Rama Judicial del Poder Público Consejo Superior de la Judicatura Sala Administrativa SIGC PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS 1. OBJETIVO DA Definir las actividades y criterios necesarios para la adecuada elaboración, revisión, aprobación y control de los documentos internos del Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad. LA 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para el control de los documentos internos de que hacen parte de los procesos del SIGC, tanto a nivel central como seccional. La documentación interna del Sistema de Gestión Integrado de Gestión y Control de Calidad se refiere a: RO • • • • El manual de calidad. Caracterización de los procesos. Los procedimientos documentados requeridos en la Norma NTCGP1000:2004. Los demás procedimientos requeridos por la entidad para el cumplimiento de sus objetivos institucionales y que le permitan asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos. Los formatos. Las fichas técnicas de los indicadores y medición de indicadores. Mapa de riesgos Presentaciones NT • • • • 3. RESPONSABLE CO El responsable de cada proceso a nivel central y los enlaces seccionales de los procesos deben garantizar la adecuada implementación del presente procedimiento 4. DEFINICIONES Aprobación: acción de verificar la correspondencia entre el contenido de un documento con las políticas, objetivos y/o requisitos que deben ser cumplidos para la realización de una actividad. Borrador del Documento: Documento elaborado previo al definitivo, para corrección y posterior aprobación. A Código: Corresponde a la identificación única del documento. PI Comité del SIGC: Equipo de trabajo creado con el fin de velar por la implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad. CO Control de Documentos: Son las directrices dadas para la elaboración, modificación, revisión, aprobación, edición, distribución y anulación de los documentos internos del SIGC. Copia Controlada: Es la copia autorizada por el Coordinador de la Documentación del nivel central, de los documentos internos o externos que regulan la ejecución de las actividades de las dependencias de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, y se encuentran relacionados en los Listados Maestros de Documentos. Copia No Controlada: Copia de documentos internos con fines informativos o de entrenamiento que debe llevar la expresión DOCUMENTO NO CONTROLADO en la parte inferior derecha del documento. CSJ: Consejo Superior de la Judicatura. Documento: Toda información contenida en cualquier medio o soporte. Código: P-AGD-01 La impresión de este documento se considera No controlado Pág. 1 de 4 Documento Obsoleto: Es aquel que ya no es vigente para la ejecución de las actividades de la Entidad. Se conserva en caso de ser requerido para consulta. Documento Vigente: Es aquel que las dependencias requieren porque establece los requisitos actuales para el desarrollo de sus actividades. Documentos internos: Documentos que describen el quehacer y que son generados dentro de la organización, tales como: Manual de la Calidad, procedimientos, instructivos, formatos, entre otros. Formatos: Documentos que sirven para consignar datos generados de una actividad desempeñada, proporcionar evidencia de dicha actividad o presentar resultados obtenidos. DA Procedimiento: Documento que describe la forma específica para llevar a cabo las actividades de un proceso. SGC: Sistema de Gestión de la Calidad. LA SIGC: Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad Versión del Documento: Indica el número de veces que un documento ha sido modificado. Se parte del inicial 00. RO Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC-ISO 9000:2005. Sistemas de Gestión de la Calidad. 5. NORMATIVIDAD NT NTCGP1000:2004. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. (4.2.3) 6. ACTIVIDADES Identificar la necesidad de documentos del SIGC DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Identifica la necesidad de crear, modificar o eliminar un documento en el SIGC. Empleado de la Sala Administrativa del nivel central o seccional Si el tema del documento, pertenece a los procesos identificados para el SIGC, el funcionario o empleado debe diligenciar el formato Solicitud de elaboración, modificación o anulación de documentos y lo envía al responsable del proceso que corresponda. A 1 ACTIVIDAD CO PASO CO PI Para el nivel seccional en primera instancia se envía al enlace seccional del proceso que corresponda y si la considera pertinente la envía al responsable del proceso a nivel central, con el fin de que se evalué su pertinencia desde el nivel central, como última instancia (acepta o rechaza) Observación: Se han identificado tres tipos documentación: 1. Documentos de aplicación 2. Documentos de aplicación 3. Documentos de aplicación de enfoques frente a la a nivel nacional solo a nivel central solo a nivel seccional Se debe procurar, en la medida de lo posible, porque se documenten los procesos con el enfoque nacional, ej: caracterizaciones de los procesos (esto se logra con la adecuada comunicación