Notice of Privacy Practices - Spanish

AVISO SOBRE LAS PRACTICAS DE PRIVACIDAD
Version No. 3, Agosto 2013
ESTE AVISO DESCRIBE LA MANERA EN QUE INFORMACIÓN MÉDICA SUYA PUEDE SER UTILIZADA Y
DIVULGADA Y CÓMO USTED PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN.
FAVOR DE REPASAR EL CONTENIDO CUIDADOSAMENTE.
Quién presenta este aviso
Este aviso describe las prácticas de privacidad de Baylor Scott & White Medical Center - Centennial (el
“Hospital”) y de los integrantes de su fuerza laboral, así como médicos asociados al cuerpo médico y
profesionales en servicios aliados de la salud que practican en el Hospital. El Hospital, junto con los
proveedores de servicios de salud, en ocasiones se les llama “Hospital y Profesionales de la Salud” en este
aviso. Aunque el Hospital y Profesionales de la Salud colaboran en muchas actividades en conjunto y prestan
servicios en un ambiente clínico integrado, el Hospital y Profesionales de la Salud son, en términos
individuales, entidades legales distintas. Este Aviso es aplicable a servicios prestados a usted en el Hospital y
en departamentos para pacientes ambulatorios fuera del Hospital, como paciente interno o ambulatorio o por
cualquier otro servicio prestado a usted a través de programas afiliados al Hospital que conlleven el uso o la
divulgación de información sobre su salud.
Requisitos de Privacidad
Al Hospital y Profesionales de la Salud, individualmente se les requiere por ley, mantener la privacidad de la
información sobre su salud (“Información Protegida de la Salud” o “PHI”) y de proporcionarle este Aviso de
responsabilidad legad y prácticas de privacidad con respecto a su Información Protegida de la Salud. El
Hospital y Profesionales de la Salud utilizan sistemas computarizados que pudieran exponer su Información
Protegida de la Salud a la divulgación por la vía electrónica para fines de tratamiento, pagos y/o operaciones
relacionadas con la salud, descritos a continuación. Cuando el Hospital y Profesionales de la Salud utilizan o
divulgan su Información Protegida de la Salud, al Hospital y Profesionales de la Salud se les requiere cumplir
con los términos de este aviso (u otro aviso en vigor en el momento de uso o divulgación).
Usos y Divulgaciones Permitidos sin su Autorización por Escrito
En ciertas situaciones, su autorización por escrito se debe obtener para utilizar o divulgar su PHI. Sin embargo,
el Hospital y Profesionales de la Salud no necesitan ningún tipo de autorización de su parte para los usos y
divulgaciones siguientes:
Usos y Divulgaciones para Tratamiento, Pago y Operaciones de Salud. Su PHI puede ser utilizado y
divulgado para tratarlo, obtener pago por los servicios prestados y para llevar a cabo “operaciones de salud”
descritas a continuación:
 Tratamiento. Su PHI puede ser utilizado y divulgado para proveerle tratamiento u otros servicios a usted –
por ejemplo, para diagnosticar o tratar su lesión o enfermedad. Adicionalmente, usted pudiera ser
contactado para recordarle citas o para darle información sobre tratamientos alternos u otros beneficios y
servicios relacionados con la salud que pudieran interesarle. Su PHI también se puede divulgar a otros
proveedores que participen en su tratamiento. Por ejemplo, un médico tratándolo por una fractura pudiera
necesitar saber si usted padeciera de diabetes, ya que esto pudiera impedir su recuperación.
 Pago. Su PHI pudiera ser utilizado y divulgado para obtener pago por servicios prestados a usted – por
ejemplo, divulgaciones para reclamar y obtener pago de su asegurador de salud, HMO u otra compañía que
maneje o pague por el costo de parte o todo el monto de su cuidado (“Su Pagador”) y para verificar que Su
Pagador pagará por los servicios. El médico que lee sus radiografías pudiera pasarle la cuenta a usted o a
su Pagador por la lectura y por lo tanto su información de facturación pudiera ser compartida con el médico
que leyó sus radiografías.
