manual específico de funciones y competencias
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M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO PLAZA MAYOR CONVENCIONES Y EXPOSICIONES S.A. 1 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 1. CONFORMACION DEL MANUAL El Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales, es en definitiva un instrumento diseñado para lograr una adecuada Administración del Talento Humano. En este Manual se establecen las funciones y competencias laborales de los cargos que conforman la planta de personal en Plaza Mayor y, los requisitos exigidos para el desempeño de éstos. El Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales se constituye en el soporte técnico que justifica y da sentido a los cargos aprobados en Plaza Mayor. En el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales podrá encontrarse una descripción detallada de las funciones tanto transversales como esenciales que se realizan en cada uno de los cargos específicos, los criterios de desempeño, conocimientos básicos o esenciales, requerimientos de estudio y experiencia que se deben acreditar para el adecuado y exitoso desempeño de los mismos. Con el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales, se pretende entre otros el logro de los siguientes propósitos: Organizar la marcha de procesos administrativos como la Selección y Elección de Talento Humano, la Inducción de nuevos funcionarios, la Formación, Capacitación y Entrenamiento en el puesto de trabajo y entre otros la Evaluación del Desempeño. Forjar en todos los Funcionarios de Plaza Mayor un mayor nivel de compromiso frente al desempeño eficiente de los empleos, entregándoles información básica sobre estos. Suministrar información que sirva de soporte para la planeación e implementación de medidas de mejoramiento, modernización administrativa y estudios de cargas de trabajo. Facilitar el establecimiento de parámetros de productividad y competitividad institucional. 2 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 2. CAMPO DE APLICACIÓN DEL MANUAL. El propósito principal del cargo, las funciones esenciales y transversales, establecidos en el presente Manual, se aplicará a los cargos aprobados en Plaza Mayor y serán la base para futuros procesos capacitación, evaluación del desempeño, movilidad interna y promoción de los funcionarios vinculados, en el marco de la planta global. 3. DEFINICIONES PARA LA APLICACIÓN DEL MANUAL. Para efectos de comprensión, interpretación y aplicación del Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales, se recomienda tener en cuenta las siguientes definiciones: 3.1. Actualización. Se refiere al cambio autorizado por la Dirección de Talento Humano, mediante la cual se modifican algunos contenidos o funciones específicas. También aplica Cuando se actualicen, adicionen funciones a un cargo específico, o se cree uno nuevo. 3.2. Cargo. Es el conjunto de funciones, deberes y responsabilidades que deben ser atendidas por una persona natural, para satisfacer las necesidades permanentes de la administración de Plaza Mayor. 3.3. Conocimientos Esenciales. Corresponde al conjunto de teorías, principios, normas, técnicas, conceptos y demás aspectos del saber que debe poseer y comprender quien esté llamado al desempeño del cargo. 3.4. Criterios de Desempeño. Son los resultados esperados de la actividad laboral que dan cuenta de la calidad que exige el buen ejercicio de las funciones. Los criterios permiten determinar si el funcionario alcanza o no el resultado descrito en el elemento de competencia. 3.5. Denominación del Cargo. Es el conjunto de funciones, tareas y responsabilidades que se asignan a una persona y las competencias requeridas para llevarlas a cabo, con la finalidad de satisfacer el 3 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES cumplimiento de los planes de acción propios de cada Dependencia. 3.6. Descripción de Funciones Esenciales. Son un conjunto de enunciados que indica lo que hace o debe hacer el funcionario en su cargo, para lograr el propósito principal. 3.7. Descripción de Funciones Transversales. Son los diferentes enunciados que indican que hace o que debe hacer el funcionario en su cargo. Estos enunciados son afines para los cargos teniendo en cuenta su denominación (Directivo, Profesional, Técnico, Asistencial), en el marco de la planta global aprobada para Plaza Mayor. 3.8. Funcionario. Es la persona para ejercer un cargo, tomar de funciones señaladas por relación de carácter legal y establece el derecho. 3.9. Homologación: Hace referencia a la validación de experiencia en caso de requerimientos específicos o títulos de postgrado, ésta será de aplicación según las normas vigentes. nombrada por una autoridad competente posesión del mismo y ejercer un conjunto Plaza Mayor y se vincula mediante una reglamentario, regulada por normas que 3.10. Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales. Es la descripción en detalle de las funciones y requisitos de estudio, experiencia y otros, que corresponde a los diferentes cargos o puestos de trabajo que desempeñan los funcionarios de Plaza Mayor, de acuerdo con la planta de personal aprobada. 3.11. Perfiles. Son las exigencias de formación, entrenamiento y experiencias laborales, concretas y particulares que se deben acreditar para el desempeño del trabajo específico. 3.12. Planta Global. Consiste en la relación detallada de los empleos requeridos para el cumplimiento de las funciones de una entidad, sin identificar su ubicación en las unidades o dependencias que hacen parte de la organización interna de la institución. 3.13. Planta de Personal. Es la agrupación de los cargos de la planta de personal aprobados por la Junta Directiva con las modificaciones que 4 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES establezca la Gerencia General, bien sea que se encuentren provistos o vacantes. 3.14. Proceso de Selección de Personal. Es un proceso dinámico en el marco de la administración del capital humano, cuyo propósito es la búsqueda de candidatos idóneos para proveer una vacante, en un momento determinado. 3.15. Propósito Principal del Cargo. En este enunciado se identifica la razón de ser del cargo en términos de resultados. 3.16. Requisitos de Estudio. Se refiere a los conocimientos académicos adquiridos en instituciones públicas o privadas, reconocidas por el Gobierno Nacional correspondientes a educación básica primaria, básica secundaria, media vocacional, superior en los programas de pregrado, en las modalidades de formación técnica profesional, tecnológica y profesional y en programas de posgrado en las modalidades de especialización, maestría, doctorado y posdoctorado.1 3.17. Requisitos de Experiencia: Son los conocimientos, habilidades, destrezas adquiridas o desarrolladas mediante el ejercicio de una profesión u oficio. 3.18. Trabajo Específico. Es la identificación, denominación o nombre que se le da a la relación o descripción de las funciones, actividades, tareas, labores y responsabilidades que cumple un funcionario en el desempeño de un cargo. 3.19. Unidad Organizacional. De acuerdo con la agrupación de los procesos de trabajo y la función, la unidad organizacional corresponde a las diferentes Gerencias existentes en Plaza Mayor, las cuales agrupan direcciones, coordinaciones y otros cargos relacionados con un mismo objeto misional. 1Artículo 6 del Decreto 785 de 2005. Disponible para su consulta en: http://www.mineducacion.gov.co/1621/articles103301_archivo_pdf.pdf 5 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 4. ACTUALIZACION DEL MANUAL. El Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales, que es elaborado por la Gerencia Administrativa y Financiera a través de la Dirección de Talento Humano y revisado y aprobado por la Secretaria General y elevado a Norma interna mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal, el cual se actualizará, modificará o adicionará mediante el siguiente procedimiento: 4.1. Comunicación debidamente sustentada al Director de Talento Humano, mediante la cual se solicita la actualización, modificación o adición de las funciones específicas o de los perfiles. 4.2. Análisis del documento de actualización, modificación o adición por parte de la Dirección de Talento Humano, posteriormente su presentación a la Secretaría General. 4.3. Expedición del resultado de actualización, modificación o adición, por parte de la Dirección de Talento Humano, mediante la actualización del Manual de Específico de Funciones y Competencias Laborales. 4.4. Actualización del Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales en el Sistema de Gestión de la Calidad de Plaza Mayor. 5. ASESORIA Y CONTROL. La asesoría y asistencia sobre la utilización adecuada del Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales, será responsabilidad de la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 6. DENOMINACIÓN DE LOS CARGOS. Teniendo en cuenta la naturaleza de las funciones, requisitos y competencias laborales exigidas para su desempeño, los cargos en Plaza Mayor serán 6 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES agrupados en la siguiente denominación: Directivo Primer Nivel, Directivo Segundo Nivel, Directivo Tercer Nivel, Profesional, Técnico y Asistencial. 6.1. NIVEL DIRECTIVO. Agrupa los cargos a los cuales le corresponden funciones de direccionamiento estratégico, formulación de políticas institucionales y de adopción de políticas, planes, programas y proyectos. Su caracterización implica el cumplimiento de funciones de dirección, conducción y orientación. 6.2. NIVEL PROFESIONAL. Agrupa los cargos que ejercen funciones de coordinación, ejecución y seguimiento de los planes, programas y proyectos institucionales; los cuales requieren de la aplicación de los conocimientos técnicos y propios de una carrera profesional diferente a la técnica profesional y tecnológica. 6.3. NIVEL TÉCNICO. Comprende los cargos que ejercen funciones técnicas o de apoyo, cuyo objetivo es el desarrollo de los procesos y procedimientos misionales y de soporte, en los cuales predominan actividades técnicas y sin nivel de especialización. 6.4. NIVEL ASISTENCIAL. Comprende los cargos cuyas funciones implican el ejercicio de actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias de los niveles superiores o de labores que se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de simple ejecución. Observación: Para la certificación en educación formal y teniendo en cuenta el Artículo 7° del Decreto 785 de 2005, los estudios se acreditarán mediante la presentación de certificados, diplomas, grados o títulos otorgados por las instituciones correspondientes. Para su validez requerirán de los registros y autenticaciones que determinen las normas vigentes sobre la materia. La tarjeta 7 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES profesional o matrícula correspondiente, según el caso, excluye la presentación de los documentos enunciados anteriormente.2 En los casos en que se requiera acreditar la tarjeta o matrícula profesional, podrá sustituirse por la certificación expedida por el organismo competente de otorgarla en la cual conste que dicho documento se encuentra en trámite, siempre y cuando se acredite el respectivo título o grado. Dentro del año siguiente a la fecha de posesión, el empleado deberá presentar la correspondiente tarjeta o matrícula profesional. De no acreditarse en ese tiempo, se aplicará lo previsto en el artículo 5° de la Ley 190 de 19953 y las normas que la modifiquen o sustituyan. De acuerdo con el Artículo 8° del Decreto 785 de 2005, los estudios realizados y los títulos obtenidos en el exterior requerirán para su validez de la homologación y convalidación por parte del Ministerio de Educación Nacional o de la autoridad competente. Quienes hayan adelantado estudios de pregrado o de postgrado en el exterior, al momento de tomar posesión de un empleo público que exija para su desempeño estas modalidades de formación, podrán acreditar el cumplimiento de estos requisitos con la presentación de los certificados expedidos por la correspondiente institución de educación superior. Dentro de los dos (2) años siguientes a la fecha de posesión, el funcionario deberá presentar los títulos debidamente homologados. Si no lo hiciere, se aplicará lo dispuesto en el artículo 5° de la Ley 190 de 1995 y las normas que la modifiquen o sustituyan. Esta disposición no prorroga el término de los trámites que a la fecha de expedición del presente decreto- ley se encuentren en curso.4 2 Disponible para su consulta en: http://www.mineducacion.gov.co/1621/articles-103301_archivo_pdf.pdf 3 En caso de haberse producido un nombramiento o posesión en un cargo o empleo público o celebrado un contrato de prestación de servicios con la administración sin el cumplimiento de los requisitos para el ejercicio del cargo o la celebración del contrato, se procederá a solicitar su revocación o terminación, según el caso, inmediatamente se advierta la infracción. 4 Disponible para su consulta en: http://www.mineducacion.gov.co/1621/articles-103301_archivo_pdf.pdf 8 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES TABLA DE CONTENIDO UNIDAD ORGANIZACIONAL: GERENCIA GENERAL GERENTE GENERAL ......................................................................................... 14 DIRECTOR DE COMUNICACIONES Y RELACIONES PÚBLICAS ................... 17 DIRECTOR DE AUDITORÍA ................................................................................. 22 COORDINADOR DE PUBLICIDAD ...................................................................... 26 COMUNICADOR ................................................................................................... 30 ANALISTA DE AUDITORÍA ................................................................................. 33 ANALISTA DE COMUNICACIONES .................................................................... 37 ASISTENTE DE GERENCIA ................................................................................ 40 CONDUCTOR ESCOLTA ..................................................................................... 43 UNIDAD ORGANIZACIONAL: GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO .................................................. 46 DIRECTOR DE TALENTO HUMANO ................................................................... 50 DIRECTOR DE PRESUPUESTO ......................................................................... 55 DIRECTOR DE CONTABILIDAD ......................................................................... 59 COORDINADOR DE INMOBILIARIA ................................................................... 63 COORDINADOR DE TESORERÍA ....................................................................... 67 COORDINADOR DE PRESUPUESTO ................................................................. 71 COORDINADOR DE CONVENIOS NACIONALES .............................................. 75 COORDINADOR CENTRO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL .................. 79 ANALISTA ADMINISTRATIVA............................................................................. 82 ANALISTA DE TALENTO HUMANO ................................................................... 85 9 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES ANALISTA CONTABLE ....................................................................................... 89 ANALISTA DE TESORERÍA ................................................................................ 94 ANALISTA COSTOS ............................................................................................ 97 ANALISTA DE PRESUPUESTO ........................................................................ 101 AUXILIAR 1 ADMINISTRATIVO......................................................................... 105 AUXILIAR 1 DE ARCHIVO ................................................................................. 108 AUXILIAR 2 DE ARCHIVO ................................................................................. 111 AUXILIAR 1 CONTABLE.................................................................................... 114 AUXILIAR 1 DE TESORERÍA............................................................................. 117 SECRETARIA ADMINISTRATIVA ..................................................................... 120 RECEPCIONISTA ............................................................................................... 123 MENSAJERO...................................................................................................... 126 OFICIOS VARIOS ............................................................................................... 128 UNIDAD ORGANIZACIONAL: SECRETARIA GENERAL SECRETARIO GENERAL .................................................................................. 130 DIRECTOR DE COMPRAS ................................................................................ 134 DIRECTOR DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA ......................................... 138 DIRECTOR JURÍDICO ....................................................................................... 143 DIRECTOR DE RELACIONES LABORALES .................................................... 147 COORDINADOR DE COMPRAS ........................................................................ 143 COORDINADOR ZONA FRANCA...................................................................... 154 ABOGADO.......................................................................................................... 158 ANALISTA .......................................................................................................... 163 ANALISTA DE COMPRAS ................................................................................. 167 10 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES AUXILIAR 1 ADMINISTRATIVO......................................................................... 171 AUXILIAR 1 DE COMPRAS ............................................................................... 174 AUXILIAR 1 DE ZONA FRANCA ....................................................................... 177 UNIDAD ORGANIZACIONAL: GERENCIA DE MERCADEO Y VENTAS GERENTE DE MERCADEO Y VENTAS ............................................................ 181 ASESOR ESTRATEGIA, IMAGEN Y PROYECCIÓN ........................................ 186 DIRECTOR ARRENDAMIENTO DE ÁREAS ..................................................... 190 DIRECTOR SOLUCIÓN COMPLETA ................................................................. 195 DIRECTOR CANALES COMERCIALES ............................................................ 200 DIRECTOR PROYECTOS PROPIOS ................................................................. 205 COORDINADOR SOLUCIÓN COMPLETA ........................................................ 209 EJECUTIVO COMERCIAL ARRENDAMIENTO DE ÁREAS ............................. 212 EJECUTIVO COMERCIAL SOLUCIÓN COMPLETA ........................................ 216 EJECUTIVO CANALES COMERCIALES .......................................................... 220 EJECUTIVO DE PROYECTOS ........................................................................... 223 ANALISTA DE MERCADEO Y VENTAS ........................................................... 227 PRODUCTOR DE MERCADEO ......................................................................... 231 AUXILIAR 1 COMERCIAL .................................................................................. 235 AUXILIAR 1 DE PROYECTOS PROPIOS .......................................................... 239 AUXILIAR DE SOLUCIÓN COMPLETA ............................................................ 242 11 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES UNIDAD ORGANIZACIONAL: GERENCIA DE SERVICIO GERENTE DE SERVICIO ................................................................................... 245 DIRECTOR DE SERVICIO.................................................................................. 250 DIRECTOR DE ALIMENTOS Y BEBIDAS ......................................................... 255 COORDINADOR OPERATIVO ........................................................................... 259 COORDINADOR TÉCNICO ................................................................................ 263 COORDINADOR DE EVENTOS ......................................................................... 267 COORDINADOR DE SERVICIO AL CLIENTE ................................................... 271 INGENIERO ........................................................................................................ 275 TÉCNICO 1 ASESOR EN PROTOCOLO Y RELACIONES PÚBLICAS ............ 278 CAPITÁN DE MANTENIMIENTO ....................................................................... 281 CAPITÁN DE BODEGA ...................................................................................... 285 PRODUCTOR DE SERVICIO ............................................................................. 288 AUXILIAR 1 DE ALIMENTOS Y BEBIDAS ........................................................ 292 AUXILIAR 2 SERVICIO ...................................................................................... 295 TÉCNICO ELECTROMECÁNICO ....................................................................... 298 TÉCNICO DE SONIDO ....................................................................................... 301 TÉCNICO DE MANTENIMIENTO ....................................................................... 305 OFICIOS VARIOS ............................................................................................... 308 UNIDAD ORGANIZACIONAL: GERENCIA DE PLANEACIÓN GERENTE DE PLANEACIÓN ............................................................................ 311 DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN, DESARROLLO E INNOVACIÓN ................ 316 COORDINADOR ASEGURAMIENTO DEL NEGOCIO ...................................... 320 COORDINADOR TIC .......................................................................................... 324 12 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES ARQUITECTO ..................................................................................................... 318 ANALISTA DE PROCESOS ............................................................................... 331 ANALISTA 1 DE PLANEACIÓN ......................................................................... 335 ANALISTA DE REDES ....................................................................................... 338 TÉCNICO EN SISTEMAS ................................................................................... 341 UNIDAD ORGANIZACIONAL: GERENCIA PLAZA MAYOR BOGOTÁ GERENTE PLAZA MAYOR BOGOTÁ ............................................................... 344 DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO ............................................... 349 DIRECTOR LOGÍSTICO ..................................................................................... 353 DIRECTOR COMERCIAL ................................................................................... 357 COORDINADOR ADMINISTRATIVO ................................................................. 361 COORDINADOR DE PROYECTOS ................................................................... 364 COORDINADOR OPC ........................................................................................ 368 EJECUTIVO COMERCIAL ................................................................................. 371 PRODUCTOR ..................................................................................................... 375 AUXILIAR ADMINISTRATIVO ............................................................................ 379 13 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: GERENTE GENERAL Denominación del Cargo: Nivel de Dirección: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: GERENTE Primero Uno (1) Gerencia General Junta Directiva Gerencia General Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Ejecutar las disposiciones trazadas por la Junta Directiva. Orientar estratégicamente la gestión de Plaza Mayor y como tal ejercer la representación administrativa, comercial, jurídica y financiera. Definir las políticas y directrices generales para la administración del Talento Humano y los recursos económicos y financieros, técnicos y tecnológicos, asegurando su utilización en condiciones de costo, beneficio, oportunidad y productividad, todo ello con el propósito de lograr resultados coherentes con el direccionamiento estratégico y objetivos corporativos de Plaza Mayor. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Trazar las políticas administrativas de Plaza Mayor, los proyectos corporativos, negocios y presupuestos que serán sometidos a consideración de la Junta Directiva. 2. Dirigir el régimen interno de Plaza Mayor y su administración, cuidando que sus actividades se efectúen de conformidad con la ley, los Estatutos y los acuerdos de la Junta Directiva. 3. Separar y reemplazar el personal subalterno y autorizar la contratación de los funcionarios que sean necesarios para el desarrollo del objeto misional de Plaza Mayor. 14 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 4. Dirigir las relaciones públicas de Plaza Mayor con entidades estatales en los niveles nacional, departamental y local, organismos internacionales, empresas privadas y entre otras las organizaciones gremiales, de acuerdo con los intereses corporativos de Plaza Mayor. 5. Dar cuenta a la Junta Directiva de la marcha y estado de todas las actividades de Plaza Mayor, como la recaudación, inversiones y situación financiera de Plaza Mayor. 6. Cumplir y hacer cumplir las directivas y acuerdos de la Junta Directiva en todos los niveles funcionales de Plaza Mayor. 7. Velar por el cumplimiento de las metas y objetivos de Plaza Mayor. 8. Proporcionar a todo el personal las condiciones apropiadas para su trabajo, promoviendo y motivando su identificación con Plaza Mayor y sus objetivos corporativos. 9. Cumplir con las funciones determinadas en los Estatutos. 10. Otras que le sean asignadas por la Junta Directiva o por la Asamblea de Accionistas. V. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Gestión de los recursos necesarios para el logro del objeto misional de Plaza Mayor. Cumplimiento del Plan Estratégico. Liderazgo. Negociación. Pensamiento Estratégico. Impacto e influencia. Dirección y Delegación. Apertura y Sensibilidad Cultural. VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Globalización. Administración Financiera. Manejo de dinámicas de equipos. Pensamiento Estratégico. Normatividad que rige la gestión en entidades públicas. 15 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título Profesional en Administración, Derecho, Comunicaciones, Ingenierías o carreras afines relacionadas con el objeto social de la Entidad. Especialización en áreas relacionadas con las funciones del cargo. Cuatro (4) años en nivel directivo, conocimiento de procesos comerciales, contractuales, financieros, administrativos y operativos en empresas de servicios preferiblemente en el sector público. 16 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: DIRECTOR DE COMUNICACIONES Y RELACIONES PÚBLICAS Denominación del Cargo: Nivel de Dirección: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: DIRECTOR Tercero Uno (1) Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas Gerencia General Gerente General Gerencia General Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Diseñar, ejecutar y hacer seguimiento al Plan de Comunicaciones (Comunicaciones internas y externas, Publicidad y Relaciones Públicas), de acuerdo con la política de comunicaciones establecida por la Gerencia General y los lineamientos del Plan Estratégico de Plaza Mayor. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Liderar el diseño, la organización, la ejecución y el control de planes, programas y proyectos generados en la Dependencia y velar por la adecuada aplicación de las normas y procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Apoyar y dar a conocer la políticas de Plaza Mayor, mediante la utilización de los medios de comunicación internos. 4. contribuir a asegurar una mejor integración y sinergia entre las dependencias y servicios internos de Plaza 17 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES Mayor. 5. Promover y dar trámite a asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 6. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 7. Liderar el análisis, revisión, evaluación y control de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 8. Liderar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad en su área, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 9. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 10. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 11. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. 12. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor, adicionalmente estimular activamente la participación de su talento humano en los programas de formación y bienestar laboral. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Con el concurso de la Gerencia General, definir la estrategia de comunicación interna para fortalecer los servicios y estimular la participación activa de todas las Dependencias de Plaza Mayor. 2. Dinamizar los procedimientos operativos y administrativos de la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas, con el fin de tomar decisiones sobre las prioridades en materia de comunicaciones (niveles interno y externo). 3. Elaborar y ejecutar el Plan de Comunicaciones para los diferentes grupos de interés, en concordancia con los objetivos estratégicos de Plaza Mayor. 4. Con el acompañamiento de la Dirección de Talento Humano, administrar el equipo de colaboradores, 18 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES buscando generar un clima organizacional óptimo y la productividad en el desempeño del Talento Humano bajo su responsabilidad. 5. Elaborar anualmente el presupuesto para la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas, donde se evidencien los rubros para inversiones en publicidad, medios de comunicación interna, comunicación externa y relaciones públicas. 6. Realizar mensualmente el seguimiento y control al presupuesto de comunicaciones. 7. Estructurar el Plan de Medios publicitarios para la generación de pautas comerciales de Plaza Mayor en los diferentes medios de comunicación. 8. Gestionar la función institucional y de comunicaciones del Gerente General, en términos de visitas, entrevistas, presentaciones y discursos. 9. Dirigir eficazmente los instrumentos de comunicación mediante una gran diversificación, evaluación e innovación de los soportes. 10. Optimizar los recursos tecnológicos de Plaza Mayor a nivel de la presentación de la organización, publicidad y Relaciones Públicas. 11. Crear y actualizar en forma permanente la base de datos de medios de comunicación y periodistas. 12. Promover la inserción de nuevas tecnologías, para la automatización de redes y bases de datos de Plaza Mayor. 13. Diseñar el material para comunicados de prensa. 14. Coordinar los eventos con periodistas: ruedas de prensa, desayunos de trabajo, entre otras actividades que propendan por el acercamiento de la organización con dichos medios. 15. Planear, convocar y atender a clientes actuales y potenciales, públicos y privados, en el marco de la estrategia de Relaciones Públicas. 16. Crear el Manual de Comunicaciones de la entidad, siguiendo los lineamientos de la norma NTCGP 1000 y las políticas de la Gerencia General. 17. Recopilar y contabilizar el Free Press de la organización en los diferentes medios de comunicación. 18. Coordinar la participación de Plaza Mayor en eventos y ferias. 19. Apoyar la realización de reuniones y eventos corporativos de Plaza Mayor como Asamblea de Socios, Junta Directiva y en coordinación con la Dirección de Talento Humano, todas aquellas reuniones que involucren a 19 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES todo el personal. 20. Elaborar los planes de selección, contratación y evaluación de los proveedores para el proceso de comunicaciones. 21. Investigar y planear potenciales canjes publicitarios buscando el posicionamiento de la marca en condiciones favorables para Plaza Mayor. 22. Aprobar las propuestas de material promocional y publicitario para Plaza Mayor. 23. Investigar y presentar a la Gerencia de Mercadeo y Ventas propuestas de piezas de Merchandising. 24. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Plan de comunicaciones. - Base de datos de Comunicadores Sociales, Periodistas y Relacionistas Públicos. - Comunicados de prensa. - Cumplimiento con el Plan de Comunicaciones. - Seguimiento a la ejecución presupuestal. - Archivo de prensa. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Posicionamiento de marca. - Plan de Comunicaciones y Medios. - Habilidades de comunicación verbal y escrita. - Manejo avanzado de herramientas de Office como Word, Excel, Power Point. - Inglés fluido (escrito y hablado). - Direccionamiento de equipos. - Toma de decisiones. 20 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título profesional en Comunicación Social y Periodismo, Tres (3) años en cargos de alto compromiso misional del Comunicación y Relaciones Corporativas, Comunicación nivel ejecutivo en comunicaciones, y relaciones públicas. Gráfica Publicitaria o directamente relacionados con el objeto misional de la empresa Adicional experiencia demostrable en elaboración de planes de comunicaciones y relaciones públicas y Estudios de Especialización en áreas relacionadas elaboración y seguimiento a presupuestos para directamente con el cargo. comunicaciones y medios. 21 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: DIRECTOR DE AUDITORÍA Denominación del Cargo: Nivel de Dirección: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: DIRECTOR Tercero Uno (1) Gerencia General Gerente General Gerencia General Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Dirigir, coordinar y responder por las auditorias programadas y no programadas dentro del Plan de Auditoria de Plaza Mayor. Brindar asesoría, acompañamiento y apoyo a las diferentes áreas de la entidad dando respuesta a los requerimientos de entes externos, solicitud de información y documentación, seguimiento de los planes de mejoramiento que se derivan de las auditorias de entes externos y operativos, seguimientos a los planes de acción de cada una de las áreas de la entidad. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Liderar el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas y proyectos generados en el área y velar por la adecuada aplicación de las normas y procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Apoyar y dar a conocer la políticas de Plaza Mayor, mediante la utilización de los medios de comunicación internos. 22 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 4. contribuir a asegurar una mejor integración y sinergia entre las dependencias y servicios internos de Plaza Mayor. 5. Promover y dar trámite a asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 6. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos que son competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 7. Liderar el análisis, revisión, evaluación y control de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 8. Liderar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad en la Dependencia, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 9. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 10. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 11. Establecer las directrices en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, y velar por su implementación en todas las Dependencias de Plaza Mayor. 12. Estimular la participación activa de su Talento Humano en los programas de formación y bienestar social y laboral. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Planear, dirigir y presentar para aprobación de la Gerencia General el plan de auditoría de la Entidad. 2. Apoyar y acompañar a los miembros de la entidad en el desempeño de sus actividades, a través del análisis, verificación, recomendación, asesoría e información concerniente a: Auditorías internas, planes de mejoramiento, plan de acción y recolección de información 3. velar y mantener permanentemente informados a los directivos acerca del cumplimiento y desarrollo adecuando de los planes de mejoramiento que se derivan de las auditorias, los planes de acción y la entrega a tiempo de la información solicitada por los entes externos e internos. 4. Coordinar y velar por el envío de las respuestas a los requerimientos formulados por los entes externos en los 23 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 5. 6. 7. 8. tiempos establecidos Definir que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la entidad estén adecuadamente estructurados, sean apropiados y se mejoren permanentemente de acuerdo con la evolución de la entidad, además de verificar su cumplimiento y aplicabilidad. Analizar y cuestionar constantemente las diferentes actividades y generar controles que eviten, fraudes, robos y siniestros, además de velar por que se dé cumplimiento al plan anticorrupción estructurado por la entidad y presentado antes las autoridades competentes. Apoyar y velar por que cada una de las áreas de la entidad den respuesta en los términos establecidos y relacionados con el sistema de gestión de calidad, que permitan evidenciar el mejoramiento continuo de la empresa. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Aportes al plan de auditoria de la Entidad y planes de mejoramiento Acompañamiento y respuestas oportunas a los requerimientos de los entes externos Seguimiento y acompañamiento a los planes de mejoramiento derivados de las auditorias VII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Normas Básicas de Auditoría. Direccionamiento Estratégico. Comunicación Asertiva. Normatividad vigente relacionada con la contratación administrativa. Desarrollo Organizacional. Manejo de herramientas de Office. 24 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título profesional en Administración de Empresas, Administración de Negocios, Ingeniería Industrial, Ingeniería Administrativa, Economía, Contaduría Pública y otras afines con el objeto del cargo en mención. Tres (3) años en ocupando cargos de alto compromiso misional de nivel ejecutivo en áreas y funciones de auditoria, con habilidad en el direccionamiento de equipos. Con estudios de Especialización en algunas de las siguientes áreas: Ciencias Administrativas, Económicas, Financieras, Jurídicas, Contables. 25 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR DE PUBLICIDAD Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: COORDINADOR Profesional Uno (1) Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas Director de Comunicaciones y Relaciones Públicas Gerencia General No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Planificar, organizar y coordinar las diferentes actividades relacionadas con la estrategia de publicidad para fortalecer la difusión y la imagen corporativa de Plaza Mayor. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Coordinar el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas, proyectos o actividades técnicas y/o administrativas de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 4. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 26 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Coordinar el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia / otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Coordinar, supervisar y evaluar las actividades propias del personal bajo su inmediata responsabilidad. 11. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal a su cargo. 12. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 13. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Administrar todo el ámbito de la publicidad interna y externa de Plaza Mayor. 2. Coordinar las relaciones comerciales con las agencias de publicidad de Plaza Mayor. 3. Apoyar técnicamente a la Dirección de Comunicaciones en la elaboración, ejecución y seguimiento del Plan de Comunicaciones y Medios como también su presupuesto, en especial en el componente publicitario, imagen corporativa y posicionamiento de marca. 4. Elaborar anualmente el presupuesto para inversiones en los medios de comunicación, denominado Plan de Medios. Entregarlo para su posterior revisión y ajustes por la Dirección de Comunicaciones. 5. Analizar mensualmente la ejecución del presupuesto de publicidad aprobado para Plaza Mayor. Con los resultados del análisis, preparar el informe de gestión para entregar a la Dirección de Comunicaciones. 27 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Coordinar la elaboración de la agenda semanal de eventos en Plaza Mayor para su difusión interna y externa. 7. Actualizar en forma permanente la Base de Datos de proveedores especializados en las áreas de diseño gráfico, impresión y publicidad. 8. Apoyar la implementación de la estrategia de canjes publicitarios y llevar a cabo un seguimiento permanente a la evolución y resultados logrados con los canjes por publicidad. 9. Diseñar estrategias para el aprovechamiento comercial de espacios internos y externos de los recintos que represente presencia de marca e ingresos para Plaza Mayor. 10. Mantener excelentes relaciones corporativas con proveedores, medios de comunicación, agencias de publicidad y entes vinculados; con fin de obtener colaboración y servicio, agregando valor a la publicidad de Plaza Mayor. 11. Apoyar técnicamente a la Dirección de Comunicaciones y Gerencia de Mercadeo y Ventas, en el diseño, actualización y divulgación del Manual de Imagen Corporativa de Plaza Mayor. 12. Coordinar el diseño del material promocional y publicitario de Plaza Mayor. 13. Asistir puntualmente a reuniones convocadas por la Dirección de Comunicaciones, Gerencia General y demás Gerencias de Plaza Mayor que así lo requiera. 14. Brindar ayuda y cooperación a las diferentes Dependencias de Plaza Mayor, en aspectos técnicos de su cargo. 15. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Ejecución y Control del Plan de Medios - Informes semanales de eventos - Ejecución presupuestal - Canjes Publicitarios - Informe mensual de gestión - Manual de Imagen Corporativa - Aprovechamiento comercial de espacios publicitarios internos y externos. 28 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Herramientas de Microsoft Word, Excel y Power Point. - Manejo de herramientas propias del diseño como: Corel Draw, Adobe Photoshop, Adobe Ilustrador, Dreamweaver y Flash (AS 2.0). - Sólidos conocimientos sobre procedimiento de impresión, artes finales. - Diseño gráfico y dibujo. - Creatividad. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Tecnólogo o Profesional Universitario graduado en Dos (2) años en cargos y procesos relacionados con la Publicidad, Diseño Gráfico, Comunicación Gráfica publicidad, diseño gráfico, plan de medios para públicos Publicitaria o áreas afines a la Publicidad, directamente internos y externos. relacionadas con el objeto misional de Plaza Mayor. 29 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: COMUNICADOR Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: COMUNICADOR Técnico Uno (1) Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas Director de Comunicaciones y Relaciones Públicas Gerencia General No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Apoyar y asesorar a la Dirección de Comunicaciones, en la implementación de estrategias de comunicación y relaciones públicas. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 2. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deben adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 3. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 4. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 5. Brindar apoyo en el análisis, revisión y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 6. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento 30 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES continuo de Plaza Mayor. 7. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 8. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe del Área/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 9. Acatar las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. 10. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 11. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Orientar su gestión teniendo en cuenta las políticas del SGC para los procesos de la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas y Negocios Propios de Plaza Mayor, teniendo en cuenta el sentir de los clientes. 2. Diseñar y ejecutar estrategias de comunicación y relaciones públicas para el mejoramiento de las relaciones con los públicos de interés de Proyectos Propios, actuando siempre en consonancia con las estrategias de la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas. 3. Apoyar a la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas en la elaboración y ejecución del plan de medios de comunicación e inversión publicitaria de cada evento propio. 4. Elaborar mensajes y gestionar su publicación para los medios de comunicación internos y externos. 5. Conjuntamente con el Coordinador de Publicidad, diseñar y ejecutar estrategias web para Proyectos Propios. 6. Participar en las reuniones operativas y de coordinación con patrocinadores y aliados estratégicos donde se traten temas relacionados con la comunicación y la publicidad de los Proyectos Propios. 7. Desarrollar actividades de comunicación con el público interno para transmitir información acerca de los Proyectos Propios. 8. Apoyar a la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas en el diseño e implementación de estrategias para la fidelización de públicos de interés de Proyectos Propios. 9. Brindar la atención necesaria a los medios de comunicación durante el desarrollo de los Proyectos Propios. 31 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 10. Diseñar, organizar y ejecutar recorridos con conferencistas y periodistas nacionales e internacionales asistentes a los Proyectos Propios. 11. Efectuar el registro fotográfico y de vídeo de cada uno de los Proyectos Propios. 12. Organizar el archivo fotográfico y de vídeo de cada uno de los Proyectos Propios. 13. Organizar los informes comerciales para los patrocinadores de los Proyectos Propios para su posterior revisión y aprobación por parte de la Dirección de Proyectos Propios. 14. Diseñar y enviar los correos masivos (vía correo electrónico y de manera física) a las bases de datos determinadas por la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas. 15. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Ejecución del plan de comunicaciones y relaciones públicas de Negocios de Proyectos. - Cumplimiento en la ejecución presupuestal. - Indicadores de gestión para medir la eficacia y eficiencia en los procesos a cargo. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Manejo avanzado de Herramientas de Office (PowerPoint y Word). - Manejo de software de diseño gráfico (Corel Draw – Adobe Ilustrador) - Expresión oral y escrita - Nivel medio de inglés (escritura y lectura) VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título profesional en Comunicación Social y Periodismo, Un (1) año en cargos relacionados Comunicación y Relaciones Corporativas o programas afines en comunicaciones y relaciones públicas. relación con el cargo. con 32 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: ANALISTA DE AUDITORÍA Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: ANALISTA Técnico Uno (1) Dirección de Auditoría Director de Auditoría Gerencia General No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Planificar las actividades de Auditoría, estableciendo criterios, objetivos imparciales e independientes, brindando a las dependencias de Plaza Mayor, los lineamientos a seguir para la evaluación de los resultados de la gestión a través de auditorías, revisando, analizando y conformando las situaciones tramitadas y/o causadas; a fin de garantizar la eficacia, eficiencia y economicidad de las operaciones de Plaza Mayor y la legalidad de los actos administrativos. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 2. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 3. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 33 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 4. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 5. Brindar apoyo en el análisis, revisión y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 6. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 7. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 8. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe del Área/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 9. Acatar las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. 10. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 11. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Coordinar con la Dirección de Auditoria el proceso de control interno en Plaza Mayor, en especial a las operaciones y actos administrativos realizados por las diferentes dependencias. 2. Verificar y comprobar los análisis y revisiones de los soportes y/o documentos tramitados producto de las auditorías programadas. 3. Elaborar los informes técnicos de los casos auditados, reportando los hallazgos respectivos. 4. Detectar irregularidades en el proceso de control previo, proponiendo soluciones pertinentes basadas en los procedimientos, normas, objetivos que sustentan la gestión de auditoría. 5. Planificar las auditorías a realizar en las dependencias de Plaza Mayor, en el período establecido, tomando en cuenta las áreas críticas detectadas en auditorías anteriores y las solicitudes efectuadas por los responsables de las dependencias. 34 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Elaborar los planes de trabajo, estableciendo objetivos y procedimientos a seguir e indicando los recursos materiales necesarios, y estimando el tiempo de ejecución. 7. Analizar las normas, leyes, reglamentos y normas técnicas que regulan las actividades de control en las entidades del sector público. 8. Asistir a reuniones de trabajo con las dependencias de Plaza Mayor, cuando su presencia es requerida. 9. Reportar al Director de Auditoría, las actividades realizadas y las anomalías identificadas en los procesos. 10. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Analizar y comprender leyes, reglamentos, resoluciones y demás documentos legales. Tomar decisiones. Elaborar y presentar informes técnicos. Planificar el trabajo de las auditorías. Revisar y analizar los informes de auditorías. Comunicarse claramente en forma oral y escrita. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Gestión Financiera. - Gestión Logística. - Contratación. - Gestión en entidades del sector público. - Conceptos básicos de presupuesto público - Manejo básico de Office (Word, Excel, power point) - Costos y Presupuestos 35 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Un (1) año en cargos de control, auditoría de procesos. Industrial, Contaduría Pública, Economía. Con Deseable experiencia en entidades del sector público en conocimientos en auditoría de procesos. los cargos mencionados. 36 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: ANALISTA DE COMUNICACIONES Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: ANALISTA Técnico Uno (1) Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas Director de Comunicaciones y Relaciones Públicas Gerencia General No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Apoyar el diseño y ejecución del plan de comunicaciones interno y externo elaborado por la Dirección de Comunicaciones para Plaza Mayor. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 2. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 3. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 4. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 37 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 5. Analizar, revisar y evaluar los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 6. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 7. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 8. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 9. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal a su cargo. 10. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 11. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Apoyar a la Dirección de Comunicaciones en el diseño de estrategias para fortalecer los niveles de comunicación interna de la comunicación interna y las relaciones públicas con entidades externas. 2. Administrar la estrategia Web creada desde Dirección de Comunicaciones, con actividades que incluya el mantenimiento y actualización de las páginas web de Plaza Mayor, las redes sociales, la publicidad online y el manejo de mailings. 3. Apoyar el diseño de medios de comunicación internos. 4. Apoyar los eventos con periodistas como ruedas de prensa y desayunos de trabajo, con el fin de lograr un acercamiento entre Plaza Mayor y los diferentes medios de comunicación. 5. Apoyar y ejecutar la estrategia de visitas guiadas: Plaza Mayor de Puertas Abiertas. 6. Apoyar con iniciativas la comunicación con clientes actuales y potenciales. 7. Con el apoyo de la Dirección de Talento Humano, socializar y divulgar el Manual de Comunicaciones con toda la comunidad laboral. 38 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 8. Apoyar logísticamente la participación de Plaza Mayor en eventos y ferias. 9. Apoyar la firma del Libro de Visitantes Ilustres que tiene Plaza Mayor, con aquellos personajes de gran valor para los intereses institucionales de Plaza Mayor. 10. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Cumplimiento en la ejecución del plan de comunicaciones internas y externas - Nivel de posicionamiento de la marca - Cumplimiento del cronograma de Plaza Mayor de Puertas Abiertas - Actualización de medios web VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Manejo Intermedio de Office (Word, Excel, Power Point) - Nivel básico de inglés - Adecuado manejo del idioma Español verbal y escrito VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título profesional en Comunicación Social y Periodismo, Un (1) año ejerciendo como profesional en áreas y Comunicación Audiovisual, Comunicación procesos de comunicaciones y relaciones públicas. Organizacional o Comunicación y Relaciones Corporativas, carreras relacionadas con el objeto misional de Plaza Mayor. 39 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: ASISTENTE DE GERENCIA Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: ASISTENTE Asistencial Uno (1) Gerencia General Gerente General Gerencia General No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Brindar apoyo funcional y administrativo a la gestión de la Gerencia General y Secretaria General de Plaza Mayor. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Apoyar operativamente en la ejecución de planes y actividades administrativas realizadas en la Dependencia o grupo de trabajo, contribuyendo con la aplicación de los procedimientos vigentes. 2. Participar activamente en la gestión de la Dependencia, con el fin de alcanzar los objetivos y metas de la Dependencia. 3. Dar trámite a asuntos operativos y relacionados con la gestión de la Dependencia, por delegación directa de la autoridad, o por quien haga sus veces. 4. Participar en la ejecución de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 5. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 6. Dar uso adecuado a los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se 40 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES encuentran bajo su responsabilidad. 7. Implementar planes de acción, iniciativas y medidas correctivas relacionados con su ámbito de acción. 8. Acatar las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. . 9. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Recibir y efectuar las llamadas telefónicas, o en su defecto tomar los mensajes cuando sea necesario. 2. Brindar apoyo operativo a la Gerencia General en aspectos relacionados con trámites presupuestales. 3. Recibir, registrar, distribuir y archivar la documentación que ingresa a la Gerencia General. Adicionalmente llevar el control sobre la correspondencia enviada. 4. Operar el archivo de gestión de la Gerencia, velando por su orden y actualización en forma permanente. 5. Atender a los clientes y visitantes de la Gerencia General. 6. Administrar la agenda del Gerente General. 7. Redactar cartas, memorandos, circulares, correos electrónicos y demás documentos que sean requeridos por la Gerencia General. 8. Preparar la documentación para la revisión y firma del Gerente General. 9. Mantener actualizado el directorio telefónico, así como el calendario de actividades y citas del Gerente General, facilitando la obtención de recursos tales como información, documentos, equipos o suministros necesarios para su ejecución. 10. Mantener la existencia de útiles de oficina y encargarse de su custodia y distribución. 11. Elaborar las solicitudes de viajes y viáticos para el Gerente General. 12. Planear y hacer seguimiento a las actividades del Conductor Escolta, llevando los registros correspondientes. 13. Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por el jefe inmediato. 41 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) -Archivo de gestión ordenado. - Agenda actualizada. - Adecuada coordinación de labores de mensajería. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Nivel intermedio de Herramientas Office (Word, Excel, PowerPoint). - Técnicas de redacción y archivo de documentos. - Técnicas de Servicio al Cliente. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título de Técnico en Secretariado Ejecutivo y otros Un (1) año de experiencia en cargos de Secretaria de Programas afines al cargo. Gerencia, Secretaria Administrativa, Asistente de . Gerencia. 42 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: CONDUCTOR ESCOLTA Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: CONDUCTOR ESCOLTA Asistencial Uno (1) Gerencia General Gerente General Gerencia General No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Conducir el vehículo asignado a la Gerencia General de Plaza Mayor y actuar como Escolta de seguridad. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Participar en la ejecución de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 2. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 3. Dar uso adecuado a los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 4. Acatar las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. . 5. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 43 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Atender las solicitudes de servicio de manera cuidadosa y diligente en el lugar, tiempo y condición acordada. 2. Cumplir con los horarios asignados por su superior inmediato. 3. Revisar periódicamente las condiciones técnicas y el estado general del vehículo asignado a la Gerencia General, garantizando la seguridad, funcionamiento y limpieza. 4. Acatar las directrices de la Resolución No. 022 de 2008 sobre el uso y control del vehículo. 5. Informar oportunamente los daños que presente el vehículo asignado a la Gerencia General. 6. Realizar las diligencias solicitadas y atenderlas de acuerdo con las prioridades definidas. 7. Entregar a la Asistente de Gerencia, el archivo con los soportes de las diligencias realizadas. 8. Prestar el servicio de escolta al Gerente General o a los demás Directivos de Plaza Mayor que lo requieran, utilizando los medios necesarios para cumplir con su labor. 9. Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por el jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Oportunidad y amabilidad en el servicio - Optimo cuidado y mantenimiento del vehículo - Diligencia en las labores asignadas - Orientación a la satisfacción del cliente VII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Mecánica General. Nociones de Seguridad. 