ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN COLOMBIA PROCEDIMIENTO: CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 1. OBJETIVO Salvaguardar la documentación producida y recibida por el AGN, en condiciones que garanticen su integridad. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los procesos de la entidad. Inicia con elaborar el diagnóstico integral de conservación de la documentación del AGN y va hasta realizar el almacenamiento y re almacenamiento según la necesidad 3. REQUISITOS LEGALES Y/O INSTITUCIONALES Ley 594 de 2000. Guía para la implementación de un PGD. GP1000/2009 NTC ISO 9001:2008 NTC ISO 14001:2008 4. GLOSARIO TRD: Tabla de Retención Documental. 5. CONDICIONES GENERALES N/A 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTO PUNTOS DE CONTROL INICIO Coordinador GCA, Informe GCR y Profesionales de grupo Firma del Informe 1 Elaborar el diagnóstico integral de conservación de la documentación del AGN 2 Realizar actividad de sensibilización a las dependencias en materia de conservación Coordinador GCA, N/A GCR y GSI Registro de asistencia Comunicar al área administrativa las necesidades de espacios, áreas locativas, mobiliario y equipo, unidades de conservación y almacenamiento para su adquisición, si es necesario Elaborar un plan de Prevención y atención de desastres para material documental de la entidad. Coordinador GCR, comunicación y DAF Firma recibido de la comunicación Coordinador GCA, Plan GCR y Profesionales de grupo N/A Hacer inspección a las instalaciones del AGN donde repose material documental, comunicar a la DAF - GSG y hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones profesionales GCR y personal del GSG, Informe N/A Realizar monitoreo y control de condiciones ambientales y entrega al Coordinador GCR Coordinar y ejecutar la limpieza de áreas y Unidades de conservación. Profesionales GCR Informe Firma de recibido del informe Profesional GCR y personal del GSG Cronograma N/A 3 4 5 6 7 Proceso: Gestión Documental Fecha: 2010-09-14 Versión: 4 Código: GD-302-PD-057 Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc se considera NO CONTROLADO Página 1 de 2 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN COLOMBIA No. PROCEDIMIENTO: CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DESCRIPCIÓN Coordinar jornadas de fumigación para el Control de plagas. Realizar intervención a los documentos que lo requieran de manera prioritaria. Realizar el almacenamiento y re almacenamiento según la necesidad 8 9 10 11 Realizar el realmacenamiento de unidades de conservación (cajas, carpetas) en archivo central e histórico. RESPONSABLE Profesionales GCR. Profesionales GCR. Funcionario responsable del manejo de los archivos en la respectiva dependencia Funcionario GCA encargado dl manejo de los archivos Central e Histórico N/A PUNTOS DE CONTROL N/A Informe de intervención N/A Firma de recibido coordinador. GCR. N/A N/A N/A DOCUMENTO FIN DEL PROCEDIMIENTO 7. REGISTROS Informe GD-302-FR-006 Registro de asistencia GD-302-FR-007 8. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS Los cambios en este documento, se identificarán de acuerdo a la siguiente tabla: VIGENCIA 14-08-08 05-11-09 2010-05-25 VERSIÓN 1 2 3 2010-09-14 4 Proceso: Gestión Documental IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS Emisión Actualización del Procedimiento Se cambia el formato de fecha y se incluye frase de control de documentos del SIG Se ajustaron los responsables de las actividades y se incluyo el paso numero 11 Fecha: 2010-09-14 Versión: 4 RESPONSABLE Coordinador GCA Coordinador GCA Coordinador GCA Coordinador GCA Código: GD-302-PD-057 Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc se considera NO CONTROLADO Página 2 de 2