FACULTAD DE C O N T A M I M A PÜ8LICA Y ADMFNISTRACIOM SEGRETARIA DE POSTGRADO QUE PARA OiTENER EL GRADO DE MAESTRIA EN CONTADUEIA PUBLICA SAN NICOLAS DE LOS GARZA, N. U OCTUBRE DE 1991 1020073594 DIRECCION GENERAL DE ESTUDIOS DE POSTGRADO mmm mm autonoma se mm um dì CONTADURÍA mia SBOTTA RÍA r ADMINISTRADOR DE POSTARAS® ESTRATEGIAS Ì T K N I C A S PAÄA (FITT I ) LA COBRANZA OTMM.FÍ TESIS Q U E P A R A O B T E N E R EL S I A B Ü MAESTRIA EN CONTADURÍA • D€ PUBLICA P R E S E N T A I I M I * M M M M M O S A N N I C O L A S DE L O S $ A R Z A > K L„ CRUZ OCTUBRE D i ¡W¡ T H 0 , CS KLFMA FONDO TESJS 6299L Al r e c u e r d o mis Padres de A mi E s p o s a A mis H i j o s Con amor. y A mis Hermanos PROLOGO El objetivo d e este t r a b a j o es desarrollar estrategias y t é c n i c a s p a r a o p t i m i z a r el c r e d to y la c o b r a n z a . Al s e l e c c i o n a r c o m o t e m a a n v e s t g a r a función d e crédito y c o b r a n z a , lo hice p e n s a n d o e n d o s f a c t o r e s ; primero, q u e d e s p u e s d e v a r i o s siglos d e u s o , la palabra c r é d i t o cont n u a v g e n t e en sus m i s m a s c o n n o t a c i o n e s y p r o b l e m á t i c a en n u e s t r o s d as segundo optim zar esta f u n c o n p a r a establecer m é t o d o s p r á c t i c o s q u e a y u d e n a Dado que a f u n c o n de crédito y c o b r a n z a d e s a r r o l a d a e n e m p r e s a s p ú b l i c a s y p r i v a d a s , y a s e trate d e manufactureras es empresas c o m e r c a e s asi c o m o de s e r v e o, se h a c e patente el e n o r m e grado d e m p o r t a n c a q u e rev ste e t e m a R e s p e c t o a p a n t e a m e n t o y s o l u c o n d e os p r o b l e m a s c a s i c o s d e esta a r e a se ut zo e enfoque tradciona ana sis m a r g n a propuesto Se d versos presentan e de anahs s de s s t e m a s y el m é t o d o d e prob emas con su so uc o n y a n a jsis Mi a g r a d e c i m i e n t o a q u i e n e s c o n su v a l i o s a a y u d a y c o l a b o r a c i ó n , hicieron posible la realización del presente estudio. A la U n i v e r s i d a d A u t ó n o m a d e N u e v o L e ó n y en particular, a la División d e Postgrado d e la Facultad d e C o n t a d u r í a Pública y A d m i n i s t r a c i ó n , al H o n o r a b l e Jurado y a mis Maestros, c o n a d m i r a c i ó n y respeto. Al Sr. C. P. Carlos G a r z a G o n z á l e z M. A., q u i e n no e s c a t i m a n d o t i e m p o , t u v o la p a c i e n c i a d e a s e s o r a r esta investigación. A s i m i s m o , a t o d a s las p e r s o n a s e i n s t i t u c i o n e s q u e c o l a b o r a r o n d i r e c t a o indirectamente en la e l a b o r a c i ó n d e esta Tesis. Deseo agradecer muy especialmente, a Sistemas Electrónicos y C o m p u t a c i o n a l e s , S. A. y a la Sra. M a r í a del C a r m e n R a m o s d e Y i n , p o r las facilidades p a r a utilizar la m i c r o c o m p u t a d o r a "Apple Macintosh II Si", la impresora "Apple LaserWriter II NT" y la a p l i c a c ó n de "MicroSoft Word", u s a d o s en la realización del presente trabajo. I N D I C E PROLOGO INTRODUCCION 1 CAPITULO I CONCEPTOS EN LA ADMINISTRACION DEL CREDITO 5 1. CONCEPTO DE CREDITO 5 2. UBICACION DENTRO DE LA EMPRESA 8 3. HERRAMIENTAS FINANCIERAS DE ANALISIS DE CREDITO 10 A. INDICADORES FINANCIEROS a) CONCEPTO DE ROTACION DE CUENTAS POR COBRAR 13 b) DETERMINACION DE ROTACIONES Y RAZONES 13 B. COSTO DEL DESCUENTO POR PRONTO PACO 15 C. CALCULO DE PLAZO EN CARTERA 16 CAPITULO 1 13 a) EXTINCION DE SALDOS 16 b) CALCULO DE ROTACION DE CUENTAS POR COBRAR 21 c) ANTIGÜEDAD DE SALDOS 22 II. FUNCIONES PROPIAS EN LA EMPRESA GERENCIA DE CREDITO 24 24 2. INTERRELACIONES CON EL AREA DE VENTAS 26 3. LAS CINCO T V DE CREDITO 26 4. PROBLEMAS DE COBRANZA 29 CAPITULO III. M A N U A L DE CREDITO Y COBRANZA 32 1. OBJETIVO 33 2. POLITICAS GENERALES 36 3. CONDICIONES DE VENTA 40 4. INVESTIGACION DE REFERENCIAS 43 5. AUTORIZACION DE CREDITO -47 6. CONFIRMACION DE CREDITO -47 7. AUTORIZACION DE PEDIDOS 50 8. CLIENTES ESPECIALES 52 9. COBRANZA 54 CAPITULO IV. TITULOS DE CREDITO 57 1. CHEQUE 58 2. LETRA DE CAMBIO 62 3 PAGARE 65 4. GIROS 67 5. CARTAS DE CREDITO 67 CAPITULO V. CONTROL DE CHEQUES DEVUELTOS 68 1. RECUPERACION DE CREDITO EN MERCANCIA 72 2. CONTROL DE REEMBOLSOS A CLIENTES 72 3. CONTROL DE CUENTAS DE LENTA RECUPERACION 73 CAPITULO VI SERVICIOS BANCARIOS DE COBRANZA Y FINANCIAMIENTO 74 CAPITULO VII. ADMINISTRACION FINANCIERA 76 1. FUNCION FINANCIERA 76 2. ACTIVIDADES DEL EJECUTIVO FINANCIERO 77 3. ADMINISTRACION DEL CAPITAL EN TRABAJO 78 4. OPTIMIZACION DEL CAPITAL NETO EN TRABAJO 91 A. EFECTIVO 91 a) SISTEMA DE CONCENTRACION 92 b) DECISIONES EN RELACION AL EFECTIVO EN CAJA 94 5. ADMINISTRACION DEL CREDITO 95 A. INVERSION EN CARTERA 95 B. PRINCIPALES VARIABLES EN LA DECISION DE NORMAS DE CREDITO C. CONDICIONES DE CREDITO CAPITULO VIII. PLANEACION FINANCIERA 100 103 105 1. NATURALEZA DE LA FUNCION 105 2. SISTEMA DE PLANEACION FINANCIERA 105 3. ESTRUCTURA FINANCIERA 108 4. PRONOSTICO DE EFECTIVO 109 CONCLUSIONES 116 BIBLIOGRAFIA 120 INTRODUCCION En la a c t u a l i d a d las f u n c i o n e s q u e d e b e d e s e m p e ñ a r el A d m i n i s t r a d o r Financiero son muy amplias y variadas; sintetizándolas podemos e s t a b l e c e r q u e éste d e b e planear la o b t e n c i ó n y utilización d e r e c u r s o s d e m a n e r a q u e se maximice el valor d e la e m p r e s a . Esto se logra b á s i c a m e n t e : a).- D e t e r m i n a n d o el monto apropiado d e recursos q u e d e b e m a n e j a r la organización, su t a m a ñ o y s u crecimiento. b).- Destinando los recursos hacia activos específicos d e m a n e r a eficiente. c).- O b t e n i e n d o los recursos en las mejores c o n d i c i o n e s posibles. L a s a c t i v i d a d e s específicas d e finanzas se d i v i d e n o r g a n i z a c i o n a l m e n t e por lo g e n e r a l en d o s funciones d e alto nivel: L a f u n c i ó n d e tesorería y la f u n c i ó n d e contraloría, el á r e a d e c r é d i t o s y c o b r a n z a s se encuentra bajo la responsabilidad en línea d e la tesorería. El c a p i t a l d e t r a b a j o es la inversión d e u n a e m p r e s a en activos a corto p l a z o ; los saldos existentes en c u e n t a s por c o b r a r a clientes se clasifican d e n t r o d e los activos circulantes. L a a d m i n i n s t r a c i ó n del capital en trabajo reviste especial i m p o r t a n c i a en el a s p e c t o financiero en la e m p r e s a d e b i d o a: a).- G r a n parte d e su t i e m p o los a d m i n i s t r a d o r e s financieros lo e m p l e a n e n las o p e r a c i o n e s internas diarias d e la e m p r e s a , q u e p e r t e n e c e n a la administración del capital e n trabajo. b).- Los activos circulantes r e p r e s e n t a n a p r o x i m a d a m e n t e un 6 0 % d e los activos totales d e la e m p r e s a , u n a e m p r e s a c o n crédito liberal t e n d r á u n a fuerte inversión en cartera. c).- Las e m p r e s a s p e q u e ñ a s y m e d i a n a s t i e n e n limitado a c c e s o a los m e r c a d o s financieros, sin e m b a r g o no p u e d e n evitar la inversión en efectivo, c u e n t a s por c o b r a r e inventarios, t e n i e n d o la n e c e s i d a d d e m a n e j a r el crédito c o m e r c i a l d).- Existe u n a relación directa entre el crecimiento en ventas y la necesidad de financiar los activos circulantes. A las f u n c i o n e s r e l a c i o n a d a s c o n el D e p a r t a m e n t o de Créditos y C o b r a n z a s , ha sido n e c e s a r o d a r l e s c a d a vez u n a m a y o r a t e n c i ó n e n virtud del c r e c i m ento de los negoc os R e s p e c t o a la f u n c i ó n d e créditos y c o b r a n z a s , las o b s e r v a c i o n e s q u e hicieron ver la ex stenc a de un p r o b l e m a fueron: - ¿ P o r q u é las e m p r e s a s p e q u e ñ a s y m e d anas y a u n las g r a n d e s no se a p e g a n a sus po t e a s establee d a s y en os n f o r m e s d e auditoría hay reporte d e fal as c o n s i d e r a b l e s 9 - ¿ P o r q u e sí u n a e m p r e s a solicita un c r é d i t o o un p l a z o m a y o r , se a p r u e b a o se r e c h a z a sin un estudio técnico q u e a p o y e la d e c i s i ó n ? - ¿ N o se elaboran los estudios porque se c o n s d e r a n c o m p l i c a d o s , no se e s t á n c o n s d e r a n d o los c o s t o s y g a s t o s c o r r e c t o s , no se p r e s e n t a en f o r m a o p o r t u n a o b en se cons dera q u e la informac ón no es a d e c u a d a 7 - ¿ S e r á q u e v e n t a s d e u n a m a n e r a informal i m p o n e las reglas de crédito y cobranza? Estas observaciones que hacen surgir un problema real en las e m p r e s a s , las e s t a b l e c e r e m o s c o m o p r e m i s a s p a r a fijar c o m o objetivo g e n e r a l , a m a n e r a de hipótesis, q u e p o d e m o s desarrollar e s t r a t é g i a s y t é c n i c a s p a r a o p t i m i z a r el crédito y la c o b r a n z a , d e u n a m a n e r a ágil, e n t e n d i b l e y practica q u e le p e r m i t a n al a d m i n i s t r a d o r financiero c o n t a r con un marco de referencia razonable para apoyar la t o m a de decisiones. P a r a p r o b a r lo anterior, h e m o s desarrollado la t e o r í a c o n respecto a la adminstracón aspecto del c r é d i t o y la c o b r a n z a fundamental que consiste sin p a s a r por alto el o t r o e n el d e s a r r o l l o prácticos d o n d e se trata d e probar su p r a g m a t i s m o . de problemas CAPITULO I CONCEPTOS EN LA ADMINISTRACION DEL C R E D I T O 1. C O N C E P T O DE CREDITO Según el Diccionario de la Lengua Española, significa: De reputación, de solvencia: este comerciante no tiene crédito. De autoridad: este escritor goza de buen crédito en América Latina. De ascenso: dar crédito; a crédito, dar fiado a plazos. Abrir crédito a uno: autorizarle a cobrar cierta cantidad con algún fin. Dar crédito a una cosa: creerla. C a s i t o d o s los tratadistas de este t e m a t i e n e n elaborado su propio concepto de lo que es el crédito. John Stuart Mili, en su Economía Política definió el crédito como el permiso para usar el capital de otro. Crédito se puede definir como "la entrega de un valor actual, sea dinero, mercancía o servicio, sobre la base de confianza a cambio de un valor equivalente esperado en un futuro, pudiendo existir adicionalmente un interés pactado" 1 . Desde el siglo XVI que fue empleada la palabra "Crédito", confianza es su denominador común. I Emilio Vtllasenor F , Elementos de Adm mstracion de Crédito y Cobranza. TRILLAS 3 a Ed c ón. Pag II Crédito es la transmisión de bienes, y a sea dinero, mercancías o servicios, hecha a una persona, con la confianza d e q u e esta tendrá, tanto la disposición como la capacidad de pagar su equivalente, en un futuro. Crédito sin confianza es inaceptable. El crédito implica confianza, en el m u n d o d e los negocios, es la confianza d a d a o t o m a d a a c a m b i o d e dinero, bienes o servicios. El Crédito se aprueba cuando existe confianza, se tiene fe o se cree, en que el sujeto de crédito cumplirá con la obligación q u e ha contraído. De todo lo anterior, se desprende, como primera conclusión, la existencia de dos o más personas: a.- Una quien lo otorga (acreedor) b.- Otra quien la recibe (deudor) Y que fundamentalmente impera: a.- La confianza b.- Los bienes y/o servicios (satisfactores) c.- La capacidad (de dar y cobrar y/o recibir y pagar) El crédito se forma aparejado a la simpatía, honradez, etc., es inherente a la persona y d a prestigio social y comercial. El crédito, de acuerdo a su otorgante y/o adquirente puede ser de diversos tipos: a.- Bancario b.- Comercial c.- Personal d.- Público El funcionario responsable de crédito podrá planearlo y adecuarlo a sus posibilidades y también a las necesidades del cliente, teniendo presente que el crédito d a capacidad de compra en el tiempo y que como resultado da mayores ventas y utilidades a los otorgantes. En la presente investigación, haremos referencia al crédito en su tipo comercial. 2. UBICACION DENTRO DE LA EMPRESA Tradicionalmente y en g e n e r a l , la m a y o r í a de las empresas han considerado que las funciones de crédito y cobranza (que más adelante se presentarán) están integradas en un sólo departamento, de tal forma que sea u n a sóla persona la responsable de la correcta aplicación de las normas, políticas y técnicas establecidas, pudiendo ser Director, Gerente, Jefe, etc. dentro de la estructura organizacional. La función q u e nos ocupa en m u c h o s casos h a estado s u b o r d i n a d a al ejecutivo financiero, sin embargo, hay q u e cuidar q u e el f u n c i o n a r i o e n c a r g a d o no esté en niveles inferiores al gerente d e ventas, y a que puede ser manipulado por éste y en realidad se necesita de u n a persona con la autoridad suficiente que pueda defender sin mayores p r o b l e m a s sus puntos de vista en beneficio de los intereses de la empresa. Para contrarrestar o minimizar el riesgo crediticio, uno de los objetivos del responsable del área será el operarlo, pero corriendo el menor riesgo para la empresa. Para cumplir con el objetivo anterior, tendrá que investigar con la profundidad que amerite cada crédito que estudie, así como ratificaciones, aumentos, disminuciones, cancelaciones, etc., a las líneas de crédito, recurriendo a visitar los establecimientos de los clientes para conocer sus instalaciones, inventarios y en general todo lo que considera importante, de tal manera que tenga elementos de juicio para una decisión adecuada. Afortunadamente, para disminuir « riesgo se cuenta c o n fuentes q u e puedan servir de información sobre cliente y que son: a.- Fuentes Directas: b.-Fuentes Indirectas: - Solicitud de Crédito - Informes Bancarios - Archivos Propios • Informes Comerciales -Visita Personal - Informes de Proveedores -Estados Financieros - Informes de Competidores -Etc. -Etc. 3. HERRAMIENTAS FINANCIERAS DE ANALISIS DE C R E D I T O La planeación es fundamental para el éxito de un administrador financiero. Los planes financieros toman diversas formas, pero cualquier plan digno de tomarse en cuenta, debe incluir los puntos fuertes y débiles que existen en la empresa Los puntos fuertes serán usados para obtener ventajas, y los puntos debiles para tomar acciones correctivas. Por ejemplo, ¿Son adecuados los inventarios para apoyar el nivel proyectado de ventas?, ¿Tiene la e m p r e s a una inversión demasiado grande en las cuentas por cobrar y refleja esta condición una política inadecuada de cobranza?. Dependiendo del tipo de análisis financiero que se d e s e e hacer seleccionamos la herramienta adecuada para llevarlo a cabo. El ana sta puede por ejemplo ser un banquero q u e considere otorgar o no un préstamo a corto p a z o a una empresa, por o tanto el análisis estará enfocado princ pa mente a la pos cion a corto plazo, o liquidez de la empresa, y se dara realce a las razones que m den I quidez y actividad. Por otro ado los acreedores a largo plazo daran énfasis mayor al poder para generar utilidades y a la eficiencia de o p e r a c o n de la empresa; aquí el enfoque sera hacia la rentabilidad y el crecim ento La administración está relacionada con todos los aspectos del análisis financiero, ya que debe ser capaz de cumplir con sus obligaciones hacia sus acreedores a corto y a largo plazo, así c o m o obtener rendimientos r a z o n a b l e s para los d u e ñ o s . W e s t o n clasifica las r a z o n e s financieras dentro de seis tipos fundamentales 2 . 1.- Razones de Liquidez: la habilidad de la empresa para satisfacer sus obligaciones a corto plazo. 2.- Razones de Apalancamiento el grado en el cual la empresa ha sido f nanciada m e d ante recursos externos 3.