TRD Control Interno De Gestión

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
HOJA:
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA
DE: 7
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
CÓDIGO
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES
104.45 AUDITORIAS
TIEMPO DE
DISPOSICIÓN FINAL
RETENCIÓN
AG
AC
5
2
CT
E
M
PROCEDIMIENTOS
S
x
104.45-01 Auditorías Internas
* Plan de auditoría
Programa de auditoría
* Solicitud de acciones correctivas
* Acta de Inicio
* Acta de cierre
* Acciones preventivas
* Formato de Acciones correctivas
* Hoja de vida del indicador
* Informe para la revisión por la dirección
*Documentos soportes de auditorías
Se decide eliminar la serie porque carece de valor
administrativo y el Comité de Archivo establecerá
el procedimiento de elimación que debe
reallizarse.
* Registro de no conformidades
* Reunión de apertura/cierre
* Resultados de auditoría
CONVENCIONES
CT: Conservación total
E: Eliminación
M: Microfilmación
S: Selección
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HOJA:
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA
DE: 7
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
CÓDIGO
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES
TIEMPO DE
DISPOSICIÓN FINAL Se decide eliminar la serie porque carece de valor
RETENCIÓN
administrativoPROCEDIMIENTOS
y el Comité de Archivo establecerá
el procedimiento de elimación que debe
reallizarse.
AG
AC
CT E
M
S
* Lista de verificación
* Informe de auditoría
* Matriz de contol del producto y/o servicio no conforme
* Matriz de evaluación de requisitos legales
* Informe consolidado
* Administración de acciones
* Evaluación del auditor
* Matriz de riesgos
* Matriz de competencia de auditores
* Seguimiento a Planes de mejoramiento
* Informe ejecutivo
104.135
5
5
CONTROL
104.135-05 Control del servicio no conforme
CONVENCIONES
CT: Conservación total
E: Eliminación
M: Microfilmación
S: Selección
Página 2
x
Se decide eliminar la serie porque carece de valor
Se
decide eliminar
serie de
porque
carece
de valor
administrativo
y el la
Comité
Archivo
establecerá
administrativo
y
el
Comité
de
Archivo
establecerá
el procedimiento de elimación que debe
el procedimiento
de elimación que debe
reallizarse.
reallizarse.
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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
HOJA:
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA
DE: 7
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
CÓDIGO
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES
TIEMPO DE
DISPOSICIÓN FINAL
RETENCIÓN
Se decide eliminar la serie porque carece de valor
PROCEDIMIENTOS
administrativo y el Comité de Archivo establecerá
el procedimiento de elimación que debe
AG
AC
CT E
M
S
reallizarse.
Matríz del servicio no conforme
104.85 CERTIFICACIONES
5
5
x
Se decide eliminar la serie porque carece de valor
administrativo y el Comité de Archivo establecerá
el procedimiento de elimación que debe
reallizarse.
104.85-03 Certificaciones de paz y salvo
* Notificación de insubsistencia o retiro
* Acta de entrega
* Paz y salvo de Gerencia de sistemas
104.250 EVALUACIONES
5
5
x
104.250-01 Evaluaciones a la gestión
* Autoevaluaciòn a la Gestiòn por Dependencias
* Evaluación de asesoría
104.250-02 Evaluaciones al Plan de desarrollo Distrital
* Plan de acción
Se decide eliminar la serie porque carece de valor
administrativo
y el la
Comité
Archivo
establecerá
Se
decide eliminar
serie de
porque
carece
de valor
el procedimiento
de elimación
que
debe
administrativo
y el Comité
de Archivo
establecerá
reallizarse.
el procedimiento
de elimación que debe
reallizarse.
* Informe firmado
104.250-03 Evaluaciones al Plan de inversiones
* Informe financiero e indicadores
* Informe firmado
CONVENCIONES
CT: Conservación total
E: Eliminación
M: Microfilmación
S: Selección
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HOJA:
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA
DE: 7
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
CÓDIGO
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES
Se decide eliminar la serie porque carece de valor
administrativo y el Comité de Archivo establecerá
TIEMPO DE
el procedimiento de elimación que debe
DISPOSICIÓN FINAL
RETENCIÓN
reallizarse.
