Tema 1 EL ARCHIVO Necesidad de conservar la documentación Por el propio interés de la organización Por exigencias legales 1 Por el propio interés de la organización Es necesario conservar o guardar los documentos debidamente organizados y clasificados. Son la memoria o información de la empresa Por exigencias legales El Código de Comercio dice: Los empresarios conservarán los libros...debidamente ordenados durante seis años a partir del último asiento... El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior... 2 Definición de archivo Es tanto el conjunto de documentos como el lugar donde se almacenan los documentos debidamente ordenados y clasificados. Archivo de documentos Datos La elaboración de datos sigue las siguientes fases: Registro / Anotación Clasificación / Ordenación Codificación / Denominación Tratamiento / Manipulación Cálculo / Estadística Archivo / Custodia 3 Organización del Archivo Podemos clasificar los archivos según: El grado de utilización El grado de autonomía Grado de utilización Activos: Se guardan o custodian mientras dure su vida o su utilización sea frecuente. Semi-activos: Pasan a este los que aunque reflejan operaciones recientes se consultan esporádicamente. Inactivo: Rara vez serán consultados. 4 Por el grado de autonomía Centralizado: Convergen todos los documentos de la empresa por lo que se encuentran en un mismo lugar. Descentralizado: Persiguen que cada departamento sea independiente, pero sin perder el nexo de unión y funcionalidad con el resto. Ventajas e Inconvenientes Tipo de Archivo Centralizado Descentralizado Ventajas Inconvenientes El espacio o superficie que ocupa es mejor aprovechado. Se unifican los criterios de clasificació clasificación u ordenació ordenación. Se elimina el riesgo de la posible pé pérdida o extraví extravío de papeles, al haber un responsable del archivo. Aumenta el control sobre la documentació documentación archivada. No es necesario establecer unas normas para coordinar la labor de archivo que afecten a dos o má más departamentos. Pérdida de tiempo en acudir al archivo (suelen estar en los só sótanos o alejados del centro neurá neurálgico de la empresa). Se tiende a burocratizar las labores archiví archivísticas. Aumento de los gastos en los presupuestos de la empresa (medidas de seguridad, higiene,… higiene,…). Mayor rapidez a la hora de archivar un documento. Prontitud en la localizació localización de la documentació documentación. Menor coste de mantenimiento. Se reduce espacio a los dptos., dptos., pues han de ubicar el archivo en la superficie. Pudieran surgir diferencias de criterios en las normas de clasificació clasificación entre un departamento y otro. No hay ningú ningún responsable que controle o supervise las tareas archiví archivísticas. Posibilidad de interpretar arbitrariamente o subjetivamente las normas que se fijen para establecer una coordinació coordinación entre los diferentes dptos. dptos. 5 Sistemas de archivo Un sistema de archivo lo que busca es la colocación y localización rápida de un documento. CONVENCIONALES TECNOLÓGICOS Convencionales Carpetas Carpetas Archivador Mobiliario Clasificadoras Simples Colgantes Tipo A-Z Con anillas Estanterías modulares Armarios con carpetas suspendidas Estanterías sobre raíles De seguridad 6 Tipos de Archivos Convencionales a) carpeta simple, b) carpeta colgante, c) carpeta de fuelle o clasificadora, clasificadora, d) archivador A-Z, e) capeta archivador con anillas, f) estanterí estanterías, g) armario con carpetas suspendidas y archivadores sobre baldas y h) armario sobre raí raíles. Tecnológicos Microfilm: fotografiar documentos a través de la microfilmación. Mecánicos: Armarios y estanterías sobre raíles. Informáticos: programas de contabilidad, nóminas, paquetes integrados,… 7 Normas de utilización del archivo Cada empresa adoptará aquellas reglas que le sean útiles, adaptándolas a sus necesidades. Una de las normas que nos ayudará a organizar el archivo es la del sentido común. Confidencialidad de la información La dirección de la empresa establecerá los controles y filtros de acceso a la información. El control de acceso a la información aumenta a medida que ésta va siendo más confidencial y disminuirá a medida que su contenido sea menos relevante. 8 CASOS PRÁCTICOS: • Observa y Analiza los Casos Prácticos de las páginas 211 y 213 del libro. EJERCICIOS: Realiza los siguientes ejercicios (pág. 215): – – – – – – – – – 1 2 3 4 5 6 7 8 9 9 10