44 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título de Bachiller preferiblemente con cursos de Un (1) año en labores de seguridad privada, fuerzas actualización en vigilante y seguridad. militares, fuerza pública. 45 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Denominación del Cargo: Nivel de Dirección: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: GERENTE Segundo Uno (1) Gerencia Administrativa y Financiera Gerente General Gerencia Administrativa y Financiera Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Diseñar, planear, dirigir, ejecutar y coordinar la política, planes y proyectos relacionados con la gestión administrativa y financiera de Plaza mayor, para garantizar el logro de los objetivos corporativos, siguiendo las estrategias definidas por la Gerencia General. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Mantener permanentemente informados a los directivos y profesionales bajo su responsabilidad, sobre el estado de acción y planes de mejoramiento que se derivan de las auditorías realizadas a su Gerencia. 2. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad que permitan evidenciar el mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 3. Apoyar la internacionalización de la ciudad ejecutando proyectos especiales impactando la competitividad organizacional. 4. Participar activamente en la definición, divulgación y ejecución de la estrategia institucional de Plaza Mayor. 5. Liderar y apoyar a su equipo de colaboradores para la alineación estratégica de los procesos a su cargo, la 46 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES definición coherente de sus planes de acción y de los presupuestos relacionados. 6. Presentar con periodicidad convenida todos los informes de ejecución y de resultados que solicite la Gerencia General y los diferentes entes de control. 7. Garantizar la aplicación de la Norma Técnica de Calidad de la Gestión pública NTCGP1000, y de los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad vigentes en Plaza Mayor y aplicable a los procesos de la Gerencia Administrativa y Financiera. 8. Diseñar las políticas, procedimientos y actividades concernientes a los clientes internos y externos dentro de los procesos a su cargo, buscando documentar, ejecutar y hacer seguimiento a las acciones preventivas, correctivas y de mejora pertinentes. 9. Realizar procesos de investigación de buenas prácticas empresariales e innovación en todos los aspectos relacionados con los procesos a su cargo, buscando apropiación del conocimiento. 10. Proponer a la Gerencia General iniciativas que proyecten a Plaza Mayor hacia el futuro, en los procesos y temas a su cargo buscando la modernización que se requiere para convertir a la Entidad en la preferida y referente para la realización de eventos. 11. Gerenciar el Talento Humano a su cargo, contribuyendo a la existencia de mejores niveles de clima organizacional, donde se estimule el incremento en la satisfacción y la productividad en el desempeño laboral, como factores acordes al nivel de exigencia en la ejecución de los procesos y las directrices que se tracen en Plaza Mayor al respecto. 12. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, rigen para Plaza Mayor. 13. Estimular la participación activa del Talento Humano a su cargo, en los programas y actividades que oriente la Dirección de Talento Humano en Plaza Mayor. 14. Desempeñar las demás funciones que sean asignadas por el Gerente General, de acuerdo con la naturaleza del puesto de trabajo 47 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Diseñar los proyectos y estrategias relacionadas con la administración de los recursos financieros, técnicos, físicos y Talento Humano de Plaza Mayor. 2. Diseñar y aplicar normas y procedimientos para la administración de los recursos financieros, coordinando los procesos Contable, Presupuestal, Inmobiliario y de Tesorería. 3. Coordinar la presentación de la información financiera para usuarios internos y externos y propender por la entrega y pago de declaraciones tributarias en forma oportuna y exacta. 4. Apoyar a la Gerencia General y a la Secretaria General en el manejo y preparación de las reuniones de Junta Directiva. 5. Brindar asesoría a la Gerencia General en relación con la administración de los recursos financieros, físicos y Talento Humano de Plaza Mayor. 6. Mantener relaciones permanentes con proveedores y entidades financieras. 7. Administrar el proceso de gestión inmobiliaria, con el apoyo de la Secretaría General. 8. Propiciar un ambiente laboral en el que los funcionarios a su cargo puedan lograr las metas de equipo, optimizando los recursos disponibles (Productividad institucional). 9. Ejercer un liderazgo dinámico para volver operativos y ejecutar los planes y estrategias determinados. 10. Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los funcionarios y grupos naturales existentes en Plaza Mayor. 11. Liderar estrategias para la obtención de los fondos económicos y el adecuado financiamiento de los activos que requiere Plaza Mayor, para el desarrollo de su objeto misional. Lo anterior significa determinar la estructura de capital a partir de las decisiones de financiamiento. 12. Evaluar y presentar informe a la Gerencia General, sobre la posición financiera de Plaza Mayor. 13. Interactuar en forma dinámica con las demás Gerencias de Plaza Mayor, con el fin de lograr un modelo de gestión eficiente, donde las decisiones se orienten a la competitividad institucional. 14. Orientar a las Dependencias de Plaza Mayor en la elaboración de los respectivos Planes de Acción y su correspondiente Presupuesto. Después de recibida esta información, la Gerencia Administrativa y Financiera consolida los Planes de Acción y presupuestos para entregarlos a la Gerencia General. 48 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 15. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por el Gerente General. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Establecimiento de líneas para la administración del talento humano. - Proyecciones contables, presupuestales y de tesorería. - Compromiso con la Certificación del Sistema de Gestión de la Calidad. - Implementación de sistemas de información que soporten adecuadamente las operaciones de Plaza Mayor. VII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Habilidades de liderazgo, planeación, toma de decisiones, dirección de talento humano. Manejo avanzado de herramientas Office. Habilidades de Dirección. Comunicación Asertiva. Direccionamiento de Equipos. Finanzas avanzadas. Flujo de Caja. Análisis de Rentabilidad. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título profesional en Administración de Empresas, Negocios, Ingeniería Industrial, Economía. Con estudios de Especialización en Gerencia de Mercadeo, Gerencia del Talento Humano, Gerencia Financiera. Cuatro (4) años en cargos de Gerente Administrativo, Director Administrativo, Subdirector Administrativo, Gerente Financiero, Director Financiero, Subdirector Financiero. Para profesionales diferentes a Administrador de Empresas, el candidato deberá acreditar estudios de Especialización en Alta Gerencia. 49 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: DIRECTOR DE TALENTO HUMANO Denominación del Cargo: Nivel de Dirección: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: DIRECTOR Tercero Uno (1) Gerencia Administrativa y Financiera Gerente Administrativo y Financiero Gerencia Administrativa y Financiera Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Planear, coordinar, ejecutar y controlar todos los procesos y procedimientos relacionados con la gestión del Talento Humano, contribuyendo a la existencia de un clima organizacional favorable y generador de mejores niveles de productividad personal e institucional. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Liderar el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas y proyectos generados en la Dependencia y velar por la adecuada aplicación de las normas y procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Apoyar y dar a conocer la políticas de Plaza Mayor, mediante la utilización de los medios de comunicación internos. 4. contribuir a asegurar una mejor integración y sinergia entre las dependencias y servicios internos de Plaza Mayor. 5. Promover y dar trámite a asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 50 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos que son competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 7. Liderar el análisis, revisión, evaluación y control de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 8. Liderar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad en la Dependencia, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 9. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 10. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 11. Establecer las directrices en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, y velar por su implementación en todas las Dependencias de Plaza Mayor. 12. Estimular la participación activa de su Talento Humano en los programas de formación y bienestar social y laboral. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Dinamizar los procedimientos operativos y administrativos de la Dependencia, con el fin de contribuir a la adecuada y oportuna toma de decisiones. 2. Conocer y aplicar los lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública en relación con la administración del Talento Humano. 3. Elaborar y presentar el Plan Anual de Acción del Área con las actividades a realizar y dar cumplimiento a los objetivos de la misma. 4. Formular, ejecutar y controlar el Plan de gestión por competencias para los funcionarios de Plaza Mayor, con el propósito de contribuir al desarrollo de sus competencias, en especial la cultura del servicio y al mejoramiento de los servicios de Plaza Mayor. 5. Identificar con los Gerentes de Área de Plaza Mayor, las necesidades que en materia de formación y capacitación demandan los funcionarios de Plaza Mayor. 6. Formular, ejecutar y controlar el Plan integral de Formación al Personal para los funcionarios de Plaza 51 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES Mayor, con el propósito de contribuir a su desarrollo integral y a un adecuado clima organizacional para Plaza Mayor. 7. Formular, ejecutar y controlar el Plan de Bienestar Social y Laboral para los Funcionarios de Plaza Mayor y su grupo familiar, como estrategia para mejorar los niveles de motivación y compromiso de los funcionarios. 8. Hacer gestión del clima organizacional, tendiente a generar ambientes sanos de convivencia laboral. 9. Diseñar y formular planes, proyectos y programas para estimular el desarrollo personal de los funcionarios de Plaza Mayor. 10. Brindar acompañamiento a las Dependencias de Plaza Mayor en asuntos relacionados con la administración del Talento Humano. 11. Llevar a cabo el desarrollo de procesos de selección, inducción y formación tendientes a desarrollar las competencias de un Talento Humano adecuado y comprometido con el direccionamiento estratégico de Plaza Mayor. 12. Acompañar la ejecución del programa de Seguridad y Salud en el Trabajo, con el fin de contribuir con el bienestar físico y mental de los funcionarios de Plaza Mayor. 13. Coordinar de acuerdo con las normas vigentes, la autorización de las comisiones de servicios en el interior y exterior del país de los funcionarios de Plaza Mayor. 14. Coordinar el análisis y consolidación de la evaluación del desempeño de los funcionarios de Plaza Mayor, de acuerdo con la normatividad vigente, con el fin de tomar las medidas pertinentes que conduzcan al mejoramiento institucional. 15. Acompañar el diseño, revisión y seguimiento de la estructura salarial de Plaza Mayor, que permita contar con esquema equitativo y competitivo de remuneración. 16. Orientar estratégicamente la gestión del Talento Humano a cargo, en el marco de la Planeación Estratégica. 17. Mensualmente llevar a cabo el seguimiento y control al presupuesto asignado para la Dependencia. 18. Trabajar conjuntamente con las diferentes Direcciones de Plaza Mayor, para canalizar adecuadamente los aspectos operativos, generando mejores niveles de productividad institucional. 19. Brindar apoyo a la Gerencia de Planeación y Auditoria, en la formulación y ejecución de proyectos institucionales en el marco de la Responsabilidad Social Empresarial. 20. Solicitar apoyo a la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas, para el diseño de estrategias que posibiliten el despliegue del direccionamiento a todos los niveles de Plaza Mayor. 52 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 21. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Capacidad para desenvolverse en entornos altamente exigentes. Excelentes relaciones interpersonales. Excelente capacidad de comunicación oral y escrita. Alto nivel de compromiso. Análisis de problemas y búsqueda de soluciones (Estratega). Capacidad de negociación y dirección. Administración de recursos. Elaboración y seguimiento al Plan Anual de Acción. El diseño del Plan Integral de Formación al Personal. El diseño del Plan de Bienestar Social y Laboral. Desarrollo de los procesos de selección, inducción y formación. Acompañamiento en la ejecución del programa de Seguridad y Salud en el Trabajo. Consolidación y análisis de la evaluación del desempeño. VII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Direccionamiento Estratégico. Habilidades de Negociación. Comunicación Asertiva. Leyes aplicables al régimen laboral, salarial y prestaciones para entidades del sector público. Plan Nacional de Capacitación. Normatividad vigente relacionada con la contratación administrativa. Normatividad vigente relacionada con bienestar laboral y Seguridad y Salud en el Trabajo. Desarrollo Organizacional. Manejo de herramientas de Office. Sistema de Gestión de Calidad. 53 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA MINIMA Título Profesional en Administración de Empresas, Tres (3) años ocupando cargos de alto compromiso Administración Humana, Psicología, Derecho, misional, del nivel ejecutivo, comercial o directivo, con Comunicación Social o directamente relacionados con el habilidad en el direccionamiento de equipos. objeto misional de la empresa 54 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: DIRECTOR DE PRESUPUESTO Denominación del Cargo: Nivel de Dirección: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: DIRECTOR Tercero Uno (1) Dirección de Presupuesto Gerente Administrativo y Financiero Gerencia Administrativa y Financiera Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Liderar bajo el concurso de la Gerencia Administrativa y Financiera, un adecuado proceso de planeación, programación y presupuestación, con el fin de lograr una adecuada administración de los de los recursos económicos disponibles en Plaza Mayor y con ello la implementación de una cultura corporativa fundamentada en el presupuesto como herramienta administrativa de gestión institucional. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Liderar el diseño, la organización, la ejecución y el control de planes, programas y proyectos generados en la Dependencia y velar por la adecuada aplicación de las normas y procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Contribuir a asegurar una mejor integración y sinergia entre las dependencias y servicios internos de Plaza Mayor. 55 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 4. Promover y dar trámite a asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Liderar el análisis, revisión, evaluación y control de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Liderar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad en la Dirección de Arrendamiento de Áreas, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. 11. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor, adicionalmente estimular activamente la participación de su Talento Humano en los programas de Formación y Bienestar Social y laboral. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Elaborar el Plan de Acción para la Dirección de Presupuesto, para someterlo a revisión y aprobación por la Gerencia Administrativa y Financiera. 2. Elaborar el presupuesto anual de gastos para la Dirección de Presupuesto, para someterlo a revisión y aprobación por la Gerencia Administrativa y Financiera. 3. Anualmente preparar los respectivos instructivos y documentos de interés que serán enviados a las diferentes Dependencias de Plaza Mayor, como insumo para la elaboración de los respectivos presupuestos de ingresos y gastos. Los instructivos incluyen los objetivos, metas, Centros de Costos y responsables de su administración. 4. Brindar la asesoría técnica a las Dependencias de Plaza Mayor para la adecuada elaboración de sus 56 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES presupuestos. 5. Recibir los presupuestos enviados por las Dependencias de Plaza Mayor, consolidarlos y elaborar el Presupuesto General de Ingresos y Gastos de Plaza Mayor, para someterlo a revisión y aprobación por la Gerencia Administrativa y Financiera. 6. Analizar las diferentes variaciones económicas y financieras que podrían generar impacto en el Presupuesto General. Para lo anterior, deberá diseñar los instrumentos respectivos para garantizar la adecuada ejecución presupuestal. 7. Presentar mensualmente a la Gerencia Administrativa y Financiera, el informe de ejecución presupuestal tanto global como en detalle de acuerdo con los diferentes Centros de Costos aprobados en Plaza Mayor. 8. Llevar a cabo un control económico exhaustivo en cada uno de los Centros de Costos frente a la asignación presupuestal, restricciones y ejecución del presupuesto. 9. Impulsar en Plaza Mayor una política de ahorro, eficiencia y trasparencia en la utilización de los recursos económicos. 10. Adoptar mecanismos que faciliten el cumplimiento de las políticas y normas de carácter presupuestario en Plaza Mayor. 11. Desarrollar, mantener y actualizar el sistema de información presupuestaria referida a ingresos, gastos e inversiones, que permita proveer de información a los distintos niveles de Plaza Mayor. 12. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Elaboración del Presupuesto General de Ingresos y Gastos. % de Ejecución Presupuestal por Centro de Costos. Informes de Gestión con la ejecución presupuestal. VII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Nivel avanzado certificado de herramientas de Microsoft Word, Excel y Power Point y uso de internet. Sólidos fundamentos conceptuales sobre Presupuesto Público. 57 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES - Normatividad colombiana relacionada con el Presupuesto Público. Direccionamiento de equipos. Toma de Decisiones VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título Profesional en Administración de Empresas, Tres (3) años ocupando cargos de alto compromiso Administración Pública, Ingeniería Financiera, misional, del nivel ejecutivo, financiero, presupuestos Economía, Contaduría Pública. comercial o directivo, con habilidad en el direccionamiento de equipos. 58 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: DIRECTOR DE CONTABILIDAD Denominación del Cargo: Nivel de Dirección: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: DIRECTOR Tercero Uno (1) Dirección de Contabilidad Gerente Administrativo y Financiero Gerencia Administrativa y Financiera Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Gestionar de una manera eficiente, responsable y controlada el proceso contable, con el fin de generar información confiable y oportuna a los diferentes usuarios para su análisis y toma de decisiones. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Liderar el diseño, la organización, la ejecución y el control de planes, programas y proyectos generados en la Dependencia y velar por la adecuada aplicación de las normas y procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Contribuir a asegurar una mejor integración y sinergia entre las dependencias y servicios internos de Plaza Mayor. 4. Promover y dar trámite a asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Liderar el análisis, revisión, evaluación y control de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para 59 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES procurar su efectividad. 7. Liderar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad en la Dirección de Contabilidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. 11. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor, adicionalmente estimular activamente la participación de su Talento Humano en los programas de Formación y Bienestar Social y laboral. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 13. Liderar en condiciones de oportunidad y confiabilidad, el cierre contable en Plaza Mayor. 14. Entregar en forma oportuna los Estados Financieros a la Gerencia Administrativa y Financiera con todos sus soportes para su respectivo análisis y toma de decisiones. 15. Cumplir con las obligaciones contables y tributarias de Plaza Mayor, de acuerdo con las normas legales vigentes. 16. Documentar las directrices contables de Plaza Mayor, divulgarlas a través de los medios de comunicación interna y velar por su estricto cumplimiento. 17. Establecer mecanismos y controles para el desarrollo de la gestión contable y tributaria dentro del marco legal aplicable a Plaza Mayor. 18. Conjuntamente con la Dirección de Presupuesto, proponer estrategias para el control de la ejecución presupuestal y la reducción de costos y gastos. 19. Proyectar los Estados Financieros de Plaza Mayor, para la implementación de estrategias que contribuyan a la liquidez, rentabilidad y optimización de los recursos económicos de Plaza Mayor. 20. Elaborar la planeación tributaria de Plaza Mayor. 60 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 21. Parametrizar, actualizar y mantener el sistema de información contable y de costos de Plaza Mayor. 22. Brindar asesoría a las diferentes Dependencias de Plaza Mayor, en los aspectos relacionados con la gestión contable y tributaria. 23. Con el acompañamiento de la Dirección de Talento Humano, administrar el equipo de colaboradores, buscando generar un clima organizacional óptimo y la productividad en el desempeño del Talento Humano bajo su responsabilidad. 24. Dinamizar los procedimientos operativos y administrativos de la Dirección de Contabilidad, con el fin de tomar decisiones en forma oportuna. 25. Elaborar, ejecutar y ejercer control sobre el Plan de Acción Anual para la Dirección de Contabilidad. 26. Elaborar anualmente el presupuesto para la Dirección de Contabilidad, para luego presentarlo a la Gerencia Administrativa y Financiera, para su revisión y aprobación. 27. Realizar mensualmente el seguimiento y control al presupuesto de la Dirección de Contabilidad. 28. Promover la inserción de nuevas tecnologías, para la automatización de redes y la información contable y tributaria de Plaza Mayor. 29. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. - CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) Entrega oportuna y veraz de los Estados Financieros y soportes contables para su respectivo análisis. Parametrización correcta de los sistemas de información contable. Análisis, interpretación conciliación y documentación de la información contable de acuerdo con la normatividad contable y tributaria vigente y aplicable para entidades del sector público. Definición de las políticas y procedimientos en materia contable. Diseño e implementación de mejoras a los procesos asociados a las aplicaciones contables. Sistematización de procesos manuales en la Dirección de Contabilidad. Seguimiento a la ejecución presupuestal. VII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Manejo avanzado de herramientas Office, en especial Excel Avanzado, Contable y Financiero. 61 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES - Normas tributarias y contables aplicables en las entidades del sector público. Costos ABC. Direccionamiento de equipos. Toma de Decisiones. Sólidos conocimientos en Finanzas. I. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS Título Profesional en Contaduría Pública. EXPERIENCIA Tres (3) años ocupando cargos de alto compromiso misional, del nivel ejecutivo, comercial o directivo, con habilidades contables y en el direccionamiento de equipos. 62 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR DE INMOBILIARIA Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: COORDINADOR Profesional Uno (1) Gerencia Administrativa y Financiera Gerente Administrativo y Financiero Gerencia Administrativa y Financiera Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Apoyar a la Gerencia Administrativa en la gestión inmobiliaria, así como en la coordinación de planes y proyectos de índole administrativo, con incidencia en el objeto misional de Plaza Mayor. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Coordinar el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas, proyectos o actividades técnicas y/o administrativas de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 4. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las 63 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Coordinar el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe del Área/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Coordinar, supervisar y evaluar las actividades propias del personal bajo su inmediata responsabilidad. 11. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal a su cargo. 12. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 13. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Contribuir con la definición de las políticas para la administración inmobiliaria de los locales comerciales, oficinas y demás bienes inmuebles de Plaza Mayor. 2. Elaborar anualmente el plan de acción para la gestión inmobiliaria y entregarlo a la Gerencia Administrativa y Financiera para su revisión, aprobación y posterior adopción en el Plan de Acción de la Gerencia Administrativa y Financiera. 3. Elaborar anualmente el presupuesto para la gestión inmobiliaria y entregarlo a la Gerencia Administrativa y Financiera para su revisión, análisis y ajustes respectivos. 4. Orientar la gestión hacia el cumplimiento de las metas de ingresos por arrendamiento y/o concesión comercial de oficinas, locales comerciales y bodegas. 5. Coordinar con la Secretaría General los aspectos jurídicos relativos a la celebración de los contratos a 64 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES suscribir con terceros, para el desarrollo de la gestión inmobiliaria. 6. Garantizar una adecuada comunicación y relaciones comerciales entre los arrendatarios de los inmuebles y las diferentes áreas de Plaza Mayor en cuanto a la atención de requerimientos físicos, técnicos, comerciales y financieros. 7. Hacer seguimiento permanente a la cartera que se genere por los contratos y adelantar las acciones a que haya lugar, en especial la gestión de cobranza. 8. Presentar un informe mensual sobre los resultados de la gestión inmobiliaria y administrativa. 9. Coordinar la operación de los parqueaderos para los eventos. 10. Controlar la entrega de tiquetes para el uso de los parqueaderos. 11. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Cumplimiento de ingresos por arrendamiento de inmuebles. - Satisfacción de los arrendatarios de locales y oficinas - Adecuada comunicación entre los arrendatarios y las áreas de Plaza Mayor. - Información ordenada y útil para la administración de Plaza Mayor. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Manejo intermedio de Herramientas de Office (Word, Excel, PowerPoint). - Normas sobre Contratación Pública, Código de Comercio y aspectos tributarios, contables y presupuestales aplicables al objeto misional de Plaza Mayor. 65 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Profesional graduado en Administración de Empresas, Dos (2) años en cargos y procesos relacionados con la Negocios, Economía, Ingeniería Industrial y otras gestión administrativa y financiera de bienes inmuebles. profesiones relacionadas con la gestión inmobiliaria y objeto misional de Plaza Mayor. 66 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR DE TESORERÍA Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: COORDINADOR Profesional Uno (1) Tesorería Gerente Administrativo y Financiero Gerencia Administrativa y Financiera Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Liderar con el concurso de la Gerencia Administrativa y Financiera, los procesos asociados con la gestión de la Tesorería, de tal forma que se garanticen la seguridad y los márgenes de liquidez y rentabilidad estimados para la gestión financiera de Plaza Mayor. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Coordinar el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas, proyectos o actividades técnicas y/o administrativas de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 4. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 67 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Coordinar el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia / otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Coordinar, supervisar y evaluar las actividades propias del personal bajo su inmediata responsabilidad. 11. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal a su cargo. 12. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 13. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Verificar los pagos diarios contra el movimiento de bancos. 2. Presentar al Gerente Administrativo y Financiero el flujo de pagos para su aprobación. 3. Planificar las actividades de Tesorería, delegando responsabilidades en los funcionarios bajo su coordinación. 4. Suministrar información confiable sobre las disponibilidades bancarias a la Gerencia Administrativa y Financiera. 5. Controlar el movimiento de las diferentes cuentas bancarias mediante los procesos de ingresos y egresos de Plaza Mayor. 68 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Analizar y evaluar en forma permanente el movimiento de ingresos y egresos de Plaza Mayor. 7. Elaborar y llevar control sobre los flujos de caja de Plaza Mayor. 8. Velar y dar estricto cumplimiento a las políticas de Tesorería. 9. Custodiar adecuadamente los bienes y títulos valores que se encuentran bajo su responsabilidad. 10. Sugerir al Gerente Administrativo y Financiero los traslados de fondos entre cuentas garantizando su rentabilidad permanente. 11. Consolidar permanentemente las cuentas por pagar y presentar informe semanal a la Gerencia Administrativa y Financiera para programación de pagos a proveedores. 12. Preparar y entregar diariamente el informe de caja y bancos a la Gerencia Administrativa y Financiera. 13. Mantener relaciones cordiales con las entidades financieras. 14. Mantener actualizado en las entidades financieras el registro de firmas autorizadas. 15. Llevar el registro individual de aportes, ahorros y cartera de créditos de asociados. 16. Realizar y diligenciar formatos para giros internacionales. 17. Realizar pagos en la sucursal virtual a proveedores y funcionarios. 18. Realizar consultas de aplicación de pagos en la sucursal virtual. 19. Generar archivos planos de pagos para subir al banco. 20. Coordinar el diseño del material promocional y publicitario de Plaza Mayor. 21. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Cuentas por pagar conciliadas permanentemente. - Flujo de caja actualizado - Recursos financieros invertidos con criterios de seguridad y rentabilidad. - Cumplimiento de políticas de tesorería. 69 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Normas de Tesorería y presupuesto aplicables a Plaza Mayor. - Normas contables aplicables a entidades públicas. - Normas sobre austeridad y eficiencia en el gasto y manejo de cajas menores. - Manejo básico de Office (Word, Excel, PowerPoint). VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Profesional graduado en Administración de Empresas, Dos (2) años en cargos relacionados con Tesorería, Negocios, Economía, Ingeniería Financiera, Negocios, elaboración de flujos de caja, análisis financiero, gestión Contaduría Pública. con entidades financieras. 70 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR DE PRESUPUESTO Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: COORDINADOR Profesional Uno (1) Dirección de Presupuesto Director de Presupuesto Gerencia Administrativa y Financiera No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Programar, controlar y coordinar el uso eficiente de los presupuestos, teniendo en cuenta la normativa legal vigente, brindando asesoría y acompañamiento para una adecuada toma de decisiones. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Coordinar el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas, proyectos o actividades técnicas y/o administrativas de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 4. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las 71 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Coordinar el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. 11. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 12. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Apoyar a la Dirección de Presupuesto, en la elaboración del presupuesto anual para Plaza Mayor, desglosado por unidades organizacionales. 2. Verificar y controlar la ejecución presupuestal de las unidades organizacionales de Plaza Mayor. 3. Presentar mensualmente a la Dirección de Presupuesto, el informe de ejecución presupuestal y sus niveles de cumplimiento, de acuerdo con las metas programadas. 4. Trabajar coordinadamente con las demás áreas de la Gerencia Administrativa y Financiera, en la consolidación de los resultados de ejecución presupuestal. 5. Verificar los movimientos contables y sugerir traslados entre cuentas, para garantizar transparencia en la ejecución presupuestal. 6. Acompañar técnicamente a la Dirección de Presupuesto, en la formulación de estrategias para calcular y optimizar los costos generados por la operación de Plaza Mayor. 72 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 7. Generar los informes de ejecución presupuestal, tanto para las dependencias de Plaza Mayor, como para los diferentes entes externos que lo soliciten. 8. Identificar y recolectar la información contable de Plaza Mayor, con el fin de calcular adecuadamente la estructura de costos de Plaza Mayor. 9. Brindar apoyo a la Dirección de Presupuesto, en la coordinación, ejecución y supervisión de las actividades administrativas, presupuestarias y financieras de la Dependencia. 10. Formular y sugerir el diseño de manuales, procedimiento e instructivos, relacionados con la gestión del presupuesto. 11. Brindar asesoría y acompañamiento permanente a las diferentes dependencias de Plaza Mayor, en cuanto a la elaboración, seguimiento y ejecución presupuestal. 12. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Entregar oportunamente los informes de conformidad con el Plan de Gestión elaborado por la Dirección de Presupuesto. - Utilizar en forma eficiente los módulos contables para la gestión de los costos y presupuestos. - Sugerir acciones tendientes al mejoramiento de los procesos asociados la gestión presupuestal y de costos. -Velar por el cumplimiento en su totalidad de la normatividad que rige para la gestión de los costos y presupuestos. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Normas y políticas para la administración de los presupuestos, que rigen para las empresas del Sector Público. Costos. Aplicativos y Software contable. Herramientas de Office. 73 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Profesional en Administración de Empresas, Negocios, Contaduría Pública, Economía, Ingeniería Financiera, conocimientos en costos y presupuestos, siendo estos elementos afines a la Dependencia donde se encuentra aprobado el cargo. Dos (2) años en áreas contables y financieras en cargos relacionados con la administración y ejecución de presupuestos, preferiblemente en entidades del sector público. 74 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR DE CONVENIOS NACIONALES Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: COORDINADOR Profesional Uno (1) Dirección de Presupuesto Director de Presupuesto Gerencia Administrativa y Financiera No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Programar, controlar y coordinar el uso eficiente de los presupuestos, teniendo en cuenta la normativa legal vigente, brindando asesoría y acompañamiento para una adecuada toma de decisiones. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Coordinar el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas, proyectos o actividades técnicas y/o administrativas de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 4. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las 75 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Coordinar el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. 11. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 12. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Apoyar a la Dirección de Presupuesto, en la elaboración del presupuesto anual para Plaza Mayor, desglosado por unidades organizacionales. 2. Verificar y controlar la ejecución presupuestal de las unidades organizacionales de Plaza Mayor. 3. Presentar mensualmente a la Dirección de Presupuesto, el informe de ejecución presupuestal y sus niveles de cumplimiento, de acuerdo con las metas programadas. 4. Trabajar coordinadamente con las demás áreas de la Gerencia Administrativa y Financiera, en la consolidación de los resultados de ejecución presupuestal. 5. Verificar los movimientos contables y sugerir traslados entre cuentas, para garantizar transparencia en la ejecución presupuestal. 6. Acompañar técnicamente a la Dirección de Presupuesto, en la formulación de estrategias para calcular y optimizar los costos generados por la operación de Plaza Mayor. 76 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 7. Generar y entregar mensualmente los informes de ejecución presupuestal de las gerencias, con los comentarios alusivos a la ejecución, señalando los compromisos no ejecutados, reservas ejecutadas por menos valor y hacer seguimiento a las obligaciones pendientes por su pago. 8. Identificar y recolectar la información contable de Plaza Mayor, con el fin de calcular adecuadamente la estructura de costos de Plaza Mayor. 9. Brindar apoyo a la Dirección de Presupuesto, en la coordinación, ejecución y supervisión de las actividades administrativas, presupuestarias y financieras de la Dependencia. 10. Formular y sugerir el diseño de manuales, procedimiento e instructivos, relacionados con la gestión del presupuesto. 11. Brindar asesoría y acompañamiento permanente a las diferentes dependencias de Plaza Mayor, en cuanto a la elaboración, seguimiento y ejecución presupuestal. 12. Elaborar y archivar las actas de reuniones del Área. 13. Organizar las resoluciones de aprobación de los movimientos presupuestales, traslados, adiciones y entre otros los retiros, para luego verificarlas contra los consecutivos del sistema. 14. Organizar anualmente los soportes del proyecto de presupuesto. 15. Llevar a cabo el seguimiento semanal de las solicitudes de reserva como contratos marco, reservas formato 14, reservas formato 13, reservas solicitudes de viaje y gastos de viaje, reservas para apoyo educativo, reservas préstamos a funcionarios, reservas para tarjetas de crédito. 16. Proponer de acuerdo con los resultados que arroje el seguimiento de las solicitudes de reserva y los informes de ejecución, los movimientos presupuestales que sean necesarios para agilizar la respuesta en los trámites de la Dirección de Presupuesto. 17. Revisar la documentación que debe generarse para proceder con el cambio de presupuesto público a privado, con lo son: el Estatuto presupuestal, manual de presupuesto, procedimientos y entre otros los formatos que se sean requeridos para llevar a cabo la gestión. 18. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. 77 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Entregar oportunamente los informes de conformidad con el Plan de Gestión elaborado por la Dirección de Presupuesto. - Utilizar en forma eficiente los módulos contables para la gestión de los costos y presupuestos. - Sugerir acciones tendientes al mejoramiento de los procesos asociados la gestión presupuestal y de costos. -Velar por el cumplimiento en su totalidad de la normatividad que rige para la gestión de los costos y presupuestos. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Normas y políticas para la administración de los presupuestos, que rigen para las empresas del Sector Público. Costos. Aplicativos y Software contable. Herramientas de Office. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Profesional graduado en Administración de Empresas, Dos (2) años en áreas contables y financieras en cargos Negocios, Contaduría Pública, Economía, Ingeniería relacionados con la administración y ejecución de Financiera, con conocimientos en costos y presupuestos, presupuestos. siendo estos elementos afines a la Dependencia donde se encuentra aprobado el cargo. 78 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR CENTRO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: COORDINADOR Profesional Uno (1) Centro de Administración Documental Gerente Administrativo y Financiero Gerencia Administrativa y Financiera Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Custodiar y Garantizar la permanencia y durabilidad del acervo documental que reposa en el CAD, con el fin de prestar un servicio oportuno a los diferentes usuarios que soliciten información. Los documentos deben estar almacenados de manera organizada y estandarizada para facilitar la consulta. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Coordinar el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas, proyectos o actividades técnicas y/o administrativas de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 4. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 79 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Coordinar el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia / otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Coordinar, supervisar y evaluar las actividades propias del personal bajo su inmediata responsabilidad. 11. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal a su cargo. 12. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 13. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Planear, formular, ejecutar y evaluar el plan de gestión elaborado y aprobado para el Centro de Administración Documental. . 2. Organizar y administrar la custodia, conservación y preservación del patrimonio documental de Plaza Mayor. 3. Coordinar con las dependencias de Plaza Mayor, el envío permanente de documentación para su custodia en el CAD. 4. Organizar, dirigir y supervisar la sistematización y el procesamiento automatizado de los trámites que se realizan en la Dependencia, utilizando guías de servicio y manuales de procedimientos. 5. Administrar racionalmente el talento humano y los recursos asignados como equipos, materiales e infraestructura para el funcionamiento del CAD. 80 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Elaborar los diferentes manuales, procedimientos, instructivos, guías de servicio y otros documentos para la gestión del CAD. 7. Planificar y programar las actividades a ser realizadas para el cumplimiento de los objetivos previstos, conforme con las políticas establecidas y los recursos disponibles. 8. Controlar la adecuada utilización de los documentos emitidos o ingresados al CAD, así como la distribución y archivo de los mismos. 9. Participar de las reuniones de trabajo convocadas por el superior inmediato, a fin de tratar temas de trascendencia, aportar o recomendar alternativas de solución y cursos de acción tendientes al cumplimiento de los objetivos de la dependencia. 10. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Mantener toda la documentación debidamente archivada y clasificada. - Dar cumplimiento a las normas en materia de archivo. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Normas del archivo general de la nación. - Técnicas de archivo y administración documental - Manejo intermedio de Herramientas de Office (Word, Excel, power point) VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Profesional en Bibliotecología, Ingeniería de Sistemas, Dos (2) años en cargos y procesos relacionados con la Tecnología en Administración Documental y otras administración de centros documentales. profesiones afines al objeto de la dependencia. 81 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: ANALISTA ADMINISTRATIVA Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: ANALISTA Técnico Uno (1) Gerencia Administrativa y Financiera Gerente Administrativo y Financiero Gerencia Administrativa y Financiera No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Brindar apoyo y acompañamiento al Gerente Administrativo y Financiero, en los aspectos técnicos, contables, operativos y financieros, para contribuir al alcance de las metas y objetivos trazados por la Gerencia y con incidencia en Plaza Mayor. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 2. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 3. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 4. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 82 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 5. Coordinar el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 6. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 7. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 8. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia / otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 9. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal a su cargo. 10. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 11. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Sugerir a la gerencia Administrativa y Financiera, la implementación de procesos administrativos, para la oportuna ejecución de todas las actividades propias de la Gerencia Administrativa y Financiera. 2. Ayudar al Gerente Administrativo y Financiero, en la ejecución y control de la gestión administrativa que se lleva a cabo en la Gerencia. 3. Planificar las tareas y labores de apoyo administrativo, la atención a los clientes internos y externos; y todos aquellos procesos que la Gerencia Administrativa y Financiera tenga injerencia. 4. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Presentación oportuna de informes de gestión. - Cumplimiento plan de acción. 83 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES - Cumplimiento a los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Herramientas de Office. - Análisis Financiero. - Flujo de Caja. - Gestión por Procesos. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Tecnólogo graduado, o estudiante universitario de Un (1) año en cargos relacionados con procesos últimos semestres en los programas de Administración contables, financieros, elaboración de flujo de caja, de Empresas, Negocios, Ingeniería Financiera, presupuesto. Contaduría Pública con conocimientos en Finanzas Básicas. 84 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: ANALISTA DE TALENTO HUMANO Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: ANALISTA Técnico Uno (1) Dirección de Talento Humano Director de Talento Humano Gerencia Administrativa y Financiera No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Brindar apoyo técnico y administrativo a los procesos de la Unidad de Talento Humano, para garantizar el cumplimiento de las políticas y directrices establecidas por la Gerencia General y la Gerencia Administrativa y Financiera. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 2. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 3. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 4. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 5. Brindar apoyo en el análisis, revisión y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 85 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 7. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 8. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 9. Acatar las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. 10. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 11. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Actualizar la base de datos correspondiente a la planta de cargos de Plaza Mayor, esto incluye personal vinculado, aprendices, practicantes y trabajadores en misión. 2. Orientar al personal que ingresará a Plaza Mayor, en cuanto a la documentación y procedimiento a seguir para su vinculación. Verificando el cumplimiento de todos los requisitos. 3. Por delegación de la Dirección de Talento Humano o por quien esta asigne, programar y ejecutar el Programa de Inducción Institucional para el personal recién vinculado. 4. Coordinar con las diferentes áreas para que el proceso de Entrenamiento en el Cargo se lleve a cabo para el personal recién vinculado y en el proceso de movilidad interna (traslados del personal entre áreas). 5. Llevar a cabo las afiliaciones y desafiliaciones del personal recién vinculado a la Administradora del Fondo de Pensiones, la Administradora de Riesgos Laborales, la Empresa Promotora de Salud y Caja de Compensación Familiar. 6. Mantener actualizado el registro de incapacidades del personal y tramitar con las EPS los correspondientes pagos. 7. Coordinar la entrega del puesto de trabajo, equipo de cómputo y en general los insumos necesarios para el 86 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES nuevo empleado. 8. Reportar a Nómina todas las novedades de los funcionarios en términos de: incapacidades, horas extras, reporte de vacaciones (disfrute y suspensión), incrementos salariales, compensatorios, auxilios, beneficios y préstamos en general. 9. Notificar a la Administradora de Riesgos Laborales inmediatamente se presente un accidente laboral. 10. Asistir a los funcionarios de Plaza Mayor durante el proceso de desvinculación laboral, en aspectos relacionados con la documentación y paz y salvos respectivos. 11. Brindar apoyo a la Dirección de Talento Humano en la elaboración del Presupuesto para la Dependencia. 12. Brindar apoyo a la Dirección de Talento Humano en la elaboración del Plan de Acción para la Dependencia. 13. Elaborar cuadros estadísticos con los resultados de la gestión de la Unidad. 14. Analizar mensualmente la ejecución presupuestal de la Dependencia y preparar el informe respectivo a la Dirección de Talento Humano. 15. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Presentación oportuna de informes de gestión. Cumplimiento plan de acción. Cumplimiento a los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad. VII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Administración General. Presupuestos. Herramientas de Office. 87 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Tecnólogo o en su defecto estudiante universitario de Un (1) año en procesos de Gestión Humana. alguno de los siguientes programas: Administración de Empresas, Administración Humana, Administración de Negocios, Psicología, Trabajo Social, Ingeniería Industrial. 88 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: ANALISTA CONTABLE Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: ANALISTA Técnico Nueve (9) Dirección de Contabilidad Director de Contabilidad Gerencia Administrativa y Financiera No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Apoyar la gestión contable de Plaza Mayor, mediante el análisis de cuentas, asientos contables, cierre contable, ajustes y reclasificaciones requeridos para un adecuado proceso contable. Adicionalmente ejercer control sobre la operación del módulo de nómina y control de inventarios de activos fijos. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 2. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 3. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 4. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 89 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 5. Brindar apoyo en el análisis, revisión y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 6. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 7. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 8. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe del Área/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 9. Acatar las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. 10. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 11. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Parametrizar los elementos de la nómina con las cuentas contables, rubros presupuestales y centros de costos afectados antes de proceder a su registro contable y presupuestal. 2. Sugerir ajustes a los sistemas y procedimientos contables de Plaza Mayor y velar por su permanente actualización. 3. Apoyar técnicamente a la Dirección de Contabilidad, en los estudios necesarios para formular las estrategias de carácter contable para Plaza Mayor. 4. Apoyar a la Dirección de Contabilidad en el manejo contable de los recursos, obligaciones y patrimonio de Plaza Mayor, de conformidad con las técnicas de contabilidad y las normas fiscales y administrativas vigentes. 5. Llevar a cabo el proceso de liquidación de nómina y prestaciones sociales y solicitar las aprobaciones respectivas para su pago. 6. Verificar la adecuada afectación de las cuentas en la contabilidad y presupuesto. 90 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 7. Ayudar a la Dirección de Contabilidad en la consolidación y preparación de los Estados Financieros de Plaza Mayor, y realizar los análisis técnicos correspondientes para ser presentados a la Gerencia Administrativa y Financiera de Plaza Mayor. 8. Operar el módulo de Nomina. 9. Realizar los asientos y notas contables solicitadas por la Dirección de Contabilidad. 10. Elaborar los informes de conciliaciones y cierre. 11. Elaborar y trasmitir los informes de seguridad social en el SOI. 12. Elaborar y trasmitir las declaraciones de Impuestos nacionales y velar por su oportuno pago. 13. Revisar la conciliación de las cuentas para los informes tributarios, seguridad social y descuentos de nómina. 14. Elaborar y entregar a la Dirección del Talento Humano los certificados tributarios de los funcionarios para su posterior entrega y archivo en las historias laborales. 15. Parametrizar y operar el módulo de Activos fijos. 16. Sugerir a la Gerencia Administrativa y Financiera, la adopción de políticas para la adecuada administración de los activos fijos de Plaza Mayor. 17. Recibir, codificar, paquetear e ingresar bienes al sistema de inventarios, previa confrontación de sus características, marcas, modelos, series, tamaños y cantidades, contra los soportes que ordenan o sustentan las operaciones de ingresos. 18. Preparar y rendir cuentas con la periodicidad que ordenan las normas internas, los órganos de control fiscal y administrativos, sustentados con los soportes de los movimientos realizados durante el periodo. 19. Reportar en forma oportuna y adecuada a la Dirección de Contabilidad, el resumen de saldos y movimientos, así como la documentación relacionada con las novedades de los bienes. 20. De acuerdo con los procedimientos establecidos, elaborar informe y solicitar que sean dados de baja los activos fijos obsoletos. 21. Planear y llevar a cabo conteos selectivos para confrontar las existencias físicas contra los registros del módulo de inventarios y contabilidad. 22. Planear y coordinar el inventario físico total, en forma anual y conciliar el resultado con las cifras contables. 23. Informar de manera oportuna los movimientos de bienes que se presentan en Plaza Mayor, para que se emitan o actualicen las pólizas de seguros adquiridas para salvaguardarlos, en cumplimiento a lo estipulado 91 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES en la normatividad. 24. Coordinar lo pertinente a los avalúos de los bienes muebles e inmuebles de conformidad con las normas contables. 25. Mantener de manera organizada y en consecutivo los diferentes documentos generados en el proceso para su posterior archivo y consulta. 26. Preparar los documentos para las transferencias documentales. 27. Acompañar a las diferentes dependencias de Plaza Mayor en el suministro de información contable requerida para la toma de decisiones. 28. Promover y participar en los procesos de modernización de los procedimientos y mejoramiento de la calidad de los servicios que presta la Dirección de Contabilidad. 29. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Entregar oportunamente los informes de conformidad con el Plan de Gestión elaborado por la Dirección de Contabilidad. - Utilizar en forma eficiente los módulos contables. - Sugerir acciones tendientes al mejoramiento de los procesos asociados con la nómina, la caja menor y el inventario de activos fijos en Plaza Mayor. -Velar por el cumplimiento en su totalidad de la normatividad que rige para la gestión de los inventarios. - Cumplir adecuadamente con las políticas establecidas para la administración de la caja menor. - Liquidar correctamente la nómina, la seguridad social y prestaciones sociales. - Mantener actualizados los inventarios de la entidad. VII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Normas y políticas contables que rigen para las empresas del Sector Público. Administración de inventarios. Aplicativos y Software contable. Herramientas de Office. 92 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Tecnólogo en Contabilidad, Costos y Presupuestos, Un (1) año en procesos contables, administración de Impuestos o Profesional graduado en Contaduría inventarios, liquidación de nómina, seguridad social y Pública, Administración de Empresas, Economía con prestaciones sociales. conocimientos adicionales en la administración de inventarios, impuestos y tributaría. 93 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: ANALISTA DE TESORERÍA Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: ANALISTA Técnico Uno (1) Tesorería Coordinador de Tesorería Gerencia Administrativa y Financiera No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Brindar acompañamiento a los procesos de Tesorería de tal forma que se garantice la seguridad y los márgenes de liquidez y rentabilidad para los recursos financieros de Plaza Mayor. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 2. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 3. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 4. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 5. Brindar apoyo en el análisis, revisión y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 6. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al 94 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 7. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 8. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 9. Acatar las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. 10. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 11. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Gestionar la apertura y cancelación de cuentas de los diferentes convenios en los bancos. 2. Inscribir las cuentas de los proveedores en la sucursal virtual. 3. Recibir obligaciones con previa revisión de la persona encargada de recepcionarlas para realizar el egreso en su respectivo convenio. 4. Realizar el descuento comercial en caso de que al proveedor le aplique. 5. Realizar pagos en la sucursal virtual a proveedores y funcionarios. 6. Elaborar comprobantes y cheques para pago. 7. Apoyar a la Coordinación de Tesorería en la elaboración de los informes pertinentes y en los reportes a entes internos y externos. 8. Realizar consultas de aplicación de pagos en la sucursal virtual. 9. Descargar reportes de movimientos bancarios. 10. Realizar informes de vales de anticipo y egresos de los diferentes convenios. 11. Elaborar un informe diario sobre los egresos realizados en el sistema. 95 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 12. solicitar la información que considere necesaria para aclarar partidas no identificadas. 13. Realizar y diligenciar formatos para giros internacionales. 14. Generar archivos planos de pagos para subir al banco. 15. