FICHA RESUMEN OBJETIVO Establecer los controles necesarios

REPÚBLICA DE COLOMBIA
ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA
MACROPROCESO: MACROPROCESO DE APOYO
PROCESO:
PROCEDIMIENTO:
GESTION DOCUMENTAL
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
FECHA:
COD.
PROCEDIMIENTO
MARZO
2010
MAGDCR
Control de Registros
FICHA RESUMEN
OBJETIVO
Establecer los controles necesarios para la identificación, el
almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de
retención y la disposición de los registros, acorde con lo
dispuesto en la Ley 594 de 2000.
ALCANCE
Este procedimiento es aplicable al control de los registros de
calidad generados en el desarrollo de servicios suministrados
por la Alcaldía Distrital de Barranquilla
RESPONSABLE
Responsable del Proceso de Gestión Documental.
Jefe de Oficina de Control Interno
Coordinador de Calidad.
Secretarios
Jefes de Oficina.
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Control de Registros
ALMACÉN DE DOCUMENTOS: Es el lugar físico donde se
encuentran archivados los originales de los documentos
controlados en los diferentes departamentos.
TIEMPO DE RETENCIÓN: Es el período establecido para
conservar los registros de calidad.
REGISTRO DE CALIDAD: Documento que presenta
resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.
GLOSARIO
FORMATO: Documento utilizado para registrar datos.
REGISTRO: Formato diligenciado. Documento que suministra
evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los
resultados de efectividad.
LISTADO DE REGISTROS DE CALIDAD: Índice utilizado para
describir en forma ordenada los registros que conforman el
Sistema de Gestión de Calidad, acompañados de sus códigos,
versión, nombre, fecha de aprobación, lugar y tiempo de
retención, disposición y responsables de los mismos.
REGISTROS
DIGDCR-1,
DIGDCR-2
“Listado de Registros de Calidad”
“Acta de Eliminación de Documentos”
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Control de Registros
DETALLE DE ACTIVIDADES
NÚMERO
DESCRIPCIÓN
Identificación de los Registros: La identificación de los Registros del
Sistema de Gestión de Calidad se realiza con las cuatro letras que
corresponden: 2 al Macroproceso, 2 al proceso y una codificación de
números que corresponde al orden que lleva dentro del proceso o
procedimiento, ejemplo:
La codificación del registro del procedimiento de control de documentos
son:
1.
MAGDCR-X “Registros de Calidad”
MAGDCR-X, Donde:
MA
GD
CR
X
2.
3.
=
=
=
=
Macroprocesos de Apoyo
Proceso de Gestión Documental
Procedimiento Control de Registros
Orden numérico del registro o formato
Recolección: El responsable de la gestión de los registros se realiza de
acuerdo a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y el
Manual de Producción y el responsable del proceso y sus ejecutores son
los responsables de la recolección de la información que se consigna en
cada registro, de acuerdo a lo establecido en
los respectivos
procedimientos a los que pertenecen los registros.
Indización de Los Registros: La forma como se indican los registros se
realiza de acuerdo a su origen y lo establecido en las Tablas de
Retención Documental :
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MACROPROCESO: MACROPROCESO DE APOYO
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GESTION DOCUMENTAL
Control de Registros
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Control de Registros
Acceso a Los Registros: El Gerente de Calidad y el Coordinador de
calidad tienen acceso a todos los registros de calidad.
•
El personal de cada Secretaria tiene acceso a los registros de sus
procesos, si necesitan accesar a un registro de otra área tienen
que recibir el visto bueno del Jefe del área o del Responsable del
Proceso de Gestión Documental.
•
La Alcaldia Distrital de Barranquilla., tiene a disposición de los
Clientes o de sus representantes, los registros cuando éstos los
soliciten.
Si requieren revisarlo con periodicidad, lo hacen
mediante mutuo acuerdo.
4.
5.
Clasificación de los Registros: El tipo de expediente en el cual se
archivan los registros de la Alcaldía Distrital de Barranquilla se determina
de acuerdo a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental.
6.
Almacenamiento: Los Registros del SGC se almacenan de acuerdo al
procedimiento establecido en las Tablas de Retención Documental (TRD)
y su manual de aplicación.
Conservación y Preservación de los Registros:
•
7.
Preservación de los registros. En cada área de la Alcaldia Distrital
de Barranquilla se cuenta con un archivo de gestión o áreas de
almacenamiento apropiadas para garantizar la integridad física y la
fácil consulta de los mismos. (ver Tablas de Retención Documental
–TRD y manual de aplicación)
El responsable de la recolección revisa dos veces al año el estado
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Control de Registros
en que se encuentran los documentos. Si al revisar el registro se
encuentra en mal estado el responsable de su recolección
transcribe la información que éste contiene.
•
Cuando en la Alcaldía Distrital de Barranquilla se recibe un
registro en un material que no es adecuado para su preservación,
el responsable de su recolección traslada la información al material
adecuado.
•
Conservación de los registros. El tiempo de conservación de los
registros de la Alcaldía Distrital de Barranquilla se indica en las
Tablas de Retención Documental -TRD.
8.
Disposición Final de los Registros: Se procede de acuerdo con lo
dispuesto en las Tablas de Retención Documental – TRD y para ello
dispone del Formato “Acta de Eliminación de Documentos”.
9.
Fin.
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
12/11/10
CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Descripción del Cambio
2.0
Se introduce el ítem Control de Cambio