PRONUNCIAMIENTO N° 539-2013/DSU Entidad: Servicio de Administración Tributaria de Lima - SAT Referencia: Adjudicación Directa Selectiva N° 011-2013/SAT, convocada para la “Adquisición de papel higiénico, papel toalla y jabón líquido para la Sede Central, agencias y depósitos de la Institución”. 1. ANTECEDENTES Mediante Oficio Nº 703-091-00000022, recibido el 04 de junio de 2013, el Presidente del Comité Especial remitió al Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) las cuatro (4) observaciones presentadas por el participante PRODUCTOS TISSUE DEL PERÚ S.A., así como el informe técnico con el respectivo sustento, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 28° del Decreto Legislativo Nº 1017, modificada mediante Ley Nº 29873, en adelante la Ley, y el artículo 58º de su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo Nº 184-2008-EF, modificado mediante Decreto Supremo Nº 138-2012-EF, en adelante el Reglamento. Al respecto, resulta importante resaltar que, atendiendo a lo dispuesto por el artículo 58º del Reglamento, independientemente de la denominación que les haya dado el participante, este Organismo Supervisor se pronunciará únicamente respecto de: a) las observaciones presentadas por el solicitante que no hayan sido acogidas o son acogidas parcialmente; b) las respuestas a las observaciones del solicitante que, pese a ser acogidas, son consideradas por éste contrarias a la normativa; o, c) el acogimiento de las observaciones formuladas por un participante distinto al solicitante, cuando este último manifieste que considera tal acogimiento contrario a la normativa; siempre que el solicitante se haya registrado como participante hasta el vencimiento del plazo previsto para formular observaciones. Cabe indicar que, para efectos de la emisión del pronunciamiento respectivo, se mantendrá el número correlativo de las observaciones consignadas en el pliego absolutorio respectivo. En relación con lo anterior, se aprecia que la Observación Nº 3 fue acogida por el Comité Especial, por lo que este Organismo Supervisor no se pronunciará sobre el particular. Asimismo, si bien del pliego absolutorio respectivo se advierte que las Observaciones N° 1 y N° 2 figuran como acogidas, del contenido de la respuesta dada por el Comité Especial se aprecia que éstas fueron acogidas parcialmente, por lo que este Organismo Supervisor no se pronunciará respecto de los extremos acogidos. Así también, a pesar que la Observación Nº 4 figura como acogida, del contenido de la absolución se advierte que ésta no ha sido acogida conforme a lo 2 solicitado por el recurrente, por lo que este Organismo Supervisor se pronunciará al respecto. De otro lado, respecto de la elevación de las consultas formuladas por el observante, considerando que dicho supuesto no se encuentra dentro de las causales previstas por la normativa precedentemente citada para para la emisión del Pronunciamiento respectivo, este Organismo Supervisor no se pronunciará respecto de ellas. Todo ello, sin perjuicio de las observaciones de oficio que puedan realizarse al amparo de lo previsto por el inciso a) del artículo 58° de la Ley. 2. OBSERVACIONES Observante: PRODUCTOS TISSUE DEL PERÚ S.A. Observaciones N° 1 y Nº 2 Contra las especificaciones técnicas de los productos En relación con las Observaciones Nº 1 y Nº 2, del pliego de absolución de consultas y observaciones se advierte que el observante sostiene que la Entidad podría solicitar para los ítems 2 y 3, respectivamente, “(…) una muestra del dispensador a instalar y que el producto cotizado sea compatible con el dispensador”. Asimismo, señala que “(…) el postor que gane la buena pro tiene que entregar en calidad de préstamo dispensadores compatibles con el producto que ofertó”, por lo que se infiere que el recurrente solicitaría que se incluyan las referidas disposiciones en las Bases del proceso para los ítems 2 y 3. Pronunciamiento De conformidad con el artículo 13° de la Ley, concordado con el artículo 11° del Reglamento, la definición de los requerimientos técnicos mínimos es de exclusiva responsabilidad de la Entidad, salvaguardando la mayor concurrencia de proveedores en el mercado y considerando criterios de razonabilidad, congruencia y proporcionalidad. Así, los requerimientos técnicos mínimos cumplen con la función de asegurar a la Entidad que el postor ofertará lo mínimo necesario para cubrir adecuadamente la operatividad y funcionalidad de lo requerido. En el presente caso, si bien el recurrente no ha señalado de forma expresa las razones o los fundamentos por los cuales estaría elevando las observaciones, se colegiría que su cuestionamiento estaría encaminado a que la Entidad solicite una muestra del dispensador a instalar, así como que el producto ofertado sea compatible con el dispensador, para los ítems 2 y 3. Al respecto, como