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Cumplimiento de políticas de tesorería. Elaboración de informes de gestión. Documentación de los procesos de la Dependencia. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Normas de Tesorería aplicables a las entidades del sector público. - Manejo básico de Office (Word, Excel, PowerPoint). - Flujo de Caja. - Finanzas Básicas. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Tecnólogo en Costos y Presupuestos, Gestión Un (1) año en procesos asociados con Tesorería, pago a Financiera, Gestión Administrativa y Financiera, Gestión proveedores, gestión con entidades financieras, finanzas Empresarial y Financiera, Contabilidad, o estudiante análisis de liquidez y rentabilidad. universitario de últimos semestres de Administración de Empresas, Negocios, Economía, Contaduría Pública. 96 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: ANALISTA DE COSTOS Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: ANALISTA Técnico Uno (1) Gerencia Administrativa y Financiera Gerente Administrativo y Financiero Gerencia Administrativa y Financiera No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Llevar a cabo actividades tendientes a la planeación, ejecución, control y seguimiento a la asignación de los costos, logrando aportar información útil y pertinente para la toma de decisiones. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 2. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 3. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 4. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 5. Brindar apoyo en el análisis, revisión y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 97 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 7. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 8. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 9. Acatar las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. 10. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 11. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 16. Mantener el sistema de costos operando eficientemente para obtener información veraz y oportuna. 17. Operar las herramientas e instrumentos suministrados para la sistematización del modelo de costos en Plaza Mayor. 18. Presentar informes periódicos que dan cuenta de los avances de gestión logrados. 19. Conciliar los saldos de los informes de costos con los saldos de las cuentas contables. 20. Análisis e Identificación de las variaciones de costos y mediante indicadores de gestión, proceder con sus respectivos análisis. 21. Brindar apoyo a la Dirección de Presupuesto, en la elaboración de informes de gestión solicitados tanto por las dependencias de Plaza Mayor, como por los entes de control y demás entidades externas. 22. Sugerir la adopción de mecanismos de control para la optimización de los costos y gastos. 23. Sugerir acciones para la administración del presupuesto y velar por el cumplimiento de las atribuciones del ordenador de gasto. 24. Parametrizar el módulo de presupuesto con la contabilidad. 98 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 25. Expedir oportunamente las solicitudes de los certificados de disponibilidad y de reserva presupuestal. 26. Realizar el análisis permanente de la ejecución presupuestal, con el fin de identificar oportunamente la necesidad de realizar traslados entre los rubros del presupuesto. 27. Realizar imputaciones presupuestales correspondientes a los gastos de cada reserva presupuestal. 28. Realizar la verificación de los saldos de las reservas para la causación de pagos y adiciones a los contratos. 29. Mantener actualizados los procesos y procedimientos del que es responsable. 30. Acatar las directrices en materia contable, tributaria y de costos defina la Dirección de Presupuesto. 31. Preparar los informes de ejecución presupuestal de los proyectos en administración que debe rendir Plaza Mayor a los entes de vigilancia y control. 32. Preparar los documentos para las transferencias documentales. 33. Brindar acompañamiento a las dependencias de Plaza Mayor, con el suministro de información y asesoría, para la toma de decisiones. 34. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Entregar oportunamente los informes de conformidad con el Plan de Gestión elaborado por la Dirección de Presupuesto. - Utilizar en forma eficiente los módulos contables. - Sugerir acciones tendientes al mejoramiento de los procesos a cargo. - Velar por el cumplimiento en su totalidad de la normatividad que rige para la gestión de los presupuestos. VII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Normas y políticas contables que rigen para las empresas del Sector Público. Administración de costos y presupuestos. Aplicativos y Software contable. Herramientas de Office. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA 99 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES ESTUDIOS EXPERIENCIA Profesional graduado en Contaduría Pública, Un (1) año en procesos contables, en especial costos y Administración de Empresas, Administración Financiera, presupuestos. Economía o Tecnólogo en Contabilidad, Costos y Presupuestos, Costos y Auditoria, Impuestos. Con conocimientos adicionales en costos y presupuestos. 100 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES IX. NOMBRE DEL CARGO: ANALISTA DE PRESUPUESTO Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: ANALISTA Técnico Uno (1) Dirección de Presupuesto Director de Presupuesto Gerencia Administrativa y Financiera No X. PROPÓSITO PRINCIPAL Brindar apoyo en la elaboración y seguimiento a la ejecución eficiente de los presupuestos, de acuerdo con la normatividad existente, facilitando de esta manera la adecuada y oportuna toma de decisiones. XI. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. XII. XIII. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. XIV. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. XV. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. XVI. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. XVII. Brindar apoyo en el análisis, revisión y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 101 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES XVIII. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. XX. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. XXI. Acatar las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. XXII. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. XXIII. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. XIX. XXIV. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 35. Preparar informes de ingresos y gastos preliminares y realizar ajustes a los gastos en función de los ingresos disponibles. 36. Con la autorización de la Dirección de Presupuesto, verificar y proceder con la transferencia de partidas de gastos, solicitudes de asignaciones periódicas y otras acciones solicitadas por las Dependencias y Unidades Organizacionales de Plaza Mayor. 37. Brindar apoyo a la Dirección de Presupuesto en la elaboración del Plan de Acción para la Dependencia. 38. Realizar estudios financieros relacionados con la actividad presupuestaria tanto de Plaza Mayor, como los diferentes convenios. 39. Realizar investigaciones con las diversas Dependencias de Plaza Mayor, para obtener la información adecuada para la formulación del presupuesto. 40. Recopilar, clasificar, procesar y analizar la información y/o datos necesarios para la preparación y elaboración del presupuesto. 41. Elaborar el anteproyecto y proyecto de presupuesto para la Dirección de Presupuesto y efectuar los ajustes del mismo. 102 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 42. Elaborar cuadros estadísticos de gastos del presupuesto por períodos. 43. Comparar los cuadros estadísticos de cada período para observar la variación del presupuesto. 44. Elaborar los respectivos informes técnicos de gestión solicitados por la Dirección de Presupuesto, o en su defecto por el Gerente Administrativo y Financiero. 45. Efectuar proyecciones financieras, flujo de caja, estudios presupuestarios y otros solicitados por el Director de Presupuesto. 46. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. XXV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Entregar oportunamente los informes de conformidad con el Plan de Acción elaborado por la Dirección de Presupuesto. - Utilizar en forma eficiente los módulos contables y financieros. - Sugerir acciones tendientes al mejoramiento de los procesos a cargo. - Velar por el cumplimiento en su totalidad de la normatividad que rige para la gestión de los presupuestos. XXVI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Normas y políticas contables que rigen para las empresas del Sector Público. Administración de costos y presupuestos. Aplicativos y Software contable. Herramientas de Office. 103 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES XXVII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Profesional graduado en Contaduría Pública, Un (1) año en procesos contables, en especial costos y Administración de Empresas, Economía o Tecnólogo en presupuestos. Contabilidad, Costos y Presupuestos, Impuestos. 104 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR 1 ADMINISTRATIVO Denominación del Cargo: Nivel: : No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: AUXILIAR Técnico Uno (1) Dirección de Talento Humano Director de Talento Humano Gerencia Administrativa y Financiera No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Brindar apoyo operativo en la ejecución de los procesos de la Dirección de Talento Humano. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Apoyar operativamente en la ejecución de planes y actividades administrativas realizadas en la Dependencia o grupo de trabajo, contribuyendo con la aplicación de los procedimientos vigentes. 2. Participar activamente en la gestión de la Dependencia, con el fin de alcanzar los objetivos y metas de la Dependencia. 3. Dar trámite a asuntos operativos y relacionados con la gestión de la Dependencia, por delegación directa de la autoridad, o por quien haga sus veces. 4. Participar en la ejecución de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 5. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 6. Dar uso adecuado a los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se 105 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES encuentran bajo su responsabilidad. 7. Implementar planes de acción, iniciativas y medidas correctivas relacionados con su ámbito de acción. 8. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Apoyar en la organización, clasificación, recepción y registro de la documentación que ingresa y/o sale de la Dirección de Talento Humano. 2. Mantener actualizada, ordenada y clasificada de acuerdo con los lineamientos del Centro del Administración Documental, las historias laborales de todos los funcionarios de Plaza Mayor. 3. Apoyar en la decoración y logística necesaria para la ejecución de actividades de Bienestar Laboral programadas por la Dirección de Talento Humano, con incidencia en la comunidad laboral de Plaza Mayor. 4. Brindar apoyo operativo en el proceso de Selección, en aspectos como citar a entrevista al personal, notificar los diferentes documentos que debe acreditar para la vinculación, citar a pruebas psicotécnicas, visita domiciliaria y otros aspectos inherentes al proceso de Selección. 5. Solicitar a la Dirección Jurídica la elaboración del Contrato del candidato elegido para su vinculación. 6. Apoyar a la Dirección de Talento Humano en la entrega de dotaciones al personal, según lo establece la Ley. 7. Brindar apoyo operativo a los procesos relacionados con la Evaluación del Desempeño de los funcionarios de Plaza Mayor. 8. Brindar apoyo operativo en la ejecución de la Inducción y Reinducción Institucional, Formación y Capacitación y otros procesos de la Dirección de Talento Humano. 9. Atender a los visitantes que ingresen a la Dirección de Talento Humano. 10. Por solicitud del Director de Talento Humano o de quien haga sus veces, redactar correos electrónicos masivos para enviar a todo el personal de Plaza Mayor. 11. Mantener la existencia de útiles de oficina y encargarse de su custodia y distribución. 12. Preparar la documentación para la revisión y firma del Director de Talento Humano. 13. Brindar apoyo y reemplazar al Analista en la liquidación de Nómina. 14. Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por el jefe inmediato. 106 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Formalización de los procesos del área. Historias laborales de los funcionarios con todos los documentos debidamente archivados. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Nivel intermedio de Herramientas Office (Word, Excel, PowerPoint). - Técnicas de redacción y archivo de documentos. - Técnicas de Servicio al Cliente. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título de Técnico en Administración del Talento Humano, Un (1) año de experiencia en cargos de Auxiliar Secretariado Ejecutivo o programas afines con el objeto Operativo, Auxiliar de Gestión Humana y otros con del cargo y del área de Talento Humano. funciones acordes al cargo en mención. 107 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR 1 DE ARCHIVO Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: AUXILIAR Asistencial Uno (1) Centro de Administración Documental Coordinador Centro de Administración Documental Gerencia Administrativa y Financiera No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Llevar a cabo la ejecución de acciones operativas y administrativas tendientes a la preservación de la documentación y la facilidad en su consulta. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Participar en el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas, proyectos o actividades técnicas y/o administrativas de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 3. Participar en el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 4. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 5. Dar uso racional y eficiente a los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 108 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. 7. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Controlar y preservar la documentación, como también su ubicación física para velar por su seguridad. 2. Brindar apoyo a la Coordinadora del Centro de Administración Documental CAD, en la elaboración de procedimientos para regular la organización y el funcionamiento del área, así como también los procedimientos para consulta y préstamo de la documentación fuera del CAD. 3. Brindar apoyo a la Coordinación del CAD en la actualización del cuadro de clasificación documental para que se aplique de forma unívoca y generalizada en todos los ciclos de los archivos, y controlar el seguimiento y actualización de su proceso. 4. Aplicar y difundir las tablas de valoración documental, ejecutando la gestión y el control de la documentación a eliminar. 5. Llevar a cabo la gestión y el control de las transferencias en cada una de las fases del ciclo documental. 6. Controlar la recepción de la documentación procedente de las transferencias documentales, revisando cada una de las unidades documentales. 7. Atender las consultas y hacer su seguimiento sobre información y la documentación que se encuentra bajo custodia en el Centro de Administración Documental. 8. Verificar la recepción de la documentación procedente de las transferencias hasta los depósitos del CAD, sugiriendo la ubicación adecuada de acuerdo con los soportes documentales y su numeración. 9. Verificar el estado actual de la ubicación de la documentación y en el evento de presentarse espacios libres, sugerir a la Coordinación del CAD, la asignación de nuevas unidades de instalación. 10. Elaborar y mantener actualizada la base de datos de libros, folletos y documentos disponibles para consulta, circulación y préstamo a los funcionarios de Plaza Mayor. 11. Propender alternativas para la preservación y cuidado del CAD. 12. Elaborar las actas de baja de archivo dependiendo de las tablas de retención documental por tipo de documento. 109 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 13. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Mantener la documentación debidamente archivada y clasificada. - Cumplimiento de las normas que regulan la gestión en los Centros de Administración Documental. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Normatividad establecida por el Archivo General de la Nación. - Técnicas de archivo y administración documental. - Manejo básico de Office (Word, Excel, power point). VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Técnico, Tecnólogo graduado o estudiante de alguna de Un (1) año en procesos relacionados con la gestión en las siguientes Tecnologías: Administración Documental y Centros de Administración Documental, labores Micrografía, Tecnólogo en Archivística, Licenciatura en secretariales y control de correspondencia. Bibliotecología, Sistemas de Información y Documentación. 110 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR 2 DE ARCHIVO Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: AUXILIAR Asistencial Uno (1) Centro de Administración Documental Coordinador Centro de Administración Documental Gerencia Administrativa y Financiera No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Llevar a cabo la ejecución de acciones operativas y administrativas tendientes a la preservación de la documentación y la facilidad en su consulta. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Participar en el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas, proyectos o actividades técnicas y/o administrativas de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 3. Participar en el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 4. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 5. Dar uso racional y eficiente a los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, 111 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES que se encuentran bajo su responsabilidad. 6. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. 7. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Actualizar en el SGC lo concerniente a la gestión documental (Procedimientos, Formatos e Instructivos entre otros). 2. Atender los requerimientos de préstamo de unidades documentales y llevar un control permanente de su ubicación. 3. Clasificar, registrar, radicar y distribuir la correspondencia recibida por entes externos. 4. Velar por la asesoría de los archivos de gestión en el desarrollo de las transferencias documentales. 5. Apoyar en las actividades de difusión de la documentación que se organicen en el CAD. 6. Registrar, radicar y remitir la correspondencia enviada, memorandos, circulares y resoluciones. 7. Programar las diligencias que debe realizar el mensajero durante el día, priorizando las más importantes. 8. Organizar la correspondencia enviada por mensajería certificada y verificar su recibido 9. Organizar el archivo de gestión de los locales en arrendamiento de Plaza Mayor. 10. Mantener actualizada la base de datos de los locales y divulgar información de su competencia. 11. Capacitar y orientar a las diferentes dependencias en cuanto a la periodicidad de entrega del archivo de gestión y sobre los procedimientos de archivo. 12. Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por el jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Mantener la documentación debidamente archivada y clasificada. - Cumplimiento de las normas que regulan la gestión en los Centros de Administración Documental. 112 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Normatividad establecida por el Archivo General de la Nación. - Técnicas de archivo y administración documental. - Manejo básico de Office (Word, Excel, power point) VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Técnico, Tecnólogo graduado o estudiante de alguna de Un (1) año en procesos relacionados con la gestión en las siguientes Tecnologías: Administración Documental y Centros de Administración Documental, labores Micrografía, Tecnólogo en Archivística, Licenciatura en secretariales y control de correspondencia. Bibliotecología, Sistemas de Información y Documentación. 113 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR 1 CONTABLE Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: AUXILIAR Asistencial Uno (1) Dirección de Contabilidad Director de Contabilidad Gerencia Administrativa y Financiera No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Apoyar la gestión contable de Plaza Mayor, llevando a cabo el análisis de cuentas así como los asientos, ajustes y reclasificaciones requeridos para un adecuado proceso contable. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Apoyar operativamente en la ejecución de planes y actividades administrativas realizadas en la Dependencia o grupo de trabajo, contribuyendo con la aplicación de los procedimientos vigentes. 2. Participar activamente en la gestión de la Dependencia, con el fin de alcanzar los objetivos y metas de la Dependencia. 3. Dar trámite a asuntos operativos y relacionados con la gestión de la Dependencia, por delegación directa de la autoridad, o por quien haga sus veces. 4. Participar en la ejecución de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 5. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 114 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Dar uso adecuado a los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 7. Implementar planes de acción, iniciativas y medidas correctivas relacionados con su ámbito de acción. 8. Acatar las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. . 9. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. Elaborar las facturas de los diferentes servicios prestados por Plaza Mayor a sus clientes. Elaborar notas crédito. Elaborar el informe de ventas de los diferentes servicios facturados. Elaborar el informe de IVA generado. Realizar informe de Auto-retenciones. Programar reuniones periódicas con los Ejecutivos Comerciales y Directores de las áreas respectivas, para revisar el estado de la cartera, ingresos generados por la venta de servicios, aciertos y dificultades presentadas durante la prestación del servicio y finalmente la facturación. 7. Elaborar el informe de gestión con los eventos facturados durante el mes para llevar a cabo su respectiva asignación de costos. 8. Realizar liquidación de cobro de servicios públicos a los locales comerciales. 9. Llevar a cabo la gestión de ingresos de recursos en administración. 10. Elaborar las respectivas cuentas de cobro. 11. Proceder con los reajustes de cartera. 12. Llevar a cabo las conciliaciones de las cuentas por cobrar. 13. Llevar a cabo la cobranza de la cartera y presentar mensualmente un informe con el estado de ésta. la cartera. 14. Elaborar el informe de gestión correspondiente al estado de los ingresos recibidos por anticipado. 115 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 15. Elaborar el informe con las cuentas de orden. 16. Elaborar el informe de gestión semestral con el estado de los deudores morosos. 17. Elaborar los certificados de retención en la fuente, ICA y de IVA. 1. Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por el jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Mantener toda la documentación debidamente archivada y clasificada. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Nivel intermedio de Herramientas Office (Word, Excel, Power Point). - Manejo del Sistema Contable VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título de Técnico en Secretariado Contable y Financiero, Un (1) año de experiencia en labores contables. Asistente Contable, Contaduría Sistematizada y otros programas afines al cargo en mención. 116 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR 1 TESORERÍA Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: AUXILIAR Asistencial Dos (2) Coordinación de Tesorería Coordinador de Tesorería Gerencia Administrativa y Financiera No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Acompañar los procesos de Tesorería de forma tal que se garantice la seguridad y rentabilidad permanente de los recursos financieros de Plaza Mayor. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Apoyar operativamente en la ejecución de planes y actividades administrativas realizadas en la Dependencia o grupo de trabajo, contribuyendo con la aplicación de los procedimientos vigentes. 2. Participar activamente en la gestión de la Dependencia, con el fin de alcanzar los objetivos y metas de la Dependencia. 3. Dar trámite a asuntos operativos y relacionados con la gestión de la Dependencia, por delegación directa de la autoridad, o por quien haga sus veces. 4. Participar en la ejecución de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 5. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 6. Dar uso adecuado a los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se 117 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES encuentran bajo su responsabilidad. 7. Implementar planes de acción, iniciativas y medidas correctivas relacionados con su ámbito de acción. 8. Acatar las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. . 9. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Recibir obligaciones con previa revisión de la persona encargada de recepcionarlas para realizar el egreso en su respectivo convenio. 2. Realizar el descuento comercial en caso que al proveedor le aplique. 3. Elaborar vales de anticipo. 4. Dar apertura y legalización de la caja menor. 5. Legalizar anticipos realizados a funcionarios o proveedores, verificando que los soportes cumplan con los requisitos establecidos. 6. Realizar anulaciones en caso que se considere pertinente. 7. Elaborar un informe diario sobre los egresos realizados en el sistema. 8. Prestar soporte en caso de ser necesario para pagos en la sucursal virtual. 9. Realizar consultas de aplicación de pagos en la sucursal virtual 10. Generar archivos planos de pagos para subir al banco. 11. Elaborar un informe sobre los vales de anticipo y egresos de los diferentes convenios. 12. Identificar los pagos realizados por los clientes según informe entregado por la Coordinadora o Analista de tesorería. 13. Realizar los recibos de caja en su respectivo convenio. 14. Recibir los cheques de depósitos y realizar su respectivo ingreso. 15. Devolver los cheques de depósito una vez se verifique que el cliente este a paz y salvo con Plaza Mayor y proceder a realizar el egreso. 118 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 16. Ingresar recibos de caja a SOCIO. 17. Realizar los cruces de cuentas entre Plaza Mayor y los clientes o proveedores. 18. Archivar de manera consecutiva los recibos de caja. 19. Solicitar al banco de manera formal la información pertinente para identificar los pagos que no tienen información del proveedor. 20. Realizar los traslados bancarios entre cuentas en SAFIX. 21. Realizar un adecuado control y contabilización de los cheques recibidos para custodia 22. Tener permanente contacto con la Gerencia de Mercadeo y Ventas para obtener la información pertinente que le permitan realizar ingresos y subirlos a SOCIO. 23. Elaborar un informe diario sobre los ingresos realizados en el sistema. 24. Recibir y entregar diariamente la caja menor revisando que la relación coincida con el dinero en efectivo. 25. Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por el jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Políticas y directrices para orientar la gestión de Tesorería. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Normas de Tesorería. - Manejo básico de Office (Word, Excel, PowerPoint) VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título de Técnico o cursando estudios tecnológicos o Un (1) año de experiencia en cargos relacionados con profesionales en Contabilidad, Costos y Presupuestos, Tesorería, Administración o Contabilidad. Administración Financiera, Administración de Empresas, Administración de Negocios y otros programas afines al cargo en mención. Con conocimientos tributarios 119 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: SECRETARIA ADMINISTRATIVA Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: SECRETARIA Asistencial Uno (1) Gerencia Administrativa y Financiera Gerente Administrativo y Financiero Gerencia Administrativa y Financiera No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Apoyar las actividades de orden administrativo de las Gerencias de Mercadeo y Ventas, Administrativa, Secretaria General. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Apoyar operativamente en la ejecución de planes y actividades administrativas realizadas en la Dependencia o grupo de trabajo, contribuyendo con la aplicación de los procedimientos vigentes. 2. Participar activamente en la gestión de la Dependencia, con el fin de alcanzar los objetivos y metas de la Dependencia. 3. Dar trámite a asuntos operativos y relacionados con la gestión de la Dependencia, por delegación directa de la autoridad, o por quien haga sus veces. 4. Participar en la ejecución de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 5. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 120 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Dar uso adecuado a los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 7. Implementar planes de acción, iniciativas y medidas correctivas relacionados con su ámbito de acción. 8. Acatar las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. . 9. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Recibir y efectuar las llamadas telefónicas, o en su defecto tomar los mensajes cuando sea necesario. 2. Brindar apoyo operativo a la Gerencia de Mercadeo y Ventas, Secretaria General y Gerencia General, en los trámites presupuestales requeridos. 3. Llevar control sobre la correspondencia enviada y recibida. 4. Atender a los clientes que visitan la Gerencia General, Gerencia de Mercadeo y Ventas y Secretaria General, en el evento de ser necesario. 5. Brindar soporte operativo a la gestión del área Contable. 6. Coordinar labores referentes a viajes nacionales e internacionales del personal de las áreas: Reserva en hoteles, tiquetes y viáticos. 7. Solicitar papelería y elementos para las áreas relacionadas directamente con el cargo. 8. Recibir, registrar, distribuir y archivar la documentación que ingresa a las Gerencias de Mercadeo y Ventas y Administrativa y Financiera, llevando el control sobre la correspondencia enviada. 9. Operar el archivo de gestión de la Gerencia, velando por su orden y actualización en forma permanente. 10. Redactar cartas, memorandos, circulares, correos electrónicos y demás documentos que sean requeridos por la Gerencia de Mercadeo y Ventas y Gerencia Administrativa y Financiera. 11. Preparar la documentación para la revisión y firma del Gerente Administrativo y Financiero y Secretario General. 12. Mantener actualizado el directorio telefónico, así como el calendario de actividades y citas del Gerente Administrativo y Financiero y Gerente de Mercadeo y Venta, facilitando la obtención de recursos tales como 121 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES información, documentos, equipos o suministros necesarios para su ejecución. 13. Mantener la existencia de útiles de oficina y encargarse de su custodia y distribución. 14. Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por el jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Archivo organizado. Manejo eficiente de agendas, Orientación eficiente de clientes. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Nivel intermedio de Herramientas Office (Word, Excel, PowerPoint). - Técnicas de redacción y archivo de documentos. - Técnicas de Servicio al Cliente. - Inglés básico. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título de Técnico en Secretariado Ejecutivo y otros Un (1) año de experiencia en cargos de Secretaria de Programas afines al cargo. Gerencia, Secretaria Administrativa, Asistente de Gerencia. 122 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: RECEPCIONISTA Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: RECEPCIONISTA Asistencial Uno (1) Recepción Director Talento Humano Gerencia Administrativa y Financiera No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Llevar a cabo las actividades de recepción, atención telefónica y personal de clientes internos, externos y visitantes. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Apoyar operativamente en la ejecución de planes y actividades administrativas realizadas en la Dependencia o grupo de trabajo, contribuyendo con la aplicación de los procedimientos vigentes. 2. Participar activamente en la gestión de la Dependencia, con el fin de alcanzar los objetivos y metas de la Dependencia. 3. Dar trámite a asuntos operativos y relacionados con la gestión de la Dependencia, por delegación directa de la autoridad, o por quien haga sus veces. 4. Participar en la ejecución de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 5. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 123 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Dar uso adecuado a los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 7. Implementar planes de acción, iniciativas y medidas correctivas relacionados con su ámbito de acción. 8. Acatar las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. . 9. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Atender en forma cortes y cálida las diferentes llamadas telefónicas que ingresan al Conmutador de Plaza Mayor y dar el respectivo traslado a las dependencias. 2. Suministrar a los clientes internos, externos y visitantes, información general de Plaza Mayor. 3. Tomar los mensajes de los funcionarios que no se encuentren disponibles en los puestos de trabajo y entregarlos oportunamente. 4. Recibir a los visitantes en el puesto de recepción, brindándoles toda la colaboración y apoyo mientras son atendidos por el funcionario correspondiente. 5. Relacionar y entregar dos veces al día a la Auxiliar de Archivo la correspondencia recibida, llevando un ordenado control sobre su entrega. 6. Documentar e informar oportunamente sobre los problemas observados en el conmutador que impidan su normal funcionamiento. 7. Elaborar y actualizar diariamente la planilla de llamadas de clientes potenciales y enviarla dos veces al día a la Gerencia de mercadeo para su adecuado seguimiento. 8. Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por el jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Atención cálida y oportuna a los clientes internos, externos y visitantes. - Orientación eficiente de los clientes. - Actualización permanente del control de llamadas. 124 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Software de comunicaciones - Nivel intermedio de Herramientas Office (Word, Excel, PowerPoint). - Técnicas de Servicio al Cliente. - Inglés básico. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título de Bachiller, Técnico en Secretario Ejecutivo, Un (1) año de experiencia en cargos de Recepcionista, Administración, Mercadeo y Ventas, Servicio al Cliente. Secretaria Administrativa, Asistente de Gerencia, Servicio al Cliente. 125 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 1. NOMBRE DEL CARGO: MENSAJERO Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: MENSAJERO Asistencial Dos (2) Centro de Administración Documental Coordinador Centro de Administración Documental Gerencia Administrativa y Financiera No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Realizar las diligencias y entregar la correspondencia de acuerdo con las instrucciones impartidas por la Coordinación del Centro de Administración Documental. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Participar en la ejecución de programas o actividades técnicas de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Proponer acciones que puedan adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 3. Participar en el análisis y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 4. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 5. Dar uso racional y eficiente a los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 6. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. 126 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 7. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Recoger las diligencias solicitadas por las diferentes dependencias y atenderlas de acuerdo con las prioridades definidas. 2. Recoger cheques y hacer las consignaciones en los bancos. Adicionalmente realizar los pagos pendientes de servicios, seguridad social, pensiones, impuestos y otros. 3. Devolver los soportes de las diligencias realizadas para que sean entregadas al remitente. 4. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. 5. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Entregar la información con diligencia y oportunidad - Mantener actualizado el control de entrega de documentos. 6. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES -No requiere. IX. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título de Bachiller. Adicional: licencia de conducción para Un (1) año labores de mensajería y entrega de moto vigente, sin infracciones y documentación al día. correspondencia. 127 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: OFICIOS VARIOS Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: OFICIOS VARIOS Asistencial Uno (1) Gerencia Administrativa y Financiera Gerente Administrativo y Financiero Gerencia Administrativa y Financiera No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Prestar servicios de cafetería, atención a clientes y aseo en las oficinas administrativas III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Participar en la ejecución de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 2. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 3. Dar uso adecuado a los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 4. Acatar las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. . 5. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 128 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. 2. 3. 4. Atender a los clientes, visitantes y funcionarios brindándoles servicio de cafetería. Realizar las solicitudes de materiales de aseo y cafetería controlando los consumos. Asear y organizar las oficinas, muebles y equipos, siguiendo las rutinas asignadas por su jefe inmediato. Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por el jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Mantener aseadas los baños, oficinas y áreas administrativas. - Optimizar el uso de los elementos de aseo y cafetería. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES No requeridos. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS Título de Bachiller en cualquier modalidad. EXPERIENCIA Un (1) año en cargos similares. 129 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: SECRETARIO GENERAL Denominación del Cargo: Nivel de Dirección: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: SECRETARIO GENERAL Segundo Uno (1) Secretaria General Gerente General Secretaria General Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Planear, dirigir y controlar la gestión contractual y jurídica de Plaza Mayor. Para lograr dicho propósito, desde la Secretaria General, se brindará asesoría jurídica permanente, de tal forma que los actos y contratos que se ejecuten en Plaza Mayor, se desarrollen de acuerdo con las normas legales vigentes. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Mantener permanentemente informados a los directivos y profesionales bajo su responsabilidad, sobre el estado de acción y planes de mejoramiento que se derivan de las auditorías realizadas a su Dependencia. 2. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad que permitan evidenciar el mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 3. Apoyar la internacionalización de la ciudad ejecutando proyectos especiales impactando la competitividad organizacional. 4. Participar activamente en la definición, divulgación y ejecución de la estrategia institucional de Plaza Mayor. 5. Liderar y apoyar a su equipo de colaboradores para la alineación estratégica de los procesos a su cargo, la definición coherente de sus planes de acción y de los presupuestos relacionados. 130 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Presentar con periodicidad convenida todos los informes de ejecución y de resultados que solicite la Gerencia General y los diferentes entes de control. 7. Garantizar la aplicación de la Norma Técnica de Calidad de la Gestión pública NTCGP1000, y de los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad vigentes en Plaza Mayor y aplicable a los procesos de la Secretaria General. 8. Diseñar las políticas, procedimientos y actividades concernientes a los clientes internos y externos dentro de los procesos a su cargo, buscando documentar, ejecutar y hacer seguimiento a las acciones preventivas, correctivas y de mejora pertinentes. 9. Realizar procesos de investigación de buenas prácticas empresariales e innovación en todos los aspectos relacionados con los procesos a su cargo, buscando apropiación del conocimiento. 10. Proponer a la Gerencia General iniciativas que proyecten a Plaza Mayor hacia el futuro, en los procesos y temas a su cargo buscando la modernización que se requiere para convertir a la organización en la preferida y referente para la realización de eventos. 11. Gerenciar el Talento Humano a su cargo, contribuyendo a la existencia de mejores niveles de clima organizacional, donde se estimule el incremento en la satisfacción y la productividad en el desempeño laboral, como factores acordes al nivel de exigencia en la ejecución de los procesos y las directrices que se tracen en Plaza Mayor al respecto. 12. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, rigen para Plaza Mayor. 13. Estimular la participación activa del Talento Humano a su cargo, en los programas y actividades que oriente la Dirección de Talento Humano en Plaza Mayor. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Velar porque las actuaciones de la administración de Plaza Mayor se ajusten a la Ley y a las normas legales vigentes. 2. Diseñar, implementar y ejecutar las políticas, planes y programas relativos al área jurídica y de contratación. 3. Dirigir los procesos jurídicos requeridos para la selección objetiva de proveedores y contratistas de acuerdo con los principios contenidos en la Ley 80 de 1993. 4. Representar jurídicamente los intereses de Plaza Mayor ante terceros. 131 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 5. Con el concurso de la Gerencia General, programar y orientar la ejecución tanto de las Juntas Directivas como la Asamblea de Accionistas de Plaza Mayor. 6. Llevar al día los libros de actas de las sesiones de la Asamblea de Accionistas y de la Junta Directiva. 7. Asesorar jurídicamente a la Gerencia General y emitir los conceptos jurídicos que le sean solicitados. 8. Orientar a los funcionarios que pertenezcan a áreas legales de Plaza Mayor, sobre las políticas generales, tendientes a establecer la unidad de concepto e interpretación jurídica necesaria para la mejor protección y defensa de los derechos de Plaza Mayor. 9. Apoyar los procesos contractuales y legales relacionados con la Administración del Talento Humano, dentro de las normas legales vigentes. 10. Llevar a cabo las investigaciones disciplinarias del personal cuando haya lugar a ello. 11. Atender las modificaciones a los estatutos de Plaza Mayor. 12. Presentar mensualmente a la Gerencia General el informe de gestión con los avances logrados de acuerdo con el Plan de Acción de la Secretaria General. 13. Mantener en orden y con el lleno de los requisitos legales los registros de propiedad intelectual, títulos de acciones y escrituras públicas. 14. Mantener actualizadas las pólizas de seguros, de forma tal que garanticen la cobertura de los bienes de Plaza Mayor así como el trámite de las reclamaciones respectivas. 15. Elaborar las minutas y contratos necesarios para los diferentes negocios realizados por Plaza Mayor Para el desarrollo de su objeto social. 16. Liderar el proceso jurídico necesario para la gestión de cobranza. 17. Solicitar las autorizaciones de la Zona Franca transitoria y coordinar su operación. 18. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por el Gerente General, la Junta Directiva y la Asamblea de Accionistas. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Manual de contratación. - Libros de actas de Juntas y Asambleas al día. - Políticas y procedimientos en materia de pólizas. 132 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES - Seguros y administración del riesgo. - Normograma actualizado y socializado en Plaza Mayor. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Manejo básico de Herramientas Office (Word, Excel, power point). - Normas vigentes relacionadas con la contratación pública. - Normas que regulan la operación en las sociedades de economía mixta. - Experiencia en contratación y administración de seguros. - Normas de austeridad y eficiencia en el gasto público. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA MINIMA Título Profesional en Derecho con tarjeta profesional Cuatro (4) años en cargos similares, preferiblemente con vigente. experiencia en procesos de contratación, preferiblemente en entidades públicas o de economía Con estudios de Especialización en áreas relacionadas mixta. con el objeto misional del cargo. 133 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: DIRECTOR DE COMPRAS Denominación del Cargo: Nivel de Dirección: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: DIRECTOR Tercero Uno (1) Dirección de Compras Secretario General Secretaria General Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Liderar las actividades administrativas tendientes a la planeación, ejecución y control del plan de compras de Plaza Mayor, así como el registro y control del inventario de activos fijos. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DIMENSIÓN JURÍDICA Observancia de los principios de la función administrativa, de los manuales y procedimientos internos contractuales y del ejercicio de la supervisión e interventoría y además de los formatos del Sistema de Gestión de la Calidad aprobados internamente. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Liderar la planeación, organización, ejecución y control de planes, programas y proyectos generados en la Dependencia y velar por la adecuada aplicación de las normas y procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 134 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 3. Apoyar y dar a conocer la políticas de Plaza Mayor, mediante la utilización de los medios de comunicación internos. 4. Contribuir a asegurar una mejor integración y sinergia entre las dependencias y servicios internos de Plaza Mayor. 5. Promover y dar trámite a asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 6. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos que son competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 7. Liderar el análisis, revisión, evaluación y control de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 8. Liderar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad en la Dependencia, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 9. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 10. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 11. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. 12. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor, adicionalmente estimular activamente la participación de su Talento Humano en los programas de Formación y Bienestar Social y Laboral. VI. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Elaborar anualmente el Plan de Acción de la Dirección de Compras. 2. Elaborar el presupuesto anual para la Dirección de Compras y con el visto bueno de la Secretaria General, presentarlo a la Gerencia Administrativa y Financiera para su incorporación en el presupuesto general de Plaza Mayor. 3. Llevar a cabo el seguimiento y control al presupuesto asignado para la Dirección de Compras. 135 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 4. Trabajar conjuntamente con las diferentes Gerencias y Direcciones de Plaza Mayor, para canalizar adecuadamente los requerimientos que en materia de compras, estimen las Dependencias. 5. Consolidar el Plan de Compras de las diferentes Dependencias de Plaza Mayor, para identificar necesidades en común que permitan asegurar sinergias o posibles economías de escala. 6. Mantener actualizado el plan de compras de acuerdo con los cambios que se presenten. 7. Implementar estrategias de compras de acuerdo con las necesidades en común detectadas en el Plan de Compras. 8. Establecer los procedimientos a seguir en las acciones de compra para Plaza Mayor. 9. Llevar a cabo negociaciones, acuerdos y alianzas con proveedores de Plaza Mayor. 10. Mantener un contacto oportuno con los proveedores para analizar las características de los productos, calidades, condiciones de servicio precio y pago. 11. Controlar los plazos de entrega, estado de los artículos, recepción y condiciones de negociación. 12. Llevar a cabo la selección, evaluación, calificación y desarrollo de proveedores. 13. Liderar, actualizar y apoyar la ejecución del programa de desarrollo de proveedores. 14. Identificar proveedores alternativos que puedan suministrar los mismo bienes/servicios que demanden las Dependencias de Plaza Mayor. 15. Brindar un adecuado y oportuno servicio a los clientes internos, en términos de oportunidad en la información, precisión en los tiempos de entrega y calidad en los bienes y servicios. 16. Analizar y calcular el ahorro monetario potencial y otros beneficios que se deriven de la gestión de compras. 17. Llevar a cabo el control y seguimiento por la publicidad de los procesos contractuales de conformidad con el manual interno de contratación de Plaza Mayor. 18. Dar cumplimiento a los procedimientos internos contractuales y del ejercicio de la supervisión e interventoría. 19. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VII. - CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) Plan de Compras consolidado y actualizado. Administración de Inventarios. 136 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES - Excelentes relaciones interpersonales. Excelente capacidad de comunicación oral y escrita. Alto nivel de compromiso. Análisis de problemas y búsqueda de soluciones (Estratega). Capacidad de negociación y dirección. Administración de recursos. VIII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Normas de austeridad y eficiencia en el gasto público. Actos administrativos de delegación interna. Software para control de inventarios fijos y normatividad aplicable. Manejo básico de Office (Word, Excel, power point) Conceptos básicos de contratación pública y/o privada. Direccionamiento Estratégico. Habilidades de Negociación. Comunicación Asertiva. IX. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título Profesional en Administración de Empresas, Tres (3) años en cargos de alto compromiso misional, del Negocios, Costos y Auditoria, Contaduría Pública, nivel ejecutivo, comercial o directivo, con habilidad en el Ingeniería de Productividad y Competitividad, Ingeniería direccionamiento de equipo. Industrial, Derecho y otras profesiones afines al objeto social de la entidad. Con estudios de Especialización en áreas relacionadas con el propósito del cargo. 137 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: DIRECTOR DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORIA Denominación del Cargo: Nivel de Dirección: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: DIRECTOR Tercero Uno (1) Dirección de Supervisión e Interventoría Secretario General Secretaria General Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Establecer criterios de seguimiento, control y vigilancia para que los Funcionarios de Plaza Mayor y los contratistas, los implementen en los convenios o contratos de la entidad mediante el ejercicio de la Supervisión e interventoría respectivamente. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DIMENSIÓN JURÍDICA Observancia de los principios de la función administrativa, de los manuales y procedimientos internos contractuales y del ejercicio de la supervisión e interventoría y además de los formatos del sistema de gestión de la calidad aprobados internamente. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Liderar la planeación, organización, ejecución y control de planes, programas y proyectos generados en la Dirección de Supervisión e Interventoría y velar por la adecuada aplicación de las normas y procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 138 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Apoyar y dar a conocer la políticas de Plaza Mayor, mediante la utilización de los medios de comunicación internos. 4. Contribuir a asegurar una mejor integración y sinergia entre las dependencias y servicios internos de Plaza Mayor. 5. Promover y dar trámite a asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 6. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos que son competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 7. Liderar el análisis, revisión, evaluación y control de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 8. Liderar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad en la Dependencia, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 9. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 10. Presentar con la periodicidad acordada con el Secretario General y otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 11. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. 12. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor, adicionalmente estimular activamente la participación de su Talento Humano en los programas de Formación y Bienestar Social y Laboral. VI. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Determinar los criterios de verificación y seguimiento de la documentación legal, técnica, administrativa y financiera contenida en las diferentes carpetas del contrato o convenio, y acopiar la documentación faltante a fin de contar con el máximo de información sobre su origen. 139 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 2. Fijar criterios que eviten que las decisiones de los supervisores e interventores, interfieran injustificadamente en las acciones del contratista. 3. Identificar e implementar los elementos normativos que se deben tener en cuenta por parte de los supervisores e interventores para los permisos, licencias, autorizaciones y demás necesarios para la ejecución del objeto contractual. 4. Establecer pautas para el estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista durante la ejecución del contrato deben tener en cuenta los supervisores e interventores. 5. Fijar criterios que le permitan a los supervisores e interventores, la organización de la información y los documentos que se generen durante la ejecución del contrato y remitirla al Centro de Administración Documental de Plaza Mayor. 6. Establecer criterios que permitan determinar los diferentes cronogramas que se seguirán durante el trámite de cada una de las etapas de ejecución y liquidación de los contratos. 7. Integrar los comités a que haya lugar y participar de manera activa y responsable en su funcionamiento, dejando constancia de las diferentes reuniones que se celebren y decisiones que se adopten. 8. Establecer pautas para dar trámite a las solicitudes de ingreso de personal y equipos del contratista o de personas externas a las áreas de influencia del contrato. 9. Fijar pautas para la presentación de informes sobre el estado de ejecución y avance de los contratos, con la periodicidad que se requiera. 10. Sugerir a la Dirección de Talento Humano los criterios de cumplimiento de las normas de seguridad industrial, Seguridad y Salud en el Trabajo que sean aplicables. 11. Fijar criterios normativos para que el contratista suministre y mantenga el personal o equipo ofrecido, con las condiciones e idoneidad pactadas. 12. Fijar criterios que justifiquen aspectos técnicos a que haya lugar y que se requieran durante la etapa contractual o en los requerimientos que para el efecto formule el ordenador del gasto competente. 13. Fijar criterios que determinen la verificación de las entregas de los bienes o la prestación de los servicios, de conformidad con lo establecido en los contratos correspondientes, dejando la constancia y justificación escrita respectiva. 14. Apoyar a las diferentes Dependencias para proyectar las respuestas a los informes presentados o a las preguntas formuladas por los organismos de control del Estado o por cualquier autoridad y someterlos a la 140 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES aprobación del ordenador del gasto competente. 15. Determinar pautas que garantice a la supervisión o interventoría el efectivo reintegro a Plaza Mayor, de los equipos, elementos y documentos suministrados por él, constatando su estado y cantidad. 16. Establecer criterios que permitan expedir certificados de cumplimiento de los diferentes contratos o convenios celebrados por Plaza Mayor. 17. Establecer directrices para la correcta destinación y administración de cuentas o fiducias para la administración de los anticipos. 18. Determinar el criterio para que el contrato esté debidamente soportado con los recursos requeridos y determinar el pago de los diferentes desembolsos. 19. Determinar el criterio para la revisión y aprobación de las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el contratista. 20. Fijar criterios jurídicos para el estudio y análisis por parte de la supervisión e interventoría de las reclamaciones que presente el contratista y hacer las recomendaciones a que haya lugar. 21. Establecer criterios que permitan a la supervisión e interventoría, Informar oportunamente los atrasos o situaciones o en general, cualquier hecho que pueda dar origen a la toma de acciones de tipo contractual y/o aplicación de sanciones y, en general, el inicio y desarrollo de las actividades judiciales o extrajudiciales respectivas 22. Elaborar anualmente el Plan de Acción de la Dirección de Supervisión e Interventoría. 23. Elaborar el presupuesto anual para la Dirección de Supervisión e Interventoría y con la autorización de la Secretaria General, presentarlo a la Gerencia Administrativa y Financiera para su incorporación en el presupuesto general de Plaza Mayor. 24. Llevar a cabo el seguimiento y control al presupuesto asignado para la Dirección de Supervisión e Interventoría. 25. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VII. - CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) Manuales de contratación y de Supervisión e interventoría de Plaza Mayor. Políticas y procedimientos en materia de estrategias anticorrupción, manejo de garantías y de correcta 141 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES - destinación y administración de cuentas o fiducias para la administración de los anticipos. Excelentes relaciones interpersonales. Excelente capacidad de comunicación oral y escrita. Alto nivel de compromiso. Análisis de problemas y búsqueda de soluciones (Estratega). VIII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Normas vigentes en materia de contratación pública, Supervisión e Interventoría. Normas relativas a las empresas de economía mixta. Experiencia en contratación, ejercicio de supervisiones o interventorías y/o administración de seguros Normas de austeridad y eficiencia en el gasto público. Conceptos básicos de presupuesto público. Manejo básico de Office (Word, Excel, power point) Conceptos de contratación pública y/o privada. Direccionamiento Estratégico. Habilidades de Negociación. Comunicación Asertiva. IX. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Profesional en Administración de Empresas, Negocios, Administración Pública, Ingeniería Industrial, Derecho, Contaduría Pública y otras profesiones afines al cargo. Con estudios de Especialización en Auditoría, Economía del Sector Público, Gestión Pública, Alta Dirección del Estado, Contratación. Tres (3) años en cargos con responsabilidades sobre seguimiento, control y vigilancia sobre contratación y experiencia relacionada preferiblemente de entidades públicas o mixtas, sin perjuicio de la experiencia acreditada en el sector privado. 