MODULO VI - Ministerio de la Defensa

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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
República de Colombia
PROCEDIMIENTO No. 51
ADMINISTRACION
DE
USUARIOS
Y
SUS
RESTRICCIONES EN EL
SISTEMA SIIF NACION
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Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01
Vigente a partir de:
22 DIC 2010
OBJETIVO: Efectuar el procedimiento de Administración de Usuarios para ser aplicado por las Unidades Ejecutoras del
Ministerio de Defensa Nacional y Establecimientos Públicos cuando lo requieran.
ALCANCE: Funcionarios Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional y Establecimientos Públicos del
Sector cuando lo requieran. Se describe la Organización de las Unidades Ejecutoras frente al Sistema SIIF Nación y el
proceso de Administración de usuarios de acuerdo con los lineamientos dispuestos por el Ministerio de Hacienda y
Crédito Público.
Fecha de emisión:
Responsable del documento:
Ubicación:
Ruta: Suite Visión Empresarial >
Módulos > SGC > Documentos
Página
Web
Ruta:
22 DIC 2010
www.mindefensa.gov.co/ Ministerio/
Directora Financiera
Finanzas/Normatividad/
Procedimientos/Ministerio de Defensa
Nacional/Procedimientos SIIF Nación
I.
HISTÓRICO DE CAMBIOS
VERSIÓN No.
01
FECHA DE
EMISIÓN
22 DIC 2010
CAMBIOS REALIZADOS
Emisión inicial. Se elaboró el procedimiento teniendo en cuenta la actualización
efectuada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público tanto al procedimiento
como a los formatos de acuerdo con la Circular Externa No. 17 del 24 Junio/10 del
Administrador del SIIF Nación, dándose a conocer con la Circular No. 414MDSGDFGAD-13.3 del 22 de Diciembre de 2010.
DEPENDENCIAS PARTICIPANTES
Dirección Finanzas
Elaborado por:
PD. Nancy Elvira Torres
Pinzón
Cargo:
Profesional de Defensa
Revisado por:
Revisado por:
PD. Martha Lucía Ramírez G. Clara Inés Chiquillo Díaz
Aprobado por:
Yaneth Giha Tovar
Cargo:
Directora Financiera
Fecha: 16 DIC 2010
Cargo:
Coordinadora Grupo Análisis
y Difusión
Fecha: 17 DIC 2010
Fecha: 22 DIC 2010
Cargo:
Viceministra para la
Estrategia y Planeación
Fecha: 22 DIC 2010
Firma:
Firma:
Firma:
Firma: No Aplica
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MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
TABLA DE CONTENIDO
PROCEDIMIENTO No. 51
“ADMINISTRACIÓN
DE
USUARIOS
Y
SUS
RESTRICCIONES EN EL SISTEMA SIIF NACION”
1.
ORGANIZACIÓN DE LAS UNIDADES EJECUTORAS
FRENTE AL SIIF NACION
1.1
Roles
1.2
Actualización de Datos
2.
ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS
2.1
Esquema de Operatividad en el Sistema SIIF Nación
2.2
Requisitos Previos
2.3
Lista de Chequeo Creación de Usuario
2.4
Creación Cuenta de Usuario
2.4.1
Formato Solicitud creación cuenta de usuario SIIF Nación I
2.5
Modificación Cuenta de Usuario
2.5.1
Formato Solicitud Modificación Cuenta de Usuario SIIF
Nación I
2.6
Restricción de usuarios
2.7
Entrega Clave
2.8
Solicitud Certificado Digital
2.9
Retiro de Usuarios
2.10
Registro de las Solicitudes en el Sistema SIIF Nación
2.10.1
Creación de Usuarios
2.10.2
Activar Usuarios
2.10.3
Inactivar Usuarios
2.10.4
Habilitar Usuarios
2.10.5
Deshabilitar Usuarios
2.10.6
Asignar Nueva Clave
2.10.7
Modificar Datos del Usuario
2.10.7.1 Cambiar Fecha de Expiración de un Usuario
2.10.7.2 Cambiar las Asignaciones Internas que gestiona
2.10.7.3 Cambiar el Perfil a un Usuario
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49
50
51
Control interno herramienta de gestión
al servicio del gerente público
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
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2.10.7.4
2.10.7.5
2.11
2.12
2.13
2.14
2.15
2.16
2.16.1
2.16.2
2.16.3
2.16.4
2.16.5
3.
3.1
3.2
3.2.1
3.2.2
3.2.3
4
4.1
4.2
4.3
4.4
5.
6.
7.
PROCEDIMIENTO No. 51
ADMINISTRACION
DE
USUARIOS
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Cambiar de Asignación Interna a un usuario
Cambiar el Nombre
Envío Correo Electrónico
Consulta de Solicitudes en el Sistema SIIF Nación
Impresión de Claves de Acceso
Anulación de Solicitudes
Restricción de Usuarios
Reportes
Reporte Estado Solicitud de Usuarios
Reporte Usuarios
Reporte Transacciones por Perfil
Reporte Restricción Usuarios
Reporte Estado de Solicitudes de Restricción de Usuarios
ADMINISTRACION DE TERMINALES
Creación de Terminal
Registro de Terminales en el Sistema SIIF Nación
Creación Terminal
Blanquear Terminal
Habilitar Terminal
ARCHIVO DOCUMENTACIÓN
Archivo del Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad
Ejecutora
Archivo de Hojas de Vida Usuarios
Archivo de Solicitudes de Administración de Usuarios
Mantenimiento del Archivo
CLAVES DE ACCESO USUARIOS VPN
MEDIDAS
DE
SEGURIDAD
Y
CONTROL
ADMINISTRACIÓN USUARIOS
INSTRUCCIONES GENERALES USUARIOS SIIF NACION
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al servicio del gerente público
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“ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS Y SUS RESTRICCIONES EN EL SISTEMA
SIIF NACION”
A continuación se dan a conocer los roles estipulados, para la adecuada
administración y operación del Sistema SIIF Nación al interior de cada Unidad
Ejecutora, así:
1.
ORGANIZACIÓN DE LAS UNIDADES EJECUTORAS FRENTE AL SIIF
NACION
1.1
Roles
Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora. Funcionario
designado por medio de la Resolución No. 1282 del 10 de Noviembre/04 para el
caso de Gestión General, Comando General, Ejército Nacional, Armada Nacional
y la Fuerza Aérea Colombiana y Resolución No. 4317 del 22 de Diciembre de
2006 del Ministerio de Defensa Nacional para la Dirección General Marítima
(DIMAR), quien se desempeña como Jefe Financiero o su equivalente, ubicado en
el nivel Central de la Unidad Ejecutora, el cual ejerce la representación de la
Unidad Ejecutora ante la Administración del SIIF Nación del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público y la Unidad Ejecutora en aspectos relacionados con la
administración de usuarios, procesos operativos y de seguridad.
En las demás Unidades Ejecutoras incluyendo los Establecimientos Públicos del
Sector Defensa será el funcionario que para el efecto haya sido designado
mediante Acto Administrativo.
El Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora es el encargado de
adelantar las gestiones relacionadas con la Administración de Usuarios,
Restricciones, Terminales y garantizar un eficiente y eficaz soporte funcional y
técnico en la respectiva Unidad Ejecutora. Así mismo, de suministrar capacitación
a los usuarios del sistema SIIF Nación, cumplir con las políticas y estándares de
seguridad del sistema, mantener actualizado el archivo de documentos que
soportan cada uno de los procedimientos asociados a la administración de
usuarios y de validar y verificar periódicamente que toda cuenta de usuario y la
funcionalidad asociada a través del perfil de usuario, corresponda a las funciones
que desempeña el usuario en la Unidad Ejecutora.
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Con el fin de oficializar al Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora
ante la Administración del Sistema SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y
Crédito Público, cada Unidad Ejecutora debe diligenciar el formato denominado
“Designación Coordinador SIIF Nación Entidad” identificado como Anexo “10”
Designación Coordinador SIIF Nación Entidad, el cual debe ser remitido a la
Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional con el fin de obtener la
firma del señor Secretario General, como responsable de la Gestión Financiera en
el Ministerio de Defensa Nacional y posteriormente, enviarlo al Administrador del
SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Lo anterior, debe realizarse con el propósito de iniciar el proceso de administración
de usuarios en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación.
Así mismo, el Coordinador SIIF Nación Entidad debe documentarse en aspectos
relacionados con las funciones propias del rol “Coordinador SIIF Nación Entidad”,
la organización y Administración Entidades Usuarias SIIF Nación, descritas en el
documento “Administración de SIIF Nación”, publicado en la página web del
Ministerio de Hacienda y Crédito Público www.minhacienda.gov.co en los links
SIIF Nación – Principal – Administración Entidades SIIF.
El formato “Designación Coordinador SIIF Nación Entidad”, es un documento
requerido por la Administración SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público,
por medio del cual el responsable de la Gestión Financiera en el Ministerio de
Defensa Nacional designa al Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad
Ejecutora, el cual debe ser diligenciado por el Coordinador SIIF Nación Entidad de
la Unidad Ejecutora, refrendado por el Responsable en la Entidad por la Gestión
Financiera (Secretario General para el caso de Gestión General, Comando
General, Ejército Nacional, Armada Nacional y la Fuerza Aérea Colombiana) y por
el Coordinador SIIF Nación Entidad (el delegado por Resolución o Acto
Administrativo) y la Dirección de Finanzas se encarga de remitirlo al Ministerio de
Hacienda y Crédito Público.
Anexo al formulario, se deben remitir dos certificaciones donde conste que tanto el
Responsable en la Entidad por la Gestión Financiera como el Coordinador SIIF
Nación Entidad son funcionarios activos y describir el cargo que desempeñan. La
Certificación del señor Secretario General la solicita la Dirección de Finanzas ante
el Grupo de Talento Humano del Ministerio de Defensa Nacional y la Certificación
del Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora la expide la Oficina de
Personal o su equivalente.
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El Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora es el encargado de
designar los funcionarios para los roles de apoyo a la administración de usuarios:
“Delegado Coordinador SIIF Entidad”, “Soporte Técnico SIIF Entidad” y
“Registrador SIIF Nación Entidad” y realizar el trámite oportuno para designar uno
que lo sustituya en caso de ausencia temporal o definitiva.
NOTA: Para el caso de los Establecimientos Públicos del Sector Defensa cada
uno se encarga de remitir directamente al Ministerio de Hacienda y Crédito Público
el formato de “Designación Coordinador SIIF Nación Entidad” con sus
correspondientes soportes.
Delegado Coordinador SIIF Entidad de la Unidad Ejecutora. Funcionario que
Delega el Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora para asumir las
Funciones de Coordinador SIIF ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público
por ausencia del titular. El delegado debe ser un funcionario activo de la Entidad y
debido a la responsabilidad que implica, el Administrador del SIIF Nación del
Ministerio de Hacienda y Crédito Público no tramitará solicitudes de creación,
modificación o eliminación de usuarios que no estén debidamente firmadas por el
“Coordinador SIIF Nación Entidad” o su “Delegado”.
El formato “Designación Delegado Coordinador SIIF Entidad” de la Unidad
Ejecutora Anexo “11” es un documento a través del cual se delega la Coordinación
SIIF, en él se incluyen los datos del Coordinador SIIF Nación Entidad de la
Unidad Ejecutora y del Delegado del Coordinador SIIF Entidad.
El trámite de “Designación Delegado Coordinador SIIF Entidad” lo realiza el
Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora ante el Ministerio de
Hacienda y Crédito Público diligenciando el formato “Designación Delegado
Coordinador SIIF Entidad” ubicado en www.minhacienda.gov.co > SIIF Nación >
Administración de Entidades > Formatos y remitiendo una copia a la Dirección de
Finanzas, para la actualización de datos.
Anexo al formulario, se deben remitir dos certificaciones donde conste que tanto el
Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora como el Delegado son
funcionarios activos, describiendo el cargo que desempeñan.
Soporte Técnico SIIF Entidad de la Unidad Ejecutora. Funcionario que
proporciona apoyo y soporte de tipo técnico para la instalación, correcto
funcionamiento del sistema y configuración los componentes tecnológicos para
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garantizar a los usuarios el acceso al Sistema SIIF Nación ubicados en el nivel
central y en caso de que su homólogo en la Regional no pueda resolver los
problemas técnicos presentados, apoya en su solución.
Verifica que los equipos que van a ser utilizados para el Sistema SIIF Nación
cumplan con los requisitos mínimos establecidos por el Ministerio de Hacienda y
Crédito Público, las políticas y estándares de seguridad del sistema SIIF Nación,
instala el Sistema y sus actualizaciones y da soporte en la instalación y uso de los
certificados digitales. Es el enlace entre la Unidad Ejecutora y la Dirección de
Tecnología del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Con el fin de oficializar al Soporte Técnico SIIF Entidad de la Unidad Ejecutora
ante la Administración del Sistema SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y
Crédito Público, cada Unidad Ejecutora debe diligenciar el formato denominado
“Designación Soporte Técnico SIIF Entidad” y que se identifica como Anexo “12”,
junto a este formato se debe remitir una certificación donde conste que el Soporte
Técnico SIIF Entidad es funcionario activo y el cargo que desempeña, expedida
por la dependencia competente de la respectiva Unidad, dicho formato debe se
remitido al Ministerio de Hacienda y Crédito Público con copia a la Dirección de
Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional.
Registrador SIIF Entidad. Funcionario que se encarga de ejecutar los registros
en el Sistema SIIF Nación de las solicitudes documentales tramitadas por parte de
las Subunidades que pertenecen a la respectiva Unidad Ejecutora relacionadas
con la Administración de Usuarios, Restricciones y Terminales tanto del nivel
central como de las Regionales o Subunidades en Línea con el SIIF Nación.
Coordinador SIIF Regional. Funcionario de la Unidad Regional que se encarga
de centralizar, atender y resolver las inquietudes y problemas presentados a los
usuarios con la operación del Sistema SIIF Nación. Solicita los requerimientos de
Usuarios y Terminales de la Regional o Subunidad al Coordinador SIIF Entidad de
la Unidad Ejecutora (nivel central), cuando se presenten cambios.
Soporte Técnico SIIF Regional. Es el funcionario que proporciona apoyo y
soporte, resolviendo los problemas de tipo técnico a los usuarios del SIIF Nación
ubicados en la Regional o Subunidad. Instala y actualiza el sistema SIIF Nación y
es el contacto directo con el Soporte Técnico SIIF Entidad, es decir, del nivel
central de la Unidad Ejecutora.
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Control SIIF Entidad. Funcionario de la Oficina de Control Interno o su
equivalente en cada Unidad Ejecutora, encargado de monitorear la administración
y operación del Sistema SIIF Nación, quien debe presentar al Representante Legal
del Ministerio y a la Administración SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y
Crédito Público, al menos una vez al año, los resultados obtenidos del monitoreo a
la Administración de Usuarios en el SIIF Nación.
Ejerce funciones de control interno a la administración y operación del Sistema
SIIF Nación en su respectiva Unidad Ejecutora, verifica la administración e
implementación del proceso de administración de usuarios SIIF en la respectiva
Unidad Ejecutora.
Así mismo, conoce las políticas, normas y procedimientos divulgados por el
Administrador del Sistema SIIF Nación y monitorea la adecuada utilización de los
Certificados Digitales.
Usuario. Es quien requiere utilizar el Sistema SIIF Nación en cada Unidad en
cumplimiento de sus funciones y perfiles autorizados para el registro de las
operaciones financieras de la Unidad. Debe dar cumplimiento a lo establecido en
el Decreto No. 2789 del 31 de Agosto/04, que en su artículo 31 dispone: “El uso
del SIIF Nación no exime a los usuarios de las responsabilidades en el
cumplimiento de las disposiciones orgánicas, legales y reglamentarias en relación
con la programación aprobación, modificación y ejecución de sus presupuestos,
así como de la aplicación de las normas contables vigentes”.
Asume la responsabilidad de todos los registros que se hagan en el sistema con
su cuenta de usuario y reporta los problemas relacionados con el sistema al
Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora.
1.2 Actualización de Datos
Con el propósito de tener actualizados los datos del Delegado Coordinador SIIF
Entidad, Soporte Técnico SIIF Entidad, Coordinador SIIF Regional y Soporte
Técnico Regional, después de haberse registrado los datos del Coordinador se
requiere que el Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora o
Regional en el evento en que se presenten cambios en los funcionarios
designados diligencien completamente y remitan el formato de “Actualización
Datos Coordinador SIIF Entidad” y que se identifica como Anexo “13”, al
Administrador del SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (aplica
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para cambios en el Delegado Coordinador SIIF Entidad o el Soporte Técnico SIIF
Entidad del nivel central) o al Departamento Financiero o quien haga sus veces del
nivel central de la Unidad Ejecutora (aplica para cambios en el Delegado
Coordinador SIIF Regional o el Soporte Técnico SIIF Regional).
El Formato de “Actualización de Datos Coordinador SIIF Entidad” no aplica para el
cambio de Coordinador SIIF Nación, para este caso debe utilizar el formato
“Designación Coordinador SIIF Nación Entidad”.
2.
ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS
La Administración de usuarios consiste en un conjunto de procedimientos y
responsabilidades asociadas que permite validar la legitimidad de operación del
Sistema SIIF Nación, garantizando que el usuario hace lo que está permitido en el
sistema. La responsabilidad es ejercida por el Secretario General, quien delega la
administración de usuarios en el “Coordinador SIIF Nación Entidad” de la Unidad
Ejecutora, el “Coordinador SIIF Nación Entidad” de la Unidad Ejecutora como
