Malla Avanzada 2014 http://formacion.chilecompra.cl Abastecimiento y Planificación de Compras Objetivos • Identificar los elementos que componen la cadena de Abastecimiento • Conocer los elementos necesarios para una correcta cadena de abastecimiento • Reconocer la importancia de la planificación de compras • Identificar los principales pasos para la realización de una planificación de compras efectiva. Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra ¿Qué involucra el proceso de Abastecimiento? El Abastecimiento involucra todos los procesos, las personas, la organización, la tecnología y la infraestructura física que permite la transformación de materias primas en productos y servicios que son ofrecidos y distribuidos a los usuarios para satisfacer su demanda. Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra ¿Qué Áreas debe cubrir la Cadena de Abastecimiento? La administración de la cadena de abastecimiento cubre las siguientes áreas: • Red de logística: debe minimizar el costo total, es decir, montos de inversión y costo operativo. Además de optimizar o satisfacer las necesidades de los clientes internos de la entidad. • Almacenaje: es una parte de la Logística que incluye las actividades relacionadas con el almacén, específicamente el guardar y custodiar existencias que no están en proceso de fabricación, ni de transporte. El almacenaje permite acercar los productos a las unidades requirentes. • Inventario: control de existencias, debe mostrar el número de unidades que se encuentran almacenadas, la descripción de los artículos, fechas de vencimiento, precios unitarios, etc. Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra ¿Qué Áreas debe cubrir la Cadena de Abastecimiento? La administración de la cadena de abastecimiento cubre las siguientes áreas: • Compras: adquisición de los bienes y servicios necesarios para el correcto funcionamiento de la entidad. • Alianzas estratégicas: entre las áreas de la entidad pública, las que permitirán una correcta solución a las necesidades de las unidades requirentes. • Informática: generar o adquirir un programa de control de inventario y existencias. Lo que permitirá tener un control de stock crítico y organizar de mejor forma los procesos de compras. Minimizando los Tratos Directos y otras compras fuera de sistema. • Comunicaciones: fundamental para el correcto entendimiento entre las unidades requirentes, abastecimiento, finanzas y control de bodega. Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra ¿Qué logramos mejorando las Cadena de Abastecimiento? • Hacer eficientes y efectivos los procesos para todas las áreas de la entidad. • Mejorar el control de flujo de insumos que se incorporan a su organización y puede preparar a su institución para operar en un ambiente de abastecimiento óptimo, minimizando las pérdidas o carencias de productos en momentos críticos. Es clave el compromiso de todos y cada uno de los miembros de la institución, desde el Jefe de Servicio hasta el último usuario requirente. Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra ¿QUÉ SE REQUIERE PARA UNA EXCELENTE CADENA DE ABASTECIMIENTO? Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra Planificar las Compras Planificar las compras significa definir: • ¿Qué necesita la organización? • ¿Cuánto? • ¿Para cuándo lo necesita? En un período de tiempo determinado Además en la planificación se identifican los proveedores potenciales de cada compra y una estimación de sus principales parámetros, tales como precio, plazos de entrega, calidad, etc. También se programan con anticipación las compras requeridas, lo que permite organizar de mejor manera el trabajo al interior de la unidad de abastecimiento. Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra ¿Cuáles son las Ventajas de Planificar las Compras? Una adecuada planificación se traduce en numerosos beneficios para la entidad, optimizando los métodos de compra y mejorando los resultados en términos: Eficacia Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra Eficiencia Transparencia. Ventajas de Planificar las Compras Precios Más competitivos y mejor calidad obtenida en cualquiera de los distintos mecanismos de compra, debido a que una adecuada programación nos permite: • Agregar demanda y, de este modo, conseguir mejores condiciones comerciales (precio, calidad, entrega, servicio post venta, etc.). • Facilitar a la Dirección de Compras y Contratación Pública la suscripción de nuevos Convenios Marco, basándose en los requerimientos futuros estimados por los planes de compra de los servicios. • Realizar una mejor definición de los requerimientos y de los plazos de los distintos procesos de compra, lo que trae aparejado un mayor número de proveedores potenciales y una mejor negociación en el caso de un único proveedor. Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra Ventajas de Planificar las Compras Menores Costos Administrativos Al agregar demandas se realizan menos procesos de compra y, por tanto, menos papeleo, menos órdenes de compra, menos coordinaciones, menos revisiones de la entrega del producto o servicio, etc. Menores Costos de Inventario Con una adecuada planificación será posible definir pedidos con un tamaño y con una frecuencia que permita disminuir los stocks y sus costos asociados. Compras Oportunas Tener lo que necesitamos para cuando lo necesitamos, por lo tanto, ser capaz de responder a los requerimientos de nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo que evidentemente aumenta su satisfacción. Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra Ventajas de Planificar las Compras Adecuada Distribución de la Carga de Trabajo Con una buena planificación, es posible programar y distribuir en el tiempo los procesos de adquisiciones de manera de evitar la ocurrencia de períodos con grandes sobrecargas de trabajo, que además de perjudicar el clima laboral, afectan la eficiencia de los procesos. Personal Menos Estresado Aumenta el compromiso con la organización, disminuye la rotación, el ausentismo y aumenta la productividad. Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra Ventajas de Planificar las Compras Apoyo al Cumplimiento de los Objetivos Estratégicos Permite liberar recursos para enfocarse en las compras que resulten estratégicas para la organización, ya sea en términos de su importancia para el desarrollo de las labores propias de la organización o de su relevancia para la implementación de un proyecto estratégico para la institución. Mejoras al Funcionamiento Diario de la Organización Las compras sencillas o rutinarias, aunque aparentemente son menos importantes, resultan indispensables para trabajar eficientemente. Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra Ventajas de Planificar las Compras Identificar Oportunidades para la Generación de Contratos de Suministro En la medida que observamos que existen productos o servicios para los cuales es difícil prever la cantidad y/o el momento en que serán requeridos, es recomendable licitar con el fin de adjudicar al mejor proveedor y generar un contrato de suministro con él, en el que se le solicitan los productos o servicios en la medida que se van requiriendo. Resolver Situaciones de Crisis de Mejor Forma Una buena planificación permitirá tener en cuenta situaciones de estacionalidad como aumentos de demanda en una determinada época del año. El planificar y programar la mayoría de las compras ayudará a estar más preparado para enfrentar las verdaderas situaciones urgentes, es decir, aquéllas imposibles de planificar como la ocurrencia de eventos de fuerza mayor. Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra Ventajas de Planificar las Compras Disminución de Licitaciones Desiertas y de Compras Urgentes. Permitirá prestar la atención necesaria y dotar de los recursos adecuados a la realización de procesos de licitación. Por lo tanto, se podrá establecer plazos apropiados y redactar buenas bases lo que facilitará la participación de los proveedores, con los consecuentes beneficios que ello implica en términos de eficiencia y transparencia. Una Excelente Planificación, permitirá controlar el proceso de abastecimiento, analizar las desviaciones y así poder tomar mejores decisiones a futuro. Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra ¿CÓMO PLANIFICAR LAS COMPRAS DEL SERVICIO? Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra ¿Cómo Planificar las Compras? La planificación de las compras puede ser entendida como un proceso de tres etapas: • Levantamiento de requerimientos • Programación de las compras • Control y seguimiento de la ejecución del plan Es fundamental tener claro que la planificación de las compras no es una tarea exclusiva del departamento de abastecimiento, ya que será necesario consultar y hacer participar a otros departamentos y unidades de la organización. Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra ¿Cómo Planificar las Compras? Levantamiento de Requerimiento Seguimiento del Plan de Compras Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra Saber qué se va a necesitar durante el próximo período Programación de las Compras ¿Cómo Planificar las Compras? Levantamiento de Requerimiento Seguimiento del Plan de Compras Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra Definir el mecanismo que se utilizará para adquirir los bienes y servicios que se espera adquirir. Programación de las Compras ¿Cómo Planificar las Compras? Levantamiento de Requerimiento Seguimiento del Plan de Compras Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra Guiar, controlar y transparentar las compras y los gastos mientras se está ejecutando, lo que nos permite tomar medidas correctivas oportunamente. Programación de las Compras ¿POR QUÉ PLANIFICAR LAS COMPRAS? Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra Plan Anual de Compras • Cada Entidad deberá elaborar y evaluar un Plan Anual de Compras que contendrá una lista de los bienes y/o servicios que se contratarán durante cada mes del año, con indicación de su especificación, número y valor estimado, la naturaleza del proceso por el cual se adquirirán o contratarán dichos bienes y servicios y la fecha aproximada en la que se publicará el llamado a participar. Artículo 98 del Reglamento • Los Procesos de Compras y contratación deberán formularse de conformidad y en la oportunidad determinada en el Plan Anual de Compras elaborado por cada Entidad Licitante, previa consulta de la respectiva disponibilidad presupuestaria, a menos que circunstancias no previstas al momento de la elaboración del Plan Anual de Compras hagan necesario dejar de cumplirlo o se haya efectuado una modificación al mismo. … Artículo 99 del Reglamento Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra ¿Por qué realizar el Plan Anual de Compras? • Cada Entidad publicará su Plan Anual de Compras en el Sistema de Información, en la forma y plazos que establezca la Dirección. Artículo 100 del Reglamento • Cada Entidad podrá fundadamente modificar el Plan Anual de Compras en cualquier oportunidad, informando tales modificaciones en el Sistema de Información. Artículo 101 del Reglamento Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra ¿CÓMO DEBE SER EL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE LA ENTIDAD? Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra Etapas del proceso de Abastecimiento 1. 2. Definición del requerimiento: Definir con claridad la necesidad del usuario requirente Selección de mecanismo de compra: •Convenio Marco •Elaboración de las bases •Licitación Pública •Licitación Privada •Compra Directa (excepción) 3. Llamado y recepción de ofertas: dependerá del mecanismo de compra. Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra 4. Evaluación de ofertas: criterios de evaluación. 5. 6. 7. Adjudicación de oferta: publicación resolución de adjudicación y aviso a proveedor adjudicado. Recibo de producto o servicio: formalización de compra. Seguimiento y monitoreo de la compra: garantía, servicio técnico y satisfacción cliente interno. http://formacion.chilecompra.cl