convenio marco - ChileCompra Formacion

CONVENIO MARCO
ChileCompra formación
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OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN
Identificar las ventajas, finalidad y conveniencia
de realizar compras públicas por medio de
Convenio Marco
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ÍNDICE
I. PROCESO DE ABASTECIMIENTO
1. ¿Qué es un Convenio Marco?
2. Ventajas al comprar por
Convenio Marco
3. ¿Cómo se genera un
Convenio Marco?
4. ¿Cuándo debemos utilizar un
Convenio Marco?
II. PASOS PARA REALIZAR UNA
ADQUISICIÓN POR CONVENIO
MARCO
1 ¿Cómo compro dentro del catálogo
electrónico?
2. Procedimiento de grandes
compras en Convenio Marco
3. Principales cláusulas y consejos
de uso de Convenio Marco
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I. PROCESO DE ABASTECIMIENTO
Definición de
requeriemiento
1
Selección del
mecanismo de
compra
Llamado y recepción
de ofertas
2
3
Convenio Marco
Evaluación de
ofertas
4
Adjudicación
oferta
5
Recibo de
producto o
servicio
6
Seguimiento y
monitoreo de
la compra
7
4
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1. ¿QUÉ ES UN CONVENIO MARCO?
Es una modalidad de adquisición en la cual se establecen precios y
condiciones de compra para bienes y servicios. Tales bienes y
servicios se disponen en uno de los Catálogos Electrónicos
mediante el cual los organismos públicos acceden directamente,
pudiendo emitir una orden de compra a los proveedores licitados
(a través de una licitación pública), simplificando con ello los
procesos de compra ( Ver art. 2 del Reglamento de la Ley de
Compras Públicas).
En mercado público existen a la fecha dos tiendas electrónicas:
ChileCompra Express y ChileCompra Libros.
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EXISTEN 2 TIENDAS ELECTRÓNICAS:
Chilecompra express
Chilecompra libros
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2. VENTAJAS AL COMPRAR POR
CONVENIO MARCO
•
Precios y Condiciones ofrecidas mediante una licitación pública.
•
Facilita el proceso de compra.
•
El Ahorro trasciende en la gestión y no sólo en el precio
IMPORTANTE
El Art. 9 del Reglamento de la Ley nº 19.886 de Compras Públicas nos
señala que “ Cuando no procede la contratación a través de Convenio
Marco, por regla general las entidades celebrarán sus Contratos de
Suministro y/o Servicios a través de una Licitación Pública…”.
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AHORRO DE ETAPAS AL COMPRAR
POR CONVENIO MARCO V/S LICITACIÓN
LICITACIÓN
(0) Llamado
a Licitación
Comprador
(1) Preguntas
y Respuestas
(2) Entrega de
Propuestas
Tpo. promedio= 15 días
(4)
Notificación
Proveedor
Adjudicado
(5) Entrega Física,
Factura y Pago
Proveedor
(3) Estudio y evaluación
de Propuestas
Convenio Marco
Orden de
Orden de
Compra
Orden de
Compra
Orden de
Compra
Compra
• Requerimiento
Compra específica
Comprador
Adquisiciones
Tpo. promedio= 2 días
Proveedor
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3. ¿CÓMO SE GENERA UN CONVENIO
MARCO?
Se lleva a cabo por la Dirección de Compras y Contratación Pública
quien licita los productos o servicios que necesita el Estado.
IMPORTANTE
™ La información entregada en los planes anuales sirve como parte
del insumo para complementar continuamente el Convenio Marco.
™ Si compramos con frecuencia algún producto o servicio que no se
encuentra en el Convenio Marco, se puede solicitar a la Dirección de
Compras y Contrataciones Públicas que evalúe los antecedentes y
determine la oportunidad y conveniencia de hacer un convenio marco
por ese bien servicio, Ej: C.M. Mediaguas (ONEMI), C.M. Servicio de
Salud (FONASA), C.M. Prótesis y Órtesis (FONADIS Y JUNAEB), etc.
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4. ¿CUANDO DEBEMOS UTILIZAR UN
CONVENIO MARCO?
La ley 19.886 de Compras Públicas establece que los organismos
públicos estarán obligados a usar como primera opción de compra
el Catálogo Electrónico (Convenio Marco), es decir, se debe
consultar este Catálogo antes de realizar una licitación pública,
privada o contratación directa (Art. Nº 30 letra D de la Ley de
Compras Públicas).
