Clase 17 Procesos y procedimientos

Facultad de Ciencias Económicas y de Administración
Departamento de Ciencias de la Administración
Curso de
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS
Año 2010
Unidad temática 14: Análisis y diseño de procesos y
procedimientos de trabajo
CLASE NO 17
Javier Mari
1 de Junio de 2010
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Repaso: PROCESOS, SUBPROCESOS,
ACTIVIDADES Y TAREAS
Nivel 1
Nivel 2
Proceso 1
Sub-proceso 1.1
Actividad 1.1.1
Nivel 3
Tarea 1.1.1.1
Tarea 1.1.1.2
Tarea 1.1.1.n
Nivel 4
Actividad 1.1.n
Sub-proceso 1.n
Procedimientos
administrativos
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PROCESOS, SUBPROCESOS, ACTIVIDADES
Y TAREAS: EJEMPLO
Por ejemplo, podemos identificar en una organización:
1. el proceso de abastecimientos (nivel 1);
2. compuesto por 2 subprocesos (nivel 2): compras y pago a proveedores;
3. Asimismo, el subproceso de compras está compuesto por distintas
actividades (nivel 3), siendo una de ellas la recepción de las materias
primas en el Depósito;
4. Esta actividad, a su vez, la podemos descomponer en las tareas (nivel 4)
que la componen. Una de las tareas que integran la actividad de
recepción de las materias primas en el Depósito es el control de las
materias primas recibidas con la orden de compra previamente emitida.
A nivel de tareas (nivel 4), las organizaciones definen sus
procedimientos administrativo: sucesión cronológica y secuencial de
tareas.
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PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Es mediante procedimientos administrativos que se
cumplen las tareas que se llevan a cabo en una
organización
• el concepto de proceso se pregunta ¿qué
qué se hace?,
hace?, es decir que
actividades debemos realizar en la organización para producir una salida
de valor para el cliente
• el concepto de procedimiento administrativo se pregunta ¿cómo
se
hace?, es decir como debemos ejecutar las tareas que integran las
actividades que conforman el proceso
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DIAGRAMACIÓN DE PROCESOS:
•
Un diagrama de flujo (o flujograma) del proceso es una útil
herramienta que ayuda al Analista de OyS a lograr un mejor
entendimiento del mismo y facilita identificar debilidades y
fortalezas en el proceso que se transformen en oportunidades
para mejorar su performance
•
Asimismo, los diagramas de flujo son efectivos medios de
comunicación sobre como es ejecutado el proceso de inicio a
fin y como éste cruza las distintas unidades organizacionales,
mostrando sus interacciones a lo largo de toda la organización.
•
Muestran también quien es responsable por realizar cada
actividad, resultados de las decisiones claves y otros aspectos
relativos al proceso.
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DIAGRAMAS DE FLUJO
•
Ventajas del Diagrama de Procesos y Procedimientos:
Aplica a cada actividad un nombre el cual se repetirá:
elimina ambigüedad,
Facilita apreciación en conjunto del proceso/ procedimiento,
Relevar información o sistematizar información relevada
“actual o vigente”,
Analizar un proceso y procedimiento y detectar problemas,
Diseñar propuestas de cambio “propuesto”,
Comparar realidades administrativas en diferentes
momentos históricos.
analizar el grado de atención que está poniendo la organización en
sus clientes
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Ejemplo de diagrama
de flujo:
CLIENTE
EVENTO
1
CARGO A
ACT. 1
CARGO B
EVENTO
2
ACT. 3
ACT. 2
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DIAGRAMAS DE FLUJO – SISTEMAS DE GRAFICACIÓN
• No existe universalidad de criterios respecto a los
sistemas de graficación y existe gran diversidad de
lenguajes.
• Todos los sistemas tienen: símbolos y un conjunto de
reglas. El símbolo es el elemento o figura que sirve para
representar los hechos que suceden en los procesos o
procedimientos.
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DIAGRAMAS DE FLUJO – SISTEMAS DE GRAFICACIÓN
•
Código ASME : Desarrollado por la Sociedad
Norteamericana de Ingenieros Mecánicos, para
procedimientos de tipo industrial.
•
Código ASA: La American Standard Asociation (ASA),
desarrollo símbolos estándar para la descripción y análisis
de problemas de procesamiento de información.
Resalta la importancia de la información dentro de los
procesos administrativos.
•
Código IRAM: El Instituto Argentino de Racionalización de
Materiales (IRAM) desarrollo normas que regulan la
representación gráfica de los procedimientos
administrativos.
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SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código ASA
• Con la información se pueden hacer cinco operaciones:
Registrar: anotar un dato en un portador de
información;
Comunicar: transferir un dato de un punto a otro;
Controlar: cotejar un dato para establecer coincidencia
o no;
Computar: obtener un nuevo conocimiento;
Archivar: guardar información para recuperarla en otro
momento.
