Campeonatos del Mundo 2016 Hockey Sobre Patines Femenino DOCUMENTO DE LICITACIÓN Viale Tiziano, 74 – 00196 Roma – ITALIA Telefono +39 06 9168 4023-5-4 Fax +39 06 9168 4028 www.rollersports.org - info@rollersports.org Estimado amigo, Tengo el agrado de presentar el procedimiento de licitación del Campeonato del Mundo FIRS de Hockey Sobre Patines Femenino, un evento internacional muy importante para esta disciplina, que desde hace unos años tiene mucho éxito en mucho países en el mundo. La FIRS con orgullo anuncia este Campeonato, debido al gran interés demostrado por muchas Federaciones afiliadas en aumentar la difusión del Hockey Sobre Patines también en el mundo deportivo femenino. Cada año este Campeonato consigue un éxito rotundo: en cualquier parte del mundo este evento se lleve a cabo, miles de personas lo esperan y lo siguen, no sólo en términos de audiencia en las gradas sino también de público conectado a la Web TV FIRS, que emite en exclusiva todas las competencias del Campeonato. La transmisión en vivo de los Campeonatos del Mundo de todas nuestras disciplinas, integrada y con el apoyo de las redes sociales más populares ha sido seguida por millones de personas en todo el mundo. Hospedar un Campeonato del Mundo también es una oportunidad para el país anfitrión, para promover su imagen, su propia cultura y su propio turismo: una semana de competiciones, equipos de atletas, árbitros y delegados técnicos de los equipos nacionales de aproximadamente 15 países, una audiencia de aficionados que afluirán a la ciudad anfitriona para seguir a sus heroínas, asegurando que muchas personas se turnen entre los hoteles y restaurantes del lugar para un festival deportivo único. El Hockey Sobre Patines, también en su versión femenina, es un deporte de equipo hermoso y emocionante que involucra grupos de chicas con un espíritu combativo que no tiene nada que envidiar a los chicos, que compiten en la pista para luego celebrar todas juntas en acontecimientos nocturnos, bajo el signo de la alegría y de la amistad. Estudios estadísticos recientes muestran que el 30% de los atletas regresa con su familia y/o con sus amigos en la ciudad donde permaneció como un atleta, para compartir con otros sus experiencias positivas. Por lo tanto esta es una actividad económica secundaria importante tanto durante como después de la realización del Campeonato. Precisamente por estas razones, la FIRS quiere que el Campeonato del Mundo de Hockey Sobre Patines alcance niveles de excelencia en la organización y ofrece todo su apoyo para asegurar que las Federaciones que decidirán organizarlo puedan tener un gran éxito; sólo así, de hecho, las Federaciones y las ciudades anfitrionas se beneficiarán del evento y podrán aspirar a repetir en el futuro una experiencia similar o incluso mejor. Gran visibilidad, oportunidades para incrementar el turismo, un producto de gran importancia económica, son sólo algunas de las razones para decidir de participar en este proceso de licitación. La FIRS apunta alto para la organización de sus Campeonatos del Mundo, que son el punto culminante de la actividad de todas las disciplinas y por tanto, tienen que ser una experiencia inolvidable para todos los que participan! Sabatino Aracu FIRS President pag.3 FIRS Campeonatos del Mundo 2016 de Hockey Sobre Patines Femenino DOCUMENTO DE LICITACIÓN PLAZOS Envío de la solicitud 15 de Mayo de 2015 Asignación de los Campeonatos 15 de Junio de 2015 Envío del Organigrama del Comité Organizador 30 de Septiembre de 2015 Creación de la página web y del logo- tipo de los Campeonatos del Mundo 31 de Octubre de 2015 Aprobación del la mercancía 30 de Noviembre de 2015 pag.4 FIRS Campeonatos del Mundo 2016 de Hockey Sobre Patines Femenino DOCUMENTO DE LICITACIÓN I. Introducción La FIRS es el único órgano de gobierno reconocido por el COI para todos los deportes sobre ruedas. Su papel es el de reconocer y ayudar a las Federaciones Afiliadas presentes en los cinco continentes en el desarrollo y promoción de todas las disciplinas del patinaje sobre ruedas y de promover el desarrollo y la difusión de estas disciplinas en los países aún no afiliados. La FIRS también quiere promover la visibilidad de todas sus disciplinas sobre ruedas a través de eventos internacionales, de los cuales los Campeonatos del Mundo son el evento principal. Campeonatos del Mundo FIRS De Hockey Sobre Patines Femenino El Campeonato del Mundo FIRS de Hockey Sobre Patines Femenino (en adelante “el Campeonato”) se lleva a cabo cada dos años, es el evento internacional máximo de este deporte y año tras año ha adquirido cada vez más importancia. Este Campeonato tendrá un carácter ceremonial, pero también espectacular y será promovido a través de la televisión nacional e internacional, la emisión en vivo en la web oficial de FIRS en exclusiva y a través de los nuevos medios de comunicación. Mientras se mantiene un carácter marcadamente deportivo, de acuerdo con los Reglamentos FIRS, el Campeonato quiere combinar la competición deportiva pura con un ambiente festivo de unidad entre los atletas de todas las nacionalidades. Durante el Campeonato se acordará con el Comité Organizador la programación de unas actividades colaterales, tales como cursos para técnicos y/o árbitros. II. Beneficios para la Ciudad Anfitriona El Campeonato es una fiesta deportiva del más alto nivel que contará con un considerable número de visitantes: alrededor de 15 equipos de los respectivos países de procedencia, muchos atletas, técnicos, árbitros y delegados, que se reunirán junto con los aficionados en una misma ciudad durante una semana. Este Campeonato representa para la ciudad que los alberga una oportunidad extraordinaria y única, no sólo en cuanto al deporte, sino también para el retorno financiero y de imagen. De hecho, se podrá contar no sólo con la presencia masiva de todos los participantes, sino también con una multitud de seguidores y aficionados que durante una semana vivirán la atmósfera emocionante y el entretenimiento de una gran celebración del deporte. Una auténtica inversión para la ciudad anfitriona: alrededor de 