FONDO DE DESARROLLO DEL SISTEMA FINANCIERO Y DE APOYO AL SECTOR PRODUCTIVO Manual de Organización de Archivo de Contabilidad LA PAZ – BOLIVIA 1. Objetivo El manual tiene por objeto establecer los pasos metodológicos que se deben seguir en la organización, guarda, custodia y plazo de conservación de la documentación contable. 2. Definiciones Archivo Contable. Formado por un conjunto de documentos originales, consistente en libros de contabilidad, registros contables, documentos de contabilización o de afectación contable, justificativos y comprobantes de ingresos y gastos públicos, de acuerdo a parámetros establecidos por el Ministerio de Hacienda, Superintendencia de Bancos y Entidades Financieras, Banco Central de Bolivia y Organismos de Cooperación Internacional, si corresponde. Comprobantes. Documentos originales que registran los movimientos financieros, tarea realizada por el Departamento de Contabilidad. Documentos Justificativos. Son las disposiciones y documentos legales que determinan las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad, que permitan demostrar que esta cumplió con los ordenamientos jurídicos, normativos aplicables a cada operación registrada. Información contable. Información generada por el sistema de contabilidad, expedientes de cierre, instructivos de manejo de cuentas y cualquier instructivo de contabilidad, copias de documentos, tales como depósitos bancarios y los documentos emitidos por la entidad en los que se tenga que entregar el original, como el caso de facturas y notas de débito. Sección de Archivo Contable. Sitio asignado en la Unidad Administrativa, donde deberá integrarse, clasificarse, colocarse y conservarse durante el ejercicio vigente. Unidad de Contabilidad (Departamento de Contabilidad). Unidad administrativa que en el desempeño de sus atribuciones registra la información contable, financiera, presupuestaria, económica y fiscal. Valor Contable. Valor de los documentos que sirven de explicación, justificación y comprobación de las operaciones contables y financieras, o sirven de testimonio de obligaciones tributarias. FONDESIF Manual del Archivo Central 2 Valor Documental. Valor de los documentos que tienen características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración. 3. Ámbito de Aplicación Están sujetas a la aplicación de estas disposiciones todas las Unidades Organizacionales (Direcciones del FONDESIF). Reglas Generales El Director de la Dirección de Administración, Contabilidad y Finanzas, es el responsable de la custodia de los documentos de acceso restringido y confidencial. El Departamento de Contabilidad es el responsable de mantener en forma organizada los documentos contables, a afecto de proporcionar en forma oportuna, la documentación solicitada. 4. Administración de documentos: 4.1 Tipología Documental Términos Primarios: Activo: Corriente, no corriente Pasivo: Corriente, no corriente Patrimonio: institucional, público Recursos corrientes: ingresos tributarios, venta de Bienes y servicios, intereses, contribuciones a la seguridad social, transferencias corrientes recibidas, donaciones Gastos corrientes: consumo, transferencias, comisiones Cuentas de cierre: resúmenes de ingresos y gastos Cuentas de orden: deudores, acreedores Términos Secundarios: Traspasos contables Conciliaciones bancarias Movimiento de cuentas Estados financieros FONDESIF Manual del Archivo Central 3 4.2. Correspondencia, Documentos de Archivo: Características: Deben ser originales y copias. La documentación está vinculada administrativo. a un procedimiento y/o operación En Contabilidad se exige que la documentación financiera y mercantil sean originales. Los documentos contables deben estar substanciada con sus respectivos documentos de respaldo y debidamente foliados. La documentación contable no puede salir de los predios del FONDESIF, salvo autorización escrita por la autoridad máxima u orden judicial. La documentación contable deberá estar debidamente fechada, rubricada y notariada por la autoridad competente. Para conservar la documentación original en buen estado y su resguardo, se reproducirá una copia para consulta. Su tratamiento físico será similar al original (empaste) con la indicación de que es una copia (Archivo Unidad). 