Boletín Obligaciones Generales 2015

 1 ACTUALIDAD LABORAL
1. NOVEDADES LABORALES Y OBLIGACIONES DE LA COMPAÑÍA
PARA EL AÑO 2015.
A partir del primero (1°) de enero de 2015, es importante tener en cuenta y
actualizar las relaciones laborales con los empleados en los siguientes aspectos:
1.
Salario mínimo legal vigente para la vigencia 2015: El salario mínimo
legal vigente a partir del primero (1º) de enero de 2015, es de SEISCIENTOS
CUARENTA Y CUATRO MIL TRESCIENTOS CINCUENTA PESOS (Col$
644.350). Esto implica un ajuste automático en dicho salario mínimo y la
importancia de realizar lo correspondiente con los salarios integrales, el cual a
partir de esta nueva vigencia tendrá un valor mínimo de OCHO MILLONES
TRESCIENTOS SETENTA Y SEIS MIL QUINIENTOS CINCUENTA PESOS
(Col $ 8.376.550).
2.
Auxilio de transporte para la vigencia 2013: El auxilio de transporte
vigente a partir del primero (1º) de enero de 2015, al que tienen derecho los
trabajadores que devenguen hasta dos (2) salarios mínimos mensuales legales
vigentes, es de SETENTA Y CUATRO MIL PESOS (Col$ 74.000).
3.
Intereses a las cesantías: Todo trabajador debe recibir de su empleador,
hasta el treinta y uno (31) de enero de 2013, el pago por intereses devengados sobre
las cesantías del año 2014.
4.
Consignación de cesantías: Las cesantías a que tiene derecho todo
trabajador (salvo los que devenguen salario integral o pertenezcan al régimen
tradicional de cesantías), y que hayan sido causadas en el año 2014, deberán ser
consignadas en el fondo de cesantías elegido por cada trabajador, teniendo como
plazo máximo el catorce (14) de febrero de 2015. El empleador que incumpla el
plazo señalado podrá incurrir en una moratoria equivalente a un día de salario por
cada día de retraso.
5.
Prima de servicios: Toda empresa debe pagar a sus trabajadores que no
devenguen salario integral una prima de servicios, equivalente a treinta (30) días de
salario por un año de servicios, pagaderos semestralmente en partes iguales (dos
1 pagos de 15 días de salario cada uno), una el mes de junio, máximo el día 30, y la
otra, dentro de los primeros 20 días del mes de diciembre.
6.
Suministro de dotación: Todo trabajador cuyo salario sea inferior o igual a
dos (2) salarios mínimos legales vigentes y haya cumplido más de tres (3) meses de
servicio, tiene derecho a recibir de su empleador cada cuatro (4) meses (30 de abril,
31 de agosto y 20 de diciembre), la indumentaria propia de su labor (calzado,
vestido, etc.). Es indispensable llevar un registro de dicha entrega con firma del
empleado y que se pague en especie (nunca en dinero). Eventualmente, podrían
utilizarse bonos de dotación garantizando que se utilicen en calzado y vestido.
7.
Reajuste salarial: No existe obligación legal de realizar un reajuste salarial
para trabajadores que devengan un salario superior al salario mínimo legal vigente.
8.
Actividades recreativas y de capacitación: En las empresas con más de
cincuenta (50) trabajadores, que laboren cuarenta y ocho (48) horas a la semana,
éstos tendrán derecho a que dos (2) horas de dicha jornada se dediquen
exclusivamente a actividades recreativas, culturales, deportivas o de capacitación,
de lo cual es conveniente llevar un registro detallado. Este registro puede incluir los
datos y tiempos de las personas que no asistieron a las jornadas mencionadas
siempre y cuando hubiesen sido convocadas dentro de la jornada laboral.
9.
