tabla de retención documental
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Dirección General Tradición Retención Documental (años) CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES Dependencia SERIE SUBSERIE Soporte Físico Original 1-2027 141 Soporte Electró nico Copia Archivo Gestión Disposición PROCEDIMIENTO Final CT Archivo Central SF Tecnologia de Conservación SE M D S E NÓMINA 01 X Planillas de Nómina Resumen de Nómina Listado de Bancos Certificación de Pago de Nómina Reportes de Tiempo Suplementario Resoluciones de Nombramiento Provisional y Ordinarios Certificación de Cuenta bancaria Contratos de Aprendizaje X 1 79 X X X Conservar totalmente como garante de derechos fundamentales de los ex funcionarios, genera valor secundario de carácter legal, fiscal e histórico, sea plica digitalización certificada para garantizar la consulta. X X X X X X X X Contratos de Trabajador Oficial Resoluciones Novedades de personal, Quinquenios, Prima Técnica, Préstamos Calamidad, Vacaciones en dinero Licencias no remuneradas Libranzas con Entidades Financieras Libranzas de Servicio Médico Asistencial Solicitud de Auxilio Educativo T.O. Solicitud de Auxilio para Anteojos de T.O. Solicitud de Prima de Nacimiento Solicitud de Prima de Matrimonio Embargos Autorización Descuento Préstamos Vivienda Ascensos T.O Resolución Auxilio Funerario X X X X X X X X X X X X CONVENCIONES TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla = Tipo Documental SECRETARIA GENERAL 1 Nombre Grupo de Administración de Salarios SECRETARIA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Vo. Bo. Orlando Paez Galindo, Coordinador Grupo de Administración de Salarios - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Dirección General Tradición Retención Documental (años) CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES Dependencia SERIE SUBSERIE Soporte Físico Original Primas coordinación X Auxilio Educativo EP X Aportes Voluntarios a Pensión X Reporte de Pensionados X Central X 1 9 X Se elimina cumplido el tiempo de retención porque no genera ningún valor secundario. 1 9 X Documento de trámite, cumplido el tiempo de retención se debe eliminar 1 9 SE M D S E X X X X X X X X X LIQUIDACIÓN DE CESANTÍAS Liquidación Cesantías Sena X X Solicitud de Liquidación y Pago de Cesantías Resolución de Liquidación y Pago de Cesantías Parciales o Definitivas Notificación de Resolución Recursos de Reposición Resolución Resolviendo recurso X X X X Notificación 02 SF X Comprobante de Pago de Seguridad Social Recibo de Incapacidades EPS Planilla Resumen Detallado de Pago por Sucursal Reportes sobre Diferencias de Nomina y Sistema de Seguridad Social Comprobantes Traslado entre Fondos y EPS 01 Tecnologia de Conservación Archivo Gestión AUTOLIQUIDACION MENSUAL DE APORTES 120 PROCEDIMIENTO Final CT Archivo Soporte Electró nico X Reducciones de suspensiones Reporte de liquidación de Viáticos 009 Copia Disposición X X Remisión de Liquidación para Pago Liquidación Cesantías Fondo Nacional del Ahorro Documento de trámite, cumplido el tiempo de retención se debe eliminar CONVENCIONES TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla = Tipo Documental SECRETARIA GENERAL 2 Nombre Grupo de Administración de Salarios SECRETARIA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Vo. Bo. Orlando Paez Galindo, Coordinador Grupo de Administración de Salarios - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Dirección General Tradición Retención Documental (años) CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES Dependencia SERIE SUBSERIE Soporte Físico Original Soporte Electró nico Copia Certificación de Pago de Cesantías al Fondo Nacional del Ahorro Relación de Pago de la Dirección General y Regionales Comprobante de Pago Cesantías al Fondo Nacional del Ahorro Solicitud de traslado al FNA o FNV Traslados entre el FNA – FNV o viceversa PROCEDIMIENTO Final CT Archivo Tecnologia de Conservación Archivo Gestión Central 5 0 X Surtidos los tramites y cumplidos los tiempos de retención se pueden eliminar, no generan valor secundario 1 4 X Soporta únicamente la gestión anual de la Entidad. Esta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención. SF SE M D S E X X X X X X Certificación de Cesantías expedida por las Regionales Comunicación legalización traslados X X Solicitud de Retiro Parcial y Definitivo de Cesantías Solicitud de Aclaración a liquidación de Cesantías FNA y/o al FNV Consolidado Anual 032 Disposición X X CERTIFICACIONES 06 104 Certificación de Devengados X Solicitud de Certificación X Certificaciones X Remisión de Certificados X INFORMES 08 Informes de Gestión X X Informe CONVENCIONES TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla = Tipo Documental SECRETARIA GENERAL 3 Nombre Grupo de Administración de Salarios SECRETARIA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Vo. Bo. Orlando Paez Galindo, Coordinador Grupo de Administración de Salarios - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012
