UNIVERSIDAD CENTROAMERICANA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES Contabilidad y Finanzas Asignatura: Organización Empresarial Unidad IV. Organigramas Docente: Lic. Martha Xiomara Zamora G. Noviembre, 2011 Unidad IV. Organigramas Unidad IV. Organigramas Contenidos Específicos 1.1 Concepto....................................................................................................... 3 1.2 Elementos que se reflejan en un Organigrama ............................................ 3 1.3 Finalidad Del Organigrama .......................................................................... 4 1.4Funciones Del Organigrama ......................................................................... 4 1.5 Ventajas del Organigrama ............................................................................ 5 1.6 Desventajas Del Organigrama...................................................................... 5 1.7 Contenido Del Organigrama ........................................................................ 6 1.8 Clases de Organigramas .............................................................................. 8 1.9 Aspectos a considerar al momento de elaborar Organigramas .................. 11 1.10 Información Adicional ............................................................................. 14 2 Unidad IV. Organigramas Unidad IV. Los Organigramas Por organizar entendemos que es establecer o reformar algo, sujetando a reglas el número, orden, armonía y dependencia de sus partes. Las organizaciones son entes complejos que requieren un ordenamiento jerárquico que especifique la función que cada uno debe ejecutar en la empresa. Por ello la funcionalidad de ésta, recae en la buena estructuración del organigrama, el cual indica la línea de autoridad y responsabilidad, así como también los canales de comunicación y supervisión que acoplan las diversas partes de un componente organizacional. 1.1 Concepto El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las ciencias administrativas para análisis teóricos y la acción práctica. Sobre su concepto, existen diferentes opiniones, pero todas muy coincidentes. Estas definiciones, arrancan de las concepciones de Henri Fayol. Por ejemplo, un autor define el organigrama de la manera siguiente: “Una organigrama es un cuadro sintético que indica los aspectos importantes de una estructura de organización, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su función respectiva.”1 Otro autor expone su concepto de esta forma: “El organigrama constituye la expresión, bajo forma de documento de la estructura de una organización, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre las diversas partes componente.” 2 Al analizar estas definiciones observamos que cada una de ellas conserva la esencia del mismo, y únicamente se diferencian en su forma y en su especificación. Un autor considera que los organigramas son útiles instrumentos de organización y nos revelan: “La división de funciones, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de la comunicación, la naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros; y las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma.”3 1.2 Elementos que se reflejan en un Organigrama Según el concepto de organigrama, este muestra: Figuras La estructura de la organización 1 2 3 TERRY, George, PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN, México, 1961, Pág. 385 RICCARDI, Ricardo, El manual del director, Madrid, 1965, Pág. 71 LEENER, Georges de, Tratado de organización de empresas, Madrid, 1959. 3 Unidad IV. Organigramas Los aspectos más importantes de la organización Las funciones Las relaciones entre las unidades estructurales Los puestos de mayor y aun los de menor importancia Las comunicaciones y sus vías Las vías de supervisión Los niveles y los estratos jerárquicos Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización Las unidades de categoría especial. El organigrama tiene alcances mayores y otros propósitos, por ejemplo, para relaciones publicas, para formación de personal, fiscalización e inspección de la organización, evaluación de la estructura, reorganización, evaluación de cargos, entre otros. 1.3 Finalidad Del Organigrama Un organigrama posee diversas funciones y finalidades. Un autor expone lo siguiente: 1. Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos. 2. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función. 3. Muestra una representación de la división de trabajo, indicando: a) Los cargos existentes en la compañía. b) Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas. c) Como la autoridad se le asigna a los mismos. 4 1.4 Funciones Del Organigrama Para la ciencia de la administración: Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones. Para el área de organización y sistema: Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización 4 MARCANO, Ángel. El organigrama y la organización. 