convenio marco - ChileCompra Formacion

CONVENIO MARCO
Formación continua
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OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN
“Identificar las ventajas, finalidad y conveniencia de
realizar compras públicas por medio de Convenio Marco”
2
INICIO
“PROCESO DE
ABASTECIMIENTO”
Definición de
requeriemiento
1
Selección del
mecanismo de
compra
Llamado y recepción
de ofertas
2
3
Convenio Marco
Evaluación de
ofertas
4
Adjudicación oferta
5
Recibo de
producto o
servicio
6
FIN
Seguimiento y
monitoreo de
la compra
7
3
I. ¿QUÉ ES UN CONVENIO MARCO?
Es una modalidad de adquisición en la cual se establecen precios y
condiciones de compra para bienes y servicios. Tales bienes y
servicios se disponen en uno de los Catálogos Electrónicos mediante
el cual los organismos públicos acceden directamente, pudiendo
emitir una orden de compra a los proveedores licitados (a través de
una licitación pública), simplificando con ello los procesos de compra
( Ver art. 2 del Reglamento de la Ley de Compras Públicas).
En mercado público existen a la fecha dos tiendas electrónicas:
ChileCompra Express y ChileCompra Libros.
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A. EXISTEN 2 TIENDAS ELECTRÓNICAS
1
2
CHILECOMPRA
EXPRESS
CHILECOMPRA
LIBROS
Recordar que las dos tiendas son Convenio Marco
A.1. TIENDA CHILECOMPRALIBROS
II. VENTAJAS DE COMPRAR POR CONVENIO MARCO
™ Precios y Condiciones ofrecidas mediante una licitación
pública.
™ Facilita el proceso de compra.
™ El Ahorro trasciende en la gestión y no sólo en el precio.
IMPORTANTE
El Art. 9 del Reglamento de la Ley nº 19.886 de Compras Públicas
nos señala que “ Cuando no procede la contratación a través de
Convenio Marco, por regla general las entidades celebrarán sus
Contratos de Suministro y/o Servicios a través de una Licitación
Pública…”.
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II. VENTAJAS AL COMPRAR POR CONVENIO
MARCO
LICITACIÓN
X
(0) Llamado
a Licitación
(1) Preguntas y
Respuestas
Comprador
Si producto NO
está en CM
(2) Entrega de
Propuestas
Tpo = 15 días
(4)
Notificación
Proveedor
Adjudicado
Proveedor
(3) Estudio y evaluación
de Propuestas
Convenio
Marco
Orden de
Orden de
Compra
Orden de
Compra
Orden de
Compra
Compra
• Requerimiento
Compra específica
Comprador
(5) Entrega Física,
Factura y Pago
Adquisiciones
Tpo = 2 días
Entrega Física,
Factura y Pago
Proveedor
III. ¿CÓMO SE GENERA UN CONVENIO MARCO?
Se lleva a cabo por la Dirección de Compras y Contratación Pública
quien licita los productos o servicios que necesita el Estado.
IMPORTANTE
™ La información entregada en los planes anuales sirve como parte
del insumo para complementar continuamente el Convenio Marco.
™ Si compramos con frecuencia algún producto o servicio que no se
encuentra en el Convenio Marco, se puede solicitar a la Dirección de
Compras y Contrataciones Públicas que evalúe los antecedentes y
determine la oportunidad y conveniencia de hacer un convenio marco
por ese bien servicio, Ej: C.M. Mediaguas (ONEMI), C.M. Servicio de
Salud (FONASA), C.M. Prótesis y Órtesis (FONADIS Y JUNAEB),
etc.
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IV. ¿CUANDO DEBEMOS UTILIZAR UN CONVENIO MARCO
La ley 19.886 de Compras Públicas establece que los organismos públicos
estarán obligados a usar como primera opción de compra el Catálogo
Electrónico (Convenio Marco), es decir, se debe consultar este Catálogo
antes de realizar una licitación pública, privada o contratación directa (Art. Nº
30 letra D de la Ley de Compras Públicas).