ya se ha puesto de manifiesto, resulta responsabilidad exclusiva de la Entidad la determinación de los requerimientos técnicos mínimos y las especificaciones técnicas de los bienes solicitados, por lo que en el caso materia de 3 análisis, el recurrente estaría cuestionando un aspecto que es competencia exclusiva de la Entidad. En tal sentido, en tanto el observante cuestiona un aspecto sin tener facultades para ello, y al no haber expuesto los fundamentos necesarios ni aportar la información que sustente el pedido de las muestras, este Organismo Supervisor ha decidido NO ACOGER las Observaciones N° 1 y Nº 2 en el referido extremo. En cuanto al pedido del recurrente de establecer en las Bases que el ganador de la buena pro debe otorgar en préstamo los dispensadores compatibles con el producto ofertado, de las especificaciones técnicas previstas en las Bases se advierte que claramente la Entidad ha dispuesto que los dispensadores para los ítems materia de cuestionamiento –ítems 2 y 3– se brindarán “en calidad de préstamo” y que además incluirá la instalación, la cual “se realizará en coordinación con la división de servicios administrativos”. Por tanto, reiterando que es facultad exclusiva de la Entidad la determinación de los requerimientos técnicos mínimos, y teniendo en cuenta que lo solicitado por el observante se encuentra previsto expresamente en las Bases, CARECE DE OBJETO que este Organismo Supervisor se pronuncie al respecto. Observación N° 4 Contra el cronograma de entregas Sobre el particular, el recurrente cuestiona respecto del ítem 3, que en el cronograma de entregas se solicite que por cada entrega parcial una cantidad de trescientos cincuenta (350) rollos de papel toalla, toda vez que dicha cantidad no es múltiplo de seis (6), por lo que solicita que en el cronograma de entregas se permita que las entregas parciales sean múltiplo de la cantidad que admite la presentación del producto (seis unidades), cumpliendo la totalidad de rollos solicitados para los doce (12) meses. Pronunciamiento Conforme se ha manifestado previamente, de conformidad con el artículo 13º de la Ley y el artículo 11º del Reglamento, la definición de los requerimientos técnicos mínimos es de exclusiva responsabilidad de la Entidad, salvaguardando la mayor concurrencia de proveedores en el mercado. De este modo, los requerimientos técnicos mínimos cumplen con la función de asegurar a la Entidad que el postor ofertará lo mínimo necesario para cubrir adecuadamente la operatividad y funcionalidad de lo requerido. No obstante, dicha facultad debe considerar criterios de razonabilidad, congruencia y proporcionalidad. En el caso materia de análisis, si bien la Entidad determinó acoger la observación y en consecuencia modificar las cantidades previstas para cada una de las entregas parciales en lo que respecta al ítem 3, es posible apreciar que dichas cantidades siguen sin encontrarse acorde a lo solicitado por el observante, es decir, ninguna de ellas es múltiplo de seis (6), por lo que dicho requerimiento no se encuentra acorde con la forma de presentación del producto (caja de seis unidades). 4 En consecuencia, considerando que las cantidades parciales a entregar deben encontrarse acorde con la forma de presentación del producto, siendo que en el caso del ítem 3 se ha determinado que sea presentado en una caja de seis unidades conforme se advierte de las especificaciones técnicas previstas en las Bases, este Organismo Supervisor ha decidido ACOGER la Observación N° 4. En virtud de ello, con ocasión de la integración de las Bases, deberán reformularse las cantidades contenidas en el cronograma de entregas en lo que respecta al ítem 3, estableciendo cantidades parciales acorde con la forma de presentación del producto, es decir, consignado cantidades para cada entrega que resulten ser múltiplos de seis (6). 3. CONTENIDO DE LAS BASES CONTRARIO A LA NORMATIVA SOBRE CONTRATACIONES DEL ESTADO En ejercicio de su función de velar por el cumplimiento de la normativa vigente en materia de contrataciones del Estado, conforme a lo señalado en el inciso a) del artículo 58° de la Ley, este Organismo Supervisor ha procedido a realizar la revisión de las Bases remitidas, habiendo detectado el siguiente contenido contrario a la Ley y el Reglamento. 3.1. Modalidad de ejecución contractual En el numeral 1.7 del Capítulo I de la sección específica de las Bases se ha establecido que la modalidad de ejecución contractual del presente proceso de selección es la de “llave en mano”. De acuerdo a lo dispuesto en el artículo 41º del Reglamento, a través de la modalidad de ejecución contractual de llave en mano, el postor debe, en el caso de contratación de bienes, ofertar, además de su entrega, su instalación y puesta en funcionamiento. En ese sentido, deberá precisarse en las Bases Integradas con claridad y precisión en qué consistirá la instalación y puesta en funcionamiento de los bienes objeto de la presente convocatoria; caso contrario, deberá suprimirse del numeral 1.7 del Capítulo I del Capítulo I de la sección específica de las Bases la indicación de que la modalidad de ejecución contractual es la de “llave en mano”. 