4 Unidad IV. Organigramas Para el área de administración de personal: El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal. Y en forma general sirve para: Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización. Comunicar la estructura organizativa. Reflejar los cambios organizativos. 1.5 Ventajas del Organigrama El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen las siguientes: 1.- Obliga a sus autores aclarar sus ideas 2.-Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción 3.- Muestra quién depende de quién 4.- Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus puntos fuertes y débiles 5.-Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía 6.- Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen 7.- Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organización. 1.6 Desventajas Del Organigrama No obstante las múltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se deben pasar por alto sus principales defectos que son: 1.- Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de información. 2.- No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería posible construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, ésta en realidad no se puede someter a esta forma de medición. Además si se dibujaran las distintas líneas indicativas de relaciones informales y de canales de información, el organigrama se haría tan complejo que perdería su utilidad. 5 Unidad IV. Organigramas 3.- Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organización es dinámica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos. 4.- Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status. 1.7 Contenido Del Organigrama Un organigrama puede contener diversos datos, pero según el criterio de un autor, estos son sus principales contenidos: 1) Títulos de descripción condensada de las actividades. Esto incluye generalmente el nombre de la compañía y la actividad que se defina. 2) Nombre del funcionario que formuló las cartas. 3) Fecha de formulación. 4) Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organización, etc.). 5) Leyenda (explicación de líneas y símbolos especiales) 5 Símbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama 1) Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica. 1.1 Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre 1.2 . Las horizontales señalan especialización y correlación. 1.3 Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando. 1.4 Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo. 5 LEENER, George de. Tratado de organización de empresas, Madrid, 1959. 6 Unidad IV. Organigramas 2) 3) 4) Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales. Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma. Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio recuadro,, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar. 5) Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura. 6) Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un número en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo número. 7 Unidad IV. Organigramas 1.8 Clases de Organigramas Según la forma como muestran la estructura son: a) Analíticos: suministran información detallada. Se destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor. b) Generales: este tipo de organigramas se limita a las unidades de mayor importancia. Se les denominan generales por ser los más comunes. c) Suplementarios: se utilizan para mostrar una unidad de la estructura en forma analítica o más detallada. Son complemento de los analíticos. 2. Según la forma y disposición geométrica de los organigramas, estos pueden ser: 2.1Verticales (tipo clásico): representa con toda facilidad una pirámide jerárquica, ya que las Organigrama Vertical Director Subdirector de Mercadotecnia Subdirector de Producción Subdirector de Finanzas Subdirector de Personal Gerente de Publicidad Gerente de Ventas Superintendencia "A" Superintendencia "B" Gerente de Oficina Contraloría Gerente de Empleos Gerente de Admon de Salarios Depto. de Medios Depto de Inv. de Mercado Depto. de compras Almacén Depto de Crédito y Cobranzas Depto. de Capac. y Desarrollo Depto. de Contratación Depto de Selección unidades se desplazan, según su jerarquía, de arriba abajo en una graduación jerárquica descendente. Ventajas: 1. Son las más usadas y, por lo mismo, fácilmente comprendidas. 2. Indicar en forma objetiva las jerarquías del personal. Desventajas: Se produce el llamado “efecto de triangulación”, ya que, después de dos niveles, es muy difícil indicar los puestos inferiores, para lo que se requeriría hacerse organigramas muy alargados. 