Cuota de aprendizaje del SENA: La empresa deberá contratar un número
mínimo de aprendices del SENA en razón a un (1) aprendiz por cada veinte (20)
trabajadores y uno (1) adicional por fracción de diez (10) o superior que no exceda
de veinte (20). Las empresas que tengan entre quince (15) y veinte (20)
trabajadores deberán tener un (1) aprendiz. Cuando haya variación del número de
empleados, deberá informarse al SENA en los meses de julio y diciembre de cada
año para que se realice el ajuste correspondiente. A elección de la empresa se podrá
monetizar la cuota de aprendices.
10. Registro de trabajo extra y de vacaciones: Toda empresa deberá llevar un
libro de registro de horas extras y por separado un libro de registro de vacaciones,
el cual deberá contener la información mínima requerida por el Código Sustantivo
del Trabajo. Para el caso del primer libro (trabajo de horas extra) deberá contener:
el nombre del trabajador, la edad, el sexo, la actividad desarrollada, número de
horas laboradas indicando si son diurnas o nocturnas y la liquidación de la
remuneración correspondiente. Y para el caso del segundo (vacaciones) deberá
contener: nombre del trabajador, fecha de ingreso a la Compañía, fecha de inicio y
finalización de las vacaciones, fecha de reintegro y la remuneración recibida por las
mismas.
3 11. Aviso de no renovación de contratos a término fijo: En caso de tener
contratos a término fijo, que la empresa no pretenda renovar, deberá darse aviso al
trabajador de tal situación, con no menos treinta (30) días de antelación a la fecha
de vencimiento del contrato. Es importante tener en cuenta que en los contratos a
término fijo inferiores a un año, después de la tercera renovación, el contrato a
término fijo se entiende prorrogado por un término equivalente a un (1) año.
12. Reglamento interno de trabajo: Toda empresa comercial que tenga más de
cinco (5) trabajadores está obligada a tener un reglamento interno de trabajo, y
desde el año 2006, dicho reglamento debe estar actualizado incluyendo lo
relacionado con normas sobre acoso laboral. Adicionalmente, es recomendable
revisar anualmente si el reglamento se encuentra actualizado respecto de las
novedades en materia laboral, tales como licencias (paternidad, maternidad, etc.),
vacaciones en dinero, entre otras.
13. Salario integral mensual: Se podrá aplicar en empleados que para 2015
devenguen más de ocho millones trescientos setenta y seis mil quinientos cincuenta
pesos (Col$ 8.376.550), es decir trece (13) salarios mínimos legales mensuales
vigentes. Sugerimos que este tipo de salario se pacte por escrito en el contrato de
trabajo o mediante otrosí.
14. Disfrute de vacaciones: Los trabajadores que hubieren prestado sus
servicios durante un (1) año tienen derecho a quince (15) días hábiles consecutivos
de vacaciones remuneradas. En cualquier caso, estos deben disfrutar como mínimo
seis (6) días hábiles de vacaciones al año. Asimismo, el trabajador podrá acumular
hasta dos (2) periodos de vacaciones, salvo en los casos de trabajadores técnicos,
especializados, de dirección, confianza, manejo o extranjeros, en cuyo caso se
podrán acumular hasta cuatro (4) periodos de vacaciones. Igualmente, por mutuo
acuerdo se podrán pagar hasta el 50% de las vacaciones en dinero, caso en el cual
el trabajador deberá gozar inmediatamente de sus vacaciones.
15. Realización de exámenes periódicos: De acuerdo con la Resolución 2346
de 2007 y 1918 de 2009, es obligación del empleador realizar las respectivas
evaluaciones médicas ocupacionales, como parte del subprograma de medicina
preventiva y del trabajo. En ese sentido, el empleador debe ordenar y sufragar la
práctica de los exámenes periódicos a sus trabajadores con el fin de monitorear la
exposición a factores de riesgo e identificar en forma precoz, posibles alteraciones
temporales o permanentes de salud de sus empleados, ocasionadas por la labor o
por la exposición al medio ambiente de trabajo. Así mismo, para detectar
enfermedades de origen común, con el fin de establecer un manejo preventivo.