3.2. Cronograma de entregas Conforme puede advertirse del cronograma de entregas establecido en el Capítulo III de la sección específica de las Bases, las cantidades de las entregas parciales previstas para cada uno de los ítems no resultan acorde con la forma de presentación de los productos. 5 En efecto, de la revisión de las especificaciones técnicas establecidas, se advierte que para el ítem 1 se ha previsto que la entrega se realizará en cajas de dieciocho (18) unidades, para el ítem 2 en caja de doce (12) unidades, y para el ítem 3 en caja de seis (6) unidades. En tal sentido, considerando la forma de presentación y empaque de los productos requeridos, deberá reformularse las cantidades parciales previstas para cada entrega por cada uno de los ítems convocados, de tal manera que éstas resulten acordes con las señaladas formas de presentación, en consonancia con lo señalado en la absolución de la Observación N° 4 del presente Pronunciamiento. 3.3. Factor de evaluación referido a la Certificación ISO 14001:2004 Si bien podría resultar pertinente otorgar puntaje a los postores que cuenten con la referida certificación ISO, en las Bases Integradas la Entidad deberá precisar cuáles serán los aspectos de dicha certificación que deberán acreditarse para obtener el puntaje respectivo. 3.4. Proforma de contrato - Deberá precisarse en la cláusula undécima de la proforma el plazo de máximo responsabilidad del contratista por vicios ocultos, conforme con lo dispuesto en el artículo 50º de la Ley. - En la cláusula décimo tercera de la proforma del contrato, se hace referencia a “F = 0.25 para plazos mayores a sesenta (60) días” y a “F = 0.40 para plazos menores o iguales a sesenta (60) días”, para la aplicación de penalidades, por lo que en las Bases Integradas, deberá precisarse el valor que “F” tendrá para el cálculo de las penalidades en la presente contratación, según corresponda, en atención a lo dispuesto en el artículo 165º del Reglamento. 4. CONCLUSIONES En virtud de lo expuesto: 4.1 El Comité Especial deberá cumplir con lo dispuesto por este Organismo Supervisor al absolver las observaciones indicadas en el numeral 2 del presente Pronunciamiento. 4.2 El Comité Especial deberá tener en cuenta las observaciones formuladas en el numeral 3 del presente Pronunciamiento a fin de efectuar las modificaciones a las Bases a que hubiere lugar. 4.3 Publicado el Pronunciamiento del OSCE en el SEACE, el Comité Especial deberá implementarlo estrictamente, aun cuando ello implique que dicho órgano acuerde bajo responsabilidad, la suspensión temporal del proceso y/o la prórroga de sus etapas, en atención a la complejidad de las correcciones, 6 adecuaciones o acreditaciones que sea necesario realizar, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 58° del Reglamento. 4.4 A efectos de integrar las Bases, el Comité Especial también deberá incorporar al texto original de las Bases todas las correcciones, precisiones y/o modificaciones dispuestas en el pliego de absolución de consultas, en el pliego de absolución de observaciones, en el Pronunciamiento, así como las modificaciones dispuestas por este Organismo Supervisor en el marco de sus acciones de supervisión, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 59° del Reglamento. 4.5 Conforme al artículo 58° del Reglamento, compete exclusivamente al Comité Especial implementar estrictamente lo dispuesto por este Organismo Supervisor en el presente Pronunciamiento, bajo responsabilidad, no pudiendo continuarse con el trámite del proceso en tanto las Bases no hayan sido integradas correctamente, bajo sanción de nulidad de todos los actos posteriores. 4.6 Al momento de integrar las Bases el Comité Especial deberá modificar las fechas de registro de participantes, integración de Bases, presentación de propuestas y otorgamiento de la buena pro, para lo cual deberá considerar que, de conformidad con lo dispuesto por la Novena Disposición Complementaria Transitoria del Reglamento, las personas naturales y jurídicas que deseen participar en el presente proceso de selección podrán registrarse hasta un (1) día después de haber quedado integradas las Bases, y que, a tenor del artículo 24° del Reglamento, entre la integración de Bases y la presentación de propuestas no podrá mediar menos de tres (3) días hábiles, computados a partir del día siguiente de la publicación de las Bases integradas en el SEACE. Jesús María, 18 de junio de 2013 PATRICIA ALARCÓN ALVIZURI Directora de Supervisión HMG/.