ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN COLOMBIA PROCEDIMIENTO: ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS 1. OBJETIVO Aplicar los procesos archivísticos necesarios para la clasificación, ordenación y descripción de los documentos del AGN 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los procesos del AGN Inicia con la actualización de las TRD y va hasta elaborar el inventario documental para la transferencia al Archivo Histórico de acuerdo a los tiempos de retención establecidos en la TRD. 3. REQUISITOS LEGALES Y/O INSTITUCIONALES Ley 594 de 2000 Ley 734 de 2002 Acuerdo 042 de 2002 Guía para la implementación de un PGD NTC-GP1000/2009 NTC ISO 9001:2008 Resolución 204 de 2009 4. GLOSARIO Clasificación: Labor intelectual mediante la cual se identifica y establecen las series que componen cada agrupación documental, de acuerdo a la estructura orgánica funcional de la entidad. Ordenación: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Descripción: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación. FUID: Formato Único de Inventario Documental 5. CONDICIONES GENERALES El seguimiento de las TRD a los Archivos de Gestión, se tienen los siguientes aspectos: Elaboración de separadores de Series y Subseries Ubicación de separadores en los archivadores Rotulo de identificación en las carpetas Ubicación física de las carpetas Clasificación y ordenación de documentos al interior de las carpetas Foliación en la parte superior derecha en el sentido del contenido del documento, con lápiz de mina negra. Identificación de las Gavetas 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No DESCRIPCIÓN RESPONSABLE PUNTOS DE CONTROL DOCUMENTO INICIO 1 Actualizar las TRD para aprobación, teniendo en cuenta los cambios que se presenten en la estructura funcional del AGN, como supresión o creación de grupos, modificación de funciones entre otros. Proceso: Gestión Documental Coordinador GCA Jefe de dependencia AGN Fecha: 2010-05-25 Versión: 4 TRD AGN Acta Comité Archivo Cuadro Clasificación documental de de Acta firmada del Comité de Archivo Código: GD-302-PD-055 Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc se considera NO CONTROLADO Página 1 de 4 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN COLOMBIA PROCEDIMIENTO: ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DESCRIPCIÓN 2 Determinar el sistema de ordenación al interior de cada expediente de acuerdo a las series y/o subseries señalados en la TRD. 3 Conformar y ubicar físicamente los expedientes y foliar los documentos, identificando las unidades de conservación (Carpetas) con código de serie y nombre de la serie. Los archivadores deben ser debidamente identificados con la dependencia, el código de la serie y nombre de la serie, entre otros. Funcionario asignado para el manejo de Archivo en cada dependencia. 4 Levantar el inventario en FUID Funcionario a quien se le asigna la responsabilidad del manejo de archivo en cada dependencia. Formato Único de Inventario Documental Instructivo para diligenciar el FUID Firma Jefe de dependencia 5 Verificar la aplicación de la TRD en los Archivos de gestión de cada una de las dependencias del AGN, cada 3 meses durante la vigencia, dejando evidencia de la visita Funcionario Grupo de Correspondencia y Archivo, Funcionario del área Acta Firmas del Acta 6 Realizar visita de verificación de cumplimiento de compromisos en las fechas establecidas en el Acta, en caso contrario la dependencia puede solicitar una prórroga del mismo o el coordinador del GCA emitir un memorando de incumplimiento al Secretario General con copia a la UCI Funcionario Grupo de Correspondencia y Archivo, Funcionario del área Acta Memorando Firma del Acta Preparar transferencias de acuerdo a los tiempos de retención establecidos en la TRD y hacer entrega al Archivo Central Funcionario a quien se le asigna la responsabilidad del manejo de archivo en cada dependencia. Jefe de dependencia o Coordinador de Grupo FUID Instructivo para diligenciar el FUID Cronograma de transferencias Firma Jefe de dependencia RESPONSABLE REGISTRO PUNTOS DE CONTROL 7 RESPONSABLE PUNTOS DE CONTROL No Profesional GCA Jefe de área AGN DOCUMENTO N/A N/A Formato concertación de objetivos. Formato calificación de servicios. Instructivo de Foliación Formato firmado concertación de objetivos. Formato de calificación de servicios. FIN DEL PROCEDIMIENTO 6.2. Archivo Central: No DESCRIPCIÓN INICIO 1 Elaborar el Plan de Transferencias Documentales de los Archivos de Gestión al Archivo Central de acuerdo con Proceso: Gestión Documental Coordinador y Técnico GCA Fecha: 2010-05-25 Versión: 4 Plan Transferencias de Firma Coordinador GCA Código: GD-302-PD-055 Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc se considera NO CONTROLADO Página 2 de 4 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN COLOMBIA No PROCEDIMIENTO: ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO PUNTOS DE CONTROL el tiempo de retención definidos en la TRD. 2 Presentar el Plan de Transferencias a las diferentes dependencias informando las fechas de programación de transferencias En caso de presentarse incumplimiento en las fechas establecidas de entrega de transferencias, el coordinador del GCA emitirá un memorando informando al Secretario General con copia a la UCI. transferencias Coordinador y Técnico GCA Memorando Recibido Técnico GCA Memorando Inventario documental Documentos transferidos Firma Coordinador GCA Técnico GCA Inventario documental Documentos transferidos Memorando Firma Coordinador GCA Base de datos ISIS N/A Inventario documental actualizado Firma de recibido por la dependencia Firma Coordinador GCA Firma Coordinador GCA 3 Recibir documentales. 4 Efectuar cotejo de los documentos y hacer las observaciones cuando haya lugar, mediante memorando 5 Ubicar los documentos físicamente de acuerdo con los lineamientos establecidos y actualizar inventario. 6 Devolver copia actualizada del inventario de la transferencia a la dependencia. 7 Aplicar las TRD en el Archivo Central, cuando se procede a la eliminación de expedientes y documentos pertenecientes a series documentales se dejara constancia en acta Técnico GCA Profesional GCA Memorando solicitud de servicio Acta de eliminación FUID Instructivo para diligenciar el FUID TRD 8 Elaborar inventario documental para la transferencia al Archivo Histórico de acuerdo a los tiempos de retención establecidos en la TRD Técnico GCA Profesional GCA Inventario documental Técnico GCA Técnico GCA Coordinador GCA FIN DEL PROCEDIMIENTO 7. REGISTROS Cuadro de Clasificación documental GD-302-FR-177 Formato TRD GD-302-FR-077 Instructivo para diligenciar TRD GD-302-IN-042 Formato Único de Inventario Documental FUID GD-302-FR-017 Instructivo para diligenciar el FUID GD-302-IN-041 Acta GD-302-FR-005 Acta de Eliminación GD-302-FR-078 Memorando GD-302-FR-004 Proceso: Gestión Documental Fecha: 2010-05-25 Versión: 4 Código: GD-302-PD-055 Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc se considera NO CONTROLADO Página 3 de 4 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN COLOMBIA PROCEDIMIENTO: ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS 8. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS Los cambios en este documento, se identificarán de acuerdo a la siguiente tabla: VIGENCIA 14-08-08 05-11-09 09-04-10 VERSIÓN 1 2 3 2010-05-25 4 Proceso: Gestión Documental IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS Emisión Actualización del Procedimiento Se incluye el seguimiento de las TRD en los Archivos de Gestión Se cambia el formato de fecha y se incluye frase de control de documentos del SIG Fecha: 2010-05-25 Versión: 4 RESPONSABLE Coordinador GCA Coordinador GCA Coordinador GCA Coordinador GCA Código: GD-302-PD-055 Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc se considera NO CONTROLADO Página 4 de 4