard Cox para que los lectores sigan adentrándose en el tema. Consúltese asimismo a David Bearman en “Archival Strategies’, ponencia debatida en la conferencia de la SAA de 1994, que se publicará próximamente en American Archivist. 59 Una muestra de el!o se puede ver en las obras de David Bearman que figuran en estas Notas: diez de sus ensayos se han recopilado en su obra Electronic Evidence: Strategies for Managing Records in Contemporary Organizations (Pirtsburgh, 1994); y un amplio abanico de los comentarios y análisis de este autor pueden verse en todos los números de Archives and Museum Informatics, que él mismo edita, Margaret Hedstrom ha sido la otra voz americana más importante: consúltese su manual pionero editado por la SAA Archives and Manuscripts: Machine-Readable Records (Chicago, 1984), y publicaciones más recientes de esta misma autora, “Understanding Electronic Incun- 95 Guía de autoaprendizaje abula: A Framework for Research on Electronic Records”, American Archivist 54 (verano 1991), pp. 334-54: “Descriptive Practices for Electronic Records: Deciding What is Essential and lmagining What is Possible”. Archivaria 36 (otoño 1993), 53-62: y con David Bearman, “Reinventing Archives for Electronie Records: Alternative Service Delivery Options”, en Hedstrom. ed., Electronic Records Management, pp. 82-98. Otro pionero en el campo del archivo informático, anterior a Hedstrom, era también americano: Charles M. Dollar: consúltese su “Appraising Machine-Readable Records”, (publicado inicialmente en 1978), en Daniels y Walsh Modem Archives Reader. pp. 71-79; y. más recientemente, Archival Theory and Information Technologies: The Impact of Information Tecnnologies on Archival Principles and Methods (Mascerata, Italia, 1992). Antes, el canadiense Harold Naugler había dejado oir su voz en The Archival Appaisal of Machine-Readable Records: A RAMP Study with Guidelines (Paris. 1984) 60. Cook, “Easy to Byte, Harder lo Chew”. pp. 203-8. 61. Sue McKemmish ofrece una estimulante discusión sobre este tipo de perspectiva en “Are Records Ever Actual’?, que aparece en McKemmish y Piggot, The Records Continuum, pp. 187-203. 62. Éste es el provocador argumento de David Bearman y Margaret Hedstrom en ‘Reinventing Archives for Electronic Records”, pp. 89-98, sobre todo la p. 97. Otro importante artículo de Searman sobre la reorientación estratégica, Las tácticas idóneas para culturas organizativas diversas y la gestión de riesgos es “Archival Data Management to Achieve Organizational Accountability for Electronic Records”, en McKemmish y Upward, Archival Documents, pp. 215-27: y su “Archíva¡ Strategies”, de próxima publicación. Para conocer las tácticas que abordan directamente las funciones tradicionales del archivero, véase Dollar Archival Theory and Information Techriologres, capitulo cuarto. 63. David Searman, “Multisensory Data and lis Management”, en Cynthia Durance, ed., Management of Recorded Information: Converging Disciplínes (Munich, 1990), p. 111; y “Archival Principles and the Electronic Office”, en Menne-Haritz, Information Handling, p. 193. 64. Para conocer la naturaleza intelectual y conceptual de la labor archivistica que se centra en las ideas en vez de en los objetos, véase Terry Cook, “Leaving Safe and Accustomed Ground: Ideas for Archivist. Archivaría 23 (invierno 1986-87), pp. 123-25, y en los argumentos principales de su “Mind Over Matter” y Electronic Records, Paper Minds”. TRADUCTORES Mr. Daniel de OCAÑA LACAL (Spain) Mr. Luis MARTINEZ GARCIA (Spain) Mrs. Victoria ARIAS ROCA (Spain) 96 Archivo de Trámite ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Técnicas y tratamiento de documentación administrativa. Molina Montes, J. Leyva Palma, Víctor 97 Guía de autoaprendizaje 98 Archivo de Trámite TECNICAS DE ARCHIVO Y TRATAMIENTO DE DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA Molina Montes, J. Leyva Palma, Victoria 3.4. EL TRATAMIENTO TECNICO DE LA DOCUMENTACION Los fondos de un archivo no podrían ser útiles para el servicio que se pretende si no cuentan con una organización y un control. “La organización es la operación por la que se agrupan los documentos individuales en unidades inteligibles y estas unidades entre sí a fin de que queden relacionadas” 110. El éxito de todo archivo depende de la correcta organízación impuesta a los fondos mismo. Para organizar un archivo es necesario que existan dos tipos de actividades: intelectuales y físicas, ambas se llevan a cabo en varias fases que se complementan entre sí. Dentro de las actividades intelectuales,el archivero tiene que analizar y estudiar cada una de las series documentales ingresadas para proceder a su clasificación, valoración y descripción, una vez que han sido identificadas. Las actividades físicas se hallan en relación con las de su acondicionamiento y colocación en las estanterías, así como la de su signaturdo (notación), formando unidades de instalación homogéneas en los depósitos 111. A continuación describiremos las diferentes acciones que se llevan a cabo en los archivos centrales dentro de cada fase del tratamiento archivísico. 3.4.1. Recepción Es la primera acción que da comienzo al tratamiento de la documentación. La recepción de ingresos consiste en controlar la descarga e instalación provisional en las estanterías de los depósitos de cada una de unidades recibidas. La forma de ingreso de la documentación en los archivos centrales es, por regla general, mediante las transferencias periódicas, procedentes de los archivos de oficina que forman la estructura del organismo. Pero, aunque no es lo común, pueden existir otras formas de ingreso tales como las donaciones, adquisiciones o depósitos. * Instalación Provisional. La documentación ingresada se instala provisionalmente de acuerdo al número de orden de las cajas, siempre a continuación de la última transferencia, realizada, hasta que no se proceda a su cotejo y comprobación definitiva. Este sistema se utiliza siempre en los archivos de depósito con el fin de aprovechar al máximo es espacio disponible, evitando así el dejar huecos libres para cada procedencia diferente. 111 El impreso denominado”Estudio de Serie” ha sido utilizado a partir de esa fecha tanto para las series documetales de nuevo ingreso como para las transferidas al Archivo General de la Administración 99 Guía de autoaprendizaje Por otra parte, es imprescindible que las cajas tengan las dimensiones que se indican en las normas, puesto que de no ser así, se tendrían que instalar en pasillos y descansillos, ocasionando graves problemas para el correcto funcionamiento del archivo. Para llevar un primer control de la ubicación física y procedencia de las nuevas cajas ingresadas en el depósito, se utilizan testigos (impresos) que se colocan en la primera caja de cada transferencia donde se identifica: la fecha de ingreso, el número de registro de entrada, la procedencia y el número totoal de cajas correspondientes a dicho ingreso. * Registro General de Entrada: Es el primer instrumento de control de los ingresos de documentación en un archivo. Se elabora a partir de la información contenida en las Relaciones de Entrega que acompañan a la transferencia. En el momento de la recepción se comprueba que no falta ninguna de las cajas que figuran relacionadas y se procede a hacer su correspondiente asiento en el Libro de Registro General de Entrada de documentación con los siguientes campos de información: Fecha de Ingreso; N° de Reg° Gral. (número correlativo); Organismo Remitente; Organismo Productor; Nombre de la Serie/Series documentales ingresadas (puede ser una identificación genérica); Fechas límites; Número total de unidades y forma de Ingreso. Se puede contemplar además otra información: Localización Topográfica; Titularidad y Observaciones, tal y como establece el modelo propuesto por la Dirección de los Archivos Estatales 112. * Cotejo. Acondicionamiento. Ordenación: Una vez que la documentación ya está registrada, el primer paso es COTEJAR o comprobar que el contenido de las cajas ingresadas coincide realmente con el que viene reflejado en la relación de entrega, de no ser así se van corrigiendo los errores y rehaciendo la descripción. Debe mejorarse asimismo la identificación de cada serie puesto que en algunas ocasiones puede ocurrir que no estén descritas en hoja de portad aparte. Cuando, dentro de una transferencia, ingresa una misma serie documental que ha sido instalada de forma no correlativa dentro de la numeración de las cajas, se puede proceder a agruparla de acuerdo al orden cronológico para instalarla de forma ordenada. Paralelamente al cotejo se van ACONDICIONANDO físicamente los expedientes en carpetillas de papel o cartulina y se van eliminando todos los elementos plásticos que contienen. Siemprer se respeta el orden interno que la oficina ha dado a los expedientes, sólo se introducen modificaciones cuando se detectan errores dentro del orden establecido. * Instalación y Signaturado: La instalación constituye la etapa final de la organización archivística. A medida que se va cotejando la documentación se van formando las unidades de instalalción adecuadas a su soporte o formato. 112 Dicho modelo figura como anexo dentro del Manual de Tratameinto de Archivos Administrativos de María Luisa Conde dentro de las Normas Técnicas no. 2. 100 Archivo de Trámite La gran mayoría de la documentación ingresada corresponde a documentos en papel y textuales que van instalados en las cajas de cartón normalizadas. Cada caja lleva un número de orden correlativo que es la SIGNATURA del archivo central, dato ímprescindíble para su localización en los depósitos. Las cajas signaturadas se colocan, una a continuación de la otra, a medida qúe se van instalando de abajo a arriba y de izquierda a derecha. Para el control físico de las unidades de instalación en los depósitos se debe numerar cada cuerpo de estantería indicando asímismo las signaturas extremas que contiene. Los ingresos que contienen documentación especial (fotografías, vídeos, dibujos, mapas, planos, discos de ordenador, cintas,etc.) se acondicionan en mobiliarios y unidades de conservación diferentes, llevan por lo tanto una signatura distinta al resto del fondo documental. 3.4.2. Identificación de la Documentación De toda transferencia de documentación se debe llevar a cabo un estudio pormenorizado de las series documentales ingresadas, investigando los dos elementos esenciales que las constituyen: 1") El elemento orgánico 2") El elemento funcional El primero consiste en identificar al órgano productor de la documentación, diferenciándolo del remitente cuando así procede, puesto que en muchas ocasiones no coinciden debido a que la documentación suele tener al menos 5 años de antigüedad. El elemento funcional está representado por la actividad administrativa que tiene encomendada ese organismo productor, en virtud de la competencia que tiene a su cargo, que se plasma materialmente en el tipo documental básico, que compone la serie documental. En ambos casos, la información se recoge a través de la propia documentación y de repertorios legislativos 113. Se deben recopilar todas las disposiciones oficiales relacionadas con la evolución orgánica del sujeto productor (fecha de creación, competencias, supresión, etc.) y las normas oficiales referentes al procedimiento administrativo que regulan la existencia del trámite de la serie documental. La información obtenida acerca de la estructura, competencias y evolución de cada órgano productor debe quedar recogida en un Fichero de Organismos, que puede ser manual o informático. Este fichero recogerá toda la legislación sobre cada órgano productor y es conveniente que esté organizado de acuerdo a la estructura jerárquica de la institución. Si el diseño del fichero se ha realizado informáticamente y el archivo dispone de un cuadro de clasificación orgánicofuncional, con códigos numéricos para cada Sección y Subsección de Fondo, se pueden crear directorios para cada código de clasificación y hacer colgar de ellos los ficheros legislativos correspondientes a cada órgano productor. Los datos que deben ser recogidos en el fichero de organismos son: 113 Para ello es necesario que el archivo cuente con una biblioteca auxiliar donde existan además de monografías relativas a la historia de la institución, colecciones legislativas generales: Boletín Oficial del Estado, Aranzadi, Alcubilla, enciclopedia Jurídica Seix, etc. 101 Guía de autoaprendizaje DATOS DEL FICHERO DE ORGANISMOS * Nombre del Organo Productor * Fecha de Creación * Fecha de Supresión * Rango, número, fecha y descripción de todas las disposiciones que han regulado y modificado su estructura y competencias * Nombre de los organismos que le han precedido con las mismas competencias * Nombre de los organismos sucesores (herederos) de sus competencias * Tipos documentales producidos * Códigos de Clasificación Como instrumento de información paralelo a la confección de este fichero es muy útil, para el archivo y para los usuarios del mismo, que se vayan recopilando todas las fotocopias de las disposiciones oficiales que se han ido obteniendo, creando Repertorios (Dossieres) Legislativos de los Organos Productores. La finalidad de estos repertorios es agrupar toda la información relacionada con las mismas competencias que a lo largo del tiempo han ido teniendo determinados órganos productores. Por ello, a diferencia del fichero, es recomendable que estén organizados de acuerdo a criterios más bien funcionales que puramente orgánicos, puesto que recogen la evolución de órganos y unidades anteriores y posteriores con las mismas competencias. Para manejarlos con más facilidad es conveniente que se vayan encuadernando y que consten de portadas e índices 114. Con los datos obtenidos a través de ambos instrumentos se pueden ir elaborando los diferentes organigramas que la institución ha ido teniendo a lo largo del tiempo, creando el Repertorio de Organigramas. En cuanto a la información sobre la identificación de cada tipo documental: normas de procedimiento administrativo que regulan la existencia del trámite concrecto de cada tipo, documentos que lo componen, tipo de ordenación, etc. Debe quedar recogida en un Fichero de Tipos Documentales con los siguientes campos de información: 114 Se destaca, en este caso, la existencia de este tipo de repertorios legislativos en el Archivo Central del Ministerio de Educación y Ciencia. 102 Archivo de Trámite DATOS DEL FICHERO DE TIPOS DOCUMENTALES 115: * Nombre del Tipo Documental / Serie Documental * Código de Clasificación * Función * Fechas Extremas * Signaturas * Organismo Productor * Legislación. (Se enumeran las normas de procedimiento que regulan el trámite) * Documentos Básicos. (Se deben enunciar, de acuerdo al procedimiento, todos los documentos que inician, instruyen y resuelven) * Ordenación de la Serie. (Tipo de ordenación que llevan los expedientes) * Instrumentos de Descripción. (Se enumeran aquellos otros instrumentos que existen en el archivo además de las relaciones de entrega, tanto los elaborados por el propio archivo como los enviados por las oficinas) * Series Complementarias. (Se enumeran aquellas series que complementan la información de la que se está identificando) * Otros Tipos Documentales donde se recogen datos análogos * Antecedentes de la Serie * Continuación de la Serie * Caracteres Externos. (Tipo de formato, tipo de soporte, y estado de conservación) * Accesibilidad a su contenido Informativo. (Si es libre o restringido) * Valoración. (Propuestas de eliminación o conservación tras analizar valores primarios y secundarios) Como se puede observar este fichero recoge una información exhautiva sobre la identificación de cada tipo documental. Todos estos elementos, junto con los contemplados en el fichero de organismos, serán el punto de partida para poder valorar, en una etapa posterior, cada serie documental. Por todo lo expuesto, el último campo de información contempla los datos sobre la valoración, aunque se puede prescindir de ellos en este modelo de ficha de identificación crear otro modelo de ficha para los datos de valoración, de los cuales se hablará más adelante. En cuanto a la forma de estructura el fichero, es recomendable que esté organizado como el de organismos, es decir, de acuerdo a la esructura de los órganos productores. Si el diseño del fichero se ha realizado informáticamente y el archivo dispone de un cuadro de clasificación orgánico funcional con códigos numéricos para cada Sección y Subsección de Fondo, se pueden crear 115 Es muy importante que el fichero de tipos documentales recoja la mayor información posible para la enumeración de los campos nos hemos basado en la información recogida a través de los siguientes impresos: A) “Impreso de estudio de series” diseñado y utilizado para identificación y valoración de series por el Archivo Central del Ministerio de Educación y Ciencia, y B) “Ficha de tipos documentales” diseñada por los Grupos de Valoración de la Dirección de Archivos Estatales. 103 Guía de autoaprendizaje directorios para cada código de clasificación y hacer colgar de ellos los ficheros de los tipos documentales correspondientes a cada órgano productor. Como instrumento de información paralelo, se pueden reunir todas las fotocopias de las disposiciones oficiales que se han ido obteniendo sobre el procedimiento administrativo de cada serie, creando Repertorios de (Dossieres) Legislativos de Series Documentales. Dentro de la identificación de series es muy importante establecer una normalización para su correcta denominación, de manera que todos los fragmentos cronológicos de la misma serie documental reciban idéntica denominación con el fin de no dispersar la información. Es conveniente para ello trabajar en la elaboración de un vocabulario controlado. La función que tienen todos ficheros y repertorios que se han enumerado hasta el momento es la de reunir información sobre los elementos orgánicos y funcionales de las series documentales, pero, para llevar un CONTROL de los ingresos y salidas definitivas de éstas, es necesario la existencia del Registro o Repertorio de Series cuya finalidad es conocer: cuándo han ingresado los diferentes fragmentos cronológicos de cada serie, qué signaturas ocupan en los depósitos, cual es su número de unidades, cuándo se han transferido al archivo intermedio, etc. 3.4.3 La Clasificación En realidad, la organización de un archivo nos viene dada e impuesta por la propia administración del organismo que la produce. Los archivos centrales están formados por las transferencias periódicas de cada una de las unidades administrativas que a lo largo de su historia han formado parte de la estructura de la institución. Para dar coherencia y estructurar de forma organizada todo ese gran volúmen documental, de cara a poder recuperar su información y con ellos prestar el servicio que tienen encomendado, es necesario establecer una clasificación, en donde queden reflejados cada uno de los grandes grupos y subgrupos documentales que tiene el organismo * El Principio de Procedencia y las Agrupaciones Documentales. Para toda organización de archivos, proceso por el cual se clasifica y ordena la documentación, se parte de un principio básico: el respeto a la procedencia y a la estructura interna del fondo. Dicho principio consiste en mantener separados los fondos documentales procedentes de diferentes instituciones respetando, asímismo, la estructura interna de cada fondo. Concepto de Fondo: El fondo corresponde al primer nivel de agrupación documental, es el conjunto de documentos procedentes de una misma Institución. Concepto de Sección: es el segundo nivel de agrupación documental. Las Secciones de un archivo son las divisiones que se pueden establecer a partir del fondo. En este segundo nivel de Sección pueden existir otras subdivisiones, dependiendo de las características del fondo documental. 104 Archivo de Trámite * Elaboración del Cuadro de Clasificación. El cuadro de clasificación de fondos de un archivo es el punto de partida para poder organizar, valorar y describir la documentación. El Diccionario de Terminología Archivística lo define de la siguiente forma: “El cuadro de clasificación es un instrumento de consulta que refleja la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura”. Para su elaboración es necesario conocer la estructura y competencias de la institución a clasificar, ya que sin esta información no se debe proceder jamás a clasificar ningún fondo de archivo. El cuadro refleja todas las agrupaciones documentales establecidas de acuerdo a la estructura y funciones del organismo de forma jerárquica, es decir, aparecen los órganos jerárquicamente superiores en primer lugar y a continuación aquellos que dependen de él, la información va de lo general a lo particular y en él quedan identificadas los nombres de las series documentales incluídas dentro de cada agrupación. En los distintos niveles de clasificación quedan contempladas las siguientes agrupaciones: NIVELES DE CLASIFICACION AGRUPACIONES DOCUMENTALES Primer Nivel 116 Sección de Fondo (primera /división de un fondo) Segundo Nivel Subsección de un Fondo (primera /división de una sección de Fondo) Tercer Nivel (segunda división de una Sección de Fondo) Cuarto Nivel (Tercera división de una Sección de fondo) Quinto Nivel Identificación de la serie Documental En el caso de los archivos centrales la clasificación resulta un proceso bastante complejo y laborioso, porque su fondo está formado por documentación de carácter administrativo y la estructura y competencia de los distintos órganos productores suelen estar sujetas a múltiples cambios a lo largo de su existencia, motivados por las variaciones, supresiones o aumentos de competencias de cada uno de ellos. Todas esta variaciones las debe contemplar el cuadro y para ello es necesario ir modificando su estructura a través de la creación de secciones de fondo nuevas, ampliación de las existentes o 116 A partir del primer nivel de Sección de fondo se pueden establecer tantas divisiones como sean necesarias de acuerdo a la estructura y funciones del organismo. En el esquema sólo se han reflejado las divisiones de segundo, tercero y cuarto nivel, llegando en el quinto nivel a identicar la serie documental. 