IMPORTANTE
Mientras más usemos el Convenio más proveedores estarán
interesados en participar de este sistema.
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V. PASOS PARA REALIZAR UNA ADQUISICIÓN POR
CONVENIO MARCO
Revisar condiciones comerciales en bases y revisar ficha de resumen del producto
Búsqueda del bien
en Catálogo Electrónico
SI
Gestión
de
entrega y
pago
Compra de
producto y
emisión de
OC
1
Definición de
requerimiento
Elaboración
Cuadro
Comparativo
NO
¿Se encontró
el producto en
Convenio
Marco?
Revisar la
posibilidad de
incorporar el bien
o servicio al
convenio marco.
(Se envía email a
los proveedores
solicitando
colocar producto
en catálogo, o se
puede contactar al
produc manager
del convenio).
Clausula:
“Actualización de
bienes y
Servicios”.
Otros
mecanismos de
compra:
1. Licitación
Pública
2. Licitación
Privada
3. Compra
Directa
Llamado y
recepción
de ofertas
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2
Selección
del
mecanismo
de
compra
3
VI. ¿CÓMO COMPRO DENTRO DEL CATÁLOGO
ELECTRÓNICO?
Puedo comprar un producto o servicio eligiendo por:
™ Marca
™ Cobertura (Disponibilidad en Regiones)
™ Plazos de entrega
™Cantidad por unidad de medida
™ Precio
™ Descuentos por volumen ofrecidos
™ Costo de Fletes
™ Servicio de pre y post venta
™ Criterios de Eficiencia Energética y compras sustentables (Directivas).
™ Otros (diseño, origen del producto, garantías, etc)
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IMPORTANTE
Es fundamental que revise los documentos adjuntos a la ficha de
los proveedores de los respectivos Convenios Marco, ya que en
ellos podría encontrar condiciones comerciales que podrían hacer
más conveniente su adquisición.
Si usted realizará una compra de gran volumen, revise en las
Bases de Licitación la clausula de “Grandes Compras” (Ver
procedimiento de Grandes Compras).
En el caso de ChileCompra Libros revisar la clausula de “Compras
Mayores”.
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PROCEDIMIENTO DE GRANDES COMPRAS EN CONVENIO MARCO (COMPRAS SUPERIORES A 1000 UTM)
1
Si necesita realizar
una compra mayor
a 1000 UTM,
contacte vía email
a los ejecutivos de
CM* indicando la
intención de
compra y
solicitando los
proveedores del
rubro de ese
producto o
servicio.
Estos ejecutivos
enviarán al
comprador una
lista con los
proveedores
adjudicados.
2
Luego,
los compradores
reciben la
información vía
email e invitan a
todos los
proveedores de la
lista.
Los proveedores
que aceptan
participar en la
oferta, publican su
oferta en el catálogo
en el ícono de
“Ofertas
Especiales”, el día
de compra
señalado.
3
El comprador revisa
las ofertas, y en un
plazo no menor a 10
días seguidos
genera un cuadro
comparativo
donde evaluará las
ofertas según los
criterios y
ponderaciones
establecidos en el
convenio.
Este cuadro
comparativo deberá
ser adjuntado a la
orden de compra y
resolución
respectiva.
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Comprador
adjudica la mejor
oferta y podría
suscribir un
Acuerdo
Complementario
(plazos de
entrega, entrega
diferida, etc).
Importante: (Art.14 bis)”…cuadro que será adjuntado a la orden de compra que se 14
emita y servirá de fundamento de la resolución que apruebe la adquisición”.