- Razones de actividad: el grado de efectividad con el que la empresa está usando sus recursos. 4.- Razones de Rentab dad. la efectividad adm nistrativa a través de los rendimientos generados sobre las ventas y sobre la inversión. 5.- Razones de crecimiento: la habilidad de la empresa para mantener su pos ción economica en el crecimiento de la economía y de la industr a. 2 F J W e ton y E F Br gham Fundamentos de A d m n stra E d i c o n Pag 61 n F nan era, INTERAMERICANA, 7 a 6.- Razones de valuación: la habilidad de la administración para crear un valor de mercado superior a los desembolsos de los costos de inversión. Las herram entas financieras de análisis de crédito son una valiosa ayuda para formarse una opinión acerca d e la empresa sujeta a estudio. De las r a z o n e s financieras m e n c i o n a d a s para un d e p a r t a m e n t o d e créditos y cobranzas, d o s revisten singular interés, las r a z o n e s d e liquidez y las r a z o n e s d e actividad, ya que h a c i e n d o un análisis utilizando estas herramientas, el analista tendrá una base solida para formarse un juicio sobre la situación actual y futura que guarda la empresa. A continuación se menciona los indicadores financieros más relevantes sobre el aspecto de cobranzas A. INDICADORES FINANCIEROS a) C O N C E P T O DE ROTACION DE CUENTAS POR COBRAR C O N C E P T O : LAS VECES QUE LAS C U E N T A S POR COBRAR SE HAN C O B R A D O DURANTE UN PERIODO DETERMINADO, POR EJ. ROT= 6. POR CADA $6.00 DE VENTAS, $1.00 ESTA EN C U E N T A S POR COBRAR. b) DETERMINACION DE ROTACIONES Y RAZONES PARA TODA LA EMPRESA, DIVISIONES, DEPARTAMENTOS, LINEAS. V E N T A S N E T A S (A C R E D I T O DE P R E F E R E N C I A ) C U E N T A S POR C O B R A R P R O M 365 R0TACÍ0NSES VENTAS NETAS 365 (SIN D E D U C I R C T A S = D = VENTA PROMEDIO D ARIA C U E N T A S POR C O B R A R VENTA P R O M E D O DIARIA " 'AS P R 0 M E D I 0 D E _ AO D A S P R 0 M E D , ° _ _ INCOBRABLES)" COBRO n c DE C O B R O - CLIENTES M A S IMPORTANTES. V E N T A S A N U A L E S AL C L I E N T E "A" S A L D O P R O M E D I O DEL C L I E N T E "A" - ANALISIS DE A N T I G Ü E D A D DE SALDOS. - ANALISIS PROBABILISTICO DE LA COBRANZA. - O T R A S RAZONES. a).- C U E N T A S INCOBRABLES / V E N T A S A C R E D I T O O S A L D O PROM. DE CUENTAS X COBRAR. b).- CUENTAS POR COBRAR VENCIDAS / C A R T E R A T O T A L PROMEDIO. c).- C O B R A N Z A S CUENTAS POR C O B R A R O V E N T A S A CREDITO. d).- COBRANZAS DE CARTERA VENCIDA VENCIDAS. e).- ETC. CTAS. POR C O B R A R B. C O S T O DEL DESCUENTO POR PRONTO P A G O Este descuento lo establecen las empresas con el propósito de cobrar sus ventas a crédito en un plazo relativamente corto, obteniendo liquidez para su capital de trabajo. Este descuento lo implanta la e m p r e s a esperando que en la mayoría de sus ventas, sus clientes aprovechen el descuento por pronto pago. Para las empresas que están en posibilidad de aprovechar el descuento por pronto pago deben hacerlo, ya que no hacerlo representa un costo demasiado alto. Por ejempio, los descuentos siguientes tienen un costo anual aproximado. 3 10 , N 30 = 5 4 % Anual 3.5 10 , N 30 = 6 3 % Anual 2 / 1 0 , N 30 = 3 6 % Anual El costo del descuento lo podemos calcular en forma exacta. COSTO P o r c e n t a j e de Descuento ( 1 0 0 P o r c e n t a j e de de cuento) 360 ( F e c h a Fina de V e n e - Per o d o de D e s c ) 3 / 1 0 , N 30 = 55.67% Anual 3.5 1 0 , N 30 = 65.28% Anual 2 1 0 , N 30 = 36.73%Anual C. C A L C U L O DE PLAZO EN CARTERA Existen diferentes métodos para calcu ar los días promedio que tarda la empresa en cobrar las cuentas pendientes a sus clientes Contamos con tres métodos para el calculo de plazo en cartera. — Ext ncion de S a d o s — Calculo de Rotacon — Ant guedad de Sa dos Cada uno de los métodos puede ser e m p l e a d o de a c u e r d o a las circunstanc as y al t po de anal sis que levara a cabo la empresa, ya que en c o n s i d e r a c o n a a metodología propia de c a d a uno nos lleva a resultados diferentes a) EXTINCION DE SALDOS Este método toma e saldo de clientes a una fecha determinada y le resta las ventas de el mes si se extingue e s a d o o sea que las ventas del mes fueron mayores que el s a d o de clientes imp ca que trae la e m p r e s a menos de 30 días en cartera, pero s no se agoto el saldo de clientes despues de haber re tado las ventas de mes, se e restarán las ventas del mes anterior y as hasta agotar el s a d o de c entes Lógicamente as ventas de u timo mes serán mayores que e sa do en el entes y se deberá tomar los días que correspondan al s a d o en el entes. Veamos un ejemplo: Oct Ventas de Mes 130 Nov 140 C X C SA DO D C 31 90 Dic 150 217 Saldo de Cuentas por Cobrar D e 31 90 217 Ventas de mes 150 Sa do 31 d as 67 Ventas Nov - 30 d as = Venta Promedo diar a Sa do D * Pr Venta Promed o Diar a ed 14 d as de C br 45 d as En a actúa dad sste método o podemos mane ar fácilmente usando un modelo c o m p u t a c o n a l para efectuar los ca cu os VENTA DEL M S VENTA AC M DEL M c S DA ACUM A MES VENTA PR V D AR A VENTA PR M D AR A ULTM SEPT OCT NOV D C 105 120 130 140 150 355 390 420 31 30 31 92 91 92 LT M 3 MESES DA AGO S 3 VeSES 4 1Q 4 67 4 84 3 o 4 29 4 57 EJEMPLOS: Si calculamos los días venta o plazo en cartera con los saldos siguientes: CARTERA DIAS SALDO PROM. DlC 31 90 QQBRQ a) $ 75 15 5 días b) 190 39 6 días c) 320 68 2 días d) 450 98 5 d as Saldo C X C $75 como es menor que las ventas de Dic. 90. obtenemos la venta prom diana de Diciembre. ^ = 4.84 SaWoCXC $190 Ventas Dic. • 150 $ 40 SaktoCXC $320 Ventas D c. - 150 / . 4 67 = , 1 5 dias 31 días +8.57 días 39.6 días 31 días 30 días +7.2 días 68.2 días 170 Ventas Nov. • 140 30 Saldo C X C $450 Ventas D c • 1§Q 300 Ventas Nov - 14Q 160 Ventas Oct. / 4.19 450 / 4 57 = 98.5 días Cuando un saldo no se agota después de quitarle las ventas de los últimos 3 meses, se toma la venta promedio diaria de los últimos 3 meses para el propósito de calcular los días venta de este rubro. Regularmente esto más que en las cuentas que pertenecen a capital de trabajo, se da en las cuentas de activo fijo y de capital contable. b) C A L C U L O DE ROTACION DE CUENTAS POR COBRAR. RotdeCXC = VENTAS NETAS (A CREDITO) S A L D O P R O M de C X C El saldo que se tome de cuentas por cobrar debe ser representativo de los diferentes saldos que tiene la empresa al final de cada mes. Es decir que para determinar el saldo promedio de cuentas por cobrar puede tomarse el saldo a Dic.; si éste no es representativo, puede sumarse a Enero 1 más el saldo a Dic. 31 y dividirlo entre dos o tomar e saldo a fin de mes de cada uno de los doce meses, sumarlos y div d r os e n t r e l 2 . La idea es que el saldo de cuentas por cobrar sea representativo de los saldos promedio del ejercicio con la finalidad de determinar la rotación en forma adecuada. DASPROMEDODECOBRO ROT DE C X C DIC 1 - H(J I - 1A 0 - 2 75 DIAS PROMED O DE COBRO ^ = 1 5 5 d as VENTAS SEP DIC =540 C X C PROMEDIO SEPT D C = 70 ROT de C X C Sept D e = 7o° 60 + 80 - 65+75 = 7 D A S PROMED O COBRO ^ ^ DIAS PROMED O COBRO "VTAS' 71 i5 8das X , e m p -540 15 8 ° X 122 ÜaS das C) A N T I G Ü E D A D DE SALDOS Consiste en hacer un analisis del saldo de la cuenta de clientes a una fecha determinada y establecer rango de días de acuerdo a las políticas de la empresa para determ nar por el importe de cuentas por cobrar el plazo que tienen estas y determ nar una med a respecto al saldo existente. Por ejemplo El Saldo de C X C a Dic 90 es $ 320. Se hace un anal sis para determinar su antigüedad y tenemos: ANT G EDAD MPORTE DAS X PROM SALDO DIAS 320 1 6 1 - 15 d as 16 30 d as 8 X 3 320 5 8 31 45 d as 80 X 38 320 9 5 46 60 d as 90 X 52 5 320 14 8 S 5 S320 31 7 Como herram enta f nanc era ad c ona en re ac on a ana isis de cuentas por cobrar tenemos e nforme de antigüedad de los saldos, el cual nos muestra e s a d o de las cuentas por cobrar de acuerdo con la cantidad de t empo que han estado vene das y pend entes de cobro. ANTIGÜEDAD DE IMPORTE LA CUENTA PORCENTAJE TOTAL DE LOS SALDOS (días) O 20 $ 180 50% 21 - 3 0 64 20% 31 • 45 80 25% 46 • 60 10 3% g 2% más de 60 $ 340 Si la e m p r e s a tiene c o m o política conceder 20 días d e plazo a s u s clientes, el a n a l i s i s a t r a v é s del informe de a n t i g ü e d a d d e s a l d o s m u e s t r a s e r i o s p r o b l e m a s d e cobranza con algunas de sus cuentas. La m i t a d de s u s cuentas se encuentran v e n c i d a s , el 3 0 % por m á s d e un mes, lo cual indica serios problemas en el area d e cobranza. Este método es empleado como informe adicional obtenido perió- d i c a m e n t e , a s u vez es útil c u a n d o la e m p r e s a o t o r g a distintos plazos d e crédito a s u s clientes. CAPITULO 1. II. F U N C I O N E S P R O P I A S EN LA E M P R E S A GERENCIA DE CREDITO M a n e j e m o s a nivel de G e r e n c i a al r e s p o n s a b l e d e l D e p a r t a m e n t o de C r é d i t o s y C o b r a n z a s q u e ha sido seleccionado p a r a tal p u e s t o p o r s u s c o n o c i m i e n t o s p r o f u n d o s del crédito mercantil y q u e a d e m á s c u e n t a c o n h a b i l i d a d analítica y q u e es muy creativo, y a q u e t e n d r á q u e d i s e ñ a r o bien mejorar, o cuando menos continuar con el s i s t e m a que ha prevalecido. El g e r e n t e c o o r d i n a r á sus e s f u e r z o s c o n el p e r s o n a l q u e d e alguna m a n e r a tiene q u e ver c o n su departamento, q u e entre otros son: a.- Distribución b - Ventas A d e m a s d i s e ñ a r a las formas de papelería necesarias para la o p e r a c i ó n y c o n t r o l d e su d e p a r t a m e n t o , tales c o m o solicitudes d e crédito, p e d i d o factura, avisos, etc , c o m o más adelante se muestran. A s i m i s m o , d i s e ñ a r a el sistema y su m a n u a l g e n e r a l q u e le servirá p a r a e n t r e n a r al p e r s o n a l n u e v o (en el d e p a r t a m e n t o ) c o m o p a r a q u e la o r g a n i z a c o n en g e n e r a l c o n o z c a sobre su f u n c i o n a m i e n t o , lo c u a l es m p o r t a n t s i m o , sobre todo por parte de los v e n d e d o r e s , q u e s o n el p e r s o n a l e n c a r g a d o de generar el trabajo d e este d e p a r t a m e n t o . F i n a l m e n t e o r d e n a r á a s u s c l i e n t e s d e a c u e r d o al límite d e crédito c o n c e d i d o , d e a c u e r d o a la f r e c u e n c i a d e la c o m p r a , d e a c u e r d o a la f o r m a d e p a g o y sobre todo de acuerdo a la e x p e r i e n c i a t e n i d a c o n c a d a uno d e ellos. El G e r e n t e de Crédito y C o b r a n z a es: a.- Un organizador b.- Un administrador c.- Un técnico d.- Un promotor d e ventas e.- Un profesional T o d o lo a n t e n o r lo podría hacer en base al c o n o c i m i e n t o q u e t e n g a d e la empresa en un sentido amplio, esto es, no e x t e r n a m e n t e t a m b i é n . Debe c o n o c e r i n t e r n a m e n t e : - O r g a n i z a c i ó n (Ejecutivos) - Políticas G e n e r a l e s - Producto (Proceso, calidad, materias primas, etc.) Y externamente: - Mercado - Competidores - C o n d i c i o n e s d e compra-venta, etc. sólo interna, sino 2. I N T E R R E L A C I O N E S C O N EL A R E A DE V E N T A S El d e p a r t a m e n t o d e crédito y c o b r a n z a ha sido c o n s i d e r a d o c o m o un departamento conflictivo, desde el punto de vista de ventas, a r g u m e n t a n d o q u e es un freno p a r a realizar v e n t a s y c u m p l i r c o n s u c o m e t i d o . En sí p o d e m o s decir q u e ventas e s p e r a d e créditos. a.- A p r o b a c i o n e s rápidas b.- Q u e c o n o z c a n las políticas d e v e n t a s c.- Q u e se tenga más flexibilidad d.- Q u e se puedan realizar m á s n e g o c i o s e.- Q u e sea un a p o y o a las v e n t a s En f o r m a paralela, créditos espera d e v e n t a s : a.- Datos completos y realistas d e los clientes b.- Q u e c o n o z c a n las políticas d e crédito c.- Q u e se realicen ventas s a n a s d.- A r g u m e n t o s reales q u e p u e d a n a p o y a r el crédito solicitado por el cliente. 3. L A S C I N C O "C's" DE C R E D I T O . 3 En C r é d i t o y C o b r a n z a es muy r e c o m e n d a b l e q u e se t e n g a n p r e s e n t e s las f a m o s a s cinco "C's" del crédito q u e son: Fred W e s t o n y T h o m a s E Cope and. Finanzas en A d m i n i s t r a c o n M c W r a w - H II 8* Edición, Pag. a.- C o n d u c t a b.- C a p a c i d a d c.- Capital d.- Circunstancias externas o condiciones e c o n ó m i c a s e.- Colateral La s u m a d e estas "C's" es igual al riesgo de crédito, por lo q u e resulta d e s u m a i m p o r t a n c i a tenerlas p e r f e c t a m e n t e bien a n a l i z a d a s a n t e s d e d a r un "Sí" o un "No" en materia de crédito. Por C O N D U C T A e n t e n d e m o s lo q u e t r a d i c i o n a l m e n t e se h a m a n e j a d o c o m o " m o r a l i d a d " y q u e se refiere a la s o l v e n c i a m o r a l d e l c l i e n t e , honradez, honorab d a d , reputación por el c u m p miento o p o r t u n o d e sus a d e u d o s y q u e lo s a b r e m o s por las r e f e r e n c i a s q u e se o b t e n g a n d e l solicitante La C A P A C I D A D se refiere a la e x p e r i e n c i a e n el r a m o , habilidades, a p t i t u d e s , c o n o c i m i e n t o s y fuerza c r e a t i v a c o m o a t r i b u t o p e r s o n a l d e l administrador del negocio. Para las empresas la c a p a c i d a d de e n d e u d a m i e n t o se refiere ai m a r g e n d i s p o n i b l e p a r a p o d e r c o n t r a e r d e u d a s y q u e se mide en el balance g e n e r a l ( p a l a n c a f i n a n c i e r a d e la e m p r e s a ) d i v i d e n d o el pasivo total entre el c a p i t a l c o n t a b l e . Hay q u e tener p r e s e n t e q u e la c a p a c i d a d de e n d e u d a m i e n t o , d e n i n g u n a m a n e r a e s la c a p a c i d a d d e p a g o ni v i c e v e r s a ; s o n d o s c o n c e p t o s t o t a l m e n t e diferentes y q u e se miden o calculan de formas distintas. El C A P I T A L se refiere a la inversión q u e el n e g o c i o t i e n e h e c h a y q u e p u e d a a s e g u r a r la recuperación del a d e u d o , e s el p a t r i m o n i o total del cliente q u e p u e d a a p o y a r un mayor e n d e u d a m i e n t o . Las C I R C U N S T A N C I A S EXTERNAS s e r e f i e r e n a las condiciones e c o n ó m i c a s de los negocios del ramo en particular, q u e no d e p e n d e n d e la p r o p i a e m p r e s a , c o m o p u e d e ser la t e n d e n c i a d e l m e r c a d o productos que nacen y mueren relativamente pronto), m a c r o e c o n o m cas, decisiones g u b e r n a m e n t a l e s , etc. (hay condiciones L a C O L A T E R A L se refiere a la posibilidad d e p o d e r o b t e n e r g a r a n t í a s adicionales c u a n d o así se requiera. A p e s a r d e lo anterior y a u n q u e se t e n g a n bien e s t u d i a d o s los i n c i s o s a n t e r i o r e s , la Ley del E m b u d o llega a s u c e d e r en m u c h a s e m p r e s a s y consiste en q u e a medida que el crédito es liberal, la c o b r a n z a e s rígida y q u e c u a n d o el c r é d t o es ríg do la c o b r a n z a e s liberal. A q u í es d o n d e el r e s p o n s a b l e d e crédito tiene q u e defm r su a c t u a c i ó n , y a q u e si lo q u e d e s e a e s d a r crédito sin importar la c o b r a n z a o p t a r á p o r un c a m i n o diferente, o q u e si lo q u e quiere es c o b r a n z a a d e c u a d a . 