PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME

Código: SI-P-02
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE PRODUCTO Y/O SERVICIO NO
CONFORME
Versión: 07
Vigente Desde:
21/05/2015
1. OBJETIVO
Identificar y controlar el Producto y/o Servicio No Conforme que se genere en la operación de los procesos del
Ministerio del Interior y el Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia, para prevenir su entrega,
uso o aplicación no intencional.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la identificación del producto y/o servicio y sus características y finaliza con la
socialización del informe de la gestión del producto NO Conforme.
El control del Producto y/o Servicio NO Conforme se aplica solo en aquellos procesos que desarrollen la misión de la
entidad.
3. DEFINICIONES
Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una No conformidad detectada u
otra situación indeseable.
Acción Preventiva: Acción tomada para evitar una No conformidad potencial u otra situación potencialmente
indeseable.
Autoridad: Es la facultad y el derecho de conducir y de hacerse obedecer dentro de ciertos límites preestablecidos.
Característica de la Calidad: Cualidad inherente a un producto, proceso o sistema relacionada con un requisito de
norma, que diferencia uno de otro.
Cliente Externo: Toda persona o entidad que se le entregan productos y/o servicios generados por el Ministerio del
Interior.
Cliente Interno: Cada uno de los empleados de una compañía que reciben productos y/o servicios de la misma
compañía a la que pertenecen.1
Concesión: Autorización para utilizar o liberar un producto que No es conforme con los requisitos especificados.
Conformidad. Cumplimiento de un requisito.
Corrección: Acción tomada para eliminar una No conformidad detectada.
Producto y/o servicio. Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.
Producto No Conforme: Producto y/o servicio, que no cumple con uno o varios de los requisitos o características de
calidad definidas. (Aplica cuando se detecta en cualquier parte de la cadena de valor el incumplimiento de una
característica o requisito del producto o servicio)
Reparación: Acción tomada sobre un producto No conforme para convertirlo en aceptable en su utilización prevista.
Puede afectar o cambiar partes del producto o servicio no conforme.
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
Responsabilidad: Derecho natural u otorgado a un individuo en función de su competencia para reconocer y aceptar
las consecuencias de un hecho. 2
1
Evans, James Lindsay William, Administración y Control de la Calidad, Thompson, México, 2005, Pág. 17
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CONTROL DE PRODUCTO Y/O SERVICIO NO
CONFORME
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21/05/2015
4. SIGLAS
N/A
5. NORMATIVIDAD
5.1. LEYES.

Ley 872 de 2003 Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y
en otras entidades prestadoras de servicios.
5.2.



OTRAS.
NTC-ISO 9001: 2008: Sistema de gestión de la calidad. Requisitos.
NTC-ISO 9000: 2005: Sistema de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario.
NTC-GP 1000: 2009: Sistema de Gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Público y otras
Entidades Prestadoras de Servicios. Requisitos.
6. DESARROLLO
6.1. Generalidades.
El producto NO Conforme se configura, cuando se incumple alguna de las características que le son inherentes;
en este caso debe identificarse como Producto NO Conforme para evitar su uso no intencionado y debe tratarse
conforme las acciones previstas en este procedimiento.
Para identificar los productos y/o servicios y sus características se cuenta con el formato “Identificación del
Producto y/o Servicio y sus características”, el cual debe ser actualizado cada vez que estos productos y/o
servicios y sus características cambien.
6.2. Pasos del procedimiento
FLUJOGRAMA
TAREA
PUNTO DE
CONTROL
RESPONSABLE
Inicio
Identificar y registrar el
producto y/o servicio y sus
características
Identificar y registrar el
producto y/o servicio NO
Conforme
1
2
Identificación del
Registrar
en
el
formato
Líder de Proceso y/o
Producto
y/o
“Identificación del Producto y/o
Subproceso –
Servicio y sus
Servicio y sus características”, los
funcionarios
características
productos y/o servicios generados
designados
por cada uno de los procesos y/o
subprocesos de la entidad.
Registro
Registrar en el formato “Registro de
Producto
Producto
y/o
Servicio
NO
Servicio
Conforme”, el producto y/o servicio y
Conforme
la(s) característica(s) incumplida(s),
cuando aplique
de
y/o
NO
Líder de Proceso y/o
Subproceso –
funcionarios
designados
Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública. NTCGP 1000: 2009. Fundamentos y Vocabulario, Requisitos.