IMPORTANTE
Mientras más usemos el Convenio más proveedores estarán
interesados en participar de este sistema.
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ÍNDICE
I. PROCESO DE ABASTECIMIENTO
1. ¿Qué es un Convenio Marco?
2. Ventajas al comprar por
Convenio Marco
3. ¿Cómo se genera un Convenio
Marco?
4. ¿Cuándo debemos utilizar un
Convenio Marco?
II. PASOS PARA REALIZAR UNA
ADQUISICIÓN POR CONVENIO
MARCO
1 ¿Cómo compro dentro del
catálogo electrónico?
2. Procedimiento de grandes
compras en Convenio Marco
3. Principales cláusulas y
consejos de uso de Convenio
Marco
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II. PASOS PARA REALIZAR UNA ADQUISICIÓN POR
CONVENIO MARCO
Revisar condiciones comerciales en bases y revisar ficha de resumen del producto
Búsqueda del bien
en Catálogo Electrónico
SI
Gestión
de
entrega y
pago
Compra de
producto y
emisión de
OC
1
Definición de
requerimiento
Elaboración
Cuadro
Comparativo
NO
¿Se encontró
el producto en
Convenio
Marco?
Revisar la
posibilidad de
incorporar el bien o
servicio al convenio
marco. (Se envía
email a los
proveedores
solicitando colocar
producto en
catálogo, o se
puede contactar al
produc manager del
convenio).
Clausula:
“Actualización de
bienes y Servicios”.
Otros
mecanismos de
compra:
1. Licitación
Pública
2. Licitación
Privada
3. Compra
Directa
Llamado y
recepción
de ofertas
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1. ¿CÓMO COMPRO DENTRO DEL
CATÁLOGO ELECTRÓNICO?
Puedo comprar un producto o servicio eligiendo por:
- Marca
- Cobertura (Disponibilidad en regiones)
- Plazos de entrega
- Cantidad por unidad de medida
- Precio
- Descuento por volumen ofrecido
- Costo de fletes
- Servicios pre y pos venta
- Criterios de eficiencia energética y compras sustentables
(Directivas)
- Otros
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IMPORTANTE
Es fundamental que revise los documentos adjuntos a la ficha de
los proveedores de los respectivos Convenios Marco, ya que en
ellos podría encontrar condiciones comerciales que podrían hacer
más conveniente su adquisición.
Si usted realizará una compra de gran volumen, revise en las
Bases de Licitación la clausula de “Grandes Compras” (Ver
procedimiento de Grandes Compras).
En el caso de Chilecompra Libros revisar la clausula de “Compras
Mayores”.
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2. PROCEDIMIENTO DE GRANDES COMPRAS EN
CONVENIO MARCO (COMPRAS SUPERIORES A 1000
UTM)
1
Si necesita realizar
una compra mayor a
1000 UTM, contacte
vía email a los
ejecutivos de CM*
indicando la
intención de compra
y solicitando los
proveedores del
rubro de ese
producto o servicio.
Estos ejecutivos
enviarán al
comprador una lista
con los proveedores
adjudicados.
15
2
Luego,
los compradores
reciben la información
vía email e invitan a
todos los proveedores
de la lista.
Los proveedores que
aceptan participar en
la oferta, publican su
oferta en el catálogo
en el ícono de
“Ofertas Especiales”,
el día de compra
señalado.
3
El comprador revisa
las ofertas, y en un
plazo no menor a 10
días seguidos genera
un cuadro
comparativo
donde evaluará las
ofertas según los
criterios y
ponderaciones
establecidos en el
convenio.
Este cuadro
comparativo deberá
ser adjuntado a la
orden de compra y
resolución respectiva.
4
Comprador
adjudica la mejor
oferta y podría
suscribir un
Acuerdo
Complementario
(plazos de
entrega, entrega
diferida, etc).
Importante: (Art.14 bis)”…cuadro que será adjuntado a la orden de compra que se emita y servirá de fundamento de la resolución que apruebe la adquisición”.