8 Unidad IV. Organigramas 2.2Horizontales (De izquierda a derecha): Son una modalidad del organigrama vertical, porque representan las estructuras con una distribución de izquierda a derecha. En este tipo de organigrama los nombres de las figuras se colocan en el dibujo in recuadros, aunque pueden también colocarse las figuras geométricas. Gerente de Admón.salarios Subdirector de Personal Gerente de empleos Depto de selección Depto de selección Contraloría Depto de selección Gerente de Oficina Depto de Crédito y Cobranza Superintendencia Depto de compras Subdirector de Finanzas Director Subdirector de Producción Gerente de ventas Subdirector de Mercadotecnia Depto de Inv. mercado Gerente de sucursales Depto de Zonas Gerente de publicidad Depto de Medios Ventajas: 1. Siguen la forma normal en que acostumbramos leer. 2. Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulación. 3. Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal. Desventajas: Son pocos usados en prácticas, y muchas veces, aun pudiendo hacerse una sola carta de toda la organización, resultan los nombres de los jefes demasiado apiñados y, por lo tanto, poco claros 2.3 Organigrama Mixto: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base. 9 Unidad IV. Organigramas 2.4 Organigrama Escalar: Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino líneas encima de los cuales se colocan los nombres. Cuando una línea sale en sentido vertical de una línea horizontal, muestra la autoridad de esta ultima. Asamblea de Accionistas Consejo Directivo Gerente General Gerente de Personal Enc.Sueldos y salarios Enc.Relaciones Laborales Gerente de Organización Enc. Sistemas fábrica Enc.Sistemas de Oficina Contralor Enc. de cobranzas Contador General Cajero Gerente de Producción Jefe de Almacén Jefe de Montaje Jefe de Acabado Gerente Comercial Jefe Ventas Locales Jefe Ventas Foráneas Ventajas: Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras. 10 Unidad IV. Organigramas Desventajas: Estos organigramas son poco usados todavía, y aunque resultan muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro, para destacarlo adecuadamente. 2.5 Organigrama circular o concéntrico: Los niveles jerárquicos se muestran mediante círculos concéntricos en una distribución de adentro hacia a afuera. Este tipo de organigrama es recomendado por la práctica de las relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinación que traducen los organigramas verticales. Ventajas: 1. Señalan muy bien, forzando a ello, la importancia de los niveles jerárquicos. 2. Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del status más alto o más bajo. 3. Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel. Desventajas: Resultan confusos y difíciles de leer; que no permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario y que fuerzan demasiado los niveles 1.9 Aspectos a considerar al momento de elaborar Organigramas 1. Realizar una investigación sobre la estructura organizativa: determinando las unidades que constituyen la Organización y la forma como establecen las comunicaciones entre ellas. 2. Funciones o actividades que realiza cada una. 3. Relación o subordinación existente entre las unidades organizativas. 11 Unidad IV. Organigramas Técnicas: 1. 2. Las casillas deben ser rectangulares. Las líneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el órgano inmediato que va a recibir las órdenes del anterior. Al construir un organigrama se debe tener presente: Las líneas de nivel son siempre horizontales. Delimitar con precisión las unidades o Dependencias. Señalar de forma más completa las relaciones existentes. Escribir correctamente el nombre de las Unidades o Dependencias y en caso de utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del gráfico. o Línea o Ejecución: línea de mando, debe caer verticalmente. o Estado Mayor o Staff: la línea que indica su relación es horizontal. o Línea Punteada: para indicar las relaciones de Coordinación. Señalar mediante las técnicas de elaboración las relaciones de: Las unidades que no tiene claramente definidas su ubicación administrativa, pueden colocarse en el nivel especial o señalarse particularmente al pie del organigrama. Ningún organigrama debe tener carácter definitivo, su verdadera utilidad está en revisarlo y actualizarlo periódicamente. Los organigramas deben ser orgánicos, articulados, simétricos, uniformes y armoniosos. Cuando el número de unidades de un mismo nivel es grande, y dificulta su inclusión en forma horizontal, pueden presentarse verticalmente. Símbolos Geométricos 1. Línea Vertical: a. Nivel de Autoridad: Ejemplo 2. Línea Horizontal: Las divisiones son unidades especializadas que corren al mismo nivel de la línea horizontal indicada indicando así la correlación existente entre ellas. Las líneas verticales que caen directamente sobre y en la parte media del recuadro indican "mando". b. Relación de Mando o Jerarquía: Ejemplo 3. Línea Horizontal: Cuando la línea horizontal está colocada lateralmente indicará una relación de apoyo, en el ejemplo el Consejo General colocado al lado de la unidad principal señala relación de apoyo. 