4.3 Separación de Correspondencia La correspondencia se separa en interna y externa, pero la documentación contable, como parte de un comprobante, es indisoluble. El auxiliar de oficina es el responsable de realizar el registro de control de correspondencia interna y externa. 4.4 Vigencia de la Guarda y Custodia El tiempo de guarda de la documentación contable, de acuerdo a normas legales vigentes, es de cinco a diez años. (Ley 1178, Art. 40). En el caso de documentos que respaldan a operaciones de crédito, procesos judiciales, deberá conservarse durante diez años. En caso de que se establezca plazos mayores a los indicados, la documentación permanecerá durante el tiempo que dure el proceso. FONDESIF Manual del Archivo Central 4 4.5 Baja de Documentos Contables: Para la baja definitiva de los documentos contables, se deberá considerar lo siguiente: El Director General Ejecutivo, Director de Administración, Contabilidad y Finanzas y el Jefe de Contabilidad son los responsables de solicitar mediante nota escrita a las autoridades gubernamentales pertinentes (Contraloría General de la República, Superintendencia de Bancos y Entidades Financieras, u otro ente rector), adjuntando un ejemplar del inventario con la descripción de la documentación y año de referencia, la baja definitiva de la documentación contable, de y con presencia de un Notario de Fe Pública, para la elaboración del “Acta de Baja”. (Anexo N° 5) El Director de Administración, Contabilidad y Finanzas y el Jefe de Contabilidad son los encargados de presentar un inventario con la siguiente información: fecha, descripción del documento y volumen. En el caso de fotocopias, copias, no es necesario solicitar la baja para su destrucción. La disposición de conservar la documentación contable es para documentos originales. 4.6 Circuito de la Documentación: Ej. Desembolso El circuito de una solicitud de desembolso es: 1 Desembolsos para cartera y asistencia técnica La entidad financiera seleccionada, envía al FONDESIF una nota de solicitud de desembolso, adjuntando las garantías correspondientes, la boleta de recepción de la inscripción del contrato en la Notaría de Gobierno (en el primer desembolso) y la certificación de la apertura de la cuenta bancaria (en el primer desembolso). El Auxiliar de Oficina, registra el ingreso de la correspondencia, adjunta su respectiva “hoja de ruta” y la deriva a la Secretaría Ejecutiva. 1 FONDESIF. Manual de Tesorería. La Paz, 2006 FONDESIF Manual del Archivo Central 5 El Secretario Ejecutivo, deriva la nota y la documentación adjunta al Director de Fortalecimiento Financiero e Institucional e instruye el procesamiento del desembolso. El Director de Fortalecimiento Financiero e Institucional, deriva la documentación a sus funcionarios dependientes e instruye su procesamiento. Los funcionarios del área, llenan y firman tres ejemplares del formulario de autorización de desembolsos y los remiten al Director de Fortalecimiento Financiero e Institucional para su aprobación y firma, adjuntando la documentación que corresponda. DOCUMENTACIÓN PARA EL DESEMBOLSO SEGÚN TIPO DE OPERACIÓN O COMBINACIÓN DE OPERACIONES Fotocopia de la nota de solicitud de desembolso de la entidad financiera seleccionada (en todos los desembolsos) Fotocopia del contrato de préstamo (en el 1er. Desembolso) Fotocopia del convenio de financiamiento (en el 1er. Desembolso) Fotocopia de las garantías (en todos los desembolsos) Fotocopia de la boleta de recepción de la inscripción del contrato en la Notaría de Gobierno (en el 1er. Desembolso) Original de la certificación apertura cuenta bancaria (en todos los desembolsos) Cartera Asistencia Técnica Desarrollo Sectorial (mentores) X X X X X X X X X X X X X El Director de Fortalecimiento Financiero e Institucional, revisa y remite al Director de Administración, Contabilidad y Finanzas, los FONDESIF Manual del Archivo Central 6 formularios de autorización de desembolsos debidamente firmados por él y su(s) funcionario(s) dependiente(s), adjuntando el resto de la documentación de respaldo. El Director de Administración, Contabilidad y Finanzas, previa verificación de saldos, analiza la documentación, firma los formularios de autorización de desembolsos y remite toda la