Cómo potenciar el éxito de ventas en una economía estancada

DOCUMENTO TÉCNICO
GoToMeeting
Cómo potenciar el éxito
de ventas en una
economía estancada
Cómo aprovechan los vendedores las
conferencias de vídeo para triunfar
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GoToMeeting
En tiempos difíciles, vender no resulta tan fácil. Como vendedor, sabe que
este año supondrá un reto que resulta demasiado familiar para todos:
aumentar las cuotas de venta pese a la economía estancada.
Según un informe de CSO Insights acerca de las ventas en 2012, las cuotas de ventas están aumentando en el 93 por ciento de las empresas este
año, mientras que sólo el 33 por ciento de las empresas está percibiendo
un aumento notable de los presupuestos para marketing. De modo que,
sin vislumbrar una mejora de la economía mundial, aumentar el éxito en las
ventas en 2012 significa aumentar la habilidad y la capacidad.
Cuando la economía es
lenta, es menos probable
que los clientes potenciales
se dejen engatusar por los
vendedores, lo que crea
muchas dificultades.
Además de generar más iniciativas, una técnica que demuestra tener éxito
para aumentar las ventas es crear relaciones con los clientes potenciales.
Sin embargo, establecer relaciones suele llevar tiempo y, en ocasiones,
viajar; dos lujos cada vez más difíciles de justificar ante el director financiero. Si a esto se suma la realidad de un presupuesto pequeño, romper las
defensas de los clientes potenciales se vuelve cada vez más difícil. Si los
vendedores no son capaces de alimentar rápidamente las relaciones, su
capacidad para establecer un canal valioso de oportunidades se reduce
enormemente.
¿Cómo pueden crear las ventas relaciones rentables con los clientes
potenciales? ¿Existe una manera de acelerar el rendimiento en las ventas
sin invertir enormes cantidades de tiempo y recursos?
Para abordar estos retos, muchas organizaciones de ventas están recurriendo a soluciones de conferencia de vídeo de escritorio. Diseñadas para
ayudar a crear relaciones con clientes potenciales a través de la interacción
cara a cara sin estar físicamente juntos, los vendedores que utilizan estas
sencillas soluciones para acelerar el proceso de ventas realizan demostraciones y fortalecen las relaciones con los clientes potenciales rápidamente.
En este documento técnico se examinan los principales retos para la venta
y se ponen de manifiesto las muchas ventajas que tiene vender mediante
conferencias de vídeo de escritorio.
Retos para las ventas durante una situación
de recesión económica
Según un informe de CSO Insight, la historia demuestra que cuando la
economía va mal, las ventas se resienten debido a que
1. as decisiones de compra requieren varias aprobaciones para cerrar un trato,
2. los ciclos de decisión son más largos y
3. las empresas tienden a trabajar con proveedores conocidos y de confianza.
Estas realidades dificultan la creación de relaciones de confianza con los
clientes potenciales.
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La crisis económica ha sembrado el pánico entre muchos clientes potenciales y vendedores. “Ni siquiera un equipo de ventas fuertemente motivado puede leer los datos financieros negativos sin venirse abajo. Cuando
esto sucede, en lugar de realizar esas 10 llamadas al día, podrían bajar
a seis, luego a tres, después a dos, a una y finalmente a ninguna. Y de
repente, incluso cuando las cosas cambian, esto se convierte en la norma.
Y dejan de hacer lo que hacían cuando tenían éxito en las ventas. No hay
nada como una crisis económica para convertir los buenos hábitos en malos”, dice Luke Kujawa, cofundador de Portofino Training Academy.
Durante períodos de
bajo rendimiento, los
vendedores deben ponerse
en contacto con más
clientes potenciales para
mantener lleno el cupo.
Para el equipo de ventas, trabajar por teléfono puede ser muy duro. Lo
más probable es que los clientes potenciales rechacen las llamadas de
ventas, lo que hace que sea fundamental la primera impresión. Superar la
desconfianza inicial hacia el vendedor resulta especialmente difícil cuando
lo único que conecta al vendedor con el cliente potencial es un teléfono.
Si a una economía pobre se le unen clientes potenciales bien informados,
la tarea de ventas es incluso más ardua. Internet ha permitido que para las
empresas sea fácil determinar sus propias necesidades, pasando por alto
completamente a los vendedores. “Si queremos invertir esta tendencia,
vamos a tener que encontrar formas nuevas y más efectivas de interactuar con los clientes actuales y potenciales de forma que perciban el valor
añadido de que un vendedor intervenga en su proceso de compra”, según
un informe de CSO Insights.