105 Guía de autoaprendizaje cierre de las suprimidas. A continuación se ofrecen una serie derecomendaciones para el establecimiento del cuadro de clasificación. A) El cuadro debe tener una estructura flexible y cómodo que nos permita introducir todas las variaciones o ampliaciones necesarias. Es muy importante que el sistema de codificación numérico o alfabético utilizado para identificar los grandes grupos o subgrupos se haya establecido tras un estudio exhaustivo de las carácterísticas del fondo 117. B) Para que la estructura del cuadro no sea demasiado rígida es necesario que se tengan en cuenta criterios no estrictamente orgánicos sino ORGANICO-FUNCIONALES. En este sentido, es recomendable que los criterios orgánicos sean aplicados en los primeros niveles de clasificación (Secciones de Fondo ... ), utilizando criterios más funcionales para el resto. No obstante, todo depende del tipo de fondo que se pretenda clasificar y de las pecuaridades que tenga, puesto que si interesa agrupar, funcionalmente, la documentación de procedencias de ámbito superior, representadas por las Secciones de Fondo, también se puede aplicar el criterio funcional, con el fin de agrupar y unificar la documentación de procedencias que responden a una misma competencia y función. C) En cuanto a la estructura global del cuadro, es conveniente que, primero figuren los órganos que responden a funciones generales y a continuación, los de funciones específicas118. 3.4.4. La ordenación El paso siguiente a la clasificación dentro de la organización de la documentación es la ordenación, que supone la “Operación archivística..., que consiste en establecer secuencias dentro de las categorías y grupos, de acuerdo con las series naturales cronológicas y/o alfabéticas”119. La ordenación de las series documentales, en el caso de los archivos centrales, vierte establecida ya desde los archivos de oficina, puesto que son éstos quienes de acuerdo a su gestión diaria dan un orden natural a los expedientes generados, orden que no debe romperse nunca en el archivo receptor. Ya que los tipos de ordenación ya han sido tratados en el capítulo dedicado a los archivos de gestión, remitimos al lector al apartado 8 de dicho capítulo donde se aclara todo el contenido del tema. 3.4.5. Valoracíón 12O La valoración es “la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso, y conservación o eliminación total o parcial” 121. La eliminación o expurgo de la documentación es parte de un proceso general de la producción documental (no todo lo producido puede ser conservado). Con la selección se pretende satisfacer las necesidades de las propias instituciones productoras de documentos y al mismo tiempo favorecer a la historia y a la investigación en general. 117 ROBERGE, Michel: La gestió dels documents administratus. Barcelona: Dipútació de Barcelona; Associació D’Archivers de Catalunya, 1992, pp. 85-95. 118 En el caso de los Archivos Centrales de la Administración Central, las Secciones de Fondo están respresentadas en su gran mayoría por unidades orgánicas con rango de Dirección General, la estructura interna o divisiones de cada Sección de Fondo corresponden a unidades jerárquicarnente inferiores: Subdirecciones Generales, Servicios o Secciones. 119 Diccionario de Terminología Archivística: op.cit. p. 27. 120 En este apartado sólo se analizan los aspectos de la valoración de cara a la conservación o eliminación documentación, los criterios básicos sobre la reserva o accesibidad de cada serie se trataran en el apartado de los servicios del archivo. 121 Diccionario de Terminología Archivística. Op.cit., p. 41. 106 Archivo de Trámite La selección de la documentación se debe ver como un proceso constructivo y nunca destructivo. No obstante suelen existir tres puntos de vista diferentes: el del historiador, el del archivero y el del administrador 122. El historiador opinaría que sería conveniente conservarlo todo para la investigación, pero aceptaría que la selección facilitaria el acceso a la información más relevante. Los profesionales de los archivos, como en el caso de Shellemberg opinan que es preferible guardar menos para conservar mejor y más barato. Lo que es un hecho absolutamente aceptado es la necesidad de seleccionar la documentación siempre con criterios rigurosos y no de forma indiscriminada. El archivo central, como archivo intermedio y de depósito en su primera fase, debe asumir la PRIMERA VALORACION de las series documentales ingresadas, analizando sus valores primarios y secundarios. Desde luego, en esta primera valoración que hacen los archivos centrales, su labor se centra más en el análisis de los valores primarios que en el de los secundarios, ya que este cometido recae sobre todo en los archivos intermedios, cuya función principal es la selección definitiva de la documentación. Para el análisis de los valores primarios le es imprescindible contar con la información suministrada por los productores de los documentos quienes conocen verdaderamente cuáles son los plazos de vigencia administrativa, su valor legal o probatorio, y el interés informativo que tienen. El conocimiento del período de vigencia administrativa de los documentos se puede obtener a través de varios factores: * Conociendo la frecuencia de consulta que tienen éstos por parte de las oficinas productoras. * Conociendo los plazos que estén establecidos por norma oficial. De acuerdo a su vigencia la documentación puede estar activa, semiactiva o inactiva. Conociendo la vigencia se pueden establecer los plazos de permanencia de cada serie en el archivo de oficina y en el central. - Para analizar los valores secundarios debe tener en cuenta el valor informativo y testimonial de los documentos y le es de gran ayuda la información aportada por los investigadores. El archivero con la información obtenida puede suponer el desarrollo de un posible valor secundario para la investigación histórica. * Elementos a tener en cuenta para la valoración de series documentales Para establecer propuestas de valoración se deben estudiar los siguientes aspectos de cada serie documental: 1°) Si los expedientes que la componen corresponden a documentos activos, semiactivos, o inactivos, desde el punto de vista de su vigencia administrativa, información que se obtendrá conociendo si la frecuencia consulta por parte de la oficina es media, escasa o nula. 2°) Si se trata de una serie que responde a funciones generales o específicas del organismo. El contenido informativo de las series con funciones generales puede estar recogido en otro organismo, por ello son más susceptibles de expurgo que las de funciones específicas. 3°) Si se trata de ejemplares principales o secundarios. El primero es aquél que conserva la unidad de origen del expediente, mientras que el segundo es acumulado por una oficina diferente 122 ROJAS ROSALES. Armando: “Opiniones recientes en torno a la valoración y selección documental en México”. En: Reunión del Sistema Nacional de Archivos (11ª., 1987, Taxco). Memoria de la 11ª. Reunión del Sistema Nacional de Archivos, México, D.F.: Archivo General de la Nación, 1988, pp. 179-184. 107 Guía de autoaprendizaje a la productora consecuencia de las relaciones que entre ellas se establecen, no siendo el producto de las funciones específicas que tiene encomendadas. Según Couture y Rousseau el ejemplar secundario es un “documento idéntico al ejemplar principal, utilizado a manera de instrumento de trabajo, de información o distribución” 123. Sólo los ejemplares principales deben ser objeto de una valoración completa, en donde se estudien los valores primarios administrativos legales y financieros y los secundarios e históricos, mientras que los ejemplares secundarios sólo son objeto de una valoracíón puramente administrativa. 4°) La tradición documental, es decir la forma en que se han transmitido los documentos: originales, copias, duplicados, fotocopias, ... etc. Una vez que se han estudiado estos elementos de cada serie documental se puede proceder a establecer las propuestas de valoración siguientes: A) CONSERVACION TOTAL. Cuando se trata de documentación con valor evidencial, testimonial e informtivo representada por ejemplares primarios. Destacamos los siguientes ejemplos 124. * Documentos que permiten conocer los orígenes del organismo, su organización, evolución y actividades. * Los que permiten conocer los procesos de elaboración de leyes y reglamentos del organismo. * Los que contienen datos significativos sobre un acontecimiento, individuo, institución o lugar, sobre tendencias de la historia política o económica, sobre ciencias y técnicas. * Los que contienen datos necesarios para la protección de los derechos civiles, financieros, u otros de los individuos y de la institución. * Los que responden a las necesidades del análisis estadístico y de historia cuantitativa, etc. B) ELIMINACIÓN PARCIAL. Cuando se trata de series documentales homogéneas y voluminosas, que aún siendo ejemplares primarios son susceptibles de expurgo, pero no en su totalidad, conservando una muestra de las mismas. Con la eliminación parcial se utiliza la técnica del muestreo, dentro de la cual se pueden utilizar varios métodos para obtener la muestra deseada: -Método del ejemplar -Método Selectivo o Cuantitativo -Método Sistemático (Cronológico, Geográfico, Alfabético, Numérico) -Método Aleatorio (al azar) C) ELIMINACION TOTAL. Cuando son series formadas por ejemplares secundarios sin valor histórico, y cuya información está recogida en otros organismos. El Departamento de Cultura de la Generación de Catalunya dentro de los criterios de eliminación establece que son susceptibles de ser eliminados: * Los documentos cuyos datos se recogen en publicaciones. * Documentos en fase de deterioro muy avanzada. * Las series que presentan vacíos informativos que imposibilitan su comprensión. 123 COUTURE, Carol y Jean-Ives Rousseau: Los Archivos del Siglo XX. México: Archivo General de la Nación, 1988, p. 363. 124 Se toman como base la Orden de 15 de octubre de 1992 del Departamento de Cultura de la Generalitat de Catalunya donde se aprueban los criterios generales de evaluación y selección de documentación y el modelo de propuesta correspondiente. 108 Archivo de Trámite LECTURAS complementarias 109 Guía de autoaprendizaje 110 Archivo de Trámite ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Lineamientos para la concentración de acervos documentales de trámite concluido de las dependencias del Gobierno del Estado de México. 111 Guía de autoaprendizaje 112 Archivo de Trámite GOBIERNO DEL ESTADO DE MEXICO SECRETARIA DE ADMINISTRACION DIRECCION DE ORGANIZACION Y DOCUMENTACION SUBDIRECCION DE DOCUMENTACION LINEAMIENTOS PARA LA CONCENTRACION DE ACERVOS DOCUMENTALES DE TRAMITE CONCLUIDO DE LAS DEPENDENCIAS DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE MEXICO ARCHIVO GENERAL DEL PODER EJECUTIVO DEL ESTADO DE MEXICO I. JUSTIFICACION Dentro del marco de la administración de documentos, se prevee que la documentación debe de servir de apoyo a la planeación y realización de acciones de los servidores públicos del Gobierno del Estado. Para esto, es indispensable contar con los instrumentos normativos necesarios que permitan homogeneizar las actividades de integración, organización y funcionamiento de los archivos. Tomando en cuenta esto, el Archivo General del Poder Ejecutivo en consideración a que una de sus funciones primordiales es la de recibir y conservar la documentación generada por las unidades administrativas del gobierno estatal que ha concluido su trámite, ha considerado pertinente emitir estos lineamientos a fin de lograr el descongestionamiento de los archivos. Los lineamientos están encaminados a regular la actividad de concentración en la forma y condiciones necesarias, que deberán ser observadas por todas las unidades administrativas del gobierno estatal, resolver la problemática que comúnmente se presenta al momento de realizarse la concentración, así como la otorgación eficiente del servicio de préstamo del acervo que se concentra. II. OBJETIVO Proporcionar a las unidades administrativas del Poder Ejecutivo los elementos necesarios que permitan lograr una eficiente concentración de los archivos de trámite concluido. III. LINEAMIENTOS PARA LA CONCENTRACION DE ACERVOS DOCUMENTALES DE TRAMITE CONCLUIDO DE LAS DEPENDENCIAS DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE MEXICO. 1.- Antes de realizar la concentración de la documentación, las dependencias deberán solicitar al Archivo General del Poder Ejecutivo una supervisión previa al envío, con el objeto de corregir las fallas que detecten en los inventarios. En caso de que eso suceda deberán de observarse las indicaciones que al respecto establezca el personal del Archivo General del Poder Ejecutivo. 113 Guía de autoaprendizaje 2.- Al momento de que se otorgue la asesoría técnica para concentración de los acervos de trámite concluido, las observaciones que se realicen por parte del personal del Archivo General del Poder Ejecutivo deberán quedar asentadas en el “acta de asesoría” para evitar incidentes u omisiones en el momento de la recepción. De esta acta deberá de conservar una copia la Unidad-Administrativa asesorada, debidamente firmada y sellada por el asesor el responsable del archivo de que se trate. 3.- Las Unidades Administrativas que concentren y que con anterioridad se les detectaron anomalías que no fueron corregidas en su oportunidad, no se les recibirá su documentación, ni se les facilitarán expedientes en préstamo. 4.- Los sectores que cuenten con unidades administrativas fuera de la Ciudad de Toluca, deberán hacer del conocimiento de estas que en caso de no observar los presentes lineamientos no se les recibirá su documentación. 5.- La concentración de la documentación deberá ser realizada por la unidad administrativa que la generó y por el responsable del archivo de la misma, en el lugar, fecha y hora indicada por el Archivo General del Poder Ejecutivo. 6.- Todas las unidades administrativas tendrán que respetar la fecha y hora de concentración de expedientes que se les indique, y de no ser así, deberán solicitar otra fecha y hora para realizarla. 7.- La documentación que se entregue deberá estar debidamente expedientada e inventariada, anexándole dos ejemplares del inventario y oficio de remisión correspondiente, indicando en este ultimo la cantidad de cajas y expedientes a concentrar y los años que comprende la documentación. 8.- El tipo de formato de inventario a utilizar en la entrega de documentación sera acorde a la naturaleza y contenido de la misma (De concentración, de material bibliográfico y hemerográfico y de documentos no convencionales). 9.- Los archivos que utilicen métodos de clasificación indirectos, remitirán sus expedientes anexándoles las tarjetas correspondientes, a fin de integrar los catálogos en el Archivo General del Poder Ejecutivo. 10.-La dependencia remitente deberá determinar el tipo de documentación que se concentrará y el tiempo que deberá conservarse en el Archivo General del Poder Ejecutivo, antes de ser susceptibles de pasar al estudio de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos. 11.- El Archivo General del Poder Ejecutivo, recibirá formatos en blanco siempre y cuando ya no sean de utilidad para las unidades administrativas que los generaron, y se acompañen de un escrito donde se otorgue autorización para su eliminación. 12.-Al integrar un expediente para su concentración, las unidades administrativas deberán identificar los legajos correspondientes, a fin de evitar duplicaciones u omisiones. 13.-Las dependencias al concentrar su documentación deberán de contar con vehículos para su traslado, así como con personal para la entrega física de ésta. 14.-El personal del Archivo General del Poder Ejecutivo cuando sea posible recibirá la documentación expediente por expediente, de acuerdo al inventario que se presente; en caso 114 Archivo de Trámite contrario se recibirá por muestreo, anotando en los dos ejemplares del inventario la siguiente leyenda: «La documentación recibida se verificó unicamente por muestreo y posteriormente se le indicará a quien corresponda la revisión exhaustiva de esta, a fin de que su custodia sea responsabilidad total del Archivo Gineral del Poder Ejecutivo”. 15.-El oficio de remisión y los inventarios deberán venir debidamente requisitados para poder proceder a firmar y sellar de recibido por la persona que realice dicha actividad y por el titular del Archivo General del Poder Ejecutivo. 16.-No se firmará ni sellará el inventario y oficio de recibido, cuando se detecte alguna anomalía y sólo se hará hasta que la documentación sea recibida a satisfacción plena del Archivo General del Poder Ejecutivo. 17.- A las unidades administrativas que hayan concentrado su documentación, después de haber transcurrido un tiempo prudente se les solicitará que se presenten en el Archivo General del Poder Ejecutivo con la copia del inventario en donde se les firmó de recibido, con el propósito de actualizarlo de acuerdo al orden que se le dió a la documentación dentro del acervo del Archivo. 18.-Las Unidades Administrativas que concentren sus archivos de trámite, deberán de foliar cada uno de los documentos que integran sus expedientes y eliminar sus documentos duplicados, requisitos sin los cuales no se les recibirá su documentación. 19.-Para las Unidades Administrativas que tienen acervo documental para concentrar pero que han solicitado el préstamo de expedientes al Archivo General del Poder Ejecutivo, es requisito indispensable que estén al corriente en cuanto a su devolución; ello para evitar que expedientes que ya han sido registrados en inventarios anteriores y que por motivos de préstamo se encuentran en poder de la dependencia, vuelvan a ser incluidos en otro inventario afectándose el control de vales que para tal efecto se realiza. 20.-Los documentos que integran los expedientes remitidos, deberán de estar debidamente asegurados en sus carpetas. No se recibirán por parte del Archivo General documentos sueltos o expedientes que no tengan sus documentos asegurados, asimismo se deberá entregar la documentación en las cajas archivadoras C.A. 01 o en cajas de archivo. 21.-Los expedientes que se remitan al Archivo General deberán de tener un grosor máximo de 2 centímetros. Aquellos que rebasen este límite, deberán de dividirse en legajos, pudiéndose formar los que sean necesarios, observando el mismo título o clave del expediente y señalándose los números de legajos. 22.-La documentación será remitida exclusivamente expedientada en carpetas, no admitiéndose otro tipo de cubierta. En caso de que algunos documentos hayan sido glosados en el Archivo de Trámite en carpetas “Lefort” (o equivalentes), deberán de expedientarse en carpetas ordinarias antes de ser enviados al Archivo General. 115 Guía de autoaprendizaje 116 Archivo de Trámite ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Curso de capacitación para archivistas municipales 1988. 