Departamento Código: lN-M1-P1-07 delValle del Cauca ,W 1t I rt INSTRUCTIVO CONTRATO PLAN Fecha de Aprobacion: Página Gobernación 1. I Jei¡l l.Hnry : de 8 OBJETIVO: Permitir la cofinanciaciÓn y realizaciÓn de proyectos de desarrollo territorial con proyección estratégica a mediano y largo plazo mediante un acuerdo de voluntades entre el Gobierno nacional, et obpártamento y eventualmente otros actores locales del desarrollo. 2. RESPONSABLE: Subdirección de Desarrollo Regional 3. AICANCE: lnicia con la Contrato Plan. 4. presentación de iniciativas departamentales, regionales y municipales y termina con la firrna del DEFINIGIONES: ' (CP):"acuerdo(s) marco de voluntades entre la Nación y las entidades territoriales, cuyas cláusulas establecerán los mecanismos específicos para el desarrollo de programas establecidos en la presente ley que, por su naturaleza, hacen conveniente que se emprendan manc.-omunadamente con una o varias Entidades Territoriales". a DAPV: Departamento Administrativo de planeación del Valle. POAI: Plan Operativo Anual de lnversiones a GONTRATO PLAN a SGR: Sistema Generalde Regalías SIP: Subdirección de lnversión pública 5. GONTENIDO: a PASO 1 ACTIVIDAD FLUJOGRAü}A y concertación de prioridades: La Gobernación del Valle junto con los entes territoriales elaboran diagnostico prioridades. 3. o REGISTRO Inicio Se Elabora diagnostico 2. RESPONSABLE y se el concertan Se define el eje central del contrato plan: La Gobernación del Valle y los entes territoriales definen eje central para que los proyectos se articulen al eje evitando la dispersión de esfuerzos y recursos. el ESTE Diagn< )st¡co y concert¡ ¡ción de priorir lades DAPV, Representantes legales ente territoriales interesados Acta de concertación y documento de diagnostico Acta documento con Definir el r lje central de contr ato plan DAPV y Consejo de gobierno eje central de contrato plan y prioridades estratégicas DocuMENTo Es PROPIEDAD DE LA coaenr.¡eclóN DEL vALLE DEL cAUcA pRoHlBtDA su REpRoDUcctoN POR CUALQUIER MEDIO, SIN AUTORIZACION DEL GOBERNADOR Y/O SU REPRESENTANTE. W Departamento Código: lN-M1-P1-07 delValle delCauca INSTRUCTIVO CONTRATO PLAN Página 2 de PASO 4. ACTIVIDAD FLUJOGRAMA Se presenta la iniciativa: El representante legal o delegado del ente territorial Departamental (Gobernador) presenta la iniciativa al DNP y este a su vez se la presenta a las entidades nacionales. I RESPONSÁBLE REGISTRO Representante legal Se pre senta la inici ativa del ente territorial que tenga la iniciativa o el que se delegue como representante Iniciativa por escrito radicada ante el DNP Se elabora el perfil de! proyecto: Los gestores (Dependencias del orden Departamental y Municipal o privados) elaboran 5. el proyecto (metodología vigente para formulación de proyectos), diligencian Se el¡ ¡bora el per fildel proye oto Gestor del proyecto la ficha perfit det DNp y Ficha perfil Presentación del Proyecto en diapositivas prepara una presentación sustentando la necesidad. Se revisa el proyecto: Lol profesionales coordinadores del contrato plan encargados de 6. revisarlos proyectos revisan la ficha perfily la presentación entregados por el gestor del proyecto. Si la ficha está Se revisa >l proyecto completamente diligenciada, €S recibida para continuar con el trámite, de lo contrario se devuelve al gestor para Profesionales del DAPV coordinadores de contrato plan Oficio Correo electrónico los respectivos aiustes. Se genera la matriz de proyectos: Los profesionales coordinadores del contrato plan alimentan la matriz con los proyectos que cumplen de acuerdo con el diligenciamiento de la ficha perfil y las prioridades que se encuentren dentro del eje central. Se genr :ra la matriz c lel proyect estratégicas establecidas 7. L Se establecen plazos para cierre de recibo de proyectos: De acuerdo con los plazos que establezca el DNP, elcoordinador del DAPV genera cierre para recibo de fichas perfil y presentaciones de los proyectos. Profesionales del DAPV coordinadores de Matriz del proyecto contrato plan Se