 Operaciones de Salud. Su PHI se puede utilizar y divulgar para operaciones relacionadas con la salud, lo
que pudiera incluir la administración y planificación interna, así como una variedad de actividades que
mejoran la calidad y la eficacia en relación con el costo del cuidado que usted recibe. Por ejemplo, su PHI
se pudiera usar para evaluar la calidad y la competencia de médicos, enfermeros y otros trabajadores de la
salud. Su PHI se pudiera divulgar a la Oficina de Cumplimiento y Privacidad en Hospitales para resolver
cualquier queja que pudiera tener y asegurar que experimente una visita cómoda. Su PHI se le pudiera dar
a una variedad de entidades gubernamentales o de acreditación tal como el Joint Commission on
Accreditation of Healthcare Organizations para mantener la vigencia de nuestra licencia y acreditación.
Adicionalmente, su PHI se pudiera compartir con asociados que llevan a cabo servicios de tratamiento,
pagos y operaciones de salud por parte del Hospital y Profesionales de la Salud.
Uso o Divulgación para el Directorio de Individuos en el Hospital. El Hospital pudiera incluir su nombre,
ubicación dentro del Hospital, condición general de salud y afiliación religiosa en un directorio de pacientes sin
obtener su autorización a menos que usted objete a ser incluido en el directorio. La información en el directorio
se le puede divulgar a cualquier persona que pregunte por usted por su nombre. Sus afiliaciones religiosas se
pueden compartir con miembros del clero, como sacerdotes o ministros, aunque no pregunten por usted por su
nombre. Si usted no desea ser incluido en el directorio del Hospital, se le dará la oportunidad de objetar en el
momento de su admisión.
Divulgación a Parientes, Amigos Cercanos u otros Proveedores de Servicios
de Salud. Su PHI se le puede divulgar a familiares, otros parientes, una Amistad personal intima o a cualquier
otra persona identificada por usted que esté involucrada en su cuidado o que ayuda a pagar por los costos. Si
usted no estuviera presente, o si la oportunidad de acordar u objetar a algún uso o divulgación no se puede, en
lo práctico, obtener debido a la circunstancias de incapacidad o emergencia, el Hospital y/o Profesionales de la
Salud pudieran ejercitar su juicio profesional, para determiner si tal uso o divulgación serviría sus mejores
intereses. Si la información es divulgada a algún familiar, otro pariente o amistad intima, el Hospital y/o los
Profesionales de la Salud divulgarían sólo aquella información considerada directamente relevante a la
participación de la persona en cuanto a su cuidado o pago, relacionados con su atención médica. Su PHI
también se puede divulgar para notificar (o asistir en la notificación) a dichas personas acerca de su ubicación
o condición general.
Actividades de Salud Pública. Su PHI pudiera ser divulgado debido a las actividades de salud pública
siguientes: (1) para reportar información a las autoridades de salud pública con el propósito de prevenir o
controlar enfermedades, lesiones o incapacidad; (2) para reportar casos de abuso y descuido de menores a las
autoridades de salud y a otras autoridades gubernamentales autorizadas por la ley para recibir tales reportes;
(3) para reportar información acerca de productos y servicios bajo la jurisdicción del U.S. Food and Drug
Administration; (4) para alerter a cualquier persona que haya sido expuesta a una enfermedad contagiosa o
que por lo contrario, pudiera estar en riesgo de contraer o comunicar una enfermedad o condición; y (5) para
reportar información a su empleador según lo requieren las eyes relacionadas con enfermedades y lesiones
relacionadas con el trabajo o la vigilancia médica laboral.
Víctimas de Abuso, Abandono o Violencia Doméstica. Su PHI pudiera ser divulgado a una autoridad
gubernamental, incluyendo a agencias de servicios sociales o de protección, autorizadas por ley a recibir
reportes de dicho abuso, abandono o violencia doméstica si existe una opinión razonable que usted es víctima
de abuso, abandono o violencia doméstica.
Supervisión de Actividades de la Salud. Su PHI se pudiera divulgar a una agencia de supervisión observando
el sistema de cuidados de salud y con la responsabilidad de asegurar el cumplimiento de las reglas de
programas de salud del gobierno, tales como Medicare y Medicaid.
Procesos Judiciales y Administrativos. Su PHI pudiera ser divulgado durante el curso de un proceso judicial o
administrativo en respuesta de una orden judicial u otro proceso legal.
