Veure nota. - Associació Catalana d`Assessors Fiscals, Comptables

GUIA SOBRE LA LEGALITZACIÓ DELS LLIBRES DE COMPTABILITAT DE
L'EXERCICI 2014.
Barcelona, 23 febrer 2015
Benvolguts associats/ades
Advertir que per a aquesta campanya de legalització dels llibres de comptabilitat, serà
obligatori, amb caràcter general, la seva presentació telemàtica.
Conforme a la Instrucció de 12 de febrer de 2015 (que adjuntem), respecte d'exercicis
iniciats a partir del 29 de setembre de 2013 no serà possible la legalització de llibres
en suport paper o en suport electrònic de qualsevol tipus no presentats per via
telemàtica.
Sense perjudici de l'anterior, i en relació als exercicis iniciats amb posterioritat al 29 de
setembre de 2013 i tancats fins al dia 31 de desembre de 2014, quan per justa causa
no sigui possible la presentació en format electrònic dels llibres obligatoris o
d'algun d'ells, el registrador permetrà la presentació en format paper, en el termini
establert legalment, de llibres formats per fulles enquadernades i emplenades en els
termes d'article 333 del Reglament del Registre Mercantil.
Així mateix quan per problemes tècnics no sigui possible la presentació dels
fitxers a legalitzar per via telemàtica, excepcionalment es permetrà la
presentació en el Registre mitjançant dispositius d'emmagatzematge de dades
complint amb els requisits que estableix la instrucció 23.
Les al·legacions per escrit hauran d'acompanyar-se a la instància de presentació dels
llibres físics o en suport magnètic.
Cal tenir en compte, per tant, que els diversos programes de comptabilitat siguin
capaces de generar els arxius amb el format exigit pel Registre Mercantil per a la seva
presentació telemàtica. Per tant haurem de tenir en compte de poder convertir aquests
fitxers, tant per al programa informàtic que usem en els nostres despatxos, com el que
utilitzin els nostres clients.
Així mateix, ja no serà possible legalitzar cap llibre oficial en blanc, ni tan sols el llibre
d'actes. A més, les actes que s'hagin aprovat durant l'exercici 2014 hauran de ser
presentades telemàticament al Registre Mercantil dins dels quatre primers mesos de
l'any 2015.
ACAT – Associació Catalana d’Assessors Fiscals, Comptables i Laborals
Per a la presentació telemàtica dels llibres cal disposar d'un certificat d'usuari, si bé,
una vegada donats d'alta en el Registre Mercantil com a nou client, podrem presentar
els llibres de comerç de terceres empreses.
Els llibres enquadernats en blanc i ja legalitzats només podran ser utilitzats per a
comptabilitats, contractes i actes d'exercicis oberts abans de 29 de setembre de 2013.
Una vegada finalitzat aquest últim exercici social, es procedirà al tancament dels
mateixos mitjançant diligència que s'acreditarà, en el primer enviament telemàtic
d'aquests llibres, amb la incorporació d'un arxiu que inclogui la certificació de l'òrgan
d'administració que faci constar aquesta circumstància.
Per això s'aconsella preparar amb el degut temps el tancament de les comptabilitats,
la recopilació de les actes que s'hagin d'enviar en format telemàtic i revisar que els
diversos programes de comptabilitat converteixen correctament els arxius que s'han
d'enviar al Registre Mercantil.
També aconsellem fer alguna prova real al més aviat possible per anar-se
familiaritzant amb el nou procediment de legalització de llibres.
Per descomptat tenir en compte que el termini finalitza el 30 d'abril i en ser presentació
telemàtica no serà possible presentar en termini els llibres fora d'aquesta data (s’ha
suprimit la presentació d'instàncies amb assignació posterior de dia i hora per
presentar els llibres com venia succeint fins ara).
Us adjuntem manual de presentació i model d'al·legacions per impossibilitat de
presentar el format telemàtic.
Per a qualsevol dubte o aclariment podeu contactar amb acat@acatfcl.cat
Josep M Paños Pascual
President ACAT
ACAT – Associació Catalana d’Assessors Fiscals, Comptables i Laborals
GUIA SOBRE LA LEGALIZACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
DEL EJERCICIO 2014.
Barcelona, 23 febrero 2015
Apreciados asociados/as
Advertir que para esta campaña de legalización de los libros de contabilidad, será
obligatorio, con carácter general, su presentación telemática.
Conforme a la Instrucción de 12 de febrero de 2015 (que adjuntamos), respecto de
ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013 no será posible la
legalización de libros en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo no
presentados por vía telemática.
Sin perjuicio de lo anterior, y en relación a los ejercicios iniciados con posterioridad al
29 de septiembre de 2013 y cerrados hasta el día 31 de diciembre de 2014, cuando
por justa causa no sea posible la presentación en formato electrónico de los
libros de llevanza obligatoria o de alguno de ellos, el registrador permitirá la
presentación en formato papel, en el plazo establecido legalmente, de libros
formados por hojas encuadernadas y cumplimentadas en los términos de artículo 333
del Reglamento del Registro Mercantil.
Asimismo cuando por problemas técnicos no sea posible la presentación de los
ficheros a legalizar por vía telemática, excepcionalmente se permitirá la
presentación en el Registro mediante dispositivos de almacenamiento de datos
cumpliendo con los requisitos que establece la instrucción Vigésimo tercera.
Las alegaciones por escrito deberán acompañarse a la instancia de presentación de
los libros físicos o en soporte magnético.
Hay que tener en cuenta, por tanto, que los diversos programas de contabilidad sean
capaces de generar los archivos con el formato exigido por el Registro Mercantil para
su presentación telemática. Por lo tanto deberemos tener en cuenta de poder convertir
estos ficheros, tanto para el programa informático que usemos en nuestros despachos,
como el que utilicen nuestros clientes.
Asimismo, ya no será posible legalizar ningún libro oficial en blanco, ni siquiera el libro
de actas. Además, las actas que se hayan aprobado durante el ejercicio 2014 deberán
ser presentadas telemáticamente al Registro Mercantil dentro de los cuatro primeros
meses del año 2015.
ACAT – Associació Catalana d’Assessors Fiscals, Comptables i Laborals
Para la presentación telemática de los libros es preciso disponer de un certificado de
usuario, si bien, una vez dados de alta en el Registro Mercantil como nuevo cliente,
podremos presentar los libros de comercio de terceras empresas.
Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para
contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de
2013. Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los
mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos
libros, con la incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de
administración que haga constar dicha circunstancia.
Por ello se aconseja preparar con el debido tiempo el cierre de las contabilidades, la
recopilación de las actas que se deban enviar en formato telemático y revisar que los
diversos programas de contabilidad convierten correctamente los archivos que se
deben enviar al Registro Mercantil.
También aconsejamos hacer alguna prueba real lo antes posible para irse
familiarizando con el nuevo procedimiento de legalización de libros.
Por supuesto tener en cuenta que el plazo finaliza el 30 de abril y al ser presentación
telemática no serà posible presentar en plazo los libros fuera de esta fecha (se suprimí
la presentación de instancias con asignación posterior de dia y hora para presentar los
libros como venía sucediendo hasta ahora).
Os adjuntamos manual de presentación y modelo de alegaciones por imposibilidad de
presentar el formato telemático.
Para cualquier duda o aclaración contactar con acat@acatfcl.cat
Josep M Paños Pascual
President ACAT
ACAT – Associació Catalana d’Assessors Fiscals, Comptables i Laborals