documentación al Jefe del Departamento de Administración y Finanzas. El Jefe del Departamento de Administración y Finanzas, remite la documentación e instruye al Profesional en Administración la elaboración de la solicitud de transferencia de fondos. El Profesional en Administración, asigna un número correlativo y llena el formulario de solicitud de transferencia de fondos del Banco Central de Bolivia, en tres ejemplares, y los remite, conjuntamente con el resto de la documentación, al Jefe del Departamento de Administración y Finanzas para su revisión. El Jefe del Departamento de Administración y Finanzas, revisa los formularios de solicitud de transferencia de fondos del Banco Central de Bolivia y en forma conjunta con el Profesional en Administración, y el Profesional en Contabilidad, dan el visto bueno a los formularios y los remiten, junto con el resto de la documentación, al Director de Administración, Contabilidad y Finanzas. El Director de Administración, Contabilidad y Finanzas, revisa y firma los formularios de solicitud de transferencia de fondos y los remite, junto con el resto de la documentación, al Secretario Ejecutivo. El Secretario Ejecutivo, revisa y firma tanto los formularios de autorización de desembolso como los de solicitud de transferencia de fondos y los entrega, junto con el resto de la documentación al Mensajero del FONDESIF. El Mensajero del FONDESIF, guarda la documentación recibida, saca dos copias del formulario de solicitud de transferencia, entrega un original y dos copias al Banco Central de Bolivia. El Banco Central de Bolivia, sella y entrega al Mensajero del FONDESIF dos originales del formulario de solicitud de transferencia de fondos. FONDESIF Manual del Archivo Central 7 El Mensajero del FONDESIF, entrega los dos originales sellados del formulario de solicitud de transferencia de fondos y la documentación que guardaba al Técnico en Contabilidad. El Banco Central de Bolivia, realiza la transferencia de fondos de la cuenta especial a la de la entidad financiera seleccionada y emite el comprobante contable. El Mensajero del FONDESIF, recoge el comprobante contable de la transferencia efectuada en el Banco Central de Bolivia y lo entrega al Técnico en Contabilidad. El Técnico en Contabilidad, efectúa la siguiente distribución: i) entrega al Director de Seguimiento y Control un original del formulario de autorización de desembolsos y una copia del comprobante contable de la transferencia efectuada en el Banco Central de Bolivia; ii) entrega al Profesional en Contabilidad dos originales del formulario de autorización de desembolsos, un original sellado del formulario de solicitud de transferencia de fondos, un original del comprobante contable de la transferencia efectuada en el Banco Central de Bolivia y el resto de la documentación de la operación que custodiaba; iii) entrega al Asistente Administrativo un original sellado del formulario de solicitud de transferencia de fondos. El Director de Seguimiento y Control, procede al registro respectivo. El Asistente Administrativo, archiva el formulario de solicitud de transferencia de fondos. El Profesional en Contabilidad, elabora el registro contable de la transferencia de recursos efectivamente realizada por el Banco Central de Bolivia. Firma el comprobante contable y lo remite conjuntamente con el resto de la documentación de respaldo al Técnico en Contabilidad. El Técnico en Contabilidad, i) hace firmar los comprobantes contables con el Jefe del Departamento de Administración y Finanzas y el Director de Administración, Contabilidad y Finanzas; ii) archiva la documentación; iii) sella una copia del comprobante de la transferencia y lo envía al Jefe del Departamento de Administración y Finanzas. FONDESIF Manual del Archivo Central 8 El Jefe del Departamento de Administración y Finanzas, en coordinación con el Profesional en Administración, registran la transferencia en tesorería. Toda la documentación, debidamente verificada, clasificada y empastada, permanece en el Archivo de Gestión, durante el periodo de tiempo determinado por el calendario, para luego ser transferido al Archivo Central. En el Archivo Central, la documentación es organizada de acuerdo a normas y técnicas de tratamiento documental. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CONTABLE 1. Separación de Documentos El primer paso en la organización del archivo, es la separación de los documentos de apoyo, de la documentación de Archivo (Originales) Separación de documento Documentos de apoyo Eliminación Documentos sin vigencia administrativa Documentos con vigencia administrativa Escriba aquí el cargo Ordenación Transferencia Organización Instalación Hoja de transferencia Archivo Central 1.1 FONDESIF Documentos de Apoyo Informativo: Esta formado por las copias de los documentos contables originales, para utilizar como “Documentos de consulta”. Manual del Archivo Central 9 1.2. Documentos Administrativos: Los documentos administrativos están formados por: Correspondencia: Cada carta debe ir unida a su respuesta La correspondencia que forma parte de un expediente, debe ir junto al expediente. La correspondencia que no forma parte de un expediente, se la agrupa en: Interna Externa Expedientes: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generado orgánica y funcionalmente para la resolución de un mismo asunto. Los archivos de trámite se organizan por expedientes. Cada expediente debe guardarse en una carpetilla, anotarán los datos que identifiquen al expediente. donde se Series Documentales: Conjunto ordenado de los expedientes o unidades documentales que se producen como resultado de una misma actividad. 2. Clasificación de Documentos Clasificar la documentación consiste en agruparla por conceptos, dentro de una estructura establecida para el efecto. La información documental de Contabilidad, está agrupada de acuerdo a una estructura definida por la Dirección de Administración, Contabilidad y Finanzas, que responde a las funciones y actividades de la Dirección. FONDESIF Manual del Archivo Central 10 2.1 Esquema de Clasificación: La signatura de clasificación asignada por el Archivo Central, a los documentos generados en el Departamento de contabilidad es: ACF- 002 - 2.2 - DC 2.3 ACF Archivo Central FONDESIF 002 Dirección Finanzas 2.2 Departamento de Contabilidad DC Departamento de Contabilidad de Administración, Contabilidad y Proceso de clasificación Identificar a que expediente corresponde el documento (correspondencia, documento mercantil, formularios, etc.). Identificar a que serie documental pertenece el expediente. Asignar el número de clasificación al documento. 2.4 Ordenamiento físico y señalización Una vez clasificada el documento (asignado el código), se procede al ordenamiento dentro de la carpeta o carpetilla, así como la señalización de las carpetas de expedientes y series documentales para facilitar su rápida localización. FONDESIF Manual del Archivo Central 11 2.4.1 Ordenamiento interno de los expedientes La práctica más utilizada es el orden cronológico. El documento más antiguo queda en la parte inferior y el más reciente en la parte superior, también se puede optar por el ordenamiento inverso. y se pueden aplicar criterios de ordenación numérica (números de comprobantes). 2.4.2 Señalización Para identificar el contenido de las carpetas o de los empastados se ha de señalizar con los siguientes datos: Datos del Tomo El lomo debe incluir la siguiente información: Sigla institucional Nombre de la Dirección a la que pertenece la documentación No. Correlativo del volumen Nombre de los asientos (tipos de asientos) Identificación del valor del documento (original o archivo unidad) No. de Centro (Unidad que realiza los movimientos contables) Identificadores de la transacción contable (tipo de moneda en la cual se efectúa la transacción) No de tomo No. de clasificación Mes Año de gestión Antes de realizar el empaste de los documentos contables (expedientes finalizados), se debe incluir la portada con la siguiente información: FONDESIF Manual del Archivo Central 12 Datos de la portada Sigla de la institución Nombre de la Dirección y Departamento Número de clasificación (parte superior derecha). Información de las series. Fechas extremas correspondientes al contenido del tomo. Fechas extremas de los comprobantes. Número de folio. Datos de apertura y cierre. Valor del documento. El Acta de apertura y cierre, debidamente rubricados, de acuerdo a disposiciones legales, deberá incluirse