12 Unidad IV. Organigramas c. Relación de Apoyo: Ejemplo 4. Las líneas no continuas formadas por puntos o segmentos se utilizan para expresar relaciones de coordinación. -----------d. Relación de Coordinación. Ejemplo 5. La estructura tiene continuidad en el sentido indicado por la flecha o sea que existen otros departamentos semejantes que no están representados. e. Continuidad de la Organización Importante Las líneas que unen los componentes orgánicos en el diagrama indican los diferentes tipos de relaciones existentes entre éstos, o lo que es lo mismo, entre una figura geométrica y otra. Los organigramas más frecuentes suelen presentar una sola clase de línea, pero en algunos casos puede observarse la existencia de distintos tipos de trazos, cada uno de los cuales representará un tipo especial de relaciones. Los siguientes conceptos se deben considerar para dibujar las mismas: a. El punto de origen y de terminación de la línea El punto de arranque u origen ilustra donde radica la autoridad o de donde surge la relación especial que existe. El punto de terminación indica la unidad sobre la cual recae esa autoridad o el componente con el cual se tiene la relación especial. Dado que el vínculo jerárquico supone una relación de contenido bidireccional, no es necesario que las líneas que lo representan terminen en flechas. En el diagrama ramificado en vertical, que es el organigrama comúnmente utilizado en el Gobierno, la autoridad fluye de la parte alta de éste hacia abajo (hacia la base) y la responsabilidad se manifiesta en sentido ascendente, pero no es necesario expresar su doble orientación. Es importante que en el diagrama se refleje claramente esta línea de mando, con respecto a cada unidad de trabajo. Es importante, además, que la relación principal de autoridad y responsabilidad se dibuje de modo que todas las unidades de trabajo que dependan de un determinado jefe o supervisor queden ligadas a éste por una sola línea, adecuadamente ramificada como se ejemplifica a continuación: 13 Unidad IV. Organigramas Es conveniente no cruzar dos líneas que no tienen relación. Al representar la relación entre dos o más unidades, se debe evitar interrumpir la línea que une otras unidades. No obstante, si fuere necesario cruzar una línea para ilustrar dicha relación, ésta deberá hacerse de forma diferente, o tal vez, mediante la interrupción de la línea continua. Toda vez que sea necesario dicha interrupción se deberá identificar con una flecha o asterisco. La relación a ilustrarse deberá explicarse con nota al calce. Ejemplo: 1.10 Information Adicional CRITEROS PARA LA ELABORACION DE ORGANIGRAMAS 1. Disposición funcional o por departamentos Cuando la empresa se ordena por medio de departamentos, en cada uno de los cuales se concentran todas las tareas de un mismo tipo: departamento comercial, técnico, social,... Esta disposición es la más utilizada en la organización o estructura centralizada empresarial, porque todos los puestos están centralizados por el presidente o director general de la empresa. 2. Disposición territorial El criterio de ordenación utilizado en este caso es la zona o sector de territorio que abarca, lo que permite conocer a fondo las características del mercado en ese ámbito geográfico, pudiendo adaptarse a sus necesidades. 3. Disposición divisional o por productos En este caso la distribución del trabajo se realiza agrupando las funciones relativas a un producto o conjunto de productos con características comunes, lo que permite adaptar la política de la empresa a ese articulo o genero. Esta fórmula de organización, así como la anterior son ejemplos de estructuras descentralizadas, en las que la organización general se divide en unidades menores, con una cierta independencia y objetivos propios. También se puede ordenar los órganos de la empresa en las que aparecen varios criterios aplicados conjuntamente, en distintos niveles de la empresa. Normalmente en los niveles superiores se emplea en distribución funcional, pudiéndose combinar, en otros niveles inferiores, con una división por zonas o por productos. 14 Unidad IV. Organigramas Los nombres en los Organigramas Es importante la presentación clara, breve y correcta del nombre de la organización y de sus unidades de trabajo, para que no surjan dudas a la hora de presentarlas. Consideraciones que deben tenerse presente: a. El nombre del organismo deber ser el que aparece en la ley o estatuto que lo crea. b. Los nombres de las unidades deben cotejarse para asegurarse que están correctamente identificadas. Las unidades deberán designarse con nombres que clara e inconfundiblemente indiquen el quehacer de la unidad. c. El nombre de la unidad debe siempre describir, en forma breve, la función o funciones que se realiza en la misma para así facilitar la comunicación y el uso de la gráfica. La nomenclatura debe reflejar la función principal que se realiza en la unidad; no el puesto del incumbente, excepto en el caso del alto nivel gerencial del organismo y en alguna otra situación muy especial. Correcto Incorrecto Oficina de Auditoría Oficina del Auditor Oficina de Contraloría Oficina del Contralor Oficina de Asesoramiento Legal Oficina de Asesoramiento 15