117 Guía de autoaprendizaje 118 Archivo de Trámite CURSO DE CAPACITACION PARA ARCHIVISTAS MUNICIPALES 1988 Gobierno del Estado de México Secretaría de Administración Secretaría de Educación, Cultura y Bienestar Social Dirección de Organización y Documentación ARCHIVO GENERAL DE LA NACION INSTITUTO MEXIQUENSE DE CULTURA Prólogo Las acciones para el mejoramiento de ta Administración Pública Mexicana, hoy en día, se deben desarrollar con base en los esfuerzos unificados, que permitan el mejor aprovechamiento de los recursos. Esta publicación es una muestra de lo que se puede hacer, cuando los gobiernos federal, estatales y municipales orientan sus acciones hacia metas y objetivos comunes. Reafirma que el Sistema Nacional de Archivos es una realidad actuante, dinámica y útil. El Archivo General de la Nación, apoyando técnicamente a los estados y municipios, a través del Programa de Archivos Municipales, ha diseñado el presente curso de capacitación para archivistas municipales como una alternativa teórica más, que reciben los documentalistas de los sistemas; municipales para enriquecer sus conocimientos y de esta forma permitirles trabajar con mejores técnicas. A su vez, el Sistema Estatal de Documentación, al instrumentar los cursos de capacitación en los que este trabajo proporciona importante apoyo, realiza la tarea necesaria para el fortalecimiento de las administraciones públicas municipales, ya que los cursos se inscriben en un completo programa de administración de documentos, cuya meta es que además de considerar la trascendente actividad de protección y organización del patrimonio histórico municipal, se racionalice la producción, uso y destrucción de los documentos oficiales con el fin de incidir en la modernización de la gestión pública. Secretaría de Instituto Mexiquense Administración de Cultura 119 Guía de autoaprendizaje PRESENTACION La atención, cuidados y recursos que los archivos municipales de México han recibido en los últimos doce años representan esfuerzos de la administración pública nacional que es necesario reconocer y capitalizar para lograr su transformación en un beneficio social permanente. Los trabajos que en esos archivos se han realizado, gracias a la colaboración entre los gobiernos federal, estatales y municipales, garantizan la supervivencia de enormes cantidades de papeles de importancia histórica y el orden de la documentación de épocas recientes para uso y aprovechamiento de las propias administraciones municipales. Todas las acciones emprendidas en este filón de límites insospechados se han desarrollado en el ambiente efervescente del Sistema Nacional de Archivos, cuyos avances en una amplia gama de actividades no sería vano subrayar. El programa nacional de archivos municipales promovido por el Archivo General de la Nación coordinador del Sistema Nacional- y acogido por las instancias estatales y municipales, se inició en 1977. En ese momento, la casi totalidad de esos 2,378 acervos documentales se hallaba abandonada a su propia suerte, al punto de que sorprende que se hayan conservado los volúmenes tan elevados de documentación de que ahora tenemos noticia cierta. El programa se ha desplegado por etapas. Las dos iniciales, y hasta hoy las más importantes, fueron la del registro nacional de esos archivos y la de su rescate y organización. La primera permitió vislumbrar Con bastante rapidez sus características más generales, y establecer sobre ellos los diagnósticos pioneros; y la segunda posibilitó un conocimiento más detallado y profundo de su contenido documental gracias a la clasificación y difusión de que han sido objeto desde entonces. Doce años después de haberse iniciado esta empresa administrativo-cultural, la fisonomía de los archivos niunicipales se ha modificado sustancialmente. Para empezar, del total de bodegas viejas llenas de documentos amontonados sin higiene, orden ni concierto se ha eliminado aproximadamente el 40% y se ha sustituido por locales dignos, contenedores de documentación limpia, ordenada e inventariada. Además, según el decir de algunas autoridades municipales, la atención al público ha mejorado gracias a la posibilidad de un más ágil manejo documental. También algunos historiadores han expresado su beneplácito al contar con grupos de estos archivos aptos ya para una consulta profesional. Por último, y esto habrá que aquilatarlo en su justo valor, un elevado número de administradores públicos de gobiernos y municipales conoce el programa, lo apoya, y, no pocas veces, lo solicita. Al lado de las acciones antes mencionadas se ha insistido en otras, cuyos resultados sin embargo han sido más modestos. Claro que existen marcadas diferencias regionales en los avances concretos, pero de todas maneras esta generalización no nos parece del todo improcedente. Nos referimos por ejemplo a la reglamentación sobre el manejo y uso de los archivos, al mejoramiento de los locales que los albergan, a la creación de puestos específicos y bien remunerados para sus responsables, a la capacitación permanente y adecuada de su personal. Habrá que insistir en todo, ya que la falta de un impulso más decidido hacia estos rubros y otros más ha ocasionado que muchas veces los trabajos que se realizan carezcan de continuidad, y corran el riesgo de entrar en procesos de retroceso. Convencidos de que el programa de archivos municipales seguirá avanzando con el realismo y la seguridad que permite la experiencia en los 31 estados de la República, deseamos colaborar con lo que nos parece debe establecerse corno uno de los siguientes pasos en la tarea de su consolidación: nos referimos a la capacitación profesional de los archivistas de los ayuntamien- 120 Archivo de Trámite tos. Por eso, en la Dirección de Desarrollo de los Sistemas Estatales de Archivos del Archivo General de la Nación hemos preparado este Curso de Capacitación para Archivistas Municipales. La obra se compone de dos tomos el primero se desarrolla el curso mismo. En el segundo se ofrece una selección de textos de archivonomía que apoya y enriquece los temas expuestos en el primero. Para su preparación se analizó la situación general de los archivos de los ayuntamientos, en cuanto a organización, funcionamiento y uso, y el resultado de ese análisis definió su estructura y la forma de abordar los asuntos. Se trata de un curso básico y completo de administración de documentos, aplicado a la documentación municipal, que podrá utilizarse ya como apoyo para capacitadores, ya como texto de autocapacitacíón para todos aquellos colegas de los municipios que, no teniendo fácil acceso a cursos tradicionales, estén decididos a adentrarse solos en esta materia de su actividad cotidiana. Patricia Rodríguez Ochoa México, D.F., 7 de agosto de 1988 PRIMERA PARTE Consideraciones generales 1. ¿Qué es un archivo? Es el acervo constituido por los documentos generados por una institución en el diario ejercicio de sus funciones. En tanto parte de una institución, el archivo debe concentrar, ordenar, custodiar y conservar en buen estado los documentos que se producen o ingresan en ella, así como brindar servicio de consulta de acuerdo con la reglamentación establecida al respecto. 2. ¿Cómo se forma un archivo? Se forma con la acumulación cotidiana y ordenada de los documentos generados por las diversas áreas de la institución a la que pertenece. En ese proceso de acumuIación los documentos van conformando expedientes, cada uno de los cuales contiene documentos que se refieren a un asunto cuyo trámite administrativo está en marcha. Los documentos, confeccionados o recibidos en las oficinas, son producto de actos administrativos de la competencia de una institución expresados a través de papeles. Por tanto, un archivo debe reflejar de manera orgánica el conjunto de lo funciones institucionales que le dan origen. Por ejemplo, a través del contenido de la documentación de la Tesorería de un ayuntamiento nos percatamos de que ésta se dedica, entre otras cosas, a cobrar impuestos a la población y a canalizar el dinero que recauda hacia la construcción de obras de beneficio común como parques, escuelas, pavimentación, etc., de acuerdo con las decisiones que el propio ayuntamiento toma sobre el uso de sus recursos. El Registro Civil, por su parte, acumula documentación que da fe de los nacimientos, defunciones, matrimonios y divorcios de la población a la que ofrece sus servicios. 121 Guía de autoaprendizaje 3. ¿Para qué sirve? Un archivo tiene varios objetivos. Entre los más importantes están el de mantener constatemente la organización y el flujo de los documentos administrativos bajo su custodia a fin de agilizar los trámites propios de su institución; y el de servir como fuente primaria insustituible para el conocimiento de la sociedad a la que esa institución ha prestado sus servicios en un proceso histórico. Los documentos custodiados por el archivo de una institución dan noticia sobre aspectos diversos, presentes y pasados, de la vida social. En él podemos descubrir el origen de leyes locales y de conflictos sociales surgidos en el seno de una comunidad; podemos encontrar ahí las características del desarrollo de una región promovido por sus autoridades y los obstáculos que para tal desarrollo se han encontrado en el camino; nos permite determinar la evolución que dio lugar a la conformación de una comunidad como la conocemos hoy en el plano económico, político y social; nos da la posibilidad de conocer también la capacidad financiera de la institución en cada uno de los proyectos que ha emprendido. Es muy importante por tanto evitar el desorden, el extravío y la destrucción indiscriminada de documentos, pues eso acarrea necesariamente ineficiencia administrativa e imposibilidad de conocer integralmente la historia que el archivo encierra la magnitud de la pérdida en este terreno estará siempre ligada a la importancia relativa de la institución que produjo un archivo. Pensemos por otra parte que los documentos en general son piezas únicas, a diferencia de los libros que se producen en grandes cantidades de ejemplares, y por tanto, cuando un documento original destruye la pérdida es irreparable. 4. ¿Qué tipos de archivos existen en México? Por su origen, es decir, de acuerdo con las instituciones que generan los documentos que los conforman, el primer gran bloque de archivos que existe en el país es el de la administración pública nacional. Encontramos ahí los archivos federales del Poder Legislativo producidos por las Cámaras de Senadores y Diputados, los del Poder Ejecutivo producidos por el Sector Público Central y organismos paraestatales; y los del Poder Judicial, producidos por la Suprema Corte de Justicia, los Tribunales de Circuito y los Juzgados de Distrito. En la instancia estatal existen también los archivos correspondientes a los tres Poderes de Gobierno, el Legislativo, el Ejecutivo y el Judicial, en todas sus áreas administrativas. Y en la instancia municipal existen los archivos de los Cabildos y de la propia Administración Municipal. En algunos casos se encuentran archivos de Juntas Municipales separados físicamente del archivo central del que sin embargo orgánicamente forman parte. El otro gran bloque de archivos es el de instituciones privadas: empresas, universidades, sindicatos, iglesias, etc., de gran importancia para la vida social y la historia del país. Por último se cuenta con los archivos privados de particulares, cuyo contenido se considera en muchas ocasiones de valor trascendental para la nación como en el caso de los archivos de Lázaro Cárdenas, Genovevo de la 0., Carlos Chávez, Porfirio Díaz, etc. 122 Archivo de Trámite 5. ¿Qué es un municipio? Según el Artículo 115 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos de 1917, los Estados de la Federación “adoptarán, para su régimen interior, la forma de gobierno republicano, representativo, popular, teniendo como base de su división territorial y de su organización política y administrativa el Municipio Libre”. ¿Qué significa esto? Que el país en su conjunto, para poder funcionar como lo conocemos ahora, se ha apoyado en el esfuerzo coordinado de sus 2378 municipios, a tráves de las 31 entidades federativas. Esto ha sido posible gracias a la actividad desplegada por las autoridades y representantes políticos de cada municipio, quienes en colaboración con los gobiernos estatales impulsan y promueven su desarrollo, a la vez que satisfacen, en la medida que lo permiten sus recursos, las demandas de la comunidad tales como salud, educación, vivienda, transporte, abasto, etc. Por eso se dice que el municipio es la célula sobre la que descansa la vida sociopolítica de México. El municipio, para poder cumplir con las Cuadro No. 1 tareas que se le han asignado ORGANIGRAMA DE ORGANIZACION FUNCIONAL PARA MUNICIPIOS RURALES constitucionalmente, cuenta con una estructura en la que cada elemento AYUNTAMIENTO -PRESIDENTE cumple con una función determinada. Si O -REGIDORES CABILDO -SINDICO el municipio es pequeño y el número de sus habitantes reducido, sólo existe en SECRETARIA TESORERIA su estructura administrativa, además del FUNCIONES: FUNCIONES: Cabildo, el presidente municipal, el 1. Secretario de Actas de Ayuntamiento 1 . Ingresos 2. Atención de Audiencia 2. Egresos secretario y el tesorero, quienes son 3. Junta Municipal de Reclutamiento 3. Contabilidad 4. Educación, Cultura y Deportes 4. Auditoría a Causantes capaces de atender las necesidades de 5. Salud 5. Personal toda la comunidad (ver cuadro l); por el 6. Jurídico y Aplicación de Reglamentos 6. Inventarios 7. Limpia 7. Mercados contrario, si el municipio es grande, lo que 8. Seguridad Pública 8. Rastros la población produce y los servicios que demanda requieren de una estructura más compleja capaz de asegurar el orden y bienestar sociales. (Ver cuadros 2 y 3). El tamaño del municipio, su grado de desarrollo, su número de habitantes y su importancia política determinan pues la estructura de su administración. 6. ¿Qué es un archivo municipal? Es el resultado en papeles de los organigramas presentados en los cuadros 1, 2, y 3. Veamos por qué. El presidente municipal para cumplir con sus tareas, como por ejemplo promover actividades de recreación y, cultura mediante el establecimiento de un taller de costura o la formación de un grupo musical o para elevar el nivel educativo de la comunidad mediante la construcción de un centro de enseñanza, produce papeles; el tesorero, para registrar los ingresos por concepto de impuestos y los egresos del Ayuntamiento, produce papeles; el Cabildo, para contar con una constancia de los acuerdos tomados en cada reunión levanta actas, que también son papeles. Es decir, que cada componente del ayuntamiento en el cumplimiento de sus funciones genera documentos y todos estos documentos son lo que constituye el archivo municipal. Puesto que los 123 Guía de autoaprendizaje ayuntamientos han producido documentación desde su fundación, la antigüedad de un archivo depende -cuando se ha conservado completo- de la fecha de su fundación. Cuadro No. 2 ORGANIGRAMA DE ORGANIZACION FUNCIONAL PARA MUNICIPIOS SEMI-URBANOS AYUNTAMIENTO 0 CABILDO SECRETARIA DEL AYUNTAMIENTO FUNCIONES: 1. Secretario de Actas TESORERIA FUNCIONES: 1 . Ingresos - PRESIDENTE - REGIDORES - SINDICO DESARROLLO URBANO Y SERVICIOS PUBLICOS FUNCIONES: 1. Urbanismo SEGURIDAD PUBLICA FUNCIONES: 1. Policía Por razones de del Ayuntamiento 2. Atención de Audiencias 2. Egresos 2. Alumbrado 2.Tránsito espacio y de 3. Asuntos políticos 3. Contabilidad 3. Agua Potable 3. Centro de 4. Auditorías a Causantes 4. Parques y Jardines Rehabilitación buen funciona4. Junta Municipal de 5. Coordinación Fiscal 5. Limpia Municipal 5. Acción Cívica 6, Personal 6. Panteones miento, no es 6.Educación 7. Adquisiciones 7. Alcantarillado 7. Cultura 8. Recaudaciones 8. Rastro posible tener en 8. Salud 9, Recaudaciones en Rastro un mismo lugar todos los documentos o expe-dientes que se han generado en un ayuntamiento a lo largo de su existencia. Lo más conveniente es tener al alcance, en las oficinas, sólo aquéllos que se necesitan para tramitar los asuntos pendientes. Aquéllos cuyo trámite ya ha concluido, deberán pasar a otros lugares para no saturar las áreas de trabajo administrativo. Sin embargo, hay que tener presente que un archivo municipal se configura tanto por los documentos o expedientes que intervienen en la prestación cotidiana de servicios a la población, como por los que por su antigüedad han dejado de prestar esos servicios diarios e inmediatos. Estos no deben desecharse ya que, o bien pueden todavía, aunque con poca frecuencia, ser utilizados administrativamente, o bien constituyen testimonios valiosos, como anotamos antes, acerca del proceso histórico de la sociedad de la que surgen. Con base en razones técnicas de función, antigüedad y uso, un archivo municipal -como cualquier otro- puede dividirse en administrativo, de concentración e histórico. ¿De qué documentos o expedientes está formado cada uno de éstos? a) Archivo administrativo: Está constituido por documentos o expedientes relativos a asuntos que no han sido resueltos y cuya conservación en las oficinas es necesaria hasta el término de la gestión de que se trata. Son consultados frecuentemente por los funcionarios y personal de las dependencias que los generan y no están abiertos a un público externo a la institución. b) Archivo de concentración. Está constituido por expedientes de asuntos ya tramitados cuya consulta es esporádica y que han sido desplazados de las oficinas a otro local o inmueble para su conservación mientras vence el periodo reglamentario de su vida administrativa, Para después ser eliminados, si así se decidiera técnicamente, o ser transferidos a un archivo histórico, Como en el caso del archivo administrativo, son documentos de consulta interna, es decir, exclusiva de las dependencias que los generan. c) Archivo histórico: 124 Archivo de Trámite Conserva expedientes y documentos cuya vida administrativa ha terminado, pero que deben guardarse ya que su valor informativo es de gran importancia para la historia de la institución que los produjo, de la región en que surgieron e incluso de la nación. Puede ser consultado por funcionarios, historiadores y público en general. 7. ¿Por qué se debe organizar un archivo municipal? Imaginemos los papeles guardados por las diversas áreas de una administración municipal diseminados por las oficinas sin orden definido, por no haberse adoptado ningún criterio homogéneo para su manejo. En un caso así, lo más común es que, además de guardarse los papeles en desorden, junto a los de uso cotidiano se conserven otros que ya no se necesitan con frecuencia. Esto provoca una acumulación irracional de volúmenes crecientes de documentos y expedientes cuya localización se vuelve más difícil conforme pasa el tiempo. Como resultado de esta falta de adecuada administración documental, los funcionarios -usuarios de esos papeles- van perdiendo la confianza en los archivos y comienzan a guardar ellos mismos los documentos que consideran más importantes para su trabajo, por temor a que se extravíen o a perder demasiado tiempo en su búsqueda. Pero además, olvidan muchas veces la existencia de documentos que guardan fuera de su control directo, desaprovechando sus diversas posibilidades de uso. Puede suceder también, en el mejor de los casos, que cada responsable de manejar y guardar documentos los organice con un criterio personal, de acuerdo con sus necesidades, o en fin, como pueda, y los localice en el momento que los necesita. Pero ¿qué sucede cuando la persona que conoce esa organización y la ubicación de esos documentos se enferma, la olvida o deja de prestar sus servicios en la institución? Pues sucede que quien la sustituye desperdicia tiempo y energía considerables en encontrarlos, pudiendo suceder que no logre cumplir su cometido. Imaginemos otra situación. En las oficinas de un ayuntamiento se ha establecido un sistema para organizar la documentación de trámite y se ha utilizado con bastante buenos resultados. Sin embargo no se ha previsto qué se hará con ella cuando haya cumplido su función inmediata, simplemente porque a nadie se le ha ocurrido. ¿Qué pasa con esos papeles Cuadro No. 3 ORGANIGRAMA DE ORGANIZACION FUNCIONAL PARA MUNICIPIOS URBANOS AYUNTAMIENTO O CABILDO --PRESIDENTE --REGIDORES --SINDICO RELACIONES PUBLICAS PROGRAMACION Y PRESUPUESTO FUNCIONES: 1. Programación 2. Evaluación 3. Control 4. Presupuestación SECRETARIA DEL AYUNTAMIENTO TESORERIA FUNCIONES: FUNCIONES: 1. Trabajo social 2. Junta Mpal. De Reclutamiento 3. Cultura 4. Atención de Audiencia 5. Educación 6. Salud 7. Jurídico y Aplicación de Reglamentos DESARROLLO URBANO Y SERVICIOS PUBLICOS FUNCIONES: SEGURIDAD PUBLICA OFICIALIA MAYOR FUNCIONES: FUNCIONES: 1. Ingresos 2. Egresos 1. Alumbrado 2. Rastro 1, Policía 2. Tránsito 3, Recaudación 4. Recaudación 3. Transporte Público 4. Mercados 3. Centro de 3. Personal Reahabilitación 4. Servicios Municipal Generales 5. Auditoría a causantes 6. Contabilidad 5. Urbanismo 125 6. Limpia 7. Agua Potable 1. Talleres 2, Almacén 5. Adquisiciones Guía de autoaprendizaje conforme va pa-sando el tiempo? Lo que se ha observado en esos casos es que junto a los documentos que ya no se consultan fre-cuentemente se van acomodando los nuevos expe-dientes de trámite, aunque esta vez con un orden definido. El volumen documental crece a tal punto que satura la capacidad física del mobiliario destinado a guardarlo, y se presenta así la necesidad de desalojar una parte para dar cabida a la nueva documentación quc se va generando. Se empieza a pensar entonces si la documentación que ya casi no se utiliza se traslada a otro lugar o se da de baja definitivamente. Como no se sabe bien qué hacer, puede suceder cualquiera de las dos cosas. Si se opta por la primera y se traslada a otro local, lo más probable es que se haga en desorden -eso muestra la experiencia- y así se tendrán volúmenes documentales prácticamente inútiles porque habrán perdido su orden, y encontrar un expediente específico será tarea de mucho tiempo. Si se opta por la segunda -se conocen casos- la pérdida será irreparable. Cuando se dan situaciones como las descritas, los daños pueden afectar intereses muy diversos. Veamos algunos ejemplos: El ayuntamiento necesita un proyecto para la ampliación de una red de alcantarillado y va a destinar un resupuesto para ello. Se cree que la obra se requiere en un lugar preciso ya señalado y con determinadas características. En ese momento se convierten en elementos de gran importancia reportes como los referentes a encharcamientos o inundaciones que se hubieran registrado en la zona, los datos generales sobre suministro de agua a la población de que se trata, pero más aún el proyecto original de la red de alcantarillado y los de modificaciones posteriores que se hubieran realizado. Ahora bien, si por la ineficiencia del archivo dichos documentos no se localizaran, el nuevo estudio tendrá que partir de cero, lo que elevará considerablemente su costo pues probablemente se requerirá de un minucioso estudio topográfico de toda la zona y no solamente en los puntos problemáticos y muy probablemente también se cometerán errores al no tener un diagrama adecuado de la red actual de diclio alcantarillado. Surge una pugna entre propietarios de tierras porque hay un desacuerdo respecto de los límites de sus predios. El conflicto aumentará si en el archivo del Registro Público de la Propiedad no se encontrara el expediente sobre el deslinde original, los cambios que se hubieran efectuado posteriormente, las circunstancias en que se dieron, etc. Problema semejante se dará si no se encuentra la documentación en el caso de un litigio cuyo origen fuera la herencia de un bien inmueble que hubiera sido afectado por diferentes regímenes de propiedad, cuyo actual estado legal no estuviera muy claro, y que además apareciera en el testamento de una manera imprecisa o insatisfactoria para los demandantes. En los ejemplos expuestos existe un común denominador: la solución de conflictos de diversa índole se dificulta o se imposibilita por no poder contar, en un tiempo razonable, con la fuente documental adecuada. La causa, como ya vimos, es la ineficiencia de los servicios archivísticos de las instituciones involucradas en los problernas. Surgen pues, preguntas como éstas: ¿Cómo saber si un documento tiene un valor que obliga a conservarlo? ¿Qué documentos se pueden desechar y cuándo? ¿Cómo se debe organizar la documentación para localizar cualquier documento con facilidad? A continuación se dará respuesta a estas interrogantes. 126 Archivo de Trámite SEGUNDA PARTE Archivos Administrativos 8. ¿Qué valores tienen los documentos oficiales? 8.1. Valores documentales Por lo que se ha dicho hasta aquí, es claro que los documentos producidos por una administración en su actividad cotidiana recorren un camino en el que para su manejo se han establecido distintos archivos: de trámite, de concentración e históricos. Esta división del trabajo archivístico en tres unidades especializadas deriva del llamado CICLO VITAL de la documentación, concepto que define la vida de todo documento de origen administrativo en tres etapas: la activa, la semiactiva y la inactiva. Así, al archivo de trámite irán todos los documentos en su fase activa; los que se encuentren en la semiactiva al de concentración, y al histórico, previa selección, irán los que hayan llegado a la fase inactiva. Ahora bien, ¿qué determina el que un documento esté en el archivo de trámite y no en el de concentración o el histórico? Para responder a esta pregunta debemos hablar de los valores que posee un documento, los cuales dependen de la etapa del ciclo vital en la que se encuentre. Así, cuando se trate de documentos en su fase de trámite o de concentración, los valores que poseen se denominan primarios, obedeciendo exclusivamente a su utilidad institucional. En cambio, cuando se trata de documentos cuya vida administrativa ha terminado pero con cualidades que los hacen de interés histórico, decimos que tales documentos poseen valores secundarios. Debemos aclarar que el hecho de denominarlos “primarios”o “secundarios” no implica que unos sean más importantes que otros, simplemente se hace referencia al momento en que actúan. En este apartado nos sólo a los valores primarios por ser los que interesan en un archivo administrativo. Más adelante, al hablar del archivo histórico, trataremos lo referente a los valores secundarios. 