INSTITUTO TECNOLOGICO DE AGUA PRIETA COMPILACION DE DATOS Arabella Alonso Samaniego Agua Prieta Sonora a 08 de Noviembre de 2011. 2.7 COMPILACION DE DATOS 2.7.1 INTEGRACION DE PAPELES DE TRABAJO Los requisitos básicos que deberán contener los papeles de trabajo Son: Nombre de la entidad auditada. Descripción del tipo de examen Descripción del área o componente objeto de examen Período de examen Índice o código del papel de trabajo Iníciales del personal que los preparó, revisó y supervisó los papeles de trabajo. Fecha de elaboración del papel de trabajo. Referenciación del procedimiento del programa de auditoría que se desarrolle. ÍNDICE El ordenamiento de los papeles de trabajo deberá hacerse de acuerdo a las agrupaciones de cuentas o áreas definidas en el examen, para lo cual se podrá utilizar el tipo de índice alfabético, numérico y alfanumérico. En el caso de auditorías financieras, los índices en los papeles de trabajo específicos se aplicarán por subgrupos de cuentas, relacionados con el Estado de Situación Financiera y el Estado de Posición financiera. En los casos necesarios, se podrá aplicar Índices por ciclos operacionales. REFERENCIACIÓN: El auditor debe referenciar los papeles de trabajo, incluyendo el informe final de la Auditoria, permitiendo la interrelación cruzada entre sí. EJEMPLO DE CONTENIDO DEL ARCHIVO PERMANENTE Y CORRIENTE El archivo permanente y corriente, deberán contener al menos la información siguiente: CÓDIGO CONTENIDO DEL ARCHIVO PERMANENTE Información sobre antecedentes y organización de la entidad auditada. Estructura organizativa de la entidad. Reglamentos, de organización y funciones. Extractos o copias de acuerdos importantes y otros documentos legales importantes. Creación, modificaciones y otros documentos relacionados. Plan estratégico Plan anual operativo. Manuales Institucionales Presupuesto autorizado. Acuerdos o decisiones importantes tomadas por la superioridad. Extractos sobre el sistema de contabilidad. Nombres de personal clave, autorizados para procesar los asientos contables; para firmar y aprobar operaciones Estados financieros. Documentos de Auditoria Informes de auditoría: De la Corte de Cuentas. De auditoría interna. De firmas privadas. CÓDIGO CONTENIDO DEL ARCHIVO CORRIENTE o legajo de Auditoria Informe de auditoría. Carta a la Gerencia Respuestas de la administración Estados financieros Hojas de trabajo Sumarias Cedulas de detalle Cédulas analíticas Determinación de la Muestra Examen de la Muestra Hallazgos de Auditoria Cédulas sumarias o de resumen Son aquellas que contienen el primer análisis de los datos relativos a uno de los renglones de las hojas de trabajo y sirven como nexo entre ésta y las cédulas de análisis o de comprobación. Las cédulas sumarias normalmente no incluyen pruebas o comprobaciones; pero conviene que en ellas aparezcan las conclusiones a que llegue el Auditor como resultado de su revisión y de comprobación de la o las cuentas a la que se refiere. Las cédulas sumarias se elaboran teniendo en cuenta los rubros correspondientes a un grupo homogéneo, que permita el análisis de manera más eficiente. Para cada sumaria debe existir un rubro en la Hoja de Trabajo. Esquema de una cédula sumaria de efectivo: CÉDULAS ANALÍTICAS O DE COMPROBACIÓN En estas cédulas se detallan los rubros contenidos en las cédulas sumarias, y contienen el análisis y la comprobación de los datos de estas últimas, desglosando los renglones o datos específicos con las pruebas o procedimientos aplicados para la obtención de la evidencia suficiente y competente. Si el estudio de la cédula analítica lo amerita, se deben elaborar sub-cédulas. En términos generales la cédula analítica es la mínima unidad de estudio, aunque como se afirma en el párrafo precedente existen casos en los cuales se hace necesario dividir la analítica para un mejor examen de la cuenta. La analíticas deben obligatoriamente describir todos y cada uno de las técnicas y procedimientos de auditoría que se efectuaron en el estudio de la cuenta, pues en estas cédulas y en las subanalíticas se plasma el trabajo del auditor y son las que sirven de prueba del trabajo realizado. En este nivel se ha desarrollado el método deductivo, pues se ha partido de lo general (los estados financieros) y se ha llegado a lo particular (la cédula analítica o subanalítica) . Ahora se debe iniciar el método deductivo, es decir, partir de lo particular (la cédula analítica o subanalítica) para llegar a lo general (los estados financieros) y de