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PROCEDIMIENTO
CONTROL DE PRODUCTO Y/O SERVICIO NO
CONFORME
FLUJOGRAMA
1
Aplicar el tratamiento al
Producto No Conforme
TAREA
Aplicar la “Corrección” al Producto
y/o Servicio No Conforme y registrar
en el formato “Registro de Producto
y/o
Servicio
NO
Conforme”,
indicando la NO Conformidad
presentada, la corrección o la acción
Verificar que el
tomada.
producto
corregido, cumpla
Realizada
la
“Corrección”
el
con
todas
Producto y/o Servicio se somete condiciones
nuevamente a las revisiones, previstas para su
verificaciones
y
aprobaciones
uso y aplicación
previstas, para demostrar su
conformidad,
y
se
entrega
nuevamente al cliente.
Trimestralmente
el
Líder
del
Proceso debe elaborar y enviar a la
Oficina Asesora de PlaneaciónGrupo de Mejoramiento Continuo,
un reporte del estado de la Gestión
del Producto y/o Servicio NO
Conforme, mediante la aplicación
del formato “Reporte de la Gestión
del Producto y/o Servicio NO
Conforme”.
Determinar e informar a la
OAP, el estado de la
Gestión del Producto y/o
Servicio NO Conforme
PUNTO DE
CONTROL
Este reporte debe hacerse llegar
dentro de los 10 primeros días del
mes de abril, julio, octubre del año
en curso y enero del año siguiente y
así
sucesivamente
con
cada
vigencia fiscal.
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RESPONSABLE
Líder de Proceso y/o
Subproceso –
funcionarios
designados
Alertar,
recordar
con antelación el
envío del reporte
del estado de la
gestión
del
Producto
y/o
Servicio
NO
Conforme.
Líder de Proceso y/o
Subproceso –
funcionarios
designados
2
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PROCEDIMIENTO
CONTROL DE PRODUCTO Y/O SERVICIO NO
CONFORME
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Elaborar y socializar
informe consolidado del
estado de la gestión del
Producto y/o Servicio NO
Conforme
Versión: 07
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21/05/2015
Al final de cada trimestre se procede
a realizar un informe consolidado
del estado de la gestión del
producto y/o Servicio NO Conforme,
el cual explica los datos que se
recibieron de los procesos y luego
de revisado y aprobado se publica
en el sitio de consulta del Ministerio
del Interior y se informa de los
resultados a los líderes de los
procesos.
Cuando se presenten reiterados
incumplimiento
de
las
características establecidas sobre
un mismo producto y/o servicio, el
dueño del proceso debe tomar las
acciones que corresponda para
determinar las causas que están
generando
dichas
NO
Conformidades
y
formular
el
correspondiente
plan
de
mejoramiento para eliminar las
causas, de tal forma que no vuelvan
a ocurrir.
Informe
Consolidado de la
Gestión
del
Producto
y/o
Servicio
NO
Conforme
Funcionario del
Grupo de
Mejoramiento
Continuo
Coordinador Grupo
Mejoramiento
Continuo
Jefe OAP
En este caso debe aplicarse el
procedimiento
“Acciones
Preventivas, Correctivas y de
Mejora”.
Nota. La información consolidada
de la conformidad del producto y/o
servicio se toma como información
de entrada para la revisión por la
dirección.
Fin
7. REGISTRO






Identificación del Producto y/o Servicio y sus características
Registro de Producto y/o Servicio NO Conforme
Reporte de la Gestión del Producto y/o Servicio NO Conforme.
Informe Consolidado de la Gestión del Producto y/o Servicio NO Conforme
Plan de Mejoramiento
Análisis de la Causa Raíz, cuando aplique
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CONTROL DE PRODUCTO Y/O SERVICIO NO
CONFORME
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21/05/2015
8. INFORMACIÓN
INFORMACIÓN
GENERADA
RESPONSABLE
Líderes y/o responsables
de Proceso y/o
Subproceso.
