REPÚBLICA DE COLOMBIA ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA MACROPROCESO: MACROPROCESO DE APOYO PROCESO: PROCEDIMIENTO: GESTION DOCUMENTAL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS FECHA: MARZO 2010 COD. PROCEDIMIENTO MAGDCD Control de Documentos FICHA RESUMEN OBJETIVO Garantizar la adecuada identificación, distribución, manejo, modificación y disposición final de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla. ALCANCE El procedimiento aquí establecido es aplicable al control de todos los documentos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad RESPONSABLE Elaboró: Equipo Agentes de Cambio Responsable del Proceso de Gestión Documental. Jefe de Oficina de Control Interno Coordinador de Calidad. Secretarios Jefes de Oficina. Líderes de proyectos. Versión: Página: 2.0 1 de 12 Este documento es propiedad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla y su reproducción está prohibida. COPIA CONTROLADA REPÚBLICA DE COLOMBIA ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA MACROPROCESO: MACROPROCESO DE APOYO PROCESO: PROCEDIMIENTO: GESTION DOCUMENTAL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS FECHA: MARZO 2010 COD. PROCEDIMIENTO MAGDCD Control de Documentos APROBACIÓN: Es autorizar que lo escrito tiene que hacerse. REVISIÓN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos planificados. APROBAR: Dejar constancia documentada de estar de acuerdo con el contenido del documento, dar visto bueno mediante firma autorizada. GLOSARIO NO CONTROLADOS: Son los documentos que están disponibles para el uso indiscriminado del personal de la Empresa. DOCUMENTOS OBSOLETOS: Aquellos que han sufrido modificaciones y han sido sacados de la documentación vigente. DUEÑO DE PROCESO: Persona responsable por un proceso determinado. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: Índice utilizado para describir en forma ordenada los documentos internos como procedimientos e instructivos que conforman la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad de la Entidad, acompañados de sus códigos, nombre, número de versión y fecha de aprobación. Elaboró: Equipo Agentes de Cambio Versión: Página: 2.0 2 de 12 Este documento es propiedad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla y su reproducción está prohibida. COPIA CONTROLADA REPÚBLICA DE COLOMBIA ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA MACROPROCESO: MACROPROCESO DE APOYO PROCESO: PROCEDIMIENTO: GESTION DOCUMENTAL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS FECHA: MARZO 2010 COD. PROCEDIMIENTO MAGDCD Control de Documentos REGISTROS Elaboró: Equipo Agentes de Cambio “Solicitud de Modificación de Documentos” MAGDCD- F1 “Historial de Cambios” MAGDCD- F2 “Registro de difusión de Documentos” MAGDCD- F3 Versión: Página: 2.0 3 de 12 Este documento es propiedad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla y su reproducción está prohibida. COPIA CONTROLADA REPÚBLICA DE COLOMBIA ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA MACROPROCESO: MACROPROCESO DE APOYO PROCESO: PROCEDIMIENTO: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS FECHA: MARZO 2010 COD. PROCEDIMIENTO GESTION DOCUMENTAL MAGDCD Control de Documentos DETALLE DE ACTIVIDADES NÚMERO DESCRIPCIÓN Identificación del manual de calidad: Para la identificación del Manual de Gestión de la Calidad, se utiliza un código de la siguiente forma: ADBMGC, en donde: 1. ADB M G C = = = = Alcaldía Distrital de Barranquilla Manual Gestión Calidad Identificación de Macroprocesos, Procesos: El Sistema de Gestión de Calidad de la entidad maneja los documentos teniendo en cuenta los Macroprocesos identificados en el Mapa de Procesos: Macroprocesos de Gestión Estratégica, Macroprocesos Misionales, Macroprocesos de Apoyo y Macroprocesos de Control Institucional. 2. La fuente de presentación de los documentos se ha establecido como ARIAL tamaño 12 con el objeto de obtener la estandarización de los mismos. La identificación de los niveles de la cadena de valor son: Descripción para el Macroproceso: Los Macroprocesos se identifican con 2 letras que corresponden a las iniciales del mismo, así: GE: Gestión Estratégica DS: Gestión del Desarrollo Social GI: Gestión Integral del Territorio SJ: Seguridad, Justicia y Convivencia Ciudadana Elaboró: Equipo Agentes de Cambio Versión: Página: 2.0 4 de 12 Este documento es propiedad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla y su reproducción está prohibida. COPIA CONTROLADA REPÚBLICA DE COLOMBIA ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA MACROPROCESO: MACROPROCESO DE APOYO PROCESO: PROCEDIMIENTO: GESTION DOCUMENTAL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS FECHA: MARZO 2010 COD. PROCEDIMIENTO MAGDCD Control de Documentos PS: Promoción Social MA: Macroprocesos de Apoyo CI: Control Institucional Elaboró: Equipo Agentes de Cambio Versión: Página: 2.0 5 de 12 Este documento es propiedad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla y su reproducción está prohibida. COPIA CONTROLADA REPÚBLICA DE COLOMBIA ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA MACROPROCESO: MACROPROCESO DE APOYO PROCESO: PROCEDIMIENTO: GESTION DOCUMENTAL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS FECHA: MARZO 2010 COD. PROCEDIMIENTO MAGDCD Control de Documentos Descripción para el Proceso: Los procesos se identificaran con 4 letras en donde las dos primeras corresponden a las del macroproceso que corresponden y las dos siguientes serán las iniciales del nombre del proceso así: GEDE : Direccionamiento Estratégico GEGE : Gestión Ética GECO : Comunicaciòn GEGR : Gestión de Recursos Financieros DSSS : Servicio Público de Salud DSSE : Servicio Público Educativo DSPE : Programas Especiales DSHA : Habitad DSCT : Servicios Culturales y Turísticos DSRD : Servicios Recreativos y deportes GIOD : Ordenamiento y desarrollo público GIDC : Diseño y Control de Obras de Infraestructura SJSC : Garantía de la Seguridad ciudadana SJSJ : Fortalecimiento al Sistema de Justicia SJMT : Gestión de la Movilidad y el Transporte SJAE : Prevencion y atención de desastres y calamidades PSFP : Fortalecimiento de las Instancias de la participación MAGH: Gestión Humana MAGJ : Gestión Jurídica MAGC: Gestión de la Contratación MASI : Sistemas de Información MAAB: Administración de bienes MAGD: Gestión Documental CIES : Evaluación del Sistema Integrado de Gestión y Control CICD : Control Disciplinario Elaboró: Equipo Agentes de Cambio Versión: Página: 2.0 6 de 12 Este documento es propiedad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla y su reproducción está prohibida. COPIA CONTROLADA REPÚBLICA DE COLOMBIA ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA MACROPROCESO: MACROPROCESO DE APOYO PROCESO: PROCEDIMIENTO: 3. GESTION DOCUMENTAL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS FECHA: MARZO 2010 COD. PROCEDIMIENTO MAGDCD Control de Documentos Elaboración, Revisión y Aprobación del Manual de Calidad: El Coordinador de Calidad lidera las actividades para elaborar el Manual de Gestión de Calidad. Cada capitulo del Manual es aprobado por el Comité MECI y de Calidad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla, como constancia de la revisión y de la aprobación del documento los responsables de dichas actividades y el Representante de la alta dirección deja constancia en el acta correspondiente. Elaboración, Revisión y Aprobación de los Procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad: El Coordinador de Calidad lidera las actividades para elaborar los procedimientos en conjunto con el equipo de trabajo conformado por el personal técnico y administrativo de la entidad, el cual nombra un responsable de su documentación. 4. El personal con la responsabilidad y autoridad para revisar los procedimientos son los Responsables de los procesos, los agentes de cambio y el coordinador de Calidad y la aprobación es responsabilidad del Representante de la dirección en representación del Comité de MECI y de Calidad. Una vez revisado y aprobado un documento, los responsables de la revisión dejan constancia en el acta correspondiente. Revisado y aprobado el documento el Coordinador de Calidad lo emite y distribuye las copias a los sitios donde se requiere el mismo. Como constancia del recibo del documento, el Coordinador de Calidad hace firmar al responsable de la tenencia del documento en el formato “Difusión de documentos”. Elaboró: Equipo Agentes de Cambio Versión: Página: 2.0 7 de 12 Este documento es propiedad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla y su reproducción está prohibida. COPIA CONTROLADA REPÚBLICA DE COLOMBIA ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA MACROPROCESO: MACROPROCESO DE APOYO PROCESO: PROCEDIMIENTO: GESTION DOCUMENTAL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS FECHA: MARZO 2010 COD. PROCEDIMIENTO MAGDCD Control de Documentos Elaboró: Equipo Agentes de Cambio Versión: Página: 2.0 8 de 12 Este documento es propiedad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla y su reproducción está prohibida. COPIA CONTROLADA REPÚBLICA DE COLOMBIA ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA MACROPROCESO: MACROPROCESO DE APOYO PROCESO: PROCEDIMIENTO: GESTION DOCUMENTAL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS FECHA: MARZO 2010 COD. PROCEDIMIENTO MAGDCD Control de Documentos Actualización de los Documentos: Cualquier miembro de la organización que considere que un procedimiento o instructivo requiere ser modificado, para mejorar el servicio, solicita la modificación al Responsable del proceso al cual pertenece el documento, para que a través del Representante de la dirección se haga el análisis de la modificación solicitada. 