1.000 visitantes al día, con un retorno pag.5 FIRS Campeonatos del Mundo 2016 de Hockey Sobre Patines Femenino DOCUMENTO DE LICITACIÓN económico estimado en alrededor de USD $ 800.000, que se suman a las ganancias de ingresos auxiliares procedentes por ejemplo de los patrocinadores y, en los años siguientes, del crecimiento fisiológico de los flujos turísticos, de las atracciones y los intereses socio-culturales de toda el área. ¿Por qué organizar los Campeonatos del Mundo FIRS de Hockey Sobre Patines Femenino? Los beneficios para la ciudad anfitriona: Sociales • Enlace de su Ciudad a una imagen joven y fresca. • El Campeonato cuenta con un promedio de atletas y aficionados entre los 15 y 30 años. • Estimulación para los ciudadanos del amor por el deporte con los consiguientes beneficios para la salud. • Eliminación de las barreras sociales debido a la alta participación de mujeres y jóvenes. • Mejora de las zonas desfavorecidas. Económicos • • • Retorno en términos de turismo en los años siguientes, no sólo para la ciudad anfitriona, sino también a nivel nacional. Aproximadamente el 60% de la audiencia no es residente en la ciudad anfitriona. Estudios estadísticos indican que el porcentaje de los que regresaron a la ciudad anfitriona de los siguientes tres años con amigos y/o familiares varía entre el 20% y el 30%. • Posibilidades de trabajos relacionados con el turismo. • Oportunidad para anunciar y lanzar nuevos productos de empresas jóvenes no necesariamente relacionadas con el deporte. • Capacidad de crear nuevas colaboraciones y/o el fortalecimiento de las ya existentes. Estructurales • Renovación de instalaciones polideportivas existentes y/o creación de nuevas instalaciones deportivas. • Consolidación de las infraestructuras. • Nuevas oportunidades para seguir organizando eventos deportivos más importantes en el futuro. pag.6 FIRS Campeonatos del Mundo 2016 de Hockey Sobre Patines Femenino DOCUMENTO DE LICITACIÓN III. Programa y Planificación El Campeonato es un evento internacional que se celebra cada dos años: equipos femeninos se reúnen para celebrar juntos un Campeonato del Mundo por grupos que desencadena un gran apoyo dentro de los Coliseos de Deporte y grandes celebraciones en las calles y en los locales de la ciudad anfitriona. Este evento no descarta la posibilidad de unir las competiciones a reuniones deportivas y cursos de capacitación para técnicos, directivos y árbitros, actos oficiales, conferencias de prensa, banquetes, etc ... Todas las competencias serán promovidas a través de la televisión nacional e internacional, los medios de comunicación, las redes sociales y los nuevos medios de comunicación. Parte integrante del Campeonato también será un programa para un deporte sin dopaje. La FIRS en colaboración con el Organizador y el Comité Organizador Local (en adelante COL) será responsable de la difusión de toda la información pertinente relativa a los controles antes, durante y después de la competición, asegurándose de que los controles se lleven a cabo de conformidad con las normas WADA y sus estándares internacionales. La FIRS suportará y colaborará con la Ciudad anfitriona, las autoridades gubernamentales y el COL, aconsejando y asistiendo todo el equipo organizativo con sus conocimientos y su know how. El Campeonato tendrá una duración de una semana (excluyendo los días de llegada y salida) y se celebrará en un periodo comprendido entre los meses de Julio y Septiembre del 2016. El mes de Julio debe considerarse el mejor. La FIRS tiene la responsabilidad de realizar el programa oficial del Campeonato. Todas las atletas participantes pertenecerán a las Federaciones miembros de la FIRS y aceptarán de cumplir con los Reglamentos FIRS, el código antidopaje de la WADA y de someterse a los controles de dopaje, si es necesario. Una vez que la FIRS haya decidido el sitio más adecuado para albergar el Campeonato, este se comunicará oficialmente a todas las Federaciones Afiliadas. El Presidente de la FIRS podrá organizar ruedas de prensa con los Organizadores y las autoridades políticas locales, en las que asistirá. Los gastos relacionados con su desplazamiento, manutención y alojamiento serán asumidos por el Organizador. La FIRS decidirá el número de visitas necesarias. Para todos los problemas de carácter técnico, hágase referencia a los Reglamentos Técnicos FIRS/CIRH relativos al Hockey Sobre Patines. pag.7 FIRS Campeonatos del Mundo 2016 de Hockey Sobre Patines Femenino DOCUMENTO DE LICITACIÓN IV. Estructura y Organización Tanto la idea como la puesta en escena del Campeonato debe basarse en los siguientes elementos que el Organizador deberá tomar en cuenta: • Promoción de la ciudad anfitriona y su turismo. • Intercambio de los valores con el sector comercial. • Armonía con la naturaleza y consideraciones medioambientales. • Comunicación diaria activa con los intermediarios oficiales de la FIRS y cumplimiento total de los parámetros establecidos. Derechos Relacionados con el Evento La FIRS posee y controla el derecho a organizar el Campeonato y es propietaria de todos los derechos comerciales y de los medios de comunicación. La FIRS tiene el derecho a ser sede, promover y organizar el evento de acuerdo con las condiciones que se expresan en el contrato. Una vez ganado el derecho a organizar el evento, el Organizador tendrá todos los derechos comerciales, de marketing, los acuerdos con los patrocinadores, los billetes, las mercancías, etc.., que posteriormente se especifican en el contrato, con la excepción de un posible patrocinador principal de FIRS, vinculado al nombre y al logotipo del Campeonato. Tasa de Organización • El Organizador pagará a la FIRS una tasa para la organización del Campeonato de por lo menos $5.000. La propuesta de efectuar el pago de una suma superior a la tasa de organización prevista, será considerado un valor añadido para la asignación del Campeonato. La tasa de organización se pagará de la siguiente manera: » El 20%, o sea USD 1.000, se pagará al momento en el la candidatura con transferencia bancaria cuyo recibo será enviado a la FIRS junto con todos