GESTIÓN DE CONTRATACIÓN SELECCIÓN DIRECTA CÓDIGO AP-CTR-PR-01 VERSIÓN: 1 VIGENCIA: 2015 Página 1 de 7 1. OBJETIVO Verificar la correcta aplicación del procedimiento de selección del contratista mediante la modalidad de selección directa, conforme los requisitos exigidos en el Art. 12 del Estatuto de Contratación vigente (Acuerdo 029 de 2011) reglamentado en el Art. 18 de la Resolución No. 194 de 2011 e inciso final del Art. 32 del citado Estatuto. 2. ALCANCE Este procedimiento de selección aplica cuando se justifique por lo menos una de las condiciones especiales establecidas en los numerales del Art. 12 e inciso final del Art. 32 del Estatuto de Contratación; en observancia del principio de selección objetiva. 3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO: Ordenadores del Gasto (Rector, Vicerrectores(as), (Administrativa y de Investigación y Proyección Social) y decanos. 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES Ver normograma La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión de Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana. GESTIÓN DE CONTRATACIÓN SELECCIÓN DIRECTA CÓDIGO AP-CTR-PR-01 VERSIÓN: 1 VIGENCIA: 2015 Página 2 de 7 5. DEFINICIONES PUBLICACIÓN: Hacer que un documento (texto, audio, video) sea visible desde el link del sistema de contratación del sitio web y/o medios de comunicación. VEEDURÍAS CIUDADANAS: O r g a n i z a c i o n e s q u e r e a l i z a n a c o m p a ñ a m i e n t o e n el desarrollo y ejecución de los diferentes procesos contractuales de la Universidad, por parte de la población beneficiaria o la comunidad Universitaria. COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN: Es el grupo de naturaleza consultiva y asesora, creado por el Estatuto de Contratación, responsable de realizar las recomendaciones y emitir los conceptos necesarios para la toma de decisiones en materia de contratación de acuerdo con la solicitud expresa del ordenador del gasto. SELECCIÓN DIRECTA: Proceso de selección de contratistas establecido en el Art. 12 del Estatuto de Contratación vigente (Acuerdo 029 de 2011) reglamentado en el Art. 18 de la Resolución No. 194 de 2011 e inciso final del Art. 32 del citado Estatuto . DELEGACIÓN DEL GASTO: Delegación de la competencia contractual (Selección de contratistas, adjudicar y celebrar contratos y convenios): Vicerrectores (hasta cuatrocientos (400) SMLMV, Decanos(as): hasta cuatrocientos (400) SMLMV. ESTUDIOS PREVIOS: Son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato; que contiene los siguientes elementos: i) descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el Proceso de Contratación; ii) Descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones técnicas esenciales, requeridos para su ejecución; y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto; iii) La obligaciones y especificaciones técnicas del objeto a contratar; iv) El valor estimado del contrato y la justificación del mismo, con base en un estudio de preciso del mercado; v) análisis técnico y económico que justifique el valor estimado del contrato incorporando al estudio previo el presupuesto oficia y cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos; vi) Los fundamentos jurídicos que soporten la modalidad de selección; vii) El análisis de riesgo (estimación, tipificación y asignación) y la forma de mitigarlo; viii) Las garantías que contempla exigir en el Proceso de Contratación; ix) Los criterios para seleccionar la oferta más favorable. ETAPA PRECONTRACTUAL: Corresponde inicia con la elaboración de estudios previos y finaliza con la designación del contratista a través del proceso de selección establecido dentro del estatuto de contratación para tal fin. ETAPA CONTRACTUAL: Corresponde al desarrollo del objeto contractual, por parte del Contratista, y de la contraprestación por parte del Contratante; en las condiciones forma y plazos pactados, la cual, inicia con la suscripción del contrato y termina con el acta de entrega y recibo final. (Esta etapa comprenderá la celebración, perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato y estará integrada por todos los actos a cargo del contratista tendientes al cumplimento de sus obligaciones contractuales y para garantizar que el mismo se ajuste a lo pactado. La etapa contractual se desarrollará a través de la celebración de contratos, los cuales estarán identificados con un número secuencial, el cual será asignado una vez se produzca su perfeccionamiento, y debidamente foliados todos los documentos que hagan parte de la carpeta del respectivo contrato). ETAPA POSTCONTRACTUAL: Corresponde a las actuaciones posteriores al vencimiento del término establecido en el contrato, o en el