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ANTE PROVEEDORES EN IGUALDAD DE CONDICIONES:
1. PREFIERA A PROVEEDORES DE SU REGIÓN
2. PREFIERA PRODUCTOS Y SERVICIOS ENERGETICAMENTE
MÁS EFICIENTES
3. AL TENER DUDAS SOBRE LOS PRODUCTOS O SERVICIOS
PUEDE CONTACTAR A LOS PROVEEDORES O PRODUC
MANAGERS
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3. PRINCIPALES CLÁUSULAS Y
CONSEJOS DE USO DE CONVENIO
MARCO
1) Compromiso del Mejor Precio.
2) Descuentos Especiales (Ofertas).
3) Incorporar el valor del flete en el precio final, si es que procede.
4) Otras monedas de uso en Convenio Marco.
5) Veracidad de la información.
6) Acuerdos Complementarios.
7) Mantención de la oferta en el Catálogo.
8) Rechazo OC (clausula: “operativa”).
9) Sanciones y Multas.
10) Procedimiento para aplicación de sanciones.
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1. COMPROMISO DEL MEJOR PRECIO
Los proveedores se comprometen a mantener en Convenio Marco
el mejor precio ofertado a sus clientes para los bienes y servicios
adjudicados. En caso que ofrezcan mejores precios a cualquiera de
sus clientes, estos deberán verse reflejados en el Catálogo
Electrónico de Convenios Marco.
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2. DESCUENTOS ESPECIALES (ofertas)
Los proveedores cuando lo estimen conveniente podrán otorgar
descuentos especiales para todas las Entidades sobre los precios
fijados en el convenio, independiente del monto de la compra que
se trate. Estos precios con descuentos especiales tendrán el
carácter de oferta y se deberán mantener por un plazo mínimos
establecidos en cada una de las bases de licitación.
Duración mínima 5 días hábiles
Por sobre los precios fijados en el convenio marco
Ofertas
especiales
solidarias
para todas las
entidades
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3. INCORPORAR EL VALOR DEL FLETE EN EL
PRECIO FINAL, SI ES QUE PROCEDE.
No olvidar las condiciones comerciales que presentan los fletes.
Revisar los cobros asociados al despacho de un producto e
incluirlos, si procede, en el precio final del producto. Comunicarse
con el proveedor en el caso de dudas con el valor final. Recordar
que el cálculo del flete es manual, el comprador es quien lo calcula
e incorpora a la Orden de Compra.
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4. OTRAS MONEDAS DE USO EN CONVENIO
MARCO
Existen convenios marco que debido a la naturaleza de su industria
se encuentran valorizados en otras monedas tales como Dólar o UF,
esto permite tanto a compradores como a proveedores mantenerse
acordes a los vaivenes de la economía.
La conversión de estas monedas a pesos chilenos se realiza en
base al día en que la OC de compra es emitida por el Organismo
comprador.
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5. VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN
Las condiciones reflejadas en la ficha de descripción del producto o
servicio son las mismas en las cuales estos productos fueron
adjudicados al proveedor.
Esto se cumple tanto para los precios, fotografías, descripción y
atributos variables. El proveedor es el responsable de la
información publicada en el sitio.
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6. ACUERDOS COMPLEMENTARIOS
Por acuerdo entre las entidades y el proveedor adjudicado, podrá
suscribirse un acuerdo complementario, en el cual se consigne el
monto de la garantía de Fiel Cumplimiento de acuerdo a lo
establecido en artículo 68 del Reglamento de Compras, que en este
caso corresponde a un 5% del monto total del mencionado acuerdo,
y se especifiquen las condiciones particulares de la adquisición, tales
como: condiciones y oportunidad de entrega, despachos diferidos,
entre otros.
Se basa en las condiciones del CM de referencia
Se pueden establecer modalidades de pago
Contrato definitivo
Se puede adicionar condiciones especiales
Se pueden concordar entregas diferidas
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7. MANTENCIÓN DE LA OFERTA EN EL
CATÁLOGO
Es deber y derecho del
proveedor:
BLOQUEAR SUS PRODUCTOS
™ Por falta de stock del proveedor.
™ Por estar descontinuados en el mercado.
™Cuando ha sido rechazada su solicitud
(ChileCompra) por alza de precios.
™ Por necesidades especiales a solicitud
de los compradores.
INCORPORAR SUS NUEVOS PRODUCTOS
™ Por aparición de estos nuevos productos
en el mercado (envío de solicitud a
ChileCompra).
