tabla de retención documental

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
1-2024
94
HISTORIA PENSIONAL
Copia
Capítulo I Pensiones de Jubilación
Solicitud pensión
Fotocopia cédula ciudadanía
Certificaciones laborales
Declaración Juramentada
Registro Civil de Nacimiento
Certificado de devengados
Consulta cuota Parte Pensional y Soportes
Respuesta a Solicitud de Cuota Parte
Cuota Parte Pensional Interna y soportes
Resolución de pensión
Notificación de la resolución
Recurso de reposición
Constancia de Ejecutoria
Reporte de Nómina
Solicitud de revocatoria directa
Resolución mediante la cual se resuelve el
recurso o la solicitud de revocatoria directa
Diligencia de notificación
Sentencia Judicial
Aceptación renuncia
Certificado de ingresos y retenciones
Registro de defunción
Reliquidaciones
Solicitud de Re liquidación
Resolución de reliquidación y Soportes
Capítulo II Pensiones complemento
Notificación de compartibilidad pensional
Resolución ISS
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Central
X
1
19
X
Disposición
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
Documento de trámite, se elimina cumplido le
tiempo de retención.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
SECRETARIA GENERAL
1
Grupo de Pensiones
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
Vo. Bo. Edna Mariana Linares Patiño, Coordinadora Grupo de Pensiones
versión 2012
-
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Acumulado anual de nóminas del
pensionado
Comprobante contable por auxiliar del
retroactivo pensional
Certificación Bancaria
Resolución de complemento (SENA – ISS
y/o Col –Pensiones)
Acta de notificación
Constancia de Ejecutoria
Recurso de reposición
Solicitud de revocatoria
Resolución mediante la cual se resuelve el
recurso o la solicitud
Acta de Notificación
Reporte de nómina
Sentencia judicial
Cobro coactivo
Acuerdo de pago
Cobro ejecutivo
Capítulo III Pensiones de sobrevivientes
Solicitud de sustitución pensional
Registro Civil Defunción
Registro Civil de nacimiento
Registro Civil de Matrimonio
Declaraciones extrajuicio
Publicación periódico
Resolución de Sustitución
Recurso de reposición
Solicitud revocatoria directa
Resolución mediante la cual se resuelve
recurso o la solicitud
Copia
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Disposición
Central
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
SECRETARIA GENERAL
2
Grupo de Pensiones
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
Vo. Bo. Edna Mariana Linares Patiño, Coordinadora Grupo de Pensiones
versión 2012
-
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Central
1
19
X
Como soporte financiero de pensión, se
conserva totalmente como evidencia del proceso
adelantado.
1
19
X
Se conserva permanentemente en el expediente
pensional porque soporta derechos
fundamentales para el titular
SF
SE
M
D
S
E
X
X
X
Acumulado anual de nóminas del
funcionario
CUOTAS PARTES PENSIONALES EXTERNAS
X
X
X
X
X
Fotocopia cédula ciudadanía
Certificaciones laborales
Registro Civil de Nacimiento
Certificado de devengados
Proyecto de resolución
Consulta Cuota parte pensional
X
X
X
Respuesta Cuota parte pensional
(aceptación, objeción y reiteraciones)
Resolución de pensión entidad externa
Notificación de la resolución
BONOS PENSIONALES
X
X
X
Consulta
Resolución que reconoce y ordena
pagar el bono
Objeción del reconocimiento
104
Tecnologia de
Conservación
X
Constancia recibo carné de
identificación
Certificado de ingresos y retenciones
24
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Archivo
Gestión
X
Notificación de la resolución
Sentencia judicial
47
Copia
Soporte
Electró
nico
Disposición
X
X
X
INFORMES
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
SECRETARIA GENERAL
3
Grupo de Pensiones
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
Vo. Bo. Edna Mariana Linares Patiño, Coordinadora Grupo de Pensiones
versión 2012
-
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
08
Copia
Disposición
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Central
x
1
4
SF
Informes de Gestión
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
Soporta únicamente la gestión anual de la
Entidad. Esta Información está consolidada en
la Dirección de Planeación, por tanto se elimina
una vez culminado el tiempo de retención.
X
Informes
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
SECRETARIA GENERAL
4
Grupo de Pensiones
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
Vo. Bo. Edna Mariana Linares Patiño, Coordinadora Grupo de Pensiones
versión 2012
-
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012