4. P R O B L E M A S DE C O B R A N Z A H a s t a a h o r a h e m o s expuesto los a s p e c t o s g e n e r a l e s s o b r e el c r é d i t o ; c o n s i d e r o necesario pasar a la parte d e c o b r a n z a q u e e s c u a n d o s u r g e n los siguientes problemas* P R O B L E M A S DE V E N T A se r e f e r e n a q u e el v e n d e d o r no le explicó a su cliente c o n lujo de detalle t o d a s las partes de la venta; las cuales por s u p u e s t o incluyen el cobro q u e es a recuperación d e la m e r c a n c í a d a d a . E s t a c a u s a es rea m e n t e c u l p a del p e r s o n a l d e v e n t a s , ¿ c o n o c e n las polít cas del d e p a r t a m e n t o de cred to y c o b r a n z a 9 P R O B L E M A S D E L S E R V I C I O ' están muy a u n a d o s al parrafo anterior, en q u e m u c h a s v e c e s el vendedor ni siquiera visita a s u cliente, sino q u e sólo le l l a m a por teléfono, esto trae c o m o c o n s e c u e n c i a q u e las v e n t a s b a j e n o q u e la c o b r a n z a se retrase. O t r o p r o b l e m a d e servicio s u r g e c u a n d o el cliente tiene algún p r o b l e m a y se le a t i e n d e de inmediato, si e s t o se l l e v a a c a b o , c o m p r o m e t e al cliente e n el p a g o , y a q u e la e m p r e s a le ha respondido. P R O B L E M A S D E L C L I E N T E , se refieren a a q u e l l o s q u e por u n a m a l a selección o por deficiente información o por d e f i c i e n c i a s en el análisis d e la i n f o r m a c i ó n no se detecta q u e el c l i e n t e no p u e d e p a g a r n o s o no p u e d e c u m p i r c o n lo p r e v i a m e n t e estipulado p o r el v e n d e d o r . C u a n d o se tratan d e realizar ventas al vapor, la c o b r a n z a es deficiente. PROBLEMAS DEL CREDITO, surgen cuando no se ha estudiado a d e c u a d a m e n t e la solicitud y por a l g u n a c a u s a se d e t e r m i n ó o se le a p r o b o un cierto c r e d t o y por un cierto imite sin p o n e r n o s a pensar q u e e s lo q u e e n si necesita nuestro cliente inclusive en f u n c i ó n de plazo y cond ciones. P R O B L E M A S DE LA E F I C I E N C I A en la c o b r a n z a s u r g e n c u a n d o por c a u s a s del sistema de c o b r a n z a no a c u d i m o s a c o b r a r las facturas, bien p u e d e ser por falta de cobradores, o p o r q u e no e dió t i e m p o al o los q u e t e n e m o s , o q u e simplemente no quieren y se les "olvidó" pasar a cobrar. Con el o b j e t o de minimizar los p r o b l e m a s de cobranza, se hace n e c e s a r i a la definición de políticas q u e s o n reglas necesarias a o b s e r v a r por t o d a la e m p r e s a y q u e d e s d e luego d e b e n estar c o n t e n i d a s en el m a n u a l general. Las políticas c o m ú n m e n t e se c o n f u n d e n o se m a n e j a n c o m o n o r m a s y no s o n lo m i s m o , c o i n c i d e n en q u e a m b a s s o n reglas a seguir y q u e d e b e n ser o b s e r v a d a s ; sin e m b a r g o , la característica q u e las hace ser diferentes es la flexibilidad. U n a política es f exible, u n a n o r m a es rígida. C A P I T U L O III. M A N U A L DE C R E D I T O Y C O B R A N Z A Es c o n v e n i e n t e q u e las políticas generales d e crédito se fijen p o r escrito p a r a q u e se u t i l i c e n c o m o criterios d e o r i e n t a c i ó n p a r a f o r m u l a r e interpretar las políticas específicas d e crédito, tales c o m o las relativas al e s t a b l e c i m i e n t o d e m o n t o s de líneas d e crédito, a u m e n t o , ratificación, d i s m i n u c i ó n , s u s p e n s i ó n o c a n c e l a c i ó n d e las m i s m a s , t r a t a m i e n t o a e m p r e s a s fi «ales y s u c u r s a l e s , a p l i c a c i ó n d e d e s c u e n t o s p o r pronto p a g o , c a r g o s por financiamiento y m o r a , t r a n s f e r e n c i a s d e crédito d e u n cliente a otro, devoluciones de mercancías, mínimos de documentación de adeudos, condciones de pago, embarque, etapas de la c o b r a n z a , env os d e estados de cuenta, etc. E n el m a n u a l g e n e r a l d e b e políticas normas y en sí incluirse tanto la descripción os o b j e t i v o s c o m o del puesto que es las el p r o c e d i m i e n t o y finalmente, el uso de las formas Los o b j e t i v o s son las metas a alcanzar y d e b e n ser c o n o c i d o s por t o d o s los m e m b r o s q u e integran a empresa. D e s d e l u e g o q u e el m a n u a l de crédito y c o b r a n z a d e b e r á d i v u l g a r s e a n vel d e t o d a la e m p r e s a , c o n o c e r s e por las tres areas q u e ya a n o t a m o s con anterioridad, ventas, distribución d e p a r t a m e n t o d e créditos y cobranzas. y por supuesto, el propio D e s d e luego, q u e las políticas de ventas no las d e f i n e el d e p a r t a m e n t o d e créditos y c o b r a n z a s . Esto lo hace ventas en base al m e r c a d o y a las c o n s i d e r a c i o n e s e x p u e s t a s por el d e p a r t a m e n t o d e c r é d i t o s , d e a c u e r d o a la s i t u a c i ó n f i n a n c i e r a de la e m p r e s a y q u e d e s d e l u e g o , solo en el á r e a d e finanzas son conocidas. 1. O B J E T I V O En esta primera parte del m a n u a l es muy importante definir q u é e s lo q u e se pretende c o n el mismo, pudiendo decirse q u e : "Este Manual dará a c o n o c e r las b a s e s operativas del Departamento d e Créditos y C o b r a n z a s dentro de la o r g a n i z a c i ó n d e la e m p r e s a X". a - DEPENDENCIA En e s t a parte se anota, a nivel d e p a n o r a m a , la u b i c a c i ó n p r o p i a del d e p a r t a m e n t o d e n t r o de la e s t r u c t u r a o r g a m z a c i o n a l d e la e m p r e s a . Ejemplo- Autoridad Máxima Director de Finanzas R e s p o n s a b l e del Depto. Gerente d e Crédito y C o b r a n z a O r g a n i z a c i ó n Propia Jefe Analistas Auxiliares b.- P R O C E D I M I E N T O S En e s t a p a r t e se a n o t a r á n los d i v e r s o s p a s o s en q u e se realizan las funciones aclarandolo, de ser posible, con flujos que son una r e p r e s e n t a c i ó n graf'ca de los distintos pasos. Hay empresas que m a n e j a n en f o r m a s e p a r a d a los manuales de p r o c e d i m i e n t o s , a q u í sólo se a n o t a n el d e c r é d i t o s y c o b r a n z a s c o m o m a s a d e l a n t e se verá. c - P E R S O N A S QUE INTERVIENEN Se trata d e tener lo más d e s g l o s a d o posible el n ú m e r o d e p e r s o n a s q u e intervienen con sus funciones. Ejemplo: PERSONAS: Director d e Finanzas G e r e n t e del D e p a r t a m e n t o Analistas Cobradores FUNCIONES: P a r a el Director de Finanzas: - Señalar las n o r m a s y políticas - Coordinar y Vigilar las actividades del G e r e n t e - Otras Para el Gerente del D e p a r t a m e n t o : - Mantener estrechas relaciones c o n el personal d e su departamento. • Vigilar el cumplimiento de las políticas - Otras Lo anterior es c o n el fin de q u e la organización c o n o z c a las f u n c i o n e s en u n a m a n e r a general, de c a d a u n a d e las personas. 2. P O L I T I C A S G E N E R A L E S A n t e r i o r m e n t e se definieron a l g u n o s a s p e c t o s sobre políticas y e s a q u í en d o n d e se d e b e n anotar en forma específica. a.- C L A S I F I C A C I O N DE C L I E N T E S Esta clasificación se puede hacer de acuerdo c o n : - S i s t e m a de Distribución - Giro comercial - V o l u m e n anual de c o m p r a s - Límite de crédito c o n c e d i d o - Experiencia en el crédito. S I S T E M A DE D I S T R I B U C I O N Se refiere a q u e si los c l i e n t e s s o n mayoristas <M), medio mayoristas (Md), detallistas o ventas al m e n u d e o . G I R O C O M E R C I A L . Se refiere a la clasificación d e clientes d e a c u e r d o a su a c t i v i d a d Si la e m p r e s a fabrica e m b u t i d o s , los clientes p u e d e n ser c a r n i c e r í a s , salchichonerias, tiendas d e a u t o s e r v i c i o , r e s t a u r a n t e s , etc.. La clasificación p u e d e ser c o m b i n a d a c o n la parte anterior q u e d a n d o d e la siguiente m a n e r a : M Md Mayoristas de Clave Autoservicio MAS Salchichonería MS Restaurantes MR Medio Mayoristas Clave Carnicerías MdC Hoteles MdH Oficinas y Fábricas MdO V O L U M E N A N U A L DE V E N T A S . - Se refiere a a q u e l l o s clientes por la c a n t i d a d d e c o m p r a s q u e hacen, y a q u e hay clientes q u e c o m p r a n u n a v e z al m e s , o s e a 12 veces al año 1,000 K por p e d i d o ; h a b r á otros q u e c o m p r e n 24 v e c e s al año c o n pedidos m e n o r e s , etc.; lo q u e nos interesa es el c u á n t o y las veces que c o m p r a n ( v o l u m e n y frecuencia), p u d i e n d o clasificarlos c o n número o letras, por ejemplo: - C u a n d o compran más d e u n a vez y m e n o s d e diez - C u a n d o c o m p r a n más d e once y m e n o s d e veinte - C u a n d o compran más d e veinte y m e n o s d e cincuenta - C u a n d o compran más de cincuenta veces L I M I T E D E C R E D I T O C O N C E D I D O . - De acuerdo al límite la clasificación t a m b i é n p o d r á h a c e r s e en base n u m é r i c a o por letras. E j e m p l o (miles d e pesos): - 5 0 si el límite es d e hasta $50,000. - 2 5 si el límite es d e hasta $25,000. - 1 0 si el límite es d e hasta $10,000. E X P E R I E N C I A E N E L C R E D I T O . - Se podrá clasificar a la clientela por la e x p e r i e n c i a t e n i d a en materia de crédito, esto es, q u e c o n el t r a n s c u r s o d e l t i e m p o v a m o s midiendo el c o m p o r t a m i e n t o q u e nuestros clientes han tenido p a r a c o n nosotros. Ejemplo: si nos d e v o l v i e r o n un c h e q u e por falta d e f o n d o s y c o r r e s p o n d e a un cliente q u e p a g a t a r d e , o q u e hace p a g o s en a b o n o s , o q u e le g u s t a d o c u m e n t a r , o q u e p a g a p u n t u a l m e n t e en la f e c h a a c o r d a d a , o q u e inclusive ha p a g a d o en f o r m a anticipada. D e a c u e r d o a lo anterior lo p o d e m o s clasificar en: A cliente b u e n o B cliente m o r o s o C cliente malo D e s d e l u e g o , q u e los clientes n u e v o s t e n d r á n q u e ser c l a s i f i c a d o s e n f o r m a diferente d e los otros c o n los q u e ya t e n e m o s e x p e r i e n c i a ; h a b r á o c a s i o n e s en q u e un cliente nuevo en realidad no lo s e a , y a q u e bien p u d o haber t r a b a j a d o c o n alguno d e nuestros clientes y a h o r a se s e p a r a f o r m a n d o u n a e m p r e s a t o t a l m e n t e i n d e p e n d i e n t e . L a p e r s o n a sí e s c o n o c i d a , la e m p r e s a no; él es un cliente p a r a n o s o t r o s , o al m e n o s desde hace t i e m p o lo ha sido en situaciones c o m o e s t a ; a q u í e s d o n d e interviene el criterio del responsable d e crédito y c o b r a n z a . 3. C O N D I C I O N E S DE V E N T A L a s c o n d i c i o n e s d e v e n t a son dictadas inicialmente por el d e p a r t a m e n t o d e v e n t a s , en b a s e a las c o n d i c i o n e s del m e r c a d o ; sin e m b a r g o , c o n el p a s o del t i e m p o , crédito y c o b r a n z a p o d r á sugerir la modificación d e la c o n d i c i ó n . Las c o n d i c i o n e s p u e d e n ser: p a g o a n t i c i p a d o , pronto p a g o , v e n t a s a crédito, ventas c o n un mínimo d e e m b a r q u e , contado y C . O . D . D e a c u e r d o a la c o n d i c i ó n q u e s e l e c c i o n e m o s , h a b r á n e c e s i d a d d e m a n e j a r p a r a l e l a m e n t e los s i g u i e n t e s i n c e n t i v o s d e v e n t a s : precios, d e s c u e n t o s , ofertas y bonificaciones. a. P A G O P O R A N T I C I P A D O . - Es a q u e l l a c o n d i c i ó n d e v e n t a s q u e s e e f e c t ú a c u a n d o el cliente envía su pedido c o n el p a g o c o r r e s p o n d i e n t e , esto es, a n t e s d e q u e nosotros d e s p a c h e m o s la m e r c a n c í a solicitada. E s t a c o n d i c i ó n en nuestro país e s m u y u s a d a p o r e m p r e s a s del S e c t o r P ú b l i c o ( P E M E X ) y por e m p r e s a s c o m e r c i a l e s q u e , inician o p e r a c i o n e s c o n un c l i e n t e , o bien, c o n un cliente y a c o n o c i d o , c o n el q u e se h a t e n i d o m a l a e x p e r i e n c i a en materia d e crédito; o e m p r e s a s q u e o p e r a n en mercados sobredemandados. C o n e s t a f o r m a d e venta es justo, c u a n d o el cliente lo amerita, m a n e j a r a l g u n o d e los r e c u r s o s paralelos d e d e s c u e n t o , bonificación o un m e j o r precio. b. P R O N T O P A G O . - Es otra condición d e ventas, por medio d e la cual se le permite al cliente liquidar el importe d e su f a c t u r a a un n ú m e r o d e días a la f e c h a de: - Factura - E m b a r q u e de la mercancía - R e c e p c i ó n de la mercancía - A la s guíente visita del vendedor (con clientes foráneos, es practica c o m ú n ) Al i g u a l q u e la c o n d i c i ó n anterior, é s t a se m a n e j a p a r a l e l a m e n t e c o n a l g ú n incentivo q u e p u e d e ser el descuento. c. V E N T A S A C R E D I T O - La mayoría de las v e n t a s se realizan a crédito y f u n d a m e n t a l m e n t e se n e g o c a n a plazos y f e c h a s t a n t o d e v e n c i m i e n t o como de pago Esta f o r m a e v i d e n t e m e n t e no lleva n i n g ú n motivador a p a r e j a d o , sino al contrario, regularmente se a u m e n t a al precio d e v e n t a u n a cant d a d por c o n c e p t o de intereses q u e r e g u l a r m e n t e e s p a r e c i d a a la q u e los b a n c o s cobran por su servicio crediticio. E s t a c o n d cion al igual que en las anteriores, d e b e r á e s p e c i f i c a r s e en el p e d i d o y en la factura. d. V E N T A S C O N UN M I N I M O DE E M B A R Q U E . - S o n las q u e se utilizan teniendo una cantidad mínima tanto en volumen (dependiendo del artículo) c o m o d e precio, y a que si no se ponen ciertas restricciones, se m e r m a r á n las utilidades. e C O N T A D O Y C.O.D.