Combinación DE CORRESPONDENCIA MEDIANTE DOCUMENTO

Combinación DE
CORRESPONDENCIA MEDIANTE
DOCUMENTO DE WORD 2.007
APLICACIONES MICROINFORMÁTICA
Combinación de Correspondencia mediante documento
de WORD 2.007
Con estos apuntes pretendemos que el alumno le sea mas fácil de comprender
como se realiza un ejercicio de combinación de correspondencia
Para combinar correspondencia se puede utilizar varias formas con Word,
Excel y Access, no obstante hoy lo que vamos a utilizar es el WORD para
realizarla, los pasos que debemos seguir son:
1. Abrir el Programa de Word 2.007 y seleccionar un documento nuevo.
2. En este documento insertamos una tabla por ejemplo de 5 columnas y
5 filas, realizamos los pasos: Menú Insertar  Apartado Tablas 
Insertar Tabla, ponemos los números de columnas y filas que
queremos en nuestro caso 5 y 5
Curso 2.008/2.009
10
pág.:
APLICACIONES MICROINFORMÁTICA
Combinación de Correspondencia mediante documento
de WORD 2.007
N. Columnas
N. Filas
Quedando la tabla como figura en la figura de abajo
En esta tabla vamos a introducir datos en la primera fila vamos a poner el
nombre de cada columna, ejemplo: NOMBRE y APELLIDOS – DIRECCION –
POBLACION - PROVINCIA – MODELO COCHE, en las siguiente filas las
rellenamos con datos quedando la tabla como en la siguiente figura.
Curso 2.008/2.009
10
pág.:
APLICACIONES MICROINFORMÁTICA
Combinación de Correspondencia mediante documento
de WORD 2.007
Una vez realizado el trabajo salvamos el documento en la carpeta que
queremos con el nombre por ejemplo tabla.doc
3. Una vez realizado el punto anterior volvemos a seleccionar un
documento nuevo en el cual vamos a escribir una carta en el cual la
empresa quiere indicar a los coches cuyos modelo son AVENSIS que
se tienen que pasar para pasar una revisión.
4. El primer paso que tenemos que realizar una vez abierto el documento
es ir al menú de correspondencia de la forma
Curso 2.008/2.009
10
pág.:
APLICACIONES MICROINFORMÁTICA
Combinación de Correspondencia mediante documento
de WORD 2.007
5. Una vez que tenemos el escrito de WORD abierto y con el Menú de
Correspondencia seleccionado, el siguiente paso es elegir el origen de
datos, que para nosotros es el documento que hemos llamado
tabla.doc en el paso anterior, para eso seguimos los siguientes pasos:
Primero.- en la barra de herramientas de combinación seleccionamos el botón
de “seleccionar destinatarios”
Opción de seleccionar destinatarios
Curso 2.008/2.009
10
pág.:
APLICACIONES MICROINFORMÁTICA
Combinación de Correspondencia mediante documento
de WORD 2.007
Una vez pulsado el botón sale el siguiente menú para poder localizar el
documento que buscamos, nos tenemos que situarnos en la carpeta donde
hemos guardado el documento que nos va a servir para combinar en nuestro
caso el documento se llama “tabla.doc”
Una vez elegido el fichero se vuelve a poner el WORD en forma de escrito y se
señalan los siguientes botones de la barra de herramienta de combinación de
correspondencia que son
“destinatarios de combinar correspondencia”,
combinar en un documento nuevo” e “Insertar campos combinados”, los cuales
para mayor facilidad los hemos señalados en la figura siguiente.
Curso 2.008/2.009
10
pág.:
APLICACIONES MICROINFORMÁTICA
Combinación de Correspondencia mediante documento
de WORD 2.007
Insertar campos combinados
Destinatarios de combinar correspondencia
Combinar en un documento nuevo
Segundo.- estando en este punto escribimos la carta la cual queremos
combinar, como es un proceso repetitivo el insertar campos combinados,
vamos hacer uno y para el resto es igual:
Para insertar un campo en la carta tenemos que realizar los siguientes paso:

Nos situamos dentro del escrito en el lugar donde queremos insertar el
campo y seleccionamos el botón de insertar campos combinados y nos
sale la siguiente pantalla, en la cual elegimos el campo que queremos,
ejemplo “NOMBRE Y APELLIDOS
Curso 2.008/2.009
10
pág.:
APLICACIONES MICROINFORMÁTICA
Combinación de Correspondencia mediante documento
de WORD 2.007

Seleccionamos el campo, pulsamos el botón de insertar y luego el de
cerrar, quedando el escrito de esta forma:

De esta forma insertamos los campos que queremos y escribimos la
carta que vamos a combinar que dando de esta forma:

Una vez terminada y correcta la guardamos por si posteriormente
queremos cambiarla la podemos guardar con el nombre de docuprin.doc
Curso 2.008/2.009
10
pág.:
APLICACIONES MICROINFORMÁTICA
Combinación de Correspondencia mediante documento
de WORD 2.007
Tercero.- Una vez salvado lo que nos queda es realizar la combinación la cual
la realizaremos de la siguiente forma:

Seleccionamos los destinatarios a los cuales queremos mandar la carta
pulsando el botón de la barra de herramientas, saliendo la siguiente
pantalla:

En la cual aplicamos el filtro en el campo por el cual queremos
seleccionar los destinatario, en nuestro caso el campo de MODELO DE
COCHE, pulsando en la fecha del campo y eligiendo el valor del campo
en nuestro caso AVENSIS
Curso 2.008/2.009
10
pág.:


APLICACIONES MICROINFORMÁTICA
Combinación de Correspondencia mediante documento
de WORD 2.007
Una vez terminada el filtro le damos aceptar y procedemos a realizar la
combinación pulsando el botón de la barra de herramienta “combinar en
un documento nuevo” de la forma que aparece en la siguiente pantalla
en la cual seleccionaremos Todos y Aceptar
Una vez dado el Aceptar aparece la combinación de esta forma un
escrito por cada destinatario que tengan un AVENSIS, en nuestro caso
son 4 documentos.
Curso 2.008/2.009
10
pág.:

APLICACIONES MICROINFORMÁTICA
Combinación de Correspondencia mediante documento
de WORD 2.007
Este documento lo podemos guardar con el nombre “docucombi.doc”
Este es el proceso que utilizamos para combinar correspondencia con WORD.
Curso 2.008/2.009
11
pág.: