En blanco - Superintendencia de Sociedades

Oficio 220-040111 del 16 de agosto de 2007
Asunto: LIBROS DE COMERCIO (UTILIZACIÓN DE LAS HOJAS POR AMBAS
CARAS) REUNIÓN POR DERECHO PROPIO.
Me refiero a su escrito radicado con el número 2007-01-131615, mediante el cual
formula la siguiente consulta:
“ 1
Como bien se sabe, los libros de actas (de junta de socios, asamblea de accionistas
o junta directiva) se registran en blanco y debidamente numerados. Es así como al
momento del correspondiente registro ante la cámara de comercio respectiva, dicha
entidad certifica el número de hojas útiles.
Con fundamento en lo anterior, se pregunta si es o no posible que al momento de asentar
las respectivas actas, se utilicen los dos lados de la hoja útil autorizada. En otras palabras,
queremos saber si existe alguna imposibilidad de realizar dicho asentamiento de las actas
en el reverso de la página que aparece numerada y sellada por la citada entidad de
registro. Si existe tal imposibilidad, nos gustaría saber si hay una norma legal que así lo
indique, o si por el contrario ello proviene de una costumbre mercantil aceptada, o una
posición de la jurisprudencia o doctrina nacional.
2.
Por otro lado, nuestra sociedad tiene pactada en sus estatutos la siguiente
cláusula:
“ REUNIONES DE LA JUNTA DE SOCIOS. La junta de socios se reunirá ordinariamente una
vez por año, el primer día hábil del mes de abril, a las diez (10) de la mañana, en las
oficinas del domicilio de la compañía. Si no fuere convocada o si habiéndolo sido ésta no
se reuniere, lo hará por derecho propio el primer día hábil del mes de mayo a las diez (10)
de la mañana, en las oficinas del domicilio donde funcione la administración de la
sociedad” .
Frente al texto de la citada cláusula, se pregunta lo siguiente:
i.
¿Es válida, a la luz de la legislación colombiana, dicha cláusula?
ii.
Si la junta de socios no se reunió en la fecha indicada; esto es, el primer día hábil
del mes de abril, ni tampoco fue convocada, de tal forma que nunca se celebró la reunión
del primer día hábil del mes de mayo, ¿cómo debe proceder la sociedad para aprobar los
temas que debió someter a consideración en esa junta ordinaria de socios que hasta la
fecha no se ha celebrado?
iii.
¿Es posible citar a una junta extraordinaria, para que allí se debatan y aprueben
dichos puntos?
iv.
¿Existe alguna sanción de la que pueda ser objeto la junta, los administradores o
la sociedad, por el hecho de no haberse realizado la reunión de junta de socios (ordinaria)
en las fechas indicadas?
Sobre el particular me permito manifestarle lo siguiente:
UTILIZACION DE LOS FOLIOS DE LOS LIBROS DE COMERCIO
En relación con la inquietud relacionada con la forma de utilización de los folios de los
libros de comercio, la Superintendencia de Sociedades se pronunció en los siguientes
términos:
“ El Decreto 2649 de 1993, por el cual se expidieron las normas o principios de
contabilidad generalmente aceptados en Colombia, en el título tercero referente a las
normas sobre registros y libros, señala en el artículo 125 que los libros deben conformarse
y diligenciarse en forma tal que se garanticen su autenticidad e integridad. Cada libro, de
acuerdo con el uso a que se destine debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las
hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.
Así mismo, el artículo 128 ídem consagra que, se aceptan procedimientos de reconocido
valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar
las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen maquinas
tabuladoras, registradoras, contabilizadotas, computadores o similares.
Según el diccionario Kapelusz de la lengua española, define la palabra folio como hoja de
un libro, un cuaderno. Igualmente la define como número indicador de una página. En
cuanto a la página, es definida como cada lado de la hoja de un libro, cuaderno etc.
Teniendo en cuenta lo anterior y pasando al tema que nos ocupa, los libros oficiales
pueden ser llevados en medios electrónicos y/o manuales, para los primeros y teniendo
en cuenta su mecanismo de diligenciarlo, solamente es viable utilizar la página en donde
se encuentre el respectivo sello de la Cámara de Comercio.