- Es la condición de venta q u e implica el tener q u e p a g a r el i m p o r t e d e la m e r c a n c í a , ú n i c a m e n t e c o n t r a e n t r e g a d e misma la Si se e n t r e g a sin cobrar el monto, e s t a r e m o s incurriendo en u n a operación a crédito en a l g u n a de las formas que se apuntaron anteriormente. Los d e s c u e n t o s se manejan c o m o u n a reducción al precio d e v e n t a y se otorgan por circunstancias muy especiales, pudiendo ser grandes v o l ú m e n e s , pronto pago, pago anticipado, etc.. Las ofertas consisten en dar más producto por el precio normal d e v e n t a , o bien, regalar otro artículo c o m p l e m e n t a r i o al nuestro por el precio d e nuestro producto. Los d e s c u e n t o s en u n m o m e n t o dado pueden m a n e j a r s e c o m o oferta F i n a l m e n t e , las bon ficaciones consisten en reducirle al cliente el p a g o d e a l g u n a p a r t e d e la factura por d i v e r s o s c o n c e p t o s c o m p r a , etc.). (volumen de 4. I N V E S T I G A C I O N DE R E F E R E N C I A S Es lógico q u e no t o d a s las c o n d i c i o n e s d e v e n t a implican crédito (pago a n t i c i p a d o , p r o n t o p a g o , c o n t a d o y C . O . D . ) ; e n a l g u n a s o c a s i o n e s , las ventas con mínimo de embarque pueden no s e r a c r é d i t o . Los i n c e n t i v o s d e v e n t a s p u e d e n aplicarse en v e n t a s a crédito, pero d e s d e luego c o n suficiente criterio del r e s p o n s a b l e en autorizar el crédito y d e la p e r s o n a e n c a r g a d a d e ventas, p a r a q u e no sólo por q u e r e r v e n d e r h a g a n u s o d e a l g u n o d e los incentivos a p l i c a n d o a d e m á s el crédito; este es r e c o m e n d a b l e sólo en c a s o s especiales. L a i n v e s t i g a c i ó n d e referencias se refiere a la verificación d e q u e los d a t o s q u e el solicitante ha anotado en s u solicitud sean reales y d e q u e las e x p e r i e n c i a s c o n otros p r o v e e d o r e s en materia de crédito han sido satisfactorias, al respecto es muy importante tener presente q u e los d a t o s q u e se a n o t a n en la solicitud son de lo mejor q u e el solicitante tiene. Existen en el m e r c a d o varias e m p r e s a s y d e s p a c h o s q u e se d e d i c a n a la i n v e s t i g a c i ó n d e referencias y q u e lo q u e en sí h a c e n es c o n s u l t a r las referencias q u e el solicitante anotó en su solicitud, v a l i é n d o s e d e visitas d i r e c t a s al solicitante, llamadas telefónicas a las referencias, revisión en las c e n t r a l e s d e información, investigación en los archivos del Registro Público d e la Propiedad, etc., según sea el caso. Sin e m b a r g o , m u c h a s e m p r e s a s no c u e n t a n c o n r e c u r s o s p a r a p o d e r solicitar los servicios d e esas c o m p a ñ í a s o d e s p a c h o s e s p e c i a l i z a d o s y la i n v e s t i g a c i ó n la t i e n e n q u e hacer en f o r m a d i r e c t a ; e n t o n c e s lo q u e realizan es algo muy similar a lo q u e se anotó en el párrafo anterior. En la visita al cliente, lo q u e se p e r s i g u e es tener u n a idea visual d e lo q u e es e n sí la n e g o c i a c i ó n , del e s t a d o d e los b i e n e s e n g e n e r a l del solicitante, d e la c a n t i d a d de p e r s o n a s q u e a c u d e n a la n e g o c i a c i ó n , del nivel a p r o x i m a d o d e i n v e n t a r i o s , d e las r e l a c i o n e s l a b o r a l e s , d e la o r g a n i z a c i ó n en las a c t i v i d a d e s , la a n t i g ü e d a d y d i s t r i b u c i ó n d e la m a q u i n a r i a , el e q u i p o d e oficina, en g e n e r a l el f u n c i o n a m i e n t o y valor d e la e m p r e s a . Al igual q u e las e m p r e s a s externas d e d c a d a s a la investigación, por vía te efónica solic tan nformes con las preguntas necesarias para tener u n a idea clara del solicitante. P a r a m i n i m i z a r el riesgo, se o t o r g a i n i c i a l m e n t e un límite realmente r e d u c i d o , el c u a l se irá i n c r e m e n t a n d o d e a c u e r d o a la e x p e r i e n c i a tenida. Al respecto (aumentos en límites) la e m p r e s a d e b e tener políticas, tales como: a Si por un período de tres meses, el cliente p a g a puntualmente, tendrá derecho a un a u m e n t o m á x i m o del 2 5 % sobre el límite inicial. b. Si es por un período d e seis m e s e s , el a u m e n t o será hasta d e un 5 0 % adicional al inicial o d e un 2 5 % sobre el límite anterior. c. Si por un período de doce m e s e s la e x p e r i e n c i a fue satisfactoria, se otorgará un a u m e n t o q u e variará del 7 5 % al 1 0 0 % sobre el límite inicial o anterior. d. El límite del crédito en ningún m o m e n t o será superior al x % del capital contable del solicitante. e. A j u s t e s automáticos periódicos por el efecto inflacionario. d. RECIBO DE COBRO.- Estos cumplen con la m i s i ó n d e poder c o m p r o b a r en un momento dado q u e se realizó algún p a g o d e n t r o d e la f e c h a q u e c o m p r e n d e su estado de c u e n t a y q u e servirá, d e s d e l u e g o , p a r a d e m o s t r a r q u e efectivamente se realizó. R e g u l a r m e n t e se m a n e j a e n u n o r i g i n a l (que se e n t r e g a al c l i e n t e ) y cuantas copias sean necesarias. Es m u y i m p o r t a n t e para efectos de control, q u e é s t o s se e n c u e n t r e n n u m e r a d o s p r o g r e s i v a m e n t e y serán e n t r e g a d o s m e d i a n t e la f i r m a d e u n a relación en que se d e m u e s t r e q u e fue e n t r e g a d o a u n a p e r s o n a . G e n e r a l m e n t e se entregan a los vendedores, a la caja y al d e p a r t a m e n t o d e crédito y cobranza. E n e s t o s recibos se explicará c o n la m a y o r c l a r i d a d la a p l i c a c i ó n del p a g o a u n a o varias facturas, s e g ú n sea el c a s o , p r e f e r e n t e m e n t e a las más antiguas. E n la m a t e r i a d e crédito no todo es positivo d e inicio y c o n a u m e n t o s en los límites c o n c e d i d o s ; en o c a s i o n e s hay d i s m i n u c i o n e s , c a n c e l a c i o n e s , r e c o n s i d e r a c i o n e s y traspasos o c a m b i o s de razón social. En c a n c e aciones la e m p r e s a d e b e r á t e n e r p o l í t i c a s d i c t a d a s , t a l e s como: a Antes de pasar la c o b r a n z a al Jurídico, se c a n c e l a r á el crédito. b La devolución de un c h e q u e por falta d e f o n d o s , s e r á motivo de cancelación del crédito. c C u a n d o se tengan elementos suficientes (fraudes a otras empresas) se cancelará el crédito. Es r e c o m e n d a b l e que antes d e t o m a r la decisión d e c a n c e l a r el crédito, se t o m e la o p mon del d e p a r t a m e n t o de v e n t a s , y a q u e p u e d e a p o r t a r situaciones o elementos reales que en créditos y cobranzas se desconocen. 5. A U T O R I Z A C I O N DE C R E D I T O E s muy i m p o r t a n t e lograr crear u n a i m a g e n d e f o r m a l i d a d a n t e el cliente y esto se logra e n v i á n d o l e a l g u n a c a r t a o a l g u n a c o m u n i c a c i ó n e n q u e s e le n o t i f i q u e t a n t o la a u t o r i z a c i ó n c o m o el r e c h a z o d e a l g ú n c r é d i t o solicitado, y a q u e hay m u c h a s o c a s i o n e s e n q u e c o m o c l i e n t e s no nos e n t e r a m o s d e la decisión del proveedor. Para p o d e r c o m p l e t a r este material, se p r e s e n t a n a c o n t i n u a c i ó n a l g u n o s modelos d e c a r t a s en q u e p o d a m o s c u m p l i r c o n lo anteriormente anotado. 6. C O N F I R M A C I O N DE C R E D I T O a. C A R T A CONCEDIENDO CREDITO.- Estas cartas ofrecen una e x c e l e n t e o p o r t u n i d a d para atraerse el interés del cliente hacia la firma y sus productos, y s o n usadas c o n éxito en v e n t a s d e p r o m o c i ó n . Ejemplo- Sr. Domicilio: Estado y C ó d go Postal: Estimado: Tenemos el agrado de otorgarle nuestro crédito de c o n f o r m i d a d con su solicitud del 12 d e marzo, bajo nuestras condiciones más favorables: 2 % a 10 días, 3 0 días neto. Su pedido se envió ahora por correo aéreo. N o s i n t e r e s a q u e u s t e d s e p a q u e la c a l i d a d , e n t r e g a y p r e c i o d e este p r i m e r p e d i d o t a m b i é n los e n c o n t r a r á en t o d o s los abastecimientos eléctricos c o n q u e c o n t a m o s . La información que h e m o s recibido es c o m p l e t a m e n t e d i g n a d e usted, personalmente, y c o m o h o m b r e d e n e g o c i o s , y en m u c h o e s t i m a m o s el q u e nos h a y a e s c o g i d o para proveerlo. En c u a n t o se familiarice u s t e d c o n n u e s t r a s e x i s t e n c i a s y servicios, se d a r á nosotros, como cuenta de que fuente de puede depender abastecimiento de digna de su n e g o c i o y h a r e m o s t o d o lo p o s i b l e por confianza Apreciamos a s e g u r a r q u e este p e d i d o s e a sólo el p r i m e r o d e m u c h o s otros Sinceramente. b. C A R T A S N E G A N D O C R E D I T O . - C u a n d o un a c r e e d o r d e b a r e c h a z a r u n a s o l i c i t u d d e c r é d i t o , t i e n e el p r o b l e m a d e i n f o r m a r al c l i e n t e su d e c i s i ó n sin p e r d e r la b u e n a voluntad del cliente. L a s c i r c u n s t a n c i a s d e s o l i c i t a n t e s d e c r é d i t o varían f r e c u e n t e m e n t e ; un r i e s g o p o b r e ahora p u e d e ser u n a b u e n a cuenta poco m á s tarde. Ejemplo: Estimado Sr.: S u solicitud ha sido c o n s i d e r a d a c o n t o d a a t e n c i ó n y l a m e n t a m o s q u e aparezca un i n c o n v e n i e n t e , a efecto q u e usted abra una cuenta c o n n o s o t r o s p r e c i s a m e n t e ahora. E s p e r a m o s que obtenga p r o v e c h o d e n u e s t r o s servicios. Puede usted reservar c u a l q u i e r artículo e n nuestro almacén sobre nuestro plan d e a p a r t a d o y p o r s u p u e s t o , ordenar cualquier artículo por teléfono si d e s e a se le envíe p o r C . O . D . Sinceramente. 7. A U T O R I Z A C I O N DE P E D I D O S Como es sabido de todos, los p e d i d o s d e los c l i e n t e s llegan al d e p a r t a m e n t o d e v e n t a s de la e m p r e s a , y a s e a por t e l é f o n o , c o r r e o o bien por m e d i o d e su f u e r z a d e v e n t a s ; es ahí d o n d e los r e v i s a r á n y f o r m u l a r á n e n la papelería de la e m p r e s a el pedido c o r r e s p o n d i e n t e . P a r a autorizar un pedido, Créditos y C o b r a n z a s d e b e r á : a.- Cerciorarse que los datos del pedido c o r r e s p o n d a n precisamente al cliente indicado. b.- Venficar en sus tarjetas d e control q u e no existen saldos v e n e d o s de liqu dación. c.- Q u e el importe del pedido s u m a d o al a d e u d o q u e se t e n g a no rebase el límite d e crédito a s i g n a d o a! cliente. d.- Autorizar los pedidos q u e c u m p l a n con los requerimientos de crédito. Las c a u s a s m á s c o m u n e s d e r e c h a z o de p e d i d o s por parte d e C r é d i t o son: a.- Q u e exista saldo vencido. b.- Q u e los datos p r o p o r c i o n a d o s no s e a n los registrados. c - Por malos cálculos en los precios, d e s c u e n t o s , etc. d.- Por tener saturado su límite. e.- Por no cubrir el mínimo de e m b a r q u e establecido. U n a v e z s a t i s f e c h o s los r e q u e r i m i e n t o s d e c r é d i t o s y c o b r a n z a s a p r o b a d o s los p e d i d o s se e n v i a r á u n a c o p i a al d e p a r t a m e n t o y cuya función s e a la facturación, pudiendo ser c o n t a b i l i d a d o p r o c e s a m i e n t o d e s i s t e m a s d e i n f o r m a c i ó n para su facturación y e n v í o d e l pedido. U n a vez surtido el pedido, el d e p a r t a m e n t o c o r r e s p o n d i e n t e e n t r e g a r á a créditos y c o b r a n z a s las facturas firmadas de recibido, p a r a q u e s e a n p r o g r a m a d a s en el control q u e se tenga de revisión de facturas, q u e llegada la f e c h a o día de revisión de los clientes sea enviada y poder cobrarla p o s t e r i o r m e n t e . Es muy importante q u e la p e r s o n a q u e se e n c a r g u e d e esta función, c o n o z c a todo el flujo d e a c t i v i d a d e s y los d o c u m e n t o s q u e en él participan, siendo estos el contra recibo, d o c u m e n t o q u e sustituye a la f a c t u r a y c o n el q u e p o d r e m o s p r o c e d e r a su c o b r o e n la f e c h a c o n v e n i d a . P a r a efectos de control, se t e n d r á n d i s e ñ a d a u n a f o r m a p a r a evitar q u e a quien se entregue las facturas extravíe alguna. G29B1 8. C L I E N T E S E S P E C I A L E S Estos s o n clasificados así regularmente por el v o l u m e n d e c o m p r a q u e nos h a c e n y q u e d e s d e luego d e p e n d e r á del giro d e la e m p r e s a . Por e j e m p l o , p a r a laboratorios fabricantes d e p r o d u c t o s m e d i c i n a l e s , s e r á n c l i e n t e s e s p e c i a l e s , el IMSS, ISSSTE, etc.; p a r a f a b r i c a n t e s d e llantas, serán las plantas armadoras, etc. y q u e por su i m p o r t a n c i a tienen q u e ser t r a t a d o s en f o r m a distinta a los clientes normales. Los clientes especiales pueden s ° r : - Sucursales y cadenas - Uniones d e crédito - Comisionistas - Cooperativas y sindicatos - D e p e n d e n c i a s oficiales - Otras En el c a s o de sucursales y cadenas s a b e m o s q u e la diferencia radica e n la f o r m a en q u e operan. Una sucursal opera en f o r m a c e n t r a l i z a d a a u n a oficina central de d o n d e surgen los pedidos y en g e n e r a l las d i f e r e n t e s decisiones a d m i n strat vas Las c a d e n a s s o n manejadas en forma d e s c e n t r a l z a d a c o m o empresas diferentes, pero q u e s o n m a n e j a d a s por las mismas conjuntamente políticas y que están apoyadas o respaldadas Las uniones de crédito son instituciones auxiliares d e crédito que a g r u p a n a un d e t e r m i n a d o número d e s o c i o s y q u e h a c e n sus c o m p r a s a t r a v é s d e é s t a s , b u s c a n d o mejores p r e c i o s y c o n d i c i o n e s s o b r e los q u e p r e v a l e c e n e n el m e r c a d o . E s r e c o m e n d a b l e la c e l e b r a c i ó n d e un c o n t r a t o e n d o n d e se e s p e c i f i q u e el c r é d i t o m á x i m o a c a d a s o c i o y la forma de pago. L o s c o m i s i o n i s t a s s o n a q u e l l o s a g e n t e s q u e p o r la v e n t a d e n u e s t r o s productos perciben una comisión, es necesario celebrar con estos un c o n t r a t o d e c o m i s i ó n mercantil en el q u e se e s t a b l e z c a las c o n d i c i o n e s respectivas. 9. C O B R A N Z A Es la e n c a r g a d a d e realizar f í s i c a m e n t e el c o b r o d e las f a c t u r a s q u e a m p a r a n la m e r c a n c í a vendida y q u e es p r o p i e d a d d e nuestro cliente. a. D O C U M E N T A C I O N NECESARIA.- La d o c u m e n t a c i ó n básica p a r a p o d e r e j e r c e r los d e r e c h o s d e c o b r o s o b r e los c r é d i t o s o t o r g a d o s a la clientela es: • Pedido o factura firmada de recibida la mercancía. - G u í a o talón de e m b a r q u e d e la línea d e transportes firmada por el cliente. - Estado de cuenta - Contratos o convenios establecidos Los p u n t o s primero y s e g u n d o se c o n s i d e r a n v i t a l e s p a r a p o d e r realizar el c o b r o y del tercero y cuarto no son c o n s i d e r a d o s c o m o tales, inclusive p u e d e n ser p a s a d o s por alto, siempre y c u a n d o la e x p e r i e n c i a t e n i d a s e a satisfactoria. En los c a s o s que se justifique o q u e no se t e n g a la a b s o l u t a c o n f i a n z a , se hará q u e el cliente firme en d o n d e a p a r e z c a la l e y e n d a d e un p a g a r é , esto c o n el fin de q u e si es n e c e s a r i a la c o b r a n z a l e g a l se facilita. Las formas de cobro podrán ser: - Representante d e ventas - Cobradores - P a g o electrónico - Correo A l g u n a s e m p r e s a s o p t a n el s i s t e m a d e c o b r a n z a p o r c o n d u c t o d e s u s r e p r e s e n t a n t e s d e v e n t a s , y a q u e así l o g r a n r e a l m e n t e u n estrecho c o n t a c t o c o n s u clientela, o s e a q u e los v e n d e d o r e s v i s i t a r á n a s u s clientes para venderles y para cobrarles, a d e m á s los responsabilizan d e s u s v e n t a s , d i c t a n d o c o m o política q u e la c o m i s i ó n s e r á p a g a d a hasta q u e se c o b r e el importe de la factura, d e e s t a m a n e r a se evita t e n e r p e r s o n a l e s p e c i a l para el cobro; es muy usual e s t e s i s t e m a c u a n d o se t i e n e n c l i e n t e s f o r á n e o s y es i m p o s i b l e t e n e r un c o b r a d o r p a r a estos efectos El p a g o e l e c t r ó n i c o c o n s i s t e en q u e el c l i e n t e e f e c t ú e un depósito bancario a la c u e n t a d e la empresa, c o n la instrucción d e transferencia a la c i u d a d d o n d e ésta tiene su administración. El c o r r e o es u s a d o r e g u l a r m e n t e p a r a c l i e n t e s f o r á n e o s y en q u e el r e p r e s e n t a n t e tarda más tiempo en regresar a visitar del q u e se pacta en un principio para el pago y no es factible el pago electrónico. b. C O N C I L I A C I O N Y A N A L I S I S DE S A L D O S . - Esta función, q u e es u n a d e las i m p o r t a n t e s del departamento d e créditos y c o b r a n z a s , d e b e r á ser realizada d i a r i a m e n t e t o m a n d o c o m o base las e n t r e g a s del día anterior y d e los c o b r o s e f e c t u a d o s y a q u e d e no h a c e r s e así, la a c u m u l a c i ó n d e t r a b a j o p o d r á h a c e r q u e el o p e r a d o r c o m e t a e r r o r e s y d e s v i r t ú e la realidad d e la c o b r a n z a . c. E S T A D O S D E C U E N T A . - C o n la i n f o r m a c i ó n o b t e n i d a d e la f u n c i ó n anterior, se e s t a r á en posibilidades d e f o r m u l a r los e s t a d o s d e c u e n t a q u e en f o r m a m e n s u a l se envían a los clientes y a los v e n d e d o r e s p a r a que: a. Los clientes se enteren de su situación p a r a c o n la empresa. b. Para que d e existir alguna i n c o n f o r m i d a d , lo h a g a n saber. c. Para q u e los v e n d e d o r e s c o n o z c a n sobre los p a g o s efectuados por sus clientes y p u e d a n c o b r a r sus comisiones d. Para q u e con los clientes q u e t e n g a n a d e u d o s a t r a s a d o s p u e d a n ejercer o ayudar a la c o b r a n z a . C A P I T U L O IV. T I T U L O S DE C R E D I T O L o s T í t u l o s d e C r é d i t o q u e normalmente se recibirán e n la e m p r e s a p o r c o n c e p t o del p a g o d e alguna o varías facturas s e r á n : - Cheque - Letras d e cambio - Pagaré - Giros - C a r t a s de crédito Es i n d u d a b l e q u e el más usual p a r a la liquidación d e un a d e u d o o d e u n a c o m p r a s e a el cheque, este d o c u m e n t o d e b e r á c o n t e n e r : - L u g a r y fecha d e expedición - N o m b r e del beneficiario • C a n t i d a d en número y letra - Firma del librador o girador - Fiscalmente a partir de 1991, el registro federal d e contribuyentes de las personas m o r a l e s y d e las p e r s o n a s físicas q u e utilicen la cuenta de c h e q u e s para actividades empresariales. Pudiendo incluirse la leyenda "no negociable p a r a a b o n o en cuenta". 