3 La periodicidad de estos exámenes estará determinada por las características de los
riesgos a los que el trabajador se encuentra expuesto (tipo de factor de riesgo,
intensidad, tiempo de exposición), por el estado de salud, por la susceptibilidad
individual del trabajador, y por la merma de sus capacidades que se pueden
presentar como consecuencia del proceso natural de envejecimiento, entre otros
factores.
16. Pactos de exclusión salarial: Los beneficios y auxilios extra legales
pactados como no constitutivos de salario que superen el 40% del total de la
remuneración del trabajador, deberán tenerse en cuenta para pagar aportes a la
seguridad social (pensiones, salud y riesgos laborales).
17. Trabajadores en Misión: De acuerdo con la Ley 50 de 1990, los
trabajadores en misión que atiendan labores ocasionales, accidentales o transitorias;
de reemplazo; o en atención a incrementos en la producción de la Compañía, sólo
podrán prestar sus servicios por un periodo de seis (6) meses, prorrogables hasta
por seis (6) meses más. De otro modo, de acuerdo con la jurisprudencia la
superación de dicho término genera una situación jurídica contractual diferente, en
la cual, la empresa Usuaria para a ser el empleador y la Empresa de Servicios
Temporales la deudora solidaria de las acreencias laborales.
18. Igualdad salarial entre hombres y mujeres: La Ley 1496 de 2011 indicó la
obligatoriedad de implementar la igualdad salarial entre hombres y mujeres,
mediante la aplicación de criterios como la naturaleza de la actividad a realizar, el
acceso a los medios de formación profesional, las condiciones en la admisión en el
empleo, las condiciones de trabajo, la igualdad de oportunidades y de trato en
materia de empleo y ocupación. El incumplimiento de esta obligación puede
generar una multa entre 50 y 500 salarios mínimos mensuales legales vigentes, que
podrá imponer el Ministerio del trabajo y haciéndola efectiva a través del SENA
(este tema se encuentra pendiente de reglamentación).
Asimismo, el empleador tiene la obligación de llevar un registro de perfil y
asignación de cargos por sexo, funciones y remuneración, discriminando clase o
tipo y forma contractual. El incumplimiento de la obligación de registro, puede
generar multas hasta de 150 salarios mínimos mensuales legales vigentes, que
podrá imponer el Ministerio del trabajo y haciéndola efectiva a través del SENA
(este tema se encuentra pendiente de reglamentación).
19. Retención en la fuente: De acuerdo con la Resolución 000245 de 2014, a
través de la cual se fijó la Unidad de Valor Tributario (UVT) para este año, el valor
5 salarial mensual a partir del cual se efectuará la retención en la fuente es de tres
millones seiscientos cuarenta y seis mil ochocientos cincuenta y nueve (Col
$3.646.859) (128,96 UVT, según la tabla de retenciones).
Cabe recordar, que se tendrán en cuenta para efectos de deducciones de la base de
retención, de acuerdo con la Ley 1607 de 2012, los casos de trabajadores que
tengan derecho a la deducción por intereses o por corrección monetaria en virtud de
préstamos para adquisición de vivienda; los pagos por salud (medicina prepagada y
pólizas de seguro) siempre que el valor a disminuir no supere los 16 UVT
mensuales; y una deducción mensual de hasta el 10% del total de los ingresos
brutos de la relación laboral por concepto de dependientes, hasta un máximo de 32
UVT mensuales.
Serán en este caso dependientes, los hijos hasta los 18 años de edad; los hijos entre
18 y 23 años de edad cuyo padre esté financiando su educación en una institución
formal de educación superior certificada por el ICFES; los hijos mayores de 23
años de edad con discapacidad física comprobada y certificada por Medicina Legal;
el/la cónyuge, compañero(a) permanente, los padres, o los hermanos que no tengan
ingresos o cuyos ingresos sea inferiores a 260 UVT (Col$ 7.352.540) anuales. La
calidad de dependientes deberá ser acreditada por el trabajador sujeto de retención
al empleador que sea responsable del pago.