esta manera emitir una opinión sobre estos estados tomados en conjunto. Para iniciar el método deductivo es necesario ir registrando los valores obtenidos en las subanalíticas con las analíticas, los de las analíticas con las sumarias y las sumarias con las hojas de trabajo. En otras palabras, realizar el trabajo inverso, hasta llenar completamente las hojas de trabajo. Cuando se termina de llenar la última hoja de trabajo se ha terminado el trabajo de campo de la auditoría y se procede entonces a la labor de evaluación para emitir el dictamen. Es necesario efectuar referencias cruzadas de los saldos que obtiene el auditor a raíz de su examen, estas consisten el anotar frente al valor y dentro de un círculo el índice de la cédula a la cual se traslada el saldo obtenido y en la cédula que lo recibe igualmente anotar el índice de la cédula de donde procede. Ambos valores deben coincidir exactamente para que se considere referencia cruzada. En la práctica de auditorias, los auditores emplearán siempre que fuere posible, un método uniforme de índices, referenciación y marcas de auditoría. Se integran los por los archivos que se mencionan además con la información obtenida de la auditoria. Se integran las cedula de auditoria cuyo documento es el que guarda el trabajo realizado por el auditor sobre la cuenta o rubro sujeto a el examen. Las cedulas de auditoría se consideran de dos tipos; básicas y especificas, cedulas tradicionales se consideran estándar y su uso es muy común y muy conocido come es el ejemplo de la Cedula Sumaria que es el resumen de toda la revisión de una cuenta o rubro u área de operación, Las cedulas Analíticas, se detalla los conceptos que conforman una cuenta por separado, es decir cuenta por cobra, clientes ya sea como se otorgo el crédito y se harán tantas como sean necesarias para presentar claramente los procedimientos aplicados a la cuenta que se revisan. Existen otras cedulas que se realizan de forma eventual ya que no tiene un lineamiento impositivo ya que se realizan para una cuenta especifica, sin olvidar que aunque sean eventuales están obligadas a presentar las mismas característica de una cedula en forma. 2.7.2 VERIFICACION PENDIENTE DE AUDITORIA En la etapa final de la auditoria es necesario que el auditor verifique los pendientes que tiene para poder cerrar la auditoria en forma “Los auditores deben comunicar a los auditados, a quienes contratan o soliciten servicios de auditoria y al Comité de auditoría, la naturaleza y alcance del trabajo a realizar y que la auditoria incluirá un reporte de cumplimento legal y un reporte de control interno.” Si es el caso de la entidad auditada y en caso que se tengan pendientes antes del cierre del ejercicio, Evitando así la pérdida de tiempo y modificaciones al trabajo presupuestado en la carta de honorarios, existen ejemplos de pendientes de auditoría, ya que como todo trabajo contable está sujeto a doble verificación de lo registrado en contabilidad, La cuenta que por su naturaleza o grado de dificultad se ha quedado pendiente de revisión, Algún registro pendiente por causas adjudicable a la entidad o responsabilidad total del auditor. 2.7.3 PRESENTACION Y DISCUSIÓN CON LA ADMINISTRACION DE AJUSTES Y RECLASIFICACIONES Lo siguiente está relacionado con cuestiones de ética profesional ya que a lo largo de este estudio estamos consientes de que se deben encontrar errores, los cuales corregirán siempre con la autorización de la Administración, como se menciono el apartado anterior cuando se detecta un ajuste o una reclasificación es necesario comentarlas con la autoridad de la entidad para resolver el asunto, Mediante una reunión con los directivos de la entidad y los propuestos por los auditores, se debe comentar cual es la repercusión de dicha operación a sus estados financieros así como que beneficios tendría hacer una corrección, Es donde el profesional de auditoria debe mostrar su paciencia, además de sus reservas sobre sus comentarios y los efectos económicos de un cambio en la entidad. Una vez que por común acuerdo se han presentado y discutido los ajustes o reclasificaciones se procede a ingresarse a la contabilidad de la entidad para proporcionar información real que deberá presentar, Es importante que el auditor considere que el resultado de su opinión es en base a los hallazgos encontrados y por lo mismo debe demostrarse seguro de lo que ha presentado de ahí radica la confianza en su grupo de trabajo y todo el personal que integra el despacho contratado.