5. En el caso que se modifique el documento posterior a su revisión y aprobación, éste será revisado y aprobado nuevamente por los mismos cargos que lo hicieron inicialmente. En este caso, se incrementa el nivel de revisión, por ejemplo, pasando de revisión 0 a revisión 1. Se consigna la fecha y la naturaleza de la modificación del documento en el “Historial de cambios” Documentos Adicionales Controlados: Los documentos adicionales controlados son: Leyes, artículos, decretos, resoluciones, circulares y recomendaciones que regulan el servicio que presta la Alcaldía distrital de Barranquilla. 6. Estos son recibidos por las Oficina Asesora Jurídica quien verifica si es una modificación de artículos, decretos, resoluciones o circulares ya existentes o si hay nueva información, la entrega al Gerente de Calidad, quien la comunica al personal pertinente e informa al responsable del proceso de gestión Documental, para que registre el nuevo documento de acuerdo a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y su Manual de aplicación, si el nuevo documento deroga un documento ya existente, el responsable del proceso de Gestión documental elimina el documento de acuerdo a lo establecido en las Tablas de Retención Elaboró: Equipo Agentes de Cambio Versión: Página: 2.0 9 de 12 Este documento es propiedad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla y su reproducción está prohibida. COPIA CONTROLADA REPÚBLICA DE COLOMBIA ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA MACROPROCESO: MACROPROCESO DE APOYO PROCESO: PROCEDIMIENTO: GESTION DOCUMENTAL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS FECHA: MARZO 2010 COD. PROCEDIMIENTO MAGDCD Control de Documentos Documental. 7. Documentos Obsoletos: El cambio de los documentos obsoletos del Sistema de Gestión de la Calidad en todas las Secretaria de la Entidad es realizado por el Coordinador de Calidad, quien informa al responsable del OBSOLETO Proceso de Gestión Documental. Los documentos obsoletos se identifican ya que llevan el sello de “Documento Obsoleto”. Control de Documentos: El Responsable del proceso de Gestión Documental es el responsable de crear y mantener actualizado las Tablas de Retención Documental, previa información del Coordinador de Calidad quien debe controlar los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, quien mantiene registros de los documentos revisados y aprobados. 8. Los originales de los procedimientos e instructivos los conserva el Coordinador de Calidad. Los originales de los procedimientos e instructivos se diferenciará de las copias con la leyenda “ORIGINAL”, en el pie de página, mientras que las copias se marcan con la leyenda “COPIA CONTROLADA”. 9. Difusión de los Documentos: La difusión de los documentos se debe hacer a aquellas personas que por su trabajo deben conocer y aplicar el contenido de los documentos. El Coordinador de Calidad recibe constancia de la recepción de cada una de las copias mediante firma de los tenedores del “Registro de difusión de documentos” MAGDCD-F4 Elaboró: Equipo Agentes de Cambio Versión: Página: 2.0 10 de 12 Este documento es propiedad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla y su reproducción está prohibida. COPIA CONTROLADA REPÚBLICA DE COLOMBIA ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA MACROPROCESO: MACROPROCESO DE APOYO PROCESO: PROCEDIMIENTO: GESTION DOCUMENTAL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS FECHA: MARZO 2010 COD. PROCEDIMIENTO MAGDCD Control de Documentos El Dueño del Proceso debe asegurar que el documento esté disponible en el puesto de trabajo respectivo y que su contenido sea dominado por las personas que lo aplican. 10. Información Confidencial: La información confidencial se entregará a los entes que lo requieran únicamente previa solicitud por escrito y con la debida autorización del Gerente de Calidad. El reporte debe llevar la siguiente nota: “Este documento es propiedad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla y su reproducción está prohibida.” 11. Fin. CONTROL DE CAMBIOS Fecha 12/11/10 Elaboró: Equipo Agentes de Cambio CONTROL DE CAMBIOS Versión Descripción del Cambio 2.0 Se introduce el ítem Control de Cambio Versión: Página: 2.0 11 de 12 Este documento es propiedad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla y su reproducción está prohibida. COPIA CONTROLADA REPÚBLICA DE COLOMBIA ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA MACROPROCESO: MACROPROCESO DE APOYO PROCESO: PROCEDIMIENTO: GESTION DOCUMENTAL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS FECHA: MARZO 2010 COD. PROCEDIMIENTO MAGDCR Control de Registros Elaboró: Equipo Agentes de Cambio Versión: Página: 2.0 12 de 12 Este documento es propiedad de la Alcaldía Distrital de Barranquilla y su reproducción está prohibida. COPIA CONTROLADA