142 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: DIRECTOR JURÍDICO Denominación del Cargo: Nivel de Dirección: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: DIRECTOR Tercero Uno (1) Dirección Jurídica Secretario General Secretaria General Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Planear, dirigir y controlar los procesos jurídicos de Plaza Mayor. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DIMENSIÓN JURÍDICA Observancia de los principios de la función administrativa, de los manuales y procedimientos internos contractuales y del ejercicio de la supervisión e interventoría y además de los formatos del sistema de gestión de la calidad aprobados internamente. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Liderar la planeación, organización, ejecución y control de planes, programas y proyectos generados en la Dirección Jurídica y velar por la adecuada aplicación de las normas y procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Apoyar y dar a conocer la políticas de Plaza Mayor, mediante la utilización de los medios de comunicación internos. 143 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 4. Contribuir a asegurar una mejor integración y sinergia entre las dependencias y servicios internos de Plaza Mayor. 5. Promover y dar trámite a asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 6. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos que son competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 7. Liderar el análisis, revisión, evaluación y control de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 8. Liderar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad en la Dependencia, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 9. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 10. Presentar con la periodicidad acordada con el Secretario General y otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 11. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. 12. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor, adicionalmente estimular activamente la participación de sus funcionarios a cargo, en los programas de Formación y Bienestar Social y Laboral. VI. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Formular y proponer las políticas, sobre aspectos jurídicos y legales de Plaza Mayor, así como las normas de carácter legal y acciones judiciales necesarias para el mejor cumplimiento de los objetivos institucionales. 2. Brindar asesoría a la Secretaria General y a las demás Dependencias, sobre el contenido y alcances de los dispositivos legales vigentes. 3. Interpretar, concordar y divulgar las normas legales de interés para la gestión institucional que se publiquen, debiendo absolver las consultas correspondientes. 4. Supervisar y/o vigilar el seguimiento de los procesos judiciales, los procedimientos administrativos o de otra índole en los que sea parte Plaza Mayor. 144 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 5. Asesorar e informar oportunamente sobre asuntos jurídicos legales, y sus implicaciones en el desarrollo de las funciones de las Unidades Orgánicas. 6. Brindar asesoría en la formulación de proyectos de normas legales, convenios, contratos y otros documentos afines, debiendo refrendar el documento correspondiente. 7. Atender los asuntos y trámites de carácter notarial y registral de Plaza Mayor. 8. Brindar apoyo en el levantamiento de la información legal inmobiliaria que resulte necesaria para la ejecución de los proyectos. 9. Llevar el archivo actualizado de la legislación vigente. 10. Coordinar y ejecutar acciones de apoyo a la gestión de los órganos de la alta dirección. 11. Coordinar la implementación de las disposiciones dadas por la Secretaria General y Gerencia General. 12. Elaborar los informes de registro del número de contratos realizados por las diferentes áreas de Plaza Mayor. 13. Avalar las minutas que se proyecten. 14. Revisar y avalar los pliegos, contratos y documentos jurídicos de Plaza Mayor. 15. Unificar los conceptos de la Secretaria General. 16. Establecer los criterios normativos y administrativos de conciliación o defensa judicial o extrajudicial y que afecten el patrimonio de Plaza Mayor. 17. Elaborar anualmente el Plan de Acción de la Dirección Jurídica. 18. Elaborar el presupuesto anual para la Dirección Jurídica y con la autorización de la Secretaria General, presentarlo a la Gerencia Administrativa y Financiera para su incorporación en el presupuesto general de Plaza Mayor. 19. Llevar a cabo el seguimiento y control al presupuesto asignado para la Dirección Jurídica. 20. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VII. - CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) Manuales de contratación y de Supervisión e interventoría de Plaza Mayor. Políticas y procedimientos en materia de exigibilidad y aprobación de garantías. Políticas y procedimientos a través de matrices normativas en materia de seguros y la respectiva tipificación, 145 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES - estimación y asignación de riesgos previsibles en materia contractual. Normograma actualizado y socializado. Excelentes relaciones interpersonales. Excelente capacidad de comunicación oral y escrita. Alto nivel de compromiso. Análisis de problemas y búsqueda de soluciones (Estratega). Capacidad de negociación y dirección. VIII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Manejo básico de Herramientas de Office (Word, Excel, power point). Normas vigentes en materia de contratación pública. Normas relativas a las empresas de economía mixta y/o sociedades comerciales. Normas vigentes en materia de contratación pública. Normas relativas a las empresas de economía mixta. Normas de austeridad y eficiencia en el gasto público. Conceptos básicos de presupuesto público. Direccionamiento Estratégico. Habilidades de Negociación. Comunicación Asertiva. IX. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título Profesional en Derecho, con tarjeta profesional vigente. Con estudios de Especialización en Derecho Administrativo, Contratación, Gestión Pública, Alta Dirección del Estado, Derecho Comercial o áreas relacionadas con las funciones del cargo. Tres (3) años ocupando cargos de alto compromiso misional del nivel ejecutivo, con responsabilidades sobre contratación y experiencia relacionada preferiblemente de entidades públicas o mixtas, sin perjuicio de la experiencia acredita en el sector privado. 146 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. DIRECTOR DE RELACIONES LABORALES Denominación del Cargo: Nivel de Dirección: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: DIRECTOR Tercero Uno (1) Secretaria General Secretario General Secretario General No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Liderar el diseño e implementación de normas, planes y programas que en materia de Seguridad Industrial, debe implementar Plaza Mayor Medellín S.A., para garantizar la ejecución de los procesos técnicos, logísticos y administrativos a cargo de las empresas contratistas externas, bien sea personas naturales o jurídicas, que ingresen a las instalaciones de Plaza Mayor Medellín S.A. La Dirección de Relaciones Industriales velará por la prevención de accidentes y/o enfermedades ocupacionales al interior de Plaza Mayor Medellín S.A, cuyos agentes directos de control, son las empresas o personas naturales, que en virtud del contrato suscrito, asuman el rol de contratistas externos. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Liderar el diseño, la organización, la ejecución y el control de planes, programas y proyectos generados en la Dependencia y velar por la adecuada aplicación de las normas y procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Apoyar y dar a conocer la políticas de Plaza Mayor, mediante la utilización de los medios de comunicación internos. 147 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 4. contribuir a asegurar una mejor integración y sinergia entre las dependencias y servicios internos de Plaza Mayor. 5. Promover y dar trámite a asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 6. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 7. Liderar el análisis, revisión, evaluación y control de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 8. Liderar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad en su área, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 9. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 10. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 11. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. 12. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor, adicionalmente estimular activamente la participación de su talento humano en los programas de formación y bienestar laboral. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Elaborar y ejecutar anualmente el Plan de Seguridad Industrial para los Contratistas Externos, en concordancia con los objetivos del área, la Secretaria General y los objetivos estratégicos de Plaza Mayor. 2. Elaborar anualmente el presupuesto para la Dirección de Seguridad Industrial, donde se evidencien los rubros para inversiones en publicidad, prevención de riesgos, inducciones y todas aquellas acciones que en materia de seguridad industrial para contratistas externos deben contemplarse. 3. Dinamizar los procedimientos operativos y administrativos de la Dirección de Seguridad Industrial, para garantizar una adecuada y oportuna toma de decisiones. 148 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 4. Ejecutar las actividades de seguridad industrial, para garantizar la eficacia y eficiencia de las actividades de prevención de accidentes y/o enfermedades ocupacionales para los contratistas externos, en el ámbito de Plaza Mayor, de acuerdo con la normatividad emanada de los entes de control. 5. Elaborar y presentar los respectivos informes de gestión sobre accidentes de trabajo, cuando estos se presenten en el personal de Contratistas externos, determinando sus causas y recomendar las medias correctivas según el caso. 6. Elaborar manuales y procedimientos para la adquisición y uso de los equipos de protección personal, que deben ser usados por el personal de contratistas externos, cuando se ejecuten actividades al interior de Plaza Mayor. 7. Previo a la ejecución de las actividades por el personal de contratistas externos, evaluar las condiciones generales en que se llevará a cabo la ejecución del contrato, para determinar los incidentes de trabajo y tomar las medidas correctivas según el caso. 8. Solicitar a las empresas contratistas externas que tengan subcontratistas desarrollando actividades en las instalaciones de Plaza Mayor, la presentación del programa de Seguridad y Salud en el Trabajo, donde se pueda evidenciar el nivel de riesgo y las medidas de prevención para evitar accidentes y/o enfermedades profesionales. 9. Programar y coordinar la inducción de Seguridad Industrial y recorrido por las instalaciones para los contratistas externos, previo a la ejecución de sus actividades en las instalaciones de Plaza Mayor. 10. Coordinar conjuntamente con las áreas involucradas en la prestación de los servicios, para garantizar que el personal de contratistas externos y subcontratistas al momento de ingresar a las instalaciones de Plaza Mayor, porten sus documentos de identidad, afiliación al día a la Administradora de Riesgos Laborales, certificados donde se demuestre la experticia y conocimiento en la manipulación de equipos, certificado de alturas y otros que se consideren necesarios para ejecutar las actividades en las instalaciones de Plaza Mayor. 11. Verificar que los contratistas y subcontratistas previo a la ejecución de las actividades, cuenten los elementos de protección personal (EPP), con el fin de disminuir/evitar los niveles de exposición y peligro. 12. Por delegación de la Gerencia General y la Secretaria General, asumir el rol de Supervisor, ejerciendo el debido control en aspectos técnicos, administrativos y jurídicos, derivados de la ejecución de actividades por parte de los contratistas y subcontratistas externos, en las instalaciones de Plaza Mayor. 13. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. 149 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Plan de Seguridad Industrial. - prevención de accidentes al interior de las instalaciones de Plaza Mayor. - Seguimiento a la ejecución presupuestal. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES -Leyes y normatividad relativa al área de Seguridad Industrial y Seguridad y Salud en el Trabajo. -Normatividad relacionada con la protección ambiental e higiene ocupacional. -Equipos de protección personal. -Métodos para la prevención de riesgos. -Registro de accidentes. -Inspecciones de seguridad. -Noma ISO 18000 (OHSAS) VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título profesional en Ingeniería Industrial, Ingeniería en Higiene y Seguridad ocupacional, Administración en Salud Ocupacional, Administración de Empresas, Derecho, Psicología. Con estudios complementarios en Gerencia en Seguridad y Salud en el Trabajo. Tres (3) años ocupando cargos de alto compromiso misional del nivel ejecutivo, relacionados con Gestión Humana, Talento Humano, Salud Ocupacional y otros simulares. Experiencia demostrable en la elaboración de planes y programas de prevención, análisis de riesgos, reportes de accidentes laborales, comités de emergencia, comités paritarios de seguridad y salud en el trabajo. 150 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR DE COMPRAS Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: COORDINADOR Profesional Uno (1) Dirección de Compras Director de Compras Secretaria General No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Realizar las actividades administrativas tendientes a la planeación, ejecución y control del Plan de Compras de Plaza Mayor. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Coordinar el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas, proyectos o actividades técnicas y/o administrativas de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 4. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las 151 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Coordinar el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe del Área/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal a su cargo. 11. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 12. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Mantener actualizada la Base de Datos de proveedores a nivel local, regional y Nacional. 2. Coordinar los contratos marcos de la Dirección de Compras, desde su etapa precontractual hasta la formalización del contrato. 3. Apoyar a la Dirección de Compras en la elaboración del Plan de Compras para Plaza Mayor. Asimismo llevar a cabo su seguimiento y ajustes cuando sea necesario. 4. Diseñar e implementar estrategias de compras, teniendo en cuenta las necesidades comunes identificadas en las dependencias de Plaza Mayor. 5. Solicitar a los proveedores la entrega oportuna de los documentos requeridos para su contratación. 6. Participar activamente en el Comité creado para la selección, evaluación, calificación y desarrollo proveedores. 152 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 7. Liderar el programa de Desarrollo de Proveedores en Plaza Mayor. 8. Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, de acuerdo con la naturaleza del puesto de trabajo. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Control al proceso de compras. - Ejecución del Programa de Desarrollo de Proveedores VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Sistema de Información para la contratación estatal. - Racionalización del gasto público. - Conceptos básicos de Presupuesto Público - Actos administrativos de delegación interna. - Software para control de inventarios fijos y normatividad aplicable. - Manejo básico de Office (Word, Excel, power point) VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS Técnico y tecnólogo en ciencias administrativas. EXPERIENCIA Dos (2) años en la gestión de compras, logística de inventarios, desarrollo de proveedores. 153 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR ZONA FRANCA Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: COORDINADOR Profesional Uno (1) Zona Franca Secretario General Secretaria General Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Coordinar, verificar y controlar todas las actividades relacionadas con el servicio de Zona Franca para garantizar la ejecución de los eventos. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Coordinar el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas, proyectos o actividades técnicas y/o administrativas de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 4. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 154 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Coordinar el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe del Área/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Coordinar, supervisar y evaluar las actividades propias del personal bajo su inmediata responsabilidad. 11. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal a su cargo. 12. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 13. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Asesorar a los clientes y socios de eventos, así como a los usuarios expositores, sobre el Régimen de la Zona Franca y sus beneficios. 2. Sugerir producto de un análisis técnico, el precio de venta de los servicios asociados a la Zona franca en condiciones de competitividad en el mercado. 3. Evaluar el usuario operador y los diferentes sistemas de control establecidos por la Ley para las Zonas Francas garantizando el uso adecuado y responsable de los mismos. 4. Realizar el registro oportuno de información en los sistemas establecidos por la Ley. 5. Definir las necesidades de Talento Humano y recursos técnicos y logísticos para garantizar la correcta operación de la Zona Franca. 155 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Recibir las mercancías de los expositores antes de la realización del evento con la documentación requerida. 7. Administrar la bodega de Zona Franca garantizando el buen estado, cuidado y custodia de la mercancía. 8. Atender durante el evento la venta de formularios, gestionar la documentación requerida el archivo y brindar soporte al expositor con relación a la Zona Franca. 9. Organizar y presentar de manera oportuna la información ante la DIAN una vez finalizado el evento. 10. Coordinar la entrada y salida de mercancía, supervisando los procesos con las diferentes empresas transporte. 11. Autorizar el ingreso de los usuarios expositores antes o después del evento para la revisión de mercancía y gestionar con ellos los contratos a que haya lugar. 12. Atender los criterios normativos y administrativos señalados en el Manual de Contratación e Interventoría y aquellos procedimientos aprobados en el Sistema de Gestión de la Calidad, cuando haya lugar a ejecutar contratos o ejercer la labor de supervisión. 13. Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, de acuerdo con la naturaleza del puesto de trabajo. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Informe final de zona franca por cada evento - Manejo de indicadores (crecimiento, ingresos, costos, rentabilidad de zonas francas, sanciones y multas). VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Herramientas de Microsoft Word, Excel y Power Point - Conocimiento en el almacenamiento y distribución física internacional - Logística Internacional - Nivel intermedio de inglés (hablado, leído y escrito) 156 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título Profesional en Administración de Empresas, Dos (2) años en el manejo de Zonas Francas, negocios Negocios Internacionales, Comercio Internacional, internacionales y logísticos en organización de eventos. Comercio Exterior, Derecho o en áreas afines con el objeto misional de Plaza Mayor. Para profesionales con formación diferente a la expuesta en los requisitos de estudios, se exigirá su idoneidad mediante estudios de especialización en Negocios Internacionales. 157 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: ABOGADO Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: ABOGADO Profesional Nueve (9) Secretaria General Director Jurídico Secretaria General No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Apoyar jurídicamente a las áreas de la empresa en la elaboración de minutas de contratos, contratación de pólizas y demás apoyo jurídico requerido para el funcionamiento de la empresa dentro del marco legal aplicable. Acompañamiento de procesos de selección, revisión y aprobación de garantías, apoyo jurídico para la defensa del patrimonio de Plaza mayor por reclamaciones, conciliaciones, condenas y emisión de diferentes conceptos jurídicos. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. Observancia de los principios de la función administrativa, de los manuales y procedimientos internos contractuales y del ejercicio de la supervisión e interventoría y además de los formatos del sistema de gestión de la calidad aprobados internamente. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la 158 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES Dependencia. 2. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 3. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 4. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 5. Coordinar el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 6. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 7. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 8. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe del Área/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 9. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 10. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Apoyar jurídicamente a la Secretaria General en la elaboración de minutas de los contratos que de conformidad con el manual de contratación y las disposiciones legales vigentes, así como los demás contratos que causen relación laboral. 2. Establecer los contactos con los clientes y contratistas con el fin de verificar el perfeccionamiento y legalización de los contratos suscritos por la empresa entre ellos pago de impuestos a que haya lugar, y expedición y revisión de las respectivas garantías. 3. Apoyar la adecuada administración de los contratos de concesión comercial y arrendamiento de 159 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES inmuebles. 4. Apoyar los trámites jurídicos necesarios para obtener las autorizaciones para la operación de la zona franca transitoria. 5. Apoyar las gestiones jurídicas tendientes al registro oportuno de los actos administrativos, publicaciones y demás obligaciones jurídicas de Plaza Mayor. 6. Participar en la definición y adopción de las políticas tendientes a la protección de los activos de la empresa y a la contratación de las pólizas de seguros. 7. Tramitar las solicitudes de reclamaciones por siniestros ante la compañía de seguros y hacer parte del comité de seguros. 8. Revisar que las garantías aportadas por los contratistas estén de acuerdo con las condiciones establecidas en los contratos previa aprobación por parte de la Secretaría General. 9. Apoyar jurídicamente la elaboración de Pliegos de condiciones requeridos para la selección objetiva de contratistas, así como el diseño del cronograma de los procesos de selección vigentes de conformidad con el manual interno de contratación de Plaza Mayor. 10. mantener un control y seguimiento por la publicidad de los procesos contractuales ya sea vía WEB o Portal de contratación SECOP, de conformidad con el manual interno de contratación de Plaza Mayor. 11. Participar en la documentación jurídica de actos administrativos requeridos para adopción de políticas institucionales relacionadas con la contratación y otras competencias relacionadas con el componente jurídico de Plaza Mayor. 12. Brindar asesoría y acompañamiento jurídico a las demás áreas en la orientación sobre los procesos jurídicos acordes con las normas aplicables a la entidad y los respectivos manuales de contratación y supervisión e interventoría. 13. Apoyar en el diseño, coordinación, organización, ejecución y control de los mecanismos de seguimiento de la defensa judicial integral de la entidad que hace la Secretaría General. 14. Apoyar y asesorar la emisión de respuestas a los derechos de petición y quejas que sean presentados sobre actuaciones e información de las personas y los servidores públicos. 15. Apoyar a la Secretaria General en la actualización del normo grama del ordenamiento jurídico y demás reglas pertinentes y reconocidas formalmente, sus estatutos y demás actos jurídicos. 16. Apoyar con el fortalecimiento de la actividad auditoria y del sistema de gestión de calidad de la Gerencia 160 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES de Planeación y Auditoria o la dependencia que hiciere sus veces. 17. Apoyar en la proyección de las providencias que se requieran dentro de los procesos disciplinarios así como realizar su notificación y la publicación en los casos a que haya lugar. 18. Organizar en orden cronológico los expedientes disciplinarios que estén bajo la custodia de la Secretaría General. 19. Adelantar las gestiones necesarias referidas al trámite preliminar y de apertura de juicios de responsabilidad disciplinaria a los funcionarios y trabajadores de Plaza Mayor. 20. Adelantar la reapertura de procesos disciplinarios archivados cuando no haya caducidad de la acción disciplinaria y cuando haya indicios graves que tipifiquen conductas disciplinarias de los servidores y trabajadores y ex servidores y ex trabajadores de Plaza Mayor. 21. Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, de acuerdo con la naturaleza del puesto de trabajo. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Contratos legalizados y perfeccionados - Apoyo en el trámite y procesos de selección abiertos y celebración contrataciones directas. - Seguimiento a programa de seguros - Asesoría jurídica y elaboración Otro Síes y contrato adicionales a la ejecución del contrato. - Asesoría jurídica sobre reclamaciones por controversias contractuales y declaratorias de incumplimientos y exigibilidad de garantías. - Revisión actas de liquidación de contratos en aquellos casos donde proceda su liquidación de conformidad con los manuales de contratación y supervisión e interventoría de Plaza Mayor. VII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Manejo básico de Office (Word, Excel, power point) Normas vigentes en materia de contratación públicas y/o privadas Normas relativas a las empresas de economía mixta. 161 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título Profesional en Derecho con estudios de Dos (2) años brindando asesoría legal a entidades Especialización en Derecho Administrativo, Derecho estatales o privadas, con similar actividad económica u comercial y otros afines con el objeto del cargo. objeto social. 162 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: ANALISTA Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: ANALISTA Técnico Uno (1) Secretaria General Secretario General Secretaria General No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Apoyar los procesos de la Dirección Jurídica y de la Secretaria General, en especial la elaboración de contratos para el personal que será contratado en calidad de contratista y los que funcionarios que ingresarán a Plaza Mayor en calidad de vinculados. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 2. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 3. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 4. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 5. Analizar, revisar y evaluar los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 163 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 7. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 8. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 9. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal a su cargo. 10. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 11. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Prestar apoyo jurídico a la Secretaria General en las diferentes áreas del Derecho y proporcionar el soporte jurídico que se requiera en los demás asuntos de su competencia. 2. Proponer estrategias que permitan establecer relaciones comerciales orientadas a la adecuada asesoría jurídica y prestación del servicio con base a las necesidades del cliente. 3. Presentar a consideración del jefe inmediato, la investigación y análisis de conceptos jurídicos que se requieran en diversas áreas del derecho. 4. Apoyar en el diseño, coordinación, organización, ejecución y control de los mecanismos de seguimiento de la defensa judicial integral de Plaza Mayor que hace la Secretaria General. 5. Apoyar la consecución de respuestas a los derechos de petición y quejas que sean presentados sobre actuaciones e información de la sociedad. 6. Apoyar a la Secretaria General en la elaboración de análisis jurídicos que se requieran en atención a las actuaciones y procedimientos en los trámites de la sociedad, consultando la normatividad jurídica actual e información en internet u otros medios. 7. Organizar y controlar la compilación, actualización y sistematización de las normas legales, la jurisprudencia, 164 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES la doctrina y los conceptos internos y externos, y apoyar a la Secretaria General en la elaboración de planes o programas que permitan su difusión. 8. Apoyar a la Secretaria General en la actualización y verificación de la información contenida en las bases de datos de los accionistas, así como la revisión y/o modificación de los estatutos y demás actos jurídicos cuando sea necesario o requeridos por la Dirección Jurídica o el Secretario General. 9. Apoyar en la proyección de los documentos, contratos y actos administrativos que se encuentre a cargo de la Secretaria General, así como el apoyo en este mismo sentido a las demás áreas de Plaza Mayor. 10. Preparar los documentos y soportes de los informes que de conformidad con el reglamento de contratación y la normatividad vigente haya necesidad de enviar a los diferentes órganos de control. 11. Coadyuvar al fortalecimiento del Sistema de Control Interno institucional y del Sistema de Gestión de Calidad. 12. Apoyar en la construcción de instrumentos que garanticen el mejoramiento de los procedimientos y procesos de la Secretaria General. 13. Apoyar en la proyección de las providencias que se requieran dentro de los procesos disciplinarios así como realizar su notificación y la publicación en los casos a que haya lugar. 14. Organizar en orden cronológico los expedientes disciplinarios que estén bajo la custodia de la Secretaria General. 15. Participar en el desarrollo de las diferentes etapas contractuales en los contratos de la dependencia y según la asignación del superior inmediato. 16. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) Contratos legalizados y perfeccionados. VII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Manejo básico de Office (Word, Excel, power point) Normas vigentes en materia de contratación públicas y/o privadas Normas relativas a las empresas de economía mixta. 165 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Profesional o estudiante universitario de último año en el Un (1) año de experiencia en procesos de contratación. programa de Derecho. 166 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: ANALISTA DE COMPRAS Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: ANALISTA Técnico Siete (7) Dirección de Compras Director de Compras Secretaria General No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Dar trámite a las necesidades de compra de las diferentes dependencias de Plaza Mayor, solicitando y analizando las cotizaciones de proveedores en términos de precio y oportunidad de entrega. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 2. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 3. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 4. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 5. Brindar apoyo en el análisis, revisión y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 167 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 7. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 8. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe del Área/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 9. Acatar las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. 10. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 11. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Asegurar la compra de los insumos y equipos en las mejores condiciones de precios, calidad y oportunidad, teniendo en cuenta el presupuesto aprobado para las compras. 2. Recibir, estudiar y analizar las cotizaciones y presupuestos de acuerdo con las requisiciones. 3. Verificar la disponibilidad de presupuesto para la gestión de las compras. 4. Dar trámite a las órdenes de compra, pago a proveedores y reclamos ante las dependencias de Plaza Mayor. 5. Llevar el control del archivo de los proveedores, órdenes de compra y cotizaciones recibidas. 6. Apoyar a la Dirección de Compras en la solicitud de cotizaciones y pedidos. 7. Apoyar a la Dirección de Compras en la elaboración del Plan Anual de Compras para Plaza Mayor 8. Buscar y desarrollar nuevos proveedores, que beneficien tanto a Plaza Mayor como a los clientes, visitarlos y recopilar la información de cada uno de ellos. 9. Realizar citas con proveedores para revisar algunos términos importantes del bien o servicio a suministrar. 10. Apoyar a la Dirección de Compras en la recepción de pedidos y en la revisión de las facturas según la negociación realizada. 168 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 11. Satisfacer de manera oportuna las necesidades que se requiera en las diferentes dependencias de Plaza Mayor, con respecto a los insumos básicos. 12. Apoyar a la Dirección de Compras en la presentación de informes de los procesos de adquisición de bienes y servicios en el Comité de Contratación. 13. Manejar las buenas relaciones interpersonales con proveedores y clientes internos y externos. 14. Apoyar a la Dirección en la presentación de rendimientos bimestrales y anuales a la Contraloría. 15. Alimentar diariamente la Planilla de Seguimiento con el estado de las compras, para la debida retroalimentación a los interventores y responsables. 16. Apoyar a la Dirección de Compras en la ejecución del Plan de Acción y el Programa de Desarrollo de Proveedores. 17. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Apoyar en la ejecución del plan de compras de Plaza Mayor. - Apoyar en el control de las compras. - Realizar actividades operativas relacionadas con la Dirección de Compras. - Apoyar en la Ejecución del Programa de Desarrollo de Proveedores. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Conocimiento en Compra de bienes y/o servicios. - Conceptos básicos de presupuesto público - Manejo básico de Office (Word, Excel, power point) - Costos y Presupuestos - Logística y Cadena de Abastecimiento. - Contratación. 169 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Profesional en Administración de Empresas, Economía, Un (1) año en cargos relacionados con las compras, Ingeniería Industrial o Tecnólogo en áreas gestión y desarrollo de proveedores, contratación. administrativas, contables y demás programas afines al objeto de la Dirección de Compras. 170 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR 1 ADMINISTRATIVO Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: AUXILIAR Asistencial Dos (2) Secretaria General Secretario General Secretaria General No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Brindar apoyo operativo a todas las labores y actividades inherentes a la Secretaría General. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Apoyar operativamente en la ejecución de planes y actividades administrativas realizadas en la Dependencia o grupo de trabajo, contribuyendo con la aplicación de los procedimientos vigentes. 2. Participar activamente en la gestión de la Dependencia, con el fin de alcanzar los objetivos y metas de la Dependencia. 3. Dar trámite a asuntos operativos y relacionados con la gestión de la Dependencia, por delegación directa de la autoridad, o por quien haga sus veces. 4. Participar en la ejecución de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 5. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 6. Dar uso adecuado a los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se 171 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES encuentran bajo su responsabilidad. 7. Implementar planes de acción, iniciativas y medidas correctivas relacionados con su ámbito de acción. 8. Acatar las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. . 9. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Apoyar en la elaboración de los documentos, contratos y actos administrativos que se encuentre a cargo de la Secretaría General. 2. Apoyar en el diseño de instrumentos que garanticen el mejoramiento de los procedimientos y procesos de la Secretaria General. 3. Apoyar las labores administrativas de la Secretaria General, en los aspectos relacionados con los procesos jurídicos comerciales, tributarios, administrativos y laborales. 4. Mantener actualizada, ordenada y clasificada de acuerdo con los lineamientos del Centro del Administración Documental, la documentación que se genera y procesa en la Secretaria General. 5. Actualizar la base de datos con la información de los Accionistas y miembros de la Junta Directiva de Plaza Mayor. 6. Prestar apoyo en el proceso de convocatoria a las reuniones de Accionistas y Junta directiva de Plaza Mayor. 7. Mantener la existencia de útiles de oficina y encargarse de su custodia y distribución. 8. Preparar la documentación para la revisión y firma del Secretario General. 9. Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por el jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Orientación al logro de los resultados - Orientación a la satisfacción del cliente - Integridad - Trabajo en Equipo 172 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES - Formalización de los procesos del área. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Manejo básico de Office (Word, Excel, PowerPoint) - Técnicas para redacción de informes, contratos. - Técnicas para el archivo de documentos. - Técnicas de Servicio al Cliente. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Técnico en Administración, Secretariado Ejecutivo, o Un (1) año en cargos de Auxiliar Operativo, Auxiliar estar cursando últimos semestres de programas Administrativo y otros con funciones acordes al cargo en académicos afines con el objeto del cargo. mención. 173 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR 1 DE COMPRAS Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: AUXILIAR Asistencial Uno (1) Dirección de Compras Director de Compras Secretaria General No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Apoyar, gestionar y actualizar todas las labores y actividades administrativas en la Dirección de Compras. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Apoyar operativamente en la ejecución de planes y actividades administrativas realizadas en la Dependencia o grupo de trabajo, contribuyendo con la aplicación de los procedimientos vigentes. 2. Participar activamente en la gestión de la Dependencia, con el fin de alcanzar los objetivos y metas de la Dependencia. 3. Dar trámite a asuntos operativos y relacionados con la gestión de la Dependencia, por delegación directa de la autoridad, o por quien haga sus veces. 4. Participar en la ejecución de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 5. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 174 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Dar uso adecuado a los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 7. Implementar planes de acción, iniciativas y medidas correctivas relacionados con su ámbito de acción. 8. Acatar las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. . 9. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Apoyar los procedimientos de recepción de Justificaciones de compra y demás documentación que requiera el proceso. 2. Dar trámite a la solicitud de CDP Y CRP para la reserva presupuestal. 3. Elaborar y mantener actualizada la base de proveedores de Plaza Mayor y suministrar la información a la Dirección de Compras. 4. Contactar a los proveedores y solicitarle la documentación legal requerida para el proceso de contratación. 5. Brindar apoyo operativo y logístico que sea necesario para garantizar la ejecución del programa Desarrollo de Proveedores. 6. Suministrar a la Dirección de Compras toda aquella información que se considere útil para la elaboración del Plan de Compras. 7. Elaborar las órdenes de Adquisición de Bienes y Servicios. 8. Apoyar en la gestión de documentos que se encuentre a cargo de la Dirección de Compras. 9. Preparar la documentación para la revisión y firma del Director de Compras. 10. Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por el jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Apoyo en la ejecución del Plan de compras de Plaza Mayor. - Apoyo en el proceso de control de las compras. - Realización de actividades operativas relacionadas con la Dirección de Compras. 175 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES - Apoyar en la Ejecución del Programa de Desarrollo de Proveedores. - Orientación al logro de los resultados - Orientación a la satisfacción del cliente - Trabajo en Equipo VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Manejo básico de Office (Word, Excel, PowerPoint) - Técnicas para redacción de informes, contratos. - Técnicas para el archivo de documentos. - Técnicas de Servicio al Cliente. - Nociones de Contratación. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Técnico en Administración, Secretariado Ejecutivo, o Un (1) año en cargos de Auxiliar Operativo, Auxiliar estar cursando últimos semestres de programas Administrativo, Auxiliar de Compras, Auxiliar de académicos afines con el objeto del cargo. Logística y otros con funciones acordes al cargo en mención. 176 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR 1 ZONA FRANCA Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: AUXILIAR Asistencial Uno (1) Zona Franca Coordinador de Zona Franca Secretaria General No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Apoyar las actividades operativas relacionadas directamente con el servicio de Zona Franca, para los eventos con habilitación en dicha modalidad, ejecución y registro de la información de mercancías provenientes del exterior y ejecutar el inventario de las mismas. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Apoyar operativamente en la ejecución de planes y actividades administrativas realizadas en la Dependencia o grupo de trabajo, contribuyendo con la aplicación de los procedimientos vigentes. 2. Participar activamente en la gestión de la Dependencia, con el fin de alcanzar los objetivos y metas de la Dependencia. 3. Dar trámite a asuntos operativos y relacionados con la gestión de la Dependencia, por delegación directa de la autoridad, o por quien haga sus veces. 4. Participar en la ejecución de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 177 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 5. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 6. Dar uso adecuado a los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 7. Implementar planes de acción, iniciativas y medidas correctivas relacionados con su ámbito de acción. 8. Acatar las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. . 9. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Propender para que el Instrumento elaborado para el ingreso a Zona Franca se cumpla en su totalidad. 2. Brindar asesoría tanto a clientes como expositores, sobre el procedimiento establecido para el envío de mercancías desde y hacia Zona Franca de Plaza Mayor. 3. Brindar apoyo a la Coordinación de Zona Franca, mediante el ingreso oportuno de la información que se genera en el área, en los sistemas establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN (siglo XXI y MUISCA), de las mercancías provenientes del exterior. 4. Apoyar a la Coordinación de Zona Franca, en la recepción de mercancías de los expositores previos a la realización del evento y verificar que la documentación aportada sea la requerida. 5. Devolver la mercancía de los expositores una vez finalizado el evento y con la documentación requerida, ya sea nacionalizada o reexportándola a su país de Origen. 6. Revisar que la documentación aportada por el expositor se encuentre al día y entregarla para el visto bueno del Coordinador de Zona Franca, seguidamente y con la autorización, el expositor podrá instalar y exhibir su mercancía en el stand respectivo. 7. Brindar apoyo a la Coordinación de Zona Franca, en el control y monitoreo de inventarios correspondiente a las mercancías que se encuentran en custodia en la bodega. 8. Estimar el número de formularios a utilizar en cada feria y solicitarlos con antelación a la Coordinación de Compras. 9. Llevar cabo la respectiva devolución de los formularios no utilizados en la operación de Zona Franca. 178 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 10. Solicitar a las diferentes Agencias de Aduanas, Agencias de Carga, Operadores de Transporte Multimodal y Aerolíneas los respectivos cierres de las mercancías despachadas. 11. Brindar apoyo a la Coordinación de Zona de Franca, en la atención de funcionarios de la DIAN para su verificación legal y documental del inventario de la bodega, elaboración de actas de cierre de cada evento de ingresos a Zona Franca y salidas respectivas. 12. Mantener actualizado en forma permanente el inventario que se encuentra en la bodega objeto de custodia. 13. Enviar al área de Facturación toda la información de los expositores para que se liquide el debido rubro por concepto de bodegaje. 14. Reportar al Coordinador de Zona Franca, el estado de bodegaje y mercancías de los expositores en las ferias. 15. Preparar la documentación para la revisión y firma del Coordinador de Zona Franca. 16. Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por el jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Apoyo permanente en la ejecución del Plan de Transformación a Zona Franca Permanente Especial. - Apoyo en la operación de Zona Franca por cada evento. - Apoyo en el manejo de indicadores por cada evento (crecimiento, ingresos, costos, margen de rentabilidad de zonas francas, sanciones y multas) establecidas por el Coordinador de Zona Franca. - Orientación al logro de los resultados - Orientación a la satisfacción del cliente - Trabajo en Equipo VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Manejo básico de Office (Word, Excel, PowerPoint) - Almacenamiento y distribución física internacional - Manejo de los sistemas electrónico de la DIAN - Nivel intermedio de inglés (hablado, leído y escrito) - Técnicas para el archivo de documentos. - Técnicas de Servicio al Cliente. 179 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Tecnólogo en Negocios Internacionales, Logística, Un (1) año en cargos relacionados con Zonas Francas, Comercio Exterior o carreras afines con el cargo. logística, distribución, comercio exterior. 180 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: GERENTE DE MERCADEO Y VENTAS Denominación del Cargo: Nivel de Dirección: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: GERENTE Segundo Uno (1) Gerencia de Mercadeo y Ventas Gerente General Gerencia de Mercadeo y Ventas Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Fortalecer la presencia y activa participación de Plaza Mayor en el mercado, mediante una adecuada y oportuna gestión comercial, orientada al desarrollo de nuevos negocios a nivel local, departamental, nacional e internacional. Para lograr este propósito, es fundamental el diseño, planeación, dirección, ejecución y control de las políticas, planes y proyectos relacionados con la gestión de mercadeo y ventas en Plaza Mayor. Estimular el cumplimiento de las metas comerciales establecidas, en términos de ingresos por concepto de arrendamientos de áreas, ferias y eventos propios o mediante alianzas estratégica y la comercialización de espacios publicitarios, atendiendo a cabalidad las estrategias definidas por la Gerencia General. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Mantener permanentemente informados a los directivos y profesionales bajo su responsabilidad, sobre el estado de acción y planes de mejoramiento que se derivan de las auditorías realizadas a su Gerencia. 2. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad que permitan evidenciar el 181 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 3. Apoyar la internacionalización de la ciudad ejecutando proyectos especiales impactando la competitividad organizacional. 4. Participar activamente en la definición, divulgación y ejecución de la estrategia institucional de Plaza Mayor. 5. Liderar y apoyar a su equipo de colaboradores para la alineación estratégica de los procesos a su cargo, la definición coherente de sus planes de acción y de los presupuestos relacionados. 6. Presentar con periodicidad convenida todos los informes de ejecución y de resultados que solicite la Gerencia General y los diferentes entes de control. 7. Garantizar la aplicación de la Norma Técnica de Calidad de la Gestión pública NTCGP1000, y de los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad vigentes en Plaza Mayor y aplicable a los procesos de la Gerencia Administrativa y Financiera. 8. Diseñar las políticas, procedimientos y actividades concernientes a los clientes internos y externos dentro de los procesos a su cargo, buscando documentar, ejecutar y hacer seguimiento a las acciones preventivas, correctivas y de mejora pertinentes. 9. Realizar procesos de investigación de buenas prácticas empresariales e innovación en todos los aspectos relacionados con los procesos a su cargo, buscando apropiación del conocimiento. 10. Proponer a la Gerencia General iniciativas que proyecten a Plaza Mayor hacia el futuro, en los procesos y temas a su cargo buscando la modernización que se requiere para convertir a la organización en la preferida y referente para la realización de eventos. 11. Gerenciar el Talento Humano a su cargo, contribuyendo a la existencia de mejores niveles de clima organizacional, donde se estimule el incremento en la satisfacción y la productividad en el desempeño laboral, como factores acordes al nivel de exigencia en la ejecución de los procesos y las directrices que se tracen en Plaza Mayor al respecto. 12. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, rigen para Plaza Mayor. 13. Estimular la participación activa del Talento Humano a su cargo, en los programas y actividades que oriente la Dirección de Talento Humano en Plaza Mayor. 182 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Definir el Plan Estratégico de Mercadeo para Plaza Mayor, acorde con los objetivos empresariales. 2. Elaborar el Plan de Acción anual, teniendo en cuenta el Plan Estratégico de Mercadeo. 3. Diseñar las estrategias comerciales para la ejecución y cumplimiento de las metas consignadas en el Plan de Acción. 4. Asesorar en forma permanente a la Gerencia General en la orientación de los negocios de Plaza Mayor. 5. Liderar la planeación y coordinación en cuanto a la participación de Plaza Mayor en ferias, eventos y convenciones. 6. Apoyar la gestión de investigación comercial en la consolidación de la base de datos de clientes actuales y potenciales, así como en la construcción de las estadísticas de mercadeo por eventos realizados, porcentajes de ocupación y visitantes. 7. Establecer un modelo de evaluación que permita conocer el avance y los resultados en términos de en coordinación con otras Dependencias de Plaza Mayor, con el fin de conocer el avance y los ingresos percibidos por ventas. 8. Trabajar conjuntamente con la Gerencia de Servicio en la creación de un sistema de administración de las relaciones comerciales, donde se pueda medir los avances en la prestación de los servicios, el sentir de los clientes, quejas, reclamos y en general el comportamiento de la estrategia de servicio al cliente trazada para Plaza Mayor. 9. Llevar a cabo el análisis del sector de eventos y convenciones empresariales que incluya clientes, proveedores, aliados, competencia, servicios sustitutos y los potenciales ingresantes al mercado. 10. Analizar las tendencias tecnológicas como soporte al desarrollo de nuevos mercados en los que pueda participar Plaza Mayor. 11. Analizar y determinar la Rentabilidad de los diferentes negocios que tiene Plaza Mayor en su portafolio comercial y otros que potencialmente se ofrecerán. 12. Analizar conjuntamente con la Gerencia de Servicio, el comportamiento en términos de demanda de los diferentes servicios que presta Plaza Mayor. 13. Analizar las oportunidades identificadas en el mercado, la administración de la fuerza de ventas, el desarrollo de estrategias, la coordinación de los aspectos operacionales de la Gerencia de Mercadeo y Ventas y las 183 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES relaciones públicas con los clientes. 14. Participar activamente en la construcción del Plan de Mercadeo de Ciudad y en el desarrollo del Clúster de Turismo de Negocios, Ferias y Convenciones, en coordinación con entidades relacionadas. 15. Conjuntamente con la Dirección de Comunicaciones, mantener relaciones permanentes con los medios de comunicación. 16. Formular e implementar políticas, que orienten los estudios de mercado, promoción y labor Publicitaria de los servicios que brinda y que potencialmente se puedan ofertar en Plaza Mayor. 17. Identificar y analizar para la penetración y desarrollo de mercados mediante la introducción de nuevos servicios. 18. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por el gerente General. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Preparación del Plan Estratégico de Mercadeo y su presupuesto. Metas y objetivos para la fuerza de ventas. Cálculo de la demanda y pronóstico de ventas. Tamaño y estructura de la fuerza de ventas en Plaza Mayor. Volumen de ventas, costo y utilidad. VII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Costos y Presupuestos. Proyección de Ventas. Dirección de Equipo de Ventas. Programas de Fidelización. Diseño de Planes Estratégicos de Mercadeo. Análisis de Rentabilidad. Flujo de Caja. Análisis de Mercado. Planeación Estratégica. 184 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES - Manejo avanzado de Herramientas Office (Word, Excel, power point). Normas de austeridad y eficiencia en el gasto público. Conceptos básicos de presupuesto público. Direccionamiento Estratégico. Habilidades de Negociación. Comunicación Asertiva. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título profesional en Administración de Empresas, Cuatro (4) años como gerente o director de mercadeo, Comunicación Social, Administración de Mercadeo, gerente de ventas, gerente comercial, con experiencia Profesional en Mercadeo, Profesional en Mercadeo y demostrable en el acompañamiento a la fuerza de Publicidad. ventas y capacidad para la elaboración de planes Con estudios de Especialización en alguna de las estratégicos de mercado, análisis del mercado, diseño siguientes áreas: Gerencia de Mercadeo, Gerencia de productos/servicios y costos. Comercial y Mercadeo y otras relacionadas con la misión del cargo. 185 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: ASESOR ESTRATEGIA, IMAGEN Y PROYECCION Denominación del Cargo: Nivel de Dirección: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: ASESOR Profesional Uno (1) Gerencia de Mercadeo y Ventas Gerente de Mercadeo y Ventas Gerencia de Mercadeo y Ventas No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Canalizar la información generada al interior de las unidades de negocio de Plaza Mayor, para su posterior divulgación a los diferentes públicos, en forma oportuna, conservando la institucionalidad en el estilo de comunicación de Plaza Mayor. Brindar apoyo en el diseño, organización y ejecución de las diferentes promovidas por la Dirección de Proyectos Propios. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Participar en el diseño, la organización, la ejecución y el control de planes, programas y proyectos generados en la Dependencia y velar por la adecuada aplicación de las normas y procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 186 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 3. Contribuir a asegurar una mejor integración y sinergia entre las dependencias y servicios internos de Plaza Mayor. 4. Promover y dar trámite a asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Liderar el análisis, revisión, evaluación y control de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Liderar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad en la Dirección de Arrendamiento de Áreas, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. 11. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor, adicionalmente estimular activamente la participación de su Talento Humano en los programas de Formación y Bienestar Social y laboral. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Verificar el manejo y estilo de la comunicación de los proyectos propios de Plaza Mayor, que se emite tanto en públicos internos como externos, conservando la institucionalidad establecida por la Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas de Plaza Mayor. 2. Recibir y canalizar las solicitudes para la realización de material promocional que apoya las diferentes ferias. 3. Coordinar la realización y diseño de material audiovisual. 4. Brindar apoyo en la gestión de contenidos de la página web de Plaza Mayor. 187 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 5. Supervisar la publicación de contenidos en diferentes redes sociales y herramientas de comunicación que sirvan como medio de comunicación de Plaza Mayor. 6. Generar proyectos que permitan mejorar e innovar en temas de comunicación 7. Diseñar estrategias para Free Press. 8. Apoyar la labor publicitaria en la revisión de pautas comerciales. 9. Apoyar a la Dirección de Comunicaciones en el diseño de las diferentes piezas o medios que deben acompañar las presentaciones de negocios y comunicaciones formales con los clientes de sus unidades de negocio a cargo. 10. Apoyar a la Gerencia de Mercadeo y Ventas en la definición de políticas y procedimientos para coordinar la gestión comercial en la Dependencia, de acuerdo con los parámetros de Plaza Mayor. 11. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. 12. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Efectividad en las pautas comerciales. Mayores niveles de satisfacción de los clientes. Número de eventos internacionales. % de recompra de Clientes estratégicos VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES -Comunicación Organizacional -Gestión de proyectos -Manejo de presupuestos -Redacción, ortografía y estilo -Manejo de conceptos publicitarios -pautas en medios. -Servicio al cliente. 188 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título Profesional en Comunicación Social, Publicidad, Dos (2) años ocupando cargos de alto compromiso Administración de Empresas, Administración de misional del nivel ejecutivo, con habilidad en el Mercadeo, Mercadeo y Ventas y otras áreas afines con direccionamiento de equipos comerciales y cumplimiento la gestión comercial. de presupuestos y metas. Con estudios de Especialización en áreas relacionadas con las funciones del cargo: Alta Gerencia, Gerencia de Mercadeo, Ventas. 