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Contratar directamente
la destrucción de documentos
es más seguro y eficiente
La destrucción segura de documentos de manera programada es el primer paso
para asegurar la protección de la información confidencial de su organización.
800.697.4733
shredit.es
Habiendo tantas historias de violaciones de seguridad en la prensa, es comprensible que cualquier empresa responsable
quiera protegerse de una infracción; y un paso básico pero fundamental para cualquier organización, es asegurar que
la información sea destruida. ¿Cuáles son los hechos claves que una empresa necesita saber al momento de decidir
si encargarse ellos mismos de destruir los documentos o contratar a un profesional? En función del asesoramiento
de NAID y de una reciente publicación "Informed buyer" (Comprador informado) de NAID, hemos desarrollado las
siguientes pautas para las organizaciones que busquen conservar segura su información confidencial.
La Trituración De Corte En Tiras
No Es Segura
Virtualmente, todas las trituradoras personales, o los
tipos de trituradoras más pequeñas que se encuentran en
muchas oficinas, trituran los documentos en tiras verticales.
Las piezas de estos documentos pueden volver a armarse
fácilmente, dejando a las empresas involuntariamente
expuestas a una potencial violación de seguridad. Mucho
más efectiva y virtualmente imposible de reconstituir es la
trituración de corte cruzado que utilizan las organizaciones
profesionales de destrucción de información y que reduce
los materiales a pequeñas piezas de papel picado que no
pueden reconstituirse.
Los documentos triturados en tiras pueden reconstruirse
La Destrucción Con El Uso De Una
Trituradora De Oficina Lleva Tiempo
Destruir documento tras documento cousume tiempo.
Se ha estimado que le lleva cinco horas en promedio,
a un empleado destruir 50 lbs. de documentos, en
comparación con sólo menos de un minuto que le toma
a una organización profesional destruir la misma cantidad.
Si bien el tiempo ahorrado es un motivo que impulsa a
muchas organizaciones a contratar la destrucción de
documentos, también es importante reconocer que
muchos empleados simplemente no priorizarían lo que
consideran una tarea tediosa. Muchas trituradoras de
oficina no pueden, por ejemplo, triturar grapas o múltiples
hojas de manera simultánea, lo cual puede transformar
una tarea aparentemente simple en una tarea agotadora
para el empleado. Al tener una consola bajo llave en la
oficina, el personal sólo tiene que "introducir" cualquier
documento y un profesional recogerá la consola en un
horario programado que sea conveniente para ambos.
La destrucción de documentos individuales
consume mucho tiempo
Contratar la destrucción de documentos es más seguro y eficiente
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Encargarse Usted Mismo De La Destrucción De Documentos
No Hace Que Su Negocio Sea Más Seguro O Cumpla Con Las Leyes
Las violaciones de datos resultan costosas y potencialmente devastadoras para un negocio. El Ponemon Institute
estima que el costo de una violación de datos es $214 por registro comprometido. Al contratar la destrucción de sus
documentos, usted reduce la posibilidad de una violación y minimiza así dramáticamente el acceso a documentos
sensibles. En caso de una violación de datos o de la privacidad, es probable que las autoridades correspondientes le
soliciten a su empresa que proporcione evidencia de que la información fue destruida con seguridad. Al utilizar una
trituradora interna de oficina, esto simplemente no es posible; pero al contratar la destrucción de documentos a un
tercero confiable, usted recibirá siempre una Certificado de destrucción después de cada servicio que dará prueba de
su cumplimiento.
Limite La Exposición Del Empleado
A Información Sensible
En muchas organizaciones, el proceso de destrucción está visto como una
tarea administrativa que debe manejar un empleado de poca antigüedad,
lo que significa que la información sensible y confidencial esté expuesta
a individuos no autorizados. El escenario alternativo es que los individuos
de nivel jerárquico sean responsables de la destrucción de sus propios
documentos, aunque esto claramente los convierte en un recurso costoso
para el trabajo y no es el mejor uso de su tiempo. Al contratar a un tercero
experto en destrucción de documentos, los responsables pueden colocar
los documentos de manera rápida y sencilla en consolas cerradas bajo llave,
eliminando así tiempo valioso.
Las Trituradoras De Oficina
No Son Indestructibles
La información confidencial puede ser
expuesta a personas no autorizadas
De acuerdo a las estadísticas del gobierno, el empleado de oficina promedio
usa 10.000 hojas de papel copia por año, y por supuesto mucho de este
material impreso (informes estratégicos, presupuestos, contratos legales,
evaluaciones de desempeño, informes disciplinarios y promociones) es
sensible y debería destruirse para evitar violaciones de información.
