FICHA : INSTRUCCIÓN DE CARÁCTER TÉCNICO PARA EL

Archivo General
SECRETARÍA GENERAL
FICHA : INSTRUCCIÓN DE CARÁCTER TÉCNICO PARA EL PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
A. PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
Indicar los pasos a seguir para que cada unidad productora pueda
acceder en préstamo y/o consulta a la documentación que ya ha
transferido al Archivo.
DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
I. OBJETO
- Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos (BOJA, n. 4, de 10 de enero de
1984), modificada parcialmente por la Ley 1/1991, de 3 de julio, de
Patrimonio Histórico de Andalucía (BOJA, n. 59, de 13 de julio de 1991) y
por la Ley 3/1999, de 28 de abril (BOJA, n. 60, de 25 de mayo de 1999).
- Decreto 97/2000, de 6 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento
del Sistema Andaluz de Archivos, y desarrollo de la Ley 3/1984, de 9 de
enero, de Archivos (BOJA, n. 43, de 11 de abril de 2000).
http://beta.uma.es/micrositios/archivo-general/cms/menu/archivogeneral/normativa/
Esta instrucción técnica será de obligado cumplimiento para el Personal
de Administración y Servicios (PAS) de la UMA que en el desempeño de
sus funciones y con fines de tramitación, necesite acceder a los
documentos depositados en el Archivo General
II. ALCANCE
Si una unidad administrativa solicita un préstamo de documentación de la
que no ha sido productora, debe dirigir la petición CON AUTORIZACIÓN y
conocimiento del responsable de la unidad administrativa productora.
III.
CONSIDERACIONES
GENERALES
Las unidades administrativas y los servicios de la UMA tendrán acceso a
los documentos, tanto para su consulta directa como para su solicitud en
préstamo, desde el momento en que éstos hayan sido transferidos y
depositados en el Archivo General.
La consulta y préstamo de los documentos generados o tramitados por
unidades distintas a la que lo solicita, ha de contar con la previa
autorización del responsable de la unidad productora.
El período máximo de préstamo es 1 mes pudiendo prorrogarse tantas
veces le sea necesario a la unidad.
Para ello lo hará constar en el formulario de solicitud de préstamo en la
casilla correspondiente “Prórroga”.
El préstamo tiene carácter temporal de modo que las unidades que
requieran del préstamo de documentación la reintegrarán en perfecto
estado al Archivo tan pronto dejen de utilizarla.
Pabellón de Gobierno Adjunto. Campus El Ejido.
29071 MÁLAGA.
Telf.: 952 13 10 07 – 10 28 Fax: 952 13 10 07 E-mail: archivo.general@uma.es
Archivo General
SECRETARÍA GENERAL
En caso de que la documentación no sea reintegrada en el plazo de
préstamo se le solicitará al responsable unidad solicitante.
Transcurridos dos meses sin que se hayan reintegrado los documentos ni
se haya solicitado la correspondiente prórroga por parte de la unidad
solicitante, se le comunicará que dichos documentos se consideran
“reactivados” a todos los efectos.
“Reactivados” significa el traspaso de la custodia de los documentos del
Archivo General al Responsable de la unidad correspondiente, se darán de
baja en las base de datos del Archivo y se anularán por tanto sus datos
de localización en el depósito de Archivo.
Durante el período de préstamo, la custodia y conservación de la
documentación recae en el solicitante, en nombre del cual se efectúa el
préstamo, exigiéndosele responsabilidades en caso de pérdida, deterioro
o modificación de los mismos.
IV. HERRAMIENTA Y MÉTODO
IV.I. EL
FORMULARIO
Para solicitar la consulta/préstamo de documentos depositados en el
Archivo General, el solicitante deberá rellenar el F03.Préstamo y Consulta,
que consta de los siguientes campos:
- Datos del solicitante y contacto:
UNIDAD SOLICITANTE:
Nombre de la unidad o servicio al que pertenece el solicitante.
Responsable:
Responsable de la unidad solicitante.
Yo:
Solicitante.
Extensión:
Número de teléfono o extensión de su unidad.
Correo:
Correo electrónico del solicitante.
- Datos de la documentación y tipo de solicitud:
Documento:
Título o denominación normalizada de la documentación que se
solicita
Caja/Ubicación:
Datos de localización física en el depósito.
La unidad tiene constancia de esta información al estar este
dato recogido en el formulario de transferencia de dichos
documentos.
Observaciones:
Donde podrá indicar cualquier información que ayude a su
identificación, localización.
Tipo de solicitud:
Pabellón de Gobierno Adjunto. Campus El Ejido.
29071 MÁLAGA.
Telf.: 952 13 10 07 – 10 28 Fax: 952 13 10 07 E-mail: archivo.general@uma.es
Archivo General
SECRETARÍA GENERAL
Se marcará con una X el tipo de acción de que se trate:
Consulta / Préstamo / Prorroga
- Datos de Control de Préstamo
Firma y fecha del solicitante:
Firma de la persona que solicita la documentación y fecha en
que la solicita.
Autorización Unidad Productora:
En caso de acceder a documentación de una unidad productora
ajena, es necesaria la autorización del Responsable de dicha
unidad, y el sello de la unidad.
Archivo General:
Se indicará por parte del Archivo la fecha de devolución.
Pabellón de Gobierno Adjunto. Campus El Ejido.
29071 MÁLAGA.
Telf.: 952 13 10 07 – 10 28 Fax: 952 13 10 07 E-mail: archivo.general@uma.es