estable ce plazos para cierre de recibo de Pro' /ectos Correo electrónico Profesionales del DAPV coordinadores de contrato plan avisando plazo para entrega de y presentaciones de proyectos fichas perfil o EsrE DocuMENTo Es PROPIEDAD DE LA coaenxRclóN DEL vALLE DEL cAUcA pRoHtBtDA su REpRoDuccloN poR CUALQUIER MEDIO, SIN AUTORIZACION DEL GOBERNADOR Y/O SU REPRESENTANTE. \-ff Departamento Código: lN-M1-P1-07 delValle del Cauca INSTRUCTIVO CONTRATO PLAN PASO ACTIVIDAD FLUJOGRAI,IA Se revisa el POAI y otras fuentes de financiación del Departamento: Los profesionales de la DAPV, 8 revisan el POAI, Dependencias Departamentales y otras fuentes de financiación del Departamento con el 9. SGR para determinar los montos y fuentes de las contrapartidas en el Fecha de Aprobación: ll 1 l,i/,'/ i RESPONSÁBLE REGISTRO Profesionales de las subdirecciones de Se revisa el POAI y otras fuentes de financiación del Departamento desarrollo regionaly SIP Contrato Plan. 10. Se consolida matriz por prioridades estratégicas: Los profesionales del DAPV coordinadores del contrato plan consolidan la matriz por prioridades estratégicas. Profesionales de las subdirecciones de Se consoli da matriz por prior idades estraté gicas Se remite matr¡z consolidada y documentación del proyecto al 11. DNP: El Director del DAPV por medio de oficio remite la matriz consolidada de proyectos junto con las respectivas fichas de perfil y presentaciones al DNP para su revisión y Se remitr ; matriz consolir lada y documenti ¡ción del proyecto al DNP: desarrollo regionaly DAPV coordinadores de contrato plan Matriz de proyectos consolidada Oficio remisorio de proyectos consolidada Fichas de perfil Presentaciones Matriz Director del DAPV posterior qestión con los ministerios. Se informalas obseruaciones realizadas por el DNP: El DNP revisa la información remitida por el DAPV y conceptualiza respecto a las observaciones a las que haya lugar para los respectivos ajustes, priorización o no cumplimiento de 12. lineamientos del contrato plan. El equipo del DAPV coordinador del contrato plan se reúne con los gestores de los proyectos para informar las observaciones del DNP para que hagan los ajustes si hay Se inforr na las observa :iones realizadas por el DN P Profesionales de las subdirecciones de desarrollo regionaly DAPV Acta observaciones coordinadores de contrato plan. luqar a ellos. Matriz 13. @ Se envía los proyectos corregidos al DNP: Los profesionales del DAPV coordinadores del contrato plan envlan nuevamente las fichas de perfil y presentaciones corregidos por los gestores para gestión del DNP. Se envía los proyectos corregidos al DNP Profesionales de las subdirecciones de desarrollo regionaly DAPV de proyecto actualizada Ficha de perfil Presentación ajustados coordinadores de contrato plan. EsrE DocuMENTo Es PROPIEDAD DE LA coeeRNRclóN DEL vALLE DEL cAUcA pRoHtBIDA su REpRoDUcctoN poR CUALQUIER MEDIO, SIN AUTORIZACION DEL GOBERNADOR Y/O SU REPRESENTANTE, w$ í,* Departamento Código: lN-M1-P1-07 delValle delCauca Versión:01 INSTRUCT¡VO CONTRATO PLAN W 14. ¡1 1 ¡¡¡,,/ Página 4 de 8 Gobernación PASO FechadeAprobación: ACTIV¡DAD Se coordina participación dé los gestores e interesados en las rondas de negociación con los ministerios: El DNP aprueba las iniciativas y coordina las rondas de negociación necesarias con los ministerios y le informa al DApV para que coordine con los gestores e interesados la participación en estas rondas. Se construye el FLUJOGRAMA RESPONSABLE :, 1!, REGISTRO l3 Se coordina participación de los gestores e interesados en las rondas de negociación con los ministerios Profesionales de las subdirecciones de desarrollo regionaly DAPV coordinadores de contrato plan. Correo electrónico a los gestores e interesados acuerdo el desarrollo del territorio: Una vez se reciba la estratégico para aceptación de la propuesta por parte de los representantes de la nación. 