La destrucción física de documentos no sólo consume tiempo valioso, sino
que también puede hacer que las trituradoras se dañen. Y durante el tiempo
que la trituradora está fuera de uso, información sensible y confidencial
inevitablemente se acumula convirtiendo a su negocio en un blanco fácil
para una potencial violación de datos.
Contratando el servicio de destruccion, si una consola de oficina se llena
antes de lo esperado, una rápida llamada al proveedor asegurará que se
programe una recolección adicional de manera que los documentos puedan
seguir siendo depositados de forma rutinaria y segura en la consola cerrada
bajo llave. De manera similar, si una organización advierte que sus consolas
se llenan con frecuencia antes de la siguiente fecha de servicio, deberán ser
provistos de consolas adicionales o se deberá incrementar la frecuencia del
servicio en un esquema regular.
Contratar la destrucción de documentos es más seguro y eficiente
Las consolas cerradas bajo llave aseguran que
su información confidencial esté guardada y
protegida antes de la destrucción
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La Destrucción De Grandes Volúmenes
De Documentos No Puede Manejarse
Internamente
Cerca de la mudanza de una oficina o al final del año calendario
o financiero, se necesitan destruir mas documentos de lo usal.
Aún las trituradoras de oficina más sofisticadas simplemente
no están equipadas para manejar la destrucción de un gran
volumen de documentos. Una organización externa y confiable
de destrucción de documentos utiliza trituradoras industriales
que están diseñadas para manejar grandes cantidades; en
Shred‑it ofrecemos destrucción en el lugar donde los clientes
pueden observar cómo se lleva a cabo el proceso de destrucción.
Las compañías profesionales de destrucción de
documentos usan trituradoras industriales
La Trituradora De Oficina No Puede Procesar Todos Los Materiales
Una trituradora de oficina básica no siempre puede procesar grapas, carpetas, clips para papel u otros materiales lo
cual significa que los empleados responsables de la destrucción deben desperadiciar tiempo separando documentos,
o arriesgarse a dañar la trituradora. Por el contrario, las trituradoras industriales a cargo de un proveedor de renombre
cuentan con la tecnología y el poder para destruir todo, desde tela y plástico hasta material electrónico y metales.
Tambien son capaces de destruir con seguridad discos compactos (CD), cintas de video, videos digitales (DVD),
microfichas e incluso fichas de casino.
Las Computadoras Y Las Fotocopiadoras
También Tienen Memoria
Es importante recordar que no son sólo los documentos
impresos los que contienen información sensible: las
computadoras y las fotocopiadoras también. Si bien una
empresa puede usar programas que pretenden borrar
datos de un disco duro al actualizar o reciclar sus máquinas,
algunos programas que aseguran borrar datos de un disco
duro sólo borran los directorios del disco. La información
puede recuperarse y permitir que alguien acceda a esos
datos confidenciales. Esto deja a las organizaciones en un
estado de vulnerabilidad.
Está probado que la destrucción del disco duro es la única
manera 100% segura de destruir de forma permanente la
información que hay en ellos. Este proceso no puede llevarse
a cabo internamente y se debe contratar un proveedor
confiable.
Las fotocopiadoras pueden contener información sensible
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Qué Buscar En Un Proveedor Externo De Destrucción De La Información
• Certificación por parte de una asociación comercial de buena reputación, como la Asociación Nacional para
la Destrucción de la Información (NAID, por sus siglas en inglés).
• Capacidad de brindar servicios de destrucción en el lugar y fuera de él.
• Servicios que satisfagan sus necesidades; recolecciones programadas o limpieza de una vez.
• Entrega de un Certificado de destrucción después de cada servicio.
Los servicios de destrucción de documentos de Shred-it pueden ayudarlo a satisfacer sus obligaciones de cumplimiento
con un servicio confiable y oportuno. Podemos ayudarlo a prevenir el robo de identidades y las violaciones de seguridad,
y a proteger la privacidad de sus clientes para que usted pueda concentrarse en otras prioridades del negocio.
Para conocer más acerca de los servicios de Shred-it o para reservar
su evaluación GRATUITA de seguridad, visite shredit.com o llame al:
800.697.4733 | shredit.es
“Shred-It cuenta con una
seguridad y confiabilidad
excepcionales. En el mundo
de las finanzas, exigimos
ambos requisitos”.
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