1. C H E Q U E El c h e q u e e s un título d e crédito dirigido a u n a institución b a n c a r i a c o n la q u e se d a la o r d e n incondicional d e p a g a r a la vista u n a c a n t i d a d d e dinero a c u e n t a d e un depósito previo y acreditado por el librador. Para la emisión d e este título intervienen tres personas: 1. El Librador. 2. El benefictano que puede ser d e t e r m i n a d o si e s nominativo, o indeterminado si es al portador. 3. El librado o institución de crédito q u e p a g a r á el d o c u m e n t o previo contrato de cuenta d e c h e q u e s c o n el girador y provisión de fondos. L a única é p o c a d e pago que acepta el c h e q u e es a la vista. Es c o n v e n i e n t e p a r a u n a e m p r e s a q u e los c h e q u e s q u e r e c i b a s e a n n o m i n a t i v o s a la e m p r e s a y no al portador, así m i s m o q u e el librador d e los c h e q u e s recibidos sea precisamente la e m p r e s a cliente. A l g u n a s d i s p o s i c i o n e s d e la Ley d e Títulos y O p e r a c i o n e s d e Crédito relativas al c h e q u e son las siguientes: Art. 176. D e b e contener: I. L a mención d e ser c h e q u e , inserta e n el texto del documento. II. Lugar y f e c h a en q u e se expide. III. L a orden incondicional d e p a g a r u n a s u m a d e t e r m i n a d a d e dinero. IV. Nombre del librado V. Lugar de pago VI. Firma del librador Art. 181. Deben d e presentarse p a r a su p a g o por el b a n c o : I. Dentro de los 15 días naturales a! d e su f e c h a si f u e r e n pagaderos en el m i s m o lugar d e s u expedición. II. Dentro de un mes, si fueran e x p e d i d o s y p a g a d e r o s en diversos lugares del territorio nacional. III. Dentro de tres m e s e s , si f u e r e n e x p e d i d o s e n el extranjero y p a g a d e r o s en d i v e r s o s lugares del territorio nacional. IV. Dentro de tres meses si fueren e x p e d i d o s e n territorio nacional para ser p a g a d e r o s e n el extranjero, siempre q u e no fijen otro plazo las leyes del lugar. Art. 193. El librador de un c h e q u e presentado en t i e m p o y no p a g a d o por causa imputable al propio librador, resarcirá al t e n e d o r los d a ñ o s y perjuicios q u e c o n ello le ocasione. En ningún caso la indemnización p o d r á ser m e n o r del 2 0 % del valor del c h e q u e . Art. 197. El cheque que el librador o el t e n e d o r c r u c e n c o n d o s líneas paralelas trazadas en el anverso, sólo podrá ser cobrado por u n a institución d e crédito. Si entre las líneas d e l cruzamiento d e un c h e q u e no aparece el nombre d e la institución q u e d e b e cobrarlo, el cruzamiento es general, y especial si entre las líneas se c o n s i g n a el n o m b r e d e la Institución determinada. En este último caso, el c h e q u e solo podrá ser p a g a d o a la institución especialmente designada o a la q u e ésta hubiere e n d o s a d o el c h e q u e para su cobro. El cruzamiento general puede t r a n s f o r m a r s e e n cruzamiento especial; pero el s e g u n d o no p u e d e transformarse en el primero. T a m p o c o p u e d e borrarse el cruzamiento de un c h e q u e ni el nombre de la institución en el designada. Los c a m b i o s o supresiones q u e se hicieren contra lo dispuesto en este artículo, se t e n d r á n c o m o no efectuados. El librado que p a g u e un c h e q u e c r u z a d o en términos distintos d e los q u e este artículo s e ñ a l a , e s responsable del pago irregularmente hecho. 2. L E T R A DE C A M B I O L a letra d e c a m b i o es un i n s t r u m e n t o p r i v a d o p o r el q u e el g i r a d o r (suscriptor) o r d e n a a aquel contra quien o a c u y o c a r g o la dirige, q u e p a g u e a X la s u m a de dinero q u e en ella se indica. No s e r á letra d e c a m b i o si no reúne todas las formalidades q u e p a r a serlo le s e ñ a l a la ley d e Títulos y Operaciones de Crédito. En la letra de c a m b i o intervienen tres personas: 1 El girador es quien la suscribe y emite la o r d e n d e pago. 2 El t o m a d o r o beneficiario es la p e r s o n a a q u i e n se hace el pago a través d e la letra 3 El girado es la persona a quien se dirige la o r d e n i n c o n d i c i o n a l d e p a g o d a d a por el girador, en favor d e l t o m a d o r . El g i r a d o e s o b l i g a d o c a m b i a r l o hasta q u e a c e p t a c o n su f i r m a el p a g o d e la letra y se convierte además en aceptante de la misma. 4 P u e d e a d e m a s incluir el avalista que g a r a n t i z a las o b l i g a c i o n e s d e aceptante y si no lo h u b e r e , las del girador. M e d i a n t e el aval se garantiza en todo o en parte, el p a g o d e la letra de cambio Es c o m ú n q u e en el uso de la letra d e cambio intervengan d o s p e r s o n a s , siendo el girador y el girado, la m i s m a persona. A c o n t i n u a c i ó n se mencionan algunas d i s p o s i c i o n e s j u r í d i c a s relativas a la letra d e c a m b i o , insertas en la Ley d e T í t u l o s y O p e r a c i o n e s de Crédito. Art. 76. La letra de cambio d e b e c o n t e n e r : I. La mención de ser letra d e c a m b i o , inserta en el texto del documento. II. La expresión de lugar, día, m e s y a ñ o en q u e se suscnbe. III. L a orden incondicional al girado d e p a g a r u n a s u m a determinada de dinero. IV. El nombre del girado. V. Lugar y época de pago. VI. Nombre de la persona a quien h a d e h a c e r s e el pago. VII. La firma del girado o d e la p e r s o n a q u e s u s c r i b a a su ruego o en su nombre. Art. 79 La letra de cambio puede ser girada: I. A la vista. II. A cierto tiempo vista. III. A cierto tiempo fecha. IV A día fijo. 1. A la vista significa q u e debe pagarse al m o m e n t o de su presentación. 2. A cierto t i e m p o vista, la letra d e b e presentarse al girado para q u e la vea y acepte su pago y se provea de los fondos suficientes. En este m o m e n t o se indica en que fecha ha d e pagarse. El t o m a d o r d i s p o n e d e se s m e s e s para presentarla a la aceptación. 3 A cierto t i e m p o fecha, el pago se hara transcurrido cierto t i e m p o d e la fecha d e la e m i s ón. 4 A d a fijo, el p a g o q u e d a determinado a una fecha cierta 3. P A G A R E El pagare es un título de crédito por el que el girador o suscriptor promete p a g a r al t e n e d o r d e t e r m i n a d a c a n t i d a d d e d i n e r o vencimiento en la f e c h a del El p a g a r é es emitido a la o r d e n del t o m a d o r , ya q u e están prohibidos los pagares emitidos al portador. En la emis on del pagaré intervienen solamente d o s p e r s o n a s : 1. E g rador que hace la promesa de pago (es el deudor o acreditado). 2 El t o m a d o r o beneficiario a quien se le hace la p r o m e s a d e p a g a r (ad c onalmente es posible la existencia d e una t e r c e r a p e r s o n a el aval sta) Este d o c u m e n t o es usado por las e m p r e s a s para dejar u n a c o n s t a n c i a d e los a d e u d o s que algún cliente p u e d a tener c o n ella. La suscripción de p a g a r e s por el d e u d o r o acreditado no se o p o n e a la existencia d e otro documento adeudos (como un c o n t r a t o d e c r é d i t o ) d o n d e c o n s t e n Sin e m b a r g o el o los aun en este caso es c o n v e n i e n t e la suscripción d e p a g a r e s en f o r m a adicional ya q u e en este c a s o de falta d e p a g o la vía jud cial de cobro es más expedita. El pagaré t i e n e las mismas épocas de pago que la letra d e c a m b i o . A l g u n a s d i s p o s i c i o n e s d e la Ley d e Títulos y O p e r a c i o n e s d e C r é d i t o relativas al pagaré son las siguientes: Art. 170. El pagaré debe contener: I. L a mención de ser pagaré en el texto del d o c u m e n t o . II. La promesa incondicional d e p a g a r u n a s u m a determinada d e dinero. III. Nombre de la persona a la q u e h a de h a c e r s e el p a g o . IV. La época y lugar de pago. V. Fecha y lugar en que se suscribe el d o c u m e n t o . VI. La firma del suscriptor o d e la p e r s o n a q u e firma a su ruego o en su nombre. Art. 171. Si no menciona fecha, se considerará a la vista; si no indica lugar de su pago se tendrá c o m o tal el domicilio del que lo suscriba. 4 GIROS E s t a d o c u m e n t a c i ó n podra ser telegráfica, b a n c a r i a o p o s t a l ( v a l o r e s postales) deberán estar e x p e d i d a s a f a v o r d e la e m p r e s a , cantidad, estos documentos son como un c h e q u e , por p o r lo q u e la se r e c o m i e n d a un b u e n control y m a n e j o m e d i a n t e n u e s t r a c u e n t a d e cheques 5 C A R T A S DE C R E D I T O Es un d o c u m e n t o q u e el banco expide en f a v o r d e u n a p e r s o n a , por m e d o d e l c u a l se puede r ealizar retiros en efectivo en c u a l q u i e r a d e las s u c u r s a l e s de la institución que lo expidió. E n la c a r t a se m e n c i o n a n las plazas, la d e n o m i n a c i ó n d e la sucursal, la v i g e n c i a y e monto que ampara Este d o c u m e n t o tiene las siguientes ventajas para el cliente: - M a n e j a d ñero en efectivo - Servicio, puede otorgarse como crédito - P u e d e e x p e d rse a nombre de una o mas personas físicas o morales - Si no se utiliza es cancelable sin costo alguno, a s i c o m o si se extravia o lo roban C A P I T U L O V. C O N T R O L DE C H E Q U E S D E V U E L T O S Al d e v o l v e r el b a n c o los c h e q u e s d e nuestros clientes por insuficiencia de fondos o por alguna otra causa, serán controlados d e p a r t a m e n t o d e crédito y c o b r a n z a h a s t a lograr su c o b r o . por el Se p u e d e aplicar el siguiente procedimiento: 1 El e n c a r g a d o del control d e c h e q u e s devueltos del d e p a r t a m e n t o d e crédito y cobranza los a g r u p a r á por divisiones o por z o n a s d e ventas, manteniendo un orden por e s t a d o s y poblaciones. 2 M a r c a r a el estado de cuenta del cliente p a r a q u e al consultarle se s e p a d e inmediato que existe un c h e q u e devuelto . 3 En e reg stro general de clientes se d e b e r á anotar para llevar el control del número de c h e q u e s devueltos hasta la fecha. 4 C u a n d o la cobranza foranea es a través de los v e n d e d o r e s , se preparara una carta en la q u e se le envíe al v e n d e d o r el c h e q u e devuelto para su cobro, m i s m o q u e se obtendrá en efect vo o en cheque certificado. 5 U n a copia de la carta servirá para llevar el control d e los c h e q u e s d e v u e l t o s y pendientes de cobro. 6. M e n s u a l m e n t e preparará una relación en q u e se anote p o r c a d a c h e q u e devuelto, los siguientes datos: a.- N o m b r e d e la División de Ventas b.- N ú m e r o de la Zona de Ventas c.- N ú m e r o del cheque devuelto d.- N o m b r e y población del cliente e.- F e c h a d e devolución f.- Importe g.- S u m a total del importe de los c h e q u e s d e c a d a z o n a d e ventas. L a d i s t r i b u c i ó n d e l importe d e los c h e q u e s de c a d a z o n a d e v e n t a s s e llevará a c a b o mediante: Onginal • Para la Gerencia de Ventas Primera copia - Para el Representante S e g u n d a copia • Para Crédito y C o b r a n z a 7. En u n a carpeta especial separada por regiones y z o n a s , c o l o c a r las copias a las q u e se refiere el punto n ú m e r o cinco, para llevar el control de los cheques. De esta m a n e r a se c o n o c e r á n los reportes totales d e regiones y zonas. A l efectuarse el cobro anotarle el número d e recibo d e c o b r o y la f e c h a y enviarla al expediente del cliente. 8. C o m o se mencionó anteriormente, el e n c a r g a d o d e c u e n t a s se auxiliará d e las copias de las relaciones para anotar c o n lápiz rojo la clave C h - D - $ y fecha en el estado de c u e n t a del cliente c o r r e s p o n d ente, los datos del c h e q u e d e v u e l t o para c o n s i d e r a r l o tanto en la concesión de crédito c o m o en las g e s t i o n e s d e cobranza. 9 Al c u m p rse un determinado número d e d í a s e n t r e g a d o s al c u e r p o d e ventas y de no haberse recuperado su importe, d e b e r á n d e v o verse a departamento de crédito y c o b r a n z a . 10 El e n c a r g a d o de cobranza, al recibir n u e v a m e n t e los c h e q u e s d e v u e l t o s preparara una relación de ellos, q u e c o n la f i r m a d e l efe d e departamento turnara a la Gerencia d e Crédito y C o b r a n z a con cop a a a Gerencia de Ventas para decidir lo procedente 11 Se preparara una carta con copia d ng d a al a b o g a d o elegido r e c a b a n d o f rma de r e c b i d o d e c o n f o r m i d a d si reside en plaza. En caso c o n t r a r o se e n v a r a por correo certificado c o n acuse d e rec bo o e me or med o de transporte 12. La copia de la carta dirigida al a b o g a d o se a n e x a r á a la d o c u m e n t a c i ó n existente, para establecer vigilancia sobre el c h e q u e pendiente de cobro. 13 Al lograrse el cobro de los cheques devueltos, q u e d e b e r á ser i n v a n a b l e m e n t e en efectivo o c h e q u e certificado, se e x t e n d e r á un recibo d e cobro. 1. R E C U P E R A C I O N DE CREDITO EN M E R C A N C I A En los c a s o s en q u e al presentarse a cobrar u n a factura al r e p r e s e n t a n t e d e v e n t a s note q u e la situación económica del cliente e s m a l a y q u e sin e m b a r g o t i e n e aún existencias de nuestros productos, d e b e r á r e c o g e r l a y v a l o r i z a r l a en b a s e al estado q u e g u a r d a n y los p r e c i o s vigentes, t r a t a n d o l a c o m o u n a devolución de mercancía y s i g u i é n d o s e el t r á m i t e indicado p a r a ello en el instructivo de crédito. 