planificación de compras

PLANIFICACIÓN DE COMPRAS
Formación continua
ÍNDICE
I.
OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN
II. ¿QUÉ ES PLANIFICAR LAS COMPRAS?
1. ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIÓN DE
COMPRAS
2. EJEMPLO:POR QUÉ PLANIFICAR LAS COMPRAS
III. PROCESO DE ABASTECIMIENTO
IV. ¿QUÉ ES UN PLAN ANUAL DE COMPRAS?
1. ¿QUÉ CONTIENE UN PLAN DE COMPRAS?
2. ¿QUÉ VENTAJAS ENTREGA EL PLAN DE COMPRAS? ¿PARA
QUÉ LO CREAMOS?
V.
ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS
VI. RESUMEN
I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN
“Comprender la importancia de la planificación en las
compras públicas y entender las ventajas que existen al
guiarse por un Plan de Compras”
II . ¿QUÉ ES PLANIFICAR LAS COMPRAS?
“Hacer un Plan o proyecto de una acción”.
(Fuente: Diccionario de la Lengua Española).
Significa definir:
A) Qué necesita la organización
Planificación de Compras
B) Cuánto necesita
Plan de
Compras
C) Para cuándo lo necesita
D) Con qué recursos. Dentro de un período de tiempo determinado.
1. ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIÓN
DE COMPRAS
Definición de
requerimiento
1
ACTIVIDADES:
Selección del
mecanismo de
compra
2
ACTIVIDADES
1. Revisar stocks.
1. Determinar
2. Ver datos
tipo de
históricos (lo
compra y
comprado y
tiempos que
consumido el año
demorará el
pasado).
proceso. Se
3. Reunión de
crea lista y
trabajo con
detalle con
quienes necesitan
las compras
insumos
a realizar.
estratégicos
(usuarios internos).
4. Revisar
cumplimiento Plan
anterior.
Subida
Reunión equipo
Validación
Elaboración Plan del plan a
e trabajo
Presupuestaria
la Web
3
4
5
Seguimiento
Del Plan
6
7
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES
1. Reunión de
encargado de
compras con sus
Jefes para
validar sus
previsiones y
revisar si existen
nuevos
proyectos. Se
actualiza lista de
compras.
1. Se valida la
aprobación
presupuestaria
para la lista de
compras.
1. Se elabora un
plan de compras
con sus
actividades de
seguimiento e
identificación de
responsables.
(Programa de
ejecución de
actividades).
1. Subida del
Plan de
Compras al
Sistema
ChileCompra.
1. Seguimiento
en el año del
Plan Anual de
Compras en
base a
programa.
Plan de Compras
2. EJEMPLO: POR QUÉ PLANIFICAR LAS COMPRAS
Si desde hace varios años el consumo promedio de papel para impresora tamaño carta ha alcanzado las 500 resmas anuales, es bastante razonable suponer que dicho consumo rondará la misma cifra el año siguiente. Sin embargo, siempre es importante estar informado respecto de los cambios que se espera implementar en el mediano plazo, ya que algunos de estos pueden generar modificaciones sustantivas en los consumos de la institución. Por ejemplo, un proyecto de modernización del sistema informático puede acarrear la eliminación de ciertos formularios, por lo que en este caso, es muy probable que disminuya el consumo de papel, debiendo entonces comprar menor cantidad de resmas. IMPORTANTE
™ La planificación no podrá realizarse exitosamente si Abastecimiento funciona como oficina de emergencias dedicada a “apagar incendios”, lo que necesariamente implicará insatisfacción de los usuarios, estrés y tensiones entre unidades y funcionarios. ™ La planificación de compras sólo es posible si existe un compromiso organizacional de todas las partes. ™ Considerar los stocks de productos que tenemos cuando planificamos. ™ En resumen, una buena planificación nos permite además controlar el proceso de abastecimiento, analizar las desviaciones y así poder tomar mejores decisiones a futuro. INICIO
III. “PROCESO DE
ABASTECIMIENTO”
Definición de
requerimiento
1
Selección del
mecanismo de
compra
Llamado y recepción
de ofertas
2
3
Evaluación de
ofertas
4
Adjudicación oferta
5
Recibo de
producto o
servicio
6
FIN
Seguimiento y
monitoreo de
la compra
7
IV. ¿QUÉ ES UN PLAN ANUAL DE COMPRAS?
Es un documento que pronostica las compras anuales de nuestro
organismo, el momento en que se comprarán o contratarán y su valor
estimado.