8.1.1 Valores primarios Los documentos o expedientes generados por las distintas dependencias que integran una administración municipal tienen en un primer momento un uso: despachar asuntos cuyo periodo de gestión varía de acuerdo a la naturaleza del asunto de que se trate. Los documentos son pues los instrumentos con los cuales se tramitan los asuntos relacionados con las funciones de las dependencias que los generan o los reciben. Mientras sean necesarios para la actividad de la institución en cuestión los documentos poseen un cierto valor documental denominado valor primario. Sin embargo, aunque tienen valores primarios por ser utilizados para tramitar asuntos vigentes, no todos son iguales, por la sencilla razón de que cada uno se refiere a cuestiones cuyas características e importancia los hace diferenciarse entre sí. En virtud de estas diferencias, los valores primarios pueden ser de orden administrativo, fiscal o legal. 8.1.1.1. Valor administrativo Si un sector de la comunidad solicita al ayuntamiento alumbrado público para beneficio de su 127 Guía de autoaprendizaje barrio, formula la petición mediante un documento dirigido al presidente municipal que ingresa al archivo de este para su registro. El presidente municipal a su vez, solicita, a través de otro documento, un informe a la Tesorería acerca del monto del presupuesto disponible para realizar Ia obra, y en su caso, recurre a otras instancias, también a través de documentos, para superar el obstáculo de la insuficiencia de recursos financieros. El camino seguido por la petición formulada desde Ia solicitud hasta el fallo positivo para instalar el alumbrado público, ha estado lleno de actos administrativos asentados en documentos que formarán un expediente relacionado con los trámites seguidos por las dependencias involucradas para realizar las obras de alumbrado público. El examen de este expediente nos proporcionará una imagen del funcionamiento administrativo del municipio en lo tocante a la atención de obras de infraestructura, por lo que los documentos generados durante el proceso descrito tienen un valor administrativo. Hemos visto pues que los documentos con valor administrativo son aquellos que se refieren a políticas y procedimientos relativos a las actividades corrientes de una dependencia o de un gobierno en su conjunto. 8.1.1.2 Valor fiscal Entre las funciones asignadas a la Tesorería del municipio se encuentra la de recaudar las contribuciones de los miembros de la comunidad por concepto de impuesto, así como sumas originadas por multas aplicadas a los ciudadanos que hayan incurrido en alguna falta que sancione la ley local. El tesorero, para conocer el monto aproximado de la suma que deberá ingresar a la Tesorería, elaborara en principio un padrón de contribuyentes, es decir, una lista de los ciudadanos que tienen la obligación de pagar impuestos y el motivo por el que deben hacerlo, como sería nivel de ingresos, propiedad de un comercio o industria, etc. Paso seguido, elaborará los recibos correspondientes y registrará en un libro los recursos que recibe el municipio por estos conceptos. Cuando todos hayan pagado, deberá distribuir los fondos reunidos según los programas aprobados para su ejecución. Por último, de la forma en que se aplican los recursos deberá dar cuenta a través de informes periódicos. Todos los documentos generados durante este proceso, como el padrón de contribuyentes, los recibos de pago, el libro de registro de ingresos y egresos, y el informe sobre la aplicación de los recursos, tienen un valor fiscal, pues dan cuenta de cómo se utilizan en una institución los recursos financieros recibidos de distintas fuentes. En resumen, los documetnos con valor fiscal son aquellos que genera una institución para indicar el origen de sus ingresos y cómo se distribuyen, controlan y gastan. 8.1.1.3 Valor legal Los documentos con valor legal surgen en situaciones como la siguiente: para la promoción del desarrollo económico de la región, el presidente municipal, a través de la o las dependencias correspondientes, induce la participación de ciertos sectores de la poblración mediante estímulos que hagan atractiva su incorporación a las ramas de la actividad económica que se intenta estimular. Por ejemplo, si en el municipio existiera escasez de productos pecuarios, como carne y leche, y la compra de éstos a otras entidades resultara onerosa por los costos de transporte que ocasionara 128 Archivo de Trámite la lejanía de las zonas productoras, seguramente el presidente municipal creará un programa de impulso a la ganadería tendiente a formar núcleos productivos en el renglón pecuario y a fortalecer los ya existentes. Pero, ¿cómo hacer para que los miembros de la comunidad, poseedores de recursos para esta actividad que constituye una necesidad apremiante del municipio, inviertan su capital para activar la ganadería? Para lograrlo, el ayuntamiento adoptará políticas de incentivos, expresadas en el otorgamiento de créditos con bajas tasas de interés y un período de gracia para comenzar a pagar; y execención de impuestos al proceso de comercialización de estos productos de tal manera que estas facilidades hagan atractiva la incursión en la ganadería. Estas facilidades quedan asentadas en documentos, y en ellos se indica el período de vigencia de las concesiones, es decir, hasta cuándo habrá que dar término al otorgamiento de créditos baratos, así como a la excención de impuestos por comercialización. Por su contenido, estos documentos tienen un valor legal. Por definición, los documentos con valor legal son aquellos que se refieren a derechos a corto o largo plazos, de la administración pública o ciudadanos, y que pueden ser utilizados como pruebas ante tribunales. Cuadro No. 4 VALORES PRIMARIOS ORGANISMOS PUBLICOS ADMINISTRATIVOS Actividades rutinarias documentales de la Institución Oficios Administrativos Personal, Oficinas. Trámites Administrativos relacionados con: Proyectos, Planes, Presupuesto, Contabilidad FISCALES Registros de relaciones con la Hacienda Pública Impuestos, Ventas, Finanzas, Contabilidad, Estados Financieros, Créditos, Hipotecas, Manifestación de Bienes LEGALES Registro de trámites Jurídicos Propiedad Laborales Escrituras Bienes Judiciales Leyes Acuerdos Para resumir, los documentos generados por las dependencias y utilizados para gestionar o tramitar asunto que aún se encuentran en proceso de solución tienen un valor primario; y de acuerdo a su contenido, poseen un valor administrativo, fiscal o legal (ver cuadro 4). 9. ¿Dónde habrá que ubicar los documentos recién generados? 9.1 Archivo de trámite En los ejemplos abordados en el apartado anterior referentes a la solicitud de alumbrado público, al proceso de registro de las cuentas públicas que realiza el tesorero y a las políticas de incentivos aplicadas para incrementar la actividad ganadera, existe una característica común: son problemas que las distintas dependencias deberán atender desde que se les plantean, adoptando las medidas necesarias para su solución inmediata. Los expedientes formados por los documentos relacionados con los asuntos formarán parte del archivo de trámite que, como su nombre lo indica, es aquél que contiene expedientes de asuntos en gestión y cuya consulta es frecuente. Brindan servicio directo y constante a la dependencia a la que pertenecen. 129 Guía de autoaprendizaje Cuadro No. 5 ARCHIVO DE TRAMITE MUNICIPIO URBANO OFICINAS: 1, Agua Potable 2. Alumbrado 3. Limpia 4. Mercados 5. Rastro 6. Transporte Público 7. Urbanismo DEPENDENCIA Al Al Al AI AI Al Al DESARROLLO URBANO Y SERVICIOS PUBLICOS (A, A) A.I Archivo Inniediato A.A. Archivo de Arca Por su naturaleza, este archivo deberá estar de preferencia en la oficina tramitadora para que pueda proporcionar un servicio más eficiente en cuanto a la rápida consulta y suministro de datos y antecedentes. Su función es recibir, clasificar, distribuir y controlar los documentos que entran y salen. Para un ayuntamiento rural que maneja pequeños volúmenes documentales, es suficiente con un archivo de este tipo. En los ayuntamientos urbanos, donde existe un mayor número de dependencias que en los rurales, el problema será abordado de manera distinta. Por ejemplo, es muy posible que en su estructura administrativa (cuadro 3), la dependencia Desarrollo Urbano y Servicios Públicos cuente con siete oficinas: de alumbrado, limpia, mercados, urbanismo, rastro, transporte público y agua potable. Asimismo, es de esperar que el resto de las dependencias que integran ese ayuntamiento cuente también con diversas oficinas abocadas a atender asuntos correspondientes a las funciones que les han sido asignadas. En este caso, y para un manejo más racional de la documentación, es aconsejable organizar el archivo de trámite en dos instancias: archivo inmediato y archivo de área (ver cuadro 5). 9.1.1 Archivo inmediato Es el que se encuentra dentro del espacio físico de la oficina a la que sirve; contiene documentos en trámite relacionados con la actividad de la unidad o dependencia en cuestión. Generalmente se encuentra al alcance inmediato de quien atiende el asunto, es decir, del tramitador. En el caso de los ayuntamientos urbanos, de estructura compleja, existirá un archivo inmediato por cada una de las oficinas pertenecientes a cada una de las dependencias que integran el municipio. Este puede estar en el cajón del escritorio de la secretaria o en un pequeño archivero en la oficina correspondiente. Lo importante es que los documentos cuenten con un lugar específico y de acceso directo para facilitar su localización. El documento que ingresa o se genera en cualquiera de las oficinas deberá permanecer con quien atiende el asunto mientras se realiza el trámite. Una vez que se ha dado respuesta al mismo, ya no es necesario ni deseable que el documento permanezca en poder del tramitador, ya que de hacerlo así estaríamos reduciendo el espacio necesario para los documentos de nuevo ingreso, además de no ser ya de consulta muy frecuente. Por ello, el documento debe ser transferido a otro repositorio común a todo el municipio, denominado “archivo de area”. 9.1.2 Archivo de área Es el que se encuentra ubicado en un lugar accesible a todas las oficinas de la dependencia a la que sirve. Contiene documentos y expedientes útiles como material de consulta o de información para el desarrollo de las actividades comunes a dichas oficinas. Su consulta es constante, aunque menos frecuente que la del archivo inmediato. Tiene por objeto agrupar la información de varias unidades administrativas de una misma dependencia para proporcionarla oportunamente a los funcionarios que la soliciten. El tiempo que se guardan aquí los expedientes generalmente es 130 Archivo de Trámite mas largo que en el archivo inmediato. Naturalmente, el archivo donde se concentra la documentación procedente de las unidades que forman toda una dependencia, es mucho mayor que el archivo inmediato, en el que se guardan únicamente los documentos generados por un solo funcionario u oficina del ayuntamiento. Por lo mismo, requiere aquél de un orden riguroso para garantizar la localización rápida y eficiente de cualquier documento. Por este motivo, se hace necesario contar con un responsable del archivo de área que dé cuenta del ordenamiento, custodia y préstamo de los expedientes, el cual deberá poseer conocimientos básicos en archivonomía, de tal suerte que le permitan elegir los métodos adecuados a las necesidades de administración y control documental de la dependencia a la que presta sus servicios. ¿Qué ventajas nos reporta el contar con un archivo de área? Entre las más importantes podemos mencionar las siguientes: Permite el desahogo constante y ordenado de los archivos inmediatos, que deben conservar siempre una gran agilidad. Proporciona una visión de conjunto de los asuntos atendidos por toda una dependencia, apoyando la elaboración de proyectos, y estudios con abundante información de trabajos similares realizados con anterioridad. Agiliza la consulta documental y, con ello, la resolución de los problemas planteados a la institución. Para resumir. Un archivo de trámite simple es suficiente para organizar la documentación de un municipio rural o pequeño. En cambio, para un municipio urbano o semi-urbano cuya producción documental es mucho mayor, es necesario dividir el archivo de trámite de cada dependencia en el número de archivos inmediatos que sean necesarios y en un archivo de área que concentre la documentación proveniente de aquéllos, en cuyo caso deberá existir un responsable dedicado exclusivamente a las tareas archivísticas de allí derivadas. 10. ¿Cómo organizar un archivo de trámite? En el apartado anterior vimos que los documentos relacionados con asuntos en gestión deberán ubicarse en el archivo de trámite. Ahora bien, para que todos los documentos generados por las distintas dependencias de un municipio puedan ser consultados con facilidad, es necesario que exista una organización adecuada que permita saber dónde encontrar cada expediente en el momento en que se le necesite. Para que esto sea posible, habrá que organizar los expedientes con el apoyo de alguno de los sistemas de clasificación que se verán a continuación. 10.1. Sistemas de clasificación Es muy importante tener siempre presente cuando se habla de un archivo administrativo, que desde que los documentos se producen o ingresan en las oficinas, se inicia la conformación de expedientes, y que dichos expedientes constituyen la unidad básica de clalsificación. En el presente apartado hablaremos sobre los sistemas de clasificación directos e indirectos, con el fin de exponer sus distintas posibilidades de aplicación en un archivo municipal, de acuerdo con el tamaño y grado de complejidad de la estructura del ayuntamiento. 131 Guía de autoaprendizaje Cuadro No. 6 SISTEMAS DE CLASIFICACION MUNICIPIO RURAL MUNICIPIO URBANO Y SEMI-URBANO DIRECTOS (no requieren de un registro) INDIRECTOS (requieren de un registro) - ALFABETICO -NUMERICO - CRONOLOGICO -DECIMAL - GEOGRAFICO - POR ASUNTOS 0 MATERIAS Clasificar documentos es, el acto de agrupación por su semejanzas y de separarlos por sus diferencias. Los sistemas de clasificación juegan un papel vital en la administración de la documentación ya que porporcionan el principio rector para su ordenamiento y, por consiguiente, son la base sobre la que descansa la organización de los archivos. Su objetivo es localizar los expedientes en el momento en que se requieran. Los sistemas de clasificación se dividen en dos grandes grupos: los directos y los indirectos (ver cuadro 6). 10.1.1 Sistemas de clasificación directos Son aquéllos que no requieren del empleo de catálogos, registros o índices. Son aconsejables para la admistración de municipios pequeños por la cantidad relativamente reducida de documentos que manejan. Los sistemas de clasificación directos son: el alfabético, por asuntos o rnaterias, geográfico y cronológico. 10.1.1 Sistema de clasificación alfabético En éste, los expedientes se agrupan en orden alfabético de acuerdo con el nombre de las personas físicas o morales que les dan origen. Pero, ¿qué significa una persona física y una persona moral? Una persona física es un particular, es decir, cualquier ciudadano miembro de la comunidad que al solicitar o recibir algún servicio de las dependencias municipales, hará surgir un expediente con su nombre. Una persona moral es un grupo de ciudadanos o personas físicas que forman una asociación con fines profesionales, comerciales, empresariales, culturales, etc., y cuya agrupación tiene un nombre. Una persona moral también puede ser una dependencia. Un ejemplo de aplicación de este sistema de clasificación sería el siguiente: si en nuestro archivo tenemos expedientes referentes a varias personas físicas y morales como Rafael Flores Acuña, Asociación Ganadera del Sureste, el Sindicato de Trabajadores del Transporte, Guadalupe González León, y otros más, nuestro archivo deberá ordenarse alfabéticamente como se muestra a continuación: Expedientes: Asociación Ganadera del Sureste Banco Nacional de Crédito Rural Escuela Primaria 5 de Mayo 132 Archivo de Trámite Flores Acuna Rafael González León, Guadalupe Rodríguez Sánchez, Leopoldo Sindicato de Trabajadores del Transporte Sociedad Cooperativa Pesquera del Sureste 10.1.1.2. de clasificación por asuntos o materias Con este sistema los expedientes se organizan según su contenido, siguiendo un orden alfabético. El contenido de los expedientes se definirá cuidadosamente con un rubro que exprese el asunto principal de que tratan los documentos que los conforman. Ejemplo: Expedientes Actas de Cabildo Censos Agrícolas Correspondencia Cultura Decretos Educación preescolar Festividades Obras Públicas Oficios Planes de Acción Municipal Recortes de Prensa Salud Seguridad Pública Tránsito 10.1.1. 3. Sistema de clasificación geográfico En este sistema los expedientes se archivan por el nombre de la localidad a que se refieren, es decir, los documentos de un solo asunto formarán un expediente para agruparse por su lugar de procedencia. Por ejemplo, si se tratara de organizar el archivo del municipio San José de Gracia perteneciente al estado de Aguascalientes, tendría como apartados los nombres de los poblados: Expedientes Entidad: Aguascalientes Municipio: San José de Gracia Poblados: Agua Zarca 133 Guía de autoaprendizaje Amarillas, Las Antonio de los Ríos, San Astillero. El Ciénega de Alcorcha Cieneguita Congoja, La Estancia. La Huijolotes José de Gracia, San Paredes Rancho Viejo Río Blanco Rosa, Santa Rosa de Lima, Santa etc. Dentro de cada uno de estos apartados, por ejemplo Rosa de Lima, Santa, se incorporarán los expedientes relacionados a los asuntos de esa población empleando el mismo procedimiento que veíamos para el sistema de clasificación por asuntos: Entidad: Aguascalientes Municipio: San José de Gracia Poblado: Rosa de Lima, Santa - Contribuciones - Ejidos - Multas - Padrón de Habitantes - Turismo 10.1.1.4. Sistema de clasificación cronológica Bajo este sistema los expedientes se archivan según la fecha de apertura de cada uno de ellos, pudiéndose establecer como estructura el año, el mes y los días. Ejemplo: Expedientes 134 Archivo de Trámite 1988 ENERO Enero 5: Reglamento del Archivo Municipal Obras Municipales, Proyecto de pavimentación Enero 25: Industria. Licencias Policía. Partes FEBRERO Febrero 20: Educación. Concurso de ortografía Solicitudes de becas Cuadro No. 7 SISTEMA DE CLASIFICACION DIRECTOS (Aconsejable para Municipios Rurales) ALFABETICO POR ASUNTOS O MATERIAS (por nombres de personas físicas o personas morales) - - - - Asociación Ganadera del Sureste Banco Nacional de Crédito Rural Escuela Primaria 5 de Mayo Flores Acuña Rafael González León, Guadalupe Presidente Municipal Informes anuales Rodríguez Sánchez, Leopoldo Sindicato de Trabajadores del Transporte Sociedad Cooperativa Pesquera del Sureste - GEOGRAFICO ENTIDAD: Aguascalientes MUNICIPIO: San José de Gracia Actas de Cabildo Censos Correspondencia Cultura Decretos Educación Festividades Junta de Mejoramiento Obras Públicas Oficios Planes de Acción Municipal Recortes de Prensa Salud Seguridad Pública Tránsito Poblados: - - Febrero 22: 135 Agua Zarca Amarillas, Las Antonio de los Ríos, San Astillero, El Ciénega de Alcorcha Cieneguilla Congoja, La Estancia, La Hijolotes José de Gracia, San Paredes Rancho Viejo Río Bravo Rosa de Lima, Santa Contribuciones Ejidos Multas Padrón de habitantes Turismo. Promoción CRONOLOGICO 1988 ENERO Enero 5: Obras Municipales Proyecto de Pavimentación Enero 25: Industria Licencias FEBRERO Febrero 20: Educación. Concurso de Ortografía Solicitudes de Becas Febrero 22: Festejos. Carteles Guía de autoaprendizaje Festejos. Carteles etc. Los sistemas de clasificación anteriores son susceptibles de combinarse entre sí. Los sistemas cronológico, geográfico y por materias, por ejemplo, se pueden organizar al interior alfabéticamente. (Ver cuadro 7). 10.1.2 Sistemas de clasificación indirectos Son aquéllos que asignan un orden a la documentación con base en criterios previamente establecidos. Estos sistemas requieren de la utilización de instrumentos de consulta como catálogos, índices o registros, lo que significa que para su aplicación habrá que elaborar una relación de los documentos que existen en el archivo con la clasificación que se les asignó previamente, con el objeto de localizarlos rápidamente cuando se necesiten, prosiguiendo con este registro conforme ingresen al archivo nuevos documentos. 10.1.2.1. Sistema de clasificación numérico Este sistema, tal como se ha utilizado tradicionalmente, consiste en asignar un número progresivo a cada expediente que se abre, sin tomar en cuenta otro elemento, levantando después un registro en el que se señale brevemente el contenido, asunto o persona a que se refiera cada uno de ellos. Ejemplo: Expedientes 1. Acto cívico. Enero 1988 2. Censo Industrial. 1988 3. Actas de la Junta de Mejoras Municipales. Mayo 1988 4. Campañas de Vacunación. 1988 5. Inspección de mercados. 