después de la portada. Datos del resumen contable (movimiento diario) Sigla institucional (Parte superior izquierdo). Nombre de la unidad (Parte superior izquierdo). No de página, fecha y hora de emisión (parte superior derecha). Título general del movimiento contable. Fecha de realización del registro. Nombre del Centro (código). Tipo de movimiento a realizarse. Cuenta realizada. No. total de comprobantes. No. del comprobante. FONDESIF Manual del Archivo Central 13 No. de página. No de folio (diario). Documentos que forman parte del tomo (indicados en el resumen): Registro del libro diario. Desglose del asiento contable. Detalle de los comprobantes. Documentación de respaldo. 2.5 Conservación de los documentos Los documentos importantes no se perforan. Usar soportes adecuados para la conservación de documentos importantes. Los documentos de circulación restringida y los confidenciales deben guardarse en sitios seguros y bajo llave. Los documentos requieren espacio seco, luz artificial, humedad de 45 a 65%. No ubicar los documentos al lado de ventanas y fluorescentes. La luz debe ser indirecta. No ubicar los documentos en lugares por donde pasen cañerías de agua. 2.6 Transferencia de documentos La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan del Archivo de Gestión de Contabilidad al Archivo Central. FONDESIF Manual del Archivo Central 14 Los documentos que deben ser transferidos, acompañados del formulario de transferencia de documentos al Archivo Central son: Documentación de apoyo informativo (Copias y duplicados de documentación contables, cuyos originales están bajo la custodia del Departamento de Contabilidad). Documentación de procesos administrativos (documentos sin vigencia administrativa). concluidos La documentación objeto de transferencia debe estar organizada e inventariada. El responsable del Departamento de Contabilidad elaborará tres copias del documento de transferencia. Dos copias se enviará al Archivo Central y la otra quedará en la Dirección para el control interno. La Hoja de Transferencia de Documentos debe incluir los siguientes datos: (Anexo N° 2) Nombre de la Unidad Fecha de la transferencia Título de la Serie Fechas extremas Número total de cajas Sello de la Unidad La documentación a transferirse deberá enviarse en cajas con su respectiva identificación. Una vez verificada la documentación recibida, la responsable del Archivo Central devolverá una copia de la Hoja de Transferencia firmada y sellada, en el que estará incluido el número de clasificación asignado a los documentos. 3. Préstamo de Documentos El personal del FONDESIF tiene derecho al acceso a los recursos documentales de la institución, de acuerdo a normas establecidas para el efecto. FONDESIF Manual del Archivo Central 15 El Archivo Central y el Archivo de Gestión de Contabilidad, facilitan el préstamo de documentos a las demás unidades administrativas, que soliciten con fines de información administrativa. Mientras dure el préstamo, la unidad solicitante es responsable de su conservación, cuidado e integridad. El Archivo Central y el Archivo de Gestión de Contabilidad, pueden restringir el acceso a la documentación cuya consulta pueda poner en peligro su integridad. La consulta de la documentación debe realizarse en los espacios asignados en el Archivo Central y en las Oficinas de Contabilidad. Se puede reproducir documentos con la autorización de los responsables y siempre que las condiciones de conservación de los documentos lo permitan. FONDESIF Manual del Archivo Central 16 BIBLIOGRAFÍA 1980 ALVARES TERAN, María Concepción. Archivo de Simancas, mapas, planos y dibujos, Valladolid. 1995 BOLIVIA. Constituciones. Constitución Política del Estado, La Paz: Gaceta Oficial de Bolivia. 1990 BOLIVIA. Leyes y Decretos. Ley 1178 de Administración y Control Gubernamental. La Paz: Gaceta Oficial de Bolivia. 2001 BONAL ZAZO, José Luis. La descripción archivística normalizada: origen, fundamentos, principios y técnicas. Gijón: Ediciones Trea. 1992 CONDE VILLAVERDE, María Luisa. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid: Dirección de Archivos Estatales. 1997 Espasa Calpe. Diccionario de Economía y negocios. Madrid. 1999 FONDESIF. 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