responsable de la administración operativa de usuarios, el “Usuario” responsable
de efectuar los registros en el sistema asociados a su cuenta y el “Delegado
Coordinador SIIF Entidad” como apoyo de la Administración de usuarios.
Operativamente la Administración de Usuarios es un conjunto de procedimientos
establecidos para la creación, modificación o eliminación de la cuenta de un
usuario, creación o modificación de las terminales, creación o modificación de
restricciones asociadas a un perfil de usuario específico, basados en las funciones
que desempeña y las necesidades de la Unidad Ejecutora, frente a las
transacciones dispuestas en el Sistema SIIF Nación para el registro de la
información financiera, así como la administración de terminales.
Todos los requerimientos de Administración de usuarios se deben solicitar al
Coordinador SIIF Nación Entidad o su Delegado para el trámite ante la
Administración del SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público,
presentando la documentación pertinente para su correcto trámite.
2.1 Esquema de Operatividad en el Sistema SIIF Nación
El esquema de operatividad en el Sistema Integrado de Información Financiera
SIIF Nación establecido por la Administración SIIF – Nación del Ministerio de
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Hacienda y Crédito Público, está compuesto por el “registro” y posterior
“autorización”.
El “registro” consiste en digitar en el sistema los datos aportados
documentalmente y registrados en el formato de “Solicitud creación cuenta de
usuario – SIIF Nación I” Anexo 14 del presente procedimiento, de tal forma, que
después de grabarlo en el sistema genere una solicitud que queda en estado
“Registrado” previo cumplimiento de los requisitos exigidos. Posteriormente, se
remite la solicitud al Ministerio de Hacienda y Crédito Público vía fax o por correo
electrónico y esta instancia “Autoriza” (aprueba o rechaza) en el sistema la
solicitud en estado registrada.
El “Registro” está a cargo del perfil “Registrador”, este perfil en el Ministerio de
Defensa Nacional está en el nivel central de cada Unidad Ejecutora, en cabeza de
un funcionario ubicado en la Dirección Financiera o su equivalente.
La “Autorización”, la realiza el perfil “Autorizador” en el Ministerio de Hacienda y
Crédito Público, quien aprueba o rechaza las solicitudes de creación de usuarios y
restricción de categorías registradas por parte de las Entidades, previa
autorización del Administrador del Sistema SIIF del Ministerio de Hacienda y
Crédito Público.
El envío de las solicitudes de Administración de Usuarios y Restricciones para la
autorización ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público la realiza el
Registrador a través de correo electrónico firmado digitalmente, solamente para el
caso de modificación de usuarios (Inactivar, Deshabilitar, Habilitar, generar nueva
clave, cambiar asignaciones internas que gestiona, cambio de fecha de
expiración) y las restricciones de usuarios, para las solicitudes de creación o
activación de usuarios se envía vía fax al Ministerio de Hacienda y Crédito Público
anexando los documentos soporte exigidos para el efecto y confirmando su recibo.
El Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora o su ”Delegado”, son
las únicas personas autorizadas para envío de correo certificado a la
administración SIIF a admsiif@minhacienda.gov.co, quienes se encuentran
debidamente registrados en los formatos establecidos por el Ministerio de
Hacienda y Crédito Público para el efecto y reposan en los archivos de ese
Ministerio.
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Si la Unidad Ejecutora presenta problemas para el envío del correo firmado
digitalmente, debe remitir la solicitud de Administración de Usuarios generada por
el SIIF Nación, al Ministerio de Hacienda y Crédito Público mediante correo
tradicional o a través del mensajero y solicitar soporte a Certicámara al teléfono
3830300 o a la dirección www.certicamara.com.
Si el Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora o su “Delegado” no
poseen certificado digital deben solicitarlo ante Certicámara.
Una vez registrada en la Unidad la solicitud de administración de usuarios en el
Sistema SIIF Nación, el Coordinador SIIF Nación Entidad o su Delegado deben
radicar los documentos que soportan la solicitud a más tardar 8 días calendario
después de realizado el registro, ya sea por fax o directamente al Ministerio de
Hacienda y Crédito Público. Una vez cumplido este plazo y la Administración del
SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público no haya recibido la
documentación, el autorizador la rechazará.
2.2 Requisitos Previos
Con base en lo dispuesto en la normatividad legal vigente (Ver Anexo “1” Relación
Normatividad Legal Vigente) el Coordinador SIIF Nación Entidad es el responsable
de la creación en el SIIF Nación de los Usuarios en cada Unidad Ejecutora, por
consiguiente, el superior inmediato del usuario a crear debe solicitar su creación
por escrito al Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora
correspondiente, justificando la necesidad y las funciones que realizará en el
aplicativo.
Para dicho efecto el Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora,
previo a la solicitud de creación de un usuario en el Sistema Integrado de
Información Financiera SIIF Nación, debe considerar lo siguiente:
1. La Entidad deberá tener un usuario con perfil registrador, quien será el
encargado de registrar las solicitudes de administración de usuarios y de
entregar las claves.
2. El Coordinador remitirá las solicitudes de administración de usuarios a la
Administración del Sistema en el formato que se imprima a través del
aplicativo, solamente para creación de usuarios.
3. Que el superior inmediato del funcionario o contratista solicite por escrito su
creación en el SIIF Nación y señale las restricciones que debe tener.
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4. Que el usuario sea funcionario o contratista activo de la Entidad.
5. En la creación de un usuario se debe utilizar el formato denominado “Solicitud
Creación Cuenta de Usuario - SIIF Nación I” que se identifica como Anexo “14”.
6. En la modificación a la cuenta de un usuario se debe utilizar el formato
denominado “Solicitud modificación cuenta de Usuario – SIIF Nación I” que se
identifica como Anexo “15”.
7. Instruir al usuario sobre sus responsabilidades en el uso del aplicativo y sobre
las políticas de seguridad. Para tal fin deberá hacer firmar un documento en el
que manifiesta conocerlas y acatarlas.
8. Verificar que el perfil asignado en el SIIF Nación es consistente con las
funciones del cargo u obligaciones del contrato.
9. Validar que el funcionario o contratista ha recibido previamente capacitación
sobre la seguridad y funcionalidad del SIIF Nación. La persona que por primera
vez va a ser usuario del sistema debe ser capacitado por parte de la Unidad
Ejecutora, dándole una información general de qué es el Sistema Integrado de
Información Financiera SIIF Nación, los módulos que posee, cómo se ingresa
y específicamente sobre las transacciones que va a utilizar de acuerdo con el
perfil. Capacitado el usuario debe ser objeto de una evaluación por parte de
quien la haya efectuado, con el fin de verificar el conocimiento adquirido.
10. En caso que el usuario sea un contratista debe validar que el contrato tenga
cláusula de confidencialidad.
11. El equipo de cómputo en el cual se va a instalar el SIIF Nación, debe cumplir
con los requisitos mínimos exigidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito
Público y políticas de seguridad, información que verifica el Soporte Técnico
SIIF Entidad en cada Unidad.
12. El usuario y el equipo de cómputo que van a ser creados en el Sistema
Integrado de Información Financiera SIIF Nación, deben estar creados en la
red de la Unidad. El nombre con que el usuario se valide en la red debe ser
igual a la “cuenta de usuario” en el SIIF Nación.
13. Verificar si las transacciones que el usuario va a utilizar en el sistema requieren
de Certificado Digital, si lo requiere, el Coordinador SIIF Nación Entidad de la
Unidad Ejecutora debe adelantar el trámite de solicitud del Certificado Digital
ante Certicámara.
2.3 Lista de Chequeo Creación de Usuario
El Coordinador SIIF Nación Entidad debe considerar los siguientes puntos, para la
creación de un usuario, así:
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Forma de vinculación. Validar que el usuario es funcionario de planta. Para
usuarios contratistas, se debe validar la cláusula de confidencialidad en el contrato
como ya se referenció.
Funciones de usuario. Validar que las funciones u obligaciones que tiene el
usuario, son consistentes con el perfil solicitado.
Restricciones. Validar si el usuario tiene acceso a todas las transacciones
propias del perfil o no. De ser necesario hacer restricciones de las transacciones
a las cuales no debe tener acceso.
Certificado Digital. Validar si el usuario requiere certificado digital.
El sistema SIIF Nación, utiliza firma digital como mecanismo de seguridad, para
garantizar la identidad de quien genera la información, la integridad o garantía que
la información generada no haya sido alterada y el no repudio o negación de quien
originó los registros realizados en el sistema.
La Administración del SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público
estableció la firma digital como de uso obligatorio para las
siguientes
funcionalidades, por lo cual TODO usuario que cree, modifique o elimine registros
relacionadas con estas funcionalidades DEBE utilizar certificado digital para poder
realizarlas.
Código
Nombre transacción
CUN0056
CUN0119
Generación Ordenes de Pago OAT (Perfil Pagador)
Confirmación / Desconfirmación para trámite de pago de órdenes
de pago (Perfil Pagador)
Beneficiarios y Cuentas (Perfil Presupuesto)
Compromiso (Perfil Presupuesto)
Obligación y Orden de Pago (Perfil Contable)
Selección de Obligación y Orden de Pago Fecha Fija (Perfil
Pagador)
Selección de Obligación y Orden de Pago Fecha Variable (Perfil
Pagador)
Confirmación para Trámite de Pago (Perfil Pagador)
Trámite de Pago OAT (Perfil Pagador)
Confirmación de Deducciones (Perfil Contable)
EGR0018
EGR0035
EGR0038
EGR0049
EGR0050
EGR0052
EGR0054
EGR0064
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EGR0165
EGR0170
EGR0173
EGR0174
ING0020
SEG0029
SEG0034
SEG0041
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Plano Pagos y Retenciones a Terceros (Perfil Pagador)
Generación de Orden de Pago OAT PILA (Perfil Pagador)
Registro y Control Cuentas Bancarias (Perfil Presupuesto)
Validación Cuenta Beneficiario (Perfil Beneficiario Cuenta)
Devoluciones (Perfil Pagador)
Registro Usuario (Perfil Registrador)
Registro Restricción Usuario (Perfil Registrador)
Importar Certificado Digital (Perfil Administrador funcional)
Capacitación. Validar que el usuario ha sido capacitado previamente en aspectos
funcionales propios del perfil.
Así mismo, el usuario debe recibir capacitación administrativa relacionada con la
Administración del Sistema SIIF Nación en la respectiva Unidad Ejecutora.
Condiciones Técnicas. El Soporte Técnico SIIF Entidad debe validar que el
equipo de cómputo cuente con las condiciones tecnológicas adecuadas para la
instalación e ingreso al sistema SIIF Nación, tales como configuración del
computador, red y comunicaciones.
Documentos Soporte para la solicitud de creación de cuenta
Fotocopia de la cédula de ciudadanía ampliada al 150%.
Certificación Laboral del funcionario ó fotocopia de la clausula de confiabilidad
para contratistas.
Formato “Solicitud creación cuenta de usuario – SIIF Nación I” (Ver Anexo No.
“14”) del presente Manual.
2.4 Creación Cuenta de Usuario
A continuación se describe el procedimiento a seguir para la creación de un
usuario que requiere acceso al Sistema SIIF Nación
PROCEDIMIENTO CREACION DE USUARIOS
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
Coordinador SIIF
Conjuntamente con el Jefe Inmediato del usuario, Registrador
Nación Entidad de la SIIF Entidad y usuario:
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Unidad Ejecutora
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1. Detecta necesidad de crear usuario en el SIIF Nación.
2. Evalúa competencias, funciones y perfil que se requiere crear.
3. Coordina capacitación de usuario en aspectos administrativos y
funcionales (propios del perfil).
NOTA: El Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora
debe definir los mecanismos, procedimientos o instrucciones que
promuevan y garanticen esta capacitación al interior de la Unidad
Ejecutora así como las condiciones tecnológicas para el ingreso del
usuario al SIIF Nación.
4. Diligencia formato “Solicitud creación cuenta de usuario SIIF
Nación I”, firma y lo entrega al “Registrador SIIF Entidad”.
Registrador SIIF
Entidad
1. Registra creación de usuario en aplicativo SIIF Nación.
2. Imprime y entrega reporte “Solicitud de Autorización y
Mantenimiento de Usuarios” al Coordinador SIIF Nación Entidad.
3. En caso que el computador asignado al usuario NO esté
registrado en el aplicativo SIIF Nación, crea la terminal en el
sistema.
Coordinador SIIF
Nación Entidad o
Delegado
Firma reporte “Solicitud de Autorización y Mantenimiento de
Usuarios”, para crear la cuenta de usuario.
Registrador SIIF
Entidad
Remite, por correo tradicional, al área Administración
de
Usuarios - Grupo SIIF Edificio San Agustín, Carrera 8 No. 6 – 64,
Octavo Piso; documentos soporte para la creación de usuario:
1. Impresión reporte generado por el aplicativo SIIF Nación
“Solicitud de Autorización y Mantenimiento de Usuarios”
debidamente firmado por el “Coordinador SIIF Nación Entidad”.
3. Fotocopia ampliada del documento de identidad.
4. Certificación Laboral.
En caso de ser contratista copia del contrato con cláusula de
confidencialidad de la información.
Archiva solicitud de creación de usuario y documentos soporte.
NOTA: Si no se envían los documentos soporte, pasados 8 días
después de registrada la solicitud en el aplicativo; el “Autorizador
SIIF Nación” RECHAZARA la solicitud y será necesario reiniciar el
trámite.
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Para el trámite de la solicitud, se puede utilizar el formato “Solicitud
creación cuenta de usuario” diligenciado en original o el reporte de
solicitud de creación de cuenta de usuario generado por el aplicativo
SIIF Nación.
Autorizador SIIF
Aprueba o rechaza solicitud.
Registrador SIIF
1. Monitorea estado de las solicitudes, aprobación o rechazo e
informa al usuario.
2. Entrega clave a usuario.
3. Archiva documentación.
a. “Soporte Administración de usuarios”.
b. Copia cédula de ciudadanía
c. Reporte términos de aceptación cuenta de usuario.
Entidad
Control Entidad
Monitorea el correcto cumplimiento de las etapas del proceso e
informa inconsistencias encontradas al Coordinador SIIF Nación
Entidad, Funcionario autorizado entidad y organismos de control.
2.4.1 Formato Solicitud creación cuenta de usuario SIIF Nación I
El formato de “Solicitud creación cuenta de usuario – SIIF Nación I” debe ser
diligenciado para todo requerimiento de creación de un usuario en el Sistema
Integrado de Información Financiera SIIF Nación I (Ver Anexo No. “14”) del
presente Manual.
El formato está compuesto por las siguientes partes, así:
a.
b.
c.
d.
Fecha.
Datos personales del usuario a crear.
Tipo de Información.
Unidades Ejecutoras y Asignaciones Internas (código presupuestal) que
gestiona el usuario.
e. Aprobación Jefe inmediato del usuario.
f. Términos de aceptación de cuenta de usuario.
g. Nombre, Cédula de Ciudadanía y Firma de Coordinador SIIF Nación
Entidad.
Además de este formulario, se debe anexar fotocopia del documento de identidad
del usuario, Certificación laboral, en el caso de ser contratista copia de la cláusula
de confidencialidad y remitirlo al Coordinador SIIF Nación Entidad para efectuar el
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registro en el Sistema SIIF Nación y allegar la documentación para la respectiva
autorización al Administrador SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito
Público.
a. Fecha
Corresponde a la fecha de diligenciamiento del formato, en Año, Mes, Día.
b. Datos personales del usuario a crear
Se diligencian nombres y apellidos del usuario. Primer nombre, segundo nombre,
primer apellido y segundo apellido.
Código de usuario. Es el código por el cual el usuario accede al SIIF Nación con el
que fue creado el usuario.
Para la creación de la cuenta de usuario de SIIF en el sistema, es necesario que el
código de la cuenta de usuario cumpla con el siguiente estándar de
nombramiento, establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público como
requisito obligatorio para toda creación de NUEVOS usuarios en el aplicativo SIIF
Nación, así:
1. Ocho (8) caracteres máximo de longitud (minúsculas), los cuales se manejarán
utilizando alguna de las siguientes opciones:
a) Inicial del primer nombre y los 7 primeros caracteres del primer apellido.
Ej: jorge rojas Gómez---- > jrojas
b) Inicial del primer nombre + Inicial del segundo nombre + 6 caracteres del
primer apellido.
Ej: jorge alberto rojas perez ---- > jarojas
c) Inicial del primer nombre + 6 caracteres del primer apellido + Inicial del
segundo apellido
Ej: jorge rojas ramirez ---- > jrojasr
d) Inicial del primer nombre + Inicial del segundo nombre + 5 caracteres del
primer apellido + Inicial del segundo apellido
Ej: Jose Antonio Rojas Velandia ---- > jarojasv
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2. Cuando un usuario requiera tener más de una cuenta en el SIIF Nación
(solamente un perfil de gestión y uno de consulta), se le agregará un número
de secuencia al final.
Por ejemplo: Existe gvergara y se requiere tener una cuenta para la misma
persona, entonces el nuevo usuario sería gvergara1, siendo esta la única
excepción a la longitud del nombre de usuario.
En caso que el código de usuario solicitado NO CUMPLA el estándar, la solicitud
de creación de usuarios en el SIIF Nación será RECHAZADA y se deberá iniciar
de nuevo el trámite a través del perfil “Registrador” en cada Unidad Ejecutora.