6. Delimitación del suelo urbano. Junio 1988 7. Programas de acción urbana. Junio 1988 8. Nacimientos. Estadísticas 1988 Se recomienda abrir registros nuevos de manera periódica (mensual, semestral, anual, etc.), recomenzando cada vez con el número 1, evitando así la formación de listados muy extensos que en nada facilitan la rápida localización de los expedientes. La aplicación de este sistema se ha observado en archivos con pequeños volúmenes documentales. Una vez que se ha asignado a cada expediente un lugar dentro del archivo, deberá asentarse en el registro dicha ubicación. Ejemplo: 136 Archivo de Trámite REGISTRO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO Expedientes números: del 1 al 8 Período: enero-junio 1988 Ubicación: Primera gaveta superior, marcada con el número 1. 10.1.2.2. Sistema de clasificación decimal Este sistema, como su nombre lo indica, está basado en la numeración decimal. Por convención se considera al conjunto de la documentación de una dependencia, en este caso el ayuntamiento, como la unidad susceptible de ser dividida hasta un máximo de diez rubros. No está de más anotar que este sistema fue definido para ser utilizado en bibliotecas y fue adoptado posteriormente en gran número de archivos. A los diez grandes grupos resultantes de la primera división de la unidad, se les llama “clases”. Cada una de estas “clases” se subdivide, a su vez, en otros diez grandes denominados “divisiones”, las cuales representan los asuntos principales de aquéllas; las “divisiones” a su vez se dividen tanto como sea necesario, formando “secciones” y “subsecciones”. Cada una de las “clases”, “divisiones”, “secciones”y “subsecciones”, están representadas por una fracción decimal, que puede ir del 0 al 9. Ejemplo. 0 Unidad - Ayuntamiento 0.1 Décimos - “clases” 0.01 Centésimos — “divisiones” Cuadro No. 8 SISTEMA DECIMAL UNIDAD CLASES DIVISION SUB-DIVISION 0, Ayuntamiento 1. Cabildo 1.1 Sesiones Plenarias 2.1. Convenios 1.1.1 Ordinarias Presidencia Municipal 3. Secretaría del del Ayuntamiento 3.1. Trabajo Social 3.2. Junta Municipal de Reclutamiento 3.3. Cultura 2.1.1. Federales 2.1.2, Estatales 3.1 1. Ayudas Municipales SUB.SECCION 1.1.1.1 Actas de Cabildo 3,l,I.l. Informes 3.1,1,2. Peticiones 3.1.2 Correspondencia 3.2.3. Altas y bajas 3.2.2, Estadísticas 3.2.3. Lista de Clases 3.2.5. Remisas y anticipos 3.3.1, Biblioteca 3.3.2 Museos 3.3.3 Festejos 3.3 4. Turismo 3.4. Correspondencia oficial SECCION 3.4.1. Entrada de documentos 3,4.1 Salida de documentos 137 3.3.1.1 Facturas 3,3 1.2. Informes 3.3.1,3. Programas 3,3.2.1 Facturas 3.3.2.2. Memorias 3.3.3.1 Concurso 3.3.3.2, Presupuestos 3.3.4.1. Correspondencia 3.3.4.2. Promoción turística Guía de autoaprendizaje Cuadro No. 8 SISTEMA DECIMAL UNIDAD CLASES SUB.SECCION DIVISION 3.5 Educación 3.6 Salud SUB-DIVISION SECCION 3.4.3 Vistas 3.4.4. Expedientes personales 3.5.1 Centros Escolares 3.4.3.1 Actas representativas 3.4.3.2 Libros de firmas 3.5.1.1 Correspondencia 3.5.1.2 Estadística 3.5.1.3 Obras de mantenimiento 3.5.2 Personal Docente 3.5.2.1 Concursos 3.5.2.2 Contratación 3.5.2.3 Licencias 3.5.3 Becas 3.5.3.1 Becas otorgadas 3.5.3.2 Informes 3.5.3.3 Presupuesto 3.5.3.4 Solicitudes 3.6.1.1 Campañas de Vacunación 3.6.1.2 Población atendida 3.6.1.3 Presupuesto 3.6.1 Centros de Salud 3.6.1.3.1 Gastos Especiales 3.6..1.3.2 Gastos fijos 3.6.1.3.4 Informes 3.6.1.3.4 Ingresos 3.6.2 Inspección sanitaria 3.6.2.1 Depuración de aguas 3.6.2.2.3 Restaurantes 3.6.3 Protección al medio ambiente 3.6.3.1 Denuncias 3.6.3.2 Limpieza de vías públicas 3.6.3.3 Depósito de basura Cuadro No. 8 SISTEMA DECIMAL UNIDAD CLASES DIVISION SUB-DIVISION 3.7. Justicia y aplicación de reglamentos 3.7.1. Dictámenes SECCION 3.7.2. Procedimientos Administrativos 3.7.3. Procedimientos Civiles 3.7.4. Procedimientos Laborales 3.7.5. Procedimientos Penales 4. Relaciones Públicas 4.1. Protocolo 4.1.1. Libros de firmas 4.1.2. Distinciones 4.2. Prensa 4.2.1. Correspondencia 4.2.2. Reseñas 5. Programación 5.1. Programay Presupuesto ción 5.1.1. Proyectos 5.1.2. Estudios 5.1.3. Acuerdos 5.1.4, Informes 5.2.1. Seguimiento 5.3 Control 5.4 Presupuestación 5.2.2, Informes 5.3.1. Informes 5.4.1. Presupuestos ordinarios diarios 138 5.4.1.1 Ingresos SUB-SECCION Archivo de Trámite Cuadro No. 8 SISTEMA DECIMAL UNIDAD CLASES DIVISION SUB-DIVISION SECCION SUB-SECCION 5.4.1.2 Egresos diarios 5.4.1.3 Rentas 5.4.1.4 Gastos fijos 5.4.2 Presupuesto 5.4.2.1 Ingresos diarios 5.4.2.2 Egresos diarios 5.4.2.3 Rentas 5.4.2.4 Gastos Generales 5.4.3 Presupuesto 0.001 Milésimos 0.0001 Diezmilésimos — - 5.4.3.1 Ingresos 5.4.3.2 Gastos extraordinarios “secciones” “subsecciones" En el cuadro número 8 se aplica la clasificación decimal a los documentos generados en un municipio con un organigrama complejo (cuadro núm. 3), en cuanto a los posibles documentos generados por el Cabildo, la Presidencia Municipal, la Secretaría del Ayuntamiento, Relaciones Públicas y Programación y Presupuesto. Como se podrá observar, este sistema de clasificación es aconsejable para un ayuntamiento grande, que por la complejidad de su estructura y la cantidad de documentos que genera requiere de un ordenamiento similar al rnostrado en el cuadro anterior. La elaboración de un cuadro como el señalado, permitirá tener una visión de conjunto acerca de la clave asignada a cada serie documental e incorporar nuevas series con su clave cuando se requiera. Organizar los documentos de nuestro archivo de trámite, utilizando un sistema de clasificación adecuado, constituye un gran avance en la administración documental que se reflejará en una más eficiente tramitación de los asuntos. La elección que hagamos de cualquiera de ellos dependerá de las condiciones y las necesidades específicas de nuestro archivo. De gran importancia resultará el manejar el mismo sistema tanto en el archivo de trámite como en el de concentración y el histórico, ya que de esa manera contribuiremos a ejercer un mejor control efectivo sobre la documentación desde que se genera hasta que se elimina o es seleccionada para su conservación permanente, además de que evitaremos la práctica tan común de asignar a los documentos una nueva clasificación cada vez que cambian de unidad archivística. Sin embargo, no es suficiente con lo anterior. Además de poseer un archivo organizado, necesitamos aplicar los instrumentos de control documental que nos permitan no sólo conocer toda la documentación que alberga la institución y manejarla adecuadamente, sino también saber qué hacer con ella cuando los asuntos a que hacen referencia han sido tramitados. En el siguiente apartado hablaremos de tales instrumentos de control documental. 11. ¿Qué son los instrumentos de control documental? Los instrumentos de control documental son herramientas empleadas por los archivistas para 139 Guía de autoaprendizaje facilitar el manejo de la documentación. En ellos se describe el contenido, cantidad, ubicación, vigencia y destino final de los documentos, y son el inventario, las fichas catalográficas, el catálogo de vigencia y las cédulas de disposición documental. La aplicación de cada uno de estos instrumentos se realiza en diferentes momentos de la vida de un documento. En este apartado analizaremos con detenimiento el inventario, las fichas catalográficas y el catálogo de vigencia, dejando para un capítulo posterior el examen de las cédulas de disposición documental, ya que éstas encuentran su aplicación en una etapa más avanzada del ciclo vital de los documentos. Es preciso señalar que, a efecto de simplificar al máximo el manejo de dichos instrumentos se ha diseñado una serie de formatos (cuadro 9-12) en los que se condensa la información requerida para ello, a los cuales es posible incorporar toda la información necesaria para saber qué hacer con el documento durante sus distintas etapas de vida, esto es, desde que el documento se encuentra en su fase activa, la concluye y entra en la inactiva. En su oportunidad se expondrá la iniportancia y uso de cada uno y el llenado de las columnas correspondientes. No sólo en los archivos grandes es necesaria la aplicación de tales instrumentos. En un municipio pequeño, también es recomendable la realización de esta tarea, para asegurar de esa forma un flujo documental ordenado entre el archivo administrativo y el histórico. Mediante la siguiente exposición esperamos que el archivista aprecie las ventajas de su utilización. 11.1. Inventario El inventario es el instrumento que nos proporciona una descripción global del material archivístico que se conserva, sin descender a la particularización. Describe de manera sumaria y breve las series documentales que integran el archivo. Cada serie se forma del conjunto de expedientes que tratan de un mismo asunto y que son generados por una misma oficina. El inventario tiene como objetivo fundamental facilitar la localización de los expedientes, de allí que no contenga más que datos imprescindibles como son la signatura de la serie, una breve descripción de la misma, las fechas que abarca y su ubicación física. Cuadro No. 9 ARCHIVO MUNICIPAL DE CABORCA INVENTARIO Municipio: Caborca Unidad Admtva: Sría del Ayuntamiento Serie Documental y clave Descripción Genérica Número de Expedientes y cronología Ubicación Tipográfica Observaciones Trabajo 3.1 de Conjunto expedientes integrados por informaciones, peticiones y recibos. 27 expedientes enero-diciembre 1987 Primer archivero Primer cajón La documentación se encuentra en buenas condiciones de Conjunto expedientes integrado por correspondencia, estadística, listas de clases, altas y bajas 40 expedientes enero-diciembre 1987 Segundo archivero Segundo cajón La documentación se encuentra en buenas condiciones de Conjunto expedientes integrados por facturas, informes, programas, facturas, memorias, correspondencia y presupuesto 64 expedientes enero-diciembre 1987 Tercer archivero Cuarto cajón La documentación se encuentra en buenas condiciones Junta Municipal de Reclutamiento Cultura 3.3 140 Archivo de Trámite En el cuadro número 9 se presenta un formato en el que para los fines de la elaboración del inventario, bastará con llenar las columnas que corresponden a cada uno de los elementos anteriores. Sería conveniente organizar los formatos por dependencia ya que de esta manera el control de la documentación es más eficiente. 11.1.1. Componentes de un inventario general Con el objeto de ilustrar los elementos que debe contener un inventario, tomaremos como ejemplo algunas de las series documentales generadas por la Secretaría del Ayuntamiento de Caborca, Sonora. Como encabezados del inventario, en el espacio correspondiente a “Presidencia Municipal” (ver cuadro 9), se anotará el nombre del municipio, Caborca en este caso, y en el de “Unidad Administrativa” o sección el de la dependencia u oficina de donde provienen los documentos, es decir, Secretaría del Ayuntamiento. El llenado del cuerpo del inventario se hará de la manera siguiente: Serie documental En esta primera columna se anotará el nombre general de la serie y su clave, ambos asignados durante la clasificación. Así, una primera serie documental podría ser: 3.1 Trabajo Social. en donde el Número 3.1. es la clave y Trabajo Social el nombre de la serie documental*. Descripción genérica En esta columna se hará un breve resumen del contenido de la serie. Su aplicación en nuestro ejemplo anterior sería así: “Conjunto de expedientes integrados por informes, peticiones y recibos”. Número de expedientes y cronología En esta columna se señalará el número de expedientes o libros correspondientes al periodo que comprende la serie documental partiendo del dato más antiguo hasta el más reciente. En el ejemplo considerado sería: 27 expedientes enero-diciembre 1987. Cabe destacar que en términos generales, el volumen y la frecuencia con que se genera la información sobre un mismo asunto determinan los cortes cronológicos necesarios para su mejor organización. Ubicación topográfica En esta columna se deberá anotar el lugar exacto en que se encuentra la documentación que podría ser un anaquel o un archivero, por ejemplo: “primer archivero, primer cajón” * En este ejemplo y en todos los que se seguirán se ha utilizado el sistema de clasificación decimal. 141 Guía de autoaprendizaje Observaciones Aquí se anotará de manera sintética cualquier observación que pudiera hacerse con el objeto de complementar la información contenida en las cuatro columnas anteriores. En nuestro ejemplo, la anotación respectiva se refiere al estado físico en que se encuentra la serie tratada: "Ia documentación se encuentra en buenas condiciones” Con el llenado de estas cinco columnas, habremos incorporado la información requerida para tener nuestro inventario. Todo el trabajo que implica la elaboración de un inventario es recompensado con los beneficios obtenidos: además de contar con una relación de la clasificación asignada a cada expediente, podemos saber de qué asuntos tratan, a partir de qué fechas tenemos documentos sobre cada uno, hasta cuándo y en que cantidad y, por último, en dónde se encuentra físicamente. El inventario nos propociona una información general sobre los documentos contenidos en el archivo. Por su calidad administrativa es de carácter doméstico, es decir, que sirve sólo a los funcionarios en su labor de servicio y no al público en general. Por su conducto se controla la información que se posee, y ello es posible sin importar qué tan voluminoso sea el acervo documental de nuestro archivo, siempre que apliquemos correctamente este instrumento. 11.2. Fichas catalográficas El catálogo es otro instrumento de control de gran utilidad para el archivista. En realidad lo más usual es que en un archivo se manejen distintos catálogos con el fin de facilitar al máximo la búsqueda y localización de los expedientes. Con todo, es posible definirlos a partir de sus elementos comunes. Los catálogos son registros formados por tarjetas o cédulas catalográficas ordenadas en un mueble o fichero, en las que se describen de manera sintética las características esenciales por las cuales es posible identificar una pieza documental, entendiendo por ésta cualquier documento o expediente considerado de manera individual. Para ello es necesario examinar cuidadosamente el documento que se va a catalogar anotando en una ficha la información requerida. Los datos básicos que debe contener una ficha catalográfica son los siguientes: 1. Fórmula clasificadora 2. Encabezamiento 3. Año de inicio del asunto 4. Extracto 5. Iniciales de catalogador En el cuadro número 10 se presenta un modelo de cédula catalográfica, en el que se han distribuido convenientemente los datos anteriores. El encabezamiento constituye el elemento de referencia, esto es, aquél por el cual es posible que nos sea solicitado un expediente (asunto, clave clasificadora o nombre del interesado, entre otros) y que al mismo tiempo nos sirve de base para la ordenación de las cédulas: en el ángulo superior derecho se anota, cuando no es encabezamiento, la clave clasificadora que ha sido asignada al documento en el momento de ingresar a la dependencia; en la parte central de la cédula se describe el año en que está fechado el documento, seguido de una breve indicación o extracto en donde se señala su asunto o contenido; finalmente, en el ángulo 142 inferior derecho se anotan las iniciales del Cuadro No. 10 archivista o persona que Formato para ficha de catálogo (cédula elaboró la ficha. A los datos catalográfica) anteriores se les puede agregar otros más, así como también puede 1 2 variar su distribución en la ficha. Finalmente lo importante es que cada cédula contenga la 3 información mínima 4 necesaria para la identificación plena del 5 documento descrito. Decíamos líneas an1. Encabezamiento tes que existen distintos 2. Clave clasificadora tipos de catálogo, éstos se 3. Año en que se inicia el asunto han divividido en dos 4. Extracto o asunto grupos: catálogos gen5. Iniciales del catalogador erales y catálogos especiales. Los generales como su nombre lo indica, son los de uso generalizado, es decir, aquéllos que el común de los archivistas elabora tomando como base ya sea la clave de clasificación de los documenlos o expedientes o bien la palabra inicial del encabezamiento. Por su parte, los catálogos especiales obedecen a las necesidades Cuadro No. 11 particulares del archivo y pueden ser, entre ASIENTO DE CEDULA PRINCIPAL ALFABETICA (NOMBRE DE LA INSTITUCION) otros, topográficos, geográficos, cronológicos y onomásticos. No es aquí el espacio indicado Compañía Municipal de Azúcar 148.111 para hablar detenidamente al respecto, sin em1988.- Estado de Cuenta que elaboró bargo, debemos tener presente que existe una Alicia González Ríos gran variedad de catálogos, lo que nos permite CZV optar por aquéllos que más convengan a las necesidades e intereses del archivo. La existencia de distintos catálogos nos ASIENTO DE CEDULA PRINCIPAL ONOMASTICA ALFABETICA habla de variantes en el proceso descriptivo de (NOMBRE DEL INTERESADO) los documentos. Así, de un mismo documento González Ríos Alicia 148.111 podemos elaborar cédula, catalográficas 1988.- Estado de Cuenta que elaboró diferentes dependiendo del elemento que se Alicia González Ríos tome como encabezamiento. Es por ello que se les ha divido en cédulas principales y CZV cédulas auxiliares. Una cédula principal es aquélla que lleva como encabezamiento alguno ASIENTO DE CEDULA PRINCIPAL SISTEMATICA de los datos que archivísticamente se ha (REGISTRO NUMERICO) considerado como el “principal” en un 148.111 Compañía Municipal de Azúcar documento y puede ser el nombre de la 1988.- Estado de Cuenta que elaboró institución que lo generó, el nombre de la perAlicia González Ríos sona interesada o la clave clasficadora. En el primer caso hablaremos de una cédula princi CZV Guía de autoaprendizaje pal alfabética, en el segundo de una cédula principal onomástica y en el último, de una cédula principal sistemática. Pongamos un ejemplo: Ingresa a nuestro archivo un estado de cuenta de la compañía Municipal de Azúcar, al que se le asignó la clave 148.111. Antes de incorporarlo a nuestro archivo administrativo debemos catalogarlo, es decir, elaborar una ficha en la que asentemos los datos a que ya nos hemos referido, esto es, su clave, encabezamiento, año y extracto, para después colocarla en el archivero que le corresponda. Lo más conveniente será contar con fichas diferentes para de esa forma poder localizar el documento sin importar el dato por el que se nos solicite. Las cédulas principales nos darán la respuesta a tal requerimiento y para elaborarlas procederemos de la siguiente manera (cuadro 11 ). Tratándose de la cédula alfabética se anotará en el externo superior izquierdo -a manera de encabezamiento- el nombre de la institución que generó el documento,”Compañía Municipal de Azúcar”, y en el extremo superior derecho la clave que se le asignó al ingresar a nuestro archivo, 148.111; al centro se escribirá el año en que está fechado, 1988, seguido del extracto que en este caso será “Estado de cuenta elaborado por Alicia González Ríos”, en el ángulo inferior derecho se anotarán las iniciales de la persona que elaboró la ficha. Por último, insertaremos la cédula en un fichero al que se denominará catálogo diccionario. Muy similar a la anterior es la cédula principal onomástica, la diferencia radica en que ésta el encabezamiento está formado por el nombre de la persona relacionada directamente con el asunto que se trata o, en nuestro ejemplo, de quien elaboró el documento, comenzando por sus apellidos: “González Ríos Alicia”. El resto de los elementos permanecerá sin modificación. Junto con las cédulas alfabéticas se integra el catálogo diccionario, en el que se ordenan de acuerdo con su encabezamiento en riguroso orden alfabético. Así, primero aparecerá la cédula con el encabezamiento “Compañía Municipal de Azúcar”, y después la de “González Ríos Alicia”. La tercera de las cédulas principales, la sistemática, se distingue de las anteriores porque en el encabezamiento lleva la clave clasificadora, 148. 111 y en el espacio que ésta ocupaba aparece ahora el nombre del organismo productor del documento. Estas cédulas forman un catálogo distinto, al que se le denomina catálogo sistemático. Los archivistas, en su afán de agotar todos los caminos por los cuales pueden ser solicitados los documentos, además de mantener un estricto control sobre los mismos, han ideado instrumentos de catalogación más finos, de lo cual son muestra las cédulas catalográficas auxiliares. Sin embargo, con las cédulas principales es posible manejar eficientemente un archivo administrativo como el que aquí se plantea. Las necesidades particulares de cada archivo municipal determinarán si es necesario hacer un trabajo de catalogación más complejo. 11.3. CátaIogo de vigencia El catálogo de vigencia es el instrumento que nos permite conocer el tiempo que los documentos deberán permanecer en el archivo de trámite para después pasar al de concentración, y, a su vez, el periodo que permanecerán en este último, teniendo como principio rector el dictamen que sobre los valores administrativos, fiscales y legales de cada documento emitan las autoridades competentes. De esta forma, el catálogo de vigencia sirve para controlar el paso de los documentos entre el 144 Archivo de Trámite archivo de trámite y el archivo de concentración en base a criterios objetivos obtenidos a partir del análisis de sus valores primarios. Aunque el catálogo de vigencia determina el tiempo que los documentos deben permanecer en el archivo de concentración, no le corresponde decidir cuáles de ellos pasarán al archivo histórico, tarea que requiere de la utilización de la llamada cédula de disposición documental. Como se podrá observar, por su aplicación, el catálogo deberá elaborarse desde que la documentación se encuentra en el archivo de trámité, entrando en acción en el momento de transferirla al archivo de concentración y, posteriorniente, en el momento en que han de ser dados de baja de éste último. Esta tarea la realizará el archivista en colaboración con las personas responsables de descargar los asuntos que ingresan a la dependencia ya que son ellas quienes al hacer uso constante de los expedientes están en posibilidad de determinar el plazo que deberán permanecer los documentos a su alcance, con base en las disposiciones legales administrativas y fiscales relacionadas con el manejo documental. 11.3. 