D I V I S I ÓN D E D E S AR RO L L O I NS T I T U CI ON AL U N I D AD D E S I S T E M AS Y T E C N OL O GÍ A DE I N F ORM AC I ÓN CIRCULAR Para : Gerentes de División Gerentes de Área Jefes de Unidad De : USTI Asunto : Lineamientos información para Fecha: 14 de abril del 2004 DI-STI-185 adquisición de tecnologías de Con fundamento en los “Lineamientos internos para la formulación del presupuesto 2005 y la programación y ejecución presupuestaria del Período 2004” (GAA-027 del 9 de febrero del 2004) y los “Lineamientos para la formulación del Anteproyecto de Presupuesto 2005” (DEI-026 del 22 de marzo 2004), se adjunta el procedimiento a seguir en esta Contraloría para compra y alquiler de tecnologías de información. Este procedimiento deja sin efecto el anterior. Agradezco la divulgación y comunicación interna que se le de a los lineamientos, para que se proceda según se establece. Cordialmente, Miguel Aguilar Zamora Jefe Ci: División de Estrategia Institucional División Desarrollo Institucional Expediente DIVISIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN LINEAMIENTOS PARA COMPRA Y ALQUILER DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN INTRODUCCIÓN Con fundamento en los “Lineamientos internos para la formulación del presupuesto 2005 y la programación y ejecución presupuestaria del Período 2004” (GAA-027 del 9 de febrero del 2004) y los “Lineamientos para la formulación del Anteproyecto de Presupuesto 2005” (DEI-026 del 22 de marzo 2004), se establece el procedimiento a seguir en esta Contraloría para compra y alquiler de tecnologías de información. PROCEDIMIENTO 1. Al formular el Plan Anual Operativo de cada año, cada programa presupuestario gestionará ante la Unidad de Sistemas y Tecnologías de Información (USTI) sus respectivos requerimientos para la compra y alquiler de bienes y servicios relacionados con tecnologías de información, la cual dará su aprobación a los que sean concordantes con los lineamientos y prioridades institucionales así como con el ”Plan Estratégico y Operativo de la Función Informática”. En dicha solicitud debe incluirse al menos la siguiente información: cantidad requerida, descripción del bien, justificación de la compra, partida presupuestaria a afectar, monto estimado del gasto y fecha en que se requiere el bien o servicio. Las solicitudes aprobadas servirán de base para la integración de todas las necesidades institucionales en esta materia por parte de la USTI, las que una vez consolidadas deberán ser sometidas a conocimiento del Comité Gerencial de Informática para su recomendación al Despacho del Contralor General. 2. Una vez cumplidos los puntos 3, 4 y 5 de los “Lineamientos internos para la formulación del presupuesto 2005 y la programación y ejecución presupuestaria del Período 2004” (GAA-027 del 9 de febrero del 2004), la USTI de conformidad con la programación definitiva de compras y alquiler de tecnologías de información digitará las solicitudes respectivas en el sistema de compras indicando el programa presupuestario al que se debe cargar el gasto. Asimismo, se deberá cumplir con lo siguiente: i. ii. iii. La unidad programática beneficiaria del activo gestiona la apertura del contenido presupuestario. La Unidad de Servicios de Proveeduría solicitará cotizaciones de al menos 3 potenciales proveedores del hardware o software a adquirir. Recibidas las ofertas de los proveedores la USTI las evaluará y remitirá las recomendaciones de adjudicación a la Unidad de Servicios de Proveeduría, la cual de proceder emitirá el pedido de compra. Generado el acto adjudicatario y entregado el producto al Almacén, previa prueba de USTI para el recibido a satisfacción, será plaqueado e instalará por ésta el hardware o software asegurándose tanto la actualización permanente del inventario DIVISIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN iv. institucional de tecnologías de información como el control de la vigencia y de la oportuna y correcta aplicación de garantías dadas por los proveedores. Una vez recibido el activo a satisfacción la Unidad de Servicios Financieros procede a cancelar la compra al proveedor. 3. La reposición de hardware o software relacionado con tecnologías de información deberá cumplir con el siguiente procedimiento: a. b. c. d. e. i. ii. iii. iv. v. Reportar la situación a la USTI mediante el sistema de información habilitado para los efectos. Confección por parte de la USTI de un criterio técnico en el que se dictamine el estado del activo y su criticidad, en el que se recomiende su reparación o reposición, así como otras posibles alternativas de solución. Toda actuación al respecto se realizará dentro de los límites que establece la normativa aplicable, mediante procedimiento de excepción. Cuando proceda, la Unidad responsable del activo debe devolver el equipo a sustituir o dado de baja al Almacén adjuntando copia del criterio técnico que lo respalda. Coordinación entre la USTI y la Unidad de Servicios de Proveeduría para definir las acciones a seguir, incluida la verificación de disponiblidad de contenido presupuestario. Acciones de contratación, reparación o adquisición: La unidad programática responsable del activo gestiona la apertura del contenido presupuestario. La USTI digita la solicitud de reparación o compra. Cuando proceda la reparación, en la medida de lo posible se le dará prioridad al proveedor del equipo, y cuando proceda la compra la USTI deberá indicar las características actualizadas del hardware o software a adquirir. En ambos casos se debe indicar el programa presupuestario al que se debe cargar el gasto. La Unidad de Servicios de Proveeduría solicitará cotizaciones de al menos 3 potenciales proveedores del equipo o partes a adquirir. Recibidas las ofertas de los proveedores la USTI las evaluará y remitirá las recomendaciones de adjudicación a la Unidad de Servicios de Proveeduría, la cual de proceder emitirá el pedido de compra. Generado el acto adjudicatario y entregado el producto al Almacén, previa prueba de USTI para el recibido a satisfacción, será plaqueado e instalará por ésta el hardware o software asegurándose tanto la actualización permanente del inventario institucional de tecnologías de información como el control de la vigencia y de la oportuna y correcta aplicación de garantías dadas por los proveedores. Una vez recibido el activo a satisfacción, la Unidad de Servicios Financieros procederá a cancelar la compra al proveedor. 4. Las compras extraordinarias no contempladas en la programación de compras y alquiler de tecnologías de información deben sujetarse a lo establecido en el punto 11 de los “Lineamientos internos para la formulación del presupuesto 2005 y la programación y ejecución presupuestaria del Período 2004” (GAA- DIVISIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN 027 del 9 de febrero del 2004), debiéndose tener en cuenta; además, que en todos esos casos es también requerido el visto bueno de la USTI.