La norma ISO 9001:2000 aplicada a los archivos

2a REUNIÓN DE ARCHIVOS DEL PODER
EJECUTIVO FEDERAL
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
La norma ISO 9001:2000 aplicada a los archivos
Ana Luisa Orozco Rodríguez
Noviembre 2007
Vertientes de desarrollo del AGN
Homologar procesos de trabajo, mediante la
difusión de procesos normalizados y
certificados,
aplicando
normas
internacionales, políticas y lineamientos en
materia de archivos administrativos e
históricos.
Norma ISO 9001
ISO = prefijo griego
“ISOS” = Igualdad
ISO son las siglas en ingles de la Organización Internacional de
Normalización con sede en Ginebra, Suiza. Creada en 1947.
En la década de los 80’s se solicitó a ISO en Ginebra, la elaboración
de una norma internacional para los sistemas de administración de la
calidad, la cual conocemos hoy bajo el nombre de ISO -9000.
ISO 9000 Norma Internacional para los Sistemas de Gestión de
la Calidad.
Familia ISO 9000:2000
Sistemas de Gestió
Gestión de la
Calidad
Fundamentos y vocabularios
ISO--9000
ISO
Sistemas de Gestió
Gestión de la
Calidad
Par consistente
Sistemas de Gestió
Gestión de la
Calidad
Requisitos
Recomendaciones para la
mejora del desempeñ
desempeño
ISO--9001
ISO
ISO--9004
ISO
Requisitos de la norma ISO 9001:2000
1. Alcance.
2. Referencia Normativa.
3. Términos y Definiciones.
4. Sistema de Gestión de la Calidad.
5. Responsabilidad de la Dirección.
6. Gestión de los Recursos.
7. Realización del Producto.
8. Medición, Análisis y Mejora.
Porque certificar con la norma ISO?
La norma ISO 9001:2000 es una norma internacional para la
gestión de la calidad; es decir, no está orientada al producto
o servicio, sino al proceso de trabajo. Se ha elaborado para
guiar a las organizaciones en la implantación, la operación y
certificación de sistemas de gestión de la calidad eficaces.
La certificación es
universitaria:
un equivalente a terminar
la carrera
“Lo prepara para ser un profesional pero NO garantiza el éxito”
Beneficios de la certificación
¾ Se tiene un sistema documentado, que da consistencia a la operación y
gestión de la calidad de la empresa certificada.
¾ Se tienen manuales con procedimientos de operación, donde los
responsables de utilizarlos los conocerán, aplicarán y tendrán evidencia
documental del cumplimiento de estos manuales y procedimientos.
¾ Fortalece la planeación, control y mejora continua en todos los procesos
clave.
¾ Desarrolla una cultura de calidad.
¾ Mejora la imagen de la empresa ante sus mercados.
¾ La información generada por el sistema facilita la mejora en los datos, los
resultados de auditorias internas y la medición de la satisfacción del cliente.
Sistemas de Gestión de Calidad
Plan de
la Calidad
Manual de
la Calidad
PR.
Elaboración y
control de
documentos
Listado
maestro
de control de
documentos
PR.
Control de
los registros
PR. Acción
Preventiva y
Correctiva
PR.
Capacitación
Materiales
Equipos
PR.
Adquisiciones
PR.
Auditoría
Interna
Comité Calidad
Mejora Continua
Personal
Listado de
control de
registros
PR.
Revisión de
la Dirección
Seguimiento
de Acciones
Preventivas y
Correctivas
Informe de
indicadores
de calidad
Proceso
PR.
Control de
Producto no
Conforme
Cliente
PR.
del negocio
FT.
del PR
IT.
Del procedim.
Auditoría
Externa
PR.
Medicion de
la Satisfacción
del Cliente
Sistemas de Gestión de Calidad en los archivos
Un archivo tiene como principales objetivos:
¾ Custodiar, organizar, conservar y describir su acervo.
¾ Facilitar y promover su consulta y aprovechamiento público.
¾ Determinar las políticas para proporcionar los servicios de consulta
y reprografía al público usuario.
Todo archivo al tener una misión y objetivos que cumplir con una
estructura orgánica, hace factible implantar un Sistema de Gestión
de Calidad como cualquier otro tipo de organización.
Por lo cual es necesario darle importancia a los procesos
archivísticos como parte de los sistemas de trabajo de la
organización, más aun, considerando que la información que
resguardan los archivos es base fundamental para la toma de
decisiones.
Sistemas de Gestión de Calidad en los archivos
Calidad: Conjunto de elementos y acciones, tangibles o intangibles que
ayuden a satisfacer las expectativas del Cliente.
¾ Satisfacción de los requerimientos del usuario.
¾ Nivel de excelencia en la organización.
Producto/servicio: Resultado de un proceso.
¾ En un archivo sería lo resultante de cada una de las tareas archivísticas:
documentos descritos, guías, inventarios, catálogos, etc.
¾ En el área de conservación: registro diario de temperatura y humedad y
registro de documentos restaurados.
¾ En el área de consulta: proporcionar la documentación y la reprografía
solicitada por el usuario.
¾ En el área de Difusión: dar a conocer los acervos con los que se cuenta.
Sistemas de Gestión de Calidad en los archivos
Cliente: Organización o persona que recibe el producto o servicio.
Los usuarios.