los documentos solicitados. » El restante 80%, o sea USD 4.000, se pagará 7 meses antes de la fecha del Campeonato con transferencia bancaria, cuyo recibo será enviado a la FIRS. • Tras un detenido examen, la FIRS elegirá la Federación Nacional y la ciudad adecuada para acoger el Campeonato. • La FIRS reembolsará la suma pagada a la hora de la Candidatura a todas las ciudades candidatas excluidas. • Los datos bancarios serán comunicados al Organizador a la recepción del procedimiento de licitación firmado para su aceptación. pag.8 FIRS Campeonatos del Mundo 2016 de Hockey Sobre Patines Femenino DOCUMENTO DE LICITACIÓN V. Funciones y Responsabilidades El Presidente FIRS es el único representante legal de la FIRS. Suyo es el derecho de firmar el contrato con el Organizador. Los Presidentes Continentales de la FIRS, tendrán el deber de promover y difundir el Campeonato en sus Continentes, a través de todos los medios de comunicación, la publicidad, etc... El Director CIRH de la FIRS será responsable del programa técnico. Responsabilidades de la FIRS • Identificación de posibles Organizadores, evaluación de las aplicaciones, gestión de las informaciones y documentos, organización de las inspecciones y visitas a los países candidatos. • Definición de las directrices del evento y de las competiciones deportivas. • Proporcionar detalles técnicos con respecto a las competiciones, equipamientos deportivos y reglamentos. • Supervisar todos los pasos ejecutados por el Comité Organizador y dar su aprobación. • Intervenir en la resolución de problemas durante la preparación del evento. • Aprobación de la concepción general del evento, los temas y las publicaciones relacionadas. • Coordinar, si el Organizador lo solicita, el marketing, los patrocinadores u otras actividades comerciales. • Establecer las directrices para el proceso de acreditación. • Asegurarse de que los plazos indicados en este procedimiento de licitación y ratificados en el siguiente contrato sean respectados y aprobación de las apropiadas actualizaciones con respecto al asunto hechas por del Organizador. • Coordinar el desarrollo de todas las operaciones relacionadas con el dopaje, el marketing, la comunicación mediática. • Promoción del evento y la respectiva disciplina en todos los medios de comunicación y promoción de la FIRS. Responsabilidades del Organizador • Creación de un Comité Organizador Local (COL) e un plazo de 3 meses de la firma del contrato y con el siguiente organigrama: » Presidente del COL. pag.9 FIRS Campeonatos del Mundo 2016 de Hockey Sobre Patines Femenino DOCUMENTO DE LICITACIÓN » Director General del COL. » Responsable de los medios de comunicación. » Responsable de las oficinas. » Responsable del transporte. » Responsable de la logística. » Responsable/s de personal y de los voluntarios. » Responsable de la seguridad. » Responsable/s de las sedes. » Responsable/s de la atención médica y emergencias. » Responsable/s anti-Doping. » Responsable del protocolo. » Responsable de la acreditación. » Otros. • Disponibilidad de instalaciones y pistas aprobadas por la FIRS en buenos términos y que cumplan con los requisitos técnicos en relación a la superficie, tamaño, adherencia, etc... y que respondan plenamente a las normas de salud y seguridad para todos los participantes y que estarán disponibles 2 días antes del inicio del Campeonato y hasta su conclusión. » » » » » » Para las competiciones habrá que utilizar una instalación estándar homologada por la FIRS y que tenga las siguientes dimensiones: mínimo 18m. X 36m. - máximo 20m. X 40 m. La estructura tendrá por lo menos 1500 asientos disponibles para los espectadores, asientos reservados y diversificados en la tribuna, para las autoridades invitados VIP, los miembros de FIRS, árbitros, responsables de prensa, fotógrafos, deportistas y delegados. Área reservada a los medios de comunicación al interno del coliseo con conexión inalámbrica adecuada al n° de los representantes de los medios de comunicación acreditados. La pista para el Campeonato no tendrá ningún marcaje excepto aquello previsto por el Reglamento FIRS/CIRH. En el centro de la pista será admitido el logo del Campeonato que incluirá el logo de FIRS y el nombre de la ciudad anfitriona Dentro de las instalaciones de las competiciones, la presencia de logotipos institucionales debe ser aprobada previamente por la FIRS. • Proporcionar el equipo, la tecnología y las instalaciones necesarias para el éxito de las competiciones deportivas. • Asegurar un evento con estándares de nivel mundial, seguro y accesible para todos. • No utilizar el Campeonato con fines que no sean en el interés de las FIRS. • Coordinar las inspecciones técnicas en el sitio si es necesario. • Trabajar en estrecha colaboración con las FIRS y comunicar toda información y documentación relativa a los aspectos técnicos y de organización del Campeonato, llevar registros del Campeonato. • Comunicar a la FIRS, seis (6) meses antes del comienzo del Campeonato, los progresos en la realización del programa general del Campeonato y cualquier problema o impedimento. • Colaborar con la FIRS para la redacción del programa general del Campeonato, el programa de las competiciones y los programas de la FIRS (Ceremonia de apertura y de clausura, Control Antidopaje, reuniones institucionales, ruedas de prensa, etc ...). pag.10 FIRS Campeonatos del Mundo 2016 de Hockey Sobre Patines Femenino DOCUMENTO DE LICITACIÓN • Comunicar a la FIRS toda actualización e información relacionada con el evento para que el departamento de marketing y comunicación pueda ayudar en la difusión del proyecto de comunicación y en la promoción internacional. • Promover el evento, las competiciones y el programa del Campeonato del Mundo tanto a nivel nacional como a nivel internacional. • Realizar la página web oficial del Campeonato del Mundo de Hockey Sobre Patines Femenino con el siguiente dominio: www.nombredelacuidadanfitrionaaño.rollersports.org En la página web habrá toda la información necesaria relativa al Campeonato, ciudad, región, país, hoteles oficiales, programa horario, etc., y estará