1. Procedimiento de la elaboración del catálogo Para instrumentar el proceso dictaminador sobre la vigencia documental en materia administrativa, legal y fiscal es preciso formar un Comité el cual, en primera instancia, deberá estar integrado por los titulares de las dependencias generadoras de los documentos, quienes se ocuparán de emitir la valoración en el plano administrativo; para el aspecto fiscal bien pudiera ser el tesorero, que es quien maneja los asuntos fiscales; para la valoración jurídica deberá ser el responsable de atender los asuntos de carácter legal que surgen en el municipio, que por lo general es el secretario del ayuntamiento; por último, el archivista municipal, que además será el receptor y ejecutor de las recomendaciones derivadas de los dictámenes del comité. En el cuadro número 12 se ejemplifica con la serie “Trabajo social” procedente de la Secretaría del ayuntamiento el tiempo que sus distintos tipos documentales -informes, peticiones y recibosdeberán ser conservados tanto en el archivo de trámite como en el de concentración, tiempo que fijará el dictámen que emitan las autoridades correspondientes. El llenado de las columnas podrá realizarse de una manera fluida mediante el envio que haga el archivista municipal de una copia del formato mostrado, a cada uno de los responsables de emitir su juicio para la determinación de la vigencia docuniental, quienes lo deberán anotar en el formato. Este ya deberá contener los nombres de las series documentales, su descripción y antigüedad, datos todos ellos recabados con Cuadro No. 12 anterioridad, duARCHIVO MUNICIPAL PRESIDENCIA MUNICIPAL: CABORCA rante la CATALOGO DE VIGENCIA UNID. ADMVA.: SRIA. DEL AYUNTAMIENTO claboración del SERIE: TRABAJO SOCIAL inventario. Es TIPO VIGENCIA VIDA UTIL ADMINISTRATI NUMERO DE OBSERVACIODOCUMENTAL -VA EXPEDIENTE Y NES conveniente que Y NUMERO CRONOLOGIA ADMINISLEGAL FISCAL ARCHIVO ARCHIVO DE CLASIFICADOR TRATIVA DE CONCENTRATRAMITE CION el Comité se r e ú n a INFORMES 12 1 3 1 2 La documenta3.1.1.1 Enero-Diciembre ción está en 1987 buenas condicioperiódicamente nes convocado por el PETICIONES Enero Diciembre 3 0 2 1 2 La documenta3.1.1.2 1987 ción está en buenas condiciopropio archivista, nes que estará RECIBOS Enero-Diciembre 1 5 5 1 4 La documenta3.1.1.3 1987 ción está en buenas condiciopresente en las nes 145 Guía de autoaprendizaje reuniones para contribuir en la determinación del valor que poseen los documentos de acuerdo con sus características y los criterios empleados para determinar sus vigencias. 11.3.2 Componentes Vigencia Administrativa Esta columna deberá ser llenada por los titulares de las dependencias generadoras de las series documentales, quienes al conocer el tiempo que utiliza cada expediente, decidirán el lapso que deberá permane-cer en el archivo de trámite, es decir, a su alcan-ce. Este último dato se anotará en la columna con ese nombre. Vigencia legal Esta columna deberá ser lle-nada por el responsable de atender los asuntos jurídicos que se presenten en el municipio, que como ya se mencionó con anterioridad, geralmente es el secretario del ayuntamiento o el asesor jurídico del mismo. Vigencia fiscal Esta columna deberá ser llenada por el tesorero, por ser el funcionario municipal que conoce perfectamente los efectos fiscales de cada acción y por tanto de cada expediente.Su opinion, más Ia del secretario del ayuntamiento, decidirán el tiempo que un documento deberá permanecer en el archivo de concentración. Tomemos el primer ejemplo del cuadro número 12. El secretario del ayuntamiento, titular de la dependencia en cuestión, opina que los informes sobre ayudas municipales tendrán una utilidad para él de un año, y el asesor jurídico y el tesorero opinan que tiene una vigencia legal y fiscal de tres años, respectivamente, por lo que el documento deberá permanecer un año en el archivo de trámite para que lo pueda usar el secretario y, dos años en el archivo de concentración, cumpliendo así, con los tres años de conservación estipulados, de acuerdo con las disposiciones vigentes de carácter legal y fiscal. Al tiempo que se conserva un documento con estos criterios se le denomina vida útil administrativa, haciendo referencia al valor que posee para las dependencias que lo generaron, y como ya fue señalado, se determina por sus valores primarios. La elaboración de dicho cuadro nos permite contar con un criterio definido para la transferencia de documentos entre ambos archivos, evitando la repetición del procedimiento de valoración referido a series documentales, requiriéndose únicamente para aquellas que se presentan por primera vez. Además asegura un control real del flujo documental. Con los elementos que hasta aquí se han expuesto estamos en posibilidad de organizar nuestro archivo de trámite, conservando todos nuestros documentos en su lugar. Sin embargo, cada día ingresan nuevos documentos al archivo sobre asuntos que inician su trámite, mientras que otros documentos van perdiendo su utilidad administrativa, volviéndose de consulta menos frecuente. El archivo incrementa su acervo gradualmente, encontrándose en él expedientes que son consultados cotidiamente, otros, esporádicamente, y otros más, que si bien no se consultan, sabemos que pueden ser de gran utilidad en un momento dado. Citando la capacidad física del archivo se encuentra al borde de su límite, se nos presentan las siguientes interrogantes: ¿Cómo 146 Archivo de Trámite evitar un crecimiento excesivo de la documentación? ¿La tiramos? ¿Y si la necesitamos? ¿Nos vamos a quedar con todo?, ¿A dónde enviaremos los documentos cuya vigencia ya expiró en este archivo? En el siguiente apartado intentaremos responder a estas preguntas. 12. ¿Cómo organizar un archivo de concentración? Hemos detectado que existen expedientes cuyo uso es cotidiano, otros que ya se tramitaron y se consultan cada vez menos y otros más que practicamente no se consultan pero podemos desechar por su probable utilidad futura. Si conservamos todo, llegará un momento en que no habrá espacio para un sólo papel más, lo que entorpecerá la localización de los expedientes de uso frecuente para resolver este problema, existe la posibilidad de trasladar la documentación cuya consulta es menos frecuente a otro archivo denominado “archivo de concentración”. 12.1. Transferencia primaria Antes de hablar del archivo de concentración es preciso examinar brevemente el procedimiento por el cual nuestra documentación ingresa a éste. Dijimos ya que los documentos atraviesan por tres fases, la activa, la semiactiva y la inactiva y que existen unidades archivísticas especializadas en el manejo de los mismos de acuerdo con la fase en que se encuentren, archivo de trámite, de concentración e histórico, respectivamente. Esto quiere decir que todo documento, una vez que concluye su trámite, pasa del archivo de trámite al de concentración, permaneciendo en éste el tiempo que para el efecto se ha estipulado previamente en el catálogo de vigencia. Finalmente, si posee un valor histórico será trasladado al archivo histórico para su custodia permanente. Sabemos entonces en qué momento nuestros expedientes deben de abandonar un archivo para pasar a otro, pero ¿cómo se lleva a cabo ese tránsito? Llamamos transferencia documental al conjunto de procedimientos por los cuales la documentación pasa de una unidad archivística a otra diferente. Cuando se lleva a cabo entre el archivo de trámite y el de concentración recibe el nombre de transferencia primaria, denominándose transferencia secundaria cuando tiene lugar del archivo de concentración al histórico. El objetivo de ambas operaciones es el evitar la saturación de los archivos, facilitando así el manejo de la información en ellos contenida. No es tarea sencilla. Para hacer una transferencia primaria es necesario conocer el término de las vigencias de los documentos para de esa forma determinar cuáles de ellos serán objeto de la misma, esto es, aquéllos que no poseen ya ningún valor administrativo inmediato* pero que sí lo tienen de tipo legal y/o fiscal. Después, hay que elaborar una relación pormenorizada de los expedientes por transferir y, por último, trasladarlos de manera organizada al archivo de concentración. Veamos ahora las características que debe tener y las funciones que debe cumplir este archivo. 12.2. Archivo de concentración * Tomamos aquí el término “valor administrativo inmediato” para hacer referencia al valor que posee un documento mientras finaliza su trámite, distinguiéndolo de la utilidad administrativa que conserva hasta que abandona el archivo de concentración. 147 Guía de autoaprendizaje Por definición, es el archivo que está formado de expedientes cuya consulta es esporádica y que han sido transferidos para su conservación y administración mientras vence su período de vida semiactiva y se decide su eliminación o su transferencia al archivo histórico. Permite desahogar los archivos de trámite de las distintas oficinas de la institución de la documentación que ya ha terminado su trámite pero que es necesario conservar por un tiempo adicional para consultas posteriores. Tiene como función recibir, revisar, ordenar, custodiar, dar servicio de consulta a la propia administración municipal y depurar la documentación que le envíe para su guarda. Si el volumen documental que debe pasar al archivo de concentración no es tan grande como para requerir un local especial, lo conveniente será sencillamente colocar esa documentación en un estante aparte dentro de la misma oficina. Nuestro archivo de concentración queda así formado con pocos recursos y brindándonos el desahogo necesario. El archivo de concentración constituye un centro de información fundamental para que los funcionarios y demás servidores públicos puedan dar una respuesta rápida y eficiente a los problemas que les son planteados por la sociedad. Por su conducto se pueden conocer importantes antecedentes sobre algún asunto en particular, lo que es de gran utilidad para distribuir eficientemente los recursos con que cuenta la dependencia, en este caso el ayuntamiento. Las funciones básicas que debe cumplir el archivo de concentración son las siguientes: - Recibir y conservar la documentación semiactiva liberada por el archivo de trámite, de manera que pueda ser localizada y consultada fácilmente. - Depurar y retirar la documentación que haya terminado su vida útil administrativa, dando aviso antes al archivo de trámite que por alguna razón pudiera tener interés en la ampliación de ciertas vigencias, evitando así la destrucción de documentos todavía útiles para la administración. Por todo lo anterior, es claro que el archivo de concentración constituye una unidad de gran importancia en todo sistema de administración documental. Sin embargo está pensando para manejar exclusivamente los documentos que se encuentran en su etapa semiactiva. Cabría entonces preguntarse: ¿Qué pasará cuando se vaya terminando el tiempo de conservación prescrito para los distintos expedientes en nuestro archivo de concentración? 13. ¿Qué hacer con los documentos cuya vigencia administrativa ya expiró? 13.1. Depuración La última etapa de conservación de un documento es el archivo histórico. Cuando su utilidad administrativa termina, se convierte en memoria de hechos pasados, hechos que pueden ser importantes para atender la evolución y desarrollo de la comunidad, por lo que habrá que conservarlos siempre; en ese caso se dice que poseen un valor histórico, y éste será el criterio para decidir su traslado al archivo histórico. Pero ¿vamos a trasladarlos todos? En este punto habrá que eliminar los documentos cuyo contenido ya no tiene ningún valor, ni administrativo ni histórico, y conservar aquéllos que posean información con valor histórico. Este proceso se denomina depuración, que significa seleccionar aquella información con valor permanente para su conservación, separándola de aquélla que habiendo concluido su utilidad administrativa no posee ningún valor de tipo histórico. Pero ¿cómo vamos a saber qué documentos tienen un valor histórico y cuáles no? Nadie dudaría en conservar el Acta de Independencia de México o algún 148 Archivo de Trámite documento que haga referencia a una invasión, pero todos dudaríamos en conservar un acta de nacimiento de un ciudadano común o un permiso concedido para usar agua de una presa. Si reuniéramos a connotados historiadores para recibir su opinión sobre el posible valor histórico que pudieran tener nuestras series documentales contenidas en el archivo municipal, seguramente surgirían fuertes disputas. La causa sería por ejemplo, que mientras para uno de ellos, interesado en el estudio del desarrollo de la ganadería, los registros de fierros constituirán documentos de enorme Cuadro No. 13 riqueza informativa, para otro posiblemente éstos no tendrán ningún VALORES DOCUMENTALES valor por dedicarse a estudiar los grupos étnicos. De igual manera, para un terARCHIVO VAL0R cer historiador ocupado en la investigación de los movimientos ARCHIVO VALOR PRIMARIO: DE (Quien lo genera) migratorios, tales registros carecerán de TRAMITE - ADMINISTRATIVO valor. De lo anterior deducimos que cada ARCHIVO FISCAL --FISCAL DE investigador emite su juicio según sus CONCENTRACION -LEGAL preferencias particulares, lo que es perfectamente explicable en virtud de VALOR SECUNDARIO: las diversas inquietudes de los (Quien lo consulta) ARCHIVO estudiosos sobre los distintos aspectos HISTORICO --EVIDENCIAL de la vida nacional. Con ello intentamos hacer evidente la difícil tarea y la gran --INFORMATIVO responsabilidad que implica elegir cuáles expedientes habrán de destruirse y cuáles habrá que conservar, pues la destrucción es irreversible y no existe manera de enmendarla si cometemos un error en nuestra apreciación. La elección es delicada, mas afortunadamente existen técnicas archivísticas que nos auxilian en la realización de esta tarea. Cuadro No, 14 VALORES SECUNDARIOS EVIDENCIALES 13.2. Valores secundarios INFORMATIVOS Revelan origen, organización y desarrollo de los organismos públicos Revelan fenómenos de particulares y/o instituciones Cambios Institucionales, orgánicos, normas de trabajo, funcionamiento de oficinas Documentos sobre: Lo económico, político interno, estadística, programas, registros Expedientes de: Funcionarios Organigramas Correspondencia Decisiones Acuerdos Legales y operativos de! organismo Reglamentos internos Analizamos los valores que poseen los documentos durante su vida activa y semiactiva, denominados valores primarios, que pueden ser administrativos, legales y fiscales. Cuando los documentos han perdido dichos valores, es decir, cuando ya no tienen utilidad administrativa, es necesario analizarles para determinar si tienen valores secundarios, que son aquéllos que un documento posee no para quien lo genera sino para alguien * Algunas tendencias en archivonomía hablan de un tercer valor denominado testiomononial muy similar al evidencial. Sin embargo, por las características de la documentación municipal mexicana emplearemos únicamente dos, tal y como propone el Dr. Theodore Schellenberg. Vid T. Schellenber. Archivos Modernos, Principios y Técnicas, 2 ed. México. AGN, 1987 pág. 199. 149 Guía de autoaprendizaje externo que lo consulta, como sería el caso de un investigador, por la información que contiene ya sea sobre el origen, evolución o fenómenos particulares que ha sufrido la institución generadora de tal documento, o bien sobre la región para la cual presta sus servicios. Estos valores pueden ser de acuerdo a su naturaleza, evidenciales o informativos (ver cuadros 13 y 14). Es conveniente aclarar que un documento puede poseer ya sea uno o los dos valores enunciados, al igual que ocurre tratándose de documentos con valores primarios. Ello dependerá, como ya se dijo, de las características que tenga al ser analizado ya no desde un punto de vista institucional, sino como objeto de interés social: ya no desde la óptica de quien lo produjo, sino de quien lo consultará en adelante*. En la valoración secundaria deberá evitarse la aplicación mecánica de cualquier tipo de criterio, procurando agotar todas las opciones por las que un documento puede llegar a ser considerado de valor histórico. En este sentido el archivista deberá realizar un estudio estructural y funcional del municipio para de esa forma poder apreciar correctamente el valor de las series documenlales, analizadas dentro del contexto histórico e institucional en que se produjeron. Sólo entonces podrá desempeñar un papel útil y activo en el proceso de determinación de los valores históricos de la documentación a su cargo. 13.2.1. Valor evidencial Es el que poseen aquellos documentos que por su contenido nos revelan el origen, organización y funcionamiento de los organismos públicos, que para el caso que nos ocupa sería sobre los ayuntamientos. A través de tales documentos conocemos los cambios orgánicos que ha sufrido una institución, sus normas de trabajo y el funcionamiento de sus oficinas: los procedimientos, operaciones y la toma de decisiones. Pueden ser documentos que hagan referencia a problemas o a condiciones que llevaron al establecimiento del ayuntamiento en cuestión. Tomemos algunos ejemplos de posibles series documentales existentes en nuestro archivo de concentración que reúnan alguna o algunos de las características enunciadas, esto es, que posean un valor evidericial. a) Actas de escrutinio: Estos documentos nos muestran las tareas realizaclas por las autoridades del ayuntamiento en los procesos de elección de los representantes políticos municipales, además del nivel de participación de la comunidad en los mismos. b) Cortes de caja: Estos documentos contienen información sobre los ingresos, y egresos del municipio. Respecto de los ingresos, nos permiten conocer las fuentes de los mismos, el procedimiento por el que se recaudaban y el monto de cada partida. En cuanto a los egresos es posible determinar los fines a los que se destinaban los fondos municipales, sus variaciones de un periodo a otro, etc. Es fácil advertir que tales noticias constituyen un elemento fundamental para conocer importantes aspectos funcionales y organizativos de una institución. c) Programas de trabajo: Nos revelan los objetivos propuestos en una institución, la asignación de tareas a las distintas áreas de oficinas que la componene, los tiempos proyectados de alcance de metas, etc. 1.3.2.2. Valor informativo Este valor es propio de los documentos que contiene información útil para el estudio de una 150 Archivo de Trámite diversidad de campos. A través de ellos podemos reconstruir, más que la evolución de las dependencias públicas, los problemas y el desarrollo de las personas, grupos sociales y fenómenos, con los que se relacionan dichas dependencias, en el cumplimiento de sus funciones. Ejemplos de series documentales con este tipo de valor son los siguientes: - Actas de nacimiento, matrimonio y defunción. Estas nos permiten conocer, a partir de los movimientos demográficos registrados en el municipio, las tasas de natalidad y mortalidad, las causas de las defunciones y otros aspectos de gran relevancia para la realización de estudios de salud pública en distintas épocas de la vida municipal. - Registro de propiedad. Por medio de este tipo de documentos podemos conocer los cambios operados en la tenencia de la tierra, hacer un seguimiento del proceso de desaparición de latifundios y la formación de ejidos, etc. - Censo agrícolas. Estos nos revelan, entre otros aspectos, los niveles de la produccion agrícola municipal y las fluctuaciones de sus precios, tareas de gran interés en toda historia regional. La aplicación de los conceptos anteriores acerca del valor histórico que puede poseer un documento es fundamental para decidir su conservación. Pero ¿a quién le coriesponde esa decisión?, ¿el archivista tendrá esta enorme responsalibidad o le corresponde a alguna autoridad municipal en particular? Cuando hablamos del flujo documental del archivo de trámite al de concentración, señalamos que el tiempo que cada documento permanece en uno y otro repositorio se determina a partir del dictámen emitido por un Comité integrado por titulares de las dependencias generadoras de los documentos, acerca de sus valores fiscal y legal. En este momento se hará necesario incorporar a este Comite dos elementos más: un historiador perteneciente al municipio o una personalidad que goce de prestigio académico y un funcionario del archivo histórico del estado. Si el municipio lo juzga pertinente, se solicitará asesoría al Archivo General de la Nación. La función básica de dichos elementos será la de auxiliar al Comité en los trabajos de la valoración secundaria, diciendo qué documentos habrá que destruir y cuales pasarán a formar parte del Archivo Histórico del Municipio. Para realizar esta tarea en forma adecuada será necesario emplear la cédula de disposición documental. 