Número de Identificación. Se debe escribir el número de identificación del usuario.
Perfil. Permite al Administrador del SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y
Crédito Público clasificar y restringir la información que ha de estar disponible a un
grupo de usuarios, conforme a las funciones que se van a desempeñar en el
sistema.
El Sistema SIIF Nación permite hacer restricciones a los perfiles establecidos
previamente junto con el jefe inmediato del usuario de acuerdo con las funciones,
actividad que adelanta el Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora
acorde con las funciones u obligaciones del usuario.
Ingresar el nombre del perfil asignado al usuario.
Actualmente para el acceso al Sistema Integrado de Información Financiera SIIF
Nación I en las Entidades los perfiles son los siguientes.
Registrador
Consulta
Presupuesto
Contable
Pagador
Beneficiario Cuenta
Administrativa
Contratos
Para mayor claridad a continuación se indica en qué consiste cada uno, así:
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Registrador Entidad: Ejecuta registros de solicitud de creación de usuarios,
restricción de transacciones y creación de terminales tramitadas documentalmente
por cada Unidad Ejecutora y que están autorizadas por el Administrador del
Sistema para registrar en el aplicativo SIIF – Nación dichas solicitudes.
Consulta: Permite a las Unidades Ejecutoras, consultar las operaciones
económicas y financieras registradas en cada uno de los módulos del sistema,
conocer el estado de sus apropiaciones, su situación patrimonial, el calendario de
operación del sistema, los usuarios y las restricciones asociadas. Este perfil está
diseñado para ser empleado por funcionarios de seguimiento y control al interior
de la Unidad Ejecutora y para el Coordinador SIIF Nación Entidad Unidad
Ejecutora.
Presupuesto: Permite realizar el registro, modificación y consulta de las
Asignaciones Internas y las Apropiaciones de gasto que se requieran asignar al
interior de la correspondiente Unidad Ejecutora.
También es para efectuar el registro, modificación y consulta de la cadena
presupuestal de gasto hasta la instancia del reconocimiento de Obligaciones; y de
la causación y recaudo de los rubros conceptos del presupuesto de ingresos.
Así mismo, permite consulta de la situación contable de la Unidad Ejecutora y de
la situación de PAC a nivel órgano ejecutor y de asignación interna.
Contable: Consulta de los lotes, comprobantes contables realizados en forma
automática por el sistema, el registro, modificación y consulta de los asientos
contables manuales que el Contador de la respectiva Unidad considere necesarios
para reflejar la realidad financiera de la Unidad. Permite la generación de reportes
y estados financieros de la Unidad. Registro, modificación y consulta de
Obligaciones Presupuestales de gasto. Consulta de la gestión de gastos y de
ingresos.
Pagador: Permite el registro, modificación y consulta de los pagos
correspondientes a rubros de gasto sin situación de fondos por parte de la
Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y de valor líquido cero.
Consulta de la cadena presupuestal de gasto hasta la instancia de obligación, y
registro, modificación y consulta de las instancias: Confirmación de deducciones,
generación y reversión de la orden de pago y aplicación de reintegros.
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Registro, modificación y consulta de generación de solicitudes de cupo de giro
ante la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.
Registro, modificación y consulta de las solicitudes de aprobación inicial y
modificación al PAC, y de la distribución del PAC a nivel de las asignaciones
internas funcionales del órgano ejecutor. Consulta de la gestión de ingresos y
generación, modificación y consulta de las órdenes de pago por concepto de
acreedores por recaudo de ingresos.
Beneficiario Cuenta: Es una categoría creada fundamentalmente para garantizar
que las cuentas y beneficiarios creados en cada Unidad Ejecutora requieran de un
visto bueno al interior de la entidad, antes de iniciar su proceso de validación de
consistencia con las bases de datos de las entidades financieras, a través del
sistema CENIT del Banco de la República. También permite la consulta de la
gestión presupuestal del gasto.
Contratos: Registra la información básica de los contratos a través de los cuales
se afectan las apropiaciones presupuestales. Para tal fin, se debe detallar la
adquisición de bienes y servicios a nivel de Catalogo Único de Bienes y Servicios
“CUBS”. Igualmente, permite hacer el registro de bienes y servicios provenientes
de donaciones que no tengan afectación presupuestal, a través de la transacción
“Registro de bienes y servicios”. Adicionalmente, ofrece posibilidades de consulta
de gestión presupuestal de gasto.
Administrativa: Registra la recepción de los bienes y servicios adquiridos con
cargo a las apropiaciones autorizadas o a donaciones otorgadas a la Unidad
Ejecutora. Para tal fin, se requiere el registro previo de la adquisición de éstos, el
cual se efectúa a través de la transacción “Entrada a Satisfacción del Bien o
Cumplimiento del Servicio” (Bienes ó Servicios). Adicionalmente, ofrece
posibilidades de consulta de gestión presupuestal de gasto.
Compatibilidad de Perfiles
La Administración del SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público
estableció las siguientes restricciones para los usuarios del Sistema SIIF Nación I,
así:
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Administrativa
Beneficiario Cuenta
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Beneficiario
Cuenta
Contable
Contratos
Pagador
Presupuesto
Registrador
P
P
P
J
J
P
N
N
J
N
P
N
N
N
P
J
N
P
J
P
Contable
Contratos
Pagador
Presupuesto
P
Registrador
P: Permitido
N: No permitido
J: Justificado: Solicitado por Oficio del representante legal, Secretario General o quien haga sus veces.
Para un usuario se le puede asignar más de un perfil, siempre y cuando los dos
sean compatibles.
No es permitido que un usuario tenga los siguientes perfiles:
Beneficiario Cuenta y Contable
Beneficiario Cuenta y Contratos
Beneficiario Cuenta y Presupuesto
Contable y Contratos
Contable y Pagador
Contable y Presupuesto
Contratos y Presupuesto
Si los perfiles son incompatibles la solicitud será causal de RECHAZO.
Los perfiles permitidos son:
Administrativa y Beneficiario Cuenta
Administrativa y Contable
Administrativa y Contratos
Administrativa y Registrador
Beneficiario Cuenta y Registrador
Contable y Registrador
Contratos y Registrador
Pagador y Registrador
Presupuesto y Registrador
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Es de aclarar, que para que un usuario tenga dos perfiles debe tener dos cuentas
de usuario, las cuales deben ser creadas en la red de la Unidad (coordinación que
realiza el Soporte Técnico SIIF Entidad con la Oficina de Informática o su
equivalente en cada Unidad Ejecutora).
Para que un usuario pueda ingresar al mismo equipo con otra cuenta diferente, se
debe realizar en el equipo de cómputo la configuración de la conexión y la
configuración de la regional (Actividades que realiza el Soporte Técnico SIIF
Entidad, no es necesario configurar nuevamente la terminal si en el equipo ya se
tiene una cuenta activa y la terminal se encuentra activa, de lo contrario si).
En la Asignación Interna a la que pertenece usuario (Código y nombre) diligencie
el código COMPLETO ("Sección“, "Unidad” y “Asignación Interna”) en la cual
trabaja el usuario. Un usuario sólo puede pertenecer a UNA “Asignación Interna”.
Este código debe corresponder al sitio donde opera el usuario. Ejemplo: si el
usuario pertenece a la Regional Escuela Militar de Aviación, debe diligenciar el
150105- L4.
c. Tipo de Información
Se debe marcar con una “X“ el tipo de información que el usuario va a manejar, los
tipos de información son: Vigencia actual, Vigencia Reservas Presupuestales,
Vigencia Cuenta por Pagar, Tipo de Gasto Funcionamiento y Tipo de Gasto
Inversión.
d. Unidades Ejecutoras y Asignaciones Internas (código presupuestal) que
gestiona el usuario
Se debe escribir el código COMPLETO ("Sección”, "Unidad” y “Asignación
Interna”) de la(s) asignación(es) interna(s) a que el usuario tiene permitido el
acceso. Utilice los renglones que sean necesarios por usuario. Un usuario puede
gestionar UNA o MAS DE UNA “Asignación Interna”. Este código define la o las
asignaciones internas a través de las cuales el usuario tiene acceso en el sistema
SIIF Nación.
e. Aprobación Jefe inmediato del usuario
Es el campo en el cual el jefe inmediato del usuario firma certificando que la
cuenta de usuario solicitada corresponde al funcionario / contratista de la
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respectiva Unidad Ejecutora, que el perfil asignado corresponde a las funciones u
obligaciones que debe desarrollar de acuerdo con el cargo u objeto del contrato;
que el usuario se encuentra capacitado en la funcionalidad del aplicativo, que en el
caso del usuario ser contratista su contrato tiene cláusula de confidencialidad y la
fecha de expiración diligenciada en ese formato no supera la fecha de terminación
del contrato y que existen las condiciones técnicas para que el usuario tenga
acceso al SIIF Nación.
f. Términos de aceptación de cuenta de usuario
El usuario firma en constancia que la cuenta de usuario creada a su nombre, es de
uso personal e intransferible, que la información a la que tiene acceso será
utilizada exclusivamente para el cumplimiento de sus funciones y que los registros
realizados en el Sistema SIIF Nación asociados a su cuenta de usuario son de su
entera responsabilidad.
g. Nombre, Cédula de Ciudadanía y Firma de Coordinador SIIF Nación
Entidad
Se escribe el nombre, cédula de ciudadanía y firma el Coordinador SIIF Nación
Entidad. En el evento en que el formato no esté firmado por el Coordinador SIIF
Nación Entidad o su Delegado, la Administración del SIIF Nación Entidad del
Ministerio de Hacienda y Crédito Público RECHAZARA la solicitud.
En las Regionales o Subunidades debe ser diligenciado y refrendado por el
Coordinador SIIF Regional, en el nivel central lo diligencia el jefe de la
dependencia en la cual labora el usuario de SIIF Nación y lo remite al Coordinador
SIIF Entidad Unidad Ejecutora.
Si los documentos soporte están incompletos la solicitud será RECHAZADA por
parte del Administrador del SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito
Público.
2.5 Modificación Cuenta de Usuario
A continuación se describe el procedimiento para la “Modificación Cuenta de
Usuario” el cual debe adelantar el Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad
Ejecutora, con el apoyo del Soporte Técnico SIIF Entidad y el Registrador. Para el
efecto, es necesario haber tenido en cuenta los requisitos previos dispuestos en el
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Numeral 2.2 y la lista de chequeo Creación de Usuario descrita en el Numeral 2.3
del presente procedimiento.
PROCEDIMIENTO MODIFICACION CUENTA DE USUARIO
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
Coordinador SIIF
Nación Entidad
1. Detecta necesidad de modificar la cuenta de usuario en el SIIF
Nación.
a. Modificaciones a la cuenta de usuario: Eliminar la cuenta de
usuario, Inactivar (bloquear) la cuenta de usuario, cambiar
asignaciones internas del de gestión, cambio de fecha de
expiración, perfil del usuario, modificar los datos propios de la
cuenta de usuario tales como nombre del usuario, dirección, e-mail,
entre otros.
b. “Solicitud de modificación de Restricciones”: Modificaciones a
permisos de las transacciones de la cuenta de usuario.
2. En caso que la modificación sea del perfil del usuario:
a. Evalúa competencias funciones y perfil que se requiere modificar.
b. Coordina capacitación de usuario en aspectos funcionales
(propios del perfil).
Registrador SIIF
1. Registra solicitud de modificación de usuario en el aplicativo SIIF
Nación.
2. Imprime y entrega reporte de solicitud de administración para
modificar la cuenta de usuario al “Coordinador SIIF Nación
Entidad.”
Coordinador SIIF
Nación Delegado /
Usuario Jefe
Inmediato
1. Revisa solicitudes de usuario o restricciones en estado Entidad o
2. Firma la solicitud de administración para modificar la cuenta de
usuario.
Coordinador SIIF
Remite por correo electrónico firmado digitalmente, a la dirección de
Nación Entidad o su correo electrónico admsiif@minhacienda.gov.co la solicitud para
delegado
aprobación de la modificación.
NOTA:
Si la entidad presenta problemas para el envío de correo electrónico
firmado digitalmente, debe remitir la solicitud de modificación de
usuarios generada por el SIIF Nación con sus respectivas firmas,
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mediante correo electrónico tradicional y solicitar apoyo al Soporte
Técnico SIIF Entidad de la respectiva Unidad Ejecutora.
Archiva solicitud de modificación de usuario y documentos soporte.
NOTA:
Si no se envía a la Administración SIIF el correo electrónico de
la solicitud, pasados 8 días calendario, después de registrada la
solicitud en el aplicativo; el “Autorizador SIIF Nación” RECHAZARA
la solicitud y será necesario reiniciar el trámite.
Autorizador SIIF
Nación
Aprueba o rechaza solicitud.
Motivos de rechazo de una solicitud:
1. El correo electrónico recibido no está firmado digitalmente por el
coordinador SIIF Nación Entidad o su delegado. Causal de rechazo:
“Firma de Coordinador No Válida”.
2. El usuario que se está modificando no tiene permitido gestionar
una Unidad o Subunidad Ejecutora permitida a la entidad a la que
pertenece el Coordinador SIIF Nación Entidad. Causal de rechazo:
“Entidad no válida”.
3. Los datos del usuario contenidos en la copia del documento de
identidad del usuario y los datos de número de documento de
identidad y nombres completos contenidos en la solicitud registrada
en el aplicativo no son iguales. Causal de rechazo: “Datos del
Usuario no corresponden con Documento de Identidad”.
4. El usuario que se está modificando tiene asignado un perfil de
usuario no permitido a la Unidad o Subunidad a la que pertenece el
usuario. Causal de rechazo: “Perfil no permitido”.
5. El usuario que se está modificando tiene asignado más de un
perfil de usuario y uno o varios de los perfiles está en la lista de
perfiles incompatibles definida por la Administración SIIF Nación.
Causal de rechazo: “Perfil no compatible”.
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6. No se adjuntaron al correo electrónico los archivos requeridos
para cambio de perfil, de correo electrónico, o de datos de nombres
y apellidos.
Causal de rechazo: “Falta archivo adjunto XXXX”, donde XXXX
corresponde al archivo(s) que falte(n).
Autorizador SIIF
Nación
Archiva correo electrónico y si aplica, los archivos adjuntos o
remitidos por correo tradicional.
Registrador SIIF
Entidad
Monitorea estado de solicitudes, aprobación o rechazo e informa al
usuario.
Control Entidad
Monitorea correcto cumplimiento de las etapas del proceso e
informa inconsistencias encontradas a quien corresponda, tales
como Representante legal o Secretario General o quien haga sus
veces, al Coordinador SIIF Nación Entidad, Administración SIIF
Nación y organismos de control.
2.5.1 Formato Solicitud Modificación Cuenta de Usuario SIIF Nación I
El formato de “Solicitud modificación cuenta de usuario – SIIF Nación I” debe ser
diligenciado para todo requerimiento de modificación o eliminación de la cuenta de
usuario en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación I (Ver
Anexo No. “15”) del presente Manual.
El formato está compuesto por las partes, que se describen a continuación:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
Fecha de diligenciamiento
Datos de Identificación del usuario
Trámite Solicitado
Modificaciones a la cuenta de usuario
Unidades Ejecutoras y Asignaciones Internas que gestiona el usuario
Aprobación Jefe inmediato del usuario
Términos de aceptación de cuenta de usuario
Nombre, Cédula de Ciudadanía y Firma de Coordinador SIIF Nación
Entidad
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En las Regionales deben ser diligenciados y refrendados por el Coordinador SIIF
Regional, en el nivel central lo diligencia el jefe de la dependencia en la cual labora
el usuario de SIIF Nación y lo remite al Coordinador SIIF Nación Entidad de la
Unidad Ejecutora.
a. Fecha diligenciamiento: Hace referencia a la fecha en que se diligencia la
solicitud, en formato Año, Mes y Día.
b. Datos de Identificación del usuario
Se deben escribir los nombres y apellidos completos del usuario tal y como se
encuentran actualmente registrados en el sistema.
Cuenta de usuario. Es el código por el cual el usuario accede al SIIF Nación.
Tipo de documento de identidad. Marcar con una X alguno de los siguientes:
Cédula de ciudadanía, cédula de extranjería o pasaporte.
Número documento de identidad. Se debe escribir el número de identificación
del usuario.
Código entidad. Diligencie el código COMPLETO ("Sección”, "Unidad” y
“Asignación Interna”) en la cual trabaja el usuario.
Nombre entidad a la que pertenece el usuario. Corresponde al nombre de la
Unidad Ejecutora a la que pertenece el usuario.
c. Trámite solicitado
Identifica el trámite o tipo de solicitud, se diligencia marcando con una X el tipo de
solicitud.
El Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora debe informar a las
Oficinas de personal o su equivalente en cada Unidad Ejecutora, cuáles
funcionarios o contratistas son usuarios del aplicativo, con el fin que dichas
oficinas le reporten las novedades de personal de dichos funcionarios, a más
tardar el día siguiente de su ocurrencia, para que sean deshabilitados o
inactivados inmediatamente del sistema, cuando se retiren de la entidad, cambien
de funciones o disfruten de licencias y vacaciones.
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El trámite solicitado puede ser:
Inactivar (Eliminar, se borra permanentemente la cuenta de usuario). Opción
que se utiliza para desvincular a un usuario definitivamente el ingreso al aplicativo
del SIIF Nación.
A continuación se describen los eventos por los cuales se inactiva un usuario:

Por retiro definitivo de la entidad o cuando cambia sus funciones y no
requiere tener acceso al sistema.

Cuando el usuario no ha utilizado el sistema por un tiempo mayor de 90
días.

Por desaparición de la entidad usuaria.

Por licencia o comisión superior a 3 meses.

Por solicitud del Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora.
En caso de que un usuario esté inactivo y se requiera su activación, es necesario
solicitar la creación nuevamente y anexar la respectiva justificación, indicando los
motivos por los cuales no se utilizó el sistema durante ese lapso de tiempo,
información que es exigida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para su
Activación, a la cual se debe anexar la fotocopia ampliada de la cédula de
ciudadanía o la contraseña.
Habilitar. (Permite a un usuario el acceso al sistema). Opción que habilita a un
usuario para utilizar el sistema cuando el usuario se encuentra deshabilitado.
Deshabilitar (Bloquear temporalmente a un usuario el acceso al sistema). Es una
opción de control, que se utiliza para impedir el acceso de un usuario al SIIFNación, de forma temporal. A continuación se describen los eventos por los cuales
se deshabilita un usuario en el Sistema SIIF-Nación.

No ingreso al aplicativo por un tiempo mayor a 15 días por vacaciones,
comisiones, licencias, entre otros.

Digitar incorrectamente la clave más de 3 veces.
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
Se sobrepasa la fecha de expiración del usuario (Fecha máxima hasta la cual
el usuario está autorizado para operar el sistema, se define al momento de
crear o activar el usuario por un año y puede ser prorrogada).

Por solicitud de la entidad para deshabilitar un usuario temporalmente, cuando
se presenta la novedad de personal que implique la desvinculación.