online de acuerdo con las fechas del cronograma del evento. El Organizador recibirá las credenciales para la gestión del espacio dentro del servidor rollersports.org, podrá elegir diseño previa aprobación de la FIRS y tendrá el control de los accesos. • Ser responsable de todos los comunicados de prensa que se ocupan de temas relacionados, pero sin limitarse a fechas, plazos, anuncios y temas de marketing, siempre previa aprobación de la FIRS; el Organizador hará todo lo posible para asegurarse de que el Campeonato tenga amplia publicidad, asegurando que la página web específica contenga toda la información actualizada relativa a las competiciones y a los resultados. • No emitir comunicados deportivos o técnicos, sin la autorización previa de FIRS. • Presentar a FIRS una amplia gama de alojamientos a precios reducidos que se establecerán en el contrato para garantizar el más alto nivel de participación de todas las Federaciones. Se entiende que este “Plan de Alojamiento” para los atletas y funcionarios extras y más en general para todos los participantes será preparado por FIRS y solo FIRS podrá ofrecer la venta en los canales oficiales del evento. • Asegurarse de que la sede del evento incluya, aunque sin limitarse, lo siguiente: espacio suficiente para todas las personas involucradas en la preparación, organización y puesta en escena del evento, vestuarios, instalaciones adecuadas para el entrenamiento y la competición de las atletas durante el Campeonato, para el público, los medios de comunicación y el personal de la FIRS (tales instalaciones deberán ser disponibles por todo el tiempo que FIRS lo solicite), y suministro de todos los equipamientos necesarios, de acuerdo con las especificaciones de FIRS. Sin embargo, el Organizador se asegurará que sigan operando durante todo el Campeonato (altavoces, marcador electrónico para la puntación, los software necesarios para el funcionamiento de dicho equipo). • Garantizar a todos los equipos mínimo media hora de entrenamiento el día en la pista oficial en día antes del comienzo del pag.11 FIRS Campeonatos del Mundo 2016 de Hockey Sobre Patines Femenino DOCUMENTO DE LICITACIÓN Campeonato, según un programa horario establecido por el Organizador. • También se pondrán a disposición si es posible, en los días antes del comienzo de los Campeonato, unas horas de entrenamiento por pago en la pista oficial o en otra pista, para todas las delegaciones que lo requieran. • Garantizar acreditación gratuita para las autoridades, los huéspedes VIP, los miembros de la FIRS, los miembros del CIRH, los Presidentes de las Federaciones Nacionales de cada país, árbitros, oficiales de prensa, fotógrafos y delegados. • Organizar la presentación de todo el evento de acuerdo con los mejores estándares internacionales, las ceremonias de entrega de premios, apertura y clausura: las últimas incluirán desfile de equipos/ atletas, banderas de los países y carteles de los equipos, himnos nacionales, con música/ entretenimiento opcional de talentos locales. Durante las ceremonias de apertura y clausura no se permitirá ningún tipo de propaganda o manifestación política, religiosa o racial en las sedes del Campeonato del Mundo o en otros sitios considerados parte del Campeonato del Mundo. Durante las ceremonias de apertura y clausura y de entrega de las medallas se permitirá el uso del uniforme oficial de la Federación Nacional o del traje de competencia. • Proporcionar, al interior de la instalación deportiva que acogerá los Campeonatos del Mundo, zonas reservadas para: » Acreditación a partir de 2 días antes del comienzo de los Campeonatos. » Control de Anti Dopaje por separado para hombres y mujeres. » Tratamientos médicos, primeros auxilios, ambulancias. » Secretaria del Comité Organizador. » Comité Técnico Internacional de FIRS (CIRH). » Árbitros. » Presidente de la FIRS. » Gerencia de la FIRS. » Medios de Comunicación (prensa, television, fotógrafos, etc.). Dichas habitaciones y/o zonas reservadas deberán tener conexión wifi. En la habitación reservada a la Secretaría del Campeonato, a la Secretaría del CIRH y a la gerencia de FIRS habrá por lo menos 2 impresoras, 2 fotocopiadoras, teléfono, fax y tendrá que ser adyacente a la pista. Dichas habitaciones serán disponibles dos días antes del inicio del Campeonato y hasta toda la tarde del último día del Campeonato. Todas las zonas reservadas antes mencionadas deberán estar equipados con mesas, sillas y equipamiento necesario para un ángulo para café, té, comida, refrescos, frutas, etc..., y habrá baños reservados. Habitación reservada para los árbitros, zona de masajes adyacente a la pista. • Área de stands para la venta de productos locales, los patrocinadores del Campeonato, los productores de patines o equipamiento deportivo, el fotógrafo oficial de la FIRS y el equipo de producción TV, que podrían solicitar dicho espacio. • Servicio de seguridad con uniforme durante todo el evento. • Servicio de limpieza diaria durante todo el evento. • Un espacio reservado a las ceremonias de premiación con el logo de FIRS para la entrega de las pag.12 FIRS Campeonatos del Mundo 2016 de Hockey Sobre Patines Femenino DOCUMENTO DE LICITACIÓN medallas. Las medallas serán proporcionadas por el Organizador, bajo previa aprobación del diseño por parte de la FIRS. • Un trofeo para el equipo campeón del mundo con la aprobación del diseño por parte de FIRS. El Organizador se encargará del presupuesto del Campeonato así como de relacionarse y contactar con las Autoridades publicas Locales, Regionales, Nacionales y los socios privados para lo que concierne la comercialización y los patrocinios. Derechos del Organizador El Organizador tendrá derecho completo sobre los ingresos relacionados con: » Venta de entradas. » Alquiler de pistas de entrenamientos adicionales. » Contribuciones de la administración local y/o nacional. » Patrocinadores (espacios publicitarios en los programas del evento y en las vallas publicitarias en las instalaciones). » Comisiones derivadas de los restaurantes y/o servicios de catering en las instalaciones deportivas. » Alquiler