14. ¿Qué es la cédula de disposicion documental? Así como existe un instrumento de control documental denominado inventario para saber qué información albergamos en nuestro archivo de trámite, y otro denominado catálogo de vigencia para saber cuándo debemos enviarla al archivo de concentración, también contamos con la cédula de disposición documental, instrumento que nos permite conocer el destino final que cada documento tendrá; ya sea su destrucción o su conservación en el archivo histórico. La cédula de disposición documental consiste en un formato (véase cuadro No. 15) en el que se consignan los nombres de las series documentales que se valoran y el de cada uno de los tipos documentales que los integran con sus respectivas claves de clasificación. En nuestro caso tomamos la serie “Trabajo Social” y sus tipos son “Peticiones” “Recibos” e “Informes”. A continuación se consigna el número de expedientes y las fechas extremas que abarca cada tipo documental. El elemento distinto de la cédula está dado por la “valoración histórica procedimiento para selección”, en donde se anota el resultado del análisis efectuado sobre el destino final de cada documento, de acuerdo con su contenido y el valor que pudiera o no reportar en un futuro para la reconstrucción 151 Guía de autoaprendizaje de un aspecto de nuestra historia. Finalmente, en la columna “Observaciones” se pondrán datos adicionales a los indicados en el resto de las columnas, como se ejemplifica en el cuadro de referencia. Si examinamos los ejemplos con que se ilustra la forma en que deberán llenarse las columnas de nuestro interés, se observará que en algunos casos se indica la conservación del 1% ó del 2% como muestra en el Archivo Histórico. ¿Quiere decir que destruiremos casi toda la serie documental? ¿Por qué? La consecuencia de esta recomendación efectivamente implica destruir un 98% de la serie documental. La razón para tomar esta decisión es que se trata de series sin valor histórico desde el punto de vista técnico-archivístico, pero de las que es conveniente conservar una muestra para dejar testimonios de los tipos documentales generados por la institución en un momento dado. Además, de no hacerlo así, se dejaría a los investigadores frente a volúmenes documentales imposibles de consultar. Este procedimiento se aplica especialmente a series sobre asuntos rutinarios. Por ejemplo, conservar una muestra de un pasaporte perteneciente a una Cuadro No. 15 ARCHIVO MUNICIPAL CEDULA DE DISPOSICION DOCUMENTAL SERIE TIPO DOCUMENTAL Y NUMERO CLASIFICADOR Trabajo Social Informes 3111 Trabajo Social Peticiones 3112 Trabajo Social Recibos 3113 Presidencia Municipal: Caborca Unidad Admva.; Sría. Ayuntamiento NUMERO DE EXPEDIENTES Y CRONOLOGIA 12 Enero-Diciembre 1987 12 Enero-Diciembre 1987 6 Enero-Diciembre 1987 VALORACION HISTORICA Y PROCEDIMIENTOS PARA SELECCIÓN Consérvese el 100% en el archivo histórico Consérvese el 1% como muestra en el archivo histórico Consérvese el 2% como muestra en el archivo histórico del OBSERVACIONES La documentación está en buenas condiciones. La documentación está en buenas condiciones La documentación está en buenas condiciones serie que alcance una cifra de varios miles, bastará para evidenciar los requisitos y procedimientos seguidos para su emisión. Distinto será el procedimiento para depurar series como”registro de fierros” o “ingresos”, ambas pertenecientes a la Tesorería. Si se indicara conservar sólo el 1%, será necesario, antes de desechar toda la serie, reunir su información en cuadros estadísticos y guardar la muestra. Tratándose de información de varios años, se tornará una muestra por cada año. La utilidad de un cuadro como el anterior queda de manifiesto en un municipio ubicado en una zona ganadera. La fuente de ingresos derivada del registro de fierros es aquí de gran importancia. Un investigador interesado en el tema podrá medir su impacto si contamos en nuestro archivo con un cuadro, mismo que tendrá que elaborar el archivista, donde se señale el monto de recursos recibidos por equis número de cabezas de ganado marcadas en un año. Con una muestra será suficiente para conocer cómo se realizaba el pago de este impuesto. El mismo procedimiento se aplica para la serie “ingresos” en cuyo cuadro concentrador habrá que 152 Archivo de Trámite señalar la fuente de ingresos, y su monto y en este caso habrá que conservar una muestra por cada concepto. A este proceso de eliminación de grandes volúmenes documentales, se le podrá denominar “segunda depuración” y habrá que efectuarla para conservar lo más significativo en el Archivo Histórico. Por otra parte, en un archivo pequeño, en el que no se presentan problemas de grandes volúmenes documentales y por lo tanto tampoco los hay en cuanto a disponibilidad de espacio físico, es conveniente conservar toda la documentación eliminando únicamente los expedientes duplicados y las copias inútiles. En el siguiente apartado se explicará la manera de organizar un archivo Histórico. TERCERA PARTE Archivo Histórico 15. ¿Qué es un Archivo Histórico? El archivo histórico es el repositorio al que son transferidos los documentos que han concluido su vida semiactiva y que han sido seleccionados por el valor de la información que contienen para su conservación permanente. En otras palabras, el archivo histórico está constituido por los documentos oficiales considerados por el Comité Dictaminador de especial trascendencia para la formación del acervo histórico de la región. Una vez aquí tal documentación pasa a ser del dominio público, ya que además de ser útil para la institución que la genera, es de enorme interés para la investigación académica y, a través de ésta, para la nación en general. El archivo histórico tiene como funciones básicas: - Recibir y conservar adecuadamente la documentación histórica liberada por el archivo de concentración de la dependencia a que pertenece. - Dar servicio de consulta al público en general, acondicionando el local a su disposición para tal efecto. - Promover constantemente actividades tendientes a difundir el acervo y los servicios del propio archivo histórico. Si bien no siempre resulta factible, es deseable que el archivo histórico cuente con un taller de conservación y restauración a fin de mantener en buen estado los documentos bajo su custodia y de darles el tratamiento adecuado cuando por algún motivo se han deteriorado. Ya sabemos qué es un archivo histórico. Consideremos que apenas se forma y que no existe ningún papel más que los transferidos por el archivo de concentración; en este caso el orden que tenían en los archivos anteriores será preciso conservarlo. Las dependencias generadoras de esos documentos tomarán el nombre de “Secciones”, por ejemplo, Sección Presidencial Municipal, Sección Tesorería, etc., y las series documentales serán las mismas, tal como vienen 153 Guía de autoaprendizaje organizadas. Sin embargo, la experiencia demuestra que un gran porcentaje de los acervos municipales del país se encuentran abandonados y en completo desorden. Para poder recuperar la valiosa información histórica que tales archivos representan, habrá que organizarlos aplicando los llamados principios de procedencia y de orden original. 15.1. ¿Qué son los principios de procedencia y de orden original? Todo archivo para poder ser útil debe estar bien organizado. Tratándose de archivos administrativos, ello se logra a través de la implantación de un programa adecuado de administración documental similar al que hasta aquí se ha descrito, el cual nos permite controlar cada documento desde el momento en que es generado o que ingresa a la institución, hasta que pierde su valor administrativo y abandona el archivo de concentración. De esta forma, si se desconociera la adscripción de algún expediente, bastaría con analizarlo y consultar alguno de los instrumentos de control documental que hayamos elaborado para reubicarlo en el sitio adecuado. En cambio, cuando se trata de expedientes generados tiempo atrás, es frecuente encontrarse con que el organismo u oficina que los produjo ya no existe o bien, que las características de los mismos como la caligrafía o el asunto a que se refieren nos impiden determinar con rapidez su procedencia. Por eso se han ideado diversos mecanismos encaminados a dotar a los archivos históricos de una organización adecuada, tal es el caso de los llamados principios de procedencia y de orden original. Estos principios son de uso generalizado en la organización de archivos históricos y han sido adoptados como elemento normativo fundamental por el Sistema Nacional de Archivos. El principio de procedencia postula que la documentación de un archivo debe ordenarse de tal manera que la estructura de su ordenamiento reproduzca la estructura orgánica de la entidad administrativa que produjo ese grupo documental. En nuestro caso, el ayuntamiento es tal entidad administrativa. Por su parte, el principio de orden original señala que los documentos deberán mantener la disposición que recibieron en su uso administrativo, lo cual significa que debemos respetar el orden de los legajos y la conformación de los expedientes ya formados, pues como es fácil comprender, un documento separado del resto de documentos que forman un expediente, o un expediente considerado aisladamente, resultan de poco provecho para quien los consulta. La ordenación natural asegura entonces, la conservación integral del valor informativo de toda la documentación. Además de lo anterior, la aplicación de los principios enunciados garantiza un gran ahorro de tiempo y recursos ya que se evita reordenar la documentación salvo en casos muy excepcionales, operando entonces sobre bases objetivas y no de acuerdo a criterios personales. Para entender mejor lo anterior citemos un ejemplo. Supongamos que algún historiador propone que el archivo histórico se organice por temas sin importar qué dependencias produjeron los documentos que lo integran. Seguramente este investigador hace la propuesta con la idea de facilitar su consulta de acuerdo a los temas que a él le interesan. Pero viene otro historiador opina que los temas elegidos no son los adecuados, sitio que es mejor organizarlos según los distintos renglones de la vida municipal: política, economía, cultura, religión, etc.; por último, llega otro historiador más y opina que es mejor organizar los documentos de acuerdo a los siguientes temas: hombres ilustres, oligarquía, clases populares, etc. 154 Archivo de Trámite De los ejemplos anteriores podemos sacar la siguiente lección: si organizáramos el archivo histórico por temas, se perdería el ambiente, las condiciones, en suma el contexto en el que han sido creados los documentos. Por otro lado, la organización temática tiene una gran desventaja para estos fines, pues por muchos temas y subtemas que se le asignen al archivo jamás podrá satisfacer todas las opiniones ni requerimientos para la búsqueda de temas que posiblemente nunca nos imaginemos que sudan, por su rareza. En cambio, si organizamos los documentos según los principios de procedencia y de orden original, cualquier investigador podrá buscar por un camino lógico cualquier dato dirigiéndose a la sección que corresponda, a la dependencia que generó el documento, desarrollando entonces cualquier tema de su interés por inverosímil que parezca: “Rebeliones Mesiánicas durante el siglo XIX en la Región Norte del país”. Toca pues, al archivista identificar las entidades municipales de donde provinieron los documentos, reconstruir su estructura orgánica y reconocer las funciones y actividades de cada una de sus partes a través del tiempo, para finalmente poder ubicar correctamente sus expedientes formando secciones referidas a cada una de dichas partes. Así, si se tienen documentos coloniales de los siglos XVII y XVIII por ordenar, primero se investigará cuál era la estructura orgánica del ayuntamiento durante dicho período y cuáles las funciones del alcalde, los regidores y el procurador síndico; después se formarán grupos de documentos por cada uno de dichos elementos dividiéndolos al interior de acuerdo al asunto de que traten. Del grupo o sección Alcaldía, por ejemplo, tendríamos series tales como “gobierno económico “seguridad pública”, “Justicia” y otras más. Es evidente que la organización en estos términos no es tarea fácil, pero no vamos a esperar a ser unos eruditos en la materia para empezar a clasificar nuestro archivo histórico. Debemos comenzar de inmediato y no dejar que los documentos continúen deteriorándose. 15.2. ¿Cómo organizar un Archivo Histórico? En este apartado expondremos la manera de organizar un Archivo Histórico Municipal con documentos generados desde la época colonial hasta tiempos recientes. Esta propuesta es resultado de la experiencia adquirida por el Archivo General de la Nación en las tareas de organización de archivos municipales en los distintos estados de la República. Conscientes de las variaciones que se presentan en distintas épocas y regiones de nuestro país en materia administrativa municipal, se deja abierta la posibilidad de realizar modificaciones para adecuarlas a las mismas. En el cuadro 16 se presenta un modelo organizativo para documentos de épocas distintas, en el que se señalan los grandes cortes cronológicos bajo los cuales se agrupan los fondos documentales: el fondo Colonial, que comprende el periodo que va de 1519 a 1821 el Fondo Independiente Siglo XIX, que corresponde al periodo de 1822 a 1917; y por último Fondo Independiente Siglo XX, que va de 1918 a 1988. Para la formación de este esquema se han tomado en cuenta los aspectos estructurales y formales de la producción documental a lo largo de la historia del país. Así, entre 1519, año de la fundación del primer ayuntamiento de la Nueva España -el de Veracruz-, y la consumación de la Independencia en 1821, se observa cierta homogeneidad en los tipos documentales generados por la administración municipal. A partir de 1822 se inicia un cambio en la organización de las instituciones que se plasma en la Constitución de 1824, por la cual se adoptó un sistema de gobierno republicano federal, lo que a su vez 155 Guía de autoaprendizaje provocó importantes transformaciones en el terreno de la producción documental -aparición de nuevos organismos generadores de documentos, desaparición de diversos tipos documentales, fenómeno que se acentuó en razón de la inestabilidad política que afectó al país hasta fines de siglo. Finalmente, con la incorporación del régimen del Municipio Libre en la Constitución de 1917 se introdujeron de nueva cuenta cambios en este importante órgano de la vida nacional. Como se verá, para la separación de los tres fondos señalados hemos adoptado con cierta flexibilidad los cortes cronológicos en que tradicionalmente se ha dividido la historia de México. Ahora bien, cada uno de los fondos se divide en “secciones” que corresponden a las dependencias municipales que han existido en las épocas señaladas por el fondo bajo el cual se ubican. En el Fondo Colonial, por ejemplo, tenemos seis secciones: Cabildo, Gobierno Administrativo, Real Hacienda, Justicia, Protocólos o Notarías y Guerra y Milicia. A su vez, cada sección se subdivide en series, que como ya se dijo antes corresponden a los grandes asuntos que atendía cada una de las dependencias. Así la sección Gobierno Administrativo tiene como posibles series documentales Policía, Abasto, Aguas y Acequias y Asuntos Eclesiásticos. Si observamos el cuadro número 16 veremos que las secciones de los distintos fondos son Cuadro No. 16 ORGANIZACION DE UN ARCHIVO HISTORICO FONDO COLONIAL (1521-1821) Sección Cabildo Sección Gobierno Administrativo Sección Real Hacienda Sección Justicia Sección Protocolos Sección Guerra o Milicia FONDO INDPENDIENTE SIGLO XIX (1822-1917) Sección Cabildo Sección Presidencial Municipal Sección Tesorería Sección protocólos o Notarías Sección Justicia Sección Registro Civil (1857) FONDO INDEPENDIENTE SIGLO XX CONTEMPORANEO (1918) Sección Cabildo Sección Presidencial Municipal y/o Secretaría Sección tesorería Sección Justicia Sección Registro Civil Series Documentales de la Sección Gobierno Administrativo Serie Policía Serie Abasto Serie Aguas Acequias Serie Asuntos Eclesiásticos prácticamente las mismas. Ello es así, ya que si bien es cierto que con laindependencia política se transformó de manera importante la vida institucional del país, los requerimientos de las comunidades municipales siguieron siendo básicamente los mismos, apareciendo sólo nuevos organismos encargados de cubrir dichas demandas y reasignándose las tareas de allí derivadas, entre éstos y los cuerpos que habían sido conservados del periodo anterior. El Cabildo, por ejemplo, es una sección común en los tres fondos ya que desde la Colonia hasta nuestros días ha desempeñado funciones muy específicas -regulación funcional y estructural del municipio-, además de haber conservado sin mayor variación su composición. De la misma manera a la sección Gobierno Administrativo del fondo Colonial corresponden las de Presidencia Municipal y lo Secretaría de los otros fondos, ya que durante la Colonia actividades como la formación de censos y estadísticas, el manejo del archivo del ayuntamiento al fomento de la educación y la prestación de servicios públicos en general, recaían sobre distintas autoridades como el alcalde mayor, los regidores o, en municipios grandes, sobre juntas presididas por éstos últimos: posteriormente el presidente municipal y en especial el secretario fueron absorbiendo tales atribuciones. La sección -Guerra o Milicia- se originó a raíz de las actividades que sobre este rubro tuvieron 156 Archivo de Trámite lugar en gran número de los municipios novohispanos, en los que era necesaria la presencia de destacamentos armados que protegieran a los colonos de eventuales ataques o rebeliones indígenas. En tales casos, el alcalde o titular del municipio, agregaba a sus atribuciones políticoadministrativas las de carácter militar. Durante el siglo XIX, al dar inicio la formación del ejército nacional los ayuntamientos dejaron de contar con un ejército local sobre el que tuvieran facultades directivas, aunque siguieron sosteniendo gastos extraordinarios por alojamiento y mantenimiento de algún ejército o guarnición que se encontrara en la región. Si la documentación para este periodo es de un volumen considerable valdrá la pena abrir una sección de Guerra: si en cambio, los documentos son escasos bastará con agruparlos como serie dentro de la sección presidencial municipal ya que por lo general era ésta o la instancia superior (prefectura o jefatura política) la encargada de atender esos asuntos. La sección Protocólos o Notarías únicamente aparece en los Fondos Colonial y Siglo XIX. Una de las atribuciones del ayuntamiento en aquellos tiempos era la de registrar todo lo relacionado con las propiedades: durante la Colonia se “denunciaba” una mina y se registraba. ¿Qué significa esto? Que cuando algún cuidadano de la Nueva España descubría una mina, se decía que hacía la denuncia, esto es, acudía con el escribano a anunciar: “yo la encontré”y éste procedía a registrar a ese ciudadano como su propietario. Por lo general, en las Notarías se registraban la compraventa de bienes muebles e inmuebles, tales como haciendas, minas, esclavos, etc. Durante el siglo XIX podemos encontrar documentos referentes a testamentos, ventas, pleitos, etc. En el Fondo Contemporáneo esta sección no se considera, pues esta función pasó a manos del Registro Público de la Propiedad. Tocante a la sección Justicia, que aparece en los tres fondos, es conveniente hacer una aclaración ya que como sabemos, en la actualidad la impartición de justicia no forma parte de las atribuciones del municipio. En la época Colonial el ayuntamiento tenía facultades para juzgar y castigar los delitos, dependiendo de la magnitud de éstos. Recordemos que en aquellos tiempos no existía una separación clara de las funciones que tocaba desempeñar a las autoridades municipales, quienes veían lo mismo por cuestiones administrativas, que militares o jurídicas, aunque se procuró que los funcionarios responsables -alcaldes y corregidores- recibieran la asesoría de una autoridad con la formación profesional, a la que se le denominó teniente letrado para impartir justicia, con la finalidad de errores y abusos. A lo largo del siglo XIX y ya con la división de poderes ésta pasó a ser una atribución estatal y federal. Progresivamente fueron apareciendo en los municipios juzgados dependientes de la federación, dejando a la presidencia municipal sólo la práctica de las primeras diligencias y las resoluciones, de los delitos menores. Además, como ambas autoridades se han mantenido en comunicación constante, es lógico que encontremos en el archivo municipal abundante documentación referente a asuntos de este orden, por lo que es conveniente conservarla como una sección independiente. Una última observación, y no menos importante, es la ausencia de la sección Registro Civil en el Fondo Colonial y su aparición en los otros dos. Al respecto, recordemos que en el periodo colonial al no existir una separación entre el Estado y la Iglesia la formación de los registros de nacimientos, matrimonios y defunciones, corría a cargo de esta última. Posteriormente, durante la primera mitad del siglo XIX, los ayuntamientos recibieron el encargo de recabar información estadística al respecto, a partir de los datos proporcionados por las parroquias. Fue hasta 1857 que el Estado, a través de los municipios, asumió la responsabilidad absoluta de expedir y controlar los registros mencionados, situación que prevaleció hasta principios del siglo XX al instituirse las oficinas del Registro Civil que todos conocemos. Por lo anterior, es claro que nuestro cuadro debe contener una sección que agrupe la documentación derivada de tales actividades. 157 Guía de autoaprendizaje Una vez que hemos integrado las secciones anteriores, habrá que dividirlas en grupos menores o series. En el cuadro número 17 presentamos algunos ejemplos de las series que podemos Cuadro No. 17 ORGANIZACION DE UN ARCHIVO HISTORICO SECCION CABILDO SECCION PRESIDENCIA SECCION TESORERIA SECCION JUSTICIA SERIES SERIES SERIES SERIES - Actas de Cabildo Instrucción Pública Elecciones Estadística Ejidos Ganadería Silvicultura Policía Caminos Caminis Abigeato Bienes Mostrencos Cementerios y Panteones Portación de Armas Registro Público Partes de Policía Correspondencia Ingresos y Egresos Cortes de Caja Reacaudación de Contribuciones Multas Padrones de Contribuyentes Nóminas de Sueldos Correspondencia Dirigida y Recibida a la Contaduría de Glosa Registro de Tierras Recibo de Impuestos Correspondencia Juicios sobre Liquidación de Cuentas Conciliaciones Despojos Reconocimiento de Firmas Exhortos y Desocupación de Causas Demanda por Diversos Delitos Denuncias Citatorios Ordenes de Aprehensión Averiguación Declaraciones Consignaciones Multas Amparos Sentencias de Penas Correccionales Fianzas Indultos Remisión de Presos Causas Civiles y Criminales Correspondencia formar para cada una de las secciones del fondo Contemporáneo. Como se podrá observar, las distintas series de cada sección se refieren a los principales asuntos o materias atendidas por el organismo u oficina que constituye dicha sección. No hay que perder de vista que se trata únicanlente de una propuesta y que sólo el trabajo práctico de organización de un archivo perirrite determinar con certeza las secciones y las series que han de constituir al mismo. Lo importante es que el esquema elaborado refleje la estructura orgánica y funcional que produjo esos documentos para de esa forma mantener un control efectivo sobre los mismos y prestar un servicio rápido y eficiente al usuario. La organización constituye un paso muy importante para poder abrir un archivo histórico a la consulta. Sin embargo los usuarios no podrán sacar provecho de ello si no cuentan con los medios que les permitan conocer qué información contiene el archivo. Al igual que sucede con los archivos Cuadro No. 17 SECCION REGISTRO CIVIL SECCION JUNTA MUNICIPAL DE RECLUTAMIENTO SERIES SERIES Actas de Nacimientos Actas de Matrimonios Actas de Divorcios Actas de Defunciones Solicitudes de Casamiento Comprobantes de Inhumaciones Traslado de Cadáveres Registro de Extranjeros Nombramientos de Funcionarios Certificados Médicos Estadísticas de Nacimientos Estadísticas de Matrimonios Servicio Militar Cédula de Empadronamiento Citatorios Actas de Nacimientos de los Conscriptos Rectificación de Mayoría o Minoría de Edad Cartas de referencia Certificados de Inutilidad para el Servicio Militar Lista de Sorteo Conscriptos Minutarios del Registro Rgistro dedeConsecriptos Padrones de Analiabetas Analfabetas Padiones de Cancelaciones de Cartillas Estadisticas 158 Archivo de Trámite administrativos, en el archivo histórico existen ciertos instrumentos de consulta en los que se describen, ya sea individualmente o por grandes grupos, los documentos que lo integran. La diferencia radica en que mientras que con aquellos se busca fundamentalmente controlar la documentación, en este último obedecen más al propósito de ofrecer el servicio de consulta. 