189 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: DIRECTOR ARRENDAMIENTO DE ÁREAS Denominación del Cargo: Nivel de Dirección: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: DIRECTOR Tercero Uno (1) Gerencia de Mercadeo y Ventas Gerente de Mercadeo y Ventas Gerencia de Mercadeo y Ventas Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Planear, organizar, ejecutar y evaluar las estrategias de comercialización de los negocios de arrendamientos de áreas con el propósito de impulsar el cumplimiento de los presupuestos de ventas, las metas de servicio y de participación de Plaza Mayor en el mercado de eventos locales, nacionales e internacionales a través de la dirección de su equipo comercial. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Liderar el diseño, la organización, la ejecución y el control de planes, programas y proyectos generados en la Dependencia y velar por la adecuada aplicación de las normas y procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Contribuir a asegurar una mejor integración y sinergia entre las dependencias y servicios internos de Plaza Mayor. 4. Promover y dar trámite a asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 190 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Liderar el análisis, revisión, evaluación y control de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Liderar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad en la Dirección de Arrendamiento de Áreas, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. 11. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor, adicionalmente estimular activamente la participación de su Talento Humano en los programas de Formación y Bienestar Social y laboral. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Diseñar el plan comercial de acuerdo con el plan estratégico de Plaza Mayor y el direccionamiento de la Gerencia de Mercadeo y ventas. 2. Definir el presupuesto de ventas en todos sus elementos: determinando los ingresos estimados en la Dependencia y los gastos asociados a la realización del plan comercial respectivo. 3. Planear y definir con la Gerencia de Mercadeo y Ventas las políticas y procedimientos que regularán la gestión comercial en su Dependencia, de acuerdo con los parámetros de Plaza Mayor. 4. Organizar y asignar las responsabilidades específicas a su equipo comercial, definiendo objetivos, plazos, y condiciones que deben ser atendidas y sobre las cuales se realizará el debido control y seguimiento. 5. Proponer estrategias, acciones, y proyectos asociados al logro de fidelización y recompra de los clientes de las unidades de arrendamientos de áreas. 6. . Realizar acciones de investigación y desarrollo de clientes potenciales en el marco estratégico de sus 191 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES negocios buscando ampliar la base de clientes de Plaza Mayor en general. 7. Acompañar al equipo comercial en el proceso de ventas y de servicio de clientes y eventos, haciendo control permanente sobre la ejecución de los planes propuestos ofreciendo la retroalimentación oportuna y pertinente. 8. Participar activamente en el diseño de estrategias encaminadas a incrementar el nivel motivacional del equipo comercial a cargo. 9. Identificar y estructurar alianzas comerciales enfocadas a fortalecer los resultados de la unidad de negocios de arrendamiento de áreas. 10. Participar activamente en la definición de los segmentos de mercado y las propuestas de valor para cada segmento en sus unidades de negocio. 11. Participar en el diseño de esquemas de compensación variable e incentivos para el equipo comercial de la entidad. 12. . Proveer la información suficiente y necesaria a la Gerencia de Mercadeo y ventas para realizar una evaluación objetiva de la gestión comercial de sus respectivas unidades de negocio presentando oportunamente los informes que se requieran. 13. Diseñar conjuntamente con la Dirección de Comunicaciones las diferentes piezas o medios que deban acompañar las presentaciones de negocios y comunicaciones formales con los clientes de sus unidades de negocio a cargo. 14. . Diseñar, evaluar y actualizar los planes de contingencias pertinentes para garantizar la continuidad y la seguridad de la prestación del servicio en la realización de todo tipo de eventos. 15. Garantizar la aplicación de las normas técnicas de Calidad de la Gestión Pública NTCGP1000, y de los lineamientos del sistema de Calidad vigentes en Plaza Mayor, en el proceso de captación y de organización de eventos. 16. Diseñar las políticas, procedimientos y actividades para gerenciar el servicio al cliente interno y externo dentro de los procesos a su cargo, buscando la ejecutar las acciones preventivas, correctivas, y de mejora pertinentes. 17. Garantizar la interacción efectiva de sus unidades de negocio con los otros procesos organizacionales de la entidad buscando la eficaz coordinación, el trabajo interdisciplinario, y la solución conjunta de problemas 18. Realizar procesos de investigación de buenas prácticas e innovación en todos los aspectos relacionados con 192 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES la captación y organización de eventos a nivel local, nacional e internacional, buscando apropiación de conocimiento e ideas creativas que generen diferenciación para la entidad 19. Administrar el sistema de reservas SOCIO, gestionando sus funciones de aprobación y control a través de los informes de Gestión de Eventos. 20. Con el acompañamiento de la Dirección de Talento Humano, administrar el equipo de colaboradores, buscando generar un clima organizacional óptimo y la productividad en el desempeño del Talento Humano bajo su responsabilidad. 21. Dinamizar los procedimientos operativos y administrativos de la Dirección de Arrendamiento de Áreas, con el fin de tomar decisiones en forma oportuna. 22. Elaborar, ejecutar y ejercer control sobre el Plan de Acción Anual para la Dirección de Arrendamiento de Áreas. 23. Elaborar anualmente el presupuesto para la Dirección de Arrendamiento de Áreas, para luego presentarlo a la Gerencia de Mercadeo y Ventas para su revisión y aprobación. 24. Realizar mensualmente el seguimiento y control al presupuesto de la Dirección de Arrendamiento de Áreas. 25. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - % de ocupación de áreas Ingresos por presupuestos de ventas de arrendamiento de áreas. Número de eventos internacionales. % de recompra de Clientes estratégicos VII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Habilidades en ventas y en relaciones públicas Habilidades de comunicación y negociación Nivel avanzado certificado de herramientas de Microsoft Word, Excel y Power Point y uso de internet. Nivel intermedio de inglés. Direccionamiento de equipos. 193 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES - Toma de Decisiones VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título Profesional en Administración de Empresas, Tres (3) años ocupando cargos de alto compromiso Administración de Mercadeo, Mercadeo y Ventas y otras misional, del nivel ejecutivo, comercial o directivo, con áreas afines con el objeto social de Plaza Mayor. habilidad en el direccionamiento de equipos comerciales y cumplimiento de presupuestos y metas. Estudios de Especialización en áreas relacionadas con las funciones del cargo como Alta Gerencia, Gerencia de Mercadeo, Ventas y otros. 194 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: DIRECTOR DE SOLUCIÓN COMPLETA Denominación del Cargo: Nivel de Dirección: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: DIRECTOR Tercero Uno (1) Gerencia de Mercadeo y Ventas Gerente de Mercadeo y Ventas Gerencia de Mercadeo y Ventas Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Identificar las necesidades y oportunidades de apoyo a eventos de la Ciudad-Región, realizar investigación de mercados y ser generador de ideas. Manejar y dirigir la planeación, realización y liquidación de eventos por Solución Completa. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Liderar el diseño, la organización, la ejecución y el control de planes, programas y proyectos generados en la Dependencia y velar por la adecuada aplicación de las normas y procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Contribuir a asegurar una mejor integración y sinergia entre las dependencias y servicios internos de Plaza Mayor. 4. Promover y dar trámite a asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 195 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Liderar el análisis, revisión, evaluación y control de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Liderar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad en la Dirección de Solución Completa, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. 11. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor, adicionalmente estimular activamente la participación de su Talento Humano en los programas de Formación y Bienestar Social y laboral. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Llevar a cabo un análisis de las necesidades de eventos de la ciudad – región: Ferias, Foros, Actos Académicos, conciertos entre otros. 2. Llevar a cabo investigaciones de mercado sobre eventos que se ejecuten en los diferentes sectores. 3. Elaborar anualmente el presupuesto para la Dirección de Solución Completa, para presentarlo a la Gerencia de Mercadeo y Ventas para su revisión y aprobación. 4. Llevar a cabo el seguimiento mensual al comportamiento del presupuesto aprobado para el Área. 5. Identificar y evaluar los clientes estratégicos para la realización de eventos por parte de Solución Completa. 6. Llevar a cabo el seguimiento permanente al estado de los clientes de Solución Completa. 7. Diseñar y coordinar con las demás áreas de Plaza Mayor los diferentes procesos requeridos para la ejecución de los eventos. 196 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 8. Definir las estrategias para la comercialización y difusión de los eventos de Solución Completa. 9. Identificar las necesidades de gestión, en cuanto a la información que reposa en Solución Completa. 10. Diseñar el plan comercial de acuerdo con el plan estratégico de Plaza Mayor y el direccionamiento de la Gerencia de Mercadeo y ventas. 11. Planear y definir con la Gerencia de Mercadeo y Ventas las políticas y procedimientos que regularán la gestión comercial en sus respectivas unidades de negocio y de acuerdo con los parámetros de Plaza Mayor. 12. Organizar y asignar las responsabilidades específicas a su equipo comercial, definiendo objetivos, plazos, y condiciones que deben ser atendidas y sobre las cuales se realizará el debido control y seguimiento. 13. Acompañar al equipo comercial en el proceso de ventas y de servicio de clientes y eventos, haciendo control permanente sobre la ejecución de los planes propuestos ofreciendo la retroalimentación oportuna y pertinente. 14. Participar activamente en el diseño de estrategias encaminadas a incrementar el nivel motivacional del equipo comercial a cargo. 15. Identificar y estructurar alianzas comerciales enfocadas a fortalecer los resultados de la Dependencia. 16. Participar activamente en la definición de los segmentos de mercado y las propuestas de valor para cada segmento identificado en la Dependencia. 17. Participar en el diseño de esquemas de compensación variable e incentivos para el equipo comercial de Plaza Mayor. 18. Proveer la información suficiente y necesaria a la Gerencia de Mercadeo y ventas para realizar una evaluación objetiva de la gestión comercial de su Dependencia, presentando oportunamente los informes que se requieran. 19. Diseñar conjuntamente con la Dirección de Comunicaciones las diferentes piezas o medios que deben acompañar las presentaciones de negocios y comunicaciones formales con los clientes de Solución Completa. 20. . Diseñar, evaluar y actualizar los planes de contingencias pertinentes para garantizar la continuidad y la seguridad de la prestación del servicio en la realización de todo tipo de eventos. 21. Garantizar la aplicación de las normas técnicas de Calidad de la Gestión Pública NTCGP1000, y de los lineamientos del sistema de Calidad vigentes en Plaza Mayor, en el proceso de captación y de organización de eventos. 197 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 22. Diseñar las políticas, procedimientos y actividades para gerenciar el servicio al cliente interno y externo dentro de los procesos a su cargo, buscando la ejecutar las acciones preventivas, correctivas, y de mejora pertinentes. 23. Garantizar la interacción efectiva de Solución Completa con los procesos organizacionales de Plaza Mayor, buscando la eficaz coordinación, el trabajo interdisciplinario, y la solución conjunta de problemas. 24. Llevar a cabo la implementación de procesos de investigación de buenas prácticas e innovación en todos los aspectos relacionados con la captación y organización de eventos a nivel local, nacional e internacional, buscando apropiación de conocimiento e ideas creativas que generen diferenciación para Plaza Mayor. 25. Administrar el sistema de reservas SOCIO, gestionando sus funciones de aprobación y control a través de los informes de Gestión de Eventos. 26. Con el acompañamiento de la Dirección de Talento Humano, administrar el equipo de colaboradores, buscando generar un clima organizacional óptimo y la productividad en el desempeño del Talento Humano bajo su responsabilidad. 27. Dinamizar los procedimientos operativos y administrativos de la Dirección de Solución Completa, con el fin de tomar decisiones en forma oportuna. 28. Elaborar, ejecutar y ejercer control sobre el Plan de Acción Anual para la Dirección de Solución Completa. 29. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Cumplimiento presupuestal de ingresos y utilidades Cumplimiento de nivel de satisfacción esperado Cumplimiento en propensión a participar nuevamente VII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Habilidades en ventas y relaciones públicas Habilidades de comunicación y negociación Nivel intermedio de inglés. Herramientas de Microsoft Word, Excel, Power Point e internet. 198 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES - Direccionamiento de equipos. Toma de Decisiones VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título Profesional en Administración de Empresas, Tres (3) años ocupando cargos de alto compromiso Administración de Mercadeo, Mercadeo y Ventas y otras misional, del nivel ejecutivo, comercial o directivo, con áreas afines con el objeto social de Plaza Mayor. habilidad en el direccionamiento de equipos comerciales y cumplimiento de presupuestos y metas. Estudios de Especialización en áreas relacionadas con las funciones del cargo como Alta Gerencia, Gerencia de Mercadeo, Ventas y otros. 199 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: DIRECTOR DE CANALES COMERCIALES Denominación del Cargo: Nivel de Dirección: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: DIRECTOR Tercero Uno (1) Dirección De Canales de Comerciales Gerente de Mercadeo y Ventas Gerencia de Mercadeo y Ventas Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Fortalecer la presencia y activa participación de Plaza Mayor en el mercado, mediante una adecuada y oportuna gestión comercial, orientada al desarrollo de nuevos negocios a nivel local, nacional e internacional. Para lograr este propósito, es fundamental la ejecución y control de las políticas, planes y proyectos relacionados con la gestión de mercadeo y ventas trazadas por la Gerencia de Mercadeo y Ventas. Estimular el cumplimiento de las metas comerciales establecidas, en términos de ingresos por concepto de: espacios en ferias y eventos propios o donde se nos permita intervenir comercialmente; generación y comercialización del mobiliario en los recintos y fuera de ellos; registro y todos los procesos que de él se deriven; venta de recursos de internet; mediante alianzas estratégicas con proveedores, clientes y medios de comunicación que nos permitan comercializar espacios publicitarios; y aprovechando la capacidad de la empresa para estructurar y operar proyectos de desarrollo en diversos territorios a partir de la experticia en Marketing Territorial, todos ellos atendiendo siempre a cabalidad las estrategias definidas por la Gerencia General de Plaza Mayor. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. 200 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Participar en el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas y proyectos generados en la Dependencia y velar por la adecuada aplicación de las normas y procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Contribuir a asegurar una mejor integración y sinergia entre las dependencias y servicios internos de Plaza Mayor. 4. Promover y dar trámite a asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Liderar el análisis, revisión, evaluación y control de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Liderar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad en la Dirección de Canales Comerciales, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. 11. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor, adicionalmente estimular activamente la participación de su Talento Humano en los programas de Formación y Bienestar Social y laboral. 201 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Participar en la elaboración del Plan de Acción anual para Plaza Mayor. 2. Participar en la elaboración del Presupuesto de Ingresos y Gastos para la Gerencia de Mercadeo y Ventas. 3. Elaborar el Plan Comercial de acuerdo con el Plan Estratégico de Mercadeo, elaborado por la Gerencia de Mercadeo y Ventas para Plaza Mayor. 4. Diseñar las estrategias comerciales para la ejecución y cumplimiento de las metas consignadas en el Plan de Acción. 5. Asesorar en forma permanente a la Gerencia de Mercadeo y Ventas, en la orientación de nuevos negocios para Plaza Mayor. 6. Fortalecer la imagen institucional, mediante la participación de Plaza Mayor en ferias, eventos y convenciones. 7. Apoyar la gestión de investigación comercial en la consolidación de la base de datos de clientes actuales y potenciales, así como en la construcción de las estadísticas de mercadeo por eventos realizados, porcentajes de ocupación y visitantes. 8. Analizar las tendencias tecnológicas como soporte al desarrollo de nuevos mercados en los que pueda participar Plaza Mayor. 9. Analizar y determinar la Rentabilidad de los diferentes negocios que tiene Plaza Mayor en su portafolio comercial y otros que potencialmente se ofrecerán. 10. Conjuntamente con la Dirección de Comunicaciones, mantener relaciones permanentes con los medios de comunicación. 11. Formular e implementar políticas, que orienten los estudios de mercado, promoción y labor Publicitaria de los servicios que brinda y que potencialmente se puedan ofertar en Plaza Mayor. 12. Participar en la elaboración y actualización de los manuales, procedimientos, instructivos y demás documentos que soportan la gestión de la Dirección de Canales Comerciales y en sí de la Gerencia de Mercadeo y Ventas y que hacen parte del Sistema de Gestión de la Calidad de Plaza Mayor. 13. Acordar con el Gerente de Mercadeo y Ventas, el establecimiento de políticas y lineamientos que permitan optimizar los procesos y recursos de las áreas a su cargo. 14. Diseñar, evaluar y actualizar los planes de contingencias pertinentes para garantizar la continuidad y la 202 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES seguridad de la prestación del servicio en la realización de todo tipo de eventos. 15. Garantizar la aplicación de las normas técnicas de Calidad de la Gestión Pública NTCGP1000, y de los lineamientos del sistema de Calidad vigentes en Plaza Mayor, en el proceso de captación y de organización de eventos. 16. Dinamizar los procedimientos operativos y administrativos de la Dirección de Canales Comerciales, con el fin de tomar decisiones en forma oportuna. 17. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Preparación del Plan Comercial y su respectivo presupuesto. Metas y objetivos para la gestión comercial. Cálculo de la demanda y pronóstico de ventas. Tamaño y estructura de la fuerza de ventas en Plaza Mayor Bogotá. Volumen de ventas, costo y utilidad. VII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Costos y Presupuestos. Proyección de Ventas. Dirección de Equipo de Ventas. Programas y Estrategias de Fidelización. Análisis de Rentabilidad. Flujo de Caja. Análisis de Mercado. Manejo avanzado de Herramientas Office (Word, Excel, power point). Direccionamiento Estratégico. Habilidades de Negociación. Comunicación Asertiva. 203 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título Profesional en Administración de Empresas, Tres (3) años ocupando cargos de alto compromiso Administración de Mercadeo, Mercadeo y Ventas y misional, del nivel ejecutivo, comercial o directivo, con otras áreas afines con el objeto social de Plaza Mayor. habilidad en el direccionamiento de equipos comerciales y cumplimiento de presupuestos y metas. Estudios de Especialización en áreas relacionadas con las funciones del cargo como Alta Gerencia, Gerencia de Mercadeo, Ventas y otros. 204 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: DIRECTOR PROYECTOS PROPIOS Denominación del Cargo: Nivel de Dirección: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: DIRECTOR Tercero Uno (1) Dirección de Proyectos Propios Gerente de Mercadeo y Ventas Gerencia de Mercadeo y Ventas Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Identificar las necesidades y oportunidades de nuevos eventos de la Ciudad-Región, realizar investigación de mercados y ser generador de ideas. Manejar y dirigir la planeación, realización y liquidación de los eventos propios y en asociación de Plaza Mayor. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Participar en el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas y proyectos generados en la Dependencia y velar por la adecuada aplicación de las normas y procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Contribuir a asegurar una mejor integración y sinergia entre las dependencias y servicios internos de Plaza Mayor. 4. Promover y dar trámite a asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 205 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Liderar el análisis, revisión, evaluación y control de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Liderar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad en la Dirección de Proyectos Propios, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. 11. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor, adicionalmente estimular activamente la participación de su Talento Humano en los programas de Formación y Bienestar Social y laboral. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. 2. 3. 4. Elaborar el Plan de Acción anual para la Dirección de Proyectos Propios. Elaborar el Presupuesto de Ingresos y Gastos para la Dirección de Proyectos Propios. Participar en la elaboración del Plan de Acción anual para la Gerencia de Mercadeo y Ventas. Participar en la elaboración del Presupuesto de Ingresos y Gastos para la Gerencia de Mercadeo y Ventas. 5. Llevar a cabo un análisis de las necesidades de eventos de la ciudad – región: Ferias, Foros, Actos Académicos, conciertos entre otros. 6. Liderar el proceso de investigaciones de mercado sobre eventos de los diferentes sectores y la viabilidad de éxito de los proyectos. 7. Elaborar, ejecutar y controlar los presupuestos de los proyectos a cargo. 206 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 8. Identificar y evaluar los potenciales socios estratégicos para los diferentes proyectos que se gestan en la Dependencia. 9. Estructurar y liderar un equipo de trabajo, de acuerdo con las necesidades: Comercial, Logística, Comunicaciones y demás áreas de apoyo que se requieran para el diseño y ejecución de los proyectos. 10. Liderar conjuntamente con las Dependencias de Plaza Mayor, el diseño y coordinación de los diferentes procesos relacionados con los eventos. 11. Orientar la gestión hacia la búsqueda de patrocinios para la realización de los eventos. 12. Definir e implementar estrategias para la comercialización y difusión de eventos propios. 13. Asesorar en forma permanente a la Gerencia de Mercadeo y Ventas, en la orientación de nuevos negocios para Plaza Mayor. 14. Fortalecer la imagen institucional, mediante la participación de Plaza Mayor en ferias, eventos y convenciones. 15. Analizar y determinar la Rentabilidad de los diferentes proyectos que se diseñen y ejecuten en la Dirección de Proyectos Propios. 16. Participar en la elaboración y actualización de los manuales, procedimientos, instructivos y demás documentos que soportan la gestión de la Dirección Comercial y en sí de la Gerencia de Mercadeo y Ventas y que hacen parte del Sistema de Gestión de la Calidad de Plaza Mayor. 17. Acordar con el Gerente de Mercadeo y Ventas, el establecimiento de políticas y lineamientos que permitan optimizar los procesos y recursos de las áreas a su cargo. 18. Garantizar la aplicación de las normas técnicas de Calidad de la Gestión Pública NTCGP1000, y de los lineamientos del sistema de Calidad vigentes en Plaza Mayor, en el proceso de captación y de organización de eventos. 19. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Preparación del Plan Comercial y su respectivo presupuesto. Metas y objetivos para la gestión comercial. Cálculo de la demanda y pronóstico de ventas. 207 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES - Tamaño y estructura de la fuerza de ventas en Plaza Mayor Bogotá. Volumen de ventas, costo y utilidad. Cumplimiento del presupuesto aprobado para la Dirección de Proyectos Propios. VII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Costos y Presupuestos. Proyección de Ventas. Dirección de Equipo de Ventas. Programas y Estrategias de Fidelización. Análisis de Rentabilidad. Flujo de Caja. Análisis de Mercado. Manejo avanzado de Herramientas Office (Word, Excel, power point). Direccionamiento Estratégico. Habilidades de Negociación. Comunicación Asertiva. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título Profesional en Administración de Empresas, Tres (3) años ocupando cargos de alto compromiso Administración de Mercadeo, Mercadeo y Ventas y misional, del nivel ejecutivo, comercial o directivo, con otras áreas afines con el objeto social de Plaza Mayor. habilidad en el direccionamiento de equipos comerciales y cumplimiento de presupuestos y metas. Estudios de Especialización en áreas relacionadas con las funciones del cargo como Alta Gerencia, Gerencia de Mercadeo, Ventas y otros. 208 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: COORDINACIÓN SOLUCIÓN COMPLETA Denominación del Cargo: Nivel de Dirección: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: COORDINAOR Profesional Uno (1) Dirección de Solución Completa Director de Solución Completa Gerencia de Mercadeo y Ventas No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Identificar las necesidades y oportunidades de apoyo a los eventos ´promovidos en la región, mediante la realización de investigaciones de mercados y la generación de ideas de negocio. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Participar en el diseño y ejecución de planes, programas y proyectos generados en la Dependencia y velar por la adecuada aplicación de las normas y procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Contribuir a asegurar una mejor integración y sinergia entre los procesos y servicios que se ofertan en Plaza Mayor. 4. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 5. Participar en la revisión y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su 209 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES efectividad. 6. Participar en la implementación de los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad en la Dirección Comercial, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de la Gerencia de Mercadeo y Ventas y en si para Plaza Mayor. 7. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 8. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 9. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. 10. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor, adicionalmente estimular activamente la participación de su Talento Humano en los programas de Formación y Bienestar Social y laboral. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Llevar a cabo un análisis de las necesidades de eventos de la ciudad – región como: Ferias, Foros, Actos Académicos y conciertos entre otros, donde pueda participar Plaza Mayor. 2. Llevar a cabo investigaciones de mercado sobre eventos que se ejecuten en los diferentes sectores. 3. Participar anualmente en la elaboración del presupuesto para la Dirección de Solución Completa. 4. Apoyar a la Dirección de Solución Completa en la evaluación de los clientes estratégicos para la realización de eventos. 5. Llevar a cabo el seguimiento permanente al estado de los clientes de su Dependencia. 6. Definir las estrategias para la comercialización y difusión de los eventos de la Dirección de Solución Completa. 7. Acompañar la gestión comercial, aplicando un control permanente sobre la ejecución de los planes propuestos ofreciendo la retroalimentación oportuna y pertinente. 8. Identificar y estructurar alianzas comerciales enfocadas a fortalecer los resultados de la Dependencia. 210 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 9. Participar activamente en la definición de los segmentos de mercado y las propuestas de valor para la Dependencia. 10. Velar por la aplicación de las normas técnicas de Calidad de la Gestión Pública NTCGP1000, y de los lineamientos del sistema de Calidad vigentes en Plaza Mayor, en el proceso de captación y de organización de eventos. 11. Participar en la operación de los procedimientos operativos y administrativos de la Dirección de Solución Completa, con el fin de tomar decisiones en forma oportuna. 12. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Cumplimiento presupuestal de ingresos y utilidades Cumplimiento de nivel de satisfacción esperado Cumplimiento en propensión a participar nuevamente VII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Habilidades en ventas y relaciones públicas Habilidades de comunicación y negociación Nivel intermedio de inglés. Herramientas de Microsoft Word, Excel, Power Point e internet. Direccionamiento de equipos. Toma de Decisiones VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA MINIMA Profesional en Administración de Empresas, Dos (2) años ocupando cargos con responsabilidad Administración de Negocios, Administración de sobre la gestión comercial, cumplimiento de Mercadeo, Mercadeo y Ventas, Ingeniería Industrial, presupuestos y metas. Administración de Empresas Turísticas y otras áreas afines con el objeto del cargo en mención. 211 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: EJECUTIVO COMERCIAL ARRENDAMIENTO DE ÁREAS Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: EJECUTIVO Profesional Tres (3) Dirección de Arrendamiento de Áreas Director de Arrendamiento de Áreas Gerencia de Mercadeo y Ventas No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Ejecutar las políticas, planes y proyectos de ventas, propendiendo por la satisfacción del cliente y por el logro de las metas financieras propuestas. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Participar en el diseño y ejecución de planes, programas, proyectos de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Proponer acciones que puedan adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 4. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 212 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Participar en el análisis y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia / otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. 11. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 12. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Participar activamente en la elaboración del Plan de Acción para la Dirección de Arrendamiento de Áreas. 2. Participar activamente en la elaboración del Presupuesto de Ventas para la Dirección de Arrendamiento de Áreas. 3. Proponer estrategias de mercadeo y ventas que permitan fomentar mejores relaciones comerciales con los clientes y su proceso de fidelización. 4. Dar trámite a la solicitud de cotización, separando las áreas de acuerdo con las necesidades del cliente. 5. Notificar al cliente que la reserva se pacta con el pago del 30% de reserva, adicional a lo anterior, entregar contrato firmado y documentos legales. 6. Concertar las reuniones y recorridos con los clientes, con el fin de brindarles la asesoría suficiente sobre los servicios que ofrece Plaza Mayor, de acuerdo con las características del evento a desarrollar. 7. Elaborar la cotización y re cotizaciones que sean necesarias para luego ser aprobadas por el cliente. 8. Solicitar y verificar la documentación requerida para la realización del evento. 213 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 9. Participar en las reuniones operativas que sean necesarias para la planeación del evento con el cliente. 10. Verificar el control operativo y logístico requerido previo al desarrollo del evento. 11. Elaborar la solicitud de servicio con los requerimientos del cliente para el evento y entregarlo a las áreas involucradas en la ejecución. 12. Mantener comunicación permanente con el cliente antes, durante y después del evento con el fin de captar, desarrollar y fidelizar. 13. Hacer seguimiento y dar trámite internamente a los requerimientos de los clientes en cuanto a alimentos y bebidas, zona franca y otros servicios adicionales solicitados. 14. Proceder con la liquidación del evento previa aprobación del cliente y controlar el estado de sus eventos en el sistema (Planeación – Ejecución – Liquidación). 15. Apoyar la gestión de cobranza con el área encargada de la Gerencia Administrativa y Financiera, cuando se presenten dificultades con los pagos por parte del cliente. 16. Acompañar al cliente durante el evento e interactuar con el área de Servicio con el fin de canalizar sus necesidades. 17. Propender porque se cumplan las expectativas del cliente durante su relación comercial con Plaza Mayor. 18. Mantener la comunicación con los clientes y establecer relaciones de largo plazo para alcanzar el desarrollo y fidelización del cliente. 19. Apoyar la participación de PLAZA MAYOR en eventos y convenciones. 20. Reportar las QSR que hayan sido notificadas por el cliente, para que sean documentadas mediante el SGC. 21. Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, de acuerdo con la naturaleza del puesto de trabajo. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Fidelización de Clientes Nivel de Satisfacción de los clientes Desarrollo de Clientes Captación de clientes 214 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Manejo de información financiera básico - Manejo avanzado de inglés. - Manejo intermedio de Herramientas de Office (Word, Excel, PowerPoint). - Técnicas de Ventas. - Gerencia del Servicio. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título profesional en Administración de Empresas, Dos (2) años en cargos relacionados con la gestión Administración de Negocios, Administración de comercial, líder de ventas, venta de intangibles, Mercadeo, ingeniería Industrial, Ingeniería Administrativa cumplimiento de metas y presupuesto comercial. y otras profesiones afines con el cargo. 215 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: EJECUTIVO DE SOLUCIÓN COMPLETA Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: EJECUTIVO Profesional Ocho (8) Dirección de Solución Completa Director de Solución Completa Gerencia de Mercadeo y Ventas No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Llevar a cabo la asesoría y el acompañamiento a los clientes de Solución Completa, con el fin de lograr altos niveles de satisfacción, cumplimiento en la ejecución de eventos y alcance en las metas comerciales y financieras asignadas. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Participar en el diseño y ejecución de planes, programas, proyectos de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Proponer acciones que puedan adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 4. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las 216 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Participar en el análisis y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia / otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. 11. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 12. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Participar activamente en la elaboración del Plan de Acción para la Dirección de Solución Completa. 2. Participar activamente en la elaboración del Presupuesto de Ventas para la Dirección de Solución Completa. 3. Canalizar adecuadamente las necesidades identificadas en los clientes, para de este modo orientar la estrategia comercial. 4. Brindar asesoría y acompañar al cliente en la conceptualización, planeación y ejecución del evento. 5. Liderar las reuniones de empalme o de apertura entre el cliente, operador y Plaza Mayor. 6. Dar trámite a las reservas de espacio en la herramienta SOCIO. 7. Coordinar una reunión semanal de seguimiento al estado de los eventos, en compañía del personal de auxiliares y productores. Los aspectos a evaluar son: reservas presupuestales, coordinación de proveedores y nuevas solicitudes. 217 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 8. Elaborar las diferentes cotizaciones de acuerdo con las necesidades de los clientes. 9. Llevar a cabo el seguimiento al operador con las actividades del evento. 10. Elaborar la orden de servicio a los operadores logísticos. 11. Aprobar los servicios adicionales que requiera el cliente. 12. Elaborar la pre liquidación del evento en compañía del cliente y operador. 13. Elaborar la liquidación final del evento. 14. Velar en todo momento por la satisfacción del cliente. 15. Hacer seguimiento a la ejecución de los contratos bajo su responsabilidad. Liderar el proceso interno de coordinación Solución Completa -Compras – financiera. 16. Elaborar y presentar a la Dirección de Solución Completa, los informes de gestión con la ejecución de los contratos asignados. 17. Sostener reuniones periódicas con los clientes e interventores para estimar un cronograma de trabajo (eventos y servicios próximos a realizarse) y de revisión y seguimiento a los servicios prestados. 18. Hacer seguimiento a la apertura de la cuenta contra la firma de un nuevo contrato, y así mismo al cobro de los recursos en administración, honorarios y servicios prestados por Plaza Mayor. 19. Revisar la base de gastos de los auxiliares en comparación con los servicios solicitados (su base de gastos individual) y el informe financiero (reservas otorgadas) y pagos a proveedores realizados. 20. Llevar a cabo el cierre y liquidación de los contratos asignados. 21. Solicitar la asignación de un productor para la realización de todos los eventos. 22. Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, de acuerdo con la naturaleza del puesto de trabajo. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Ejecución del Plan de Acción elaborado para el área. - Efectividad en la presentación de informes de gestión. - Cumplimiento de las metas comerciales. 218 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Manejo básico de Herramientas de Office (Word, Excel, PowerPoint) - Inglés básico. - Técnicas de Ventas. - Gerencia del Servicio. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título profesional en Administración de Empresas, Dos (2) años en cargos relacionados con la gestión Administración de Negocios, Administración de comercial, líder de ventas, venta de intangibles, Mercadeo, ingeniería Industrial, Ingeniería Administrativa cumplimiento de metas y presupuesto comercial. y otras profesiones afines con el cargo. 219 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: EJECUTIVO CANALES COMERCIALES Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: EJECUTIVO Profesional Uno (1) Dirección de Canales Comerciales Director de Canales Comerciales Gerencia de Mercadeo y Ventas No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Llevar a cabo la asesoría y el acompañamiento a los clientes de Canales Comerciales, con el fin de lograr altos niveles de satisfacción, cumplimiento en la ejecución de eventos y alcance en las metas comerciales y financieras asignadas. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Participar en el diseño y ejecución de planes, programas, proyectos de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Proponer acciones que puedan adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 4. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las 220 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Participar en el análisis y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia / otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. 11. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 12. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Participar activamente en la elaboración del Plan de Acción para la Dirección de Canales Comerciales. 2. Participar activamente en la elaboración del Presupuesto de Ventas para la Dirección de Canales Comerciales. 3. Canalizar adecuadamente las necesidades identificadas en los clientes, para de este modo orientar la estrategia comercial. 4. Identificar oportunidades del entorno para la concreción de nuevos negocios. 5. Presentar a la Dirección de Canales Comerciales una propuesta metodológica para la realización de investigaciones de mercado. 6. Brindar asesoría y acompañar al cliente en la conceptualización, planeación y ejecución del evento. 7. Dar trámite a las reservas de espacio en la herramienta SOCIO. 221 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 8. Elaborar las diferentes cotizaciones de acuerdo con las necesidades de los clientes. 9. Aprobar los servicios adicionales que requiera el cliente. 10. Elaborar la liquidación final del evento. 11. Velar en todo momento por la satisfacción del cliente. 12. Elaborar y presentar a la Dirección de Canales de Comerciales, los informes de gestión con la ejecución de los proyectos comerciales asignados. 13. Sostener reuniones periódicas con los clientes para estimar un cronograma de trabajo (eventos y servicios próximos a realizarse) y de revisión y seguimiento a los servicios prestados. 14. Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, de acuerdo con la naturaleza del puesto de trabajo. 15. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Ejecución del Plan de Acción elaborado para el área. - Efectividad en la presentación de informes de gestión. - Cumplimiento de las metas comerciales. 16. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Manejo básico de Herramientas de Office (Word, Excel, PowerPoint) - Inglés básico. - Técnicas de Ventas. - Gerencia del Servicio. 17. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título profesional en Administración de Empresas, Dos (2) años en cargos relacionados con la gestión Administración de Negocios, Administración de comercial, líder de ventas, venta de intangibles, Mercadeo, ingeniería Industrial, Ingeniería Administrativa cumplimiento de metas y presupuesto comercial. y otras profesiones afines con el cargo. 222 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: EJECUTIVO DE PROYECTOS Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: EJECUTIVO Profesional Cuatro (4) Dirección de Proyectos Propios Director de Proyectos Propios Gerencia de Mercadeo y Ventas No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Diseñar, ejecutar y liquidar proyectos de valor, propios y en asociación, que permitan alcanzar las metas institucionales, en términos de internacionalización de la ciudad, rentabilidad económica y social. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Participar en el diseño y ejecución de planes, programas, proyectos de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Proponer acciones que puedan adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 4. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 223 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Participar en el análisis y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia / otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. 11. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 12. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. Participar activamente en la elaboración del Plan de Acción para la Dirección de Proyectos Propios. Participar activamente en la elaboración del Presupuesto de Ventas para la Dirección de Proyectos Propios. Identificar oportunidades del entorno para la concreción de nuevos negocios. Identificar los actores que intervienen en las ideas de negocios. Participar en el diseño y conceptualización de los eventos. Definir el escenario presupuestal del proyecto. Hacer seguimiento al mismo, optimizando recursos en favor de la rentabilidad de los proyectos 7. Coordinar a las relaciones y demás procesos entre las áreas para la ejecución de actividades. 8. Liderar y coordinar el equipo externo de ventas para el cumplimiento de las estrategias de comercialización de los diferentes eventos. 9. Contribuir al cumplimiento de metas grupales de la Dirección de Proyectos y brindar el soporte necesario 224 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES para la dirección en su accionar comercial 10. Identificar y articular con los demás procesos las necesidades y plan de acción para el óptimo desarrollo del proyecto. 11. Analizar y definir de acuerdo con las necesidades del proyecto, con el (los) proceso (s) indicado (s) los proveedores idóneos para la realización del evento y hacer seguimiento respectivo. 12. Coordinar las labores relacionadas con el pre montaje, montaje y desmontaje, supervisando el trabajo de los proveedores a su cargo. 13. Velar que las actividades logísticas funcionen correctamente. 14. Realizar funciones de interventoría relacionadas con las actividades a su cargo. 15. Coordinar y gestionar el software necesario para el buen funcionamiento de los convenios y proyectos. 16. Velar por la realización del comité directivo de cada proyecto y asegurarse del cumplimiento de los compromisos adquiridos por las partes. 17. Garantizar la trazabilidad en la información apoyándose en las herramientas definidas para tal fin por la unidad Estratégica de Proyectos y el Sistema de Gestión de la Calidad. 18. Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, de acuerdo con la naturaleza del puesto de trabajo. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Captación de nuevos clientes Seguimiento al diseño, ejecución y liquidación del evento Desarrollo de nuevos proyectos VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Inglés básico. - Manejo de Corel, AutoCAD y/o programa para diseño de Stands - Manejo intermedio de Herramientas de Office (Word, Excel, PowerPoint). 225 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título profesional en Administración de Empresas, Dos (2) años en procesos relacionados con la Administración de Negocios, Administración de organización, logística de eventos, diseño y ejecución de Mercadeo, ingeniería Industrial, Ingeniería Administrativa proyectos comerciales y planeación de eventos. y otras profesiones afines con el cargo 226 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: ANALISTA DE MERCADEO Y VENTAS Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: ANALISTA Técnico Uno (1) Gerencia de Mercadeo y Ventas Gerente de Mercadeo y Ventas Gerencia de Mercadeo y Ventas No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Contribuir con el diseño de estrategias comerciales a partir del análisis y seguimiento de la información disponible en la Gerencia de Mercadeo y Ventas. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 2. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 3. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 4. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 5. Brindar apoyo en el análisis, revisión y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 227 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 7. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 8. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia / otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 9. Acatar las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. 10. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 11. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Analizar y realizar seguimiento a la información comercial sobre ocupación por área, descuentos otorgados, participación de sectores económicos y entre otros niveles de ocupación. 2. Apoyar a la Gerencia de Mercadeo y Ventas en la elaboración del presupuesto y su posterior seguimiento a las metas propuestas. 3. Sugerir el diseño y aplicación de indicadores de gestión para medir los niveles de desarrollo logrados en los negocios de Plaza Mayor, que se encuentren direccionados por la Gerencia de Mercadeo y Ventas. 4. Reunir la información necesaria para el análisis situacional del servicio ofrecido, que ameriten la intervención de la Gerencia de Mercadeo y Ventas para solucionarlas. 5. Llevar a cabo el seguimiento al cumplimiento de los planes de acción y resultados de las líneas estratégicas a cargo de la Gerencia de Mercadeo y Ventas. 6. Elaborar los informes pertinentes y necesarios para las presentaciones de la Gerencia de Mercadeo y Ventas, a la Gerencia General y Junta Directiva de Plaza Mayor. 7. Obtener información adicional y oportuna que aporte a la inteligencia comercial a la Gerencia de Mercadeo y Ventas. 228 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 8. Llevar a cabo la asesoría sobre los diferentes servicios que ofrece Plaza Mayor, de acuerdo con las características de los eventos que se atienden. 9. Llevar a cabo el control sobre las reservaciones de espacios para los clientes. 10. Entregar y realizar seguimiento a las cotizaciones correspondientes a sus clientes. 11. Elaborar y realizar seguimiento a las solicitudes de servicio con los requerimientos de los clientes para sus eventos. 12. Brindar a los clientes asesoría pre, durante y después de finalizado el evento. 13. Dar trámite a los procesos de contratación derivados de la relación comercial para la realización de los eventos. 14. Apoyar los procesos de facturación y recaudo de cartera generada por la venta de servicios a sus clientes. 15. Conseguir nuevos y mejores negocios para Plaza Mayor buscando generar relaciones de largo plazo. 16. Apoyar la presencia de Plaza mayor en Ferias que sean estratégicas desde lo comercial y con impacto positivo para el posicionamiento de la marca. 17. Dar solución a las dificultades que se presenten en la relación comercial con los clientes. 18. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Cumplimiento presupuestal de ingresos y utilidades. Cumplimiento de nivel de satisfacción esperado. VII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Buen manejo de Internet. Manejo de Excel avanzado (tablas dinámicas, bases de datos, formulas) Manejo de Power Point Buen nivel de inglés (escritura y lectura) Conocimientos básicos en sistemas de calidad 229 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Profesional en Administración de Empresas, Uno (1) año en cargos relacionados con la gestión Administración de Mercadeo, Negocios y demás comercial, servicio al cliente, venta de intangibles. programas afines con el objeto de la Gerencia de Mercadeo y Ventas. 230 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: PRODUCTOR DE MERCADEO Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: PRODUCTOR Técnico Cuatro (4) Dirección de Solución Completa Director de Solución Completa Gerencia de Mercadeo y Ventas No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Llevar a cabo la ejecución y teniendo en cuenta la logística requerida, de los eventos que se realicen dentro y fuera de Plaza Mayor, cumpliendo con los objetivos propuestos por la Dirección de Solución Completa y la Gerencia de Mercadeo y Ventas. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Participar en el diseño y ejecución de planes, programas, proyectos de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Proponer acciones que puedan adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 4. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 231 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Participar en el análisis y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia / otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Cumplir con las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. 11. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 12. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Participar activamente en la elaboración del Plan de Acción para la Dirección de Solución Completa. 2. Participar activamente en la elaboración del Presupuesto de Ventas para la Dirección de Solución Completa. 3. Coordinar la ejecución logística de los eventos en campo, verificando el cumplimiento de las condiciones del cliente y los planes de acción, atendiendo las contingencias y ejerciendo el papel de representante oficial de Plaza Mayor en los diferentes eventos. 4. Apoyar a los proveedores y/o contratistas que prestan sus servicios en Plaza Mayor, asegurando la ejecución de lo planeado, la satisfacción del cliente, la productividad, la calidad de la operación y los niveles de servicio establecidos por Plaza Mayor. 5. Presentar con la periodicidad determinada todos los informes de ejecución, de resultados, las observaciones y solicitudes relacionadas, que le sean requeridas. 232 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Velar por la adecuada rentabilidad del evento a través de la optimización, administración y disposición de todos los requerimientos: insumos y materiales. 7. Conocer y aplicar las políticas establecidas en el reglamento de eventos y las políticas generales establecidas por Plaza Mayor. 8. Llevar a cabo las reuniones de planeación y realización del evento con el cliente, con el fin de conocer y cumplir con todo lo convenido. 9. Realizar el levantamiento de planos, esquemas, gráficos y demás herramientas que permitan una mejor planificación y desarrollo del evento. 10. Garantizar la obtención y custodia del material gráfico y del registro operativo de las diferentes actividades de los eventos realizados. 11. Asegurar el cumplimiento de una adecuada interacción entre los actores de los eventos: cliente-Plaza Mayoroperadores-proveedores. 12. Utilizar la herramienta SOCIO en caso que sea necesario, para la solicitud de servicio con los requerimientos del cliente, asegurando su conocimiento y cumplimiento por parte de los que intervienen en la prestación del servicio. 13. Participar en el diseño, evaluación y actualización de los planes de contingencias pertinentes para garantizar la continuidad y la seguridad de la prestación del servicio en la realización de todo tipo de eventos. 14. Aportar ideas para el diseño de los diferentes productos y servicios a ofrecer y comercializar por parte de Plaza Mayor. 15. Apoyar con su gestión el cumplimiento de la normatividad legal e interna vigente para los diferentes procesos de compra y contratación de bienes y servicios, buscando disminuir los riesgos para Plaza Mayor. 16. Garantizar la administración, buen uso, trato adecuado y seguridad de todos los equipos, las instalaciones y demás elementos utilizados de manera directa o contratada. 17. Aplicar las normas técnicas de calidad de la gestión pública NTCGP1000 y los lineamientos del sistema de calidad vigentes en Plaza Mayor, en el proceso de realización de eventos. 18. Colaborar tanto interna como externamente con los componentes del servicio a su cargo, buscando ejecutar las acciones preventivas, correctivas y de mejora pertinentes y asegurar los niveles de fidelización y recompra establecidos para el servicio de operación de eventos. 19. Llevar a cabo la medición de la satisfacción del cliente con la realización del evento y evaluación del 233 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES Operador Logístico, velar por que se diligencien las encuestas y reportar estos datos al área para su tabulación. 20. Lograr una eficaz comunicación, trabajo interdisciplinario y la solución conjunta de oportunidades de mejora con los demás procesos organizacionales dentro y fuera de Plaza Mayor. 21. Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, de acuerdo con la naturaleza del puesto de trabajo. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Manejo de clientes y proveedores. Logística de eventos. Manejo de base de datos. Comunicación organizativa y mercadeo. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Manejo básico de Office (Word, Excel, power point). Capacidad de negociación. Manejo de relaciones interpersonales. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS Tecnólogo o estudiante de último año de programas universitarios como: Administración de Empresas, Administración de Negocios Administración de Mercadeo, Ingeniería Industrial, Ingeniería Administrativa y otros programas afines con el cargo en mención. EXPERIENCIA Un (1) años en cargos comerciales o actividades relacionadas con el mercado, venta de servicios intangibles, logística para la organización y ejecución de eventos empresariales. 234 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR 1 COMERCIAL Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: AUXILIAR Asistencial Uno (1) Dirección de Arrendamiento de Áreas Director de Arrendamiento de Áreas Gerencia de Mercadeo y Ventas No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Realizar actividades administrativas y de apoyo en los eventos de arrendamientos de áreas, con el fin de prestar un excelente servicio integral al cliente durante el proceso y disponer de la información y documentación de manera eficiente. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Apoyar operativamente en la ejecución de planes y actividades administrativas realizadas en la Dependencia o grupo de trabajo, contribuyendo con la aplicación de los procedimientos vigentes. 2. Participar activamente en la gestión de la Dependencia, con el fin de alcanzar los objetivos y metas de la Dependencia. 3. Dar trámite a asuntos operativos y relacionados con la gestión de la Dependencia, por delegación directa de la autoridad, o por quien haga sus veces. 4. Participar en la ejecución de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 235 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 5. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 6. Dar uso adecuado a los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 7. Implementar planes de acción, iniciativas y medidas correctivas relacionados con su ámbito de acción. 8. Acatar las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. . 9. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Atender las llamadas telefónicas en ausencia de los ejecutivos comerciales 2. Brindar soporte operativo en los siguientes aspectos: a. Elaborar las carpetas de los eventos, verificar su lista de chequeo y el sistema de reservas. b. Llevar a cabo un seguimiento a las actividades del proceso contractual con clientes. c. Manejar el archivo, gestionar y mantener actualizadas las carpetas requeridas para el funcionamiento de los eventos de arrendamiento de áreas. d. Verificar que exista el debido soporte documental en las actividades que así lo requieran para la adecuada gestión de la Dependencia. e. Apoyar a los ejecutivos comerciales en la consecución de documentos, firma del contrato y pago de la reserva. f. Actualizar y verificar en todo momento que la base de datos de clientes se encuentre actualizada y 236 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES disponible en el sistema de reservas. g. Garantizar el debido flujo de información con los diferentes procesos de apoyo de Plaza mayor que participan o tienen injerencia en la Dirección de Arrendamiento de Áreas. 3. Elaborar las cartas de agradecimiento para los clientes que realizan eventos quincenalmente. 4. Diligenciar en SOCIO, en la hoja de vida del cliente las novedades que se hayan presentado durante los eventos. 5. Apoyar la gestión de cobro del área administrativa y financiera cuando se presenten dificultades con los pagos a cargo del cliente. 