de stand. » Venta de ropa del Campeonato, mercancías y otros recuerdos del Campeonato. » Derechos televisivos, previa concesión de la FIRS. . Gastos del Organizador a Incluir en el Presupuesto • Alquiler de las instalaciones deportivas. (si fuera necesario). • Presentación del Evento-presentación del Campeonato y publicaciones relacionadas. • Programas y ceremonias FIRS. • Promoción, comercialización, comunicación y media. • Eventos • Servicios médicos, control de dopaje y servicios. • Programa de restauración y l hostelería para el personal y los voluntarios, que llevarán el mismo uniforme. • Sala VIP. • Transporte desde y hacia el aeropuerto y alrededor de los hoteles oficiales y hacia las instalaciones deportivas para todos los participantes y la mano de obra no local y los voluntarios. El tamaño y el número de buses será adecuado para la ida y vuelta de todos pag.13 FIRS Campeonatos del Mundo 2016 de Hockey Sobre Patines Femenino DOCUMENTO DE LICITACIÓN los atletas/equipos y sus entrenadores, y puntual para las prácticas y competiciones y con capacidad suficiente para el transporte de todos los equipamientos de los equipos/atletas durante todo el Campeonato. • Transporte para el personal de FIRS, el Director/a del control Antidopaje, los miembros del Comité Técnico, los árbitros y el fotógrafo oficial durante su estancia. » • Gastos de viaje ( si es posible con vuelos directos) , alojamiento y comida para: » » » » » » Dos vans o un coche de seis plazas (uno por estructura) para el transporte local del personal de la FIRS, los miembros del Comité Técnico y un tercer medio de transporte para los árbitros. El hotel oficial estará cerca de la pista, salvo una renuncia formal por escrito del Comité Técnico. Si el Presidente de FIRS estará presente, un coche con un conductor estará disponible para él. Dichos medios de transporte serán disponibles a partir de dos días antes del inicio de los Campeonatos y hasta a la mañana siguiente a su conclusión. Dos personas designadas por la FIRS que visitarán la sede, para las verificaciones técnicas de logística, organización y con referencia a la comunicación y la promoción durante el periodo de la candidatura Responsables de la FIRS, miembros del Comité Técnico y personal FIRS (Delegados para el Protocolo, Comunicación y Secretaría) hasta un máximo de 10 personas, en habitaciones individuales de clase A, con ducha y baño. Equipo de producción TV de FIRS para el streaming en habitaciones de clase A / B con ducha y baño. El número de operadores se establecerá en el contrato. Director/a FIRS del Control Anti Dopaje. Fotógrafo oficial de FIRS en habitación de clase A/B con ducha y baño. Árbitros internacionales y nacionales, hasta un máximo de 10, en habitaciones dobles de clase A/B con cama individual con ducha y baño y separadas para hombres y mujeres. • Honorarios por asistencia de 100 USD para cada árbitro presente. • Los Hoteles estarán cerca de la pista, para los árbitros sería mejor poder ir caminando. Las habitaciones serán disponibles a partir de dos días antes del comienzo del Campeonato y hasta toda la mañana después de su conclusión. • Sala VIP para su uso durante los eventos nocturnos (café, refrescos y snacks). • Primeros auxilios durante todos los entrenamientos y las competiciones oficiales (una persona calificada de servicio en la zona de primeros auxilios y ambulancia en estado de alerta). • Tecnología: sistemas informáticos, telecomunicaciones, otras tecnologías, conexiones a Internet a través de cable y Wifi. • Producción televisiva, transmisión vía satélite y en streaming. • Equipo para foto de identificación y acreditación. • Realización de las banderas con el logotipo de la FIRS. • Seguridad para todos los participantes incluyendo el seguro para los atletas, delegados, espectadores, invitados. • Infraestructura y recursos humanos para el COL. pag.14 FIRS Campeonatos del Mundo 2016 de Hockey Sobre Patines Femenino DOCUMENTO DE LICITACIÓN VI. Formato del Campeonato El formato de las competiciones es establecido por la FIRS, por lo tanto los criterios para la selección y calificación de los atletas serán propuestos en base a la reglamentación del CIRH. La FIRS elaborará un programa de competiciones que se ajuste a sus necesidades organizativas y a sus objetivos para el desarrollo y la difusión del Hockey Sobre Patines. Presentación y Comentarios para los Partidos del Hockey Sobre Patines Femenino Parte integral de las competiciones será la presencia de un presentador / speaker experto en la disciplina del Hockey Sobre Patines, capaz de proporcionar con extrema precisión y profesionalidad de protocolo lo que es requerido durante las competiciones de los Campeonatos y las ceremonias oficiales de entrega de premios. Todos los comunicados de prensa, anuncios y notas de lectura se realizarán en Inglés y en el idioma del Organizador. Equipamientos Deportivos Una lista de todos los equipamientos deportivos, homologados por FIRS, será publicada en el sitio web de la FIRS/CIRH. Solamente la marca de los equipamientos deportivos homologados por la FIRS podrá estar presente en el equipaje de los equipos participantes enl os Campeonatos del Mundo. Guía del Evento y Publicaciones Técnicas El Organizador será responsable de la producción y la distribución de todas las publicaciones conteniendo información sobre las competiciones y los reglamentos, así como toda información general. El diseño será sujeto a la aprobación de la FIRS. VII. Visados En ocasión de la presentación de la solicitud, el Organizador deberá especificar en detalle la normativa de inmigración y aduanas y asistirá a los participantes en los Campeonatos y a los invitados VIP para obtener los visados oportunos (por ejemplo con el envío de una carta de invitación). Todos los participantes serán responsables del pago de los gastos relacionados con la obtención de la visa. El Organizador también será responsable de informar a la FIRS y todos los participantes en el evento de cualquier vacuna requerida, reglamentos aduaneros acerca de las publicaciones, medios de comunicación y equipamientos