20. Impuesto sobre la Renta para la Equidad – CREE: Además de los sujetos
pasivos (sociedades, personas jurídicas – nacionales o extranjeras – declarantes del
impuesto sobre la renta) del Impuesto sobre la Renta para la Equidad (CREE), la
nueva Ley Tributaria (Ley 1739 de 2014), incluyó a los consorcios y a las Uniones
Temporales empleadoras.
De acuerdo con el artículo 19 de esta ley, en los casos en que la totalidad de sus
miembros estén exonerados del pago de los aportes parafiscales a favor del SENA
y del ICBF, y estén exonerados del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social
en Salud, estarán exonerados del pago de los aportes parafiscales a favor del SENA
y el ICBF y al Sistema de Seguridad Social en Salud correspondientes a
trabajadores que devenguen, individualmente considerados, hasta diez (10) salarios
mínimos mensuales legales vigentes. Lo anterior, exceptuando a los empleadores
cuyos trabajadores devenguen más de diez (10) salarios mínimos mensuales legales
vigentes, los cuales continuarán obligados a realizar aportes parafiscales y
cotizaciones a salud.
21. Formalidades de la cesión de derechos patrimoniales de autor: Con la
5 expedición de la Ley 1450 de 2011, el contrato de cesión de derechos patrimoniales
de autor, sea parcial o sea total, deberá constar por escrito y no se exigirá que el
mismo se de por escritura pública o por documento privado reconocido ante
notario, requisito establecido en regulaciones anteriores. Adicionalmente, este
documento deberá ser registrado ante la Oficina de Registro de Derechos de Autor
para efectos de oponibilidad frente a terceros.
Por otro lado, en las obras creadas para una persona natural o jurídica en
cumplimento de un contrato de prestación de servicios o de un contrato de trabajo,
el autor será el titular originario de los derechos patrimoniales y morales; pero se
presume, salvo pacto en contrario, que los derechos patrimoniales sobre la obra son
transferidos al encargante o al empleador, según sea el caso, en la medida necesaria
para el ejercicio de sus actividades habituales en la época de creación de la obra.
Para que opere esta presunción se requiere que el contrato conste por escrito.
22. Manejo de Datos personales: Con el fin de garantizar la protección de
cualquier información concerniente a personas físicas, que tenga carácter privado,
que esté ligada a su intimidad y que toque temas susceptibles de discriminación, la
Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, establecieron una serie
de medidas orientadas a la protección efectiva de esta información denominada:
datos personales. Con estas medidas, se debe garantizar que la información de los
usuarios de una compañía, entidad o cualquier base de datos, esté segura de
cualquier ataque o intento de acceso por personas no autorizadas.
Siendo la Compañía la responsable del tratamiento de la información suministrada
por sus trabajadores durante la vigencia de la relación laboral, esta debe
acondicionar e implementar los mecanismos o procedimientos orientados a
proteger y al tiempo a obtener la autorización del titular para su tratamiento. Para
ello, recomendamos incluir en el contrato de trabajo una cláusula sobre el manejo
de datos personales, en la cual se autorice a la Compañía tratar (recolectar,
transferir, almacenar, usar, circular, confirmar, entre otros) los datos personales
entregados por el trabajador.