PROCEDIMIENTOS
AG
AC
5
5
CT
E
M
S
104.250-04 Evaluaciones al Plan de Ordenamiento Territorial
* Plan de acción
* Informe firmado
104.305 INFORMES
104.305-05 Informes de Rendición de Cuentas
* Formato rendición de cuentas
x
* Comunicaciones oficiales
104.305-06 Informes Institucionales
* Informe para la revisión por la dirección
Se decide eliminar la serie porque carece de valor
administrativo y el Comité de Archivo establecerá
el procedimiento
de elimación
que debe
Se decide
eliminar la serie
porque carece
de valor
reallizarse.
administrativo y el Comité
de Archivo establecerá
104.305-07 Informes Organismos de Control
* Informe
104.305-08
el procedimiento de elimación que debe
reallizarse.
Informes de autoevaluación de control y gestión alcaldia
* Informe
CONVENCIONES
CT: Conservación total
E: Eliminación
M: Microfilmación
S: Selección
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OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
CÓDIGO
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES
TIEMPO DE
RETENCIÓN
AG
AC
5
5
DE: 7
Se decide eliminar la serie porque carece de valor
administrativo y el Comité de Archivo establecerá
el procedimiento de elimación que debe
reallizarse.
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS
CT
E
M
S
104.305-09 Informe ejecutivo anual
* Informe ejecutivo
104.305-10 Informe anual de Control Interno Contable
* Informe
104.380 MEDICIONES
104.380-01 Medición de satisfacción del usuario
* Información
* Información clasificada
* Acciones
* Respustas al cliente
* Informe
104.410
PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS
Peticiones, Quejas y reclamos relacionadas con la
104.410-02 prestación del servicio
* Queja
CONVENCIONES
CT: Conservación total
E: Eliminación
M: Microfilmación
S: Selección
x
Se decide eliminar la serie porque carece de valor
administrativo y el Comité de Archivo establecerá
el procedimiento de elimación que debe
reallizarse.
5
5
x
Se decide eliminar la serie porque carece de valor
administrativo y el Comité de Archivo establecerá
el procedimiento
de elimación
que debe
Se decide
eliminar la serie
porque carece
de valor
reallizarse.
administrativo y el Comité
de Archivo establecerá
el procedimiento de elimación que debe
reallizarse.
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HOJA:
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA
DE: 7
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
CÓDIGO
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES
TIEMPO DE
DISPOSICIÓN FINAL
RETENCIÓN
AG
AC
5
5
CT
E
* Registro de la queja
* Notificaciòn por dependencias
* Informe consolidado
104.415 PLANES
104.415-02 Planes de Mejoramiento
* Plan de mejoramiento por dependencias
* Soluciones
* Formato de seguimiento
* Mejora
* Evaluación
104.445 PROCESOS
104.445-13 Proceso Oficina Control Interno de Gestion (SIG)
* Caracterización
* Hoja de vida del indicador
* Procedimientos
M
S
PROCEDIMIENTOS
Se decide eliminar
la serie porque carece de valor
administrativo y el Comité de Archivo establecerá
el procedimiento de elimación que debe
reallizarse.
x
Se decide eliminar la serie porque carece de valor
administrativo y el Comité de Archivo establecerá
el procedimiento de elimación que debe
reallizarse.
4
5
x
Se decide eliminar la serie porque carece de valor
administrativo y el Comité de Archivo establecerá
el procedimiento de elimación que debe
reallizarse.
Se decide eliminar la serie porque carece de valor
administrativo y el Comité de Archivo establecerá
el procedimiento de elimación que debe
reallizarse.
CONVENCIONES
CT: Conservación total
E: Eliminación
M: Microfilmación
S: Selección
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HOJA:
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA
DE: 7
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
CÓDIGO
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES
TIEMPO DE
DISPOSICIÓN FINAL
RETENCIÓN
AG
AC
CT
E
M
PROCEDIMIENTOS
S
Se decide eliminar la serie porque carece de valor
administrativo y el Comité de Archivo establecerá
el procedimiento de elimación que debe
reallizarse.
* Matriz control servicio no conforme
* Nomograma
* Auditorias internas y externas
* Plan de mejoramiento
* Acciones correctivas
* Matriz de administracion de acciones
* Satisfacción al cliente
* Matriz requisitos legales
* Matriz de riesgos
Firma responsable: Margarita
Salas
Se decide Monsalve
eliminar la serie
porque carece de valor
administrativo y el Comité de Archivo establecerá
Gestión Documental
el procedimiento de elimación que debe
reallizarse.
CONVENCIONES
CT: Conservación total
E: Eliminación
M: Microfilmación
S: Selección
Página 7
TRD CONTROL INTERNO DE GESTION