Área Sector Público III El Sistema de Abastecimiento y Control Patrimonial 1. Definición Es el conjunto de normas técnicas, métodos, procedimientos, dispositivos legales e instituciones que regulan el proceso de abastecimiento o logística comprendiendo la adquisición, administración y distribución de los bienes, servicios, así como el control patrimonial y están orientados a la solución global de la administración de bienes y servidos. 2. Objetivo. Permite regular las determinaciones relacionada con la adquisición, administración, distribución de bienes, servicios y suministros en estado óptimo garantizado y eficaz para ser empleados en la producción de servicios públicos que brinda toda entidad, así como el apoyo logístico en la ejecución de obras. 3. Funciones en el sistema de abastecimiento Se orientan a proporcionar los elementos materiales, bienes, servicios y actividades complementarias en forma oportuna para ser empleados en las actividades gubernamentales sus funciones se resume de la siguiente manera: N.° 148 7 Primera Quincena - Diciembre 200 2007 - - - Programar, dirigir, ejecutar y controlar las actividades del sistema de abastecimiento y administrar los recursos materiales. Adquirir, almacenar, distribuir los recursos materiales y servicos que requieran los Órganos de la Municipalidad. Efectuar el control de activos y de las adquisiciones realizadas por las Municipalidades. Organizar, actualizar, valorar y controlar el inventario de bienes muebles de la Municipalidad. Disponer el mantenimiento y reparación oportuna de las maquinarias, vehículos y equipo de propiedad Municipal. 4. El Área de abastecimiento y control patrimonial Es la unidad de la administración y gestión de los bienes (suministros y activos fijos) servicios y control patrimonial. 5. Estructura La estructura orgánica del Área de abastecimiento esta determinado por varios factores en función a su tamaño, finalidad, las características, las funciones, la disponibilidad del personal, se considera la siguiente estructura: • Área de adquisición. - Planeamiento - Saneamiento • Área de recepción y almacenamiento. - Internamiento - Verificación - Ubicación - Mantenimiento - Seguridad - Custodia • Área de registro de información - Identificación - Catalogación - Registro de proveedores. - Programación - Registro y control • Área de control patrimonial - Identificación de bienes patrimoniales - Clasificación Actualidad Empresarial III-3 III - Área Sector Público Codificación Registro y control Mantenimiento Seguridad 6. Normativa Legal - D.Ley N.º 22056. Creación del sistema de abastecimiento. - R.J.N.º 018-80-INAP /DNA, Normas generales del sistema de abastecimiento. - D.S.N.º 154-2001-EF.Manual de administración de almacenes. - D.S.N.º 083 y 084-2004-PCM, Contratación y adquisiciones del estado. - Normas técnicas de Control, resolución contraloría N.º 320-2006-CG. Ficha Técnica Autor : C.P.C. Florencio Bernal Pisfil Título : El Sistema de Abastecimiento y Control Patrimonial Fuente : Actualidad Empresarial, N.º 148 - Primera Quincena de Diciembre 2007 PROCESO CONTABLE DEL ÁREA DE ABASTECIMIENTO Y CONTROL PATRIMONIAL Proceso Técnico Documento Registro Financiero A Planeación y Programación Plan anual de adquisiciones y contrataciones No se contabiliza B Adquisición Orden de compra O/C Nota de entrada almacén NEA 21Suministros Funciones 70 421 bienes Por la compra de bienes corrientes (O/C) 70 332 Bienes muebles 200 421 Bienes Compra de activos bienes muebles O/C 200 21Suministros Funciones 350 75Transf. Ctes. 350 Por la recepc. de donaciones de bienes NEA 332 Bienes muebles 400 561 Donaciones 400 Por la percep. de donaciones de bienes de activo. III-4 C Recuperación de bienes Nota de entrada de almacén NEA D Almacenamiento Guía de internamiento O/C Guía de internamiento E Distribución Pedido de comprobante de salida P.C.S. Instituto Pacífico 21Suministros 1 000 332 Bienes 500 81Ing. Extraordinarios 1 000 81Ing. Extraordinarios 500 Altas de bienes por recuperación de bienes no registrados en su oportunidad No se contabiliza Se registra en el Kardex físico y tarjeta de control visible. 60 Consumo 31Inversiones N.° 148 650 650 7 Primera Quincena - Diciembre 200 2007