Por solicitud del Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora.
Cambiar clave. Cuando un usuario ha olvidado la clave, se debe marcar X en
Cambiar clave. El sistema pide cambio de clave cada 30 días, si un usuario sale a
vacaciones y del último cambio de clave a la fecha de regreso de vacaciones hay
más de 30 días, es necesario además, de habilitarlo solicitar nueva clave.
Cuando ingresa un nuevo usuario al SIIF Nación o cuando se le entrega la clave a
un usuario ya existente, se le deben dar a conocer las siguientes
recomendaciones sobre el manejo de la clave, así:
La clave debe tener un tamaño mínimo de 8 y máximo 14 caracteres.
Debe tener como mínimo 2 números.
Debe ser diferente a las últimas 5 claves usadas.
Debe tener vocales, consonantes, mayúsculas, minúsculas.
No debe contener más de tres letras del alfabeto consecutivas. Ejemplo: abcd.
No debe contener más de tres números consecutivos. Ejemplo: 1234.
No debe contener más de tres letras del alfabeto iguales consecutivas. Ejemplo:
aaaa.
No debe contener más de tres números iguales consecutivos. Ejemplo: 1111.
No debe contener el Código de usuario.
No debe usar claves triviales. Por ejemplo, palabras comunes como: nombres,
apellidos, ciudades, cosas.
Debe cambiarse cada 30 días.
Se permiten 2 intentos consecutivos para digitar la clave correcta. Al tercer intento
de ingreso con clave incorrecta, se deshabilita el usuario.
Recomendaciones de seguridad al cambiar la clave:
Los números y vocales (mayúsculas y minúsculas) deben escribirse haciendo clic
con el ratón sobre el número o vocal que corresponda, en la pantalla que se
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muestra para el cambio de clave de usuario. Las consonantes (mayúsculas y
minúsculas) deben ser escritas con el teclado del computador.
No usar nombres o palabras completas. Ejemplo: maría o música.
No reutilizar parte de las claves anteriores.
No usar letras o números consecutivos del teclado. Ejemplo: qerty7410 ó mnb369.
No hacer 'figuras' con la cuadrícula del sistema usada para escribir la clave.
Generarla a partir de una frase que recuerde, usando por ejemplo las primeras o
últimas letras de cada palabra. Ejemplo: El mes 09 debo mejorar mis habilidades
para Escuchar. E09dmihPE.
Cambiar la clave con frecuencia (Menú Archivo - Cambio de Clave de Usuario).
No digitar la clave en el aplicativo delante de otras personas.
No escribir la clave en algún papel que deje a la vista de otras personas.
Una vez haya ingresado al Sistema, NO debe dejar la pantalla disponible cuando
no esté usando el sistema. Debe activar el protector de pantalla usando una clave
personalizada.
NOTA: El Administrador del SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito
Público podrá deshabilitar o inactivar un usuario cuando tenga evidencias de que
no atiende las medidas de seguridad implementadas, e informará a la Oficina de
Control Disciplinario Interno de la Entidad a la que pertenece, o quien haga sus
veces, para que efectúe las investigaciones a que haya lugar.
d. Modificaciones a la cuenta de usuario
Solamente de deben diligenciar las casillas que se van a modificar.
Nombre. Si requiere hace algún cambio en el nombre.
Vigencia. Marcar con una X la que requiera modificar: Actual, Reservas
Presupuestales o Cuentas por Pagar.
Tipo de Gasto. Marcar con una X si se va a modificar Funcionamiento o Inversión.
Es pertinente aclarar, que en el formato está la opción de “Deuda”, pero las
Unidades Ejecutoras no lo manejan.
Perfil. Ingresar el perfil que requiere el usuario.
Fecha Expiración. Si al terminar esta fecha el usuario requiere continuar
trabajando en el SIIF-Nación, se debe ingresar digitando la fecha de expiración en
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la casilla correspondiente en el formato año, mes día. No superior a un año de la
fecha de diligenciamiento del formato.
Periódicamente el perfil “Registrador” debe generar el listado de usuarios para
verificar la fecha de expiración y actualizarla.
e. Unidades Ejecutoras y Asignaciones Internas que gestiona el usuario.
Se debe digitar el código COMPLETO ("Sección”, "Unidad” y “Asignación Interna”)
de la(s) asignación(es) interna(s) que requiere el usuario tener acceso. Utilice los
renglones que sean necesarios. Un usuario puede gestionar UNA o MAS DE UNA
“Asignación Interna” si las funciones lo exigen.
f. Aprobación Jefe inmediato del usuario
Es el campo por medio del cual el jefe inmediato del usuario firma certificando que
la cuenta de usuario solicitada corresponde al funcionario / contratista de la
respectiva Unidad Ejecutora, que el perfil asignado corresponde a las funciones
que debe desarrollar de acuerdo con el cargo u objeto del contrato; que el usuario
se encuentra capacitado en la funcionalidad del aplicativo, que en el caso del
usuario ser contratista su contrato tiene cláusula de confidencialidad y la fecha de
expiración diligenciada en ese formato no supera la fecha de expiración del
contrato y que existen las condiciones técnicas para que el usuario tenga acceso
al SIIF Nación.
g. Términos de aceptación de cuenta de usuario
El usuario firma en constancia que la cuenta de usuario creada a su nombre es de
uso personal e intransferible, que la información a la que tiene acceso será
utilizada exclusivamente para el cumplimiento de sus funciones y que los registros
realizados en el Sistema SIIF Nación asociados a su cuenta de usuario son de su
entera responsabilidad.
h. Nombre, Cédula de Ciudadanía y Firma de Coordinador SIIF Nación
Entidad
Se escribe el nombre, cédula de ciudadanía y el Coordinador SIIF Nación Entidad
firma. En el evento en que el formato no esté firmado por el Coordinador SIIF
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Nación Entidad o su Delegado, la Administración del SIIF Nación del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público RECHAZARA la solicitud.
En las Regionales debe ser diligenciado y refrendado por el Coordinador SIIF
Regional, en el nivel central lo diligencia el jefe de la dependencia en la cual labora
el usuario de SIIF Nación y lo remite al Coordinador SIIF Nación Entidad de la
Unidad Ejecutora.
2.6 Restricción de usuarios
Cuando un usuario se vincula a un determinado perfil, ese usuario queda con
TODAS las transacciones establecidas para dicho perfil. Si se requiere que ese
usuario no tenga acceso a “algunas” de las transacciones definidas para el perfil al
que pertenece, se debe solicitar al Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad
Ejecutora que a dichos usuarios se les apliquen las restricciones que deben tener,
de acuerdo con las funciones que desempeñan en el Sistema Integrado de
Información Financiera SIIF Nación.
Se deben revisar las transacciones a las que tiene acceso el usuario, por parte del
Coordinador SIIF Regional en las Unidades Regionales y en el nivel central el jefe
inmediato indica cuales son las funciones en el SIIF Nación y el Coordinador SIIF
Nación Entidad de la Unidad Ejecutora diligencia el formato, el cual se puede
imprimir a través del Sistema SIIF Nación.
Para consultar las transacciones dispuestas para cada perfil en el SIIF Nación, se
ingresa al sistema por el Módulo de SEGURIDAD por la RUTA:
Seguridad/Reportes/Restricción usuario/Reporte Restricción Usuario. Este reporte
presenta el nombre de cada perfil, las instrucciones para diligenciarlo, los módulos
a los cuales tiene acceso el perfil, los códigos y nombres de las transacciones
vinculadas (consulta, crear, modificar, eliminar).
Con el reporte de cada uno de los perfiles, se debe identificar aquellas
transacciones que la Unidad Ejecutora considere deben estar limitadas a unos
usuarios específicos dentro del total de usuarios vinculados al perfil que esté
revisando.
Con el universo de usuarios que deben tener limitaciones de acceso o
determinadas transacciones asociadas al perfil que se esté revisando, se debe
definir el tipo de restricción:
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a.
Restricción total a la transacción (Se debe colocar X en las opciones de
Consultar, Crear, Modificar y Eliminar), con lo cual no se podrá entrar a la
transacción.
b.
Restricciones a alguna de las operaciones (Se debe colocar X en las
opciones Crear, Modificar y Eliminar).
Una vez definidas las restricciones a cada usuario, diligenciar y remitir el reporte
“Solicitud Restricciones usuario perfil”. Este formato se encuentra disponible en el
aplicativo entrando por el Módulo de Seguridad por la RUTA: Reporte - Restricción
Usuario Perfil.
El Administrador del SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público
recomienda se revise el nivel de acceso de las siguientes transacciones, por ser
consideradas críticas:
Perfil
Transacción
Beneficiario Cuenta
Perfil presupuesto
EGR0174 Validación cuenta beneficiario
EGR0015 Códigos de Asignación Interna
EGR0018 Beneficiario cuentas
EGR0017 Ajustes a la Asignación Interna
EGR0067 Carga Masiva de beneficiarios y cuentas
EGR0052 Confirmación de trámite de pago
EGR0054 Trámite de Pago OAT
PAC0124 Distribución de PAC por Asignación Interna
ING0020 Devoluciones
SEG0029 Registro Usuario
SEG0032 Clave de usuario
SEG0034 Registro restricción usuario
Perfil Pagador
Perfil Registrador
PROCEDIMIENTO RESTRICCIONES DE USUARIO
RESPONSABLE
Coordinador SIIF
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DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
Conjuntamente con el Jefe Inmediato del usuario, el Registrador
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SIIF Nación Entidad y el usuario, detectan la necesidad de
modificar restricciones de acceso a la cuenta de usuario en el SIIF
Nación.
Imprimir reporte de restricciones asociadas al usuario, revisar y
establecer transacciones a restringir; entregar al registrador de
usuarios SIIF Nación el reporte con las modificaciones de
restricciones.
NOTA: Si las restricciones se están realizando simultáneamente
con la solicitud de creación de usuario, el reporte a utilizar para
determinar las restricciones es el de transacciones asociadas al
perfil(es) de usuario que va a tener el usuario.
Registrador SIIF
Registrar solicitud de modificación de restricciones al usuario en
aplicativo SIIF Nación, según datos diligenciado en el paso 1.
Coordinador SIIF
Entidad o delegado
Remitir, por correo electrónico firmado digitalmente, a la dirección de
correo electrónico admSIIF@minhacienda.gov.co la solicitud para
aprobación de la modificación.
NOTA: Si la entidad presenta problemas para el envío de correo
electrónico firmado digitalmente, debe remitir el reporte con la
solicitud de restricciones generada por el SIIF Nación con sus
respectivas firmas, mediante correo tradicional y solicitar soporte a
su entidad proveedora del certificado digital.
Archiva solicitud de modificación de usuario y documentos soporte.
NOTA: Si no se envía a la Administración SIIF Nación el correo
electrónico de la solicitud, pasados 8 días calendario, después de
registrada la solicitud en el aplicativo; el “Autorizador SIIF Nación”
RECHAZARA la solicitud y será necesario reiniciar el trámite.
Autorizador SIIF
Aprueba o rechaza solicitud.
Motivos de rechazo de una solicitud:
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Autorizador SIIF
Nación
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Archiva correo electrónico y si aplica, los archivos adjuntos o
remitidos por correo tradicional.
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Registrador SIIF
Entidad
Monitorea estado de solicitudes, aprobación o rechazo e informa al
usuario.
Oficina de Control
Interno Entidad o
quien haga sus
veces
Monitorea correcto cumplimiento de las etapas del proceso e
informa inconsistencias encontradas a quien corresponda, tales
como Representante legal o Secretario General o quien haga sus
al Coordinador SIIF Nación Entidad, Administración SIIF Nación y
organismos de control.
2.7 Entrega Clave
A continuación se describe el procedimiento a seguir para que el Registrador SIIF
Entidad de la Unidad Ejecutora haga entrega al usuario de la clave para el acceso
al Sistema SIIF Nación.
La clave se entrega en los siguientes casos:
Cuando el usuario es nuevo en el Sistema SIIF Nación o cuando el usuario olvida
la clave y hace el requerimiento de una nueva.
El Sistema SIIF Nación solicita cambio de clave en forma automática cada treinta
días emitiendo un mensaje en el sistema indicando que tiene un plazo de 15 días
para cambiarla.
Reporte Aceptación Cuenta de Usuario
Es un documento que se emite a través del Sistema Integrado de Información
Financiera SIIF – Nación cuando se genera una clave de acceso, en el cual se
registra la hora y fecha de la impresión, código de usuario, nombre, número de
identificación, perfil y Asignación Interna a la que pertenece, a través del cual el
usuario acepta al recibir la cuenta de acceso al SIIF Nación, la cual es para uso
personal e intransferible, que la información a la que tiene acceso en el sistema es
utilizada exclusivamente para el cumplimiento de sus funciones y que los registros
realizados en el sistema son de su entera responsabilidad.
El usuario se entera del contenido, firma con su nombre y número de cédula y
recibe la clave de acceso al sistema.
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PROCEDIMIENTO ENTREGA CLAVE
RESPONSABLE
DESCRIPCION
Registrador SIIF Nación Entidad
de la Unidad Ejecutora
1. Hace seguimiento a las solicitudes aprobadas de
creación de usuario o solicitud de modificación con
cambio de clave.
2. Informa al usuario que debe reclamar su clave.
Usuario
Dirigirse al Registrador SIIF Nación Entidad y
presentar su documento de identificación para
solicitar la entrega de la contraseña.
IMPORTANTE: El usuario debe presentarse ante el
Registrador SIIF-Nación Entidad de la Unidad
Ejecutora en un plazo no mayor de 2 días después de
aprobada la solicitud, a reclamar la clave y el reporte
de Términos de Aceptación Cuenta de Usuario. De lo
contrario se debe reiniciar el trámite.
Registrador SIIF Nación Entidad
1. Verifica datos del usuario contra cédula de
ciudadanía y datos registrados en el sistema. En caso
que no correspondan no se puede continuar el
trámite.
2. Imprime y entrega al usuario: a. “Términos de
Aceptación Cuenta de Usuario” y “Clave Usuario”.
Usuario
Firma reporte “Términos de Aceptación Cuenta de
Usuario” y “Clave Usuario”, diligenciado datos de
fecha y hora en que los recibe.
Registrador SIIF Nación Entidad
Archiva “Términos de Aceptación Cuenta de Usuario”:
Usuario
Ingresa al aplicativo y cambia la contraseña.
2.8 Solicitud Certificado Digital
En el Sistema SIIF Nación las transacciones involucradas con el pago a
beneficiario exigen firma digital para la grabación, por lo que se hace necesaria la
asignación de los certificados digitales a los perfiles que lo requieran.
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Los certificados digitales tienen una vigencia de un año y una vez cumplido este
periodo expiran.
Un certificado digital puede ser revocado, con lo cual se cancela o inhabilita el
Certificado Digital antes de la fecha de expiración. El certificado puede ser
revocado por las siguientes causas:




La clave ha sido expuesta o existe peligro que se le dé un uso indebido.
Por cancelación del vinculo laboral del usuario con la Unidad Ejecutora.
Por error en la información contenida en el certificado digital.
Por orden judicial o de entidad administrativa competente. Pérdida, robo o
daños físicos en el dispositivo (token) siempre y cuando sean notificados
debidamente a Certicámara.
El proceso inicia con una solicitud de creación de usuario o cuando ha expirado o
ha sido revocado el certificado digital de un usuario SIIF Nación cuyo perfil de
usuario lo requiere.
PROCEDIMIENTO SOLICITUD CERTIFICADO DIGITAL
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD
Coordinador SIIF Entidad
Al crear el usuario identifica que el perfil asignado requiere
certificado digital o va a expirar el certificado digital de un
usuario ya creado que usa certificado digital.
Para el caso del SIIF Nación, el tipo de certificado a utilizar
es el de “Titular Función Pública”.
Coordinador SIIF Nación
Entidad
Según el procedimiento establecido por la Entidad
Certificadora proveedora de certificados digitales, remite
formato de solicitud y documentos soporte a dicha entidad.
Entidad Certificadora
Tramita la solicitud según sus procedimientos y plazos
establecidos.
Usuario
Recibe certificado digital.
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Solicita apoyo al soporte técnico de la entidad para
configuración e instalación del certificado digital.
Soporte técnico entidad
Configura e instala certificado digital y firma electrónica de
correos electrónicos según procedimientos establecidos por
la Entidad Certificadora proveedora de los certificados
digitales, si el usuario va a utilizar email firmado digitalmente,
por ejemplo para el caso de trámite de solicitudes de
usuarios del Coordinador SIIF Nación Entidad o su
Delegado.
Usuario
Utiliza certificado digital para transacciones que lo exijan.
NOTA:
El Registrador SIIF Entidad de la Unidad Ejecutora debe tener un control
permanente sobre las fechas de expiración de los certificados y adelantar los
trámites correspondientes de forma oportuna, con el fin de garantizar a los
usuarios la disponibilidad de los Certificados Digitales.
2.9 Retiro de Usuarios
Los usuarios que ya no requieren hacer uso del Sistema SIIF Nación ya sea por
cambio de funciones o por retiro de la Entidad o por terminación del contrato se
deben inactivar del sistema. Para actualizar los datos en el Sistema SIIF Nación,
deben informar al Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora esta
novedad para adelantar el trámite correspondiente.
PROCEDIMIENTO SOLICITUD RETIRO DE USUARIOS
RESPONSABLE
Usuario
DESCRIPCIÓN
Se retira de la entidad o cambian sus funciones de tal
manera que no requiere el uso del aplicativo SIIF
Nación para el desarrollo de las nuevas funciones.
Solicita al Coordinador SIIF Nación Entidad que elimine
la cuenta de usuario del aplicativo.
IMPORTANTE: Si el usuario tiene asignado un
Certificado Digital y éste es utilizado únicamente en el
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aplicativo SIIF Nación, se debe seguir el procedimiento
de revocación del certificado digital para que este pierda
su vigencia. Este trámite se realiza directamente ante la
entidad certificadora proveedora del certificado digital
según los procedimientos establecidos por ésta.
Coordinador SIIF Nación Realiza trámite de modificación de usuario para eliminar
Entidad
la cuenta de usuario según procedimiento modificación
cuenta de usuario numeral 2.5 del presente
procedimiento.
Si se requiere, según el procedimiento establecido por
la Entidad Certificadora proveedora de certificados
digitales, realiza procedimiento de revocación del
certificado digital.
2.10 Registro de las Solicitudes en el Sistema SIIF Nación
El registro de las solicitudes de Usuarios y Restricciones, solamente lo puede
adelantar el perfil “Registrador” todos los registros que se hacen en el sistema
deben estar soportados por una solicitud escrita, anexando los documentos
requeridos en cada caso y cumpliendo con todos los requisitos para el efecto. Lo
anterior obedece a la responsabilidad que implica realizar registros a través del
Módulo de Seguridad en el sistema.
A continuación se describen las transacciones disponibles en el Sistema SIIF
Nación para adelantar el proceso, así:
2.10.1. Creación de Usuarios
El registro de usuarios se hace a través de la RUTA: Módulo SeguridadMantenimiento - Usuarios-Registro.
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El sistema presenta la siguiente pantalla:
El año fiscal, el órgano ejecutor y el nombre de la Unidad los trae el sistema de
forma automática. Así mismo, el nombre del funcionario con perfil Registrador y el
código usuario.
Se diligencian los siguientes campos:
Datos del Usuario
Código: Ingresar el código del usuario. Si el usuario no existe, el sistema emite un
mensaje “Usuario no encontrado. Desea crear al nuevo usuario?” Presionar el
botón SI.
Si el código existe en el sistema pero en otra Entidad, el sistema emite un mensaje
informativo “Usuario Existente en una Asignación Interna diferente a las
permitidas”. Presionar el botón aceptar. El sistema borra el código del usuario y le
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permite ingresar otro. Si el código es correcto y el sistema emitió el mensaje
anterior, es necesario cambiar el código del usuario en la Unidad Ejecutora y
crearlo nuevamente en la red, debido a que el SIIF Nación no permite duplicidad
de información.
Una vez se ingresa el código, el sistema desactiva el campo código y lo ubica en
el campo Número de Identificación.
Número de Identificación: Ingresar el número de la cédula de ciudadanía.
Nombre: Ingrese el nombre del usuario.
Perfil de Usuario: Seleccionar el perfil haciendo clic en la lista desplegada.
Asignación Interna: En este campo se ingresa la Asignación Interna a la que
pertenece el usuario con la siguiente estructura: Sección – Unidad – Asignación
Interna. Tomando como ejemplo la Escuela Militar de Aviación la sección es 1501
la Unidad es 05 y la Asignación Interna es L4.
También se puede seleccionar, haciendo clic en los puntos suspensivos, donde el
sistema despliega una lista con los códigos y nombres de las Asignaciones
Internas en orden alfabético como lo muestra la siguiente pantalla:
Seleccionar con el mouse la Asignación Interna y hacer doble clic. El sistema trae
el código y el nombre de la Asignación Interna a la pantalla.
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Cuando se crea un usuario nuevo el sistema automáticamente coloca en Estado
Definitivo Activo y en Estado temporal Habilitado.
Parámetros y Clave
Cuando se está creando un usuario nuevo el sistema trae automáticamente las
Fechas de Creación y Expiración.
La Fecha de creación, es la correspondiente a la fecha en que se está elaborando
el registro de un nuevo usuario en el Sistema Integrado de Información Financiera
SIIF Nación.
La fecha de Expiración, es la fecha hasta la cual el usuario tiene acceso al
aplicativo, la coloca el sistema en forma automática cuando se crea un usuario
nuevo y es un año mayor a la fecha de creación.
NOTA: Es necesario verificar en forma permanente las fechas de expiración de los
usuarios, con el fin que éstos dispongan del sistema hasta que el jefe de la
Dependencia considere que el usuario lo requiere.
Tipos de Información
Es la información que le permite al usuario el acceso por Vigencia y Tipo de Gasto
a las transacciones dispuestas en el sistema y son:
1 Vigencia Actual.
2 Vigencias Reservas Presupuestales.
3 Vigencia Cuentas por Pagar.
4 Tipo de Gasto Funcionamiento.
5 Tipo de Gasto Deuda.
6 Tipo de Gasto Inversión.
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Se deben seleccionar y habilitar los números 1, 2, 3, 4, y 6. El número 5 Tipo de
Gasto Deuda no se ingresa, ya que en el Ministerio de Defensa Nacional no se
maneja en ninguna Unidad Ejecutora como ya se indicó.
Para habilitarlas, haga clic en el campo código, el sistema despliega una lista, al
seleccionar el número “1” el sistema trae el nombre “Vigencia Actual” y
posteriormente, se le debe dar clic en la casilla de verificación con el título
Habilitado, con lo cual el sistema coloca el símbolo.
Clic
y
despliega lista
Tipo
de
Vigencia
y
Tipo de gasto
La información queda como se presenta en la siguiente pantalla:
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Asignaciones Internas: En este campo se ingresan las Asignaciones Internas
que gestiona el usuario, se consulta y se selecciona.
Clic y despliega
Asignaciones
Internas por
orden
alfabético
El sistema despliega una lista con los códigos y nombres de las Asignaciones
Internas. Seleccione las Asignaciones Internas requeridas como se muestra en la
siguiente pantalla y haga clic por cada una de ellas.
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El nivel central de la Unidad Ejecutora con perfiles de gestión no se debe solicitar
más de una Asignación Interna, solamente para los perfiles consulta, quienes son
los encargados de monitorear la ejecución de aquellas Regionales que se
encuentran conectadas en Línea con el Sistema Integrado de Información
Financiera SIIF Nación.
Grabar
Una vez ingresados los datos, presionar el botón grabar, el sistema indica que se
creó una solicitud y le asigna un Número. Así mismo, pregunta si desea imprimir la
solicitud.
Presionar el botón SI.
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Impresión de la Solicitud de Autorización y Mantenimiento de Usuarios
Es necesario preparar la impresora, es pertinente aclarar, que el mensaje indica
que se prepare la Impresora con papel Tamaño Carta, sin embargo se debe
colocar papel oficio para que el reporte salga completo, luego presionar el botón
Sí. El sistema genera la “Solicitud de Autorización y Mantenimiento de Usuarios”,
la cual contiene los siguientes campos, que corresponden a los datos del usuario
al cual se le está gestionando una solicitud en el sistema, así:
Encabezado de la solicitud
Año solicitud
Órgano Ejecutor
Número Solicitud
Tipo de Solicitud
Fecha de Registro
Estado
Fecha Último Estado de la Solicitud
Usuario que Registra la Solicitud
Nombre
Código de Usuario
Asignación Interna a la que pertenece
Datos del usuario
Código del Usuario
Número de identificación
Nombre
Perfil
Asignación Interna Pertenece Usuario
Estados
Activo
Inactivo
Habilitado
Deshabilitado
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Parámetros Clave
Fecha de creación
Cambiar clave
Fecha de Expiración
Periodo cambio de clave
Fecha última conexión
Fecha último cambio de clave
Tipo de Información
Por Vigencia y Tipo de Gasto
Asignaciones Internas que Gestiona
Las asignadas para que gestione el usuario
Autorización Coordinador SIIF
Nombre
Cédula de Ciudadanía
Firma del Coordinador SIIF
Una vez se imprime se deben diligenciar los datos del Coordinador SIIF Nación
Entidad de la Unidad Ejecutora, quien la refrenda para posteriormente entregarla a
la línea de soporte SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, junto con la
fotocopia de la cédula de ciudadanía o contraseña, ésta última no debe ser
superior a seis meses.
Debido a la responsabilidad que implica la Administración de Usuarios, la
Administración SIIF Nación no tramitará solicitudes de creación, modificación o
eliminación de usuarios y sus restricciones, si no están debidamente firmadas
por el “Coordinador SIIF Nación Entidad” de la Unidad Ejecutora o su
Delegado.
2.10.2 Activar Usuarios
Cuando un usuario no ha utilizado el sistema SIIF Nación por más de 90 días, se
inactiva en el sistema. Para activarlo se ingresa por el Módulo de SEGURIDAD
por la RUTA: Mantenimiento – Usuarios - Registro.
Se digita el código del usuario y el sistema indica Usuario Esta Inactivo, puede
reutilizar el código para grabar un nuevo usuario se presiona el botón Aceptar y el
sistema trae el número de identificación del usuario y el nombre. Posteriormente,
se ingresan todos los demás datos del usuario, se graba se imprime la solicitud, la
refrenda el Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora y se remite a
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la Línea de Soporte SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público,
anexando la fotocopia de la cédula de ciudadanía o la contraseña y la justificación
por medio de la cual se indican los motivos de no uso del sistema dirigida al
Administrador del SIIF Nación.
2.10.3 Inactivar Usuarios
Este es un estado definitivo para el usuario en el sistema. Para inactivar un
usuario se hace a través de la RUTA: Seguridad - Mantenimiento - Usuarios Registro.
Ingresar el código del usuario, el sistema muestra la información correspondiente.
Hacer clic en la casilla Inactivo, el sistema emite el mensaje: Está seguro de
inactivar al Usuario del sistema.
El sistema genera una solicitud, le asigna un número, se imprime y el Coordinador
SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora la refrenda y la remite a la Línea de
Soporte SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público para su
aprobación.
2.10.4 Habilitar Usuarios
Este es un estado temporal del usuario. Para habilitar un usuario se hace a través
de la RUTA: Seguridad - Mantenimiento - Usuarios -Registro.
Se ingresa el código del usuario, el sistema presenta los datos correspondientes.
Hacer clic en la casilla Habilitado y posteriormente grabar.
El sistema genera una solicitud con un número, se imprime y el Coordinador SIIF
Nación Entidad de la Unidad Ejecutora la refrenda y luego la remite a la Línea de
Soporte SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público para su aprobación.
2.10.5 Deshabilitar usuarios
Para deshabilitar un usuario se hace a través de la RUTA: Seguridad
Mantenimiento –Usuarios - Registro.
Ingresar el código del usuario, el sistema presenta los datos del mismo, hacer clic
en la casilla Deshabilitado y grabar.
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El sistema genera una solicitud a la cual le asigna un número, se debe imprimir,
el Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora la refrenda y la remite
a la Línea de Soporte SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público
para su aprobación correspondiente.
2.10.6 Asignar Nueva Clave
Cuando un usuario no ha cambiado la clave por más de 30 días, no ha utilizado el
sistema durante este lapso de tiempo o no recuerda la clave es necesario solicitar
una nueva clave. En el evento que el funcionario regrese de vacaciones y a la
fecha de ingreso al sistema lleve más de 30 días del último cambio de clave,
además de habilitarlo se debe solicitar nueva clave.
Para solicitar una nueva clave se debe haber aprobado previamente la solicitud de
registro por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. En el sistema se
ingresa a través de la RUTA: Seguridad Mantenimiento - Usuarios - Registro.
Se digita el código del usuario, el sistema presenta la información correspondiente,
ubicarse en la pestaña Parámetros y Clave y hacer clic en la casilla Cambio de
Clave y luego grabar.
El sistema genera una solicitud a la cual le asigna un número, se debe imprimir,
el Coordinador SIIF Entidad Unidad Ejecutora la refrenda y la remite a la Línea de
Soporte SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público para su
correspondiente aprobación.
2.10.7 Modificar Datos del Usuario
2.10.7.1 Cambiar Fecha de Expiración de un Usuario
Si el requerimiento es para cambio de fecha de expiración, ingresar por la RUTA:
Seguridad -Mantenimiento-Usuarios-Registro, digitar el código del usuario, el
sistema trae la información del usuario.
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Haga clic y se
despliega
un
calendario
En la pestaña Parámetros y clave, en el campo fecha de expiración, hacer clic
sobre la lista desplegada, el sistema presenta un calendario por meses
seleccionar el mes y año. La fecha de expiración debe ser máximo un año mayor a
la fecha del sistema.
Ejemplo: Hoy es 2 de Octubre/10, la fecha de expiración será 1 Octubre/11, si es
superior el sistema emite un mensaje indicando que la fecha debe ser menor a la
fecha del sistema. Una vez ingresa la fecha presionar el botón grabar y el sistema
genera una solicitud.
Es necesario tener en cuenta para los usuarios del Sistema SIIF Nación que estén
a contrato ingresar en fecha de expiración la fecha de terminación del contrato, si
es un año o menos.
El perfil “Registrador” debe monitorear en forma permanente las fechas de
expiración de los usuarios activos del sistema y actualizar la fecha mediante
solicitud de “registro” ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
2.10.7.2 Cambiar las Asignaciones Internas que gestiona
Cuando un usuario del nivel central de la Unidad Ejecutora con perfil consulta
requiere agregar o quitar Asignaciones Internas que gestiona (son aquellas