En un archivo son los usuarios a los que se les proporcionan los servicios.
Es importante considerar que actualmente, el usuario de los archivos ya no
es solo un conjunto de historiadores, su clientela abarca un grupo diverso
integrado por investigadores, genealogistas, campesinos, académicos,
comunicadores, instituciones, públicas y privadas que han desarrollado
nuevas formas de analizar, interpretar y aprovechar la información de los
documentos.
Por lo anterior es necesario que los archivos evolucionen, viendo las
necesidades de sus clientes, ofreciendo más y mejores servicios.
Procesos certificados del AGN
En 2003 se certificaron 2 procesos:
¾ Control de gestión documental.
¾ Servicio de consulta del Archivo Histórico Central.
En 2004 se certificaron 2 procesos más:
¾ Proceso de Microfilmación.
¾ Consulta del Diario Oficial de la Federación.
Sistema de Administración
de Archivos (SAA)
Proceso de Control de
gestión documental.
Proceso de Control de gestión documental.
Política de la Calidad
Proporcionar el servicio de correspondencia y gestión
documental en tiempo y forma, contribuyendo a la
respuesta oportuna de las solicitudes de servicio al
AGN, logrando la satisfacción de nuestros usuarios y
la mejora continua del Sistema de Administración de la
Calidad.
Proceso de Control de gestión documental.
Referencia:
Manual de calidad
del proceso
Proceso de Control de gestión documental.
Recepción de documentos. Para recibir las solicitudes de servicio
(Documentos de Entrada) que los clientes hacen por escrito al AGN.
Registro de documentos. Para registrar en el Sistema de Administración
de Archivos (SAA), en su módulo de trámite, las solicitudes de servicio
(Documentos de Entrada) que se hacen por escrito al AGN, generar la
ficha de control.
Proceso de Control de gestión documental.
Ficha
Control:
de
Proceso de Control de gestión documental.
Entrega
de
documentación a las
áreas correspondientes.
Para turnar en tiempo y
forma las solicitudes de
servicio que se hacen
por escrito al AGN, a las
áreas correspondientes
y estás puedan realizar
las
acciones
conducentes.
Proceso de Control de gestión documental.
Trámite
de
Cierre
y
correspondencia de salida.
Para que las áreas emitan
una respuesta por oficio y
se haga llegar en tiempo y
forma al o los responsable
de cada solicitud de servicio
que se hace por escrito al
AGN, además de registrarlo
en
el
Sistema
de
Administración de Archivos
(SAA).
Proceso de Control de gestión documental.
Objetivos de la calidad
Recepción de Documentos de Entrada en la Unidad de
Correspondencia (Etapa 1)
La fecha y hora en que llega la solicitud a la Unidad de
Correspondencia del AGN, cumpliendo con requisitos de entrada.
–
–
–
–
–
–
Dirigido al Archivo General de la Nación (AGN).
Que incluyan los anexos mencionados.
Que consigne el nombre y cargo de quien remite el
Documento de Entrada.
Que consigne la dirección de quien remite el Documento de
Entrada.
Documento con firma autógrafa (original).
Traer acuse de recibo.
Proceso de Control de gestión documental.
Objetivos de la calidad
Registro de Documentos de Entrada en la Unidad de
Correspondencia (Etapa 2)
El Tiempo transcurrido desde el momento en que ingresa un documento de
entrada a la Unidad de Correspondencia del AGN, hasta que se captura y se
da de alta en el Sistema de Administración de Archivos SAA, cumpliendo con
los siguientes tiempos establecidos:
Entrega
de
Documentación
correspondientes (Etapa 3)
a
las
áreas
El Tiempo transcurrido desde el momento en que ingresa un documento de
entrada a la Unidad de Correspondencia del AGN y se hace llegar al área
correspondiente con la Ficha de Control respectiva, cumpliendo con los
siguientes tiempos establecidos.
Proceso de Control de gestión documental.
Objetivos de la calidad
Trámite de Documentos y Correspondencia
(Etapa 4)
de Salida
El tiempo en que las áreas tramitan en la Unidad de Correspondencia el
documento de salida y la Unidad de Correspondencia lo registra en el
Sistema SAA, cumpliendo con los siguientes tiempos establecidos.
El tiempo que tarda la Unidad de Correspondencia en entregar a cada
destinatario el Documento de Salida que emiten las diferentes Direcciones
como respuesta a las solicitudes de servicio al AGN.
Proceso de Control de gestión documental.
Proceso de Control de gestión documental.
Reportes de Control
Proceso de Control de gestión documental.
Reportes de Control
Conclusiones
A pesar de que los principales objetivos de un Archivo son:
conservar, clasificar, inventariar y difundir la memoria histórica, en
la actualidad los archivos tienen que enfrentar nuevos retos los
cuales deberán solventar de manera eficaz, mediante la
implantación y uso de sistemas basados en normas
internacionales (ISO, ISAD-G, ISAR-CPF, ISAF), con apoyo
herramientas informáticas, respaldos digitales y lo que nuestros
usuarios nos demanden.
También es importante seguir promoviendo reuniones entre
archivos con la finalidad de difundir y adoptar las mejores
practicas, de acuerdo a las experiencias de cada dependencia o
entidad.
Ana Luisa Orozco Rodríguez
Jefa de departamento de Innovación y Calidad
Archivo General de la Nación
aorozco@segob.gob.mx