acto que lo da por terminado de manera anticipada. Generalmente versan sobre temas accesorios de la contratación misma. Se da una vez terminado el contrato, bien sea por vencimiento del término inicialmente pactado o por terminación unilateral y deberá liquidarse dentro de los cuatro (4) meses siguientes a su terminación. PERFECCIONAMIENTO: Corresponde al cumplimiento de las formalidades del contrato, esto es, la suscripción de las partes. LEGALIZACIÓN: Aprobación de garantías y registro presupuestal. ADICIÓN: Añadir, sumar, agregar más cantidad o tiempo. Implica adicionar valor o tiempo al contrato celebrados, el cual, no podrá ser superior al 50% del valor inicial. SUPERVISOR: Servidor público vinculado a la entidad, al que se le designa la vigilancia, control y coordinación de un contrato, así como el seguimiento La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión de Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana. GESTIÓN DE CONTRATACIÓN SELECCIÓN DIRECTA CÓDIGO AP-CTR-PR-01 VERSIÓN: 1 VIGENCIA: 2015 Página 3 de 7 técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico del mismo; en los contratos que no requieran conocimientos especializados. INTERVENTOR: Persona jurídica o natural no vinculada laboralmente con la entidad, contratada por la Universidad para realizar el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico al contrato, así como la inspección y vigilancia de la correcta ejecución del mismo, dentro de los parámetros establecidos y requeridos por la Universidad; cuando el contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o extensión del mismo lo justifique. PLAZO DE EJECUCIÓN: Tiempo durante el cual las partes ejecutan el objeto contractual. PLAZO DE VIGENCIA: inicia con la suscripción del contrato y termina hasta la liquidación del mismo. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO: Consisten en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia o en garantías bancarias única que avalan el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, la cual se mantendrá vigente durante su vida y liquidación y se ajustará a los límites, existencia y extensión del riesgo amparado ACTAS DEL CONTRATO: Son los documentos suscritos durante la ejecución del contrato por las partes, con diversos propósitos, entre las principales: Inicio, Suspensión, Reinicio, Entrega y recibo final, recibo Parcial, Acta de Liquidación y Actas de Justificación de prórrogas o plazo. OTROSÍ: Implica una modificación o una forma de interpretación sin alteración sustancial al objeto. No implica por si solo alteración alguna en valor ni tiempo de ejecución. Opera para todo tipo de obligaciones. LIQUIDACIÓN: Es una operación administrativa que sobreviene a la finalización de un contrato, por cumplimiento del plazo anticipadamente, con el propósito de establecer, de modo definitivo, las obligaciones y derechos pecuniarias de las partes y su cuantía. La liquidación del contrato entonces, constituye su balance final o ajuste de cuentas, entre la administración contratante y el particular contratista, con miras a finiquitar de una vez por toda la relación jurídica obligacional. Siendo así, el acta de liquidación final deberá i) identificar el contrato, las partes, sus sucesores y los cesionarios si los hay; su objeto y alcance, ii) determinar el precio, su pago, amortización o modificación y oportunidades de pago, iii) señalar las actas pendientes de pago, la forma como se utilizó el anticipo y lo facturado el contratista, iv) establecer el plazo, las modificaciones de obligaciones, prórrogas, adiciones, suspensiones y reinicios y las sumas que quedan pendientes de cancelar. También en el acta las partes dan cuenta de las salvedades a que haya lugar de manera detallada y concreta. APU: análisis de precios unitarios. La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión de Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana. GESTIÓN DE CONTRATACIÓN SELECCIÓN DIRECTA CÓDIGO 6. Nº 1. 2. AP-CTR-PR-01 1 VIGENCIA: 2015 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD: ACTIVIDAD DESCRIPCION Identificación de las El funcionario encargado por el ordenador del gasto (quien aprueba la solicitud), identifica la necesidad y hace la solicitud del bien o servicio debidamente Necesidades. justificado e identificado en el plan de compras. Verificación existencias de partidas o disponibilidades presupuestales. Estudio de previos 3. Documentación anexa 4. VERSIÓN: Se verifican las existencias de partidas o disponibilidades presupuestales correspondientes y el agotamiento del proceso de planeación, conveniencia del objeto a contratar, autorizaciones, aprobaciones, estudios de prefactibilidad y/o factibilidad, diseños