TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TULUÁ
OFICINA PRODUCTORA: GESTIÓN JURÍDICA Y ADMINISTRATIVA
CÓDIGO
131-10
131-10.1
131-10.2
131-10.3
131-10.7
131-10.4
131-10.5
131-10.6
SERIES
Y TIPOS DOCUMENTALES
CONTRATOS
RETENCIÓN
Archivo de
Archivo
Gestión
Central
2
20
Hoja 1 de 4
Versión 1
Disposición Final
CT
E
M
PROCEDIMIENTOS
S
Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, se conservan
permanentemente en el Archivo Histórico,
porque refleja las
actuaciones administrativas de la entidad.
x
Contrato de Arrendamiento
Contrato de Compraventa
Contrato de Consultoría
Contrato Interadministrativo
Contrato de Obra Pública
Contrato de Prestación de Servicios
Contrato de Suministro
F-114-09 Lista de chequeo contratistas
Proyecto de pliego de condiciones
Observaciones y sugerencias al proyecto
Pliego de condiciones definitivo
Actos Administrativos
Invitación a ofertar
Lista corta o la lista multiusos del concurso de
méritos
Adendas
Acta de la audiencia de aclaración de los
pliegos de condiciones
Acta de la audiencia de revisión de asignación
de riesgos previsibles
Audiencia de aclaraciones
Informe de Evaluación
Informe de verificación de los requisitos
habilitantes para acceder a la subasta inversa
Registro de lances subasta inversa
Minuta del contrato definitiva
Ficha Técnica
Acta de recepción de ofertas
CONVENCIONES
CT = Conservación Total
E = Eliminación
M = Microfilmación
S = Selección
Firma Responsable
Fecha: 13-03-2014
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ENTIDAD PRODUCTORA: CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TULUÁ
OFICINA PRODUCTORA: GESTIÓN JURÍDICA Y ADMINISTRATIVA
CÓDIGO
SERIES
Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
Archivo de
Archivo
Gestión
Central
Hoja 2 de 4
Versión 1
Disposición Final
CT
E
M
S
Actas de Interventoría
Sistema de concurso abierto
Estudios de oportunidad y conveniencia ( 3
modelos )
Certificado de Disponibilidad presupuestal
Certificado de Registro presupuestal
Órdenes de Pago
Manifestación interés de oferentes
Listados de Oferentes
Acta Audiencia pública de sorteo
Solicitud aclaración del pliego de condiciones
Propuesta Técnica Detallada PTD
Propuesta Técnica simplificada PTS
Informe de las propuestas
Proyecto de respuestas de las observaciones
Certificado precio indicativo
Comunicaciones
Comunicación al oferente
Certificados de existencia y representación
legal o registro mercantil
Hoja de vida y título de idoneidad
Certificados de Experiencia
Minuta del contrato
Orden de Trabajo, compra o servicios
Aceptación de Oferta
Garantías
Aprobación de la garantía
Documento de identificación
Tarjeta Profesional
Certificado de antecedentes fiscales
Certificado de antecedentes disciplinarios
CONVENCIONES
CT = Conservación Total
E = Eliminación
M = Microfilmación
S = Selección
Firma Responsable
Fecha: 13-03-2014
PROCEDIMIENTOS
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ENTIDAD PRODUCTORA: CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TULUÁ
OFICINA PRODUCTORA: GESTIÓN JURÍDICA Y ADMINISTRATIVA
CÓDIGO
SERIES
Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCIÓN
Archivo de
Archivo
Gestión
Central
Hoja 3 de 4
Versión 1
Disposición Final
CT
E
M
PROCEDIMIENTOS
S
Declaración de bienes y rentas (DAFP)
Rut o NIT
Propuesta de Técnica y económica
Certificado de Afiliaciones a: Régimen de
salud (EPS), Riesgos Profesionales.
Factura ó Documento Equivalente
Otro Sí
Registro de revisión de actos administrativos
Convocatoria pública
131-20
131-20.7
INSTRUCTIVOS
Instructivo de Subasta Inversa
2
3
x
Se eliminaran las versiones obsoletas dejando en custodia en el Archivo
de gestión la versión actual, la vigencia en el archivo de Gestión ésta
dada por la fecha y versión del documento.
2
3
x
Se eliminaran las versiones obsoletas dejando en custodia en el Archivo
de gestión la versión actual, la vigencia en el archivo de Gestión ésta
dada por la fecha y versión del documento.
Instructivo
131-20.8
Instructivo de Aprobación de Póliza
Instructivo
131-23
MANUALES
x
131-23.5
131-23.6
Manual de contratación
Manual de interventoría
CONVENCIONES
CT = Conservación Total
E = Eliminación
M = Microfilmación
S = Selección
2
2
3
3
x
En esta subserie se eliminará las versiones obsoletas dejando en
custodia en el Archivo de gestión la versión anterior a la actual, la
vigencia en el archivo de Gestión está dada por la fecha y versión del
documento.
Este expediente se evidencia en el acto administrativo de aprobación.
En esta subserie se eliminará las versiones obsoletas dejando en
custodia en el Archivo de gestión la versión anterior a la actual, la
vigencia en el archivo de Gestión está dada por la fecha y versión del
documento.
Firma Responsable
Fecha: 13-03-2014
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ENTIDAD PRODUCTORA: CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TULUÁ
OFICINA PRODUCTORA: GESTIÓN JURÍDICA Y ADMINISTRATIVA
CÓDIGO
131-34
SERIES
Y TIPOS DOCUMENTALES
TUTELAS
RETENCIÓN
Archivo de
Archivo
Gestión
Central
5
Hoja 4 de 4
Versión 1
Disposición Final
CT
E
20
M
PROCEDIMIENTOS
S
x
Este expediente se evidencia en el acto administrativo de aprobación.
Son documentos que poseen valor administrativo, legal, fiscal y jurídico.
Se transfiere al archivo central 5 años después de concluido el proceso.
Seleccionar aquellas demandas que repercutieron en hechos relevantes
para la institución.
Auto notificación por el juzgado
Pruebas recopiladas
Contestación
Anexos al trámite del proceso
Sentencia
CONVENCIONES
CT = Conservación Total
E = Eliminación
M = Microfilmación
S = Selección
Firma Responsable
Fecha: 13-03-2014