6. Reportar las QSR de los clientes, que hayan sido notificadas a través del ejecutivo comercial, para que sean documentadas mediante el SGC. 7. Presentar mensualmente el informe con los resultados de gestión a la Dirección de Arrendamiento de Áreas. 8. Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por el jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Base de datos actualizada de clientes - Carpetas de eventos organizadas con información requerida - Relación de las QSR y seguimiento a las respuestas a las mismas - Registro de las cartas de agradecimiento a los clientes - Informes mensuales de gestión comercial VII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Manejo básico de Office (Word, Excel, power point). 237 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Técnico o estar cursando estudios universitarios relacionados con los programas de: Administración de empresas, Administración de Negocios, Administración de Mercadeo, Ingeniería Industrial y otros afines con el cargo en mención. Un (1) año ocupando cargos de Auxiliar Operativo, Auxiliar Administrativo, Auxiliar de Compras, Auxiliar de Logística y otros con funciones acordes al cargo en mención. 238 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR 1 PROYECTOS PROPIOS Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: AUXILIAR Asistencial Uno (1) Dirección de Arrendamiento de Áreas Director de Arrendamiento de Áreas Gerencia de Mercadeo y Ventas No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Realizar actividades administrativas y de apoyo en la Dirección de Proyectos Propios, con el fin de disponer de la información y documentación de manera eficiente. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Apoyar operativamente en la ejecución de planes y actividades administrativas realizadas en la Dependencia o grupo de trabajo, contribuyendo con la aplicación de los procedimientos vigentes. 2. Participar activamente en la gestión de la Dependencia, con el fin de alcanzar los objetivos y metas de la Dependencia. 3. Dar trámite a asuntos operativos y relacionados con la gestión de la Dependencia, por delegación directa de la autoridad, o por quien haga sus veces. 4. Participar en la ejecución de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 5. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 239 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Dar uso adecuado a los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 7. Implementar planes de acción, iniciativas y medidas correctivas relacionados con su ámbito de acción. 8. Acatar las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. 9. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Prestar soporte administrativo a la Dirección de Eventos Propios en cuanto a: a. Control sobre la documentación que reposa en el área. b. Garantizar que exista el debido soporte documental en las actividades que así lo requieran dentro de la Dependencia. c. Administrar las base de datos. d. Verificar que las agendas de trabajo sean compartidas al interior de los grupos de interés. e. Llevar a cabo el seguimiento a las actividades del proceso contractual con clientes y proveedores. f. Verificar que haya un adecuado flujo de información con los diferentes procesos de apoyo de Plaza Mayor y con relación directa con la Dependencia de Proyectos Propios. 2. Elaborar los informes con los resultados de gestión requeridos por la Dirección de Eventos Propios. 3. Solicitar cotizaciones a los diferentes proveedores requeridos para la operación de evento. 4. Dar trámite a las necesidades de bienes y servicios requeridos para el funcionamiento de la Dirección de Proyectos Propios. 5. Hacer seguimiento permanente al recaudo de cartera. 6. Conseguir, organizar, y distribuir al área financiera, los diferentes documentos generados y/o requeridos en la adquisición de bienes y servicios por cada Proyecto. 7. Preparar a los ejecutivos la documentación para la firma del expositor: Contrato, Giros, Reglamento y cualquier otro que sea necesario. 8. Organizar las carpetas de los expositores con toda la información requerida. 240 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 9. Imprimir y preparar el Kit de Mercadeo para las visitas de los ejecutivos. 10. Brindar información general de los eventos propios a los públicos de interés. 11. Realizar liquidación de los Eventos Propios. 10. Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por el jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) -Seguimiento a contratos. - Base de datos. - Información de eventos. VII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Manejo básico de Office (Word, Excel, power point). Técnicas de redacción. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Técnico o estar cursando estudios universitarios relacionados con los programas de: Administración de empresas, Administración de Negocios, Administración de Mercadeo, Ingeniería Industrial y otros afines con el cargo en mención. Un (1) año relacionado con cargos de Auxiliar Operativo, Auxiliar Administrativo, Auxiliar de Compras, Auxiliar de Logística y otros con funciones acordes al cargo en mención. 241 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 1. NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR DE SOLUCIÓN COMPLETA Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: AUXILIAR Asistencial Seis (6) Dirección de Solución Competa Director de Solución Completa Gerencia de Mercadeo y Ventas No IV. PROPÓSITO PRINCIPAL Realizar actividades administrativas y de apoyo en los eventos de solución completa con el fin de prestar un excelente servicio integral al cliente durante el proceso. V. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. VI. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Apoyar operativamente en la ejecución de planes y actividades administrativas realizadas en la Dependencia o grupo de trabajo, contribuyendo con la aplicación de los procedimientos vigentes. 2. Participar activamente en la gestión de la Dependencia, con el fin de alcanzar los objetivos y metas de la Dependencia. 3. Dar trámite a asuntos operativos y relacionados con la gestión de la Dependencia, por delegación directa de la autoridad, o por quien haga sus veces. 4. Participar en la ejecución de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 5. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 6. Dar uso adecuado a los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se 242 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES encuentran bajo su responsabilidad. 7. Implementar planes de acción, iniciativas y medidas correctivas relacionados con su ámbito de acción. 8. Acatar las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. 9. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. VII. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Realizar cotización de los diferentes ítems del formato de solución completa. 2. Dar trámite a la reserva presupuestal, contratos, paz y salvos y otras actividades relacionadas con el área jurídica y administrativa. 3. Apoyar al Ejecutivo Comercial en el Control de Anticipos por parte de los Operadores Logísticos. 4. Atender a Clientes y Operadores Logísticos, apoyando al ejecutivo en los temas operativos del proceso. 5. Manejar el archivo, gestionar y mantener actualizadas las carpetas requeridas para el funcionamiento de los eventos de solución completa. 6. Gestionar los requerimientos, quejas y sugerencias recibidas por los clientes de los eventos de solución completa y darles una respuesta oportuna. 7. Hacer seguimiento al envío de excusas por parte de Operadores logísticos en el momento en que incumplan con alguna solicitud realizada por Plaza Mayor, e informar al área de interventoría cuando se presenten dichos incumplimientos. 8. Realizar actas de liquidación y terminación de los contratos de los operadores logísticos, Actas de satisfacción, previa revisión por el Ejecutivo comercial de la factura recibida. 9. Tramitar las firmas en las liquidaciones, Actas de Satisfacción y Actas de liquidación y terminación de contratos 243 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 10. Realizar informe mensual de los eventos realizados por solución completa dentro y fuera de Plaza Mayor, con la información requerida. 11. Mantener actualizada la base de gastos con todos los servicios solicitados y realizar comparaciones semanales con el informe financiero de reservas y pagos efectuados. 12. Brindar información oportuna a coordinadores de los eventos para resolver temas administrativos y de documentación. 13. Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por el jefe inmediato. VIII. - CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) Base de datos actualizada. Carpetas organizadas con información requerida. Chequeo de precios actualizado. Informes solicitados. Atención oportuna a clientes y proveedores IX. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Manejo básico de Office (Word, Excel, power point). Técnicas de redacción. X. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Técnico o estar cursando estudios universitarios relacionados con los programas de: Administración de empresas, Administración de Negocios, Administración de Mercadeo, Ingeniería Industrial y otros afines con el cargo en mención. Un (1) año relacionado con cargos de Auxiliar Operativo, Auxiliar Administrativo, Auxiliar de Compras, Auxiliar de Logística y otros con funciones acordes al cargo en mención. 244 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: GERENTE DE SERVICIO Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: GERENTE Segundo Uno (1) Gerencia de Servicio Gerente General Gerencia de Servicio Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Planear, liderar, proyectar y controlar todos los aspectos relacionados con el proceso de organización, realización de eventos y gestión de infraestructura, buscando la satisfacción de los clientes con el fin de asegurar su fidelización y la rentabilidad de la operación, de acuerdo con las metas estratégicas institucionales. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Mantener permanentemente informados a los directivos y profesionales bajo su responsabilidad, sobre el estado de acción y planes de mejoramiento que se derivan de las auditorías realizadas a su Gerencia. 2. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad que permitan evidenciar el mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 3. Apoyar la internacionalización de la ciudad ejecutando proyectos especiales impactando la competitividad organizacional. 4. Participar activamente en la definición, divulgación y ejecución de la estrategia institucional de Plaza Mayor. 245 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 5. Liderar y apoyar a su equipo de colaboradores para la alineación estratégica de los procesos a su cargo, la definición coherente de sus planes de acción y de los presupuestos relacionados. 6. Presentar con periodicidad convenida todos los informes de ejecución y de resultados que solicite la Gerencia General y los diferentes entes de control. 7. Garantizar la aplicación de la Norma Técnica de Calidad de la Gestión pública NTCGP1000, y de los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad vigentes en Plaza Mayor y aplicable a los procesos de la Gerencia Administrativa y Financiera. 8. Diseñar las políticas, procedimientos y actividades concernientes a los clientes internos y externos dentro de los procesos a su cargo, buscando documentar, ejecutar y hacer seguimiento a las acciones preventivas, correctivas y de mejora pertinentes. 9. Realizar procesos de investigación de buenas prácticas empresariales e innovación en todos los aspectos relacionados con los procesos a su cargo, buscando apropiación del conocimiento. 10. Proponer a la Gerencia General iniciativas que proyecten a Plaza Mayor hacia el futuro, en los procesos y temas a su cargo buscando la modernización que se requiere para convertir a la Entidad en la preferida y referente para la realización de eventos. 11. Gerenciar el Talento Humano a su cargo, contribuyendo a la existencia de mejores niveles de clima organizacional, donde se estimule el incremento en la satisfacción y la productividad en el desempeño laboral, como factores acordes al nivel de exigencia en la ejecución de los procesos y las directrices que se tracen en Plaza Mayor al respecto. 12. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, rigen para Plaza Mayor. 13. Estimular la participación activa del Talento Humano a su cargo, en los programas y actividades que oriente la Dirección de Talento Humano en Plaza Mayor. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Definir el Plan de Acción para la Gerencia, de acuerdo con las expectativas de metas y lineamientos generales fijados por la Gerencia General. 2. Trabajar conjuntamente con la Gerencia de Mercadeo y Ventas en la creación de un sistema de administración de las relaciones comerciales, donde se pueda medir los avances en la prestación de los 246 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES servicios, el sentir de los clientes, quejas, reclamos y en general el comportamiento de la estrategia de servicio al cliente trazada para Plaza Mayor. 3. Apoyar a la Gerencia de Mercadeo y Ventas en la participación de Plaza Mayor en ferias, eventos y convenciones. 4. Apoyar a la Gerencia de Mercadeo y Ventas en el suministro de información para la consolidación de la base de datos donde se evidencie los eventos realizados, porcentajes de ocupación y visitantes. 5. Analizar conjuntamente con la Gerencia de Mercadeo y Ventas, el comportamiento en términos de demanda de los diferentes servicios que presta Plaza Mayor. 6. Brindar acompañamiento a los clientes, para el fortalecimiento de las relaciones a largo plazo, en el marco de una logística enfocada en sus necesidades. 7. Garantizar la conservación y proyección de la infraestructura física y mantenimiento de los recintos, bienes y equipos para su funcionalidad y permanente disposición para la realización de eventos y satisfacción de los clientes. 8. Apoyar la internacionalización de la ciudad, mediante la ejecución de proyectos estratégicos que impacten positivamente la competitividad organizacional. 9. Participar activamente en la definición, divulgación y ejecución de la estrategia institucional de Plaza Mayor. 10. Elaborar la plataforma estratégica que contenga los objetivos, metas, indicadores y la estrategia metodológica para el adecuado seguimiento y control en la organización, realización de eventos, satisfacción de clientes y la gestión de infraestructura. 11. Controlar y reducir los costos operativos de Plaza Mayor. 12. Presentar mensualmente a la Gerencia General, el informe de gestión con los resultados de la Gerencia de Servicio. Asimismo preparar y entregar todos aquellos informes solicitados por los entes de control cuando lo soliciten. 13. Diseñar, ejecutar y evaluar los protocolos de contingencia para garantizar la continuidad y la seguridad de la prestación del servicio en la realización de todo tipo de eventos. 14. Elaborar anualmente y en compañía de todos los colaboradores de la Gerencia de Servicio, el portafolio de productos y servicios, con sus respectivas tarifas, para revisión y aprobación de la Gerencia General. 15. Participar en el Comité de selección, contratación, evaluación y desarrollo de proveedores de bienes y 247 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES servicios de los procesos a su cargo. 16. Llevar a cabo un seguimiento permanente al cumplimiento de los planes de acción de las Direcciones de Servicio, Alimentos y Bebidas y las Coordinaciones de Eventos, Técnica, Mantenimiento y Operativa. 17. Velar por la adecuada gestión en los procesos de aseo y vigilancia de Plaza Mayor. 18. Garantizar la aplicación de la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP1000, y de los lineamientos del SGC vigentes en Plaza Mayor y aplicable a los procesos de la Gerencia de Servicio. 19. Promover la aplicación de la metodología de Gerencia de Proyectos a los procesos de mantenimiento general de infraestructura, mantenimiento de equipos, aseo y vigilancia de Plaza Mayor. 20. Llevar a cabo procesos de investigación de buenas prácticas empresariales y de innovación para todos los procesos de la Gerencia de Servicio, buscando apropiación de conocimiento para fortalecer la estrategia comparativa de Plaza Mayor en el mercado. 21. Proponer a la Gerencia General iniciativas que proyecten a Plaza Mayor hacia el futuro en los procesos y temas a su cargo, buscando la modernización que se requiere para convertir a Plaza Mayor en un referente para la realización de eventos de alto impacto para La ciudad Región. 22. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por el Gerente General. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Resultados de la medición mediante la aplicación del indicador de satisfacción en los clientes externos y su relación con los procesos de la Gerencia de Servicio. - Percepción del cliente interno frente a la calidad del servicio. - Cumplimiento en la ejecución del Plan de Acción de la Gerencia de Servicio. - Cumplimiento en detalle de los Planes de Acción de las Direcciones y Coordinaciones a cargo de la Gerencia de Servicio. - Porcentajes alcanzados en la ejecución presupuestal. - Informe de costos derivados por la operación y dinámica de los eventos ejecutados por la Gerencia de Servicio. 248 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Cadena de Abastecimiento. - Nivel avanzado de Herramientas Office (Word, Excel, power point). - Costos y Presupuestos. - Nivel avanzado de inglés. - Planeación estratégica. - Gerencia de proyectos. - Gerencia de servicios. - Indicadores de gestión. - Programas de Fidelización. - Flujo de Caja. - Normas de austeridad y eficiencia en el gasto público. - Conceptos básicos de presupuesto público. - Direccionamiento Estratégico. - Habilidades de Negociación. - Comunicación Asertiva. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título profesional en Administración de Empresas, Cuatro (4) años como experiencia en cargos Administración de Negocios, Comunicador Social, directivos relacionados a las áreas de servicio, Ingeniería, Negocios Internacionales, Economía o afines con logística, eventos o mercadeo. el objeto de Plaza Mayor. Experiencia demostrable en el diseño y operación Con estudios de Especialización en Mercadeo, Logística y de eventos empresariales a gran nivel. otras relacionadas con la misión del cargo. 249 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: DIRECTOR DE SERVICIO Denominación del Cargo: Nivel de Dirección: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: DIRECTOR Tercero Uno (1) Gerencia de Servicio Gerente de Servicio Gerencia de Servicio Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Asegurar un alto estándar de servicio mediante la planeación, organización, ejecución y control de los recursos económicos, técnicos, tecnológicos, talento humano y bienes y servicios dispuestos para la realización de los diferentes eventos, logrando generar experiencias exitosas y satisfactorias para los clientes, operadores, expositores y visitantes, teniendo en cuenta la optimización de los costos. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Liderar el diseño, la organización, la ejecución y el control de planes, programas y proyectos generados en la Dependencia y velar por la adecuada aplicación de las normas y procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Contribuir a asegurar una mejor integración y sinergia entre las dependencias y servicios internos de Plaza Mayor. 4. Promover y dar trámite a asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o 250 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES por quien haga sus veces. 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Liderar el análisis, revisión, evaluación y control de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Liderar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad en la Dirección de Servicio, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. 11. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor, adicionalmente estimular activamente la participación de su Talento Humano en los programas de Formación y Bienestar Social y laboral. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Verificar la entrega oportuna de requerimientos de acuerdo con la programación de eventos. 2. Brindar una atención y acompañamiento personalizado al cliente en los momentos clave del evento. 3. Elaborar el Plan de Acción para la Dirección de Servicio con sus respectivos indicadores de gestión, consecuentes con las metas estratégicas de Plaza Mayor y la Gerencia de Servicio. 4. Liderar y apoyar a su equipo de colaboradores para la adecuada prestación del servicio, asegurando la satisfacción de los clientes y la productividad de la operación. 5. Brindar asesoría a los clientes mediante reuniones operativas. 6. Participar en diseño del portafolio de productos y servicios de la Gerencia de Servicio, que serán objeto de comercialización, para revisión y aprobación de la Gerencia de Servicio. 251 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 7. Diseñar, planear, coordinar y controlar las actividades que impactan el servicio: Protocolos de servicio para toda Plaza Mayor: a. Manual Anfitrión. b. Capacitación a aliados estratégicos. c. Capacitación proveedores críticos del servicio. d. Capacitación al personal de Plaza Mayor. (Esta acción es desarrollada conjuntamente con la Dirección de Talento Humano). 8. Ejecutar las actividades descritas en el Plan de Acción y su respectiva ejecución presupuestal. 9. Acompañar y brindar asesoría a Eventos Propios en aspectos como la planeación y ejecución de los eventos. 10. Planear y coordinar las actividades de apoyo con el fin de mejorar la gestión en la realización de eventos. 11. Participar en el desarrollo de proyectos de innovación que apunten al mejoramiento continuo de los procesos a su cargo, la cualificación en el servicio y a la diferenciación competitiva de Plaza Mayor. 12. Garantizar la aplicación de las normas técnicas de Calidad de la Gestión Pública NTCGP1000, y de los lineamientos del sistema de Calidad vigentes en Plaza Mayor, en el proceso de realización de eventos. 13. Administrar el servicio interno y externo en los componentes del servicio a su cargo, buscando ejecutar las acciones preventivas, correctivas, y de mejora pertinentes y asegurar la satisfacción del cliente. 14. Realizar la liquidación oportuna de bienes y servicios asociados a los eventos. 15. Llevar a cabo investigaciones de mercado sobre eventos que se ejecuten en los diferentes sectores. 16. Llevar a cabo el seguimiento mensual al comportamiento del presupuesto aprobado para el Área. 17. Garantizar la interacción efectiva de la Dirección de Servicio con los procesos organizacionales de Plaza Mayor, buscando la eficaz coordinación, el trabajo interdisciplinario, y la solución conjunta de problemas. 18. Llevar a cabo la implementación de procesos de investigación de buenas prácticas e innovación en todos los aspectos relacionados con la captación y organización de eventos a nivel local, nacional e internacional, buscando apropiación de conocimiento e ideas creativas que generen diferenciación para Plaza Mayor. 19. Con el acompañamiento de la Dirección de Talento Humano, administrar el equipo de colaboradores, buscando generar un clima organizacional óptimo y la productividad en el desempeño del Talento Humano bajo su responsabilidad. 20. Dinamizar los procedimientos operativos y administrativos de la Dirección de Servicio, con el fin de tomar 252 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES decisiones en forma oportuna. 21. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Niveles de satisfacción del cliente externo con los procesos a su cargo. - Indicar servicio no conforme - Nivel de satisfacción del cliente - Percepción de calidad de servicio al cliente interno. - Porcentaje de cumplimiento de planes de acción en cada proceso a su cargo. - Numero de ideas nuevas propuestas o implementadas en el año. - Indicador favorable de Clima Organizacional VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Nivel avanzado de inglés (hablado). - Manejo Avanzado de Herramientas de Office e Internet. - Planeación estratégica. - Gerencia del servicio. - Gerencia de proyectos. - Gerencia de la calidad. - Indicadores de resultado - Mejoramiento continuo. - Gestión de procesos. - Habilidades de comunicación y negociación - Direccionamiento de equipos. - Toma de Decisiones 253 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título Profesional en Administración de Empresas, Administración de Negocios, Administración de Mercadeo, Mercadeo y Ventas, Ingeniería Industrial, Administración de Empresas Turísticas y otras áreas afines con el objeto social de Plaza Mayor. Tres (3) años ocupando cargos de alto compromiso misional del nivel ejecutivo, comercial o directivo, relacionados con la administración de eventos, servicio al cliente, logística para la organización y realización de eventos, con habilidad en el direccionamiento de equipos. Con estudios en Especialización en Mercadeo, Ventas, Gerencia del Servicio, Logística. 254 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: DIRECTOR DE ALIMENTOS Y BEBIDAS Denominación del Cargo: Nivel de Dirección: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: DIRECTOR Tercero Uno (1) Gerencia de Servicio Gerente de Servicio Gerencia de Servicio Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Liderar el servicio de alimentos y bebidas a los clientes de Plaza Mayor, de acuerdo con las necesidades de sus eventos logrando altos niveles de satisfacción, lealtad y fidelidad comercial. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Aplicar conocimientos específicos, principios y técnicas del negocio de Alimentos y Bebidas, las buenas prácticas de manufactura (BPM), la elaboración de minutas y de la carta comercial, para lograr los fines de la Dependencia. 2. Apoyar y dar a conocer la políticas de Plaza Mayor, mediante la utilización de los medios de comunicación internos. 3. Contribuir a asegurar una mejor integración y sinergia entre las dependencias y servicios internos de Plaza Mayor. 4. Promover y dar trámite a asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 255 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos que son competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Con el concurso de la Gerencia de Servicio, liderar el análisis, revisión, evaluación y control de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Con el concurso de la Gerencia de Servicio, liderar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad en la Dependencia, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Gerente de Servicio y otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. 11. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor, adicionalmente estimular activamente la participación de su Talento Humano en los programas de Formación y Bienestar Social y Laboral. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Brindar asesoría a clientes internos y externos en la selección de la mejor y adecuada oferta gastronómica para cada evento. 2. Controlar y supervisar la adecuada prestación del servicio de alimentos y bebidas en las diferentes actividades internas y externas. 3. Establecer políticas y procedimientos de calidad y de servicio para el desarrollo de proveedores actuales y potenciales. 4. Realizar estudios de mercado de oferta gastronómica que permitan seleccionar proveedores con los más altos estándares de calidad y precios competitivos. 5. Administrar la ejecución presupuestal del rubro de alimentos y bebidas y diseñar mecanismos para la reducción de los costos. 256 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Definir los planes de acción e indicadores de gestión para medir la efectividad de la Dirección de Alimentos y Bebidas, acorde con las metas estratégicas estimadas por la Gerencia de Servicio. 7. Presentar con la periodicidad convenida los informes de gestión y ejecución presupuestal, que solicite la Gerencia de Servicio. 8. Liderar la operación de las cocinas de alistamiento propendiendo por el cumplimiento de buenas prácticas de manufactura y el aseo permanente del espacio. 9. Planear y ejecutar programas encaminados a desarrollar la calidad y el servicio de los proveedores de alimentos y bebidas así como el cumplimiento de las normas aplicables. 10. Realizar las interventoría de los contratos relacionados con el cargo. 11. Apoyar a la ciudad región en la estrategia de internacionalización a través de la gastronomía. 12. Participar en la planeación y ejecución de proyectos relacionados con alimentos y bebidas con beneficio para Plaza Mayor. 13. Garantizar la aplicación de la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP1000, y de los lineamientos del Sistema de Gestión de la Calidad vigentes en Plaza Mayor, aplicables a los procesos de la Dirección de Alimentos y Bebidas. 14. Dinamizar los procedimientos operativos y administrativos de la Dirección de Alimentos y Bebidas, con el fin de contribuir a la adecuada y oportuna toma de decisiones. 15. Elaborar anualmente el Plan de Acción de la Dirección de Alimentos y Bebidas. 16. Elaborar el presupuesto anual para la Dirección de Alimentos y Bebidas y con la aprobación de la Gerencia de Servicio, presentarlo a la Gerencia Administrativa y Financiera para su incorporación en el presupuesto general de Plaza Mayor. 17. Llevar a cabo cada mes el seguimiento y control al presupuesto asignado para la Dirección de Alimentos y Bebidas. 18. Mantener actualizada la base de proveedores de alimentos y bebidas. 19. Dar cumplimiento a los procedimientos internos contractuales y del ejercicio de la supervisión e interventoría. 20. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. 257 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Nivel de satisfacción del cliente en alimentos y bebidas. Ejecución del plan de acción. Desarrollo de proveedores de alimentos y bebidas. Excelentes relaciones interpersonales. Excelente capacidad de comunicación oral y escrita. Alto nivel de compromiso. Análisis de problemas y búsqueda de soluciones (Estratega). Capacidad de negociación y dirección. Administración de recursos. VII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Manejo básico de Herramientas de Office (Word, Excel, Power point). Normas relativas a la manipulación y suministro de alimentos y bebidas. Conceptos básicos de contratación pública y/o privada. Direccionamiento Estratégico. Habilidades de Negociación. Comunicación Asertiva. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA MINIMA Título de Técnico o Técnico Profesional en Se prueba con la experiencia en actividades Administración, Gastronomía o Ingeniería de Alimentos, relacionadas con el cargo, logística de eventos, servicio Chef con conocimientos en actividades afines al cargo, de alimentos y bebidas. cursados en Colombia o en el exterior. 258 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR OPERATIVO Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: COORDINADOR Profesional Uno (1) Gerencia de Servicio Gerente de Servicio Gerencia de Servicio Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Planear, coordinar y controlar las actividades relacionadas con los servicios de aseo, parqueadero, vigilancia y servicios generales que garanticen la operatividad del negocio. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Coordinar el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas, proyectos o actividades técnicas y/o administrativas de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 4. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 259 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Coordinar el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe del Área/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Coordinar, supervisar y evaluar las actividades propias del personal bajo su inmediata responsabilidad. 11. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal a su cargo. 12. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 13. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Velar por el mantenimiento de las zonas verdes mediante el seguimiento y control al contrato de jardinería interior y exterior. 2. Elaborar la liquidación oportuna de los servicios de aseo, seguridad, parqueaderos y de los daños presentados en las instalaciones de Plaza Mayor. 3. Participar en los procesos de contratación e interventoría de los contratos relacionados con el cargo. 4. Coordinar las actividades de aseo de los recintos en relación al suministro de mano de obra, insumos y maquinaria, para la prestación del servicio y la operatividad del negocio. 5. Brindar asesoría a los funcionarios encargados de la gestión comercial acerca del portafolio de los servicios operativos a cargo. 260 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Velar por la oportuna recolección de los residuos ordinarios por parte de la empresa prestadora del servicio de recolección, evitando que estos se acumulen de manera insegura y desagradable. 7. Participar en la interventoría del contrato de insumos para los baños en contraprestación del canje por espacios publicitarios, mediante la administración de los recursos y el mobiliario. 8. Aplicar las normas técnicas de Calidad de la Gestión Pública NTCGP1000, y de los lineamientos del Sistema de Calidad vigentes en Plaza Mayor, en los procesos de la Gerencia de Servicio y Gestión de Infraestructura. 9. Conjuntamente con la empresa de vigilancia y seguridad, diseñar estrategias para garantizar la seguridad de las instalaciones de Plaza Mayor, sus equipos, muebles y enseres, la seguridad de sus funcionarios y demás públicos de interés. 10. Colaborar con los organismos estatales de seguridad en el control, vigilancia y custodia de altos dignatarios. 11. Participar activamente en el Comité de Seguridad del sector en busca de crear estrategias eficaces y solidarizadas con nuestros vecinos. 12. Mantener actualizado el Plan de Emergencias de Plaza Mayor y coordinar los simulacros del ejercicio en el Plan de evacuación. 1. Realizar seguimiento y control al montaje de eventos, desarrollo integral y desmontaje de los mismos de acuerdo con las necesidades del Cliente para eventos internos y externos 13. Informar a la Dirección del Talento Humano el estado de los extintores de los recintos y las actividades relacionadas con el plan de emergencias, para ser incorporadas en los protocolos de Seguridad y Salud en el Trabajo. 14. Llevar a cabo las funciones de seguridad durante el montaje de eventos, desarrollo integral y desmontaje de los mismos de acuerdo con las políticas de Plaza Mayor. 15. Presentar mensualmente el informe de gestión de su proceso, a la Gerencia de Servicio. 16. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Cumplimiento del cronograma del plan de acción - Cumplimiento de las actividades de interventoría con los contratos relacionados a su cargo - Actualización del plan de emergencias 261 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES - Cumplimiento de la meta de Q y R en la evaluación de los servicios a su cargo. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Manejo Intermedio de Office (Word, Excel, Power Point, project). - Manejo de interventorías - Normatividad de seguridad de eventos - Sistemas de Gestión de la calidad VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Profesional en Higiene y Seguridad Industrial, Ingeniería Dos (2) años en cargos relacionados con la seguridad y Industrial, Diseño Industrial, Administración de protección de empresas, seguridad y salud en el trabajo, Empresas, Administración de Negocios, Economía, o en empresas de servicios. Ingeniería de Productividad y Competitividad y áreas afines al objeto misional de la entidad. 262 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR TÉCNICO Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: COORDINADOR Profesional Uno (1) Gerencia de Servicio Gerente de Servicio Gerencia de Servicio Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Planear, coordinar y controlar las actividades tendientes a la intervención y seguimiento del plan maestro de la institución, con el fin de garantizar la conservación de la infraestructura física de los recintos, además de direccionar las actividades oportunas de mantenimiento y las actualizaciones en tecnología de punta para garantizar su funcionalidad y permanente disposición para la realización de eventos. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Coordinar el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas, proyectos o actividades técnicas y/o administrativas de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 263 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 4. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Coordinar el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia / otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Coordinar, supervisar y evaluar las actividades propias del personal bajo su inmediata responsabilidad. 11. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal a su cargo. 12. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 13. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Garantizar el estado y correcto funcionamiento de las instalaciones físicas de Plaza Mayor. 2. Planear las necesidades de reformas, adecuaciones y nuevas construcciones de acuerdo a las necesidades de Plaza Mayor. 3. Elaborar anualmente el Plan de Mantenimiento Físico para Plaza Mayor, presentarlo para revisión y aprobación de la Gerencia de Servicio. 4. Elaborar el presupuesto de gastos para el Plan de Mantenimiento Físico, incluye infraestructura, actividades de mantenimiento, equipos especiales, muebles y enseres y presentarlo para revisión y aprobación de la 264 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES Gerencia de Servicio. 5. Mensualmente llevar a cabo el seguimiento tanto al plan de mantenimiento físico como a la ejecución presupuestal del mismo. 6. Presentar mensualmente el informe de gestión del área con los respectivos indicadores de gestión a la Gerencia de Servicio. 7. Verificar el estado de los trabajos y tareas de proveedores y contratistas. 8. Participar activamente en los procesos pre-contractuales, contractuales y pos-contractuales relacionados con su área. 9. Elaborar y realizar seguimiento a los presupuestos en los temas relacionados con la infraestructura, actividades de mantenimiento y equipos especiales, muebles y enseres 10. Participar en los comités de seguimiento de los proyectos, ejercer las interventorías que se le asignen y presentar los informes respectivos. 11. Mantener una relación cordial con el personal de contratistas y hacer seguimiento a las garantías de las obras y sistemas de los recintos. 12. Administrar los planos físicos y magnéticos. 13. Atender los requerimientos de los clientes de Plaza Mayor acerca de montajes de ferias y eventos que puedan afectar las instalaciones. 14. Garantizar la prestación del servicio técnico para asegurar el buen desempeño de cada uno de los eventos. 15. Velar por el cumplimiento oportuno de los procesos de mantenimiento preventivo y correctivo de cada uno de los equipos, maquinaria y planta física, cumpliendo a cabalidad con el cronograma anual de mantenimiento. 16. Garantizar el acompañamiento técnico a cada una de las empresas que ingresen a Plaza Mayor para realizar labores de mantenimiento. 17. Ser el canal de comunicación entre Plaza Mayor y cada uno de los proveedores y fabricantes desde el punto de vista técnico. 18. Garantizar la consecución y el manejo de herramientas y el stock de materiales y repuestos críticos y necesarios para el desarrollo normal y funcionamiento. 19. Controlar el tiempo de trabajo de las personas a cargo y del personal contratado mediante Outsourcing y asignado al área. 265 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 20. Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, de acuerdo con la naturaleza del puesto de trabajo. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Ejecución de plan de mantenimiento físico. - Participación en procesos de contratación de obra - Manejo de planos arquitectónicos y estructurales. - informes de gestión. - Ejecución presupuestal. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Manual de contratación, Ley 80 de 1983 y Decretos Reglamentarios. - Manejo de presupuesto de obra. - Manejo avanzado de Herramientas de Office (Word, Excel, PowerPoint) - AutoCAD y Project - Formulación y evaluación de proyectos. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título profesional en Ingeniería Civil, Arquitectura o Dos (2) años en cargos con responsabilidades en la carreras afines con el cargo. administración de recursos e interventoría de obras civiles. 266 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR DE EVENTOS Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: COORDINADOR Profesional Uno (1) Gerencia de Servicio Gerente de Servicio Gerencia de Servicio Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Planear, organizar, ejecutar y controlar los recursos económicos, técnicos, tecnológicos, bienes y servicios y talento humano necesarios para la operación logística de los eventos, con el fin de garantizar la satisfacción del cliente. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Coordinar el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas, proyectos o actividades técnicas y/o administrativas de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 4. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las 267 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Coordinar el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia / otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Coordinar, supervisar y evaluar las actividades propias del personal bajo su inmediata responsabilidad. 11. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal a su cargo. 12. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 13. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Garantizar que se cuente con los recursos para la realización de eventos como equipos audiovisuales, mobiliario e insumos necesarios para el desarrollo de actividades. 2. Contar con información al día de los inventarios para la operación de eventos. 3. Brindar asesoría a clientes internos y externos en la selección de la mejor oferta según las necesidades y requerimientos propios de cada evento. 4. Coordinar al personal de Técnicos de Sonido, para el cumplimiento de las actividades necesarias para el desarrollo de eventos. 5. Cumplir con las actividades de Supervisor de ayudas audiovisuales y de mobiliario, requeridas para el cumplimiento de sus funciones. 268 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Elaborar el presupuesto anual para la Coordinación de Eventos y con la aprobación de la Gerencia de Servicio, presentarlo a la Gerencia Administrativa y Financiera para su incorporación en el presupuesto general de Plaza Mayor. 7. Administrar la ejecución presupuestal del rubro de Ayudas Audiovisuales y mobiliario. 8. Presentar con la periodicidad convenida los informes de gestión y ejecución presupuestal, que solicite la Gerencia de Servicio. 9. Velar por la aplicación de las Normas Técnicas de Calidad de la Gestión Pública NTCGP1000 y de los lineamientos del SGC vigentes en Plaza Mayor, en el proceso de realización de eventos. 10. Definir los planes de acción e indicadores de gestión para medir la efectividad de la Coordinación de Equipos, Ayudas Audiovisuales y Mobiliario, acorde con las metas estratégicas estimadas por la Gerencia de Servicio. 11. Realizar seguimiento a los proveedores a través de diferentes medios para lograr sinergias en el cumplimiento de la promesa de valor. 12. Mantener actualizada la base de proveedores de la Coordinación de Eventos. 13. Realizar seguimiento a los estudios de precios de los bienes y servicios que impactan la operación de los eventos. 14. Realizar la liquidación oportuna de mobiliario, ayudas audiovisuales, otros servicios y/o daños. 15. Contribuir con los procesos de investigación de buenas prácticas e innovación en todos los aspectos relacionados con la realización de eventos. 16. Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, de acuerdo con la naturaleza del puesto de trabajo. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Cumplimiento a la ejecución de proyectos orientados a la reducción de los costos. Cumplimiento de la meta de Q y R con los servicios asignados al cargo. Cumplimiento plan de acción. Informes de gestión sobre el desarrollo de los eventos. Ejecución presupuestal. 269 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Formulación y evaluación de proyectos. Manejo Avanzado de Office, Internet. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Dos (2) años en cargos y procesos relacionados con la Industrial, Administración de Empresas Turísticas o gestión logística, atención y organización de eventos relacionados con el área del cargo. corporativos. 270 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR DE SERVICIO AL CLIENTE Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: COORDINADOR Profesional Uno (1) Gerencia de Servicio Gerente de Servicio Gerencia de Servicio Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Coordinar y controlar la recepción de las diferentes solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y felicitaciones relacionadas con la percepción del cliente frente a los servicios prestados por Plaza Mayor. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Coordinar el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas, proyectos o actividades técnicas y/o administrativas de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 4. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 271 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Coordinar el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe del Área/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Coordinar, supervisar y evaluar las actividades propias del personal bajo su inmediata responsabilidad. 11. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal a su cargo. 12. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 13. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Velar por el cumplimiento y efectividad en las respuestas a los clientes mediante la trazabilidad y control a las solicitudes efectuadas. 2. Solicitar a la Dirección de Talento Humano el desarrollo de programas de formación para todo el personal, en lo concerniente a la excelencia en el servicio. 3. Encaminar a su equipo de trabajo al buen trato interno y externo, creando una disciplina de servicio. 4. Analizar los inconvenientes presentados, proponer soluciones e incentivar mejoras en los procesos que permitan mejorar la percepción de los clientes frente a Plaza Mayor. 5. Enfatizar en la importancia de la percepción de la satisfacción del cliente por parte de todo el personal de Plaza Mayor, convirtiéndolo en una misión corporativa. 272 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Coordinar la generación de indicadores de gestión y estadísticos que permitan la calificación del servicio prestado a los clientes, con el fin de coordinar los mejoramientos pertinentes. 7. Velar por la realización y efectividad en los procesos de calificación, tabulación y análisis de los servicios prestados en cada uno de los eventos 8. Definir los planes de acción e indicadores de gestión para medir la efectividad de las respuestas efectivas y los casos pendientes, acorde con las metas estratégicas estimadas por la Gerencia de Servicio, generando Liderazgo, Autodirección e Integridad en las áreas de Plaza mayor. 9. Presentar mensualmente los informes de gestión de la solución de los PQR´S así como los pendientes y las áreas que afectan este indicador. 10. Garantizar la aplicación de la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP1000, y de los lineamientos del Sistema de Gestión de la Calidad vigentes en Plaza Mayor, aplicables al proceso de Servicio al Cliente y la gerencia de servicio. 11. Elaborar el presupuesto anual para la Coordinación de Servicio al Cliente y con la aprobación de la Gerencia de Servicio, presentarlo a la Gerencia Administrativa y Financiera para su incorporación en el presupuesto general de Plaza Mayor. 12. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Cumplimiento en la ejecución de proyectos orientados a la Satisfacción al Cliente. Supervisar la entrega oportuna de los Informes. Calificación Satisfacción del Cliente, PQR´s y Buzón de Sugerencias. Verificar la ejecución y cumplimiento del Plan de Acción. Efectuar seguimiento y control a la ejecución presupuestal del área. o Enfatizar en: Relaciones Interpersonales: Influencia, Facilitación de Grupos, Trabajo en equipo, cooperación, Negociación, entendimiento interpersonal, construcción de relaciones, comunicación, orientación al servicio al cliente. Administrativas y gerenciales: Identificar metas estratégicas, aportar en la dirección de Proyectos, 273 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES - Coadyuvar en la administración del cambio. Conocimiento: Pensamiento analítico, Pensamiento estratégico, Innovación. Motivación: Orientación a resultados, Iniciativa, Tenacidad, Búsqueda de Información, Orientación al detalle, Interés por la calidad, Motivación al logro, capacidad de trabajar bajo presión. Aprendizaje: Capacidad de tomar y aplicar de manera efectiva la información transmitida, compromiso de autoformación constante. Competencias: Toma de decisiones asertivas, Liderazgo, Analítico, Critico y Reflexivo. Compromiso: Responsabilidad, Puntualidad, Excelente expresión oral y corporal, buena ortografía y redacción, Excelente presentación personal y capacidad de adaptación a los cambios. Efectuar la medición del NSU en lo referente a la prestación de nuestros servicios. Satisfacción del cliente al analizar los inconvenientes y solicitudes de éste y búsqueda de soluciones que permitan mejorar su concepto de Plaza Mayor. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Manejo Intermedio de Office (Word, Excel, Power Point, project). - Manejo de interventorías - Normatividad de seguridad de eventos - Sistemas de Gestión de la calidad VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS Profesional en Administración de Administración de Negocios, Economía. EXPERIENCIA Empresas, Dos (2) años en cargos relacionados con servicio al cliente, administración de talento humano, gestión comercial, mercadeo y ventas. 274 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: INGENIERO Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: INGENIERO Técnico Uno (1) Coordinación Técnica Coordinador Técnico Gerencia de Servicio No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Planear, ejecutar y controlar el plan de acción de los proyectos relacionados con la Coordinación técnica. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Contribuir con la organización y ejecución de planes, programas, proyectos o actividades de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Analizar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 4. Participar activamente en el análisis y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 5. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al 275 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 6. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 7. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia / otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 8. Acatar las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. 9. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 10. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Ejecutar el Plan de Acción aprobado para la Coordinación Técnica. 2. Llevar a cabo la interventoría de los proyectos que estén a su cargo, buscando disminuir los riesgos para Plaza Mayor. 3. Llevar a cabo la formulación de nuevos proyectos y estimar su asignación presupuestal. La fase de formulación incluye la adopción de los diferentes análisis para garantizar que los proyectos presentados tengan una estructura técnica acorde a las necesidades del cargo y de la Dependencia. 4. Hacer seguimiento y control permanente a los proyectos que se encuentren en su fase de ejecución, para realizar correcciones y ajustes de ser necesario. 5. Evaluar el estado de los proyectos a cargo. 6. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Manejo de indicadores: crecimiento, ingresos y costos de rentabilidad generada por los proyectos. - Cumplimiento a la ejecución de proyectos orientados a la reducción de los costos. 276 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Conocimientos sólidos en Herramientas de Office (Word, Excel y Power Point). AutoCAD y Project Formulación y Evaluación de Proyectos. Gerencia de Proyectos. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título profesional en Ingeniería Industrial, Ingeniería de Un (1) año en cargos relacionados con la formulación, Productividad y Calidad. evaluación y gerencia de proyectos. 277 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: TÉCNICO ASESOR EN PROTOCOLO Y RELACIONES PÚBLICAS Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: TÉCNICO Técnico Uno (1) Gerencia de Servicio Gerente de Servicio Gerencia de Servicio No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Llevar a cabo la realización de actividades relacionadas con protocolo y ceremonial, planificando, coordinando y supervisando actos y/o eventos de la Institución, a fin de garantizar el cumplimiento de las normas protocolares requeridas. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Participar en el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas, proyectos o actividades técnicas y/o administrativas de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 3. Participar en el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 4. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al 278 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 5. 6. 7. 8. mejoramiento continuo de Plaza Mayor. Dar uso racional y eficiente a los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia / otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Planear, organizar y supervisar los actos y eventos protocolares de Plaza Mayor. 2. Llevar a cabo la selección de los lugares para la realización de actos y eventos protocolares de Plaza Mayor. 3. Brindar asesoría al personal en general y autoridades en cuanto a la realización de actos y eventos protocolares de su competencia 4. Brindar asesoría a organismos con los que organiza actos conjuntos en cuanto a organización de actos y eventos protocolares. 5. Coordinar giras para personalidades y/o delegaciones que visiten Plaza Mayor. 6. Elaborar programas de actos protocolares. 7. Seleccionar y dirigir al grupo de guías protocolares. 8. Mantener el lugar de trabajo en orden y frente a una eventualidad o anomalía, notificar a la dependencia o funcionario indicado según sea la novedad. 9. Presentar en forma frecuente informes de gestión sobre las actividades realizadas. 10. Sugerir a la Dirección de Talento Humano la realización de actividades protocolares orientadas al fortalecimiento de la imagen de los funcionarios y su incidencia en la imagen corporativa de Plaza Mayor. 11. Elaborar y mantener actualizado el Manual de Imagen y Protocolo para Plaza Mayor. 12. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe 279 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Dirección y ejecución de actos y eventos protocolares de Plaza Mayor. -Cumplimiento de las normas y protocolos que en materia de seguridad integral, se encuentran establecidos en Plaza Mayor. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Manejo básico de Office (Word, Excel, PowerPoint) - Técnicas de redacción. - Conocimientos en asesoría de imagen personal como herramienta fundamental en la comunicación. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título Técnico en Protocolo Empresarial, Protocolo y Un (1) año en cargos de apoyo en Relaciones públicas y Organización de Eventos, Protocolo y Etiqueta Protocolo y Eventos Empresariales. Empresarial y otros programas afines con el cargo. 280 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: CAPITÁN DE MANTENIMIENTO Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: CAPITÁN Profesional Uno (1) Gerencia de Servicio Gerente de Servicio Gerencia de Servicio Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Propender por el correcto funcionamiento de todos los equipos electromecánicos, audiovisuales y de infraestructura, así como la implementación de los planes de contingencia que garanticen la prestación del servicio. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Coordinar el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas, proyectos o actividades técnicas y/o administrativas de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 4. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las 281 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Coordinar el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia / otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Coordinar, supervisar y evaluar las actividades propias del personal bajo su inmediata responsabilidad. 11. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal a su cargo. 12. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 13. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Orientar la gestión hacia el cumplimiento de los objetivos y metas trazadas por la Gerencia de Servicio en los procesos asociados al Mantenimiento. 2. Llevar a cabo la planeación sobre la logística que sea requerida desde el punto de vista técnico, para asegurar el buen desempeño de cada uno de los eventos que se ejecuten dentro de las instalaciones de Plaza Mayor. 3. Brindar un adecuado soporte técnico durante la preparación y realización de cada uno de los eventos y convenciones. 4. Asesorar y resolver las inquietudes técnicas del cliente en todo momento, así como delegar funciones a los responsables de oficios varios, técnico electromecánico, para cumplir con este objetivo. 5. Llevar a cabo la inspección dentro y fuera de la planta física, evitando que se presenten problemas y se pueda dar una oportuna y rápida solución. 282 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Velar por el cumplimiento oportuno de los procesos de mantenimiento preventivo y correctivo de cada uno de los equipos, maquinaria y planta física, cumpliendo a cabalidad con el cronograma anual de mantenimiento. 7. Brindar acompañamiento técnico a cada una de las empresas que ingresen a Plaza Mayor para realizar labores de mantenimiento. 8. Cumplir las exigencias y requerimientos que la Gerencia General y la Gerencia de Servicio emitan como parte de las Políticas, Objetivos y Procesos de Gestión de calidad de Plaza Mayor. 9. Asumir el rol de interlocutor entre Plaza Mayor y cada uno de los proveedores y fabricantes, en todo lo concerniente a aspectos técnicos relacionados con la Coordinación de Mantenimiento. 10. Velar por la consecución y el manejo de herramientas y el stock de materiales y repuestos críticos y necesarios para el desarrollo normal de funcionamiento. 11. Controlar el tiempo de trabajo de las personas bajo su responsabilidad y del personal contratado mediante la figura de Outsourcing para el área. 12. Brindar apoyo a las demás áreas de Plaza Mayor en los aspectos relacionados con su área de gestión. 13. Elaborar el Plan de Acción y Presupuesto anual para el área de Mantenimiento para revisión y aprobación de la Gerencia de Servicio. 14. Vigilar el cumplimiento de las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo para todas las personas a su cargo. 15. Velar por el cumplimiento de los índices de gestión propuestos para el área de mantenimiento. 16. Controlar el tiempo de trabajo de las personas bajo su responsabilidad y del personal contratado mediante la figura de Outsourcing para el área. 17. Elaborar y ejecutar el Presupuesto anual para el área de Mantenimiento para revisión y aprobación de la Gerencia de Servicio. 