16. ¿Como dar a conocer lo que contiene nuestro archivo histórico Una manera de dar a conocer la riqueza del acervo histórico municipal es mediante la de publicación de información que contienen sus documentos. Para ello es preciso elaborar un programa descriptivo acorde con sus necesidades. Llamamos descripción archivística a la elaboración de registros o listas a partir de la documentación que hay en un archivo. Por su conducto, además de los beneficios de difusión señalados, es posible controlar la existencia documental y facilitar su localización. La guía, el inventario y los catálogos son los instrumentos básicos de todo archivísta, correspondiendo a cada uno de ellos un nivel de descripción específico. Así, la catalogación es el procedimento más detallado por el que se pueden dar a conocer todos los documentos existentes en un archivo. Tratándose de volúmenes pequeños ello no implica mayor problema, pero cuando se trata de describir grandes cantidades, de documentos representa una labor muy tardada y con frecuencia poco provechosa. Por ello es conveniente optar por un plan escalonado que vaya de lo general a lo particular, es decir, la guia, pasando por el inventario, al catálogo. 16.1 La guía Si queremos abrir nuestro archivo al público en un tiempo razonable después de haberlo clasificado, es posible hacerlo mediante la elaboración de una guía general. Este instrumento de descripción, como su nombre lo indica, tiene como objetivo el orientar a los posibles usuarios de un archivo acerca de su contenido informativo. Sin descender a particularizaciones, habla de las características y de las funciones de los organismos productores de los documentos, que en un archivo municipal será el ayuntamiento con sus respectivas oficinas, sus orígenes y las secciones documentales que lo componen. También se pueden aportar datos sobre el volumen del acervo, los años que abarca la información conservada, la existencia de otros instrumentos de acceso a los documentos -invenlarios o catálogos— y los servicios que presta el archivo. Con todos, estos elementos el investigador adquirirá una visión panorámica sobre los grupos documentales del archivo en cuestión, pudiendo decidir entonces cuáles de ellos resultan de su interés sin necesidad de revisarlos personalmente. Aunque para elaborar una guia general no es preciso conocer exhaustivamente todos los documentos, si es imprescindible que éstos se encuentren ordenados en grupos homogéneos ya que de otra manera sería imposible obtener toda la información señalada. La guía es muy útil sin embargo debemos describir con mayor detalle nuestro archivo para poder ofrecer a los usuarios un mejor servicio de consulta. La elaboración de un investario nos permitirá avanzar en este sentido. Es preciso señalar que tal trabajo deberá realizarse sólo con aquella documentación que encontremos abandonada y de la que no tengamos ninguna relación que nos permita conocer sus características (volumen, cronología, contenido informativo, etc.). Por el contrario, para la documentación que fue debidamente transferida del archivo de concentración, ya contamos con toda la relación que elaboramos en el momento de su traslado al archivo histórico. En este caso lo único que habrá que hacer será cambiar la ubicación topográfica, eliminar los nombres de las series documentales que destruimos, o en su caso cambiar la cantidad de documentos, pues se recordará que en algunos casos sólo guardamos una muestra de cada 159 Guía de autoaprendizaje serie. 16.2. El inventario El inventario es un instrumento que tiene como objetivo, partiendo del esquema general de fondos y secciones, describir las series documentales de que consta un archivo. Lo distinguimos aquí del inventario que se elabora cuando los documentos aún se encuentran en su fase administrativa si bien, como se verá más adelante, ambos contienen los mismos elementos para la descripción de las series. La diferencia radica en el fin que cada uno persigue, ya que mientras que en el archivo administrativo el inventario es básicamente un instrumento de control documental, en el histórico pretende servir de medio de consulta para los usuarios. Por su conducto podemos prestar servicio a la comunidad, ya que mediante su lectura es posible que toda persona que acuda al archivo adquiera una idea general de su contenido, eligiendo aquel documento o expediente que resulte de su interés. En el cuadro núm. 18 se presentan los elementos que debe tener todo inventario, para facilitar su aplicación se llenó con series documentales de dos secciones pertenecientes al Fondo Colonial: Justicia y Guerra y Milicia. Los componentes de un inventario son los siguientes: En el espacio reservado para el Fondo, se anotará el que corresponda al período cronológico de la documentación que vamos a inventariar. En cuanto a la sección, se indicará la dependencia de donde proceden los documentos. Al respecto, es conveniente utilizar una hoja para cada sección. Si el volumen documental lo hace necesario habrá que utilizar las hojas que sean necesarias para cada sección. Por ejemplo, si de la sección Real Hacienda del Fondo Colonial nos resultaron 13 hojas, habrá que numerarlas del 1 al 13; si de la sección Gobierno Administrativo también del Fondo Colonial, resultaron 15 hojas, habrá que numerarlas a su vez del 1 al 15. Serie documental Cuadro No. 18 INVENTARIO PARA UN ARCHIVO HISTORICO Fondol Colonial Sección: Justicia SERIE DOCUMENTAL DESCRIPCION QUERELLAS Sobre lesiones robos CRONOLOGI A NUMERO DE EXPEDIENTES NUMERO DE CAJAS UBICACION 1785 12 1 En el tercer estante Buenas condiciones y OBSERVACIONES DEMANDAS Sobres robos, injurias y lesiones 1790 11 3 En el tercer estante El expediente se encuentra incompleto JUICIOS Sobre robos, lesiones y asesinatos 1792 10 4 En el cuarto estante El expediente está en buenas condiciones Como se recordará, cada serie documental se forma por expedientes cuyo contenido hace referencia a actividades similares entre sí. El nombre que le asignamos a cada serie deberá 160 Archivo de Trámite Cuadro No. 18 INVENTARIO PARA UN ARCHIVO HISTORICO Fondol Colonial Sección: Guerra o Milicia SERIE DOCUMENTAL DESCRIPCION PARTES DE GUERRA Ataque de Apaches en el Valle de Banichil NOTIFICACIONES Sobre ascensos diversos oficiales tropa LICENCIAS Otorgadas diversos oficiales CRONOLOGI A NUMERO DE EXPEDIENTES NUMERO DE CAJAS UBICACION OBSERVACIONES 1799 12 14 En el primer estante La documentación se encuentra en orden 1782 7 1 En el primer estante Se encuentra en buenas condiciones 1790 6 2 En segundo estante El expediente está en orden a y a el indicarnos su naturaleza. En esta columna pondremos el nombre asignado a la serie documental que se trate. Descripción En este espacio una haremos una breve síntesis del cotenido de toda la serie documental. Cronología En esta columna se indicará el año o años que comprenda la serie documental. Número de expedientes Aquí se anotará el número de expedientes de que conste toda la serie documental. Número de cajas o Legajos Cuando se ordena la documentación que pasa a formar parte del archivo histórico, se deposita en cajas ordenadas cronológicamente, a las que se les asigna un número progresivo iniciando con el 1 para la documentacíón más antigua. Esta columna se refiere a este dato. Si por algún motivo no se cuenta con cajas archivadoras se pueden formar legajos con varios expedientes procurando que sean de un volumen similar al de las cajas. En nuestra hoja de inventario habrá que hacer la anotación correspondiente tachando el título de “caja” -si se iniciara una nueva hoja-, o anotando “número de legajos” donde éstos empiecen a aparecer. Ubicación topográfica Aquí se anotará el lugar exacto donde se encuentra la serie documental, para facilitar su localización. Observaciones En este lugar se anotarán datos importantes sobre las condiciones de la serie documental. 161 Guía de autoaprendizaje Ya que elaboramos nuestro inventario, y gracias a ello podemos abrir al público nuestro archivo, es posible tomarnos el tiempo necesario para elaborar un catálogo. 16.3 El catálogo El catálogo constituye un instrumento mucho más detallado que el inventario, al describir ya no sólo las series documentales, sino cada uno de los expedientes que los conforman. La catalogación en un archivo debe hacerse de manera sistemática y continua desde que los documentos están en su fase activa para de esa manera poder aprovechar el trabajo descriptivo que se realiza desde que éstos se encuentran en los archivos administrativos. Por desgracia pocos de nuestros archivos históricos, incluyendo los municipales, son producto de un trabajo como el anterior. Lo más común es que el archivista se enfrente a enormes volúmenes de documentos sin identificar, muchos de los cuales pueden datar de mucho tiempo atrás, en cuyo caso se requerirá de conocimientos especializados para su identificación y su lectura. Algunos archivistas opinan que la catalogación debe comenzar por los documentos más antiguos, otros en cambio, piensan que es preferible catalogar comenzando por los rnás recientes. Cualquiera que sea la decisión que se adopte, deberá considerar indispensablemente el trabajo de catalogación desde una perspectiva que contemple el acervo en su conjunto. Para eso se tendrán que elaborar fichas de catálogos semejantes a las de un archivo administrativo, revisando igualmente documento por documento y anotando en cada tarjeta los elementos que sean necesarios para su plena identificación. (Ver cuadro 19). Con la lectura de una ficha debemos poder saber acerca de un documento o de un expediente completo: a) Su antigüedad. b) El lugar donde fue producido. c) La serie documental a la que pertenece. d Su contenido, para lo cual, habrá que hacer una síntesis sobre su información. e) Su ubicación topográfica, el número de caja o legajo donde se encuentra y el número de fojas u hojas de que consta. También en un archivo histórico existen varios criterios para realizar una descripción catalográfica. Algunos autores prefieren hacerla por temas, otros por nombres y otros más cronológicamente. Lo importante aquí es destacar que en este proceso deberá adoptarse aquel criterio que facilite más la localización y consulta de los documentos, lo que en buena medida dependerá de la propia naturaleza de la documentación. Después de haber elaborado nuestros instrumentos de consulta documental, debemos saber cómo brindar servicio al público. 16.4. Normas para la consulta documental Una de las primeras cuestiones que debemos de resolver antes de abrir nuestro archivo al público es la siguiente: ¿Cómo podrán los usuarios examinar tranquilamente los documentos? ¿Cómo 162 Archivo de Trámite Cuadro No. 19 FORMATO PARA FICHA DE CATALOGO A B C D E A) Antiguedad del documento B ) Localización geográfica Se refiere al lugar de donde procede el documento C) Serie documental a la que pertenece el documento D) Contenido del documento Síntesis de lo que trata el documento E) Ubicación. Número de caja. número de expediente y número de foja (clave de ubicación) APLICACION 1793 Real de Catorce, S.L.P. Gobierno Nombramiento a Don Juan Ignacio Fagalde Como apoderado del Fondo de Propios del Real del Catorce, en la Corte de México C. 1. Leg. 4. Exp. 5. *2° a. NOTA: *Segundo anaquel. aseguraremos el control sobre la documentacion que nos solicitan? Por principio de cuentas debemos tener presente que tanto las instalaciones como los recursos humanos con que cuentan un archivo dependen de la magnitud del servicio que se presta. Las necesidades de un archivo estatal, con volúmenes documentales y, uno municipal, que generalmente guarda cantidades menores de documentos, son muy distintas. Sin embargo, en ambos casos las normas de conservación y manejo deberán ser muy semejantes pues finalmente la materia prima con que se trabaja es la misma: papeles. La experiencia nos demuestra que los archivos municipales en nuestro país rara vez se depositan en locales construidos expresamente con ese fin, siendo lo más común que se destine parte del edificio administrativo del ayuntamiento para albergarlos. Aún en esas condiciones debemos garantizar las condiciones mínimas de seguridad para los documentos y de salubridad para los usuarios y empleados. En este sentido es fundamental que la zona de recepción y guarda de nuestro acervo sea independiente del área de consulta, de forma que el archivista sea la única persona con libre acceso a los documentos. En ella deberán evitarse las filtraciones de agua y la exposición directa de la documentación a la luz solar, además de que se procurará mantener una ventilación moderada, todo ello con el fin de evitar el deterioro de los documentos ya sea por microorganismos o por factores, climáticos. El área de consulta deberá reunir las mismas condiciones. a las que podemos agregar una buena iluminación y mesas de trabajo adecuadas. Para garantizar un control efectivo sobre la documentación que prestemos para consulta, habrá que elaborar boletas de registro de préstamo en las que se indiquen la sección, serie documental, número de expediente año del documento y nombre del usuario. Se solicitará al usuario una identificación, la cual quedará en poder del archivista hasta la entrega del documento en préstamo. 163 Guía de autoaprendizaje Es necesario también elaborar un reglamento, que tendrá como fin preservar a la documentación de todo peligro y evitar su destrucción por descuidos innecesarios. Las indicaciones más importantes que deberá contener este reglamento son: a) No introducir alimentos o bebidas en la sala de consulta. b) No fumar. Con esta indicación evitaremos la posibilidad de un incendio. e) No sacar los documentos del local. Toda consulta deberá realizarse en la sala de lectura, no importa quién sea el usuario, ni lo que nos diga para impresionarnos. Cuadro No. 20 FLUJO DOCUMENTAL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ARCHIVO QUE LO ALBERGA DOCUMENTO GENERADO ARCHIVO INMEDIATO VIDA ACTIVA SE TRAMITA ARCHIVO DE TRAMITE ARCHIVO DE AREA CONCLUYE TRAMITE VIDA UTIL ADMINISTRATIVA SE CONSULTA ARCHIVO DE CONCENTRACION SE CONSERVA HASTA QUE VENZA LA UTILIDAD LEGAL VIDA SEMIACTIVA SE DEPURA ARCHIVO HISTORICO DESTRUCCION DE DOCUMENTOS IRRELEVANTES PRESERVACION DE LOS DOCUMENTOS CON VALOR PERMANENTE VIDA NO ACTIVA ADMINISTRATIVAMENTE VIDA HISTORICA Cuadro No. 21 MUNICIPIO URBANO MUNICIPIO RURAL TIPO DE ARCHIVO RECURSO HUMANOS ARCHIVOS INMEDIATOS SECRETARIA O GESTOR ARCHIVO DE TRAMITE ARCHIVO DE AREA ARCHIVO DE CONCENTRACION 1 ARCHIVISTA 1 ARCHIVISTA ACTIVIDADES *RECIBIR *CLASIFICAR *DISTRIBUIR *CONTROLAR *EFECTUAR PRESTAMO INTERNO *ELABORAR EL INVENTARIO *ELABORAR CUADROS DE VIGENCIA *TRANSFERIR EL ARCHIVO DE CON CENTRACION RECURSOS HUMANOS TIPO DE ARCHIVO *SUGERIR UN SISTEMA UNICO DE CLASIFICACION A CADA TRAMITADOR ARCHIVO DE TRAMITE *COORDINAR LA ELABORACION DEL INVENTARIO Y EL CATALOGO DE VIGENCIA ENTRE LOS TRAMITADORES *RECIBIR *REVISAR *CLASIFICAR *CUSTODIAR *EFECTUAR PRESTAMO INTERNO *ELABORAR EL INVENTARIO *ELABORAR *CUADROS DE VIGENCIA *ELABORAR CEDULAS DE DISPOSICION DOCUMENTAL *DEPURAR *TRANSFERIR EL ARCHVO HISTORICO ARCHIVO DE CONCENTRACION 1 ARCHIVISTA ARCHIVO HISTORICO 1 ARCHIVISTA *RECIBIR *REVISAR *CLASIFICAR *CUSTODIAR *DEPURAR *PRESTAR SERVICIO AL PUBLICO *ELABORAR INSTRUMENTOS DE CONSULTA -GUIAS -INVENTARIOS -CATALOGOS *DIFUNDIR EL CONTENIDO DE LOS ACERVOS QUE CUSTODIA POR MEDIO DE: -EXPOSICIONES -BOLETINES, ETC. 164 ARCHIVO HISTORICO Archivo de Trámite d) No prestar documentos deteriorados o en peligro de destrucción por su manejo. e ) No hacer anotaciones sobre los documentos. Habrá que sancionar a quien cometa este acto privándolo en el futuro de la consulta. Sería deseable anotar las indicaciones que se elaboren, en una cartulina grande y colocarla en la pared a la vista de todos a fin de evitar que se cometa cualquier acto que perjudique a los documentos y la imagen del Archivo Municipal. Después de haber recorrido los diferentes momentos del ciclo vital por el que atraviesan los documentos, se puede apreciar la unidad que guardan entre sí los diferentes archivos que se forman durante el proceso. El archivo histórico no debe funcionar aislado de los administrativos (ver cuadro 20), se trate de municipios rurales o nmnicipios urbanos, en los que por supuesto el tema de las actividades y los recursos variará de acuerdo con su volumen. (Ver cuadro 21). Si desde un principio abordamos la organización de los archivos municipales desde esa perspectiva, sentaremos bases sólidas para la correcta administración del conjunto de sus documentos y aseguraremos el buen servicio que deben prestar a la sociedad. CONCLUSIONES Como se ha podido observar durante el desarrollo de este curso, es de gran importancia introducir en los archivos de los ayuntamientos del país una administración de documentos que garantice la buena marcha de los asuntos públicos de los municipios y la preservación de su memoria histórica documental. Para lograr ese objetivo, es indispensable aplicarse a comprender qué son los documentos que genera la administración municipal, por qué los produce, cómo y para qué se usan, a quién beneficia su buena administración, de dónde surge el interés de que gran número de ellos se guarde para siempre. Hacer suyas las respuestas a esas preguntas, y usarlas como guía en el trabajo cotidiano asegurará los responsables de los archivos el dominio de las técnicas que se acaban de describir. Esperamos que este trabajo les sea de utilidad y que se enriquezca en el futuro con la experiencia concreta y colectiva de todos aquellos que se decidan a ponerlo en practica. Bibliografía de apoyo A continuación presentamos una lista de obras sobre archivonomía, para aquellas personas que deseen ampliar sus conocimientos acerca de los temas que se han tratado en el curso. Todas las obras que se mencionan pueden ser consultadas en la Biblioteca del Archivo General de la Nación, y muchas de ellas pueden ser adquiridas en la Librería de la misma institución. Alanís Boyso, José Luis. Los archivos municipales del estado de México, 1979, biblioteca enciclopédica del Estado de México, 217 pp. Alanís Boyso, José Luis. “Organización y funcionamiento de los Archivos Administrativos e Históricos Municipales”, 85- 122. En Memoria de la II Reunión. 165 Guía de autoaprendizaje Alanís Bayzo, Rodolfo, “Principios y mecanismos generales para la valoración y depuración de documentos en el Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado de México”, en Boletín del Sistema Nacional de Archivos, núm. 4, México, Archivo General de la Nación, 1984, pp. 31-36. Andrade, Edgar. Términos de prescripción legal, México, Archivo General de la Nación, 1981, 2 pp. (Serie folletos Técnicos, Núm. 33) Archivo General de la Nación. Los Archivos, México, Archivo General de la Nación, 1978, 2 pp. (Serie folletos técnicos, núm. 8). Archivo General de la Nación. Archivos de Concentración, México, Archivo General de la Nación, 1980, 7 pp. (Serie Folletos Técnicos, núm. 2 l). Archivo General de la Nación. Normas para la transcripción de documentos históricos, México, Archivo General de la Nación, 1972, 2 pp. (Serie Folletos Técnicos, núm. 17). Archivo General de la Nación. Organizacióny Funcionamiento de los Archivos Administrativos e Históricos de la Nación, México, Archivo General de la Nación, 1984, 4a. edición, 40 pp. Archivo General de la Nación. Políticas y Mecanismos de Depuración y Organización de los Archivos Históricos, México, Archivo General de la Nación, 1979, 2 pp (Serie Folletos Técnicos, núm. 15). Arredondo Farfán, Martiniano. “Diez años en los trabajos del Archivo Histórico Municipal de Irapuato, en Boletín del Sistema Nacional de Archivos Núm. 7. México, Archivo General de la Nación, 1984. 100 pp. Báez Rivera, Pablo y otros. Manual de procedimientos de la unidad de archivo histórico. México, Archivo General de la Nación, 1986, 30 pp., (Los Sistemas Red de Archivos del Gobierno Federal: Normas para la Administración de Documentos, núm. 8). Báez Rivera, Pablo y otros. Manual de procedimientos de las unidades de documentación en trámite. México, Archivo General de la Nación, 1986,60 pp. (Los Sistemas Red de Archivos del Gobierno Federal: Normas para la Administración de Documentos, núm. 4). Báez Rivera, Pablo, Baudelio Sosa Olvera y otros. Normas para la preparación de tarjetas catalográficas, México, Archivo General de la Nación, 1981. 2 pp. (Serie Folletos Técnicos, núm. 31). Báez Rivera, Pablo, Vicente Rocha Rosique y otros. Sistema de clasificación archivística (guía), México, Archivo General de la Nación, 198 1, 18 pp., (Serie Folletos Técnicos, núm. 40). Bibriesca Sumano. María Elena. Introducción a la Paleografía, México, Archivo General de la Nación, 1978, 109 pp. (Serie Información de Archivos, núm. 12). Castillo Tufiño, José Luis. Especificaciones técnicas para los edificios de archivos, México. Archivo General de la Nación, 198 1, 7 pp., (Serie Folletos Técnicos, núm. 34). Ceballos Loya, Jorge y Patricia Seed. 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