2. C O N T R O L DE R E E M B O L S O S A C U E N T E S Los r e e m b o l s o s de efectivo a clientes se les h a r a n ú n i c a m e n t e en los c a s o s e n q u e q u e d e plenamente c o m p r o b a d o q u e en el p a g o d e u n a factura hayan pagado de mas. Por ningún otro concepto se r e e m b o l s a r á n saldos a favor de clientes, incluyendo las d e v o l u c i o n e s d e mercancía Las cantidades inferiores a la s u m a a c o r d a d a se h a r á n d e l c o n o c i m i e n t o del representante para que en el p r ó x i m o c o b r o q u e le e f e c t ú e a c ente se lo descuente del total, lo m i s m o se h a r á c o n los saldos or g na es por devolución de mercancía 3. C O N T R O L D E C U E N T A S DE LENTA R E C U P E R A C I O N Por c u e n t a d e lenta recuperación deberá e n t e n d e r s e a q u e l l a c u e n t a q u e e n virtud d e h a b e r transcurrido el plazo m á x i m o q u e o t o r g a la c o m p a ñ í a p a r a s u p a g o e n c o n d i c i o n e s n o r m a l e s , se le c a n c e l a el c r é d i t o y s e t r a s p a s a su s a l d o pendiente al grupo d e "cuentas d e lenta recuperación". El o b j e t o d e t r a s p a s a r u n a c u e n t a al g r u p o anterior, e s p a r a q u e el d e p a r t a m e n t o d e crédito y c o b r a n z a s i n t e r v e n g a j u d i c i a l m e n t e a t r a v é s d e a b o g a d o s p a r a recuperar los saldos pendientes, o bien, p a r a o b t e n e r un certificado legal d e la imposibilidad de realizar el cobro. CAPITULO VI. SERVICIOS BANCARIOS DE COBRANZA Y FINANCIAMIENTO En e s t e c a p í t u l o se tratará de m a n e r a c o n d e n s a d a , las f u n c i o n e s d e a p o y o al d e p a r t a m e n t o d e créditos y c o b r a n z a s d e n t r o d e l sistema financiero, c o n s i s t e n t e en factoraje y descuento d e d o c u m e n t o s . Las instituciones bancarias manejan los d o c u m e n t o s hasta ahora s e ñ a l a d o s , s i n e m b a r g o , en f o r m a i n d e p e n d i e n t e o f r e c e n el s e r v i c i o c o n o c i d o c o m o "Factonng". Este servicio no es exclusivo d e los b a n c o s , ya q u e e x i s t e n e m p r e s a s de "factoraje" particulares y la función principal es la c o m p r a o financiamiento de facturas y/o contra-recibos. En a m b o s c a s o s , sea un banco o un particular, es un i n t e r m e d i a r i o , a t r a v é s d e l c u a l u n a institución o t o r g a f i n a n c i a m i e n t o a u n a e m p r e s a , c o n s t i t u y é n d o s e así en un administrador d e las garantías q u e la e m p r e s a otorgo a cambio del financiamiento recibido; además se t i e n e r e s p o n s a b i l i d a d c o n la i n s t i t u c ó n d e c r é d i t o d e v i g i l a r el correcto c u m p m e n t o d e la o p o r t u n a liquidación d e los v e n c i m i e n t o s d e pagarés s u s c r t o s por la empresa. El Factorlng p u e d e s e r a. C O B R A N Z A DIRECTA b C R E D I T O EN LIBROS la los Facíoring selecciona los d o c u m e n t o s a cargo de las e m p r e s a s o instituciones en las cuales se lleva a cabo la gestión d e c o b r a n z a , siendo e n t o n c e s en e s t e caso la cobranza directa; la institución d e t e r m i n a r á el " a f o r o " d e a c u e r d o a la bondad de la cartera. El aforo s e refiere a la c a n t i d a d ( p o r c e n t a j e ) q u e se le d a r á al cliente, s o b r e el i m p o r t e d e d o c u m e n t o s (60, 70, 80 o mas porcentaje). C u a n d o e s c o b r a n z a directa, se e n t r e g a a F a c t o r i n g los d o c u m e n t o s f í s i c a m e n t e a d i f e r e n c i a de crédito en libros e n q u e el c l i e n t e sólo e n t r e g a u n a relación de los d o c u m e n t o s q u e se están e n t r e g a n d o a Factoring d e s d e luego a c o m p a ñ a d a del pagaré respectivo. Period camente conc Factoring conjuntamente con el c l i e n t e a c ó n para pagar los d f e r e n c i a l e s q u e c o r r e s p o n d a n . hace una C A P I T U L O VII. A D M I N I S T R A C I O N F I N A N C I E R A Concepto.- F i n a n z a s es la actividad d e d i c a d a a la obtención, administración y control de los recursos, así c o m o optimizar el uso d e éstos. 1. F U N C I O N F I N A N C I E R A L a f u n c i ó n financiera c o m p r e n d e básicamente.- A) O B T E N C I O N DE R E C U R S O S O b t e n e r los recursos financieros en los t é r m i n o s m á s a d e c u a d o s para la empresa. B) I N V E R S I O N DE R E C U R S O S Invertir los recursos financieros en los bienes q u e g e n e r e n la m a y o r productividad. 2. A C T I V I D A D E S DEL EJECUTIVO F I N A N C I E R O Las principales actividades del ejecutivo en el á r e a d e finanzas se pueden dividir en: A) CONTRALORIA La contraloría de la empresa g e n e r a l m e n t e tiene las siguientes funciones.- Información financiera externa. - Información interna para planeación y control. • Sistemas de procesamiento d e d a t o s . - Impuestos. - Auditoría B) TESORERIA La tesorería comprende las siguientes actividades: -Determinación de necesidades financieras. - Definición de la estructura financiera. • Administración de la inversión d e capital en trabajo. - Administración financiera de las inversiones en activos fijos. - Obtención de los recursos financieros. 3. A D M I N I S T R A C I O N DEL CAPITAL EN T R A B A J O En la administración financiera d e corto plazo, las p a r t i d a s e n q u e existe mayor flexibilidad e s t á n d e n t r o d e l c a p i t a l en trabajo. El c a p i t a l en trabajo o c a p i t a l neto e n t r a b a j o s e define c o n t a b l e m e n t e como la diferencia e n t r e a c t i v o s c i r c u l a n t e s y p a s i v o s circulantes. Para efectos d e e s t e t e m a d e f i n i r e m o s c o m o capital neto en trabajo operativo (C.N.T.) la d i f e r e n c i a e n t r e el activo circulante o p e r a t i v o y el p a s i v o circulante o p e r a t i v o , esto es c o n el o b j e t o d e q u i t a r d e l m i s m o las p a r t d a s d e naturaleza financiera y p o d e r realizar un a n á l i s i s a d e c u a d o de m smo El capital neto en trabajo r e p r e s e n t a las i n v e r s i o n e s en las etapas del ciclo dinero-mercancías-dinero llamado ciclo normal d e as operaciones de un negocio. Esta nvers on suele ser grande y presenta un fuerte p r o b l e m a : v a r i a en función de las ventas. Sin e m b a r g o , p r e s e n t a u n a g r a n ventaja se trata de una inversión flexible. U n a i n v e r s i ó n q u e se puede modificar con ciertas v á l v u l a s d e e s c a p e o c o n ciertas decís ones financieras. E j e m p l o : (cifras en millones d e pesos) Una empresa presenta su Balance General actual. P o s t e r i o r m e n t e se muestran dos d i f e r e n t e s s i t u a c i o n e s "A H y "B" partiendo a m b a s de la posición original; la modificación en "A" c o n s i s t e en haber efectuado u n a inversión en activo fijo por $ 3 0 0 m i l l o n e s de p e s o s m e d i a n t e f i n a n c i a m i e n t o c o n p a s i v o b a n c a r i o a corto plazo; la m o d i f i c a c i ó n en "B" c o n s i s t e en la d i s p o s i c i ó n d e un crédito a largo p l a z o por $ 6 0 0 m i l l o n e s d e p e s o s y su inversión t e m p o r a l en C e t e s , m i e n t r a s se realizan las inversiones respectivas ya que la e m p r e s a espera restricciones d e financiamiento en el corto plazo. Actual A B 100 100 100 0 0 600 Cartera* 400 400 400 Inventano* 500 500 500 P Anticipados* 200 200 200 1,200 1,200 1,800 Efectivo* Cetes Total A Fijo Activo Total 300 1,200 1,500 1,800 Actual A B 100 100 100 Cuentas por Pagar* 50 50 50 Bancos Corto Plazo 300 600 300 Papel Comercial 150 150 150 Total- 600 900 600 Proveedores* Bancos Largo Plazo — Capital Contable — 600 600 600 600 Pasivo y Capctal 1,200 1,500 1,800 C N T Contable 600 300 1.200 C N T Operativo 1,050 1,050 1,050 * Partidas Operativas. El c a p i t a l neto en trabajo operativo e s el m i s m o bajo c u a l q u i e r s i t u a c i ó n sin e m b a r g o , el capital neto en t r a b a j o c o n t a b l e se m o d i f i c a p o r n a t u r a l e z a d e las p a r t i d a s i n v o l u c r a d a s y s u análisis puede llevar a a d m i n i s t r a c i ó n eficiente en conclusiones H erróneas de una A" o d e m a l a a d m i n i s t r a c i ó n e n "B", c u a n d o sus c a m b i o s se d e b e n a m o v i m i e n t o s f i n a n c i e r o s . D e s d e un punto d e vista financiero se p u e d e o p i n a r q u e el f i n a n c i a m i e n t o es i n a d e c u a d o e n " A " , y a q u e l o s activos p e r m a n e n t e s se deben de financiar c o n recursos a largo plazo y se d e b e n financiar a corto plazo ú n i c a m e n t e las inversiones de naturaleza temporal. Mientras que en "B M se puede considerar acertado el haber dispuesto del financiaminto si se preven dificultades posteriores para hacerlo. Si a n a l i z a m o s partidas de activo circulante y pasivo circulante y e n ellas se localizan c u e n t a s de tipo e s p e c i a l , y a destinadas especial, a inversión, considero que especulación se deberán o financiamiento deducir del c i r c u l a n t e o del pasivo c i r c u l a n t e , s e g ú n c o r r e s p o n d a determinar el cap tal neto en trabajo. sea activo para A) EL C O N C E P T O DE ROTACION DE I N V E R S I O N E n el m a n e j o d e capital en trabajo tiene m u c h a utilidad el c o n c e p t o d e rotación d e la inversión. L a rotación d e u n a inversión e s m u y utilizada p a r a v e r la eficiencia d e dicha inversión o bien la m i n i m i z a c i ó n d e los tiempos. Si v e n d e m o s 1 2 , 0 0 0 u n i d a d e s de un artículo al a ñ o y normalmente t e n e m o s 2 , 0 0 0 d e dichas unidades en el inventario, d e c i m o s q u e d i c h a inversión t i e n e u n a rotación d e 6, o bien, q u e t e n e m o s e x i s t e n c i a p a r a d o s m e s e s d e venta. La rotación d e un producto X se calcula pues: Rotación del producto X = Unidades vendidas del producto X Unidades promedio en existencia producto X En o c a s i o n e s se utiliza la rotación referida a t o d a la i n v e r s i ó n productos. De tal manera que resulta: Rotacion d e productos terminados = Costo de ventas ($) Inventario de productos terminados ($) en D e b e m o s estar conscientes de las limitaciones d e un d a t o d e e s t e tipo. Está influenciado por la m e z c l a y por la c o n v e r s i ó n a términos financieros. D e e s t a m a n e r a se tiene TIEMPO CALCULO Período de Cobro Clientes Ventas a crédito + 360 Periodo de Venta Inventarío de productos terminados Costo de ventas + 360 Periodo de Producción Periodo de Pago La importancia Inventario de matrias primas Material consumido + 360 Proveedores Compras a Crédito + 360 del concepto rotación es obvia. M i e n t r a s m á s v u e l t a s l o g r e m o s d a r a la inversión, o b t e n d r e m o s liquidez. mayores rendimientos y B) E V A L U A C I O N DE LA ADMINISTRACION DEL C A P I T A L EN T R A B A J O Las m e d i d a s m a s c o m u n e s para evaluar las políticas s e g u i d a s e n el m a n e j o d e l capital neto en trabajo es o b t e n e r las r o t a c i o n e s reales para c a d a partida q u e lo integra y para el capital neto en trabajo e n f o r m a g l o b a l , e f e c t u a n d o adicionalmente el análisis correspondiente p a r a identificar en las variaciones c u a n d o es d e b i d o a c a m b i o s e n precios, en volúmenes y en eficiencia. Existen también p u e d e n ser de utilidad c o m o análisis específicos que es el c a s o d e l de ant g u e d a d de s a d o s o el de cuentas incobrables para la cartera, ya ejemplificados en el cap tulo III 4 - F L U J O DE EFECTIVO E f u o de efect vo representa en gran parte la salud financiera de la empresa ya q u e el efectivo permite efectuar el pago de la d e u d a a los acreedores, as nvers ones necesarias p a r a el m a n t e n i m i e n t o o el crecim ento en el equipo productivo, el pago de dividendos, etc. A) E V A L U A C I O N DEL FLUJO DE EFECTIVO En g u a f o r m a que el capital neto en trabajo el flujo de efectivo hay que e v a u a r o s e p a r a n d o el f ujo g e n e r a d o por las o p e r a c i o n e s d e l negocio, de generado por las transacciones financieras. Se d e b e a n a l zar c u a l e s son las f u e n t e s y a p l i c a c i o n e s d e l flujo d e o p e r a c i o n y en q u é se aplicó el excedente o c o m o fue f i n a n c i a d o el faltante El I n s t t u t o M e x i c a n o de Contadores Públicos en su Boletín B-ll, emite las r e g l a s d e p r e s e n t a c i ó n para el Estado de C a m b i o s en la S i t u a c i ó n F i n a n c i e r a en B a s e a Efectivo, el c u a l es un e s t a d o d e p r e s e n t a c i ó n obligator a a partir de 31 de d c embre de 1983, modificado por el boletín d e B - 1 2 d e a p c a c on ob g a t o r a a partir del ejercicio iniciado el 1 d e enero d e 1990 a G e n e r a c on y Ap cac on de Efect vo Fuentes d e Efect vo Ut dad - A u m e n t o de p a s v o A u m e n t o de cap ta oc a - D sm nu on de act vos A p cac one de Efect vo Perd d a s - A u m e n t o de act vos - D D m nuc on de pas vo m nu o n d e capta • D v dendos social. P a r a p o d e r o b t e n e r el flujo d e e f e c t i v o d e la i n f o r m a c i ó n contable p r e s e n t a d a en el Balance General y en el Estado de Resultados p a r a un período, se deben incluir todos los conceptos gue representen movimientos d e efectivo. En las partidas q u e proceden del Estado d e Resultados se presenta su cantidad correspondiente y en las partidas del B a l a n c e se t o m a solamente su m o v i m i e n t o , c o m p a r a n d o el s a l d o final c o n t r a el saldo inicial del período evaluado. Ejemplo L a e m p r e s a X p r e s e n t a s u s E s t a d o s F i n a n c i e r o s al 3 1 / 1 2 / 9 x y 31/12/ 9y. (millones d e p e s o s ) 199x 199x 199y Proveedores 812 1,250 Cartera Bancos corto plazo 500 1,582 Invéntanos Vene del Largo Plazo Total Circulante Total 1,312 3,832 Activo fijo P. Largo Plazo 4,000 4,000 Depreciación Vene, en Corto Pl azo Total Total 4,000 3,000 Activo Total Capital Soaal 3,000 3.000 438 563 Utilidad Neta 1,250 1,875 Total Capital 4,688 5,438 10,000 12,270 Efectivo 250 199y Utilidad Retenidas Pasivo y Capital — — 1.000 (1,000) 199x 199y 12,000 18.000 Costo de Ventas -6,500 -9.000 Utilidad Bruta 5,500 9,000 Gastos de Operación -2,000 -3.750 Utilidad de Operación 3,500 5,250 Intereses -1.000 •2. 