y proyectos necesarios para garantizar el cumplimiento del contrato. El funcionario designado por el ordenador del gasto realiza el estudio previo respectivo para determinar la necesidad, la justificación el valor y el perfil del oferente; plasmando esta actividad en el formato aprobado por el sistema de gestión de calidad. Según la causal de contratación señalada en el Art. 12 del Acuerdo 029 de 2011, se anexara la documentación así: Para prestación de servicios (Numeral 1, 2, 4 y 23 del artículo 12): Propuesta cuando se requiera conforme la naturaleza del contrato, hoja de vida con todos los soportes académicos y de experiencia, formato único de hoja de vida y de declaración de bienes y rentas, documento de identificación, RUT, documento que acredite la afiliación al sistema de seguridad social. Para compra o suministros (Numeral 3, 5, 6, 7, 8, 11, 13, 17, 19, 20, 21 y 24 del artículo 12): propuesta, oferta o cotización, concepto técnico (numerales 7, 8 y 13 del artículo 12), documentos del Contratista (certificado de existencia y representación legal o registro mercantil, RUT, documento de identificación del representante legal, documento que acredite la afiliación al sistema general de seguridad social o constancia del representante legal o del revisor fiscal -personas jurídicas- y su correspondiente pago) Para contratos interadministrativos y convenios (Numeral 15 y 18 del artículo 12): RUT, documentos del representante legal o su delegado (acta de posesión, documento de identificación y acto administrativo de delegación y ordenación del gasto), propuesta o proyecto, certificado de disponibilidad presupuestal de la entidad cofinanciadora (si aplica). Certificado de existencia y representación legal cuando se trate de personas jurídicas de derecho privado. Página 4 de 7 RESPONSABLE Funcionario de la Universidad. Ordenador del gasto. Funcionario de la Universidad. REGISTRO Solicitud de contratación Funcionario Universidad Estudios previos de la AP-FIN-08 SOLICITUD CDP Persona designada La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión de Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana. GESTIÓN DE CONTRATACIÓN SELECCIÓN DIRECTA CÓDIGO Nº AP-CTR-PR-01 ACTIVIDAD VERSIÓN: 1 VIGENCIA: 2015 DESCRIPCION Página RESPONSABLE 5 de 7 REGISTRO 5. Solicitud certificado de disponibilidad Presupuestal CDP Presentar ante comité contratación 6. Elaboración Condiciones Mínimas 7. Para los numerales 14: Documentos que acrediten la existencia y representación legal de la entidad contratante o cooperante. Para el numeral 16: Documento contentivo de la negoción global de precios, solicitud de cotización y solicitud de compra de acuerdo al valor menor cotizado. Para el numeral 12: Resolución motivada que declare la urgencia manifiesta. Para el numeral 22: Solicitud, registro o transacción electrónica y compra. Nota: Cuando se trate de servicios públicos domiciliarios (Numeral 11) únicamente se deberá allegar la factura a la Oficina de Contabilidad. Para compra o venta de inmuebles (Numeral 9 del artículo 12): avalúo comercial, certificado de libertad y tradición, RUT del propietario, documento de identificación. Para arrendamiento de inmuebles, espacios físicos o equipos (Numeral 10 del artículo 12): RUT, documento de identificación del propietario o arrendador, oferta o cotización, documento que acredite la propiedad o calidad de arrendatario del bien con autorización para subarrendar. El funcionario que este adelantado el proceso de contratación solicita al ordenador del gasto la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Tiempo 1 día Mediante comunicación oficial y/o correo electrónico se solicita al secretario del comité de contratación agendar los procesos contractuales adelantados por las decanaturas cuando la cuantía supera los 100 SMMLV y aquellos adelantados por la rectoría y las vicerrectorías cuando la cuantía supera los 380 SMMLV para su revisión y recomendación de inicio de proceso (art. 7 literal a del acuerdo 029 de 2011). En caso de que se presenten observaciones por parte del comité de contratación, se comunica a la dependencia solicitante para que realice los correspondientes ajustes. Se proyectan las condiciones mínimas, el cual, debe contener como mínimo: El objeto del contrato que se desea celebrar. El precio El plazo La disponibilidad presupuestal Las obligaciones especiales del contratista Cláusulas excepcionales (De ser el caso) Funcionario de la dependencia donde surge la necesidad Profesional de apoyo y asesoría ES-VAD-FO-07 Profesional contratista de Apoyo y Asesoría y/o Coordinador Unidad de Contratación Condiciones mínimas Comunicación oficial y/o correo electrónico