INCAP Diplomado Centroamericano “Monitoreo y Evaluación para la Gestión de Políticas y Programas de VIH/sida” Módulo III: La vigilancia de la salud aplicada al monitoreo del VIH/sida Tema: Ciclo de la Gestión Aplicado a la Conducción de la Respuesta Nacional al VIH El Salvador Fecha: 14 Abril 2012 INCAP ADMINISTRACION • Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el empleo de los recursos organizacionales para alcanzar determinados objetivos de manera eficiente y eficaz. • No significa ejecutar tareas y operaciones, sino lograr que sean ejecutadas por otras personas en conjunto. • Es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando conjuntamente en grupos, logran eficientemente los objetivos elegidos. El Salvador INCAP ADMINISTRACION • La administración debe combinar eficiencia y eficacia para conseguir los objetivos organizacionales; por tal motivo, el administrador debe saber utilizar los recursos para lograr eficiencia y eficacia, y alto grado de satisfacción entre las personas que ejecutan el trabajo y quienes lo reciben. • El administrador no es aquel que ejecuta tareas, sino, el que consigue que otros las realicen. • La administración logra que las personas cumplan las tareas para llevar la organización al éxito. El Salvador INCAP ADMINISTRACION • Eficacia: – Logro de metas – Alcanzar las metas – Grado en que se alcanzan los objetivos – Capacidad para determinar los objetivos apropiados. “hacer lo que se debe hacer” El Salvador INCAP ADMINISTRACION • Efeciencia: – Relación entre insumos y producción que busca minimizar el costo de los recursos. – Capacidad de reducir al máximo los recursos usados para alcanzar los objetivos de la organización: “hacer las cosas bien” El Salvador INCAP ADMINISTRACION Eficacia/Efeciencia “hacer lo que se debe hacer” / “hacer las cosas bien” El Salvador El Salvador INCAP PROCESO ADMINISTRATIVO PLANIFICACION CONTROL ORGANIZACION DIRECCION INCAP PLANIFICACION • Define lo que pretende realizar la organización en el futuro y cómo debe realizarlo. • Define los objetivos para el futuro desempeño organizacional y decide sobre los recursos y tareas necesarios para alcanzarlos de manera adecuada. • Produce planes basados en objetivos y en los mejores procedimientos para alcanzarlos de manera apropiada. • Incluye la solución de problemas y la toma de decisiones en cuanto alternativas para el futuro El Salvador INCAP ORGANIZACION • Busca los medios y recursos necesarios que permitan llevar a cabo la planeación, y refleja la manera como la organización intenta cumplir los planes. • Es la función administrativa relacionada con la asignación de tareas, la distribución de tareas a los equipos y la asignación de recursos necesarios. • Es el proceso de distribuir y asignar el trabajo, establecer la autoridad y distribuir los recursos entre los miembros de una organización, para conseguir los objetivos fijados. El Salvador INCAP DIRECCION • Representa la puesta en marcha de lo que fue planeado y organizado. • Es la función administrativa que incluye el empleo de la influencia para activar y motivar las personas a alcanzar los objetivos de la organización. • Se encarga de comunicar las tareas e influenciar y motivar a las personas para que ejecuten las tareas esenciales El Salvador INCAP CONTROL • Representa el acompañamiento, monitoreo y evaluación del desempeño organizacional para verificar si las tareas se ejecutan de acuerdo a lo planeado, organizado y dirigido. • Es la función administrativa relacionada con el monitoreo de las actividades para mantener la organización en el camino correcto, de modo que se puedan conseguir los objetivos y emprender ajustes necesarios para corregir los desvíos. • Garantiza la conformidad de las actividades actuales con las actividades planeadas. El Salvador INCAP PROCESO ADMINISTRATIVO • Proceso significa secuencia sistemática de funciones para realizar las tareas; medio, método o manera de ejecutar ciertas actividades. • Las cuatro funciones administrativas presentadas conforman el proceso administrativo. • El administrador debe saber planear, organizar, dirigir y controlar actividades de las organizaciones y las personas, para conseguir objetivos establecidos. • Lo ideal es equilibrar bien las cuatro funciones. El Salvador INCAP PROCESO ADMINISTRATIVO Características Básicas • Cíclico y repetitivo: el proceso es permanente y continuo, y siempre se está completando y repitiendo. En cada ciclo, el proceso tiende a mejorar y a perfeccionarse continuamente. • Interactivo: cada función administrativa interactúa con las demás, influenciándolas y dejándose influenciar por ellas. • Reiterado: consta de pasos que, aunque no se sigan con rigidez, durante su implementación conforman un programa sujeto a ajustes y correcciones , avances y retrocesos. • Sistémico: ninguna de las partes puede analizar aisladamente el proceso, sino en su totalidad y globalidad. Para entender cada una, es necesario conocer las demás. El Salvador INCAP PRINCIPIOS GENERALES DE P.E. 1. La planificación estratégica se basa en observaciones y se centra en los resultados que reflejan las realidades de la epidemia y en los logros de la respuesta nacional. 2. La planificación estratégica no es un proceso lineal. Consta de varias etapas, que se refuerzan mutuamente. 3. El seguimiento y la evaluación constituyen un mecanismo esencial de la respuesta nacional y de su planificación, gestión, seguimiento y rendición de cuentas. Si no se miden los resultados, los administradores no pueden distinguir los éxitos de los fracasos. 4. El documento de estrategia es un “documento vivo”. Puede y debe ajustarse según corresponda durante la ejecución, teniendo en cuenta los datos que surjan del seguimiento, los estudios, la evaluación y otros procedimientos relativos a los programas. El Salvador INCAP PRINCIPIOS GENERALES DE P.E. El seguimiento permite obtener datos que los administradores necesitan para realizar ajustes programáticos periódicos con miras al logro de los productos y efectos directos apetecidos. Los estudios de evaluación y analíticos van un poco más allá y proporcionan la informaron estratégica que los responsables de las políticas necesitan para orientar la formulación de las políticas y la planificación estratégica hacia el logro de efectos directos sostenibles. En conjunto, el seguimiento y la evaluación son instrumentos críticos para la gestión, el aprendizaje y la rendición de cuentas. El Salvador El Salvador INCAP EVOLUCION DE LA GESTION. INCAP CICLO DE GESTION POR RESULTADOS El Salvador INCAP TRABAJO EN GRUPOS 1. ¿Cómo el monitoreo y evaluación puede fortalecer la planificación estratégica? 2. ¿Qué debilidades identificamos en nuestra institución en el ciclo de gestión, en la retroalimentación que realiza el monitoreo y evaluación en la planificación?, como se traducen en la realidad 3. ¿Los documentos de planificación de nuestras instituciones son documentos vivos o rígidos? Explique El Salvador