Oficiales Policíacos. Su PHI pudiera ser divulgado a la policía u otros oficiales encargados con el cumplimiento
de la ley, según requerido o permitido por la ley y en cumplimiento con una orden judicial o citación de gran
jurado o administrativa. Por ejemplo, su PHI pudiera ser divulgado para identificar o localizar personas
sospechosas, fugitivas, testigos materiales o personas desaparecidas o para reporter un crimen o conducta
criminal en la instalación.
Institución Correccional. Su PHI pudiera ser divulgado a instituciones correccionales si usted está confinado
en una institución correccional y la institución correccional o autoridad policial nos hace ciertas peticiones
Asociados de Negocios. Su PHI pudiera ser divulgada a asociados de negocio o terceras personas que el
Hospital y Profesionales de la Salud hayan contratado para realizar servicios acordados.
Difuntos. Su PHI pudiera ser divulgado al médico forense según autorizado por la ley.
Obtención de Órganos y Tejidos. Su PHI pudiera ser divulgado a organizaciones que facilitan la obtención de
órganos, ojos o tejidos para trasplantes.
Investigaciones. Su PHI pudiera ser utilizado o divulgado sin su consentimiento o autorización si una Junta de
Revisión Institucional aprueba una exención de la
autorización de divulgación.
Salud y Seguridad. Su PHI pudiera ser utilizado o divulgado para prevenir o disminuir una amenaza seria e
inminente a la salud o seguridad de una persona o del público
Funciones Gubernamentales especializadas. Su PHI pudiera ser divulgado a unidades del gobierno con
funciones especiales, como los cuerpos militares de los EEUU, el departamento de Estado de los EEUU bajo
ciertas circunstancias como el Servicio Secreto o NSA para proteger, por ejemplo, el país o el Presidente
Compensación laboral (Workers’ Compensation). Su PHI pudiera ser divulgado según autorizado por y al
grado que sea necesario para cumplir con las leyes estatales relacionadas con la compensación laboral u otro
programa similar.
Según Requerido por la Ley. Su PHI pudiera ser utilizado y divulgado cuando esto fuera requerido por
cualquier otra ley no referida en las categorías anteriores; tales como lo requerido por el FDA (Administración
de Drogas y Alimentos), para monitorear la seguridad de algún dispositivo médico.
Recordatorios de Citas. Su PHI pudiera ser utilizado para avisarle o recordarle de sus citas.
Recaudación de Fondos. Su PHI pudiera ser utilizado para contactarle como parte de esfuerzos de recaudar
fondos, a menos que usted elija no recibir este tipo de información
USOS Y DIVULGACIONES QUE REQUIEREN SU
AUTORIZACIÓN POR ESCRITO
Uso y Divulgación con Su Autorización. Por cualquier propósito no descrito anteriormente, su PHI se puede
utilizar o divulgar solamente cuando usted da su autorización por escrito mediante un formulario de autorización
(“Su Autorización”). Por ejemplo, deberá llenar un formulario de autorización antes que su PHI pueda ser
enviado a su compañía de seguro de vida o a un abogado representando la otra parte de cualquier litigio en
que usted esté envuelto.
Marketing. Su autorización por escrito (“Su Autorización de Marketing”) también se debe obtener antes de usar
su PHI para mandarle materiales de marketing. (Sin embargo, materiales de marketing se le pueden entregar
en encuentros cara a cara sin la necesidad de obtener Su Autorización de marketing. El Hospital y/o
Profesionales de la Salud también están permitidos a obsequiarle regalos promocionales de valor nominal, si
así lo desea, sin la necesidad de obtener Su Autorización de Marketing). El Hospital y/o Profesionales de la
Salud le pueden comunicar durante un encuentro cara a cara sobre productos y servicios relacionados con su
tratamiento, administración de caso, coordinación de cuidados o tratamientos alternos, terapias, proveedores, o
situaciones de cuidados sin Su Autorización de Marketing. Adicionalmente, el Hospital y/o Profesionales de de
la Salud le pueden enviar comunicaciones sobre tratamientos, a menos que usted elija no recibir este tipo de
comunicaciones, por lo cual el Hospital y/o Profesionales de la Salud pudieran recibir
remuneración financiera.