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8. RECHAZO DE LA ORDEN DE COMPRA
Los proveedores adjudicados no podrán rechazar las Ordenes de
Compra válidamente emitidas, salvo:
•
Existencia de deuda vencida de la Entidad que emite la Orden de
Compra con el proveedor destinatario de la misma.
•
Deuda que se encuentre informada en el ranking de Reclamos
Pendientes, disponibles en el Sistema Electrónico que la Dirección
de Compras disponga para ello.
•
Que el valor de la OC recepcionada sea inferior al valor mínimo
declarado por el oferente en su oferta dentro del catálogo,
información que se encuentra disponible en la “ficha del proveedor”
en “condiciones comerciales”.
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9. SANCIONES Y MULTAS
1. Multas
Los proveedores podrán ser sancionados por las Entidades con el
pago de una multa por atraso en la entrega del producto, la cual
podrá hacerse efectiva a través de descuentos en el respectivo
pago.
La multa por atraso en la entrega se aplicará por cada día hábil de
atraso, y se calculará como un % del valor del producto, siendo
aplicable a las cantidades que se entreguen atrasadas, respecto del
plazo de entrega acordado. Este porcentaje se encuentra definido
en cada una de las bases de licitación en CM.
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SANCIONES Y MULTAS
2. Suspensión Temporal del Catálogo Electrónico:
Los proveedores podrán ser sancionados por la DCCP con la
suspensión temporal en el Catálogo Electrónico de todos o parte de
los productos que tiene en Convenio Marco, en los siguientes
casos:
A) Atrasos en la entrega de los productos superiores a 10 días
hábiles. Cabe señalar que en este caso, el tiempo de suspensión
temporal en el catálogo corresponderá al doble del tiempo de atraso
en que incurrió el proveedor, en cuyo caso el plazo de suspensión
será en días hábiles.
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SANCIONES Y MULTAS
B) 3 reclamos mensuales de una o más Entidades. Cabe señalar
que en este caso el tiempo de suspensión temporal en el catálogo
será por un período de 7 días hábiles.
C) Entre 4 y 6 reclamos mensuales de una o más Entidades. Cabe
señalar que en este caso el tiempo de suspensión temporal en el
catálogo será por un período de 15 días hábiles.
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10. PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN DE
SANCIONES
Para que la DCCP proceda a aplicar al proveedor la sanción de Suspensión
Temporal del Catálogo Electrónico o la del Cobro de la Boleta de Garantía
por Fiel Cumplimiento de Contrato, deberá ceñirse al siguiente
procedimiento:
A)
La Entidad afectada deberá remitir a la DCCP un certificado emitido por el
Jefe del Servicio o quien tenga las atribuciones, donde conste lo siguiente:
I.
El número de la Orden de Compra
II.
La fecha de Emisión de la Orden de Compra
III. Los productos con rezago y sus respectivas cantidades rezagadas más los
correspondientes días hábiles de atraso
IV. La explicación del proveedor si la hubiere
V.
Adjuntar una copia de dicha Orden de Compra
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B) Deberá requerirse expresamente por parte del comprador a la
DCCP la aplicación de alguna de las sanciones antes mencionadas.
C) Además de esto, se solicitará al proveedor respectivo un
informe detallado del caso expuesto por el comprador, en el cual
realizará todos los descargos correspondientes.
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PRODUC MANAGERS
EMAILS
GLORIA VENEGAS
gloria.venegas@chilecompra.cl
ÁNGELA SANCHEZ
angela.sanchez@chilecompra.cl
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RESUMEN PROCESO ACREDITACIÓN 2010
(ver instructivo acreditación en http://formacion.chilecompra.cl)
ASPECTOS IMPORTANTES
PRUEBA DE ACREDITACIÓN
CONTENIDO PRUEBA DE
ACREDITACIÓN
• Prueba de 60 preguntas de alternativas
• Aprobación con un 60% de respuestas
correctas
• Aprobación de Monitoreo con un 40%.
(1 abril-30 septiembre). Consultas:
acreditacion@chilecompra.cl
• Realización prueba día 26 y 27 de
octubre
•
•
•
•
•
Ley
Reglamento
Malla Básica
Directivas de Compras
Dictámenes de Contraloría
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!GRACIAS POR SU ATENCIÓN!
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