deportivos. pag.15 FIRS Campeonatos del Mundo 2016 de Hockey Sobre Patines Femenino DOCUMENTO DE LICITACIÓN VIII. Procesos y servicios Acreditación El Organizador debe trabajar con FIRS para facilitar la acreditación de los participantes. En todo caso las operaciones de acreditación son a cargo y responsabilidad de FIRS: para establecer el diseño y el contenido de los pases, las áreas de acreditación y la vigilancia de los puntos de acceso. Se realizarán pases para los atletas, árbitros, entrenadores, delegados, media, COL, voluntarios, FIRS/ CIRIHL, personal y miembros de FIRS y responsable Antidopaje. Se proporcionarán algunas tarjetas de acreditación gratuita para todos los huéspedes de la FIRS, incluyendo todos los Presidentes de las Federaciones Nacionales y las Autoridades Deportivas Nacionales e Internacionales, socios comerciales, patrocinadores, políticos y autoridades administrativas que se invitarán a participar como invitados VIP en todos los eventos en programa, ceremonias y gala. Es responsabilidad de las FIRS proporcionar al Organizador una lista, con el fin de garantizar el acceso libre y abierto a todos los acreditados según los créditos concedidos por las acreditaciones. Ceremonias de Apertura y Clausura El Organizador es responsable de la organización y realización de todos los procedimientos de organización de las ceremonias que deberán tener la aprobación final de las FIRS. Se requiere la participación de todos los atletas y técnicos. Se programarán y respetarán los protocolos y discursos. Protocolo El Responsable del Protocolo Local trabajará en colaboración con el Responsable del Protocolo de la FIRS, que supervisará cualquier decisión. El Organizador proporcionará las banderas de todas las naciones presentes y los himnos nacionales de todos los países participantes durante las ceremonias de apertura, clausura y entrega de los premios. Los discursos y juramentos deberán cumplir con los protocolos FIRS. Uniformes El Organizador proporcionará los uniformes para todos los voluntarios sobre la base de un diseño aprobado por la FIRS. Los atletas usarán su uniforme oficial durante las competiciones y los actos oficiales. Otras Actividades La FIRS podrá estar interesada en la organización de manifestaciones de promoción, reuniones, talleres, etc... El Organizador, de acuerdo con la FIRS, se encargará de facilitar y organizar este tipo de eventos. Medios de Comunicación Bajo la responsabilidad del Organizador, el COL deberá facilitar la inscripción y acreditación de los representantes de los medios de comunicación nacionales e internacionales. El Organizador verificará las inscripciones de los representantes de los medios de comunicación junto con la FIRS antes de la validación final. El Organizador también será responsable de proporcionar toda la información necesaria a los medios de comunicación. Se exige al Organizador que, dentro de la instalación deportiva, haya una zona para las entrevistas y una sala de prensa, estas zonas dispondrán de tomas de corriente, conexión Wifi adecuada y hubs para al menos 10 conexiones Internet por cable . pag.16 FIRS Campeonatos del Mundo 2016 de Hockey Sobre Patines Femenino DOCUMENTO DE LICITACIÓN El Organizador también se asegurará de que un equipo se encargue de las comunicaciones con respecto al evento: boletines diarios, comunicados de prensa, conferencias de prensa y entrevistas, reportajes informativos sobre los atletas y contenidos para Internet y sitios web. El fotógrafo Oficial del Evento El Organizador cubrirá lo gastos de alojamiento, comida y transporte local para el fotógrafo oficial designado por la FIRS. El fotógrafo se encargará de fotografiar las ceremonias de apertura y clausura, todas las competiciones, entrenamientos, banquetes, galas, encuentros, actividades colaterales y premios. Idioma Los idiomas oficiales de los Campeonatos son el inglés y el idioma oficial del país anfitrión. En el caso de que el idioma del país anfitrión sea el Inglés el otro idioma oficial será el español. Por lo tanto, todas las señales en las instalaciones, comunicaciones, publicaciones deportivas, comentarios y cualquier otra información deben ser disponibles en esos idiomas. El Organizador también tiene la responsabilidad de proporcionar traductores voluntarios y traducciones para la FIRS y la comunidad internacional. Tecnología El Organizador tomará las medidas necesarias para asegurar una fácil comunicación mediante el uso de las herramientas tecnológicas pertinentes antes, durante y después del evento. Esto incluye pruebas prácticas, sistemas informáticos, telecomunicaciones e Internet. En la instalación deportiva habrá un marcador para las puntuaciones y un sistema de sonido adecuado. Elementos adicionales tecnológicos como sistemas administrativos (finanzas, recursos humanos, gestión de proyectos, compras y logística), impresión, edición, sistemas de hardware y software para las puntuaciones, telecomunicaciones - infraestructuras, red fija y inalámbrica, frecuencias de radio, sistemas de sonido, cableado y circuito cerrado de televisión, televisores, grabadoras, imagen y placas de video. Esta área funcional puede verse a menudo como una oportunidad para solicitar patrocinios y colaboraciones VIK (Value in kind-Valor en especie). Servicios Médicos para la Salud y la Seguridad El Organizador debe proporcionar servicios médicos para los atletas, espectadores, mano de obra, medios de comunicación e invitados VIP de la FIRS de acuerdo con las normas establecidas por la FIRS. El Organizador coordinará, según sea necesario, los servicios hospitalarios con las autoridades de salud. El Organizador se ocupará también de los primeros auxilios y los servicios de atención médica en las instalaciones durante el entrenamiento y la competencia y en cualquier otro sitio oficial del evento, en los que habrá vehículos de transporte y ambulancias. Es obligatorio que un desfibrilador esté presente dentro de la sede las competiciones. pag.17 FIRS Campeonatos del Mundo 2016 de Hockey Sobre Patines Femenino DOCUMENTO DE LICITACIÓN Control Anti Dopaje El Organizador deberá cooperar