Venta de PHI. El Hospital y Profesionales de la Salud no divulgarán su PHI sin su autorización a cambio de
pago indirecto o directo excepto en aquellas circunstancias limitadas, permitidas por la ley. Estas circunstancias
incluyen actividades de salud pública; investigaciones; tratamiento del individuo; venta, transferencia, fusión o
consolidación del Hospital; servicios provistos por un asociado de negocios, conforme a un acuerdo de
sociedad; proporcionarle a un individuo una copia de su propio PHI; y otros propósitos que se consideren
necesarios y apropiados por el U.S. Department of Health and Human Services (HHS).
Usos y Divulgaciones de su Información Sumamente Confidencial.
Adicionalmente, las leyes estatales y federales requieren protección de privacidad especial en caso de cierta
información sumamente confidencial sobre usted (“Información Sumamente Confidencial”), incluyendo el
subgrupo de su PHI que: (1) se mantiene en notas psicoterapéuticas; (2) se refiere a enfermedades mentales,
retardación e incapacidad de desarrollo; (3) Acerca del abuso de bebidas alcohólicas o drogas o la adicción; (4)
se refiere a pruebas, diagnósticos o tratamiento de VIH/SIDA; (5) se refiere a enfermedades contagiosas,
incluyendo enfermedades venéreas; (6) se refiere a pruebas genéticas; (7) se refiere al abuso y abandono de
menores; (8) se refiere al abuso doméstico de un adulto; (9) se refiere a asalto sexual. Para divulgar su
Información Sumamente Confidencial para propósitos no permitidos por la ley, se requiere su autorización por
escrito.
SUS DERECHOS EN CUANTO A SU INFORMACIÓN
PROTEGIDA DE LA SALUD
Derecho a Solicitar Restricciones Adicionales. Usted puede pedir restricciones en el uso y divulgación de su
PHI (1) para el tratamiento, pago y operaciones relacionadas con la salud, (2) para individuos (como familiares,
otros parientes, amigos íntimos, o cualquier otra persona identificada por usted) que participan en su cuidado o
con los pagos relacionados con su cuidado, o (3) para notificar o asistir en la notificación de dichos individuos
acerca de su ubicación y condición en general. Aunque todas las peticiones para restricciones adicionales
serán consideradas, el Hospital y Profesionales de la Salud no se les requiere estar de acuerdo con estas
restricciones solicitadas. Usted también puede pedir que se limiten divulgaciones de su PHI a su plan de salud
para propósitos de pagos y operaciones relacionadas con la salud (y no para tratamiento) si la divulgación se
refiere a algún servicio por el cual usted pagó, en su totalidad, de su propio bolsillo. El Hospital y Profesionales
de la Salud deben acatar observar la restricción a su plan de salud EXCEPTO cuando la divulgación es
requerida por la ley. Si usted desea solicitar restricciones adicionales, favor de obtener un formulario de
solicitud de la Oficina de Administración de Información de Salud y someter el formulario completado a la
Oficina de Administración de Información de Salud. Una respuesta por escrito se le enviará.
Derecho a recibir Comunicaciones Confidenciales. Usted puede solicitar, y el Hospital y Profesionales de la
Salud acomodará, cualquier solicitud por escrito razonable de recibir su PHI vía medios alternos o a localidades
alternas.
Derecho a Revocar su Autorización. Usted puede revocar Su Autorización, Su Autorización de Marketing o
cualquier autorización por escrito obtenida para su PHI, excepto al grado que el Hospital y/o Profesionales de la
Salud hayan actuado en cumplimiento de la misma, entregando una revocación por escrito a la oficina de
Administración de Información de la Salud identificada a continuación.
Derecho a inspeccionar y Copiar Su Información de la Salud. Usted puede solicitar acceso a su archivo
médico y archivo de facturas mantenido por el Hospital y Profesionales de la Salud para inspeccionar y pedir
copias de su expediente. Bajo circunstancias limitadas, se le pudiera negar acceso a partes de su expediente.