18. Controlar la Ejecución del Presupuesto asignado al área. 19. Presentar el Plan de Mejoramiento y el Plan de Acción realizando los ajustes pertinentes por el área de Auditoria y Planeación y Auditoria. 20. Llevar a cabo la interventoría a los contratos de Outsourcing de mantenimiento para garantizar la calidad y oportunidad en su cumplimiento. 21. Apoyar y ejecutar los requerimientos del sistema de gestión de calidad que permitan evidenciar el mejoramiento continuo de la entidad. 283 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 22. Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, de acuerdo con la naturaleza del puesto de trabajo. 23. Llevar a cabo la interventoría a los contratos de Outsourcing de mantenimiento para garantizar la calidad y oportunidad en su cumplimiento. 24. Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, de acuerdo con la naturaleza del puesto de trabajo. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Seguimiento a la gestión de proveedores. - Direccionamiento del equipo de trabajo. - Infraestructura en óptimas condiciones. - Equipos y sistemas en funcionamiento. - Cumplimiento del Plan de Acción y ejecución presupuestal. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Nivel intermedio de Herramientas de Office (Word, Excel, Power Point, project). - Inglés básico. - Sistemas eléctricos y telecomunicaciones. - Administración de recursos. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título profesional en Ingeniería Electrónica, Eléctrica, Un (1) año en cargos relacionados con la gestión de Telecomunicaciones, Ingeniería Industrial, Ingeniería mantenimiento físico, mantenimiento electrónico, Mecánica. mantenimiento de infraestructura. 284 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: CAPITÁN DE BODEGA Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: CAPITÁN Técnico Uno (1) Bodega Principal Director de Servicio Gerencia de Servicio No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Ejecutar las actividades operativas y de apoyo relacionadas con el ingreso, almacenamiento, custodia y entrega de materiales, suministros, bienes y otros ubicados en las Bodegas de Plaza Mayor. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Proponer acciones que puedan adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 2. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 3. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 4. Cumplir con las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. 5. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 285 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Brindar apoyo a la Coordinación Inmobiliaria, en el levantamiento del inventario del inmobiliario de Plaza Mayor. 2. Llevar a cabo el despacho de insumos de aseo al personal de Aseo y Sostenimiento. 3. Llevar a cabo la recepción de material POP para los diferentes eventos programados en Plaza Mayor. 4. Programar y ejecutar el mantenimiento de las bodegas y el adecuado control para el almacenamiento, cada vez que las bodegas sean entregadas en arriendo. 5. Llevar a cabo el control del inmobiliario ubicado en la bodega 157, en especial a módulos y tablas. 6. Controlar los materiales de electricidad almacenados en las bodegas. 7. Controlar la bodega de sonido existente en el almacén. 8. Atender los requerimientos de las bodegas ubicadas en el Pabellón Verde, en especial el seguimiento a la bodega 7, donde se almacena los pisacables. 9. Llevar control a la bodega 159 ubicada en el Pabellón amarillo, donde se encuentra almacenado el inmobiliario destinado a los eventos de ese sector. 10. Mantener en perfecto estado la bodega del Pabellón Rojo, donde se encuentran almacenados los andamios de segunda. 11. Llevar un estricto control a los bienes que están en calidad de préstamo por fuera de las instalaciones de Plaza Mayor, verificando que cada préstamo cuente con los debidos soportes como documentación legal y la salida de los bienes. 12. Elaborar diariamente el reporte de novedades identificadas en cualquiera de las bodegas. 13. Llevar a cabo el control del agua por unidades al área de A&B, cada vez que sean solicitadas por el personal de productores, para atender un requerimiento de los clientes. 14. Notificar por correo electrónico al Director de Servicio y Coordinadores, sobre las novedades que se presenten, en especial el retiro de mercancía de la bodega durante los fines de semana. 15. Por instrucción del área competente, colocar las placas a los activos que hacen parte del inmobiliario, bien sea por primera vez, o cuando la actual se encuentre en mal estado. 16. Responder oportunamente a las peticiones de sus clientes, brindando una atención cordial y efectiva. 17. Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, de acuerdo con la 286 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES naturaleza del puesto de trabajo. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Manejo de clientes y proveedores. Logística de eventos. Manejo de base de datos. VII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Manejo básico de Office (Word, Excel). Técnicas de almacenamiento. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Bachiller en cualquier modalidad, preferiblemente con Entre seis (6) meses y un (1) año en cargos de Auxiliar estudios básicos de logística y BPM. bien sea de Almacén, Recibo, Despacho y otros relacionados con el control de bodegaje. 287 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: PRODUCTOR DE SERVICIO Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: PRODUCTOR Técnico Siete (7) Dirección de Servicio Director de Servicio Gerencia de Servicio No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Llevar a cabo la ejecución, teniendo en cuenta la logística requerida de los eventos que se realicen dentro y fuera de Plaza Mayor, cumpliendo con los objetivos propuestos por la Dirección de Servicio y la Gerencia de Servicio. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Participar en el diseño y ejecución de planes, programas, proyectos de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Proponer acciones que puedan adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 4. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 5. Participar en el análisis y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 288 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 7. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 8. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia / otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 9. Cumplir con las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. 10. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 11. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Participar activamente en la elaboración del Plan de Acción para la Dirección de Servicio. 2. Participar activamente en la elaboración del Presupuesto de Ingresos y Gastos para la Gerencia de Servicio. 3. Coordinar la ejecución logística de los eventos en campo, verificando el cumplimiento de las condiciones del cliente y los planes de acción, atendiendo las contingencias y ejerciendo el papel de representante oficial de Plaza Mayor en los diferentes eventos. 4. Apoyar a los proveedores y/o contratistas que prestan sus servicios en Plaza Mayor, asegurando la ejecución de lo planeado, la satisfacción del cliente, la productividad, la calidad de la operación y los niveles de servicio establecidos por Plaza Mayor. 5. Presentar con la periodicidad determinada todos los informes de ejecución, de resultados, las observaciones y solicitudes relacionadas, que le sean requeridas. 6. Velar por la adecuada rentabilidad del evento a través de la optimización, administración y disposición de todos los requerimientos: insumos y materiales. 7. Conocer y aplicar las políticas establecidas en el reglamento de eventos y las políticas generales establecidas por Plaza Mayor. 289 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 8. Llevar a cabo las reuniones de planeación y realización del evento con el cliente, con el fin de conocer y cumplir con todo lo convenido. 9. Realizar el levantamiento de planos, esquemas, gráficos y demás herramientas que permitan una mejor planificación y desarrollo del evento. 10. Garantizar la obtención y custodia del material gráfico y del registro operativo de las diferentes actividades de los eventos realizados. 11. Asegurar el cumplimiento de una adecuada interacción entre los actores de los eventos: cliente-Plaza Mayoroperadores-proveedores. 12. Utilizar la herramienta SOCIO en caso que sea necesario, para la solicitud de servicio con los requerimientos del cliente, asegurando su conocimiento y cumplimiento por parte de los que intervienen en la prestación del servicio. 13. Participar en el diseño, evaluación y actualización de los planes de contingencias pertinentes para garantizar la continuidad y la seguridad de la prestación del servicio en la realización de todo tipo de eventos. 14. Aportar ideas para el diseño de los diferentes productos y servicios a ofrecer y comercializar por parte de Plaza Mayor. 15. Apoyar con su gestión el cumplimiento de la normatividad legal e interna vigente para los diferentes procesos de compra y contratación de bienes y servicios, buscando disminuir los riesgos para Plaza Mayor. 16. Garantizar la administración, buen uso, trato adecuado y seguridad de todos los equipos, las instalaciones y demás elementos utilizados de manera directa o contratada. 17. Aplicar las normas técnicas de calidad de la gestión pública NTCGP1000 y los lineamientos del sistema de calidad vigentes en Plaza Mayor, en el proceso de realización de eventos. 18. Colaborar tanto interna como externamente con los componentes del servicio a su cargo, buscando ejecutar las acciones preventivas, correctivas y de mejora pertinentes y asegurar los niveles de fidelización y recompra establecidos para el servicio de operación de eventos. 19. Llevar a cabo la medición de la satisfacción del cliente con la realización del evento y evaluación del Operador Logístico, velar por que se diligencien las encuestas y reportar estos datos al área para su tabulación. 20. Lograr una eficaz comunicación, trabajo interdisciplinario y la solución conjunta de oportunidades de mejora con los demás procesos organizacionales dentro y fuera de Plaza Mayor. 290 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 21. Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, de acuerdo con la naturaleza del puesto de trabajo. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Manejo de clientes y proveedores. Logística de eventos. Manejo de base de datos. Comunicación organizativa y mercadeo. VII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Manejo básico de Office (Word, Excel, power point). Técnicas de negociación VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS Tecnólogo o estudiante de últimos semestres de los siguientes programas universitarios: Administración de Empresas, Administración de Negocios Administración de Mercadeo, Ingeniería Industrial, Ingeniería Administrativa y otros programas afines con el cargo en mención. EXPERIENCIA Un (1) año en cargos comerciales o actividades relacionadas con el mercado, venta de servicios intangibles, logística para la organización y ejecución de eventos empresariales. 291 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR 1 ALIMENTOS Y BEBIDAS Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: AUXILIAR Técnico Tres (3) Gerencia de Servicio Director de Alimentos y Bebidas Gerencia de Servicios No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Apoyar a la Dirección de A&B en las tareas relacionadas con la cotización, adquisición y recepción de alimentos y bebidas para los eventos. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Apoyar operativamente en la ejecución de planes y actividades administrativas realizadas en la Dependencia o grupo de trabajo, contribuyendo con la aplicación de los procedimientos vigentes. 2. Participar activamente en la gestión de la Dependencia, con el fin de alcanzar los objetivos y metas de la Dependencia. 3. Dar trámite a asuntos operativos y relacionados con la gestión de la Dependencia, por delegación directa de la autoridad, o por quien haga sus veces. 4. Participar en la ejecución de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 5. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 292 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Dar uso adecuado a los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 7. Implementar planes de acción, iniciativas y medidas correctivas relacionados con su ámbito de acción. 8. Acatar las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. 9. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Contribuir con la planeación y elaboración del presupuesto de Alimentos y Bebidas. 2. Realizar y recibir visitas para la selección de proveedores con el fin de verificar procedimientos y condiciones de contratación. 3. Apoyar el control a las compras y los contratos de los proveedores de alimentos y bebidas. 4. Organizar la información de las ofertas de alimentos y bebidas de forma tal que se facilite el proceso comercial. 5. Colaborar con el proceso de cotización de alimentos y bebidas para los eventos de acuerdo con las solicitudes de los clientes y del área de Mercadeo y Ventas. 6. Hacer seguimiento al cumplimiento del servicio de los proveedores de alimentos y bebidas en cuanto a presentación, oportunidad, cantidad, calidad y prestación del servicio. 7. Confrontar que las prefecturas correspondan con los valores facturados y con los servicios realmente consumidos. 8. Contribuir con la evaluación de los proveedores. 9. Apoyar al área de Mercadeo y a los clientes respecto a los tipos de alimentos a ofrecer de acuerdo con las necesidades propias de cada evento. 10. Colaborar con el cumplimiento de las normas en materia de aseo después de los servicios de alimentos y bebidas. 11. Apoyar las actividades necesarias para el desarrollo de los proveedores así como la verificación del cumplimiento de las normas de buenas prácticas de manufactura. 12. Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por el jefe inmediato. 293 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Base de datos actualizada. Carpetas organizadas con información requerida. Chequeo de precios actualizado. Informes solicitados. Atención oportuna a clientes y proveedores VII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Estadísticas de consumos Apoyo permanente al área comercial para facilitar el servicio de alimentos y bebidas Seguimiento al presupuesto y ejecución de recursos del rubro de alimentos y bebidas Manejo básico de Office (Word, Excel, power point). Técnicas de redacción. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Técnico o estar cursando estudios universitarios relacionados con los programas de: Administración de empresas Turísticas, Administración de Negocios, Administración de Mercadeo, Ingeniería Industrial y otros afines con el cargo en mención. Un (1) año en cargos de Auxiliar Operativo, Auxiliar Administrativo, Auxiliar de Compras, Auxiliar de Logística, Auxiliar de Alimentos y otros con funciones acordes al cargo en mención. 294 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR 2 DE SERVICIO Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: AUXILIAR Técnico Dos (2) Gerencia de Servicio Gerente de Servicio Gerencia de Servicio No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Realizar actividades administrativas y de apoyo para la el proceso de organización, realización de eventos y satisfacción de clientes con el fin de tramitar los permisos de gobierno necesarios para la realización de los eventos. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Apoyar operativamente en la ejecución de planes y actividades administrativas realizadas en la Dependencia o grupo de trabajo, contribuyendo con la aplicación de los procedimientos vigentes. 2. Participar activamente en la gestión de la Dependencia, con el fin de alcanzar los objetivos y metas de la Dependencia. 3. Dar trámite a asuntos operativos y relacionados con la gestión de la Dependencia, por delegación directa de la autoridad, o por quien haga sus veces. 4. Participar en la ejecución de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 5. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 6. Dar uso adecuado a los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se 295 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES encuentran bajo su responsabilidad. 7. Implementar planes de acción, iniciativas y medidas correctivas relacionados con su ámbito de acción. 8. Acatar las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. 9. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Gestionar y mantener relaciones permanentes con las entidades involucradas con los permisos de gobierno que faciliten la tramitación oportuna de los documentos requeridos. 2. Gestionar y mantener relaciones permanentes con los proveedores de grupos de apoyo, que faciliten la cotización y servicio oportuno en los diferentes eventos. 3. Brindar asesoría a los clientes en el proceso de consecución de los permisos de gobierno y grupos de apoyo. 4. Elaborar el reporte de cada uno de los servicios prestados por cada proveedor, de los eventos realizados en Plaza Mayor. 5. Elaborar informes periódicos con indicadores asociados a eventos, de ser requeridos por la Dirección de Servicio. 6. Garantizar que al inicio de los eventos estos cuenten con el permiso de gobierno. 7. Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por el jefe inmediato. 8. Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, de acuerdo con la naturaleza del cargo. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Oportunidad en el trámite de permisos de gobierno para todos los eventos - Nivel de Satisfacción del cliente 296 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Manejo básico de Office (Word, Excel, power point). VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Técnico o estar cursando estudios universitarios relacionados con los programas de: Administración de empresas, Administración de Negocios, Administración de Mercadeo, Ingeniería Industrial y otros afines con el cargo en mención. Un (1) año en cargos de Auxiliar Operativo, Auxiliar Administrativo, Auxiliar de Compras, Auxiliar de Logística, Auxiliar de Alimentos y otros con funciones acordes al cargo en mención. 297 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: TÉCNICO ELECTROMECÁNICO Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: TÉCNICO Técnico Tres (3) Gerencia de Servicio Gerente de Servicio Gerencia de Servicio No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Velar por el mantenimiento eléctrico de las instalaciones y realizar las adecuaciones eléctricas requeridas para la logística y normal desarrollo de Plaza Mayor. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Participar en el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas, proyectos o actividades técnicas y/o administrativas de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 4. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 298 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Participar en el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia / otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal a su cargo. 11. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 12. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Desarrollar las adecuaciones eléctricas y de telecomunicaciones requeridas por su jefe inmediato para el normal funcionamiento de las edificaciones. 2. Apoyar las labores de mantenimiento eléctrico, mecánico y de telecomunicaciones de acuerdo con las instrucciones de su jefe inmediato. 3. Cumplir las exigencias y requerimientos que la Gerencia General emita como parte de las Políticas, Objetivos y Procesos de Gestión de calidad de Plaza Mayor. 4. Brindar el acompañamiento técnico de acuerdo con las instrucciones de su jefe inmediato, a cada una de las empresas que ingresen a la compañía para realizar labores de mantenimiento físico. 5. Presentar las novedades, observaciones e imprevistos encontrados al jefe inmediato, para ser resuelto en el menor tiempo posible. 6. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. 299 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Adecuado estado de las instalaciones físicas. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Nivel básico de Herramientas de Office (Excel, Word, Power Point). VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Tecnólogo en Electricidad, Electrónica, Mecánica y Un (1) año en cargos relacionados con procesos de otras afines al objeto del cargo en mención. logística, mantenimiento de ventas y labores técnicas de mantenimiento. 300 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: TÉCNICO DE SONIDO Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: TÉCNICO Técnico Tres (3) Gerencia de Servicio Gerente de Servicio Gerencia de Servicio No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Suplir las necesidades, requerimientos y mantenimiento de los sistemas de audio y video en la operación diaria de la empresa, así como acompañar los eventos hasta su finalización. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Participar en el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas, proyectos o actividades técnicas y/o administrativas de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 4. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las 301 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Participar en el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia / otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal a su cargo. 11. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 12. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Configurar y dar manejo a los diferentes sistemas de audio, video, control, zonificación e iluminación en todos los espacios de Plaza Mayor para cada evento realizado. 2. Acompañar al cliente en el evento asignado por su jefe inmediato, resolver inquietudes o imprevistos generados en el evento y dar aviso por el medio de comunicación apropiada si es necesario al personal idóneo para resolver la situación 3. Administrar y responder por los inventarios de los recursos y equipos de sonido, garantizando su seguridad. 4. Acompañar el mantenimiento periódico a los equipos de sonido 5. Apoyar algunos trabajos eléctricos requeridos para el montaje de los eventos y el normal funcionamiento de los recintos. 302 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Contribuir con labores de mantenimiento, adecuación y montaje de los diferentes eventos. 7. Cumplir las exigencias y requerimientos que la Gerencia General y la Gerencia de Servicio emitan como parte de las Políticas, Objetivos y Procesos de Gestión de calidad de Plaza Mayor. 8. Cumplir con las normas de seguridad eléctrica, prestando un adecuado servicio en todos los eventos. 9. Brindar apoyo a los demás procesos de la organización. 7. Presentar planillas del personal externo que participa como soporte técnico contratado para los servicios requeridos en los diferentes eventos. 8. Apoyar y ejecutar los requerimientos del SGC, que permitan evidenciar el mejoramiento continúo de Plaza Mayor, aplicados a la satisfacción de los clientes. 9. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Conocimientos técnicos actualizados en manejo integral de equipos a su cargo - Asesoría y acompañamiento cálido y eficaz a los clientes antes, durante y después del evento. - Control de los bienes y activos propios y de terceros para evitar daños o hurtos. - Disposición al servicio y al trabajo bajo presión. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Manejo básico de Office (Word, Excel, power Pont) - Internet. - Conocimientos tecnología audiovisual; de audio; lumínica y redes, normas de seguridad auditiva, atención al cliente. 303 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Titulo Técnico de sonido o carreras afines con el objeto Un (1) año en cargos relacionados con el montaje de social de la Entidad. sistemas de sonido, video e iluminación preferiblemente orientados a la realización de eventos. 304 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: TÉCNICO DE MANTEMINIENTO Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: TÉCNICO Técnico Uno (1) Gerencia de Servicio Capitán de Mantenimiento Gerencia de Servicio No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Acompañar las labores de mantenimiento físico, seguridad y aseo de los recintos así como apoyar el montaje, desarrollo y desmontaje de los eventos buscando al máximo la optimización de los recursos empleados. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Participar en el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas, proyectos o actividades técnicas y/o administrativas de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 4. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las 305 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Participar en el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia / otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal a su cargo. 11. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 12. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Ejecutar las labores de mantenimiento asignadas en el plan de mantenimiento del recinto de exposiciones. 2. Realizar mejoras en los temas de energía para garantizar el buen funcionamiento de los eventos realizados en el recinto de exposiciones. 3. Administrar recursos y equipos de mantenimiento, garantizando su seguridad y buen funcionamiento. 4. Vigilar el desarrollo de las actividades de mantenimiento realizadas a los edificios y equipos por parte de terceros. 5. Ejecutar las instrucciones recibidas para el montaje logístico de los eventos. 6. Coordinar el personal de logística y oficios varios para la organización de silletería, paneles y elementos publicitarios requeridos para el montaje de los eventos, de acuerdo con las necesidades del cliente. 7. Controlar el ingreso de las mercancías de propiedad de los eventos, así como su disposición y control en 306 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES bodegas. 8. Coordinar la ejecución de todas las necesidades y requerimientos que el cliente considere necesarios para el perfecto desarrollo de su evento como sillas, mesas, papelógrafos, carros para proyectores, atriles, pendones entre otros. 9. Hacer entrega del recinto al cliente mediante un recorrido minucioso observando daños existentes. 10. Recibir el recinto después de cada evento para determinar si se ocasionaron daños a las instalaciones de la empresa. 11. Cumplir las exigencias y requerimientos que la Gerencia General y la Gerencia de Servicio emitan como parte de las Políticas, Objetivos y Procesos de Gestión de calidad de Plaza Mayor. 12. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Conocimientos técnicos actualizados en manejo integral de equipos a su cargo - Asesoría y acompañamiento cálido y eficaz a los clientes antes, durante y después del evento. - Control de los bienes y activos propios y de terceros para evitar daños o hurtos. - Disposición al servicio y al trabajo bajo presión. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Manejo básico de Office (Word, Excel, power Pont) - Internet. - Conocimientos tecnología audiovisual; de audio; lumínica y redes, normas de seguridad auditiva, atención al cliente. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Titulo Técnico de sonido o carreras afines con el objeto Un (1) año en cargos relacionados con el montaje de social de la Entidad. sistemas de sonido, video e iluminación preferiblemente orientados a la realización de eventos. 307 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: OFICIOS VARIOS Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: OFICIOS VARIOS Asistencial Tres (3) Gerencia de Servicio Capitán de Mantenimiento Gerencia de Servicio No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Realizar inspección y diagnóstico de las instalaciones, reparación y mantenimiento de la infraestructura, así como obras civiles menores y actividades complementarias. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Participar en la ejecución de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 2. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 3. Dar uso adecuado a los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 4. Acatar las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. . 5. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 308 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Llevar a cabo las reparaciones sobre la tubería de la red de abasto y aguas lluvias, localizadas dentro de la instalaciones de Plaza Mayor. 2. Desarrollar las adecuaciones físicas, eléctricas y locativas que sean requeridas para el adecuado montaje y normal funcionamiento de las edificaciones. 3. Reparar los muros y cielos en drywall, y realizar actividades de revoque, estuco, y pintura, incluyendo la preparación de la superficie. 4. Ejecutar las instrucciones recibidas por su jefe inmediato para desarrollar las actividades requeridas para el mantenimiento y el montaje de los eventos, lo que incluye organizar elementos como paneles, sillas y material publicitario. 5. Acompañar al personal de Outsourcing contratado para el mantenimiento y/o montaje de eventos y convenciones cuando se requiera. 6. Desarrollar labores de mantenimiento de acuerdo con las instrucciones de su jefe inmediato. 7. Brindar apoyo a las demás áreas de Plaza Mayor en los temas relacionados con su cargo. 8. Apoyar al personal técnico para atender los requerimientos de los eventos en cuanto a servicios eléctricos. 9. Realizar los registros y aplicar los protocolos para los diferentes equipos especiales de Plaza Mayor. 10. Dar soporte técnico a la entrega y recibo de áreas para la realización de los eventos. 11. Cumplir las exigencias y requerimientos que la Gerencia General y Servicio establezcan como parte de las Políticas, Objetivos y Procesos de Gestión de calidad de Plaza Mayor. 309 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 12. Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por el jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Cumplimiento del cronograma de actividades de la Coordinación técnica relacionadas con las funciones del cargo. - Cumplimiento de los requerimientos técnicos y especificaciones de acabados. - Aprovechamiento y control de los materiales de construcción y herramientas. - Cierre oportuno de Quejas y reclamos de clientes internos y externos VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Interpretación de planos técnicos, experiencia en obras civiles, conocimientos básicos de oficial de construcción. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS Título de Bachiller en cualquier modalidad. EXPERIENCIA Un (1) año en labores de apoyo técnico básico, preferiblemente en empresas de servicio o de obras civiles. 310 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: GERENTE DE PLANEACIÓN Denominación del Cargo: Nivel de Dirección: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: GERENTE Segundo Uno (1) Gerencia de Planeación Gerente General Gerencia de Planeación Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL DEL CARGO Diseñar y coordinar la formulación y evaluación de estrategias de negocio, que permitan alcanzar y sostener una ventaja competitiva de la entidad, basándose en las directrices dadas por la Gerencia General, las capacidades y recursos internos, las amenazas y oportunidades del entorno. Así mismo, coordinar, direccionar y orientar los procesos de Auditoría y Calidad, Tecnología, Planes de Desarrollo e implementación, Investigación, Innovación y Desarrollo. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Mantener permanentemente informados a los directivos y profesionales bajo su responsabilidad, sobre el estado de acción y planes de mejoramiento que se derivan de las auditorías realizadas a su Gerencia. 2. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad que permitan evidenciar el mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 3. Apoyar la internacionalización de la ciudad ejecutando proyectos especiales impactando la competitividad organizacional. 311 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 4. Participar activamente en la definición, divulgación y ejecución de la estrategia institucional de Plaza Mayor. 5. Liderar y apoyar a su equipo de colaboradores para la alineación estratégica de los procesos a su cargo, la definición coherente de sus planes de acción y de los presupuestos relacionados. 6. Presentar con periodicidad convenida todos los informes de ejecución y de resultados que solicite la Gerencia General y los diferentes entes de control. 7. Garantizar la aplicación de la Norma Técnica de Calidad de la Gestión pública NTCGP1000, y de los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad vigentes en Plaza Mayor y aplicable a los procesos de la Gerencia de Planeación. 8. Diseñar las políticas, procedimientos y actividades concernientes a los clientes internos y externos dentro de los procesos a su cargo, buscando documentar, ejecutar y hacer seguimiento a las acciones preventivas, correctivas y de mejora pertinentes. 9. Realizar procesos de investigación de buenas prácticas empresariales e innovación en todos los aspectos relacionados con los procesos a su cargo, buscando apropiación del conocimiento. 10. Proponer a la Gerencia General iniciativas que proyecten a Plaza Mayor hacia el futuro, en los procesos y temas a su cargo buscando la modernización que se requiere para convertir a la Entidad en la preferida y referente para la realización de eventos. 11. Gerenciar el Talento Humano a su cargo, contribuyendo a la existencia de mejores niveles de clima organizacional, donde se estimule el incremento en la satisfacción y la productividad en el desempeño laboral, como factores acordes al nivel de exigencia en la ejecución de los procesos y las directrices que se tracen en Plaza Mayor al respecto. 12. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, rigen para Plaza Mayor. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Liderar la formulación, construcción, ejecución y seguimiento del Plan Estratégico y Planes de Acción de Plaza Mayor. 2. Liderar la realización de investigaciones y análisis de viabilidades que generen el desarrollo de alternativas rentables para el mejoramiento de Plaza Mayor. 3. Liderar y coordinar el diseño y ejecución de los planes de desarrollo en la infraestructura física de Plaza 312 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES Mayor. 4. Elaborar anualmente el Plan de Acción para la Gerencia de Planeación y presentarlo para aprobación de la Gerencia General. 5. Elaborar anualmente el Presupuesto de gastos de la Gerencia de Planeación y presentarlo a la Gerencia Administrativa y Financiera para que sea incluido en el Presupuesto General de Gastos de Plaza Mayor. 6. Comunicar en forma permanente al personal Directivo sobre el estado de los planes de mejoramiento que se derivan de las auditorias llevadas a cabo en Plaza Mayor. 7. Canalizar desde la Gerencia de Planeación, las respuestas frente a requerimientos formulados por los entes externos. 8. Liderar la planificación, el diseño, seguimiento y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de la Calidad implementado en Plaza Mayor. 9. Dirigir la formulación, seguimiento, control y ajuste de los Planes de Acción de las Dependencias de Plaza Mayor, para garantizar una gestión coherente de corto y largo plazo para el desarrollo y cumplimiento de la Misión, Visión, Principios y Políticas de Calidad. 10. Liderar el diseño, formulación, despliegue y seguimiento del Modelo de Responsabilidad Social Empresarial para Plaza Mayor. 11. Velar por el cumplimiento de las políticas y normas aprobadas en Plaza Mayor, asegurando la eficiencia de los sistemas de control. 12. Proyectar el desarrollo de los aspectos clave de Plaza Mayor como son la gestión tecnológica, I+D+i, gestión operativa y de riesgo y gestión de organización y métodos. 13. Analizar con su equipo de colaboradores, los diferentes riesgos existentes en Plaza Mayor, y lograr el aseguramiento, buen uso, calidad y productividad de los financieros, físicos, tecnológicos y talento humano dispuestos para tal fin. 14. Planear de manera sistemática todos los proyectos que en temas de desarrollo tecnológico, puedan implementarse en Plaza Mayor. 15. Canalizar los requerimientos, sugerencias y nuevas ideas que se generen en las diferentes Dependencias y que contribuyan al mejoramiento de Plaza Mayor. Para estas ideas se tendrá en cuenta el factor costobeneficio e impacto para los intereses de Plaza Mayor. 16. Liderar con las diferentes Unidades Organizacionales, los procesos de mejoramiento continuo en las 313 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES diferentes actividades que se realizan en Plaza Mayor, con la finalidad de optimizarlos y reducir los costos de operación. 17. Aprobar los proyectos de sistematización presentados por el Coordinador de TIC, de acuerdo con las necesidades de Plaza Mayor. 18. Presentar mensualmente un informe ejecutivo con los resultados del Área, a la Gerencia General. 19. Cuantificar y analizar conjuntamente con el equipo de colaboradores los impactos que puedan generarse en la implementación de los diferentes desarrollos informáticos dentro de Plaza Mayor. 20. Aprobar el plan de mantenimiento preventivo y correctivo de cada uno de los equipos de sistemas existentes en Plaza Mayor, incluyendo una estimación de los costos de mantenimiento y el tiempo empleado. 21. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por el Gerente General. VI. CRITERIOS DE DESEMPEÑO - Preparación y ejecución del Plan Estratégico de Plaza Mayor. Cumplimiento en las metas y objetivos trazados para la Gerencia de Planeación. Elaboración y ejecución del Modelo de Responsabilidad Social Empresarial para Plaza Mayor. Ejecución y medición de las Auditorías llevadas a cabo en Plaza Mayor. Seguimiento a los planes de acción derivados de las Auditorias. Desarrollo tecnológico y optimización de los recursos informáticos. Administración del SGC de Plaza Mayor. VII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Administración del Talento Humano. Formulación y evaluación de proyectos. Responsabilidad Social Empresarial. Riesgos. Administración del Sistema de Gestión de la Calidad. Norma Técnica de Calidad de Entidades Públicas (NTCGP1000). Planeación Estratégica. 314 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES - Manejo avanzado de Herramientas Office (Word, Excel, power point). Normas de austeridad y eficiencia en el gasto público. Conceptos básicos de presupuesto público. Direccionamiento Estratégico. Habilidades de Negociación. Comunicación Asertiva. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título profesional en Administración de Empresas, Cuatros (4) años como gerente o director de planeación, Administración de Negocios, Comunicador social, director ejecutivo, gerente de operaciones, auditor. Ingeniería, Economía y otras áreas relacionadas directamente con el propósito del cargo. Experiencia deseable en procesos de innovación y desarrollo tecnológico. Con estudios de Especialización en algunas de las siguientes áreas: Alta Gerencia, Formulación y Evaluación de Proyectos, Gerencia Financiera, Calidad, Productividad y Competitividad. Derecho Público. 315 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN, DESARROLLO E INNOVACIÓN Denominación del Cargo: Nivel de Dirección: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: DIRECTOR Tercero Uno (1) Gerencia de Planeación Gerente de Planeación Gerencia de Planeación No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Apoyar a cada una de las áreas de Plaza Mayor en el desarrollo de actividades encaminadas a la búsqueda de oportunidades, nuevos proyectos, desarrollo de mercados y productos que generen valor agregado al objeto misional, fortaleciendo a la organización con proyectos de gran impacto, encaminada a mantener a Plaza Mayor a la vanguardia de los recintos nacionales e internacionales; haciéndola competitiva y de esta manera modelo a seguir. Este propósito se podrá materializar identificando y recomendando al área competente, las oportunidades a través de investigación, planeación y análisis de viabilidad que genere el fortalecimiento de nuevos productos con proyección a largo plazo y rentabilidad; incluyendo proyectos de financiación para los eventos propios de la entidad, alianzas y /o cooperación internacional. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Liderar el diseño, la organización, la ejecución y el control de planes, programas y proyectos generados en la Dependencia y velar por la adecuada aplicación de las normas y procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 316 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Contribuir a asegurar una mejor integración y sinergia entre las dependencias y servicios internos de Plaza Mayor. 4. Promover y dar trámite a asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Liderar el análisis, revisión, evaluación y control de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Liderar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad en la Dirección de I&D+I, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. 11. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor, adicionalmente estimular activamente la participación de su Talento Humano en los programas de Formación y Bienestar Social y laboral. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Identificar oportunidades de negocios, nuevos proyectos, desarrollo de mercados y productos a nivel local, nacional e internacional 2. Analizar y recomendar la viabilidad de las oportunidades de negocios, nuevos proyectos, desarrollo de mercados y productos identificados 3. Elaborar plan de negocios de todas las oportunidades de negocios, nuevos proyectos, desarrollo de 317 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES mercados y productos. 4. Elaborar presupuesto de las oportunidades de negocios, nuevos proyectos, desarrollo de mercados y productos identificados. 5. Realizar presentación ante comité de gerencia de las posibles oportunidades de negocios, nuevos proyectos, desarrollo de mercados y productos. 6. Entregar las oportunidades de negocios, nuevos proyectos, desarrollo de mercados y productos una vez sean aprobados por el comité de gerencia al área competente para su desarrollo y ejecución. 7. Elaborar el Plan de Acción para la Dirección de I&D+I con sus respectivos indicadores de gestión, consecuentes con las metas estratégicas de Plaza Mayor y la Gerencia de Planeación y Auditoría. 8. Brindar apoyo a las Gerencias de Servicio y Mercadeo y Ventas en el diseño de los respectivos portafolios que serán objeto de comercialización, para revisión y aprobación de la Gerencia General. 9. Ejecutar las actividades descritas en el Plan de Acción y su respectiva ejecución presupuestal. 10. Participar en el desarrollo de proyectos de innovación que apunten al mejoramiento continuo de los procesos a su cargo, la cualificación en el servicio y a la diferenciación competitiva de Plaza Mayor. 11. Llevar a cabo el seguimiento mensual al comportamiento del presupuesto aprobado para el Área. 12. Liderar con las Gerencias involucradas, la implementación de procesos de investigación de buenas prácticas e innovación en todos los aspectos relacionados con la captación y organización de eventos a nivel local, nacional e internacional, buscando apropiación de conocimiento e ideas creativas que generen diferenciación para Plaza Mayor. 13. Dinamizar los procedimientos operativos y administrativos de la Dirección de Dirección de I&D+I, con el fin de tomar decisiones en forma oportuna. 14. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Presentación oportunidades de negocios, nuevos proyectos, desarrollo de mercados y productos a nivel local, nacional e internacional - Resultado de la identificación de las oportunidades de negocios, nuevos proyectos, desarrollo de mercados y productos realizados a nivel local, nacional e internacional. - Elaboración de presupuestos de las oportunidades de negocios, nuevos proyectos, desarrollo de mercados y 318 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES productos identificados y aprobados - Numero de proyectos propuestos e implementados en el año. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Nivel avanzado en el manejo de Herramientas de Office (Excel avanzado: tablas dinámicas, bases de datos, aplicación de fórmulas). - Buen Manejo de Word (Combinación de correspondencia). - Manejo de Power Point. - Relaciones Públicas. - Capacidad de análisis. - Sólidos conocimientos en investigación. - Sólidos conocimientos en Gerencia Financiera. - Expresión oral y escrita - Buen nivel de inglés (escritura y lectura) - Competencias analíticas. - Gerencia integral de proyectos. - Indicadores de resultado - Mejoramiento continuo. - Gestión de procesos. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título Profesional en Administración de Empresas, Administración de Negocios, Ingeniería Industrial, Ingeniería de Productividad y Competitividad, Economía y otras profesiones afines al cargo en mención. Con estudios de Especialización en alguna de las siguientes áreas: Formulación y Evaluación de Proyectos, Alta Gerencia, Gerencia Financiera y otras áreas afines al cargo en mención. Tres (3) años ocupando cargos de alto compromiso misional del nivel ejecutivo y relacionado con la formulación de proyectos y planes de negocio. Se tendrá en cuenta la experiencia en aspectos relacionados con la Asesoría y Consultoría Empresarial, en la formulación de proyectos de inversión y elaboración de planes de negocio. 319 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR ASEGURAMIENTO DEL NEGOCIO Denominación del Cargo: Nivel de Dirección: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: COORDINADOR Profesional Uno (1) Gerencia de Planeación Gerente de Planeación Gerencia de Planeación Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Apoyar a la Gerencia de Planeación en el diseño, ejecución y control de objetivos y estrategias, para la adecuada ejecución de los proyectos estratégicos de Plaza Mayor. Administrar y apoyar en el análisis de los procesos relacionados con los Riesgos y el Sistema de Gestión de la Calidad. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Coordinar el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas, proyectos o actividades técnicas y/o administrativas de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 320 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 4. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Coordinar el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe del Área/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Coordinar, supervisar y evaluar las actividades propias del personal bajo su inmediata responsabilidad. 11. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal a su cargo. 12. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 13. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Planear y ejecutar las diferentes etapas de los proyectos encomendados a la Coordinación. 2. Coordinar con las diferentes dependencias de Plaza Mayor el diseño y ejecución de proyectos corporativos. Proponer acciones de mejora en algunas de las etapas cuando sea necesario. 3. Hacer seguimiento a los acuerdos y acciones ejecutadas por las dependencias de Plaza Mayor, involucradas en la implementación de los proyectos. 4. Realizar la planificación, diseño, seguimiento, administración y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de Calidad de Plaza Mayor. 321 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 5. Apoyar en la definición de acciones para la correcta implantación y el cumplimiento de los requisitos internos derivados del Sistema de Gestión de la Calidad. 6. Apoyar al Comité del Sistema de Gestión de la Calidad a definir, difundir y mantener la política de la calidad y los principios de gestión de Plaza Mayor. 7. Ejercer control de todas las copias controladas que se generan de la documentación original de Gestión de la Calidad. 8. Administrar el mapa de riesgos identificados en Plaza Mayor y la implementación de planes de acción para mitigar los impactos que puedan afectar la gestión de Plaza Mayor. 9. Crear y administrar el Banco de Proyectos para Plaza Mayor. 10. Impulsar la elaboración de programas y proyectos de corto y mediano plazo, estableciendo un sistema de coordinación adecuada y mecanismos de monitoreo, evaluación y retroalimentación, de acuerdo con las políticas de Plaza Mayor. 11. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Presentación de proyectos - Resultado de proyectos realizados. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Sólidos conocimientos en cuanto al manejo de herramientas de Office - Relaciones Públicas - Capacidad de análisis - Conocimiento en investigación - Conceptos financieros. - Expresión oral y escrita - Buen nivel de inglés (escritura y lectura) -Gestión de la Calidad en entidades del sector público - Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP 1000 322 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES - Ciclo PHVA - Modelo Estándar de Control Interno (MECI) - Gestión por Procesos VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Profesional en Administración de Empresas, Negocios, Dos (2) años en cargos en cargos relacionados con la Ingeniería Industrial, Ingeniería de Productividad y ejecución de planes de mejoramiento y funciones con Competitividad, Ingeniería Administrativa, el propósito del cargo. preferiblemente con estudios de especialización en Formulación y Evaluación de Proyectos. 323 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR DE TIC Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: COORDINADOR Profesional Uno (1) Gerencia de Planeación Gerente de Planeación Gerencia de Planeación Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Administrar y mantener la infraestructura institucional como soporte tecnológico a las funciones de todas las dependencias de Plaza Mayor, a través de las de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Coordinar el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas, proyectos o actividades técnicas y/o administrativas de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 4. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las 324 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Coordinar el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia / otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Coordinar, supervisar y evaluar las actividades propias del personal bajo su inmediata responsabilidad. 11. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal a su cargo. 12. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 13. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Presentar propuestas para el mejoramiento y automatización de los procesos de las dependencias de Plaza Mayor. 2. Interactuar con las diferentes dependencias de Plaza Mayor, con el fin de dar solución a la problemática de manejo de información, mediante la utilización de los recursos tecnológicos disponibles. 3. Administrar los servicios, las herramientas, los servidores y equipos de informática y telecomunicaciones disponibles en Plaza Mayor. 4. Ofrecer a las dependencias de Plaza Mayor, servicios de tecnologías de información, de pertinencia y vigencia tecnológica. 5. Coordinar la evaluación, instalación, configuración y monitoreo de los equipos tecnológicos, para lograr una eficiente conectividad, aplicando normas y políticas de los servicios de telecomunicaciones. 325 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Implementar los mecanismos de seguridad que garanticen la confidencialidad de los datos, y asignar los permisos de acceso con base en la normatividad vigente. 7. Administrar y controlar el mantenimiento a los servidores y bases de datos de Plaza Mayor, asegurando la continuidad y calidad del servicio de las aplicaciones. 8. Proponer y realizar las adecuaciones de conectividad en Plaza Mayor. 9. Realizar mantenimiento preventivo y correctivo de equipo de cómputo y telecomunicaciones e infraestructura tecnológica. 10. Planear y ejecutar los planes de inversión, renovación y reposición de recursos de software y hardware. 11. Elaborar el plan de mantenimiento preventivo y correctivo de cada uno de los equipos de sistemas existentes en Plaza Mayor, incluyendo una estimación de los costos de mantenimiento y el tiempo empleado, para revisión y aprobación de la Gerencia de Planeación y Auditoría. 12. Proponer y actualizar las políticas informáticas de Plaza Mayor. 13. Coordinar y controlar la ejecución de las labores de soporte a usuarios de sistemas. 14. Participar en la evaluación de proyectos de sistematización. 15. Realizar las interventorías de los contratos relacionados con el cargo. 16. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Cumplimiento de los planes de inversión, renovación y reposición de recursos de software y hardware. - Oportunidad y satisfacción de los usuarios con el apoyo del área de TIC. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Conocimiento de las normas aplicables en materia de calidad. - Conceptos y habilidades administrativas básicas. - Conocimiento de herramientas de usuario final, redes y servidores de datos. - Actualización en tecnologías y metodologías informáticas. - Dirección de proyectos 326 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES - Internet. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título profesional en Ingeniería de Sistemas, Ingeniería de Telecomunicaciones. Dos (2) años ocupando cargos de coordinación de sistemas, tecnologías de información y comunicación. 327 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: ARQUITECTO Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: ARQUITECTO Profesional Uno (1) Gerencia de Planeación Gerente de Planeación Gerencia de Planeación No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Gestionar todas las actividades relacionadas con nuevos proyectos para Plaza Mayor. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Participar en el diseño y control de planes, programas, proyectos o actividades técnicas y/o administrativas de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 4. Participar en la revisión de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 5. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 328 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 7. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia / otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 8. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. 9. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 10. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Actualizar el Plan Maestro arquitectónico y de infraestructura elaborado para Plaza Mayor. 2. Desarrollar proyectos que interactúen con el municipio de Medellín (Urbanismo, paisajismo y plazoletas). 3. Orientar la gestión hacia la determinación de viabilidad del proyecto: pabellón Lineal y proceder seguidamente con su legalización. 4. Llevar a cabo la respectiva interventoría de los contratos que estén a su cargo, buscando disminuir los riesgos para Plaza Mayor. 5. Llevar a cabo el proceso de Consultoría en Arquitectura para Plaza Mayor. 6. Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, de acuerdo con la naturaleza del puesto de trabajo. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Cumplimiento a la ejecución de proyectos orientados al urbanismo y paisajismo de Plaza Mayor. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Manejo avanzado de Herramientas de Office (Word, Excel, PowerPoint) - Project 329 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES - Formulación y evaluación de proyectos. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS Título profesional en Arquitectura. EXPERIENCIA Dos (2) años en diseños arquitectónicos. 330 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: ANALISTA DE PROCESOS Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: ANALISTA Técnico Uno (1) Gerencia de Planeación Coordinador Aseguramiento Gerencia de Planeación No del Negocio II. PROPÓSITO PRINCIPAL Llevar a cabo las actividades de mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad, mediante el control de la documentación, acompañamiento al personal en la documentación de acciones, seguimiento a los procesos y acciones y programas de sensibilización que aseguren el entendimiento de la política, objetivos de calidad e interacción de los procesos. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Participar en el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas, proyectos o actividades técnicas y/o administrativas de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 331 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 4. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Participar en el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia / otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal a su cargo. 11. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 12. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Llevar a cabo el seguimiento, control y cierre de las acciones correctivas, preventivas y de mejora. 2. Elaborar informes de seguimiento de los procesos, acciones e indicadores que permitan identificar oportunidades de mejora para las áreas/procesos y por ende para Plaza Mayor. 3. Participar previa autorización de la Gerencia de Planeación y Auditoría, en los ciclos de autorías internas. 4. Velar porque el manejo y la preservación de registros y demás documentos del Sistema, se realice de acuerdo con las directrices establecidas. 5. Brindar asesoría a las dependencias de Plaza mayor, en temas relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad. 332 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Realizar seguimiento a la formulación, medición y análisis de los indicadores propuestos para los procesos. 7. Mantener actualizada la documentación del Sistema de Gestión de Calidad. 8. Mantener actualizadas las plantillas de: control de registros, control de documentos, cambios en la documentación y seguimiento de los procesos. 9. Proponer a la Dirección de Talento Humano la realización de actividades orientadas a la sensibilización del personal en aspectos propios del Sistema de Gestión de la Calidad. 10. Elaborar un plan de acción frente a los compromisos generados en los procesos. 11. Investigar y proponer mejores prácticas para la ejecución de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad. 12. Realizar seguimiento a la matriz de riesgos. 13. Actualizar cada vez que fuere necesario, el manual de calidad. 14. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Manejo Avanzado de Microsoft Office, Internet. - Auditorías internas, Indicadores de resultado, metodología de mejoramiento continuo de procesos. - Ciclo PHVA. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Formulación y evaluación de proyectos - Manejo Avanzado de Office, Internet. - Planeación y organización de eventos 333 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Profesional en Administración de Empresas, Negocios, Un (1) año en cargos relacionados la gestión por Ingeniería Industrial, Contaduría Pública y demás procesos, Sistema de Gestión de la Calidad, Auditoría profesiones afines con el objeto misional del cargo en de Procesos. mención. 334 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: ANALISTA 1 DE PLANEACIÓN Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: ANALISTA Técnico Uno (1) Gerencia de Planeación Gerente de Planeación Gerencia de Planeación No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Brindar apoyo a las actividades administrativas de la gerencia; brindar asesoría, acompañamiento y apoyo a las actividades tendientes a la investigación, desarrollo, planeación, seguimiento, ejecución y control de procesos de Planeación y Direccionamiento Estratégico. Liderar el tema de Responsabilidad social empresarial internamente. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 2. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 3. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 4. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las 335 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES normas preestablecidas en Plaza Mayor. 5. Brindar apoyo en el análisis, revisión y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 6. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 7. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 8. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe del Área/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 9. Acatar las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. 10. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 11. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Apoyar el proceso de recolección, administración y envío de la información de la Gerencia de Planeación y sus procesos. 2. Realizar seguimiento a la planeación y ejecución de las actividades de la Gerencia y proponer a su jefe inmediato medidas de mejora encaminadas a lograr la excelencia de las actividades de la gerencia. 3. Realizar investigación de información sobre nuevos proyectos aplicables a las actividades del área. 4. Con el concurso de la Gerencia de Planeación, liderar el tema de la Responsabilidad Social Empresarial de Plaza Mayor. 5. Apoyar la inscripción y renovación de las certificaciones en cada una de las áreas de Plaza Mayor. 336 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Llevar a cabo el seguimiento y análisis a cada una de las actividades correspondientes a la RSE de Plaza mayor y proponer nuevas metas, actividades y proyectos, que fortalezcan y promuevan la RSE. 7. Proponer, recomendar y analizar la promoción de habilidades y prácticas que fomenten la investigación y el desarrollo en pro de las buenas prácticas y la rentabilidad de Plaza Mayor. 8. Realizar actividades que contribuyan al sostenimiento administrativo de Investigación (recursos para proyectos). 9. Revisar la información disponible e investigar nuevos aportes para el desarrollo de nuevos elementos. 10. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Investigación y presentación de nuevos proyectos que generen innovación y rentabilidad para la entidad. Liderar el tema de Responsabilidad Social empresarial VII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Manejo Avanzado de herramientas de Office ( Word, Excel, Power point) e Internet Buena redacción y capacidad de análisis de información. Conocimientos de marketing. Conocimientos de metodologías de investigación de mercado. Formulación y Evaluación de Proyectos. Técnicas de Investigación. Responsabilidad Social Empresarial. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Profesional Administración de Empresas, Un (1) año desempeñando cargos relacionados con la Administración de Negocios, Ingeniería Industrial, gestión comercial, estudios de mercado y aspectos Administración de Mercadeo, Ingeniería Administrativa, administrativos. Economía y otros programas afines con el cargo en mención. 337 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: ANALISTA DE REDES Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: TÉCNICO Técnico Uno (1) Coordinación de TIC Coordinador de TIC Gerencia de Planeación No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Administrar y controlar con eficacia y eficiencia la gestión de las diferentes redes de telecomunicaciones (redes internas, externas, inalámbricas y alámbricas), así mismo la infraestructura tecnológica, por medio de la administración de los centros de datos de la entidad, generando valor agregado al cliente interno y externo. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Participar en el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas, proyectos o actividades técnicas y/o administrativas de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 3. Participar en el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 4. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al 338 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 5. 6. 7. 8. mejoramiento continuo de Plaza Mayor. Dar uso racional y eficiente a los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia / otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. 2. 3. 4. 5. Administrar y controlar todos los requerimientos relacionados con los centros de cableado. Apoyar e implementar los diferentes convenios tecnológicos con entidades externas. Desarrollar proyectos de redes y telecomunicaciones en Plaza Mayor. Administrar y controlar las comunicaciones en cuanto a telefonía análoga y digital (voz /IP). Gestionar las diferentes bases de datos por medio de la actualización y control de los dispositivos activos de la entidad (inventario de activos de red). 6. Documentar y controlar los cambios en el manual de TIC con relación a redes y comunicaciones. 7. Administrar y controlar el monitoreo de la red en cuanto a dispositivos de comunicación (routers, switches y ap´s). 8. Proponer y diseñar indicadores de gestión, que permita medir la eficiencia de las redes de telecomunicaciones en cuanto al plan de acción vigente. 9. Dar soporte nivel 2 y 3 a todos los incidentes solicitados por los diferentes procesos de Plaza Mayor. 10. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Gestión, monitoreo y soporte de red 339 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES - Manejo de redes y comunicaciones - Enfoque al cliente VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Manejo de redes y comunicaciones - Manejo de herramientas office. - Conocimientos en Networking (TCPIP, Modelo OSI, Enrutamiento) - Conocimiento en formulación y evaluación de proyectos VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Profesional en Ingeniería de Sistemas, Un (1) año en procesos de apoyo técnico de redes. Telecomunicaciones y otros programas de formación relacionados directamente con el objeto del cargo en mención. 340 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: TÉCNICO EN SISTEMAS Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: TÉCNICO EN SISTEMAS Técnico Uno (1) Coordinación de TIC Coordinador de TIC Gerencia de Planeación No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Prestar apoyo técnico a los usuarios en el manejo de herramientas de Office, sistemas operativos, hardware y aplicaciones corporativas asignadas. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Participar en el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas, proyectos o actividades técnicas y/o administrativas de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 3. Participar en el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 4. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 341 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 5. Dar uso racional y eficiente a los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 6. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia / otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 7. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. 8. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Registrar los requerimientos de servicios TIC (Incidentes, fallas, problemas, cambios, solicitudes de información, accesos, eventos, creación o cambio de perfil de usuario, virus, etc. 2. Realizar soporte remoto y soporte en sitio 3. Escalar a proveedores y/o fabricantes (gestionar garantías o requerimientos en hardware y aplicativos) 4. Realizar seguimiento y cierre de cada soporte registrando el momento de verdad 5. Planificar y ejecutar dos mantenimientos preventivos de todos los equipos de cómputo. 6. Aplicar dos encuestas de satisfacción durante el año, en las dependencias de Plaza Mayor. 7. Elaborar los informes de gestión con sus respectivos soportes estadísticos de los servicios prestados. 11. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Manejo de sistemas office - Conocimiento de software y hardware - Soporte de plataformas VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Herramientas de Microsoft Word, Excel y Power Point 342 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES - Conocimientos básicos de ITIL VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Técnico, preferiblemente Tecnólogo en Sistemas, Un (1) año de experiencia en soporte técnico en Informática, Sistemas de Información y otros programas plataforma Windows, con conocimientos básicos en ITIL de formación relacionados directamente con el objeto del cargo en mención. 343 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: GERENTE PLAZA MAYOR BOGOTÁ Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: GERENTE Segundo Uno (1) Plaza Mayor Bogotá Gerente General Gerencia Plaza Mayor Bogotá Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Diseñar, orientar, ejecutar y controlar las políticas, planes y proyectos relacionados con la representación, gestión comercial y ejecución de los negocios objeto de plaza mayor que deban ejecutarse en diferentes lugares del territorio nacional. Apoyar el cumplimiento de las metas de ingresos provenientes de solución completa, ferias y eventos propios o en asociación y apoyo al plan de internacionalización de Medellín a través de las actividades realizadas a nivel nacional o internacional. Apoyar el cumplimiento de arrendamientos de áreas a través de la captación y ejecución de eventos contratados por entidades públicas o privadas, a las cuales debe proponerles realizar eventos de gran formato e interés estratégicos dentro de Plaza Mayor Medellín. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética. 344 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Mantener permanentemente informados a los directivos y profesionales bajo su responsabilidad, sobre el estado de acción y planes de mejoramiento que se derivan de las auditorías realizadas a su Gerencia. 2. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad que permitan evidenciar el mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 3. Participar activamente en la definición, divulgación y ejecución de la estrategia institucional de Plaza Mayor. 4. Liderar y apoyar a su equipo de colaboradores para la alineación estratégica de los procesos a su cargo, la definición coherente de sus planes de acción y de los presupuestos relacionados. 5. Presentar con periodicidad convenida todos los informes de ejecución y de resultados que solicite la Gerencia General y los diferentes entes de control. 6. Garantizar la aplicación de la Norma Técnica de Calidad de la Gestión pública NTCGP1000, y de los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad vigentes en Plaza Mayor y aplicable a los procesos de Plaza Mayor Bogotá. 7. Diseñar las políticas, procedimientos y actividades concernientes a los clientes internos y externos dentro de los procesos a su cargo, buscando documentar, ejecutar y hacer seguimiento a las acciones preventivas, correctivas y de mejora pertinentes. 8. Realizar procesos de investigación de buenas prácticas empresariales e innovación en todos los aspectos relacionados con los procesos a su cargo, buscando apropiación del conocimiento. 9. Proponer a la Gerencia General iniciativas que proyecten a Plaza Mayor hacia el futuro, en los procesos y temas a su cargo buscando la modernización que se requiere para convertir a la Entidad en la preferida y referente para la realización de eventos. 10. Gerenciar el Talento Humano a su cargo, contribuyendo a la existencia de mejores niveles de clima organizacional, donde se estimule el incremento en la satisfacción y la productividad en el desempeño laboral, como factores acordes al nivel de exigencia en la ejecución de los procesos y las directrices que se tracen en Plaza Mayor al respecto. 11. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, rigen para Plaza Mayor. 12. Estimular la participación activa del Talento Humano a su cargo, en los programas y actividades que oriente la Dirección de Talento Humano en Plaza Mayor. 345 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Diseñar las estrategias comerciales y definir y ejecutar el plan de negocio diseñado desde la gerencia de mercadeo, para la realización del objeto a nivel nacional e internacional. 2. Realizar la planeación y coordinación general de las actividades de Plaza Mayor Medellín en otros territorios a nivel nacional e internacional. 3. Garantizar la participación en la captación de eventos propios o en asociación. 4. Apoyar la gestión de investigación comercial en la consolidación de la base de datos de clientes actuales y potenciales, así como en la construcción de las estadísticas de mercadeo por eventos realizados, porcentajes de ocupación y visitantes. 5. Llevar a cabo análisis de mercados, determinación de oportunidades, administración de la fuerza de ventas, desarrollo de estrategias, como aporte a la creación e implementación del plan de mercadeo de compañía. 6. Coordinar el personal de mercadeo buscando un adecuado cumplimiento de los planes y proyectos. 7. Crear los procedimientos necesarios desde la gestión administrativa y financiera, acordes a las directrices del gerente administrativo y financiero para garantizar el control, seguimiento, ejecución y liquidación de los presupuestos y ordenes de trabajo de los clientes y entidades bajo su cargo así como la rendición de cuentas e informes que soliciten las entidades u organismos de control. 8. Mantener relaciones permanentes con los medios de comunicación acorde a las directrices a la dirección de comunicaciones 9. Diseñar y posicionar la Marca de Plaza Mayor. 10. Dirigir y coordinar todos los aspectos relacionados con mercadeo, ventas, servicio al cliente, comunicaciones y relaciones públicas. 11. Mantener relaciones permanentes con proveedores y entidades financieras. 12. Propiciar un ambiente laboral en el que los funcionarios a su cargo puedan lograr las metas de equipo, optimizando los recursos disponibles (Productividad institucional). 13. Ejercer un liderazgo dinámico para volver operativos y ejecutar los planes y estrategias determinados. 14. Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los funcionarios y grupos naturales existentes en Plaza Mayor. 15. Interactuar en forma dinámica con las demás Gerencias de Plaza Mayor, con el fin de lograr un modelo de 346 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES gestión eficiente, donde las decisiones se orienten a la competitividad institucional. 16. Elaborar el Plan de Acción para Plaza Mayor Bogotá, teniendo en cuenta el Plan Estratégico y los objetivos empresariales de Plaza Mayor. 17. Diseñar e implementar las comerciales para la ejecución y cumplimiento de las metas consignadas en el Plan de Acción. 18. Liderar la planeación y coordinación en cuanto a la participación de Plaza Mayor en ferias, eventos y convenciones. 19. Apoyar la gestión de investigación comercial en la consolidación de la base de datos de clientes actuales y potenciales, así como en la construcción de las estadísticas de mercadeo por eventos realizados, porcentajes de ocupación y visitantes. 20. Trabajar conjuntamente con la Gerencia de Servicio en la creación de un sistema de administración de las relaciones comerciales, donde se pueda medir los avances en la prestación de los servicios, el sentir de los clientes, quejas, reclamos y en general el comportamiento de la estrategia de servicio al cliente trazada para Plaza Mayor. 21. Llevar a cabo el análisis del sector de eventos y convenciones empresariales que incluya clientes, proveedores, aliados, competencia, servicios sustitutos y los potenciales ingresantes al mercado 22. Analizar las tendencias tecnológicas como soporte al desarrollo de nuevos mercados en los que pueda participar Plaza Mayor. 23. Analizar y determinar la Rentabilidad de los diferentes negocios que tiene Plaza Mayor Bogotá en su portafolio comercial y otros que potencialmente se ofrecerán. 24. Analizar conjuntamente con la Gerencia de Servicio, el comportamiento en términos de demanda de los diferentes servicios que presta Plaza Mayor Bogotá. 25. Analizar las oportunidades identificadas en el mercado, la administración de la fuerza de ventas, el desarrollo de estrategias, la coordinación de los aspectos operacionales de la Gerencia de Plaza Mayor Bogotá y las relaciones públicas con los clientes. 26. Conjuntamente con la Dirección de Comunicaciones, mantener relaciones permanentes con los medios de comunicación 27. Formular e implementar políticas, que orienten los estudios de mercado, promoción y labor Publicitaria de los servicios que brinda y que potencialmente se puedan ofertar en Plaza Mayor Bogotá. 347 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 28. Identificar y analizar para la penetración y desarrollo de mercados mediante la introducción de nuevos servicios. 29. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por el gerente General. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Satisfacción de Clientes. Diseño y actualización de políticas comerciales. Captación de clientes potenciales. Cumplimiento de meta de ingresos en la operación logística apoyado en la dirección de solución completa. Posicionamiento de marca. Ejecución del Plan de Mercadeo de Plaza Mayor relacionado en la Gerencia de Bogotá. VII. - CONOCIMIENTOS BASICOS O ESCENCIALES Planeación estratégica Plan de mercadeo Plan de comunicaciones Herramientas de Microsoft Word, Excel y Power Point VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título profesional en Administración de Empresas, Administración de Mercadeo, Profesional en Mercadeo, Profesional en Mercadeo y Publicidad, Comunicación Social. Con estudios de Especialización en: Gerencia de Mercadeo, Mercadeo Gerencial, Gerencia Comercial y Mercadeo y otras relacionadas con la misión del cargo. Cuatro (4) años como gerente o director de mercadeo, gerente de ventas, gerente comercial, con experiencia demostrable en el acompañamiento a la fuerza de ventas y capacidad para la elaboración de planes estratégicos de mercado, análisis del mercado, diseño de productos/servicios y costos 348 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Denominación del Cargo: Nivel de Dirección: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: DIRECTOR Tercero Uno (1) Dirección Administrativa y Financiera Gerente Plaza Mayor Bogotá Gerencia Plaza Mayor Bogotá Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Administrar eficientemente los recursos económicos, técnicos, físicos y talento humano asignados para la ejecución de los diferentes proyectos y el funcionamiento general de Plaza Mayor Bogotá. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Liderar el diseño, la organización, la ejecución y el control de planes, programas y proyectos generados en la Dependencia y velar por la adecuada aplicación de las normas y procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Contribuir a asegurar una mejor integración y sinergia entre las dependencias y servicios internos de Plaza Mayor. 4. Promover y dar trámite a asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 349 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Liderar el análisis, revisión, evaluación y control de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Liderar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad en la Dirección Administrativa y Financiera, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. 11. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor, adicionalmente estimular activamente la participación de su Talento Humano en los programas de Formación y Bienestar Social y laboral. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Asumir la responsabilidad frente a los asuntos relacionados con la planeación, organización, dirección y control de los servicios administrativos de la Dependencia, sugiriendo las medidas necesarias para mejorar su funcionamiento. 2. Optimizar los recursos financieros, técnicos, físicos, materiales y talento humano, por medio de la aplicación de las técnicas administrativas adecuadas a las circunstancias y a las necesidades de Plaza Mayor Bogotá. 3. Organizar, sistematizar, elaborar e implementar procedimientos y sistemas de trabajo que redunden en el óptimo aprovechamiento de los recursos financieros, físicos, técnicos y talento humano en Plaza Mayor Bogotá. 4. Llevar a cabo el análisis de los estados financieros generados por la operación de Plaza Mayor Bogotá, en especial aquellos rubros producto de la generación de ingresos, costos y gastos operacionales y los 350 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES márgenes de liquidez y rentabilidad de la Dependencia. 5. Participar en la elaboración y actualización de los manuales, procedimientos, instructivos y demás documentos que soportan la gestión de Plaza Mayor Bogotá y que hacen parte del Sistema de Gestión de la Calidad de Plaza Mayor. 6. Acordar con el Gerente de Plaza Mayor Bogotá, el establecimiento de políticas y lineamientos que permitan optimizar los procesos y recursos de las áreas a su cargo. 7. Elaborar anualmente el Plan de Acción para Plaza Mayor Bogotá, presentarlo al Gerente de la Dependencia para su revisión y aprobación y finalmente su articulación al Plan de Acción de Plaza Mayor. 8. Elaborar anualmente el Presupuesto General de Ingresos y Gastos para Plaza Mayor Bogotá, presentarlo al Gerente de la Dependencia para su revisión y aprobación y finalmente su articulación al Presupuesto General de Plaza Mayor. 9. Diseñar, evaluar y actualizar los planes de contingencias pertinentes para garantizar la continuidad y la seguridad de la prestación del servicio en la realización de todo tipo de eventos. 10. Garantizar la aplicación de las normas técnicas de Calidad de la Gestión Pública NTCGP1000, y de los lineamientos del sistema de Calidad vigentes en Plaza Mayor, en el proceso de captación y de organización de eventos. 11. Diseñar las políticas, procedimientos y actividades para gerenciar el servicio al cliente interno y externo dentro de los procesos a su cargo, buscando la ejecutar las acciones preventivas, correctivas, y de mejora pertinentes. 12. Garantizar la interacción efectiva de sus procesos a cargo con todos los procesos organizacionales de Plaza Mayor, buscando la eficaz coordinación, el trabajo interdisciplinario, y la solución conjunta de problemas que llegaren a presentarse. 13. Con el acompañamiento de la Dirección de Talento Humano, administrar el equipo de colaboradores, buscando generar un clima organizacional óptimo y la productividad en el desempeño del Talento Humano bajo su responsabilidad. 14. Dinamizar los procedimientos operativos y administrativos de la Dirección Administrativa y Financiera, con el fin de tomar decisiones en forma oportuna. 15. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. 351 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Ejecución y Control sobre el Plan de Acción - Informe Mensual de Gestión. - Ejecución presupuestal. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Herramientas de Microsoft Word, Excel y Power Point. - Finanzas Básicas. - Sistema Gestión de la Calidad. - Toma de Decisiones. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Profesional graduado en Administración de Empresas, Tres (3) años ocupando cargos de alto compromiso Negocios, Economía, Ingeniería Industrial y otros misional y del nivel ejecutivo, relacionados con la programas relacionados con la gestión administrativa. dirección de procesos administrativos, dirección financiera, dirección de proyectos, dirección comercial. Con estudios de Especialización en alguna de las siguientes áreas: Gerencia Financiera, Gerencia de Habilidad en el direccionamiento de equipos comerciales. Mercadeo, Formulación y Evaluación de Proyectos. 352 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: DIRECTOR LOGÍSTICO Denominación del Cargo: Nivel de Dirección: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: DIRECTOR Tercero Uno (1) Dirección Logística Gerente Plaza Mayor Bogotá Gerencia Plaza Mayor Bogotá No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Garantizar el suministro de bienes y servicios para el funcionamiento de Plaza Mayor Bogotá y los diferentes proyectos en curso, en forma oportuna con la calidad y cantidad necesaria, a fin de contribuir al cumplimiento de sus funciones. Asimismo; administrar los bienes muebles e inmuebles de la Dependencia. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Liderar el diseño, la organización, la ejecución y el control de planes, programas y proyectos generados en la Dependencia y velar por la adecuada aplicación de las normas y procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Contribuir a asegurar una mejor integración y sinergia entre las dependencias y servicios internos de Plaza Mayor. 4. Promover y dar trámite a asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 353 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Liderar el análisis, revisión, evaluación y control de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Liderar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad en la Dirección Administrativa y Financiera, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. 11. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor, adicionalmente estimular activamente la participación de su Talento Humano en los programas de Formación y Bienestar Social y laboral. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Participar en la elaboración del Plan de Acción anual para Plaza Mayor Bogotá. 2. Participar en la elaboración del Presupuesto de Ingresos y Gastos para Plaza Mayor Bogotá. 3. Planificar, ejecutar y controlar los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios u obras, de acuerdo con la normatividad legal y administrativa establecida en Plaza Mayor. 4. Recibir, custodiar y distribuir los bienes e insumos adquiridos por Plaza Mayor, para el adecuado funcionamiento de la Dependencia. 5. Satisfacer las necesidades de los diferentes clientes, mediante la adecuada asignación de los recursos de acuerdo con la planeación de eventos. 6. Asegurar que los servicios de transporte, mantenimiento y reparación de los equipos, muebles y otros, se lleven a cabo en forma oportuna y planificada, para garantizar la adecuada prestación de los servicios. 7. Gestionar las pólizas de seguros que se requiera para la ejecución de proyectos y atención de eventos, de 354 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES acuerdo con los lineamientos establecidos por Plaza Mayor. 8. Administrar los riesgos de su competencia, a través de la identificación, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de la Dependencia, dentro de las políticas de riesgo, límites y procedimientos establecidos por Plaza Mayor. 9. Participar en la elaboración y actualización de los manuales, procedimientos, instructivos y demás documentos que soportan la gestión de Plaza Mayor Bogotá y que hacen parte del Sistema de Gestión de la Calidad de Plaza Mayor. 10. Acordar con el Gerente de Plaza Mayor Bogotá, el establecimiento de políticas y lineamientos que permitan optimizar los procesos y recursos de las áreas a su cargo. 11. Diseñar, evaluar y actualizar los planes de contingencias pertinentes para garantizar la continuidad y la seguridad de la prestación del servicio en la realización de todo tipo de eventos. 12. Garantizar la aplicación de las normas técnicas de Calidad de la Gestión Pública NTCGP1000, y de los lineamientos del sistema de Calidad vigentes en Plaza Mayor, en el proceso de captación y de organización de eventos. 13. Dinamizar los procedimientos operativos y administrativos de la Dirección Administrativa y Financiera, con el fin de tomar decisiones en forma oportuna. 14. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Ejecución y Control sobre el Plan de Acción - Informe Mensual de Gestión. - Ejecución presupuestal. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Conocimientos avanzados en Herramientas de Microsoft Word, Excel y Power Point. - Finanzas Básicas. - Sistema Gestión de la Calidad. - Toma de Decisiones. 355 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Profesional graduado en Administración de Empresas, Tres (3) años ocupando cargos con alto compromiso Negocios, Economía, Ingeniería Industrial, Economía. misional del nivel ejecutivo, relacionados con la dirección de procesos administrativos, dirección Con estudios de Especialización en alguna de las financiera, dirección de proyectos, dirección comercial, siguientes áreas: Gerencia de Proyectos, Logística, Formulación y Evaluación de Proyectos, Gerencia de dirección de logística en la atención de eventos corporativos y comerciales. Mercadeo. 356 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: DIRECTOR COMERCIAL Denominación del Cargo: Nivel de Dirección: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: DIRECTOR Tercero Uno (1) Dirección Comercial Gerente Plaza Mayor Bogotá Gerencia Plaza Mayor Bogotá No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Fortalecer la presencia y activa participación de Plaza Mayor Bogotá en el mercado, mediante una adecuada y oportuna gestión comercial, orientada al desarrollo de nuevos negocios a nivel nacional. Para lograr este propósito, es fundamental la ejecución y control de las políticas, planes y proyectos relacionados con la gestión de mercadeo y ventas trazadas por la Gerencia de Mercadeo y Ventas de Plaza Mayor. Estimular el cumplimiento de las metas comerciales establecidas, en términos de ingresos por concepto de ferias y eventos propios o mediante alianzas estratégicas y la comercialización de espacios publicitarios, atendiendo a cabalidad las estrategias definidas por la Gerencia General de Plaza Mayor. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 2. Participar en el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas y proyectos generados en la Dependencia y velar por la adecuada aplicación de las normas y procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 3. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la 357 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES Dependencia. 4. Contribuir a asegurar una mejor integración y sinergia entre las dependencias y servicios internos de Plaza Mayor. 5. Promover y dar trámite a asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 6. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 7. Liderar el análisis, revisión, evaluación y control de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 8. Liderar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad en la Dirección Comercial, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 9. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 10. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 11. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. 12. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor, adicionalmente estimular activamente la participación de su Talento Humano en los programas de Formación y Bienestar Social y laboral. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Participar en la elaboración del Plan de Acción anual para Plaza Mayor Bogotá. 2. Participar en la elaboración del Presupuesto de Ingresos y Gastos para Plaza Mayor Bogotá. 3. Elaborar el Plan Comercial para Plaza Mayor Bogotá, de acuerdo con el Plan Estratégico de Mercadeo, elaborado por la Gerencia de Mercadeo y Ventas para Plaza Mayor. 4. Diseñar las estrategias comerciales para la ejecución y cumplimiento de las metas consignadas en el Plan de Acción. 5. Asesorar en forma permanente a la Gerencia de Plaza Mayor Bogotá, en la orientación de nuevos 358 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES negocios para Plaza Mayor. 6. Fortalecer la imagen institucional, mediante la participación de Plaza Mayor Bogotá en ferias, eventos y convenciones. 7. Apoyar la gestión de investigación comercial en la consolidación de la base de datos de clientes actuales y potenciales, así como en la construcción de las estadísticas de mercadeo por eventos realizados, porcentajes de ocupación y visitantes. 8. Analizar las tendencias tecnológicas como soporte al desarrollo de nuevos mercados en los que pueda participar Plaza Mayor Bogotá. 9. Analizar y determinar la Rentabilidad de los diferentes negocios que tiene Plaza Mayor Bogotá en su portafolio comercial y otros que potencialmente se ofrecerán. 10. Conjuntamente con la Dirección de Comunicaciones, mantener relaciones permanentes con los medios de comunicación. 11. Formular e implementar políticas, que orienten los estudios de mercado, promoción y labor Publicitaria de los servicios que brinda y que potencialmente se puedan ofertar en Plaza Mayor Bogotá. 12. Participar en la elaboración y actualización de los manuales, procedimientos, instructivos y demás documentos que soportan la gestión de Plaza Mayor Bogotá y que hacen parte del Sistema de Gestión de la Calidad de Plaza Mayor. 13. Acordar con el Gerente de Plaza Mayor Bogotá, el establecimiento de políticas y lineamientos que permitan optimizar los procesos y recursos de las áreas a su cargo. 14. Diseñar, evaluar y actualizar los planes de contingencias pertinentes para garantizar la continuidad y la seguridad de la prestación del servicio en la realización de todo tipo de eventos. 15. Garantizar la aplicación de las normas técnicas de Calidad de la Gestión Pública NTCGP1000, y de los lineamientos del sistema de Calidad vigentes en Plaza Mayor, en el proceso de captación y de organización de eventos. 16. Dinamizar los procedimientos operativos y administrativos de la Dirección Comercial, con el fin de tomar decisiones en forma oportuna. 17. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. 359 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Preparación del Plan Comercial y su respectivo presupuesto. Metas y objetivos para la gestión comercial. Cálculo de la demanda y pronóstico de ventas. Tamaño y estructura de la fuerza de ventas en Plaza Mayor Bogotá. Volumen de ventas, costo y utilidad. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Costos y Presupuestos. - Proyección de Ventas. - Dirección de Equipo de Ventas. - Programas y Estrategias de Fidelización. - Análisis de Rentabilidad. - Flujo de Caja. - Análisis de Mercado. - Manejo avanzado de Herramientas Office (Word, Excel, power point). - Direccionamiento Estratégico. - Habilidades de Negociación. - Comunicación Asertiva. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA MINIMA Profesional en Administración de Empresas, Administración de Mercadeo, Mercadeo y Publicidad, Comunicación Social. Con estudios de Especialización en: Gerencia de Mercadeo, Mercadeo Gerencial, Gerencia Comercial y Mercadeo y otras relacionadas con la misión del cargo. Tres (3) años ocupando cargos con alto compromiso misional del nivel ejecutivo, comercial o directivo en relación con procesos en mercadeo, ventas, gestión comercial. Habilidad en el direccionamiento de equipos comerciales. 360 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR ADMINISTRATIVO Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: COORDINADOR Profesional Uno (1) Dirección Administrativa y Financiera Director Administrativo y Financiero Plaza Mayor Bogotá No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Brindar apoyo a la Gerencia de Plaza Mayor Bogotá, en la planeación, ejecución y control de los procesos administrativos, a fin de lograr la efectiva distribución y utilización de los recursos técnicos, financieros y talento humano disponible, para el eficiente funcionamiento de los servicios y la satisfacción de las necesidades de la dependencia. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Coordinar el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas, proyectos o actividades técnicas y/o administrativas de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los 361 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES objetivos y las metas de la Dependencia. 4. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Coordinar el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia / otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Coordinar, supervisar y evaluar las actividades propias del personal bajo su inmediata responsabilidad. 11. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal a su cargo. 12. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 13. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Brindar asesoría técnica a la Gerencia de Plaza Mayor Bogotá, en los aspectos administrativos, operativos y financieros que demande la gestión de la dependencia. 2. Brindar apoyo a la Gerencia de Plaza Mayor Bogotá en la elaboración y seguimiento y control al presupuesto de la dependencia. 3. Administrar los recursos económicos y materiales de la dependencia. 362 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 4. Establecer un control eficiente al proceso administrativo de la dependencia. 5. Coordina la elaboración de Manuales, Procedimientos, instructivos y otros que sean de su competencia, para mejorar la gestión de la dependencia. 6. Por delegación de la Gerencia de Plaza mayor Bogotá, mantiene informado al personal de la dependencia acerca de las Normas y Procedimientos y decisiones de carácter administrativo. 7. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. 8. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Ejecución y Control sobre el Plan de Acción - Informe Mensual de Gestión. - Ejecución presupuestal. 7. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Herramientas de Microsoft Word, Excel y Power Point. - Finanzas Básicas. - Sistema Gestión de la Calidad. III. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Profesional graduado en Administración de Empresas, Dos (2) años en cargos de coordinación de procesos Negocios, Economía, Ingeniería Industrial. Deseable con financieros, administrativos y comerciales. conocimientos en formulación y evaluación de proyectos. 363 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR DE PROYECTOS Denominación del Cargo: Nivel de Dirección: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: COORDINADOR Profesional Uno (1) Gerencia Plaza Mayor Bogotá Gerente Plaza Mayor Bogotá Plaza Mayor Bogotá Si II. PROPÓSITO PRINCIPAL Formular, desarrollar, coordinar y ejecutar todas las fases relacionadas con los proyectos liderados por Plaza Mayor Bogotá. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Coordinar el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas, proyectos o actividades técnicas y/o administrativas de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 4. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las 364 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES normas preestablecidas en Plaza Mayor. 6. Coordinar el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia / otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Coordinar, supervisar y evaluar las actividades propias del personal bajo su inmediata responsabilidad. 11. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal a su cargo. 12. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 13. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. 2. 3. 4. Llevar a cabo los estudios de prefactibilidad, de los proyectos que se generen en Plaza Mayor Bogotá. Participar en el diseño, formulación y ejecución de los proyectos bajo su responsabilidad. Estimular la participación de las áreas y funcionarios involucrados en el diseño de los proyectos. Coordinar las actividades programáticas de los proyectos de acuerdo con el cronograma y presupuesto asignado. 5. Coordinar, acompañar y dar seguimiento a la relación con los socios o gestores del proyecto, fortaleciendo sus capacidades, fomentando una adecuada operación del proyecto y garantizando una coordinación eficaz. 6. Establecer y dar cumplimiento a los objetivos y resultados esperados, orientando su gestión en forma coordinada con los responsables de operación del proyecto. 365 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 7. Desarrollar e implementar acciones de negociación y acuerdos, con las instancias facultadas para tomar decisiones, en función de los objetivos del proyecto. 8. Coordinar y dar seguimiento a la estrategia de monitoreo y evaluación del proyecto, de acuerdo con las metas e indicadores comprometidos. 9. Coordinar y apoyar la conformación permanente de equipos de trabajo, de acuerdo con las necesidades institucionales y el alcance mismo definido para los diferentes proyectos. 10. Presentar informes de gestión tanto a la Gerencia de Plaza Mayor, como aquellas instancias vinculadas con los proyectos. 11. Garantizar que la documentación técnica se encuentre al día durante la vigencia de los proyectos. 12. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Ejecución y resultados de los proyectos a cargo. - Informe Mensual de Gestión. - Ejecución presupuestal. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Herramientas de Microsoft Word, Excel y Power Point. - Estudios de Mercado. - Estudio Operativo/Técnico. - Estudio Administrativo. - Estudio Legal. - Estudio Financiero. - Análisis de Riesgos. - Estudios de Prefactibilidad / Estudios de Viabilidad. - Sistema Gestión de la Calidad. - Inglés fluido. 366 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Profesional en Administración de Empresas, Negocios, Ingeniería de Productividad y Competitividad, Economía, Ingeniería Industrial. Con estudios de Especialización en Formulación y Evaluación de Proyectos. Dos (2) años en cargos afines a la Coordinación de Proyectos. Experiencia en formulación, evaluación y gerencia de proyectos productivos, liderazgo en la orientación de equipos de trabajo, toma de decisiones, resolución de conflictos y capacidad para enfrentar desafíos. 367 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES IX. NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR OPC Denominación del Cargo: Nivel de Dirección: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: COORDINAOR Profesional Uno (1) Dirección Comercial Director Comercial Plaza Mayor Bogotá No X. PROPÓSITO PRINCIPAL Identificar las necesidades y oportunidades de apoyo a los eventos ´promovidos en la región, mediante la realización de investigaciones de mercados y la generación de ideas de negocio. XI. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. XII. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 11. Participar en el diseño y ejecución de planes, programas y proyectos generados en la Dependencia y velar por la adecuada aplicación de las normas y procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 12. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 13. Contribuir a asegurar una mejor integración y sinergia entre los procesos y servicios que se ofertan en Plaza Mayor Bogotá. 14. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 15. Participar en la revisión y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su 368 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES efectividad. 16. Participar en la implementación de los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad en la Dirección Comercial, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor Bogotá. 17. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 18. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia/ otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 19. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano para todo el personal. 20. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor, adicionalmente estimular activamente la participación de su Talento Humano en los programas de Formación y Bienestar Social y laboral. XIII. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 13. Llevar a cabo un análisis de las necesidades de eventos de la ciudad – región como: Ferias, Foros, Actos Académicos y conciertos entre otros, donde pueda participar Plaza Mayor Bogotá. 14. Llevar a cabo investigaciones de mercado sobre eventos que se ejecuten en los diferentes sectores. 15. Participar anualmente en la elaboración del presupuesto para la Dirección Comercial. 16. Apoyar a la Dirección Comercial en la evaluación de los clientes estratégicos para la realización de eventos. 17. Llevar a cabo el seguimiento permanente al estado de los clientes de su Dependencia. 18. Definir las estrategias para la comercialización y difusión de los eventos de la Dirección Comercial. 19. Acompañar la gestión comercial, aplicando un control permanente sobre la ejecución de los planes propuestos ofreciendo la retroalimentación oportuna y pertinente. 20. Identificar y estructurar alianzas comerciales enfocadas a fortalecer los resultados de la Dependencia. 21. Participar activamente en la definición de los segmentos de mercado y las propuestas de valor para la Dependencia. 22. Velar por la aplicación de las normas técnicas de Calidad de la Gestión Pública NTCGP1000, y de los 369 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES lineamientos del sistema de Calidad vigentes en Plaza Mayor, en el proceso de captación y de organización de eventos. 23. Participar en la operación de los procedimientos operativos y administrativos de Dirección Comercial, con el fin de tomar decisiones en forma oportuna. 24. De acuerdo con la naturaleza del cargo, desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. XIV. - XV. - CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) Cumplimiento presupuestal de ingresos y utilidades Cumplimiento de nivel de satisfacción esperado Cumplimiento en propensión a participar nuevamente CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Habilidades en ventas y relaciones públicas Habilidades de comunicación y negociación Nivel intermedio de inglés. Herramientas de Microsoft Word, Excel, Power Point e internet. Direccionamiento de equipos. Toma de Decisiones XVI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA MINIMA Profesional en Administración de Empresas, Dos (2) años ocupando cargos con responsabilidad Administración de Negocios, Administración de sobre la gestión comercial, cumplimiento de Mercadeo, Mercadeo y Ventas, Ingeniería Industrial, presupuestos y metas. Administración de Empresas Turísticas y otras áreas afines con el objeto del cargo en mención. 370 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: EJECUTIVO COMERCIAL Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: EJECUTIVO Profesional Uno (1) Dirección Comercial Director Comercial Plaza Mayor Bogotá No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Diseñar, ejecutar y liquidar proyectos de valor, propios y en asociación, que permitan alcanzar las metas institucionales, en términos de internacionalización de la ciudad, rentabilidad económica y social. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Participar en el diseño y ejecución de planes, programas, proyectos de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Proponer acciones que puedan adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 4. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación directa de la autoridad competente, o por quien haga sus veces. 5. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 371 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Participar en el análisis y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 7. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 8. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 9. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia / otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 10. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. 11. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 12. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. 2. 3. 4. 5. 6. Participar activamente en la elaboración del Plan de Acción para la Dirección Comercial. Participar activamente en la elaboración del Presupuesto de Ventas para la Dirección Comercial. Identificar oportunidades del entorno para las posibilidades de negocios. Identificar los actores que intervienen en las ideas de negocios. Participar en el diseño y conceptualización del evento. Definir el escenario presupuestal del proyecto. Hacer seguimiento al mismo, optimizando recursos en favor de la rentabilidad de los proyectos 7. Coordinar las relaciones y demás procesos entre las áreas para la ejecución de actividades. 8. Contribuir al cumplimiento de metas grupales de la dirección de proyectos y brindar el soporte necesario para la dirección en su accionar comercial 9. Identificar y articular con los demás procesos las necesidades y plan de acción para el óptimo desarrollo del 372 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES proyecto. 10. Analizar y definir de acuerdo con las necesidades del proyecto, con el (los) proceso (s) indicado (s) los proveedores idóneos para la realización del evento y hacer el seguimiento respectivo. 11. Coordinar las labores relacionadas con el pre montaje, montaje y desmontaje, supervisando el trabajo de los proveedores a su cargo. 12. Velar que las actividades logísticas funcionen correctamente. 13. Realizar funciones de interventoría relacionadas con las actividades a su cargo. 14. Coordinar y gestionar el software necesario para el buen funcionamiento de los convenios y proyectos. 15. Garantizar la trazabilidad en la información apoyándose en las herramientas definidas para tal fin por la unidad Estratégica de Proyectos y el Sistema de Gestión de la Calidad. 16. Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, de acuerdo con la naturaleza del puesto de trabajo. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Captación de nuevos clientes Seguimiento al diseño, ejecución y liquidación del evento Desarrollo de nuevos proyectos VII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Inglés Básico. Manejo de Corel, AutoCAD y/o programa para diseño de Stands Manejo intermedio de Herramientas de Office (Word, Excel, PowerPoint). 373 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Título profesional en Administración de Empresas, Dos (2) años en procesos relacionados con la Administración de Negocios, Administración de organización, logística de eventos, diseño y ejecución de Mercadeo, ingeniería Industrial, Ingeniería Administrativa proyectos comerciales y planeación de eventos. y otras profesiones afines con el cargo. 374 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: PRODUCTOR Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: PRODUCTOR Técnico Uno (1) Dirección Comercial Director Comercial Plaza Mayor Bogotá No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Llevar a cabo la ejecución y teniendo en cuenta la logística requerida, de los eventos que se realicen dentro y fuera de Plaza Mayor Bogotá, cumpliendo con los objetivos propuestos por la Dirección Comercial y Gerencia de Plaza Mayor Bogotá. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Participar en el diseño y ejecución de planes, programas, proyectos de la Dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes en Plaza Mayor Bogotá. 2. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica para lograr los fines de la Dependencia. 3. Proponer acciones que puedan adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la Dependencia. 4. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas en Plaza Mayor. 375 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 5. Participar en el análisis y evaluación de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 6. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 7. Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 8. Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de la Dependencia / otras instancias de mayor jerarquía en Plaza Mayor, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas aprobadas en los planes de acción. 9. Cumplir con las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. 10. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. 11. Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requeridos por las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Participar activamente en la elaboración del Plan de Acción para la Dirección Comercial. 2. Participar activamente en la elaboración del Presupuesto de Ventas para la Dirección Comercial. 3. Coordinar la ejecución logística de los eventos en campo, verificando el cumplimiento de las condiciones del cliente y los planes de acción, atendiendo las contingencias y ejerciendo el papel de representante oficial de Plaza Mayor en los diferentes eventos. 4. Apoyar a los proveedores y/o contratistas que prestan sus servicios en Plaza Mayor Bogotá, asegurando la ejecución de lo planeado, la satisfacción del cliente, la productividad, la calidad de la operación y los niveles de servicio establecidos por Plaza Mayor. 5. Presentar con la periodicidad determinada todos los informes de ejecución, de resultados, las observaciones y solicitudes relacionadas, que le sean requeridas. 6. Velar por la adecuada rentabilidad del evento a través de la optimización, administración y disposición de todos los requerimientos: insumos y materiales. 376 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 7. Conocer y aplicar las políticas establecidas en el reglamento de eventos y las políticas generales establecidas por Plaza Mayor. 8. Llevar a cabo las reuniones de planeación y realización del evento con el cliente, con el fin de conocer y cumplir con todo lo convenido. 9. Realizar el levantamiento de planos, esquemas, gráficos y demás herramientas que permitan una mejor planificación y desarrollo del evento. 10. Garantizar la obtención y custodia del material gráfico y del registro operativo de las diferentes actividades de los eventos realizados. 11. Asegurar el cumplimiento de una adecuada interacción entre los actores de los eventos: cliente-Plaza Mayoroperadores-proveedores. 12. Utilizar la herramienta SOCIO en caso que sea necesario, para la solicitud de servicio con los requerimientos del cliente, asegurando su conocimiento y cumplimiento por parte de los que intervienen en la prestación del servicio. 13. Participar en el diseño, evaluación y actualización de los planes de contingencias pertinentes para garantizar la continuidad y la seguridad de la prestación del servicio en la realización de todo tipo de eventos. 14. Aportar ideas para el diseño de los diferentes productos y servicios a ofrecer y comercializar por parte de Plaza Mayor. 15. Apoyar con su gestión el cumplimiento de la normatividad legal e interna vigente para los diferentes procesos de compra y contratación de bienes y servicios, buscando disminuir los riesgos para Plaza Mayor. 16. Garantizar la administración, buen uso, trato adecuado y seguridad de todos los equipos, las instalaciones y demás elementos utilizados de manera directa o contratada. 17. Aplicar las normas técnicas de calidad de la gestión pública NTCGP1000 y los lineamientos del sistema de calidad vigentes en Plaza Mayor, en el proceso de realización de eventos. 18. Colaborar tanto interna como externamente con los componentes del servicio a su cargo, buscando ejecutar las acciones preventivas, correctivas y de mejora pertinentes y asegurar los niveles de fidelización y recompra establecidos para el servicio de operación de eventos. 19. Llevar a cabo la medición de la satisfacción del cliente con la realización del evento y evaluación del Operador Logístico, velar por que se diligencien las encuestas y reportar estos datos al área para su tabulación. 377 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 20. Lograr una eficaz comunicación, trabajo interdisciplinario y la solución conjunta de oportunidades de mejora con los demás procesos organizacionales dentro y fuera de Plaza Mayor. 21. Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, de acuerdo con la naturaleza del puesto de trabajo. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Manejo de clientes y proveedores. Logística de eventos. Manejo de base de datos. Comunicación organizativa y mercadeo. VII. - CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES Manejo básico de Office (Word, Excel, power point). Técnicas de negociación VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS Tecnólogo o cursando últimos semestres de los siguientes programas universitarios: Administración de Empresas, Administración de Negocios Administración de Mercadeo, Ingeniería Industrial, Ingeniería Administrativa y otros programas afines con el cargo en mención. EXPERIENCIA Un (1) año en cargos comerciales o actividades relacionadas con el mercado, venta de servicios intangibles, logística para la organización y ejecución de eventos empresariales. 378 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO Denominación del Cargo: Nivel: No. de cargos aprobados: Ubicación del Cargo: Cargo del Jefe Inmediato: Unidad Organizacional: Administra Talento Humano: AUXILIAR Asistencial Uno (1) Plaza Mayor Bogotá Gerente Plaza Mayor Bogotá Plaza Mayor Bogotá No II. PROPÓSITO PRINCIPAL Brindar apoyo operativo en la ejecución de los procesos de la Gerencia de Plaza Mayor Bogotá. III. DIMENSIÓN ÉTICA Cumplir los principios y valores éticos, así como las directrices para una gestión ética, poniendo en práctica las normas y guías de conducta en los negocios, en la información privilegiada, en las políticas de pago, contribuciones y dádivas y en los conflictos de interés, de tal manera que sus acciones no atenten contra las prohibiciones expresadas en el Código de Ética de Plaza Mayor. IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Apoyar operativamente en la ejecución de planes y actividades administrativas realizadas en la Dependencia o grupo de trabajo, contribuyendo con la aplicación de los procedimientos vigentes. 2. Participar activamente en la gestión de la Dependencia, con el fin de alcanzar los objetivos y metas de la Dependencia. 3. Dar trámite a asuntos operativos y relacionados con la gestión de la Dependencia, por delegación directa de la autoridad, o por quien haga sus veces. 4. Participar en la ejecución de los sistemas y procedimientos de la Dependencia, para procurar su efectividad. 5. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de Plaza Mayor. 379 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6. Dar uso adecuado a los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 7. Implementar planes de acción, iniciativas y medidas correctivas relacionados con su ámbito de acción. 8. Acatar las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, establezca la Dirección del Talento Humano, para todo el personal de Plaza Mayor. . 9. Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos convocados por la Dirección de Talento Humano de Plaza Mayor. V. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Apoyar en la organización, clasificación, recepción y registro de la documentación que ingresa y/o sale de la Dependencia. 2. Brindar apoyo operativo en los diferentes procesos que existen en la Dependencia. 3. Notificar al jefe de la dependencia sobre las anomalías o dificultades que se presenten en el desarrollo de los procesos, a fin de tomar las decisiones adecuadas. 4. Atender a los visitantes que ingresan a las instalaciones de Plaza Mayor Bogotá. 5. Por solicitud del Gerente de Plaza Mayor Bogotá o de quien haga sus veces, redactar correos electrónicos para enviar a los funcionarios, clientes y entre otros proveedores. 6. Mantener la existencia de útiles de oficina y encargarse de su custodia y distribución. 7. Preparar la documentación para la revisión y firma del Gerente de Plaza Mayor Bogotá. 8. Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por el jefe inmediato. VI. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO) - Formalización de los procesos de la Dependencia. Avance satisfactorio en la gestión de la Dependencia. VII. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES - Nivel intermedio de Herramientas Office (Word, Excel, PowerPoint). - Técnicas de redacción y archivo de documentos. 380 M-GTH001 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES - Técnicas de Servicio al Cliente. VIII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA Técnico en Administración del Talento Humano, Un (1) año de experiencia en cargos de Auxiliar Secretariado Ejecutivo o programas afines con el objeto Operativo, Auxiliar de Gestión Humana y otros con del cargo. funciones acordes al cargo en mención. 381
