procedimiento contratación de empréstitos

PROCESO FINANCIERO
Código : PFI.28
PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN DE EMPRÉSTITOS
Versión : 03
Página 1 de 7
Revisó:
Jefe División Financiera
Profesional Planeación
Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007
Resolución N° 1858
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Establecer las actividades necesarias para tramitar la solicitud de
empréstitos y obtener la autorización para suscribir los contratos de
empréstitos que se requieran para financiar proyectos de inversión de la
Universidad.
Aplica a todos los contratos de empréstito interno que requiera la
Universidad Industrial de Santander
NORMATIVIDAD
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·
Acuerdo 019 de 2005 de Consejo Superior, por el cual se adopta el Reglamento de Contratación de la Universidad Industrial de Santander.
Acuerdo 067 de 2003 de Consejo Superior, por el cual se adopta el Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander.
Ley 781 de 2002
Ley 358 de 1997
Ley 80 de 1993
Decreto 3480 de 2003 del Ministerio de Hacienda
Decreto 610 de 2002 de Ministerio de Hacienda
Decreto 2681 de 1993 de la Presidencia de la República
Ley 1150 de 2007
Decreto 2474 de 2008 de la Presidencia de la República
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
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·
BPPIUIS: Banco de Programas y Proyectos de Inversión de la Universidad.
Contratos de Empréstito: son contratos de crédito que se otorgan a una entidad pública.
DPN: Departamento de Planeación Nacional.
Empréstito Interno: Contratos de crédito con entidades financieras de ámbito nacional.
Empréstito Externo: Contratos de crédito con entidades financieras del exterior.
CONSIDERACIONES
N/A
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Inicio/Fin
Actividad
DIAGRAMA DE FLUJO
Decisión
Documento
Procesamiento en S.F. o
intranet
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
Conector
Conector de página
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
División Financiera
Reglamento de
Contratación
INICIO
Define las necesidades que
justifiquen la solicitud de
empréstito
1. Define las necesidades que justifiquen la solicitud de
empréstito, previa verificación de los principios básicos (Art.
8 Planeación, del Reglamento de Contratación). Las
operaciones de crédito deberán destinarse únicamente a
financiar la inversión a excepción de los créditos de corto
plazo y la refinanciación de la deuda vigente.
Verifica que el proyecto a
financiar se encuentre
registrado en el BPPIUIS
2. Verifica que los proyectos a financiar se encuentren
registrados en el BPPIUIS.
Planeación
Define monto requerido,
duración del empréstito y
capacidad de pago
3. Analiza la capacidad de pago según lo estipulado en el
capítulo XI del Estatuto Presupuestal. Define el monto
requerido, duración del empréstito y capacidad para el
cumplimiento del pago de la deuda.
División Financiera
Realiza estudio del
mercado financiero
4. Realiza estudio del mercado financiero teniendo en cuenta
las garantías exigidas y condiciones ofrecidas por las entidades
financieras.
División Financiera
5. Remite a Rectoría solicitud de empréstito con su
respectiva justificación adjuntando estudio del mercado
financiero.
División Financiera
Solicitud de empréstito
Estudio de mercado
financiero
1
Estatuto Presupuestal
UIS
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
6. Examina la solicitud de empréstito y el estudio de mercado
preparado por la División Financiera y dispone los ajustes que
considere pertinentes.
Rectoría
1
Examina solicitud de
empréstito y estudio de
mercado y realiza ajustes
Presenta solicitud de
empréstito y estudio de
mercado
7. Presenta la solicitud de empréstito y estudio de mercado al
Consejo Superior para su autorización.
Rectoría
Analiza solicitud de
empréstito y estudio de
mercado
8. Analiza la solicitud de empréstito y el estudio de mercado
respectivo.
Consejo Superior
Aprueba solicitud si
considera viable y remite a
Rectoría
9. Aprueba mediante Acuerdo la solicitud de empréstito si la
considera viable y da autorización al Rector para que dé inicio
al proceso de convocatoria y selección de la entidad
financiera.
Consejo Superior
Acuerdo de autorización
de solicitud de empréstito
Autoriza iniciar trámite de
convocatoria y selección
de entidad financiera
Consejo Superior
10. Autoriza mediante Resolución iniciar trámite de
convocatoria y selección de Entidad Financiera para
celebración del empréstito.
Resolución de autorización
para iniciar trámite
Solicita mínimo tres
ofertas a entidades
financieras
2
Rectoría
Rectoría
11. Solicita por lo menos tres (3) ofertas a Entidades
Financieras.
