TITULO DEL CARGO: ADMINISTRADOR JEFE CÓDIGO: 08044 NIVEL: 8 DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES OBJETIVO GENERAL Controlar las actividades técnicas y administrativas de las áreas de presupuesto, contabilidad, mantenimiento, proveeduría y demás unidades administrativas, de los servicios y los recursos materiales y financieros asignados a una dependencia, planificando, coordinando y ejecutando los sistemas y procedimientos contables y financieros, a fin de satisfacer las necesidades de ésta y administrar efectivamente sus recursos. FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Diseña, programa y dirige los sistemas y procedimientos contables, administrativos y/o financieros. Analiza, maneja y controla partidas presupuestarias. Autoriza los movimientos relacionados con el área. Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad. Procesa y tramita puntos de cuentas relacionados con pagos, contratación de servicios y otros. Informa a la autoridad competente sobre la situación financiera y administrativa de la dependencia. Participa en la elaboración del presupuesto anual de la unidad. Suple a la autoridad competente en reuniones referentes al área administrativa. Elabora los manuales de Políticas, Normas y Procedimientos administrativos de la dependencia. Representa a la unidad ante el Comité de Compras. Realiza seguimiento de las diferentes tramitaciones, en cuanto a solicitud de equipos y materiales. Participa en los actos de licitaciones privadas y públicas y en el control y apertura de cotizaciones. Administra y controla el fondo fijo especial asignado a la unidad. Verifica los trámites por solicitudes de compra de divisas. Controla el movimiento financiero que se llevan en los bancos. Ordena y verifica los trámites de los asuntos del régimen tributario, que sean necesarios efectuar por la dependencia. Revisa y aprueba facturas, órdenes de pago, cheques, órdenes de compra y otros. Maneja partidas presupuestarias, autorizando erogaciones que sean necesarias para cubrir gastos de funcionamiento interno. Administra los recursos económicos y materiales de la unidad. Revisa y coordina la preparación de los estados de la Ejecución Financiera. Coordina y controla los inventarios de los bienes nacionales. Vela por la custodia y preservación de la documentación, relacionada con la unidad. Representa a la Institución en el área de su competencia. Administra, a través de cuentas bancarias, los adelantos que hace la Institución. Rinde cuentas al supervisor inmediato sobre la gestión administrativa. Maneja, contrata y supervisa cotizaciones requeridas por la unidad. Mantiene contacto permanente con los proveedores y vela por el cumplimiento de los procedimientos administrativos exigidos por la Institución. Elabora y envía a la unidad responsable los estados de ganancias y pérdidas balances, rendición de cuentas, gastos de operación, retenciones, aportes, entre otros. Revisa y analiza libros de contabilidad diario, mayor, proveedores y auxiliares de retención. Asiste y participa en reuniones de la unidad. Realiza arqueos de caja y los verifica con los registros contables. Supervisa, controla y distribuye las actividades del personal a su cargo. Solicita traslado de fondo entre las diferentes partidas. Redacta informes, correspondencias, actas, circulares y demás comunicaciones de la unidad. Opera un microcomputador para accesar información. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada. 1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN: RESPONSABILIDAD: MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa y maneja periódicamente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta. DINERO: Es responsable directo de dinero en efectivo, título y valores, contratos, custodia de materiales y ejecución de presupuesto INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad medio. TOMA DE DECISIONES: Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas, en procedimientos definidos para lograr objetivos específicos, mejorar métodos o establecer técnicas y estándares, a nivel de departamento. SUPERVISIÓN: El cargo recibe supervisión general de manera directa y periódica y ejerce una supervisión específica, de manera directa y constante. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS: RELACIONES INTERNAS: El cargo mantiene relaciones continuas con unidades de Administración, a fin de ejecutar y/o controlar y/o aprobar lo relativo al área y frecuentes con unidades de Compras y Suministros, Planificación y Programación Presupuestaria, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener cooperación. RELACIONES EXTERNAS: El cargo mantiene relaciones frecuentes con entidades bancarias, proveedores de bienes y servicios, y ocasionales con algunas entidades gubernamentales, a fin de apoyar y/o coordinar y/o controlar lo relativo al área, exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener cooperación. 2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO: AMBIENTE DE TRABAJO: El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes. RIESGO: El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja. ESFUERZO: El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y requiere de un grado de precisión manual bajo y un grado de precisión visual medio. 3.- PERFIL DEL CARGO: EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA: A) EDUCACIÓN: Licenciado en Administración Comercial o el equivalente. EXPERIENCIA: Cinco (5) años de experiencia progresiva de carácter operativo, supervisorio y estratégico en el área de Administración. B) EDUCACIÓN: Licenciado en Contaduría Pública. EXPERIENCIA: Seis (6) años de experiencia progresiva de carácter operativo, supervisorio y estratégico en el área de Administración. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: CONOCIMIENTOS EN: Principios administrativos públicos. Leyes, normas y reglamentos que rigen los procesos administrativos. Procesador de palabras. Sistemas operativos. Hojas de cálculos. Computación básica. HABILIDAD PARA: Desarrollar métodos y procedimientos de trabajo. Redactar y analizar informes técnicos. Realizar cálculos numéricos. Analizar problemas presupuestarios. Expresarse verbalmente de manera clara. Supervisar personal. Mantener relaciones personales. DESTREZAS EN: El manejo de calculadoras. El manejo de un microcomputador. ADIESTRAMIENTO REQUERIDO: Técnicas de supervisión y control. Dirección de reuniones. Actualización de técnicas contables. Relaciones humanas. Entrenamiento en el sistema de su unidad.