15. entidades territoriales, se surte el proceso de elaboración de acuerdo estratégico de desarrollo territorial (el acuerdo debe contener lo establecido en el manual operativo del contrato plan), el cual trata de armonizar los planes de desarrollo nacional con el Actores del desarrollo local Se conr ;truye el acuerdo e rstratégico para el de sarrollo del terri torio (firmantes y facilitadores) Acta compromiso plan departamental v los municioales. Se suscribe acta de compromiso: Una vez se constituye el acuerdo estratégico para el desarrollo del territorio se suscribe el acta de compromiso (el acta debe contener los cinco numerales establecidos en 16. el manualoperativo del contrato plan), El Departamento coordina mesas de trabajo para identificar y priorizar las necesidades de los actores del Director del DAPV Profesionales de las subdirecciones de desarrollo regionaly Se suscril p acta de DAPV compf omiso Acta compromiso coordinadores de contrato plan desarrollo local del departamento que presentaron la iniciativa y suscribir esta acta. Se firma elContrato Plan: De acuerdo a los resultados de las rondas de negociación el DNP saca el listado final de iniciativas a ser financiados y 17. lo remite al DAPV y establece cronograma para firma del contrato plan. Se firma el Contrato Plan Actores del desarrollo local participantes Contrato Plan firmado del Dentro contrato plan se establecen las fuentes de financiación @ ESTE DocUMENTo ES PROPIEDAD DE LA GOBERNACóN DEL VALLE DEL cAUcA pRoHtBtDA SU REpRoDUcctoN poR CUALQUIER MEDIO, SIN AUTORIZACION DEL GOBERNADOR Y/O SU REPRESENTANTE. \-q, Departamento Código: lN-M1-P1-07 delValle delCauca INSTRUCTIVO CONTRATO PLAN y los tiempos de ejecución Fecha de Aprobación: it 1 f,f /iy y €u- sistema de administración y Gobierno De acuerdo con las fuentes de financiación de los proyectos se ajustará el proyecto y se inscribirá en el banco de proyectos de inversión PR-M1-P1-05. Profesionales de las subdirecciones de Se hace seguimiento a la ejecución del CP: El DAPV hace seguimiento al desarrollo y desarrollo regionaly Se hace seguimiento a la ejecución del CP SIP Coordinadores de ejecución del Contrato Actas Contrato Plan Plan. de ejecución Gerencia Contrato Plan Fin del procedimiento SOPORTE NORMATIVO Y/O DOCUMENTOS DE REFERENGIA: Planes de Desarrollo Nacional, Departamental y Municipal. Manualoperativo Contrato Plan del DNp. a a a Ficha Perfildel DNP 7. REGISTROS: Código 1. Nombrc Respgnsable Acta de concertación y documento DAPV, Representantes ente territoriales interesados Representante legal ente que tenga la iniciativa se de diagnostico Acta v documento eje central de contrato plan y prioridades estratéqicas con 2. @ legales del territorial o el que delegue Lugarde álmacenamiento Recuperación Protección TRD Archivador Archivos de la Subdirección Tiempode rctencióñ Carpetas líder Proceso del del esy carpetas uso exclusivo EI establecido Archivos de la Subdirección Carpetas líder del del carpetas uso exclusivo Proceso como Archivo Central En las tablas de retención Archivador esy Dlsposición final Archivo EI Central establecido En las tablas de retención representante poR REeRESENTANTE. EsrE DocuMENTo Es PROPIEDAD DE LA coeER|,¡RclóN DEL vALLE DEL cAUcA pRoHtBtDA su REpRoDUcctoN CUALQUIER MEDto, stN AUToRrzAcroN DEL GoBERNADoR y/o su ¡v dN A¡ ^ \ñLt \l' ') d"W Departamento Código: lN-M1-P1-07 delValle delCauca Versión: W INSTRUCTIVO CONTRATO PLAN Fecha de Aprobaciontft Nombre lniciativa por escrito radicada ante el DNP 3. Ficha perfil Presentació del 4. n Proyecto en diapositivas Matriz desarrollo del local y (firmantes facilitadores) Director del DAPV Profesionales Subdirección del Carpetas líder del del Archivador esy carpetas Archivos de la Carpetas líder del del Proceso coordinadores de contrato plan del ftotección uso exclusivo Subdirección Carpetas lfder del del Proceso proyecto DAPV Archivos de la Subdirección Carpetas líder Proceso Subdirección Carpetas l4ili ?n /, establecido En las tablas de retención Archivador esy Archivador esy lfder Proceso Archivador esy carpetas Profesionales del uso exclusivo DAPV coordinadores de contrato plan Disposición