450 Utilidad 2, 500 2,800 Impuestos -1.250 -925 1,250 1,875 Ventas Utilidad Neta INFORMACION ADICIONAL: • El i n c r e m e n t o en precios e insumos d e la empresa fue del 4 0 % en 1 9 9 y * . - E n 199y la e m p r e s a operó al 1 0 0 % d e su capacidad. - El crecimiento del PIB y d e la Industrial fue del 6 % en 199y. * La empresa está sujcla al régimen de control de precios. COMPAÑIAX F L U J O DE E F E C T I V O E N E L A Ñ O 199y OPERACION Utilidad Neta 1875 Depreciación 500 A) Total 2.375 Incremento de Cartera (700) Incremento de Inventario (875) Incremento de Proveedores B) Total A+B Incremento de Activo Fijo 438 (1,137) M.145) 48% 93 4%o T R A N S A C C I O N E S FINANCIERAS 1,082 Bancos Largo Plazo Incremento de Capital Pago de Dividendos Transacciones Financieras Flujo Neto de Efectivo 48% 1.238 Flujo de Operación Bancos Corto Plazo 100% (1.125) (43) 50 A N A L I S I S D E L C A P I T A L N E T O EN T R A B A J O 199X 199y Días venta efectivo 7.5 6 Días venta cartera 15 25 Días costo inventario 90 100 Días costo proveedores 45 50 Días venta C.N.T. Operativo 47 55 1,563 2,750 INC. en C.N.T. Operativo • 76% INC en Ventas - 50% INC. en Volumen - 7% _ 40% - (17%) C.N.T. Operativo ($) INC en Precio INC. en Eficiencia C.N T. C. N. T. = INC. = capital neto en trabajo incremento 4. O P T I M I Z A C I O N D E L C A P I T A L N E T O E N T R A B A J O L a i n v e r s i ó n d e r e c u r s o s e n u n a e m p r e s a e s t á d e t e r m i n a d a p o r la n e c e s i d a d de a p l i c a c i ó n de éstos en a c t i v o s fijos y e n c a p i t a l neto e n trabajo. La a d m i n i s t r a c i ó n del capital neto en trabajo parte de políticas g e n e r a l e s ; é s t a s s o n a p l i c a d a s en la operación diaria por el personal d e la e m p r e s a y generalmente, la f l e x i b i l i d a d d e las m i s m a s p u e d e llevar a t e n e r r e c u r s o s i n v e r t i d o s adicionales, a lo o r i g i n a l m e n t e p l a n e a d o . Es d e vital i m p o r t a n c i a , o b s e r v a r u n a política d e optimización del capital neto e n trabajo h a s t a el nivel mínimo de inversión, en el c u a l no se afecte la eficiencia representar operativa montos del muy negocio, ya que importantes y se esta inversión vuelve más puede crítica y d e m a n d a n t e en relación directa a la inflación. A c o n t i n u a c i ó n s e p r e s e n t a n a l g u n a s d e c i s i o n e s q u e se p u e d e n aplicar p a r a optimizar la a d m i n i s t r a c i ó n del capital en trabajo. A EFECTIVO. L a . e m p r e s a mantiene efectivo c o n objeto de: - O p e r a c i ó n normal. - Segundad. - Especulación. E x i s t e n d o s áreas principales d e o p o r t u n i d a d en la a d m i n i s t r a c i ó n d e efectivo. La primera, e n f o c a d a al sistema de concentración, es aplicable c u a n d o la e m p r e s a realiza c o b r o s en diferentes c i u d a d e s y tiene c o m o objeto a c e l e r a r el t i e m p o en tránsito d e l dinero. La s e g u n d a c o n s i s t e en minimizar el monto del efectivo c o n el cual se trabaja. a) S I S T E M A DE C O N C E N T R A C I O N Dentro del sistema bancario mexicano existen mecanismos de t r a n s f e r e n c i a d e f o n d o s q u e permiten a la e m p r e s a agilizar el t i e m p o en tránsito del dinero recolectado en plazas foráneas. Al evaluar c u a l q u i e r s i s t e m a d e e s t a naturaleza se d e b e efectuar un análisis del c o s t o d e l m i s m o c o m p a r a d o contra el beneficio {costo d e oportunidad del dinero). A l g u n o s sistemas pueden ser. - O r d e n e s d e pago. - T r a n s f e r e n c i a electrónica. - A p a r t a d o s postales. • REDUCIR EL TRANSITO: SISTEMAS DE CONCENTRACION • REDUCIR SALDOS EN CAJA Ejemplo: U n a e m p r e s a recolecta diariamente $ 4 5 millones en u n a plaza foránea y el t i e m p o en tránsito actual del dinero es d e cuatro días. El banco con el q u e t r a b a j a a c t u a l m e n t e (A), le ha ofrecido i m p l e m e n t a r un sistema de c o n c e n t r a c i ó n q u e reduciría el tránsito a un día, c o n un costo anual del s i s t e m a d e $ 1 2 millones; otro b a n c o (B), ofrece recolectar y situar de inmediato los fondos, de tal f o r m a q u e no existiría dinero en tránsito. El c o s t o d e e s t e s i s t e m a es d e $17 millones. La e m p r e s a puede invertir a u n a t a s a del 20%. Cobranza diana Tránsito actual Dinero en transito $ 45 Millones _x 4 $ 180 Millones Tasa de inversión Costo de Oportunidad Cobranza diana Ahorro en días tránsito Flujo disponible días 20°o $ 36 Millones Banco A Banco B $ 45Millones $ 45Millones x 3 días $ 135 Millones Tasa de inversión x 4 días $ 180 Millones 20°o 20°o Beneficio bruto $27 Millones $ 36 Millones Costo del sistema • - 17 Beneficio neto $ 15 Millones 12 $ 19 Millones b) D E C I S I O N E S EN R E L A C I O N A L E F E C T I V O EN C A J A - P l a n e a r lo m á s a d e c u a d a m e n t e posible el efectivo, t o m a n d o d e c i s i o n e s a n t i c i p a d a s a c e r c a d e los s o b r a n t e s o faltantes. - Invertir o p o r t u n a m e n t e los sobrantes, p o n i e n d o a trabajar el dinero o c i o s o a u n q u e sea en f o r m a temporal. - Utilizar el crédito b a n c a r i o , m a n i p u l a n d o los p r é s t a m o s por v a r i a c i o n e s estacionales. - C o b r a r lo m a s r á p i d a m e n t e posible . - O p e r a r c o n c e n t r a c ón e l e c t r ó n i c a c u a n d o sea posible en el lugar d o n d e h a g a m o s cobros importantes. - E f e c t u a r n u e s t r o s p a g o s por cheques, estableciendo un día específico . p a r a e lo o útil zar el c o r r e o . - Es i n c r e ble c o m o m e j o r a un estado d e c u e n t a bancario siguiendo esta polit ca 5. A D M I N I S T R A C I O N D E L C R E D I T O A. INVERSION EN C A R T E R A C o m o y a h e m o s m e n c i o n a d o , la inversión en c a r t e r a se tiene por el o t o r g a m i e n t o d e c r é d i t o d e la e m p r e s a a sus c l i e n t e s . En m u c h a s c o m p a ñ í a s r e p r e s e n t a m o n t o s importantes, por lo q u e se requiere un análisis d e t a l l a d o ; las políticas de crédito g e n e r a l m e n t e están basadas en las c o n d i c i o n e s q u e se t i e n e n q u e ofrecer p o r r e q u e r i m i e n t o s del mercado. En el c a m p o financiero, el análisis q u e se d e b e efectuar p a r a opciones en políticas de crédito, consiste en la comparación entre las c o n t n b u c i o n e s marginales y los costos asociados con la cartera (costo de oportunidad, nesgo oe incobrables, gastos administrativos) bajo diferentes opciones en el plazo otorgado a los clientes. Un aspecto q u e es muy importante y difícil d e cuantificar en la cartera, es el relat v o al costo que e n d e u d a m i e n t o . La m a y o r í a específica representa ésta en la capacidad de de las empresas de a c u e r d o a su situación ( m a g n i t u d , g i r o , r i e s g o , etc ) t i e n e n e s t a b l e c i d o por los a c r e e d o r e s un m o n t o max mo en su re ación d e pasivo a capital, y el estar c a n a z a n d o recursos a sus clientes puede llevar a la c o m p a ñ í a al I mite de crecimiento con fuentes externas de financiamiento. Los d e s c u e n t o s por pronto pago es u n a manera de agilizar la r e c u p e r a c ó n d e la cartera e incrementar el flujo de efectivo. La tasa a otorgar d e b e ser a t r a c t i v a a los clientes d e a c u e r d o a las c o n d i c i o n e s financieras del m e r c a d o . E j e m p l o : 3/10, n/30 e q u i v a l e a un 5 4 % a n u a l , 3 . 5 / 1 0 , n / 3 0 e q u i v a l e a un 6 3 % anual. A d i c i o n a l m e n t e c o n clientes q u e se c o n s i d e r e n d e alto riesgo e x i s t e la posibilidad d e solicitarles q u e o b t e n g a n u n a carta d e crédito b a n c a r i a para garantizar el p a g o d e sus c o m p r o m i s o s . A c o n t i n u a c i ó n se p r e s e n t a n d o s e j e m p l o s d e p r o y e c t o s de a u m e n t o d e v e n t a s m e d i a n t e la ampliación del plazo d e crédito. E j e m p l o 1: U n a e m p r e s a f a b r i c a n t e de estufas t i e n e un precio d e v e n t a p o r u n i d a d d e $ 1 0 , 0 0 0 y c o s t o s variables unitarios (incluyendo los a d m i n i s t r a t i v o s y d e v e n t a ) de $ 6 , 0 0 0 . T o d a su venta es a 30 días d e crédito y a c t u a l m e n t e vende 2 4 M I o n e s al a ñ o c o n c u e n t a s i n c o b r a b l e s del 1%. S e ha d e t e r m i n a d o q u e la e m p r e s a p u e d e i n c r e m e n t a r sus v e n t a s si o t o r g a un m a y o r plazo a los clientes d e la siguiente m a n e r a : PLAZO VENTAS ESPERADAS Polca A 45 días $30 Millones Política B 60 días $ 34 Millones CUENTAS INCOBRABLES 2% 4 12% Si los c o s t o s fijos d e $8 Millones al a ñ o p e r m a n e c e n c o n s t a n t e s b a j o c u a l q u i e r política d e crédito y el costo d e o p o r t u n i d a d d e la inversión en c a r t e r a es d e l 6 0 % a n u a l , ¿qué p o l í t i c a d e c r é d i t o d e b e s e g u i r compañía?. la -Miles de Pesos- ACTUAL A B 24,000 30,000 34,000 1 M Contribución 9,600 12,000 13,600 Cartera 2 000 3,750 5,667 2 C. Oportunidad 1.200 2 250 3,400 3 C Incobrables 240 600 1,400 (1-2-3) Beneficio 8.1P0 9.150 8,800 Ventas M e d i a n t e este análisis se concluye q u e f n a n c i e r a m e n t e la mejor política es la A, sin embargo, existen otras senes de consideraciones válidas: - Penetración de mercado (política B) - No incrementar la inversión (política actual). Es c o n v e n i e n t e mencionar q u e los s u p u e s t o s de c a m b i o en políticas, se realizan en este ejemplo de manera global, es decir se t o m a en cuenta el 100°O d e la venta a crédito. E j e m p l o 2: E n e s t e e j e m p l o se s u p o n e q u e es posible realizar n u e v a s v e n t a s e n u n a z o n a a c t u a l m e n t e no p e n e t r a d a y q u e el c a m b i o de política en plazo y el p o r c e n t a j e d e incobrables es marginal, sólo para los clientes n u e v o s , ( m i l e s d e pesos) Ventas Oías Cartera % Cuentas Incobrables Actúa! 24,000 30 2,000 1 240 Pol A 6.000 45 750 2 120 Total 2 750 30 000 Pol B Total 4.000 60 34.000 667 360 4 160 3 417 520 A B 24 000 30 000 34 000 Margen de Contrbucion (40°o 9 600 12,000 13,600 Cartera 2 000 2,750 3,417 2 Costo de Oportunidad {60°o) 1 200 1,650 2,050 3 Cuentas Incobrables 240 360 520 8 160 9,990 1 1,030 Miles de Pesos Ventas 1 {1 2 - 3 ) Beneficio ACTUAL En este e j e m p l o , d e s d e el punto d e vista f i n a n c i e r o , e s c o n v e n i e n t e p e n e t r a r las nuevas zonas d e ventas A y B c o n las políticas de crédito diferentes a las actuales de la compañía. B. P R I N C I P A L E S V A R I A B L E S EN LA D E C I S I O N DE N O R M A S D E CREDITO. 4 L a c o m p a ñ í a X v e n d e un producto a $ 1 0 la unidad. L a s v e n t a s (a crédito) p a r a este año fueron 60,000 unidades, El c o s t o v a r i a b l e p o r u n i d a d es d e $ 6 y el c o s t o unitario p r o m e d i o , d a d o un v o l u m e n d e ventas d e 6 0 , 0 0 0 u n i d a d e s es d e $8. La d i f e r e n c i a entre el costo promedio por u n i d a d y el c o s t o variable p o r u n i d a d d e $ 2 , r e p r e s e n t a la c o n t r i b u c i ó n de c a d a u n a d e las 6 0 , 0 0 0 u n i d a d e s a los costos fijos d e la e m p r e s a . L a e m p r e s a c o n s i d e r a u n a m e n o r r e s t r i c c i ó n e n las n o r m a s de c r é d i t o , e s p e r a n d o p r o d u z c a n un a u m e n t o de 5 % en las v e n t a s unitarias, a 63,000 unidades, un incremento e n el p e r í o d o de c o b r a n z a p r o m e d i o d e su nivel actual d e 30 a 4 5 días, y un a u m e n t o en los g a s t o s d e c u e n t a s incobrables del nivel actual d e 1 % de las ventas a 2%. El r e n d i m i e n t o requerido sobre las inversiones d e igual riesgo es d e 15°o. A fin de determinar si la c o m p a ñ í a X debe implementar la flexib i z a c i o n p r o p u e s t a en las n o r m a s d e crédito, d e b e e v a l u a r s e su efecto sobre la contribución d e las utilidades a partir d e ventas, el c o s t o d e la inversión marginal en c u e n t a s por cobrar y el costo d e los g a s t o s p o r c u e n t a s incobrables. 4 L a w r e n c e J G t m a n F u n d a m e n t o s de A d m nistracion F nanciera Haría. 3 a e d i c o n 296 Pag Este análisis difiere de los ejemplificados en las páginas anteriores, en q u e se c o n s i d e r a para el costo d e inversión marginal en cartera, sólo el c o s t o de las u n i d a d e s y no éste más el m a r g e n d e la empresa. Se considera razonables que y es ambos análisis responsabilidad del presentan perspectivas administrador financiero, d e t e r m i n a r cuál es el m á s a d e c u a d o a utilizar en la e m p r e s a . EFECTOS DE UNA FLEXIBILIZACION EN LAS NORMAS DE CREDITO5 Contribución de utilidades adicionales a partir de ventas (3 000 unidades) X ($l0-$6) $12,000 Costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar Inversión promedio con el plan propuesto (60 000 x $8) + ( 3 , 0 0 0 x $6) 8 _ $498 000 " 8 Inversión promedio con el plan actual 60 000 x $8 _ $480 000 12 " 12 Inversión marginal en cuentas por cobrar Costo de la inversión marginal $40,000 $22,250 ($3 338) $22,250 x 0 15 Costo de cuentas incobrables marginales Cuentas incobrables con el plan propuesto 63 000 x $10 x 2% $12,600 Cuentas incobrables con el plan actual 60 000 x $10 x 1% Costo de cuentas incobrables marginales = Ut dad con el plan propuesto 5 Ibd Pag 299 $6.000 ($6.600) $2,062 C. C O N D I C I O N E S DE CREDITO. 6 Las condiciones d e crédito d e una e m p r e s a especifican los términos de pago estipulados parta los c l i e n t e s q u e o p e r a n a c r é d i t o . C o n d i c i o n e s 2/10, n/30. Las condiciones d e crédito c o m p r e n d e n tres aspectos: 1).- Descuentos por pronto pago si se estipula. 2).- El período de descuento por pronto pago. 3).- El período de crédito. Los c a m b i o s en cualquier cláusula de las condiciones de crédito de la e m p r e s a pueden afectar su rentabilidad total. EJEMPLO.- La c o m p a ñ í a X c o n s i d e r a establecer un descuento en efectivo del 2 % por pronto pago dentro de los 10 días después d e la compra. El tiempo promedio actual de cobranza de la empresa es de 30 días 360 (rotación 30 = 12), se realizan ventas a crédito por 60,000 unidades, cuyo costo variable u n t a r i o es de $6 y el costo promedio por unidad de $8 La e m p r e s a espera q u e al establecer el descuento por pronto pago, el 6 0 % de sus ventas sea según este sistema, así como un aumento en las v e n t a s d e 5 % Se e s p e r a q u e el período p r o m e d i o de cobranza se reduzca a 15 d as ( R O T A C I O N = 360 IO = 24). Los g a s t o s por c u e n t a s incobrables se espera q u e d i s m i n u y a n del nivel actúa de 1 % de las ventas a 0 5°o del importe de éstas. 6 Ibid Pag 303 EFECTOS DE E S T A B L E C E R UN D E S C U E N T O POR PRONTO PAGO7 Contribución de utilidades adicionales a partir de ventas: (3 000 Unidades) x ($10 - $6) $12,000 Costo de inversión marginal en C x C Inversión promedio con el plan propuesto (60 000 x $8) + (3 000 x $6) _ $498,000 24 " 24 <.9ft 7C . n 3>¿U / b U Inversión promedio con el plan actual (60 000 x $8) 12 _ " $480000 12 40 000 ($19.250) Invers on marg nal en C X C Costo de a nverson marg nal en C X C $19 250 x 15 $2,888 Costo de cuentas incobrab es marg nales Cuentas incobrab s en el plan propuesto 63 000 x 10 x 5oo $3 150 Cuentas ncobrables en el plan actual 60 000 x $10 x 1°0 6.000 $2 850 Costo de cuentas incobrables marginales Costo de descuento por pronto pago 63 000 x $10 x 60° t dad en el p an propuesto 7 Ihid Pjü W ($7.560) x 2°o $10.178 C A P I T U L O VIII. Es de vital PLANEACION F I N A N C I E R A importancia p a r a el e j e c u t i v o d e crédito y cobranza, c o m p r e n d e r el proceso de planeación financiera para poder colaborar en el e s t a b l e c i m i e n t o d e políticas d e c r é d i t o a c o r d e s a Ja c a p a c i d a d f i n a n c i e r a d e la c o m p a ñ í a , así c o m o p a r a la correcta evaluación de las solicitudes d e crédito de los clientes. 1. N A T U R A L E Z A DE LA F U N C I O N Es importante entender con claridad la importancia y naturaleza de la f u n c i ó n d e p l a n e a c i ó n f i n a n c i e r a . E s t a no t i e n e p o r qué ir a s o c i a d a a e m p r e s a s c o n p r o b l e m a s o de alto riesgo. Por otra parte es una función vital para la mayoría de las empresas. U n a e m p r e s a próspera y lucrativa es probable que requiera más efectivo para inversiones en cuentas por cobrar, inventario y activo fijo y por c o n s e c u e n c i a encontrarse con un problema financiero. 