entre ambos niveles). En el caso que no sea posible se adoptaran el tipo de enfoque pertinente. Código: P-AGD-01 La impresión de este documento se considera No controlado Pág. 2 de 4 6. ACTIVIDADES PASO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Elaborar documentos Internos El responsable de la actividad que se haya decidido documentar es quien debe elaborar el borrador del documento, conservando las directrices y la estructura dada para cada tipo de documento (Caracterización, procedimientos, formatos, fichas técnicas de indicadores, etc.) de acuerdo con los anexos a este procedimiento. Empleado de la Sala Administrativa del nivel central o seccional 3 Revisar Documentos (aspectos técnicos) Revisa el documento y realiza las respectivas observaciones técnicas en relación con la redacción, coherencia y cumplimiento de los requisitos definidos para la elaboración de los documentos. Responsable de cada proceso o enlace seccional por procesos DA 2 LA En los casos en los cuales la revisión se realice por el enlace seccional por procesos, deberá remitir el documento al responsable del proceso a nivel central para su revisión final y trámite ante el comité del SIGC. Revisar Documentos (aspectos de forma) El Coordinador de documentación de cada proceso, del nivel central o el coordinador de documentación del nivel seccional, revisan los aspectos de forma del documento, de tal manera que cumpla con la estructura para cada tipo de documento. NT 4 RO En caso que la documentación no cumpla con los lineamientos requeridos, el responsable del proceso lo devuelve para los ajustes respectivos. 5 Aprobar documentos CO Una vez estandarizados los documentos se debe remitir la documentación al nivel central (coordinador de documentación) para que de ser necesario realicen la edición final del documento y lo tramiten ante el comité del SIGC. Verifica que el documento aporte al cumplimiento de la plataforma estratégica de la entidad y oficializa su aprobación mediante acta de este comité. Coordinador de documentación de cada proceso del nivel central Coordinador de documentación del nivel seccional Comité de SIGC Actualizar y Publicar el documento Incluye el documento nuevo o modificado en el listado maestro de documentos internos y almacena el documento original en el PC del coordinador de la documentación del nivel central, en el formato original en el que se elaboró. Coordinación de la documentación del nivel central CO PI 6 A De no ser aprobado se le comunica mediante memorando al responsable del proceso para que haga los ajustes necesarios y regresa a la actividad N° 2 de este procedimiento. Todos los documentos se publicarán en la página Web de la Rama Judicial, link SIGC, en formato PDF, con excepción de aquellos formatos diligenciados por cada dependencia. Luego, procede a publicarlo en la página Web, en donde permanecerán disponibles para consulta de todos los empleados las copias controladas de los documentos (Manuales, caracterizaciones, procedimientos y fichas técnicas de indicadores en PDF y los formatos en el programa en el cual fueron elaborados) 7 Consultar Código: P-AGD-01 Se consideran DOCUMENTOS CONTROLADOS solo los que La impresión de este documento se considera No controlado Empleado de la Pág. 3 de 4 6. ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Documentos No Controlados están publicados en la página Web de la Rama Judicial; cualquier documento que se encuentre impreso o grabado en algún PC, se considera como DOCUMENTO NO CONTROLADO. Si por algún motivo un empleado requiere una copia de un documento controlado, debe agregarle la expresión DOCUMENTO NO CONTROLADO, la cual se incluirá manualmente en la parte inferior derecha del documento. Sala Administrativa del nivel central o seccional 8 Controlar documentos obsoletos Cuando se apruebe la modificación de un documento interno del SIGC, el coordinador de la documentación del nivel central almacena en medio magnético el documento obsoleto en la carpeta DOCUMENTOS OBSOLETOS de su PC, cambiándole la leyenda de COPIA CONTROLADA por DOCUMENTO OBSOLETO. Coordinación de la documentación del nivel central 9 Divulgar los documentos Divulga a los empleados de la Sala Administrativa el nuevo documento o las modificaciones que se hayan realizado, utilizando diferentes estrategias de comunicación y dejando registro de dicha actividad (correo electrónico, lista de asistencia o acta). LA DA ACTIVIDAD 7. REGISTROS Actas aprobación documentos de de RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO Comité de Calidad LUGAR DE ARCHIVO Archivo gestión Comité Calidad de CRITERIO DE ARCHIVO Cronológico Responsable del proceso o Enlace Seccional del proceso TIEMPO DE RETENCIÓN Ver TRD DISPO SICIÓN Ver TRD de CO F-ECI-08 NOMBRE NT CODIGO RO PASO 7. ANEXOS A Anexo 1. Estructura Caracterización de Proceso Anexo 2. Estructura Procedimiento Anexo 3. Estructura Formato Anexo 4. Formato de Presentación en Power Point PI 8. CONTROL DE CAMBIOS CO No aplica para esta versión. Código: P-AGD-01 La impresión de este documento se considera No controlado Pág. 4 de 4