1. ¿QUÉ CONTIENE UN PLAN DE COMPRAS?
Esta formado por una lista de los bienes y/o servicios que se
contratarán, detallándose de acuerdo a la ley 19.886 de Compras
Públicas. Este plan como mínimo debiese tener:
™ Descripción del bien o servicio
™ Código del clasificador de rubro utilizado en Mercadopúblico
™ Cantidad del bien o servicio
™ Monto estimado
™ Modalidad de adquisición (catálogo electrónico, licitación publica,
etc).
™ Fecha aproximada en la que se publicara el llamado a participar.
SE RECOMIENDA ADEMÁS DETALLAR EN ESTE PLAN:
™ Usuarios principales
™ Si es una compra simple o estratégica
™ Cronograma del proceso para las compras complejas
™ Fuentes de financiamiento
IMPORTANTE
El Plan Anual de Compras debe publicarse en el sistema
ChileCompra, información que además, será un insumo clave para
la confección de los Convenios Marco a elaborar por la Dirección
ChileCompra.
2. ¿QUÉ VENTAJAS ENTREGA EL PLANIFICAR LAS COMPRAS?
™ Precios competitivos para los compradores.
™Menores costos administrativos. Se realizan menos actividades de
compra y, por tanto, menos papeleo, órdenes de compra,
coordinaciones (ya sea vía telefónica, correo electrónico u otra), menos
revisiones de la entrega del producto o servicio, etc.
™ Compras oportunas. Tener lo que necesitamos para cuando lo
necesitamos. Esto implica ser capaz de responder a los requerimientos
de nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo que
evidentemente
aumenta
su
satisfacción.
™ Adecuada distribución de la carga de trabajo de los recursos humanos
en el tiempo. Al contar con un buen Plan, es posible programar y
distribuir en el tiempo los procesos de adquisiciones de manera de evitar
la ocurrencia de períodos con grandes sobrecargas de trabajo.
™ Enfrentar mejor las situaciones de crisis. Tener ordenados y
planificados los recursos de manera de saber de cuales disponemos
para otras actividades.
™ Disminución del número de licitaciones desiertas y de compras
urgentes. El ordenar y programar las compras permite no tener que
realizar importantes compras urgentemente.
™ Menores costos de inventario, ya que con un adecuado Plan será
posible definir pedidos con un tamaño y con una frecuencia que permita
disminuir
los
stocks
y
sus
costos
asociados.
™ Permite ayudar a conseguir los objetivos estratégicos de la institución.
™ Tener un registro histórico.
™ Controlar y trasparentar los gastos.
V. ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNA
PLANIFICACIÓN DE COMPRAS
Seguimiento del
Plan
7
™ Nos permite guiar, controlar y trasparentar las compras, tomando
medidas correctivas oportunamente.
™ Es recomendable que al menos trimestralmente analicemos
avances, modificaciones y actualizaciones del Plan, revisando:
9 Compras planificadas v/s realizadas
9 Compras realizadas pero con modificaciones (Ej. Cambio en el
costo, tiempos, etc.)
9 Otras compras realizadas no previstas en el Plan y las
causas que originan las desviaciones.
RESUMEN
Identificar
desviaciones
Programación de las
actividades
1.
Ejecutar
2.
Evaluar
Programación de las
licitaciones
3. Ajustar
Modificar el plan de
compras
Analizar causas
Problemas de
planificación
Problemas de
ejecución
Proponer mejoras
y/o
medidas
correctivas
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