VII. ANTE PROVEEDORES EN IGUALDAD DE CONDICIONES:
1. PREFIERA A PROVEEDORES DE SU REGIÓN
2. PREFIERA PRODUCTOS Y SERVICIOS ENERGETICAMENTE MÁS EFICIENTES
3. AL TENER DUDAS SOBRE LOS PRODUCTOS O SERVICIOS PUEDE CONTACTAR A LOS PROVEEDORES O PRODUC MANAGERS
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VIII. PRINCIPALES CLAUSULAS Y CONSEJOS DE
USO DE CONVENIO MARCO
1) Compromiso del Mejor Precio.
2) Descuentos Especiales (Ofertas).
3) Incorporar el valor del flete en el precio final, si es que procede.
4) Otras monedas de uso en Convenio Marco.
5) Veracidad de la información.
6) Acuerdos Complementarios.
7) Mantención de la oferta en el Catálogo.
8) Rechazo OC (clausula: “operativa”).
9) Sanciones y Multas.
10) Procedimiento para aplicación de sanciones.
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1. COMPROMISO DEL MEJOR PRECIO
Los proveedores se comprometen a mantener en Convenio Marco
el mejor precio ofertado a sus clientes para los bienes y servicios
adjudicados. En caso que ofrezcan mejores precios a cualquiera de
sus clientes, estos deberán verse reflejados en el Catálogo
Electrónico de Convenios Marco.
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2. DESCUENTOS ESPECIALES (ofertas)
Los proveedores cuando lo estimen conveniente podrán otorgar
descuentos especiales para todas las Entidades sobre los precios fijados
en el convenio, independiente del monto de la compra que se trate. Estos
precios con descuentos especiales tendrán el carácter de oferta y se
deberán mantener por un plazo mínimos establecidos en cada una de las
bases de licitación.
Duración mínima 5 días hábiles
Por sobre los precios fijados en el convenio marco
Ofertas especiales
solidarias para todas
las entidades
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3. INCORPORAR EL VALOR DEL FLETE EN EL
PRECIO FINAL, SI ES QUE PROCEDE.
No olvidar las condiciones comerciales que presentan los fletes. Revisar
los cobros asociados al despacho de un producto e incluirlos, si procede,
en el precio final del producto. Comunicarse con el proveedor en el caso de
dudas con el valor final. Recordar que el cálculo del flete es manual, el
comprador es quien lo calcula e incorpora a la Orden de Compra.
4. OTRAS MONEDAS DE USO EN CONVENIO
MARCO
™ Existen convenios marco que debido a la naturaleza de su industria
se encuentran valorizados en otras monedas tales como Dólar o UF,
esto permite tanto a compradores como a proveedores mantenerse
acordes a los vaivenes de la economía.
™ La conversión de estas monedas a pesos chilenos se realiza en
base al día en que la OC de compra es emitida por el Organismo
comprador.
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5. VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN
™ Las condiciones reflejadas en la ficha de descripción del producto o
servicio son las mismas en las cuales estos productos fueron
adjudicados al proveedor.
™ Esto se cumple tanto para los precios, fotografías, descripción y
atributos variables. El proveedor es el responsable de la información
publicada en el sitio.
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6. ACUERDOS COMPLEMENTARIOS
Por acuerdo entre las entidades y el proveedor adjudicado, podrá
suscribirse un acuerdo complementario, en el cual se consigne el monto
de la garantía de Fiel Cumplimiento de acuerdo a lo establecido en artículo
68 del Reglamento de Compras, que en este caso corresponde a un 5%
del monto total del mencionado acuerdo, y se especifiquen las condiciones
particulares de la adquisición, tales como: condiciones y oportunidad de
entrega, despachos diferidos, entre otros.
Se basa en las condiciones del CM de referencia
Se pueden establecer modalidades de pago
Contrato definitivo
Se pueden concordar entregas diferidas
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Se puede adicionar condiciones especiales
7. MANTENCIÓN DE LA OFERTA EN EL
CATÁLOGO
Es deber y derecho del
proveedor:
BLOQUEAR SUS PRODUCTOS
™ Por falta de stock del proveedor.
™ Por estar descontinuados en el mercado.