con el personal de la Unidad Deportiva de Control del Dopaje FIRS (DFSU) en la educación y la difusión de la información sobre el contenido del programa de servicios. El Responsable FIRS del Control del Dopaje seleccionará atletas para las pruebas de conformidad con normas antidopaje de la FIRS. En consulta con el Responsable FIRS del Control del Dopaje, el Organizador deberá planificar, establecer y gestionar la infraestructura y los servicios para permitir que los procesos de los análisis de laboratorio se realicen en conformidad con las Normas Internacionales de la WADA y con las reglas antidopaje de la FIRS. El Organizador, junto con el Responsable FIRS del Control del Dopaje y la agencia encargada de tomar las muestras, deberá indicar el laboratorio más adecuado para los análisis de control de dopaje. Seguridad Todos los asuntos relacionados con la seguridad serán una responsabilidad del Organizador que se coordinará con las autoridades competentes de la seguridad pública de la ciudad anfitriona. Sin embargo, en algunos casos, debe existir una coordinación con los reglamentos de la FIRS. IX. Promoción y Comunicación Promoción y Comunicación del Evento El Organizador tiene la tarea de promover y comunicar el evento utilizando los medios de comunicación como la televisión, los nuevos medios de comunicación, socios públicos y privados, una guía especial del evento, una guía del espectador y la señalización en el lugar. La FIRS apoyará directa e indirectamente al Organizador y sus comunicaciones y actividades internacionales para la promoción del evento. El Organizador tiene derecho a los ingresos procedentes de los contratos de asociación y las actividades de comercialización en todas las categorías. Sin embargo, el Organizador se compromete a que todos los contratos de asociación serán aprobados por FIRS y a apoyar todas las actividades de marketing relacionadas con el mundo de la FIRS y de sus principales socios comerciales, antes, durante y después de los Campeonatos del Mundo. Sólo FIRS puede comercializar el nombre de los Campeonatos. Radiodifusión, Codificación para Streaming y Señal Internacional FIRS es el propietario y titular de todos los derechos de televisión, web y medios digitales relacionados con sus eventos internacionales. Los costos de producción de la televisión y de las normas internacionales de calidad de la señal de enlace del satélite serán a cargo del Organizador. FIRS enviara el equipo propio de operadores y el coste del viaje, de las comidas y el alojamiento serán pagados por el Organizador. El equipo de operadores también podría ser local si cumple con todos los requisitos exigidos por FIRS, que serán especificados en el contrato y es coordinado por el Departamento de Marketing y Comunicaciones de FIRS. La producción de la televisión proporcionara una señal internacional, objetiva e imparcial, que incluye las repeticiones a cámara lenta, gráfica TV de base, la medida del tiempo (timing), y será entregada con un apoyo editorial adecuado. Con el fin de asegurar una difusión internacional, y así mismo la promoción global del evento, FIRS será la responsable de la negociación de los derechos de televisión en todo el mundo. FIRS podrá, sin embargo, en previo acuerdo, asignar una parte o todos los derechos de televisión a el Organizador o a terceros. pag.18 FIRS Campeonatos del Mundo 2016 de Hockey Sobre Patines Femenino DOCUMENTO DE LICITACIÓN El equipo de operadores también estará a cargo de la producción y la codificación de la señal de streaming y podcast de producción en vivo como indicado por el Departamento de Marketing y Comunicaciones de FIRS: Todos los partidos de los campeonatos serán transmitidos exclusivamente en RollersportsTV. El Organizador debe garantizar el acceso gratuito a Internet a través de una adecuada red por cable o por satélite dedicada a la transmisión en streaming. Las características de la conexión deben ser acordadas con el Departamento de Marketing y Comunicaciones de FIRS. Diseños El Organizador se encargará de diseñar una imagen corporativa del evento y una serie de diferentes obras gráficas, de arte, etc... con el fin de promover el evento. La lista de los diseños incluirá emblemas, medallas, mascotas, iconos informativos, visuales, lemas, publicaciones comerciales, sitios web y producciones audiovisuales. Todo el material será aprobado por la FIRS y el logotipo FIRS será siempre presente. Socios, Proveedores Oficiales, Venta de entradas, Licencias y Mercancía El Organizador será responsable de la negociación y valoración del comercialización de los patrocinios, de las mercancías y de los derechos comerciales, previa aprobación de la FIRS. Todas las ganancias de la explotación de las negociaciones de los derechos por parte del Organizador, serán de su competencia. El logotipo de la FIRS será predominante de acuerdo con las directrices especificadas en el contrato. X. Asuntos Legales Contrato con el Organizador El contrato que se firmará con el Organizador resume toda la información legal, comercial, organizacional y financiera, así como todos los informes, las funciones y las responsabilidades involucradas en la planificación, puesta en escena y la informativa de los campeonatos. Se incluye también un consenso por parte de el Organizador a proceder con la realización de un evento FIRS, con respecto a acreditación, protocolo, control de dopaje, sostenibilidad, voluntariado, marketing y comunicación, etc ... El documento de licitación, con acuse de aceptación, formará parte integrante del contrato. Seguro El Organizador y el Comité Organizador Local tienen la responsabilidad de suscribir los seguros necesarios para la organización y el desarrollo del evento, incluyendo el seguro de transporte, responsabilidad y cancelación. pag.19 FIRS Campeonatos del Mundo 2016 de Hockey Sobre Patines Femenino DOCUMENTO DE LICITACIÓN XI. Logos Logo de los Campeonatos del Mundo Una vez recibida por la FIRS la aceptación por escrito de la candidatura, la Federación candidata presentará a la FIRS 1 o 2 CD-ROM con el logotipo en los siguientes formatos • Logo en