final Archivo Central Archivo Central carpetas uso exclusivo carpetas del del establecido En las tablas de retención EI uso exclusivo Archivos de la EI esy carpetas del del rcüencién TRD Archivador uso exclusivo coordinadores de contrato plan Gorreo electrónico avisando plazo para entrega de fichas perfil v presentacion de Tiempode Recuperaclúr Proceso Subdirección Profesionales del proyecto 7. Lqgarde almacenamienúo Archivos de la Actores Gestor Correo electrónico 6. Responsable Archivos de la Oficio 5. | Página 6 de 8 Gobernación Código 01 EI establecido En tablas Archivo Central las de retención EI establecido En tablas Archivo Central las de retención EI establecido En tablas Archivo Central las de retención es Drovectos Matriz L de proyectos consolidada Profesionales del DAPV de proyectos consolidada Fichas de perfil Presentacio nes 9. @ Subdirección Subdirección Profesionales del coordinadores de contrato plan lfder del del Archivador esy carpetas uso exclusivo Archivos de la DAPV Carpetas Proceso coordinadores de contrato plan Oficio remisorio Matriz Archivos de la Carpetas llder Proceso del del Archivador Archivo EI establecido En tablas Central las de retención EI esy establecido carpetas uso exclusivo tablas En Archivo Central las de retención ESTE DocUMENTo ES PROPIEDAD DE LA GOBERNACIóN DEL VALLE DEL cAUcA pRoHtBtDA SU REpRoDUcctoN cUALQUIER MEDto, srN AUToRrzAcroN DEL GoBERNADoR y/o su nepnesemrÁñ?t "----" poR sr X* Qt Departamento Código: lN-M1-P1-07 delValle del Cauca INSTRUCTIVO CONTRATO PLAN Fecha de Aprobacion:l I ltlAy 1 Página 7 de 8 Código 10. 11. 12. Nombre Reaporcable Archivos de la Acta con observacion es Matriz de proyecto actualizada de perfil Presentació n aiustados Correo Ficha electrónico a los gestores e interesados 13. 14. Director Subdirección del Acta de compromiso Carpetas líder Profesionales del Subdirección DAPV Carpetas líder Proceso DAPV Archivos de la Subdirección del del desarrollo Carpetas líder del del Subdirección Carpetas líder Proceso tablas retención esy Archivador esy carpetas del del Archivador esy carpetas uso exclusivo Archivos de la Subdirección Carpetas líder Proceso participantes del del establecido En Archivador esy carpetas uso exclusivo de Archivo EI tablas Central las establecido En Disposición final Archivo EI uso uso exclusivo Archivos de la relencién exclusivo Archivador carpetas Proceso coordinadores de contrato plan. del local esy uso exclusivo coordinadores de contrato plan. DAPV Archivador carpetas coordinadores de contrato plan. Profesionales del Prcteccién TRD del del Proceso Archivos de la Actores Contrato fiempode Reoupgnción DAPV Profesionales del Plan firmado 8. Lqgarde almacenamiento Central las de retención EI establecido En tablas Archivo Central las de retención EI establecido En tablas Archivo Central las de retención EI establecido En tablas Archivo Central las de retención CONTROL DE GAMBIOS: Versión 01 Razón de la Actualización y/o Oescripción del Cambio Creación del documento de 2012 acueffi Fecha 17t12t2013 9. ANEXOS: No aplica. @ ESTE DocuMENTo Es PROPIEDAD DE LA GOBERNACIóN DEL VALLE DEL cAUcA pRoHtBtDA sU REpRoDUcctoN CUALQUIER MEDIO, SIN AUTORIZACION DEL GOBERNADOR Y/O SU REPRESENTANTE. poR \-tt Código: PR-Mtr-F1-14 PROGEDIMIENTO CONTRATO PLA¡ü Fecha de Aprobación: ry 1 ?m4 Fágina 8 de 8 Gobernación 10. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN: Elaboracién Élabo¡'ado por: i-ina f/larcela Mejía Ríos, Mellemberg Carcjona Hau Caicedo Cargo: Subdirectorpqsarroilo Cargo: Contratista - Profesicrnal tJniversitario ffffi:, subo i:e\\versiói: "- \ é I Fecha: 1711212013 O Aprobación Revisión pcr: Jorge Enrique Almario García * Diego Fernando Revisado X$lt: DOüUMENTO É$ PRüP|EDAD nE Aprobado por: Comité Coordinador dei Sistema Integrado de Gestión t''Hnfio W,1ffiW'f"$'ffif' Ai'ü1'r*A*'i"m :cha: 1711212.018X Fecha: f4 1 [{ ,r SIS ,,, .:\11, LA GOBERNACION DFL VALLE DIL CAUCA PROHISID.C SU RÉPRODUCCION POR CUALQUIER MÉDIO. SIN AUTORIZACION DEL GOBNRNADOR YIO SU REPRñSINTANTE. wy