™Cuando ha sido rechazada su solicitud
(ChileCompra) por alza de precios.
INCORPORAR SUS NUEVOS PRODUCTOS
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™ Por necesidades especiales a solicitud
de los compradores.
™ Por aparición de estos nuevos productos
en el mercado (envío de solicitud a
ChileCompra).
8. RECHAZO DE LA ORDEN DE COMPRA
Los proveedores adjudicados no podrán rechazar las Ordenes de Compra
válidamente emitidas, salvo:
™
Existencia de deuda vencida de la Entidad que emite la Orden de
Compra con el proveedor destinatario de la misma.
™
Deuda que se encuentre informada en el ranking de Reclamos
Pendientes, disponibles en el Sistema Electrónico que la Dirección
de Compras disponga para ello.
™
Que el valor de la OC recepcionada sea inferior al valor mínimo
declarado por el oferente en su oferta dentro del catálogo,
información que se encuentra disponible en la “ficha del proveedor”
en “condiciones comerciales”.
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9. SANCIONES Y MULTAS
1. Multas
Los proveedores podrán ser sancionados por las Entidades con el pago
de una multa por atraso en la entrega del producto, la cual podrá
hacerse efectiva a través de descuentos en el respectivo pago.
La multa por atraso en la entrega se aplicará por cada día hábil de atraso,
y se calculará como un % del valor del producto, siendo aplicable a las
cantidades que se entreguen atrasadas, respecto del plazo de entrega
acordado. Este porcentaje se encuentra definido en cada una de las bases
de licitación en CM.
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9. SANCIONES Y MULTAS
2. Suspensión Temporal del Catálogo Electrónico:
Los proveedores podrán ser sancionados por la DCCP con la suspensión
temporal en el Catálogo Electrónico de todos o parte de los productos que
tiene en Convenio Marco, en los siguientes casos:
A) Atrasos en la entrega de los productos superiores a 10 días hábiles.
Cabe señalar que en este caso, el tiempo de suspensión temporal en el
catálogo corresponderá al doble del tiempo de atraso en que incurrió el
proveedor, en cuyo caso el plazo de suspensión será en días hábiles.
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9. SANCIONES Y MULTAS
B) 3 reclamos mensuales de una o más Entidades. Cabe señalar
que en este caso el tiempo de suspensión temporal en el catálogo será
por un período de 7 días hábiles.
C) Entre 4 y 6 reclamos mensuales de una o más Entidades. Cabe
señalar que en este caso el tiempo de suspensión temporal en el
catálogo será por un período de 15 días hábiles.
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10. PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN DE
SANCIONES
Para que la DCCP proceda a aplicar al proveedor la sanción de
Suspensión Temporal del Catálogo Electrónico o la del Cobro de la Boleta
de Garantía por Fiel Cumplimiento de Contrato, deberá ceñirse al siguiente
procedimiento:
A)
La Entidad afectada deberá remitir a la DCCP un certificado emitido por el
Jefe del Servicio o quien tenga las atribuciones, donde conste lo siguiente:
I.
El número de la Orden de Compra
II.
La fecha de Emisión de la Orden de Compra
III. Los productos con rezago y sus respectivas cantidades rezagadas más los
correspondientes días hábiles de atraso
IV. La explicación del proveedor si la hubiere
V.
Adjuntar una copia de dicha Orden de Compra
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10. PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN DE
SANCIONES
B) Deberá requerirse expresamente por parte del comprador a la DCCP
la aplicación de alguna de las sanciones antes mencionadas.
C) Además de esto, se solicitará al proveedor respectivo un informe
detallado del caso expuesto por el comprador, en el cual realizará todos
los descargos correspondientes.
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PRODUC MANAGERS
EMAILS
GLORIA VENEGAS
gloria.venegas@chilecompra.cl
ÁNGELA SANCHEZ
angela.sanchez@chilecompra.cl
CONVENIO MARCO
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