formato vectorial (elemento gráfico + Ciudad Candidata 2016 + logo FIRS) • Formato Logo (Output): EPS y PDF • Una versión a colores • Una versión monocromática • Una versión JPG 1024 x 768 mínimo • Una versión BPM 1024 x 768 mínimo. • Una versión TGA 1024 x 768 mínimo El logotipo podrá ser publicado previa aprobación de la FIRS. Logo FIRS El logo de FIRS en formato vectorial será enviado al Organizador por el Departamento de Marketing y Comunicaciones inmediatamente después de la firma del contrato y será predominante en la instalación deportiva, en todas las publicaciones relacionadas y en toda la mercancía. Logos Institucionales y del Organizador La ubicación y el utilizo de todos los logotipos institucionales en las publicaciones y las instalaciones deportivas deberán tener la aprobación previa de la FIRS por escrito. XII. Presentación de la Candidatura Las Federaciones Nacionales y/o ciudades que deseen presentar su candidatura para albergar los Campeonatos deben seguir los siguientes pasos: • Envío de la solicitud de organización por correo (en Inglés y / o español) dirigido a la FIRS, que contenga el nombre de la ciudad anfitriona y una copia del recibo de la transferencia de la cuota requerida. • Envío de una descripción completa de lo que se requiere en el cuestionario adjunto. • Carta /s de las autoridades gubernamentales locales y/o nacionales de apoyo a la Organización de los Campeonatos. • Envío de un mapa A3 detallado de la instalación deportiva elegida como sede de los Campeonatos. • Compromiso de proteger y promover la marca de la FIRS. • Compromiso de no albergar otros eventos deportivos durante el curso de los Campeonatos. • Nombre y función del representante legal autorizado para la firma el contrato. pag.20 FIRS Campeonatos del Mundo 2016 de Hockey Sobre Patines Femenino DOCUMENTO DE LICITACIÓN Recibidos estos documentos, FIRS iniciará el proceso de evaluación y elaborará el calendario de inspecciones como se describe a continuación. Después de un examen cuidadoso, la FIRS elegirá la Federación Nacional y la ciudad apta para acoger los Campeonatos y enviará el contrato final. Planificación Organizativa Los documentos para la Candidatura deberán ser entregados en la sede de la FIRS que emitirá un recibo, o enviados por registrado A/R el 15 de mayo de 2015, en dos ejemplares en Inglés y/o Español. Una copia de estos documentos deberá ser enviada por correo al Departamento de Asuntos Generales de la FIRS: el archivo no podrá ser distribuido ni hecho público hasta la obtención de la autorización de la FIRS. La FIRS designará a la Federación Nacional y la ciudad sede en las fechas indicada en la pág.4 de este documento. La FIRS enviará una comisión de monitoreo y evaluación, compuesta por un máximo de 2 personas, en el periodo entre estas dos fechas. Los gastos de viaje y estancia de los miembros de la Comisión serán sufragados por la Federación candidata. Durante los meses de preparación de la solicitud, sin embargo, las Federaciones / ciudades interesadas en la celebración de los Campeonatos podrán invitar a dicha Comisión de la FIRS para la evaluación de su propia candidatura. Acuse De Aceptación El/La suscrito/a_________________________________________________ (nombre, apellido, cargo) declara de haber tomado nota de este documento y de los anexos que figuran a continuación, de compartir el contenido e de ser capaz de cumplir con cada artículo que figura en el mismo. El/la suscrito/a declara en nombre de________________________________________________ del cual es el legal representante, de aplicar para albergar y organizar los Campeonatos del Mundo FIRS de Hockey Sobre Patines Femenino en el año 2016 En fe ______________________________________ (Firma) FECHA _____________________________________ pag.21 FIRS Campeonatos del Mundo 2016 de Hockey Sobre Patines Femenino DOCUMENTO DE LICITACIÓN Informaciones y Documentos (para entregar a FIRS) 1 . Infraestructuras • • • 2. Describir las estructuras existentes en la ciudad anfitriona. Ubicación de las instalaciones deportivas propuestas (Competiciones, entrenamientos, actividades). Enviar la planimetría detallada en formato A3 de la instalación deportivas donde se celebrarán las competiciones . Idea y Programa del Evento • Presentar la razón por la cual se quieren organizar Campeonatos del Mundo FIRS de Hockey Sobre Patines Femenino. • Fechas propuestas para el evento. 3. Instalaciones y Estructuras Deportivas • Describir la Instalación Deportiva dedicada a las competiciones, a las practicas ( incluyendo la distancia de la instalación a los hoteles oficiales, y del aeropuerto a los hoteles oficiales), superficie, estructuras disponibles, tecnología, número de los asientos, varias, particularidades, etc… agregando a dicha descripción, si es posible, algunas fotografías y/o videos a soporte. 4. Hostelería • Lista de los posibles hoteles oficiales, categoría (*), capacidad (número de habitaciones de hotel y salas de conferencias) distancia desde el aeropuerto y desde la instalación donde se celebrarán los eventos oficiales y su coste medio. 5. Transporte y Accesibilidad Incluyendo los Procedimientos para la Visa de Inmigración y Aduanas • Lista de los aeropuertos internacionales más cercanos y de la distancia desde los hoteles y de los procedimientos de visado (de ser necesario). 6. Servizio Medico y Control Antidopaje • Lista de los hospitales más cercanos, clínicas y otros centros de emergencia. • Comunicar il nombre del la Organización Nacional Antidopaje (NADO) y sus contactos. 7. Tecnología • Describir el tipo de tecnología que se utilizará para asegurar el éxito de los Campeonatos. 8. Medios de Comunicación (Prensa, Radio y Televisión) • Describir el papel que los medios de comunicación nacionales e internacionales tendrán para asegurar una exitosa promoción de los Campeonatos. Programa de promoción y comunicación. 9. Socios Públicos y Privados • Enumerar los principales socios y su contribución (financiera, técnica, etc...). pag.22 FIRS Campeonatos del Mundo 2016 de Hockey Sobre Patines Femenino DOCUMENTO DE LICITACIÓN www.rollersports.org