La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión de Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana. GESTIÓN DE CONTRATACIÓN SELECCIÓN DIRECTA CÓDIGO Nº AP-CTR-PR-01 8. ACTIVIDAD Elaboración y suscripción del contrato 9. Solicitud de Registro Presupuestal (RP) 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. Recepción Registro Presupuestal (RP) y documentación Aprobación garantías de Publicación del contrato en la página web institucional Recepción acta de inicio Recepción acta de recibo de parcial Recibir acta suspensión reinicio de y/o Recepción acta de entrega y recibo final. Actualización de garantías VERSIÓN: 1 VIGENCIA: 2015 Página DESCRIPCION Se elabora la minuta del contrato, se entrega para revisión por parte del asesor jurídico de la Unidad de Contratación y posterior firma de las partes. Cuando por la cuantía se requiera revisión de la oficina jurídica o asesor jurídico de rectoría, se remite con nota de envío. Mediante oficio se remite a la división financiera – oficina de presupuesto la documentación de la respectiva contratación para la elaboración del (RP). Se recibe de la división financiera el Registro Presupuestal (RP) y documentación la respectiva contratación RESPONSABLE Profesional de apoyo y asesoría Se verifica que la póliza única de cumplimiento aportada por el contratista, cumpla los amparos exigidos dentro del contrato y que su cuantía y vigencia se encuentren acordes a lo requerido para cada uno de ellos. Se publica en la página web institucional Ordenador del gasto Se recibe acta de inicio firmada y suscrita por el supervisor y/o interventor, contratista y ordenador del gasto. Se recibe acta de recibo parcial elaborada y firmada por el supervisor y/o interventor del contrato y contratista incorporándose a la carpeta-archivo del respectivo contrato. Se recibe la acta de suspensión y/o reinicio cuando la entidad y/o contratista lo considere pertinente, incorporándose a la carpeta-archivo del respectivo contrato. Se recibe el acta de entrega y recibo final firmada por el supervisor y/o interventor y contratista, incorporándose a la carpeta-archivo del respectivo contrato. Si se requiere, se recibe del contratista la actualización de las pólizas en relación con la fecha del acta de entrega y recibo final, y se da aprobación a dicha actualización 6 de 7 REGISTRO Ordenador del gasto Oficio Jefe de presupuesto Oficio, RP documentación respectiva contratación Formato aprobación garantías Profesional de apoyo y asesoría y/o Coordinador Unidad de Contratación Auxiliar de Apoyo Auxiliar de Apoyo Auxiliar de Apoyo Auxiliar de Apoyo Profesional de apoyo y asesoría Publicación contrato y la de de del AP-CTR-FO-01 Acta de Inicio AP-CTR-FO-02 Acta de Recibo Parcial AP-CTR-FO-03 Acta de Suspensión y/o APCTR-FO-04 Acta de Reinicio AP-CTR-FO-05 Acta de Entrega Y Recibo Final Formato de aprobación de garantías La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión de Calidad. La copia o impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana. GESTIÓN DE CONTRATACIÓN SELECCIÓN DIRECTA CÓDIGO Nº 18. 19. 20. AP-CTR-PR-01 ACTIVIDAD Recepción acta liquidación de Recepción de factura o cuenta de cobro Envió de documentos para pago de factura o cuenta de cobro Archivo documentación 21. VERSIÓN: 1 VIGENCIA: 2015 Página 7 de 7 DESCRIPCION Se recibe el acta de liquidación elaborada y firmada por el supervisor del contrato, contratista y el ordenador del gasto, y se incorpora a la carpetaarchivo del respectivo contrato, previo visto financiero y jurídico del apoyo jurídico de la Dependencia. Se recibe del contratista factura o cuenta de cobro por el servicio prestado o el bien suministrado. Se remite la documentación para que sea contabilizado en la oficina de contabilidad o la división de recursos según el objeto contractual. RESPONSABLE Profesional de apoyo y asesoría REGISTRO AP-CTR-FO-06 Acta De Liquidación Profesional de apoyo y asesoría Profesional de apoyo y asesoría Factura o cuenta de cobro Nota de envío Se organiza y adjunta en la carpeta-archivo expediente del respectivo contrato la documentación surtida en el proceso contractual. Profesional de apoyo y asesoría Carpeta-archivo expediente del respectivo contrato 7. OBSERVACIONES: 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS 01 EV-CAL-FO 17 – Septiembre de 2015 Creación de Documento- 1 de Septiembre de 2015 ELABORÓ REVISÓ APROBÓ BREIDY FERNANDO CASTRO CAMPOS Coordinador de Unidad de Contratación CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGC FREDY WILLIAM ANDRADE PEREZ Representante de la Dirección La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión de Calidad. 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