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SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código ASA
Símbolos
REGISTRACIÓN
Grabación de información en un portador
COMUNICACIÓN
Indica la dirección del flujo de operaciones, tanto transferencia
del portador como la ligazón de dos operaciones consecutivas
Transferencia de información sin portador 8verbal, personal o telefónica)
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SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código ASA
Símbolos
CONTROL
Selección de alternativas. A su salida diferentes procesos a seguir
COMPUTO
Obtención de un nuevo conocimiento a partir de información conocida
ARCHIVO
Acumulación centralizada de datos, ordenados de acuerdo a
determinado criterio de clasificación.
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SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código ASA
Reglas de diagramación:
• Se divide la hoja de trabajo en bandas verticales,
encabezamiento nombre de unidad o puesto.
• Definir grado de detalle del diagramar y mantenerlo.
• No se representan hechos físicos, sino operaciones con la
información.
• El flujo normal de operaciones se diagrama de izquierda a
derecha y de arriba hacia abajo. No líneas quebradas ni
diagonales.
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SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
• Tendencia actual de simplificar los sistemas de
graficación, fundamentalmente por la utilización de
sistemas informáticos.
PROCESOS
ACTIVIDADES
CONTROL
TRANSPORTE
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METODOLOGÍA DE ANÁLISIS DE LOS
PROCEDIMIENTOS
– Descomposición en partes para conocer el objeto, la razón, el/los
responsables, el lugar y el tiempo y los métodos utilizados.
•
Preguntas:
Referidas al objeto: qué se hace?, es necesario?, por qué
se hace?, qué sucedería si no se hace?, que otra cosa podría
hacerse?, puede combinarse con otros procedimientos?, ....
Referidas al responsables de ejecución: quién lo hace?,
por qué lo hace?, tiene la capacitación y experiencia
adecuadas?, podría hacerlo otro?,....
Referidas al lugar: dónde se hace?, por qué se hace en ese
lugar?, las condiciones de trabajao afectan la eficacia y el
rendimiento?....
Referidas al tiempo: cuándo se hace?, por qué se hace en
ese momento?, es correcto el orden en que se efectúa?,...
Referidas al método: cómo se hace?, por qué se hace de
esa manera?,....
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METODOLOGÍA DE ANÁLISIS DE LOS
PROCEDIMIENTOS
• Fallas frecuentes en los procesos y procedimiento:
Número excesivo de operaciones
Operaciones inútiles, innecesarias
Duplicación de operaciones
Falta de agrupación de operaciones afines
Frecuentes demoras en las operaciones
Distancias inapropiadas en el circuito del procedimiento
Demasiadas personas intervinientes en el procedimiento
Contoles excesivos e inoportunos
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METODOLOGÍA DE ANÁLISIS DE LOS
PROCEDIMIENTOS
• Fallas frecuentes en los procesos y
procedimiento:
Ausencia de controles críticos en operaciones clave
Exagerada centralización de las decisiones
Exceso o deficiencia en los registros
Formularios no adecuados al procedimiento
Carencia de instructivos para el uso de formularios
Número escaso o excesivo de vías del formulario
Falta de normalización de formularios
Insuficiente soporte informático
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¿DE QUE FORMA SE PUEDEN CAMBIAR LOS
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS?
→ Eliminando actividades duplicadas
→ Eliminando actividades que no agregan
valor
→ Eliminando fragmentación de
actividades
→ Reordenando actividades que no siguen
una secuencia natural
→ Eliminando controles excesivos e
inoportunos
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¿DE QUE FORMA SE PUEDEN CAMBIAR LOS
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS?
→Reduciendo costos de las actividades
→Reduciendo demoras en el proceso
→Eliminando información inexacta e
inoportuna
→Automatizando una actividad/proceso
→Utilizando un proceso completamente
diferente
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Manuales de Procesos y Procedimientos
Ventajas:
normalizan y estandarizan la ejecución,
facilitan la toma de decisiones programadas,
capacitan al nuevo personal,
elementos de consulta en caso de duda,
normalizan la terminología de trabajo,
jefes no participan en decisiones programadas.
Desventajas:
Pueden enlentecer el trabajo,
difícil mantenimiento actualizado,
pueden limitar la iniciativa del personal.
Recomendable. Tamaño, rotación del personal.
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Manuales de Procesos y Procedimientos
Contenido:
IDENTIFICACIÓN: nombre del órgano, nombre del
procedimiento, número y/o código del procedimiento, fecha de
elaboración, fecha de vigencia.
OBJETIVO: en forma clara y precisa, saber para qué se
desarrolla.
RESPONSABILIDADES: se define al/los responsables.
DEFINICIONES/RECURSOS:
infraestructura.
personas,
sistemas,
TEXTO: es la forma narrativa donde enumera las operaciones
en orden cronológico, en qué consiste cada operación, y quien
debe ejecutarla, cómo, cuando y dónde.
PORTADORES DE INFORMACIÓN: dibujo de un ejemplar del
portador y las instrucciones del método de llenado.
CURSOGRAMA.
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