PLAN DE ACCIONES Observación OBS. 1. Cerciorarse que el personal tenga acceso a los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad por el portal, se observó en el área de Control Escolar no se pudo acceder, el personal utiliza otra ruta (servidor). OBS. 2. Revisar la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad para la integración de la planificación estratégica 2010 e identificar las nuevas necesidades, procurando asegurar homologación entre visión, política de calidad, objetivos de calidad, e indicadores de procesos. OBS. 3. Determinar la estructura funcional nueva para su autorización, así mismo, difundir las autoridades y responsabilidades del personal nuevo o los cambios de puesto. FTO-DIR-07 Acción correctiva Fecha: Abril de 2008 Fecha de Implementación Causa raíz: Se tenía restringido el acceso solamente para el uso de ciertos directivos, por motivos seguridad, ya que la información que se encuentra en el sitio podía ser modificada. Acción: Proteger la información del SGC que se tiene en el portal. Pedir al departamento de Sistemas de Información que habilite la ruta de acceso, al link de sistemas de calidad, para cualquier persona. Invitar a todos los miembros de la comunidad educativa a revisar el SGC. 30 de Abril Causa raíz: Aunque se llevaron a cabo las reuniones de revisión de la misión, visión y política, no se hizo documentación. 15 de Mayo Acción: Publicar y dar seguimiento a los medidores. Se publicará y se comunicará el ajuste hecho a estos documentos. Causa raíz: No se había definido la nueva estructura funcional por el proceso de transición que se tuvo. 30 de Abril Acción: Actualizar el organigrama funcional, con la autorización de la Dirección. Revisión 00 PLAN DE ACCIONES OBS. 4. Redefinir el proceso de capacitación conforme a las actividades que se han planificado en este año, asegurarse de definir las actividades de diagnóstico de necesidad de capacitación, programación y mecanismo de la evaluación de la eficacia de la capacitación para la obtención de las evidencias del impacto benéfico en la organización y en la mejora de la competencia del personal. Fecha: Abril de 2008 Causa raíz: En el proceso de Capacitación no está especificado el procedimiento de cómo se prepara la “Matriz General de Capacitación”. Acción: En base a los resultados de la encuesta de servicios y que responden los padres de familia y otras encuestas de satisfacción que contestan los alumnos (Middle School) que se realizarán a finales del mes de mayo del 2008 se definirá las actividades de capacitación pertinentes. 30 de Junio Causa raíz: a. La responsable del proceso no se ajusto a lo indicado en el programa en lo que se refiere a los documentos registrados en el programa. OBS. 5. Asegurar mayor control de los documentos en los aspectos de actualización y aprobación, se observó en área de trabajo diagrama con nuevas propuestas de mejora, algunas se aplican, pero aun no está vigente el diagrama. Establecer la meta del 2008 para la medición de la eficacia del proceso Admisión de familias. b. Al inicio del ciclo se le entregó la matrícula de alumnos que debían inscribirse; sin embargo, al responsable del proceso de pareció desproporcionada la matrícula y pidió un cambio en ella, que se le concedió. Sin embargo, no se le dio el seguimiento apropiado. 15 de Junio Acción: a. El Director General comunicará por escrito la matrícula del proceso de admisión (la meta acordada). b. El RD acordará con la persona responsable de este proceso para que utilice los formatos registrados (e incluidos en el diagrama propio). FTO-DIR-07 Revisión 00 PLAN DE ACCIONES Fecha: Abril de 2008 OBS 6 Confirmar que los requisitos establecidos del diagrama de proceso se ejecuten, se identificó que no se ha sistematizado la elaboración del programa de curso anual (enseñanza – aprendizaje) por parte de los docentes, así mismo no se han aprobado los programas de curso por parte del Director de área (Véase también NC 1). El diagrama del procesos enseñanza aprendizaje mostrado no está vigente. Causa raíz: El diagrama de flujo no está actualizado en lo que se refiere a la elaboración y programación del curso. Acción: Actualizar el diagrama del proceso de enseñanza aprendizaje. Sistematizar la elaboración de la programación del curso y revisar que esté vigente. 15 de Mayo OBS 7 Analizar que los sistemas de medición (exámenes) estén validados por el personal responsable para asegurar la confiabilidad y utilidad. Adicionalmente definir específicamente el mecanismo de control de los dispositivos (exámenes). Causa raíz: No se tiene un control sobre la elaboración de exámenes. Acción: Definir de que manera se revisará que los exámenes aplicados estén validados y que documentación se utilizará para el control de la medición. Implementar esa revisión. 30 de Junio OBS 8 Revisar el calendario de auditorías, se identificó no tiene su aprobación, existe la necesidad de la reprogramación de la auditoria de marzo 2008. FTO-DIR-07 Causa raíz: Debido a la funcionalidad de la operación se habían sustituido las auditorías por informes semanales al consejo técnico y, mensuales, al consejo directivo. Se anexa la agenda perpetua de dichos informes. 30 de Abril Acción: Actualizar el calendario de auditorías y pedir aprobación para que se les pueda dar seguimiento como está estipulado en el SGC. Revisión 00 PLAN DE ACCIONES OBS 9 Definir específicamente las actividades de seguimiento o medición durante el proceso de enseñanzaaprendizaje para asegurar el cumplimiento de plan educativo (Véase también NC 1). NC 1 La dirección responsable del área que esté siendo auditada debe asegurarse de que se toman acciones sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. Por requisito del organismo certificador establece “La observación: es aquel hallazgo detectados, que de no ser atendidos pueden convertirse en No conformidades que afecten el Sistema de Gestión de la Calidad, dichas observaciones serán objeto de un seguimiento por parte de los auditores en las próximas auditorias. Sin embargo, no se presentaron las evidencias de la atención de los hallazgos de la auditoria Av-8 (OBS 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9). Causa raíz: Acción: Identificar las actividades de seguimiento y crear los formatos de cómo se documentará. Se modificó el diagrama de flujo (anexar) y se dieron de alta los formatos. Revisar oportunamente los avances de los alumnos con bajo rendimiento. Medir sus conocimientos, habilidades y actitudes Acción: Con el adecuado seguimiento de la agenda perpetua se llevarán a cabo las acciones necesarias para eliminar las no conformidades detectadas. Fecha: Abril de 2008 30 de Junio 30 de Abril Representante de la Dirección FTO-DIR-07 Revisión 00 PLAN DE ACCIONES Fecha: Abril de 2008 Fernando Pérez FTO-DIR-07 Revisión 00