Si desea acceso a su expediente, favor de obtener un formulario de solicitación de archivo de la Oficina de
Administración de Información de la Salud y someter el formulario completado a la Oficina de Administración de
Información de la Salud. Si pide copias de registros en papel, se le cobrará de acuerdo con las leyes estatales
y federales. Al grado que su petición de registros incluya porciones que no están en papel (por ejemplo, placas
de radiografías), se le cobrará el costo razonable de las copias. También se le cobrara el costo postal, si pide
que las copias se les envíen por correos. Sin embargo, no se le cobrará por copias que sean requeridas para
solicitor o llenar una solicitud para un programa de beneficios por incapacidad federal o
estatal.
Derecho a Enmendar su Registro. Usted tiene derecho a solicitar que el PHI mantenido en su registro médico
o registro de facturas se enmiende. Si usted desea enmendar su registro, favor de obtener un formulario para
solicitar una enmienda de la Oficina de Administración de Información de la Salud y someter el formulario
completado a la Oficina de Administración de Información de la Salud. Su petición será acomodada a menos
que el Hospital y/o Profesionales de la Salud opine que la información a enmendar es correcta y completa o
que otras circunstancias aplican.
Derecho a Recibir una Contabilidad de Divulgaciones. Al solicitarlo, usted pudiera obtener una contabilidad
de ciertas divulgaciones de su PHI hechas durante cualquier período de tiempo antes de la fecha de su petición
siempre que dicho período no pase de seis años y no aplique a divulgaciones que hayan ocurrido antes del 14
de Abril, 2003. Si usted pide una contabilidad más de una vez durante un período de 12 (doce) meses, se le
cobrará por el estado contabilizado.
Derecho a Recibir Copia en Papel de este Aviso. Al solicitarlo, usted puede obtener una copia en papel de
este aviso, aunque ya haya aceptado recibir dicha copia por la vía electrónica.
Para Obtener Información Adicional o Presentar Quejas. Si usted desea información adicional acerca de sus
derechos de privacidad, o está preocupado que sus derechos de privacidad han sido violados o no está de
acuerdo con una decision tomada sobre su acceso a su PHI, puede contactar a la Oficina de Cumplimiento y
Privacidad del Hospital. También puede presentar quejas, por escrito, al Director de la Oficina de Derechos
Civiles de U.S. Department of Health and Human Services. Al solicitarlo, la Oficina de Cumplimiento y
Privacidad del Hospital le proporcionará la dirección correcta del Director. El Hospital y Profesionales de la
Salud no tomarán represalias contra usted si usted presenta una queja con la Oficina de Privacidad del Hospital
o con el Director.
Fecha Efectiva y Duración de este Aviso
Fecha Efectiva. Este Aviso toma efecto el 23 de septiembre, 2013.
Derecho a Cambiar los Términos de este Aviso. Los términos de este Aviso se pudieran cambiar en cualquier
momento. Si se cambiara este Aviso, los nuevos términos del Aviso se harían efectivos para todos los PHIs
que el Hospital y Profesionales de la Salud mantienen, incluyendo cualquier información creada o recibida
antes de la emisión del nuevo Aviso. Si este Aviso se cambiara, el Nuevo Aviso será exhibido en las salas de
espera alrededor del Hospital y en nuestro sitio de Internet: www.BaylorScottandWhite.com/Centennial.
También puede obtener cualquier aviso nuevo contactando la Oficina de Cumplimiento y Privacidad del
Hospital.
CONTACTOS DEL HOSPITAL:
Puede contactar la Oficina de Cumplimiento y Privacidad del Hospital:
Oficina de Cumplimiento y Privacidad
12505 Lebanon Road
Frisco, TX 75035
Número de Teléfono: (972) 963-3141
Oficina Corporativa de Cumplimiento y Privacidad
Tenet Healthcare
1445 Ross Avenue, Suite 1400
Dallas, Texas 75202
Correo Electrónico: PrivacySecurityOffice@tenethealth.com
Número de Teléfono: 1-877-893-8363 ext. 2009
Ethics Action Line (EAL): 1-800-8-ETHICS
Puede contactar la Oficina de Administración de Información de la Salud:
Oficina de Administración de Información de la Salud
12505 Lebanon Road
Frisco, TX 75035
Número de Teléfono: (972) 963-3044