23. Servicio Público de Empleo: Con fundamento en la Ley 1636 de 2013, a
través de la cual se buscó proteger y ayudar al cesante a encontrar un empleo
conveniente mediante la articulación, coordinación y focalización de las políticas
activas y pasivas de empleo; así como ayudar a los empleadores a encontrar y
contratar a trabajadores apropiados a las necesidades de las empresa, el Servicio
Público de Empleo (SPE) estableció a los empleadores el deber de reportar las
vacantes a dicho mecanismo dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la
existencia de la misma. Para esto, el empleador deberá registrarse ante uno de los
7 prestadores de servicio autorizados, para gestionar la información relativa a las
vacantes frente al SPE. De esta obligación se encuentran exceptuadas las vacantes
que tengan reserva o restricciones de orden legal y las que por solicitud expresa de
la Compañía se relacionen con cargos estratégicos, proyectos especiales, posiciones
directivas en mercados e industrias especializadas, y todas aquellas que por su
naturaleza no puedan ser públicas.
24. Comité Paritario de Salud Ocupacional (COPASO): Como parte de las
políticas orientadas a garantizar las buenas prácticas y la disminución de los riesgos
de enfermedad y accidentes laborales, las empresas que posean más de diez (10)
trabajadores deben conformar un Comité Paritario de Salud Ocupacional. Este
organismo estará encargado de vigilar y promocionar las normas, reglamentos y
demás disposiciones que tengan que ver con la Salud Ocupacional y la Seguridad
dentro de la empresa.
Así, de acuerdo con la Resolución 2013 de 1989, modificada por la Resolución
1016 de 1989 y por el Decreto 1295 de 1994, este organismo debe estar
conformado por representantes del empleador (elegidos por la Compañía) y
representantes de los trabajadores (elegidos por estos) de acuerdo al número de
trabajadores de la empresa (Cuadro No.1) . El periodo de duración de sus
miembros será de dos (2) años en los cuales el empleador tendrá la obligación de
proporcionar por lo menos cuatro (4) horas semanales dentro de la jornada normal
de cada uno de estos para el funcionamiento del Comité.
Número de
Trabajadores en la
Compañía
Menos de 10
10- 49
50- 499
500- 999
De 1000
Número de miembros del
COPASO
La Compañía debe tener un
vigía ocupacional el cual
tiene las mismas funciones
del COPASO.
1 representante por cada una
de las partes.
2 representantes por cada una
de las partes.
3 representantes por cada una
de las partes.
4 representantes por cada una
de las partes.
Cuadro 1. Composición del COPASO
7 25.
Comité de Convivencia Laboral: Con la expedición de la Ley 1010 de
2009 y la Resolución 652 de 2012, toda empresa privada tiene la obligación de
conformar un Comité de Convivencia Laboral en la Compañía. Este órgano
interno, estará integrado por dos (2) representantes del empleador y dos (2) de los
trabajadores, o por un número mayor de acuerdo al tamaño y las necesidades de la
Compañía, los cuales en todo caso serán iguales en ambas partes. Ahora bien, en el
caso de empresas con menos de veinte (20) trabajadores, dicho comité estará
integrado por un representante de los trabajadores y uno del empleador, con sus
respectivos suplentes.
La duración de los miembros de este Comité será de dos (2) años, a partir de la
conformación del mismo, que se contarán desde la fecha de la comunicación de la
elección y/o la designación. Durante este periodo, la Compañía debe garantizar un
espacio físico para las reuniónes y demás actividades de este Comité, el cual deberá
reunirse ordinariamente cada tres (3) meses y sesionará con la mitad más uno de
sus integrantes, y extraodinariamente cuando se requiera su inmediata intervención.
Dentro sus funciones se encuentran las de evaluar las condiciones laborales;
conocer de los casos de acoso laboral; y pronunciarse a través de recomendaciones
y planes de acción para prevenir y mitigar los daños de las conductas específicas de
acoso laboral. Para que las anteriores se desarrollen de forma adecuada, las
empresas privadas deben realizar actividades de capacitación para sus miembros
sobre temas como: resolución de conflictos, comunicación asertiva, entre otros.
Para estos podrán pedir asesoría y acompañamiento de la Administradora de
Riesgos Laborales (ARL).
Cordialmente,
Iván Cardona Restrepo
Socio