FONDO DE DESARROLLO DEL SISTEMA FINANCIERO Y DE APOYO AL SECTOR PRODUCTIVO PROGRAMACIÓN OPERATIVA ANUAL INDIVIDUAL (POAI) GESTION 2015 ACEFALO CODIGO DEL PUESTO 20 No. DE PÁGINAS 5 IDENTIFICACION DEL PUESTO 1. TITULO DEL PUESTO: Auxiliar de Oficina 2. UNIDAD ORGANIZACIONAL A LA QUE PERTENECE: Dirección de Asuntos Administrativos. 3. TITULO DEL PUESTO SUPERIOR JERARQUICO DE QUIEN DEPENDE: Director de Asuntos Administrativos. 4. TITULO DEL PUESTO INMEDIATO SUPERIOR DE QUIEN DEPENDE: Director de Asuntos Administrativos. 5. TITULO Y CANTIDAD DE PUESTOS SOBRE LOS QUE EJERCE SUPERVISIÓN DIRECTA: Ninguno 6. CATEGORÍA DEL PUESTO: Operativo 7. CLASE DEL PUESTO – NIVEL: Auxiliar (7°). 8. RELACIONES CON OTROS PUESTOS: Todo el personal del FONDESIF. DESCRPCIÓN DEL PUESTO 9. OBJETIVO DEL PUESTO: Efectuar la recepción, registro, distribución, seguimiento y despacho de correspondencia del FONDESIF, atendiendo con prontitud los trámites y proporcionando información clara y atenta al público en general. 1 10. OBLIGACIONES DEL PUESTO: a) Cumplir las leyes, principios, normas, reglamentos y procesos que regulan la actividad del FONDESIF. b) Cumplir las Resoluciones emanadas por el Organo Rector, en lo correspondiente al FONDESIF. c) Cumplir las Resoluciones de Consejo Superior del FONDESIF, Resoluciones Administrativas, Actas de Comités de Asignación y órganos equivalentes. d) Cumplir las circulares, comunicaciones internas, memorandas y otros emitidos por el Director General Ejecutivo o autoridades competentes del FONDESIF. e) Mantener y preservar los bienes asignados a su guarda y custodia, conservando la finalidad para la cual fueron destinados. f) Mantener confidencialidad en el manejo de la información. 11. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESPECIFICAS DEL PUESTO: a) Cumplir con los procedimientos de comunicación establecidos en el FONDESIF. b) Cumplir con la normativa establecida para el llenado de la hoja de ruta. c) Recibir, organizar y archivar la correspondencia. d) Facilitar copias de correspondencia y documentación a los funcionarios que las soliciten. e) Llevar el registro de informes, memoranda, comunicaciones internas y otros. f) Realizar otras funciones relacionadas al puesto. 12. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES CONTINUAS DEL PUESTO: a) Contestar y derivar las llamadas que ingresan a la central telefónica. b) Atender y orientar a las personas que visitan la institución. c) Recibir la correspondencia externa e interna. d) Verificar que la documentación adjunta a la correspondencia esté completa y coincida con lo citado en la correspondencia original. e) Registrar el ingreso de la correspondencia externa e interna. f) Adjuntar una hoja de ruta a la correspondencia recibida. g) Ordenar la correspondencia de ingreso. h) Sacar copias de la correspondencia necesaria para el archivo. i) Recoger la correspondencia de la Dirección General Ejecutiva con el proveído correspondiente. j) Distribuir la correspondencia, memorandas, comunicaciones internas y otros al personal del FONDESIF. k) Entregar copias de la documentación generada a cada uno de los funcionarios que la emitieron. l) Realizar otras funciones relacionadas al puesto. 13. RESULTADOS ESPERADOS DEL PUESTO: a) Labores desempeñadas con eficiencia, oportunidad y dedicación. b) Administrar con eficiencia la central telefónica. c) Asegurar que la correspondencia del FONDESIF se encuentra ordenada, clasificada d) Proporcionar información útil y oportuna a los funcionarios. 2 REQUISITOS DEL PUESTO 14. FORMACIÓN ACADEMICA: Definir las áreas de formación necesarias para el desempeño del puesto. Asociar a cada una el grado mínimo aceptable y la prioridad marcando con una cruz. Preparación Pre-Técnico o Egresado x Preferentemente Doctorado Maestría Postgrado Licenciatura Técnico medio o superior Pre-técnico Bachillerato Secundaria Primaria AREA DE FORMACION Esencial PRIORIDAD GRADO DE FORMACION x 15. EXPERIENCIA NECESARIA: Registrar las áreas de experiencia que exige el desempeño del puesto. Asociar a cada área el nivel de experiencia y la prioridad, marcando con una cruz. x x Prefentremente Servicios Esencial PRIORIDAD Auxiliar Técnico Administrativo Profesional Jefatura. Asesor Directivo Superior NIVEL DE EXPERIENCIA x a) Cantidad mínima de años de experiencia general requerida para ocupar el puesto: 1 año de experiencia general b) Cantidad mínima de años de experiencia específica requerida para ocupar el puesto: 1 año de experiencia en administración de archivo y correspondencia 16. CONDICIONES PERSONALES NECESARIAS: a) Capacidad de trabajo bajo presión b) Compromiso institucional c) Iniciativa d) Dinamismo e) Relaciones humanas f) Relaciones interpersonales g) Honestidad h) Espíritu de superación i) Orden 17. CONOCIMIENTOS COMPLEMENTARIOS Y UTILITARIOS: a) Conocimientos generales b) Conocimientos específicos del puesto c) Otros varios 3 COMPROMISO DE CUMPLIMIENTO La suscripción del presente formulario de programación operativa anual individual, supone la conformidad y obligación de cumplimiento por parte del funcionario. _________________________________ Firma del superior jerárquico ________________________________ Firma del inmediato superior ________________________________ Firma del funcionario INFORMACIÓN SOBRE LA ELABORACIÓN DEL FORMULARIO DEL POAI Responsables de la elaboración del formulario del POAI Nombre y sello de la unidad organizacional: Referencias Fecha de elaboración: Octubre 2015 Fecha de aprobación: Octubre 2015 Fecha de inicio de ejecución: Noviembre 2015 Número de revisión o versión: 1 Nombre y firma del responsable: Visto bueno Director General Ejecutivo Nombre y firma 4 INFORMACIÓN SOBRE LA ACTUALIZACION DEL FORMULARIO DEL POAI Modificaciones al formulario del POAI Referencias Nombre y sello de la unidad organizacional: Nombre y firma del responsable: Fecha de actualización: 5