Productos y sus
características
Registro de Producto y/o
Servicio NO Conforme
Reporte de la Gestión del
Producto y/o servicio NO
Conforme
Informe Consolidado de
la Gestión del Producto
y/o servicio NO
Conforme
Líderes y/o responsables
de Proceso y/o
Subproceso
Líderes y/o responsables
de Proceso y/o
Subproceso
FRECUENCIA
UBICACIÓN
Cada vez que se
identifique o que haya
cambios
www.mininterior.gov.co
Trimestralmente
www.mininterior.gov.co
Trimestralmente
9. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
SIGI
DESCRIPCIÓN
Sistema de Información
del Sistema Integrado de
Gestión Institucional
RESPONSABLE
Profesional encargado
UBICACIÓN
www.mininterior.gov.co
10. ANEXOS
Anexo No. 1. Formato Identificación del Producto y/o Servicio y sus características - SI-P-02-F01
Anexo No. 2. Formato Registro de Producto y/o Servicio NO Conforme SI-P-02-F02
Anexo No. 3. Formato Reporte de la Gestión del Producto y/o Servicio NO Conforme SI-P-02-F03
11. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
05/04/2010
30/03/2011
15/11/2011
CAMBIO
El procedimiento fue modificado en su totalidad, se
recomienda ver la versión 01 administrada en los documentos
de obsoletos.
Se agregó la siguiente actividad. Bimestralmente el Director
deberá elaborar el informe de la conformidad del producto o
servicio de acuerdo con los productos o servicios que haya
realizado y remitirlo a la Oficina Asesora de Planeación, Grupo
SIGI, para que allí se consolide la información y sirva como
insumo para la revisión de la Dirección.
Se elaboró formato de “Reporte Bimestral de la conformidad
del producto o servicio”.SI-P-03-F03.
Se revisó estructura y se elimina el numeral 3 Política de
Operación, y 8 Riesgos se enumeraron actividades, se incluyó
enfoque por proceso en los responsables de las tareas dejando
así líderes de Proceso y/o Subproceso, se incluye el
Procedimiento en el punto de registros el Procedimiento Acción
Preventiva Correctiva y/o de Mejora SI-P-04, debido a la
importancia de eliminar las causas de los productos y/o
VERSIÓN
02
03
04
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Código: SI-P-02
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE PRODUCTO Y/O SERVICIO NO
CONFORME
FECHA
30/07/2012
02/05/2013
04/05/2015
CAMBIO
servicios No Conformes
Se elimina la segunda del procedimiento (Análisis y evaluación
de efectos) encontrando que se asimila a la primera. Además
se incluye un punto control en la tarea 5.1.4 finalmente se
actualizaron y modificaron los formatos haciéndolos más
sencillos para su diligenciamiento. Se tuvieron en cuenta las
recomendaciones de la Oficina de Control Interno para la
actualización del Documento.
Se elimina la numeración del procedimiento, se ajusta el
alcance. Se revisó y ajustó el desarrollo del procedimiento,
dejando claro que se considerará un Producto y/o servicio No
Conforme cuando estos hayan sido entregados al cliente y/o
incumplen los requisitos establecidos, implícitos u obligatorios,
determinados necesariamente para el cumplimiento de la
satisfacción del cliente.
Se modifica el formato de Reporte de Producto y/o Servicio No
Conforme SI-P-03-F02. Se le incluye nota al Formato SI-P-03F03
Se modifica la versión 5 con el fin de actualizar la imagen del
Ministerio del Interior y cambiar los logos de certificación por la
nueva entidad certificadora, además de organizar la
numeración del procedimiento y de los anexos del mismo y
reajustar el paso a paso del procedimiento.
Se modifica la versión 06 con el fin de actualizar de forma
genérica su contenido y actualizar el logo y lema del Ministerio
del Interior y sus formatos.
Elaboró
Firma
Aprobó
Firma
Marco Jiménez Medrano
Profesional Universitario
Ângela Maria López Gutiérrez
Jefe Oficina Asesora Planeación
Versión: 07
Vigente Desde:
21/05/2015
VERSIÓN
05
06
07
Reviso:
____________________________________
Gloria Inés Díaz Carrillo
Profesional Especializado
Grupo Mejoramiento Continuo
“Archivar en” 1103.47.03 Procesos y Procedimientos- Estratégicos- Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional
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