2 S I S T E M A DE P L A N E A C I O N F I N A N C I E R A El s i s t e m a d e p l a n e a c i ó n f i n a n c i e r a f o r m a parte del proceso general de planeación de la empresa. Los presupuestos operativos y de inversiones son la base i n m e d i a t a para la d e t e r m i n a c i ó n del plan financiero. Este deberá indicar el monto de las n e c e s i d a d e s financieras y la m a n e r a más adecuada de satisfacerlas. Para la d e t e r m i n a c i ó n del plan financiero normalmente se utilizan estados financieros p r e s u p u e s t a d o s ( p r o f o r m a ) q u e d e b e n reflejar, en c o n g r u e n c i a c o n los p r e s u p u e s t a d o s y a e l a b o r a d o s , los resultados, inversiones y flujo d e efectivo esperados. El pronóstico d e efectivo (a muy corto p l a z o ) i n d i c a la c a n t i d a d d e f o n d o s q u e se n e c e s i t a r á n m e s por m e s , s e m a n a por s e m a n a y aun día por día. A) M O D E L O DE PLANEACION F I N A N C I E R A Los principales elementos del proceso d e p l a n e a c i ó n f i n a n c i e r a son los siguientes: Metas y objetivos de la empresa + Planes a largo plazo I Presupuesto de Ventas a largo plazo i 1 Presupuesto de Ventas a Corto Plazo Presupuesto Operativo y de Inversiones a Largo Plazo I i Presupuesto operativo y de inversiones a Corto Plazo i Plan Financiero a Largo Plazo Plan Financiero a Corto Plazo I Pronosticos de Efectivo Estados Financeros Proforma • Estado de Resultados Balance Genera Flujo de Efectivo La p a r t i c i p a c i ó n d e la a d m i n i s t r a c i ó n de c a r t e r a p o r parte del d e p a r t a m e n t o d e c r é d i t o s y c o b r a n z a s , es muy i m p o r t a n t e en la elaboración del plan financiero a corto plazo, ya que este d e p a r t a m e n t o es el r e s p o n s a b l e d e la e l a b o r a c i ó n del p r o n ó s t i c o de cobranza. 3. E S T R U C T U R A FINANCIERA Existen d o s decisiones p a r t i c u l a r m e n t e i m p o r t a n t e s en el diseño d e la estructura financiera de la e m p r e s a : - El grado de capitalización d e la e m p r e s a (financiamiento a largo plazo/activo total). - La palanca financiera (relación pasivo/capital). A) C A P I T A L I Z A C I O N L a c a p i t a l i z a c i ó n d e la e m p r e s a d e b e estar en r e l a c i ó n c o n la estructura de p e r m a n e n c i a de los activos. Esto significa q u e debe p r o c u r a r s e q u e los a c t i v o s p e r m a n e n t e s d e la e m p r e s a estén financiados c o n fondos a largo plazo. El f n a n c i a m i e n t o a corto plazo p a r a hacer frente a necesidades p e r m a n e n t e s p u e d e llegar a ser p e l i g r o s o . U n a f i r m a rentable p u e d e llegar a verse incapacitada p a r a cumplir sus obligaciones a corto plazo si los fondos t o m a d o s están ligados a necesidades del activo p e r m a n e n t e (incluyendo capital de trabajo p e r m a n e n t e ) . B) P A L A N C A F I N A N C I E R A L a proporción d e pasivo q u e u n a e m p r e s a planea contratar en relación a su capital contable estara en función del: a) Riesgo Deseado. b) C o s t o Deseado.. - Costo de las f u e n t e s d e financiamiento. - Proporción d e activos monetarios - Situación fiscal g e n e r a l y d e la empresa. 4. P R O N O S T I C O DE E F E C T I V O El pronóstico d e efectivo es u n a h e r r a m i e n t a d e g r a n utilidad p a r a e v a l u a r la liquidez en el corto plazo, y a que permite d e t e r m i n a r los e x c e d e n t e s o faltantes d e efectivo q u e se e s p e r a n y p l a n e a r las a c c i o n e s de financiamiento o d e inversiones a corto plazo. Es conveniente separar los en la e l a b o r a c i ó n d e l p r o n ó s t i c o d e ingresos y egresos en efectivo efectivo producto de la o p e r a c i o n d e los g e n e r a d o s por transacc o n e s financieras. De esta manera se puede visualizar cualquier problema de liqu dez así c o m o sus c a u s a s i n m e d i a t a s ; t o m a r a n t i c i p a d a m e n t e las m e d das n e c e s a r i a s y asignar el flujo d e efectivo d e m a n e r a prior tana. Es importante resaltar el e n f o q u e a corto plazo del pronóstico d e efectivo, el cual implica f o r m a t o s d e e l a b o r a c i ó n c o n un d e s g l o s e de partidas acorde c o n el objetivo q u e se pretende. No existe un formato estándar empresas. de pronóstico de efectivo para todas las C a d a c o m p a ñ í a d e b e r á diseñarlo t o m a n d o en c u e n t a s u s partidas particulares q u e le g e n e r e n e n t r a d a s o salidas d e efectivo. Ejemplo.- La c o m p a ñ í a C o m e r c i a l se d e d i c a a la c o m p r a v e n t a d e mesas y d e s e a elaborar un pronóstico de efectivo para los m e s e s de octubre, noviembre y diciembre de 199x, utilizando la siguiente información (miles de pesos): - Ventas Pronosticadas • V e n t a s Reales - Agosto $ 2,000 - Octubre $2 0 0 0 - Septiembre $ 1,500 - Noviembre $3,400 - Diciembre $ 5,000 - Enero-9y $6,000 - Las ventas se efectúan 6 0 % al c o n t a d o , 3 0 % a 30 días y 10% a 6 0 días, adicionalmente existe un ingreso fijo por rentas c o b r a d a s de $ 3 0 0 c a d a mes. - Las u n i d a d e s se c o m p r a n un mes antes d e ser v e n d i d a s y el costo d e éstas representa un 6 0 % sobre el precio d e venta. - Se tiene contratado un crédito a largo plazo por $5,000 al 6 0 % anual c o n p a g o de intereses y amortización de principal en m a r z o , junio, s e p t i e m b r e y diciembre d e c a d a a ñ o ; el principal se amortiza en 10 p a g o s iguales d e $ 5 0 0 . - Se p a g a a los v e n d e d o r e s u n a c o m i s i ó n de 5 % sobre las ventas totales. - Los costos fijos son: - Octubre $420 - Noviembre $420 - Diciembre $840 - En n o v i e m b r e se tiene q u e pagar $ 4 8 0 d e impuestos. - El m o n t o d e disponibilidades d e financiamiento adicional, la e m p r e s a lo e s t i m a en $2,800, revolvente a corto plazo c o n pago d e interés m e n s u a vencido al 5%. - Los accionistas d e s e a n se les p a g u e c o m o dividendos $ 4 5 0 en d i c i e m b r e o la m a x i m a c a n t i d a d p o s ble de acuerdo al flujo d e efectivo. - El saldo actual en caja es $340, el m í n i m o requerido es $100. COMPAÑIA COMERCIAL PRONOSTICO DE EFECTIVO (Miles de pesos) A • B - OCT NOV PIC 340 100 100 1 200 2,040 3.000 • C o b r a n z a 30 días p a z o 30°«) 450 600 1.020 C o b r a n z a 60 días plazo (10%) 200 150 200 300 300 300 2 150 3,090 4,520 2 040 3,000 3.600 • C o m s ones 100 170 250 - Costos F jos 420 420 840 S A L D O INICIAL DE EFECTIVO INGRESOS. • C o b r a n z a Contado (60 o) - Arrendamiento Total C- EGRESOS - Compras Contado 480 Impuestos Tota D • FLUJO DE O P E R A C I O N (B C) E - S A L D O DISPONIBLE (A + D F - C O M P R O M I S O S FINANCIEROS _ 2 560 4 070 4.690 (41 ) 980 (170) (70 (880) (70) (750) Pago de Intereses Pago de Pas vo a Largo P azo Intereses F nanc amiento Ad c - (500) (9) (58) 1163) Pago de D videndos 9) (1,471) (889) (1,541) 170 989 1,641 10 100 100 Tota) - G - S O B R A N T E O (FALTANTE) (E + H - F I N A N C I A M E N T O ADICIONAL I - S A L D O FINAL DE EFECTIVO G (70 C A S O PRACTICO.- La c o m p a ñ í a H, c o m e r c i a l i z a d o r a de lámparas desea elaborar un p r o n ó s t i c o d e efectivo para los m e s e s d e octubre, noviembre y d i c i e m b r e d e 199x, utilizando la siguiente información: - L a s v e n t a s e s t i m a d a s en unidades y miles d e pesos son: Octubre 2,500 $ Noviembre 4,000 $ 8,000 Diciembre 6,000 $12,000 10,000 $20,000 E n e r o 199y 5,000 - El precio d e v e n t a por u n i d a d es de $ 2 , 0 0 0 - El 5 0 % d e la v e n t a es al c o n t a d o y el resto se cobra d u r a n t e el m e s siguiente. - E n s e p t i e m b r e s e vendieron 5,400 u n i d a d e s - El costo d e los artículos es $ 1 , 0 0 0 por unidad. - L a s c o m p r a s se realizan un mes antes d e ser v e n d i d a s y se p a g a 7 5 % d e c o n t a d o y es resto al siguiente mes - Se p a g a el 1 0 % d e comisiones al efectuarse la venta. - Los c o s t o s fijos son $ 6 0 0 , 0 0 0 p a g a d e r o s c a d a mes. -El saldo m í n i m o en caja debe ser de un millón. -La compañía puede contratar, de ser necesario, financiamiento a d i c i o n a l a c o r t o plazo hasta por d o s millones, revolvente a seis m e s e s d e plazo c o n interés al 5 % mensual vencido. - E n octubre se tiene que pagar impuesto por $900,000. - E n n o v i e m b r e se d e b e r á p a g a r un pasivo ya contratado $300,000 de intereses m á s $ 4 0 0 , 0 0 0 de amortización principal. - En d i c i e m b r e los accionistas d e s e a n q u e se les pague como dividendos $ 4 , 0 0 0 , 0 0 0 o la mayor c a n t i d a d posible de a c u e r d o al flujo de efectivo ( d i s p o n i e n d o si es necesario el financiamiento de corto plazo) COMPAÑIA H PRONOSTICO DE EFECTIVO (Miles de pesos) OCT NOV DIC 1,000 3,275 2,175 - Cobranza Contado (50%) 2,500 4,000 6,000 - Cobranza 30 d'as plazo (50%) 5.400 2 .500 4,000 Total 7 900 6 500 10.000 3 000 4,500 7,500 Compras 30 días (25%) 625 1,000 1,500 Comsiones 500 800 1.20 0 - Costos Fijos 600 600 600 - Impuestos 900 A- SALDO INICIAL DE EFECTIVO B- INGRESOS C- EGRESOS - Compras Contado (75%) Total :— : 5 625 6,900 10.800 2 275 (400) (800) 3 275 2,875 1,375 • Pago de ntereses - (300) - Pago de Pasivo • (400) D- FLUJO DE OPERACION (B C) E- SALDO DISPONIBLE (A + D) F- COMPROMISOS FINANCIEROS • Intereses Finannamiento Adiconal - Pago de Dividendos - Total - G SOBRANTE O FALTANTE (E F) H FINANCIAM ENTO ADICIONAL I SALDO FINAL DE EFECTIVO G + H) 3 275 (700) 2 1 75 (2.375) (2.375) (1.000) 2 000 3 275 2 175 1.000 C O N C L U S I O N E S El crédito f u n d a m e n t a l m e n t e está b a s a d o en la confianza y operarlo c o n éxito d e p e n d e de q u e a las p e r s o n a s q u e se les concede c u m p l a n c o n sus p r o m e s a s d e p a g o , y m a n t e n g a n b u e n a s intenciones d e s d e q u e lo solicitan; sin e m b a r g o s a b e m o s d e a n t e m a n o que algunos no lo harán. E n la m e d i d a q u e se otorga crédito, a u m e n t a la inversión en c u e n t a s por c o b r a r y el riesgo d e tener p é r d i d a s por cuentas incobrables; p e r o a su v e z , e s p e r a m o s q u e al realizar m a y o r e s ventas la contribución a las u t i l i d a d e s s e a lo s u f i c i e n t e m e n t e g r a n d e para que nos r e p o r t e un beneficio mayor a los costos anteriormente mencionados. A l m a n e j a r el crédito, d e b e m o s estar atentos a vigilar y c o n t r o l a r las a c c i o n e s en este d e p a r t a m e n t o , y a q u e si se descuida y q u e d a fuera d e c o n t r o l p u e d e o c a s i o n a r g r a n d e s p e r d i d a s o inclusive el f r a c a s o d e la empresa. Al e x t e n d e r el crédito a los clientes d e b e m o s hacer o s'empre p e n s a n d o en minimizar el riesgo y manteniendo un estricto contro sobre el crédito y la c o b r a n z a A l analizar el p r o b l e m a del crédito, es esencial hacer un análisis realista de los b e n e f i c i o s marginales y enfrentarlos a los c o s t o s y gastos marginales, para en base a estos estudios contar con un marco de r e f e r e n c i a en el a s p e c t o f i n a n c i e r o q u e n o s a y u d e a u n a t o m a de d e c i s i ó n correcta. L a s p o l í t i c a s crediticias d e b e n ser p l a n e a d a s en el p r i m e r nivel d e la o r g a n i z a c i ó n y a q u e c o m p r e n d e n d e c i s i o n e s administrativas y d e a m p l i o criterio q u e no d e b e n ser d e l e g a d a s a subordinados. ¿ Q u é se e s p e r a c u a n d o se maneja el crédito? E s p e r a m o s q u e el crédito nos aporte v e n t a s adicionales. ¿ A p o r t a r á las s u f r i e n t e s v e n t a s a d i c i o n a l e s p a r a c u b r i r los c o s t o s y gastos adicionales? E s p e r a m o s por s u p u e s t o q u e el crédito inducirá a los clientes a c o m p r a r m á s , pero d e b e m o s ser c u i d a d o s o s al revisar los estudios p a r a evaluar si los beneficios son los esperados. T a m b i é n p u e d e ser nuestro propósito principal atraer a nuevos y m e j o r e s c l i e n t e s q u e no t e n e m o s a c t u a l m e n t e , un g r u p o d e m a y o r p o d e r d e c o m p r a o más diversificado. ¿ S u c e d e r á e s t o ? . L a s v e n t a s a los clientes actuales y las ventas a d i c i o n a l e s a los clientes nuevos, ¿se darán para justificar los c a m b i o s administrativos y los g a s t o s adicionales? No hay n a d i e q u e p u e d a d e c i r n o s la respuesta precisa. Q u i z á la única f o r m a de s a b e r l a d e m a n e r a segura es concediendo el crédito y viendo lo q u e sucede. Afortunadamente ayudaran contamos con al e j e c u t i v o herramientas de g r a n de crédito a tener bases p a r a utilidad que apoyar sus d e c i s i o n e s , sin olvidar por otro lado el criterio personal en c a d a caso. E n la p r á c t i c a e x i s t e n m u c h o s factores que son e x c l u s i v o s d e empresa y que no p u e d e n una m e d i r s e con p r e c s i o n ; p o r e j e m p l o el p r o d u c t o q u e m a n e j e , el tipo d e el entes con que trate, la u b i c a c i ó n , la i m a g e n q u e t e n g a ante los clientes y la nueva magen q u e p o d r í a tener, etc. De h e c h o , p u e d e ser negativo q u e los el entes que p a g a n al c o n t a d o e m p e c e n a c o m p r a r a h o r a a c r é d t o , si esto no significa un v o l u m e n mayor d e ventas y un beneficio adicional Las d e c i s i o n e s sobre el otorgamiento y e estabecimiento d e las políticas d e c r é d i t o y c o b r a n z a s o n muy importantes, por lo tanto d e b e m o s ser muy cuidadosos al preparar la información s o b r e estimaciones y p r o n ó s t i c o s q u e nos p u e d e n llevar a fal as - en realidad no s a b e m o s la f o r m a en q u e r e s p o n d e r á n los c l i e n t e s a los c a m b i o s en la p o l í t i c a crediticia; es prácticamente imposible saber con certeza cómo r e s p o n d e r á n los c l i e n t e s actuales y los n u e v o s a un e n f o q u e c o m e r c i a l distinto. Sin e m b a r g o , hay q u e tener siempre p r e s e n t e q u e haciendo u s o d e las h e r r a m i e n t a s f i n a n c i e r a s a d e c u a d a s y el a m p l i o c r i t e r i o del a d m i n i s t r a d o r o e j e c u t i v o d e créditos y c o b r a n z a s aplicado a c a d a caso y d e acuerdo a las c i r c u n s t a n c i a s , el nesgo por pérdidas se minimiza. BIBLIOGRAFIA 1 - Ettinger Richard P y Golieb David E , Credits and Collections, fifth edition, Prentice Hall Inc 1962 Englewood Cliffs N J 2.- Gitman. Lawrence J , Fundamentos de Administración Financiera. 3a edición, Haría México 1986, Mexico DF 3 • Hayes, Stephan, Crédito y Cobranzas Guía Práctica 1a edición, E C.AS.A 1987, Mexico, D.F 4 - Johnson Robert W . Administración Financiera 3* edición, C E C S A 1977 Mexico D F 5 -Johnson, Robert W & Melincher Ronald W , Administración Financiera,5a edición, C E C S A , 1989. México D F 6 -Ley de Títulos y Operaciones de Crédito 7 Ley de Impuesto sobre la Renta y su reglamento 8 -Molina Aznar Victor E Dínamtca del Crédito y la Cobranza, 1a edición E C A S A 1985 Mexico D F 9 Seder John W , Crédito y Cobranzas 1a edición C E C S A , 1983 Mexico, D F 10 - Van Horne James C , Fundamentos de Adm nistracion Financiera, 7a Edición Prentice Hall Hispanoamericana 1989. México, D F 11 - Villasenor Fuente, Em io E ementos de Adm mstracion de Crédito y Cobranza 3a edición Trillas 1985 Mexico DF 12 - Weston J Fred y 8ngham Eugene F Finanzas en Administración 7a edición Me Graw-Hill Interamencana 1984 Mexico, D F 13 - Weston J Fred y Bngham Eugene F Fundamentos de Administración Financiera 7* edición McGraw-Hill Interamencana, 1987 México, D F 14-WeslonJ Fred y Copeland Thomas E Finanzas en Administración, 8 edición McGraw Hill Interamencana, 1988 Mexico D F