Unidades Regionales que se encuentran en Línea con SIIF Nación) se hace una
solicitud al Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora.
Para agregar o quitar Asignaciones Internas que gestiona, se debe entrar al
Módulo de SEGURIDAD por la RUTA: Mantenimiento - Usuarios - Registro,
ingresar el código del usuario y en la carpeta Asignaciones Internas, ubicarse en
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el campo Asig. Int. y consultar las asignaciones Internas haciendo clic en los
puntos suspensivos y seleccionar las requeridas.
En el caso que la solicitud requiera disminuir las asignaciones internas
disponibles, se ubica en la carpeta Asignaciones Internas, se seleccionan los
renglones que contengan las asignaciones internas a eliminar y con la tecla Supr.
Se suprimen.
Posteriormente, se graba la solicitud y la refrenda el Coordinador SIIF Entidad
Unidad Ejecutora y la remite al Ministerio de Hacienda y Crédito Público a la
Línea de Soporte SIIF para su trámite.
2.10.7.3 Cambiar el Perfil a un Usuario
Cuando al usuario le cambian las funciones o se traslada de Dependencia pero
requiere utilizar el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación con
otro perfil, se hace el requerimiento de cambio.
Para cambiar el perfil se ingresa a través del Módulo de SEGURIDAD por la
RUTA: Mantenimiento - Usuarios - Registro.
Se ingresa el código del usuario, el sistema presenta la información, se ubica en el
campo Perfil de usuario se selecciona el requerido y luego se graba.
El sistema genera una solicitud y la numera, se imprime, el Coordinador SIIF
Nación Entidad de la Unidad Ejecutora, la firma y posteriormente, la remite a la
Línea de Soporte SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, para
aprobación.
2.10.7.4 Cambiar de Asignación Interna a un Usuario
El sistema no permite cambiar la Asignación Interna de un usuario. En caso de
que la solicitud así lo indique, se debe inactivar el usuario y crearlo nuevamente
bajo la asignación interna requerida.
Para inactivar el usuario en el sistema seguir los pasos indicados en el Numeral
2.10.3 de este procedimiento.
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2.10.7.5 Cambiar el Nombre
El sistema permite cambiar el nombre, en el caso en que haya quedado mal
registrado y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público ya haya aprobado la
solicitud.
Para cambiarlo ingresar por el Módulo de Seguridad RUTA: Mantenimiento –
Usuarios – Registro. Ingresar el código del usuario y el sistema trae la información
correspondiente, seleccionar el campo nombre e ingresarlo, el sistema genera una
solicitud en estado Registrada, la refrenda el Coordinador SIIF Nación Entidad de
la Unidad Ejecutora y posteriormente, se remite al Ministerio de Hacienda y
Crédito Público para aprobación.
2.11 Envío Correo Electrónico
El envío de correo electrónico para el trámite de Administración de Usuarios o
Restricciones debe redactarse según variables (Datos que son modificables
dependiendo de cada Unidad Ejecutora y van encerrados entre << >>) y texto.
Para el efecto, enseguida se describe como se debe diligenciar, así:
1. Para: admsiif@minhacienda.gov.co
2. Asunto: SIIF Nación I AdmUsu <<Código Entidad (Órgano Ejecutor)>> <<Fecha
(Año/Mes/Día)>>
3. Entidad: <<Nombre de la entidad y Unidad Ejecutora>>
4. Asignación Interna: <<Código de la Asignación Interna de la respectiva Unidad
Ejecutora>>
5. Coordinador SIIF Entidad / Delegado: <<Nombre del Coordinador SIIF Entidad
Unidad Ejecutora o su Delegado>> (Quien está autorizado y envía el email firmado
digitalmente).
6. Solicitudes de administración de usuarios a tramitar: <<Número de las
solicitudes separado por comas>>.
7. Solicitudes de administración de restricciones a tramitar: <<Número de las
solicitudes separado por comas>>.
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Ejemplo
ENVIO CORREO ELECTRONICO FIRMADO DIGITALMENTE A continuación se
ilustra con versión “Outlook”.
1. Entrar al correo electrónico, en este caso “Microsoft Outlook” > Herramientas >
Opciones.
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2. En la pestaña de “Seguridad” marcar la opción “Agregar firma digital a los
mensajes salientes”, Aplicar y Aceptar. Solamente la primera vez para la
configuración correspondiente.
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3. Al dar enviar al correo, le pide la clave de certificado digital.
2.12 Consulta de Solicitudes en el Sistema SIIF Nación
Las solicitudes tienen varios estados a saber: Registrada, Aprobada, Anulada; y
Rechazada.
Solicitud Registrada. Corresponde a una solicitud de usuario creada por el perfil
Registrador, la cual una vez se remite por escrito al Ministerio de Hacienda y
Crédito Público con los soportes correspondientes, queda lista para su aprobación.
Solicitud Aprobada. Es la solicitud que fue aprobada por el perfil Autorizador del
Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Solicitud Anulada. Es una solicitud que al ser registrada contiene un error y no
puede remitirse al Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Solicitud Rechazada. Es una solicitud que por alguna causal fue rechazada por
parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, motivo que describe en la
solicitud.
Para consultar el estado de la solicitud en el sistema se ingresa por la RUTA:
Mantenimiento - Usuarios – Registro. Se presiona el botón buscar y el sistema
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presenta una pantalla con el título “Número de Solicitudes” en la cual se relacionan
las solicitudes realizadas
La pantalla despliega una lista de las solicitudes con el número de solicitud,
Código del Usuario, Perfil, Fecha Registro y Estado de la Solicitud.
Se selecciona la solicitud y el sistema presenta la información en la pantalla. Si la
solicitud fue rechazada se puede ver la causal de rechazo en la información que
presenta el sistema.
2.13 Impresión de Claves de Acceso
Se imprime la clave siempre que un usuario es nuevo, es decir, cuando se Crea,
también cuando se Activa y cuando se solicita Cambio de Clave. Para imprimir la
clave, previamente se debe haber Registrado la solicitud en el sistema y estar
Aprobada por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Se ingresa al Módulo de SEGURIDAD a través de la RUTA: MantenimientoUsuarios - Clave.
El sistema presenta la siguiente pantalla:
Clic acá y
luego
presiona
el
botón imprimir
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Sobre esta pantalla ingresar el código del usuario y consultarlo (haciendo clic en
los binóculos), el sistema trae los datos. Es necesario imprimir primero la
Aceptación Cuenta y posteriormente, entrega clave.
Si se imprime primero la clave, no es posible imprimir la carta de aceptación
de cuenta.
Seleccionar Aceptación Cuenta (haciendo clic) y presionar el botón imprimir, el
sistema genera dos copias de la carta. Es necesario revisar la impresión,
verificando que en la carta quede registrada la fecha de impresión, de lo contrario,
se recomienda imprimir nuevamente o salir del sistema e imprimir.
Luego se selecciona Entrega de Clave (haciendo clic) y se imprime (haciendo clic
en el botón imprimir). Es necesario verificar en la clave que aparezca la fecha de
impresión en la parte superior, de lo contrario, no le sirve al usuario para acceder
al sistema.
Para estos casos el sistema tiene un control por medio del cual emite un mensaje
indicando ¿la impresión se ejecutó correctamente? Presionar Si o No según el
caso.
Si la clave no se imprimió correctamente y se presiona el botón SI, el sistema no
permite imprimir una nueva clave. En consecuencia, es necesario empezar de
nuevo haciendo un Registro en el sistema solicitando una nueva clave para
posterior aprobación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
A continuación se presenta la pantalla de impresión de Aceptación de Cuenta, la
cual una vez impresa se debe dar a conocer al usuario quien la diligencia con su
nombre, firma y número de cédula de ciudadanía.
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Es procedente indicar, que una copia de esta carta debe ser remitida al Ministerio
de Hacienda y Crédito Público y la otra copia debe reposar en el archivo del
Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora.
2.14 Anulación de Solicitudes
Si una vez impresa la solicitud se verifica y se detecta que alguna información no
quedó correctamente registrada y la solicitud no ha sido remitida a la Línea de
Soporte SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el sistema
permite anularla.
Para anular una solicitud se ingresa a través de la RUTA: Seguridad
Mantenimiento- usuarios- Registro.
Se consulta la solicitud haciendo clic en los binóculos, el sistema arroja la pantalla
que se presenta a continuación donde aparece una lista con las solicitudes
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realizadas en el sistema en orden cronológico y su estado. (Registrada,
Aprobada, Anulada, Rechazada).
Estado de las
solicitudes
Solamente se pueden anular solicitudes en estado Registrada que no hayan
sido remitidas a la Línea de Soporte SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y
Crédito Público.
Se selecciona la solicitud a anular. En la parte superior derecha de la pantalla se
selecciona Anular Solicitud como se muestra en las siguientes pantallas, lo cual
habilita el campo Observación, en el que se describe la causa por la cual se está
anulando la solicitud y posteriormente, se graba.
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Para anular
se da un clic
acá
Se activa el
campo
Observación,
en el cual se
diligencia
la
causal
de
anulación
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Al grabarla no genera ningún reporte y por lo tanto, no requiere remitirse al
Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
2.15 Restricción de Usuarios
A través de esta transacción se restringen las transacciones definidas para el perfil
de un usuario determinado. Para hacer el registro se debe ingresar por la RUTA:
Mantenimiento – Restricción Usuario – Registro.
Se realiza la consulta del usuario haciendo clic en los puntos suspensivos y el
sistema despliega un listado con los usuarios activos, se selecciona el usuario al
cual se le van a hacer las restricciones y se presiona el botón Aceptar.
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El sistema presenta la siguiente pantalla:
Transacciones habilitadas
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Las transacciones que aparecen en blanco con el símbolo
están habilitadas
para el usuario, en caso que se requiera restringir, se hace clic en la misma hasta
que desaparezca el símbolo
.
Las casillas que aparezcan con gris no se pueden habilitar, están restringidas para
el perfil en todos los usuarios.
Una vez se realizan las restricciones se presiona el botón grabar y el sistema
genera una solicitud y le asigna un número, la cual se imprime y se remite a
Ministerio de Hacienda y Crédito Público para su aprobación.
Para ver las solicitudes aprobadas se consulta a través de los binóculos y el
sistema despliega un listado con las solicitudes y su estado en el sistema.
2.16 Reportes
A través del menú Reportes se pueden generar los siguientes reportes:
2.16.1 Reporte Estado Solicitud de Usuarios
Permite consultar el estado de las solicitudes en el sistema por fecha, por número
de solicitud o por usuario.
Para consultarlo ingresar por la RUTA: Reportes – Usuarios – Reporte Estado
Solicitud de Usuarios. El sistema presenta la siguiente pantalla:
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Se ingresa el año fiscal. Con los binóculos se consulta el Órgano Ejecutor
Disponible y se selecciona y se pasa a la casilla Órganos Ejecutores
Seleccionados. En Estado de la Solicitud se pueden consultar solicitudes
Registradas, Anuladas, Aprobadas o Rechazadas pero en cada consulta un sólo
estado de solicitud.
En Tipo de Solicitud se puede consultar la creación y la modificación (los usuarios
que van a ser creados o modificados). Se puede consultar por fecha de creación
de la solicitud o por número. Si se requiere consultar un usuario específico se
ingresa el código del usuario y el número de identificación, si no se colocan estos
datos, trae el listado con los usuarios que cumplen con las condiciones dadas en
el reporte.
El reporte presenta la siguiente información: Número de la solicitud, tipo de
solicitud, fecha de registro, fecha de cambio de estado, Asignación Interna
registrada, Asignación Interna Autorizada, código del usuario, nombre del usuario,
si genera clave o no. Número de identificación, Asignación interna a la que
pertenece, perfil y si el perfil está certificado o no.
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2.16.2 Reporte Usuarios
A través de este reporte se pueden consultar los usuarios en forma individual o
aquellos que cumplen unas condiciones específicas como que sean creados en un
periodo de tiempo determinado, que tengan fechas de expiración entre un rango
específico o el estado en que se encuentre en el sistema.
Para consultarlo ingresar por la RUTA: Reportes – Usuarios – reporte Usuarios. El
sistema presenta una pantalla como la que se muestra a continuación. Se
selecciona el año fiscal, la asignación Interna, dependiendo el tipo de consulta que
se requiera se ingresan los datos correspondientes.
Si se requiere consultar un usuario específico se ingresa el Perfil, el Código del
usuario y el número de identificación.
Si se requiere otro tipo de consulta, se puede incluir rangos de fecha ya sea de
creación o expiración y en estado temporal y definitivo chequear por lo menos uno.
El sistema genera un reporte con la siguiente información: Número identificación,
código usuario, Nombre usuario, perfil, estado, fecha de creación, fecha
expiración, fecha última conexión (fecha en que el usuario ingreso por última vez
al sistema) y fecha impresión clave (fecha en que el Registrador imprimió última
clave al usuario).
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2.16.3 Reporte Transacciones por Perfil
A través de este reporte se pueden consultar las transacciones que el sistema
tiene disponibles por cada perfil.
Para realizar la consulta ingresar por el Módulo de Seguridad por la RUTA:
Reportes – Restricción Usuario - Reporte Transacciones por Perfil. El sistema
presenta la siguiente pantalla:
Se selecciona el perfil y se imprime. El sistema genera un reporte con todas las
transacciones disponibles y sus restricciones establecidas para un determinado
perfil.
El reporte Transacciones por Perfil, es el que se le debe remitir al Coordinador
SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora cuando a un usuario se le requieren
hacer restricciones, además presenta el instructivo de su diligenciamiento.
2.16.4 Reporte Restricción Usuarios
A través de este reporte se pueden consultar las transacciones que tiene
disponibles un usuario y sus restricciones.
Para consultar ingresar por la RUTA: Reportes – Restricción Usuario – Reporte
Restricción Usuarios. El sistema presenta la siguiente pantalla:
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Se ingresa el año fiscal, y se selecciona la Asignación Interna a la que pertenece
el usuario, se registran los datos del usuario, el perfil, el código y el número de
identificación del usuario.
Presenta un reporte con las transacciones disponibles para el usuario con sus
datos correspondientes como código, nombre y número de identificación.
2.16.5 Reporte Estado de Solicitudes de Restricción de Usuarios
A través de este reporte se puede consultar el estado de una solicitud de
Restricción de Usuarios en el sistema. Para consultarlo ingresar por el Módulo de
Seguridad RUTA: Reportes – Restricción Usuario – Reporte Estado de Solicitud
Usuario, el sistema presenta la siguiente pantalla:
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Se selecciona el año fiscal, se consulta el órgano ejecutor (con los binóculos), se
escoge el estado de la solicitud, se puede consultar por fecha de creación o por
número de solicitud. También se puede consultar el estado de una solicitud de un
usuario específico ingresando en Datos del usuario el Código y el Número de
Identificación. Luego se imprime (presionar el botón imprimir) el sistema presenta
el reporte con la siguiente información: Número de solicitud, fecha de registro,
fecha cambio estado, Asignación Interna que hace el registro, Asignación Interna
que autorizó, Código del usuario, Nombre del usuario, identificación, Asignación
Interna a la que pertenece y Perfil.
3. ADMINISTRACIÓN DE TERMINALES
A continuación se describen los conceptos relacionados con la Administración de
Terminales dispuestos por la Administración del SIIF Nación del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público, así:

Para que un computador pueda ser utilizado para ingresar al aplicativo SIIFNación utilizando la versión Cliente - Servidor, el nombre del computador o
terminal, que lo identifica en la red, debe ser registrado previamente; es decir,
debe ser creada la terminal en el sistema SIIF Nación.

Después de haber sido creada una terminal en el aplicativo SIIF-Nación, debe
ser configurada por el Soporte Técnico SIIF Entidad de la Unidad Ejecutora de
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las Unidades Ejecutoras, la conexión, la terminal y la configuración regional del
equipo. En el caso que la conexión al SIIF Nación se realice por VPN –
Terminal Server, o se utilice la versión WEB del aplicativo no se debe hacer
esta configuración.

Un computador o terminal puede ser usado por varios usuarios del aplicativo
SIIF-Nación en su versión cliente servidor, siempre y cuando el usuario y la
terminal pertenezcan a la misma asignación interna.

Toda terminal utilizada para ingresar al aplicativo SIIF-Nación, debe tener
activado el protector de pantalla “con clave” y con un tiempo no mayor a 5
minutos.

Cuando se deje de utilizar una terminal para acceder al aplicativo SIIF Nación
en su versión cliente servidor, se debe desinstalar la versión cliente del SIIF
Nación de ese computador.
3.1 Creación de Terminal
El procedimiento para la creación de una terminal es el siguiente:
Coordinador SIIF
Nación Entidad
En conjunto con el usuario y el Registrador SIIF Nación
Entidad identifica la necesidad de crear o modificar una
terminal utilizada por un usuario para acceder al aplicativo SIIF
Nación 1.
Si se requiere, con ayuda del soporte técnico se determina el
nombre que identifica en la red el computador que utiliza o va
a utilizar el usuario.
NOTA: Únicamente se requiere crear o modificar terminales a
usar en el aplicativo SIIF Nación 1 en su versión Cliente
Servidor.
Registrador SIIF
Nación Entidad
Registrar solicitud de creación o modificación de la terminal en
el aplicativo.
NOTA: En caso que se esté creando la terminal del primer
usuario del perfil “Registrador SIIF Nación Entidad”, se debe
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diligenciar el formato de “Solicitud Administración Terminales
SIIF Nación 1” y que se identifica como Anexo “16” y remitirlo
por correo tradicional a la Administración SIIF Nación.
Usuario
Solicita al Soporte Técnico SIIF Entidad que configure la
terminal para poder acceder al aplicativo SIIF Nación cliente
servidor.
Soporte Técnico
Entidad
Configurar terminal.
Realiza en conjunto con el usuario la prueba de acceso al
aplicativo SIIF Nación.
3.2 Registro de Terminales en el Sistema SIIF Nación
3.2.1 Creación Terminal
Para crear una terminal en el Sistema SIIF Nación I se debe ingresar por el
Módulo de Seguridad por la RUTA: Mantenimiento – Terminales, con lo cual el
sistema presenta la siguiente pantalla:
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Con fundamento en la anterior pantalla se debe diligenciar:
Código: Ingresar el nombre del equipo de cómputo por el cual va a acceder el
usuario al aplicativo SIIF Nación.
Nombre: Se ingresa el nombre del equipo, corresponde al mismo código que se
ingresó en el campo anterior.
Código Entidad: Se puede buscar seleccionado (…) o digitar el código
directamente. Ej: para el caso del Ejército Nacional el Código de Entidad es 1501
03 000.
Nombre de la Entidad: Lo presenta el sistema de forma automática una vez
ingresa el Código Entidad.
Categoría. Seleccionar 0002-0002, es la dispuesta para las Entidades.
Parámetros
“ID Disco Duro Máquina” y “Número Puerto” se llenan en el sistema de forma
automática cuando el Soporte Técnico SIIF configura la terminal por la cual el
usuario va a ingresar al Sistema SIIF Nación.
Tiempo de Inactividad de la máquina: El sistema registra “15 Días”. Si el usuario
no ha ingresado al Sistema SIIF Nación I durante un tiempo menor a 15 días la
terminal se inhabilita.
Fecha y Hora última conexión: Indica la fecha y hora en la cual el usuario
estableció la última conexión con el Sistema SIIF Nación I.
Guardar y la terminal queda creada en estado “habilitado”.
La terminal una vez creada se debe configurar en un lapso.
3.2.2 Blanquear Terminal
Cuando un equipo es utilizado para el acceso al Sistema SIIF Nación I y presenta
problemas de tipo técnico que obligan a formatearlo, es necesario blanquear la
terminal.
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Para blanquear la terminal, ingresar por el módulo de Seguridad RUTA:
Mantenimiento – Terminales. En el campo código ingresar el nombre del equipo
con lo cual el sistema presenta el nombre, el código de la entidad, el nombre de la
entidad, la categoría, el estado y la operación tal como se muestra en la siguiente
pantalla:
Dar clic en Blanquear Terminal y Guardar. Con lo cual la terminal queda lista para
ser configurada por el Soporte Técnico SIIF Entidad.
3.2.3 Habilitar Terminal
Una terminal en la cual se haya dejado abierto el aplicativo SIIF-Nación I en su
versión cliente servidor al momento de finalizar el horario de operación del
sistema, será deshabilitada, para habilitarla ingresar por el Módulo de Seguridad
RUTA: Mantenimiento – Terminales. En el campo código ingresar el nombre del
equipo con lo cual el sistema presenta el nombre, el código de la entidad, el
nombre de la entidad, la categoría, el estado y la operación.
Dar clic en el estado habilitado y guardar.
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ARCHIVO DOCUMENTACIÓN
El procedimiento de Administración de Usuarios genera documentos que deben
ser archivados así:
4.1 Archivo del Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora
Se debe mantener un archivo actualizado en orden cronológico en forma
descendente, con los siguientes documentos:
1. Formato “Designación Coordinador SIIF Nación Entidad” de la Unidad
Ejecutora.
2. Formato “Actualización Datos Coordinación SIIF Entidad” para Delegado
Coordinador SIIF Entidad y Soporte Técnico SIIF Nación Entidad.
4.2 Archivo de Hojas de Vida Usuarios
Por cada Usuario se debe llevar un archivo actualizado con los siguientes
documentos:
1. Fotocopia “Reporte Aceptación Cuenta de Usuario”.
2. Fotocopia de la cédula de ciudadanía, en ésta es indispensable indicar el
nombre de la Cuenta de Usuario y el nombre y código de la Regional si es el caso.
3. Si el usuario es contratista, se debe disponer de cláusula de confidencialidad y
funciones relacionadas con el SIIF Nación para que pueda ser usuario del sistema.
4.3 Archivo de Solicitudes de Administración de Usuarios
Se debe mantener un archivo actualizado en orden cronológico con los siguientes
documentos:
1. Formato “Solicitud creación cuenta de usuario SIIF Nación I”.
2. Formato “Solicitud modificación cuenta de usuario SIIF Nación I”.
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4.4 Mantenimiento del Archivo
Continuamente se deben realizar verificaciones al “Archivo de Hojas de Vida
Usuarios”, con el fin de identificar documentos faltantes. En caso de presentarse
dicha situación, la cuenta de usuario debe ser deshabilitada.
5.
CLAVES DE ACCESO USUARIOS VPN
El Ministerio de Hacienda y Crédito Público tiene a disposición de las Entidades
Usuarias del SIIF Nación el mecanismo de conexión “VPNs” a través de Terminal
Server, para acceso al Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación
desde la estación de trabajo hasta el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Para aquellos usuarios que se encuentren conectados a través de VPN es
necesaria la asignación de dos claves. Una, la cual se asigna mediante la
Creación de Usuarios descrita en el Numeral 2.4 de este procedimiento y la otra,
corresponde a Terminal Server, la cual solicita al Ministerio de Hacienda y Crédito
Público a través del Call Center.
Para solicitar la clave VPN Terminal Server, el usuario debe estar creado en el
SIIF Nación, estar en estado activo, habilitado y contar con la clave de acceso al
sistema SIIF Nación, de lo contrario, no es posible adelantar el trámite de la otra
clave.
El Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora hace la solicitud de la
clave de VPN mediante un soporte radicado en el Call Center del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público al Teléfono: 6021270 en el que se debe informar el
código del usuario y el correo electrónico, instancia que una vez crea la clave
envía E- mail al Coordinador SIIF Nación Entidad, informando clave terminal
server del usuario.
Una vez se haya asignado la clave de acceso al VPN por Terminal Server para la
Unidad Ejecutora, se informará al Soporte Técnico SIIF Entidad de la respectiva
Unidad, quien es el encargado de configurar la VPN en los computadores que
vayan a usar esta conexión.
El password o clave de acceso a VPN-Terminal Server debe ser cambiado cada
30 días. El password de VPN y Terminal Server es el mismo, por lo cual una vez
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haya cambiado el password de VPN se debe dar como password del Terminal
Server el nuevo dado en VPN.
Treinta días después del último cambio de password o clave de acceso a VPNTerminal Server, una vez se ha digitado la cuenta y clave de usuario se presenta
una ventana, la cual indica que la clave ha expirado “Your password has expired.
Enter new password”. En este momento se debe digitar una nueva clave la cual
debe cumplir con las mismas políticas que se utilizan para las claves de SIIFNACIÓN.
6. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONTROL ADMINISTRACIÓN USUARIOS

Permanente Control al interior de las Unidades Ejecutoras para la asignación
de los perfiles, que como ya se mencionó, deben ser acordes con las funciones
que tiene el funcionario y establecerle las restricciones a que haya lugar.

Cualquier cambio bien sea permanente o temporal del usuario debe ser de
conocimiento del Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora para
su correspondiente deshabilitación o exclusión del sistema.

Verificar la adecuada utilización por parte de los usuarios del sistema SIIF
Nación.

Dar cumplimiento a la suscripción de los formatos dispuestos en cada caso y a
la documentación soporte.

Antes de crear un usuario en el sistema SIIF Nación se debe corroborar que
efectivamente esté capacitado y conozca la documentación específica del
sistema SIIF Nación, entre ellos, Administración de Usuarios y Administración
de SIIF Nación.

Si un usuario no atiende las medidas de seguridad requeridas en el sistema
SIIF Nación debe ser deshabilitado o inactivado.

Recordar al personal usuario del sistema SIIF Nación de las Unidades
Ejecutoras que son responsables de la confidencialidad e integridad de la
información a la cual tiene acceso.
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
La clave del usuario debe ser entregada de manera segura y recordarle que es
de uso personal e intransferible.

Indicar al usuario que una vez recibida la clave de acceso al sistema SIIF
Nación debe cambiarla.

Insistir que el usuario no debe dejar la terminal con el sistema SIIF Nación
activo, cuando éste no se encuentre en su puesto de trabajo.

Cuando se realiza una transacción en el SIIF Nación se genera un registro de
auditoría que indica la hora, terminal y cuenta de usuario que la realizó.

Se podrá autorizar a un usuario máximo dos (2) perfiles, siempre y cuando
cumpla con la compatibilidad de perfiles dispuesta en este procedimiento.

De conformidad con la normatividad (Ver Anexo “1” Relación Normatividad
Legal Vigente) para el registro de usuarios son requisitos fundamentales que el
usuario sea un funcionario o un contratista activo de la Unidad Ejecutora, que
el superior inmediato del funcionario o contratista solicite por escrito su
creación en el SIIF Nación y señale las restricciones que debe tener, verificar
que el perfil asignado en el SIIF Nación sea consistente con las funciones del
cargo o del contrato, validar que el funcionario o contratista ha recibido
previamente capacitación sobre la seguridad y funcionalidad del SIIF Nación y
que en caso que el usuario sea un contratista debe validar que el contrato
tenga cláusula de confidencialidad.

La Administración del SIIF Nación podrá deshabilitar o inactivar un usuario
cuando tenga evidencias de que no atiende las medidas de seguridad
implementadas e informará a la Oficina de Control Interno Disciplinario de la
Entidad a la que pertenece o quien haga sus veces para que efectúe las
investigaciones a que haya lugar.

Se debe tener un archivo de hojas de vida de los usuarios SIIF de la Entidad,
es decir, en cada Unidad Ejecutora se debe tener debidamente esta
información.

Las Oficinas de Control Interno, dentro de su alcance legal, podrán hacer
seguimiento al cumplimiento de las políticas de seguridad establecidas por el
Comité de Seguridad.
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o parcial
Control interno herramienta de gestión
al servicio del gerente público
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
República de Colombia
PROCEDIMIENTO No. 51
ADMINISTRACION
DE
USUARIOS
Y
SUS
RESTRICCIONES EN EL
SISTEMA SIIF NACION
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Código: 33.2.PF- MDSGDF-M001-01
Vigente a partir de:
22 DIC 2010

El incumplimiento de las políticas de seguridad del SIIF Nación, podrá acarrear
sanciones disciplinarias dentro de los términos establecidos en el Código Único
Disciplinario.

Informar a las Oficinas de Recursos Humanos o su equivalente en cada Unidad
Ejecutora, cuáles son los funcionarios que son usuarios del SIIF Nación, con el
fin que le informen cuando se presenta una novedad de personal cuyo efecto
implique el retiro temporal o permanente de tales usuarios, para solicitar su
deshabilitación o inactivación, según sea el caso.

El Coordinador SIIF Nación Entidad de la Unidad Ejecutora debe transmitir
permanentemente a los usuarios las comunicaciones remitidas por el
Administrador SIIF Nación.
7. INSTRUCCIONES GENERALES USUARIOS SIIF NACION

Teniendo en cuenta, que la rotación del personal usuario del Sistema SIIF
Nación en las Unidades Ejecutoras incide en el conocimiento adquirido y por
ende, en la operación del sistema SIIF Nación, es procedente que se tomen
las acciones pertinentes a fin de garantizar por una parte, en la medida de las
posibilidades, una permanencia prudencial del personal del área financiera en
general en sus puestos de trabajo y por otra, en caso de surtirse el traslado
que el usuario que vaya a asumir las funciones esté previamente capacitado y
debidamente documentado para poder adelantar sus funciones y más
exactamente los registros en el sistema SIIF Nación.

Consecuente con lo anterior, de surtirse el traslado al personal que ha sido
capacitado en el SIIF Nación a la Unidad que llegue sea para adelantar
funciones que tiene que ver con el manejo del aplicativo y consistente con las
funciones que va a realizar.

La administración y en general activación, inactivación, habilitación o
deshabilitación de los usuarios de Fondelibertad y la Comisión Colombiana el
Océano por ser entidades que se encuentran presupuestalmente dentro de la
Unidad Ejecutora 1501-01, así como los requerimientos de las diferentes
dependencias de la Gestión General, deben ser tramitadas a través de la
Dirección Administrativa de la Gestión General del Ministerio de Defensa
Nacional, quien efectuará las gestiones pertinentes ante la Administración SIIF
Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
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