División Financiera
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
2
Remite oferta para el
empréstito
12. Remite oferta para el empréstito a la División Financiera.
Entidad Financiera
Verifica que las ofertas
cumplan con principios
básicos
13. Verifica que las ofertas de empréstito enviadas por las
Entidades Financieras cumplan con los principios básicos
estipulados en el Capítulo III del Reglamento de Contratación.
División Financiera
Analiza factibilidad
financiera de ofertas y
establece orden de
elegibilidad de éstas
14. Analiza la factibilidad financiera de las ofertas en relación
con tasas, garantías, tiempo y demás condiciones financieras
que permitan evaluar la conveniencia institucional del
empréstito y establece un orden de elegibilidad de las
Entidades Financieras proponentes.
División Financiera
Realiza proceso de
selección
15. Realiza proceso de selección de la Entidad Financiera de
acuerdo a los parámetros mencionados.
División Financiera
Elabora minuta del
proyecto de contrato y
remite a la Oficina Jurídica
Minuta del proyecto de
contrato
3
16. Elabora minuta del proyecto de contrato.
Dirección de
Contratación y
Proyectos de Inversión
17. Envía minuta del proyecto de contrato a la División
Financiera.
Dirección de
Contratación y
Proyectos de Inversión
Reglamento de
Contratación
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
18. Envía al DPN la solicitud de endeudamiento con su
respectiva justificación e información financiera, la minuta
del proyecto de contrato, la autorización del Consejo
Superior y demás documentos exigidos por la normatividad
vigente.
División Financiera
Emite concepto y envía a
la División Financiera
19. Emite concepto y envía a la División Financiera de la
Universidad..
DNP
Envía al Ministerio de
Hacienda concepto
favorable del DNP
20. Remite al Ministerio de Hacienda y Crédito Público la
solicitud de endeudamiento, el concepto favorable del DNP y
demás documentos soporte requeridos para la autorización
del empréstito.
División Financiera
Autoriza solicitud de
empréstito y envía a la
División Financiera
21. Autoriza y envía documentos a la División Financiera de la
Universidad.
Ministerio de
Hacienda
22. Recibe documentos de empréstito con la respectiva
autorización del Ministerio de Hacienda, elabora proyecto de
resolución de adjudicación y remite a Rectoría para la firma
respectiva.
División Financiera
DIAGRAMA DE FLUJO
3
Envía al DPN solicitud de
endeudamiento y demás
documentos
Solicitud de
endeudamiento
Minuta del proyecto de
contrato
Autorización del Consejo
Superior
Documentos soporte
Elabora proyecto de
resolución de adjudicación
4
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Firma Resolución y
contrato
23. Firma la resolución de adjudicación del empréstito y el
contrato respectivo y devuelve a la División Financiera.
Rectoría
Envía a la Entidad
financiera el contrato para
firmar
24. Remite contrato de empréstito a la Entidad Financiera
para la firma y legalización, adjuntando documentación
establecida en las condiciones de empréstito.
Firma contrato de
empréstito y envía a la
División Financiera
25. Firma contrato de empréstito y lo envía a la División
Financiera de la Universidad.
Entidad Financiera
Da cumplimiento de
condiciones estipuladas en
el contrato
26. Da cumplimiento a las condiciones estipuladas en el
contrato.
Entidad Financiera
Realiza inscripción ante el
Ministerio de Hacienda y
Crédito Público
27. Una vez se obtiene el contrato de empréstito, realiza
inscripción respectiva ante el Ministerio de Hacienda y
Crédito Público.
División Financiera
Realiza seguimiento a
condiciones estipuladas en
el contrato
28. Realiza seguimiento a las estipulaciones del contrato:
documentación requerida, solicitudes de desembolso e
inversión de los recursos.
División Financiera
DIAGRAMA DE FLUJO
4
Resolución de adjudicación
y contrato
FIN
División Financiera
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
1
Octubre 11 de 2004
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del Documento
·
2
Diciembre 04 de 2007
3
Noviembre 19 de 2009
·
·
·
·
Adecuación del documento al Sistema de Gestión de Calidad según el Procedimiento
Control de Documentos.
Inclusión del alcance y definiciones.
Cambio de responsables en la elaboración de la minuta del proyecto de contrato.
Eliminación de la revisión de la minuta del proyecto de contrato por parte de la Oficina
Jurídica.
Incluyó en Normatividad la Ley 1150 de 2007, Decreto 2474 de 2008 de la Presidencia
de la República