“Habrá que volver a crear relaciones y a ponerse delante de la gente”, dice
Kujawa. Por fortuna, las nuevas tecnologías ofrecen formas innovadoras de
hacer justamente eso en un escenario de ventas.
Conectar con más clientes potenciales
Para los vendedores que venden soluciones costosas, es probable que el
ciclo de ventas se alargue más durante una recesión económica, lo que
significa que será necesario ponerse en contacto con más clientes potenciales para llenar el cupo de ventas. Esto también significa que la creación
de relaciones de confianza es más importante.
Sin embargo, establecer vínculos puede resultar difícil. “Durante las épocas
difíciles, los clientes potenciales se sienten como un pequeño barco flotando a la deriva. Las fuerzas económicas que escapan de su control afectan
a la capacidad para alcanzar sus objetivos. Se centran en evitar el desastre
y mantenerse a flote y no en crear nuevas relaciones”, dice Jill Konrath,
autora de Selling to Big Companies (Vender a las grandes empresas).
Para los vendedores de campo, no hay nada como una interacción cara a
cara para crear relaciones con los clientes potenciales, pero el presupuesto
para viajes y entretenimiento se ha evaporado. Los costosos desplazamientos ya no son una opción para muchas empresas. Al final, los
vendedores se ven obligados a hacer más con menos.
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Una historia resumida de la creación de
relaciones en las ventas
A mediados de los 90, el proceso de ventas implicaba normalmente viajar
para visitar a los clientes potenciales y actuales para verse. La reserva de
vuelos, la estancia en hoteles, el alquiler de coches y llevar a los clientes
potenciales y actuales a eventos eran formas habituales con las que los
vendedores creaban relaciones de confianza. Además, el costoso material
impreso con frecuencia se enviaba o se entregaba en mano. Estos pasos
llevaban mucho tiempo y dinero.
Durante los últimos
15 años, los vendedores
han pasado del contacto
personal a largas
comunicaciones en
línea con los clientes
potenciales.
A finales de los 90, Internet proporcionó formas nuevas y más económicas
de conectar con clientes potenciales y actuales. Los sitios web ampliaron el
alcance de las ventas y, con frecuencia, sustituían a los folletos. El mercado en expansión trajo nueva competencia. Aunque muchas transacciones
seguían implicando desplazamientos para visitar a los clientes, cerrar tratos
a través de Internet se convirtió en algo cada vez más común.
En 2001, la red era la herramienta de comunicación central para las ventas.
El correo electrónico, el envío/recepción de faxes electrónicamente y la
transmisión electrónica de documentos comenzaron a sustituir a las
comunicaciones físicas.
Algunos años más tarde, las conferencias web ganaron popularidad y
comenzaron a celebrarse reuniones virtuales. Los vendedores podían mostrar una presentación con diapositivas sin estar físicamente presentes. Esto
abría más oportunidades para las ventas, pero tenía sus desventajas. Por
ejemplo, introducir a clientes potenciales en una conferencia web suponía
descargas complicadas, a menudo limitadas por los cortafuegos del cliente.
Estas aplicaciones de conferencia web que consumían gran ancho de
banda también eran muy lentas.
A mediados de esta década, surgieron herramientas de prospección más
sofisticadas. Así, por ejemplo, las aplicaciones de conferencia web de la siguiente generación permitieron que los vendedores compartieran su escritorio, de forma que podían realizar demostraciones de productos en directo
de forma remota. A medida que la velocidad de Internet fue mejorando, se
eliminaron en gran medida las limitaciones de ancho de banda.
Ahora, con la incorporación de las conferencias de vídeo de escritorio, los
vendedores pueden verse cara a cara inmediatamente con los clientes
potenciales y realizar demostraciones en directo de una forma nueva y
creativa.
El siguiente paso:
vender con conferencias de vídeo
Diseñadas para ayudar a los vendedores a desarrollar rápidamente relaciones con los clientes potenciales como si estuvieran en la misma habitación,
las soluciones de conferencia de vídeo permiten a los vendedores crear
relaciones más fuertes con los clientes potenciales. La posibilidad de verse
y de utilizar la comunicación no verbal ayuda a los vendedores a crear las
relaciones necesarias con los clientes potenciales para vender en momentos de dificultad económica.
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La conferencia de vídeo permite al vendedor llevar a cabo una amplia variedad de funciones de venta, como realizar una presentación espontánea,
llevar a un cliente potencial en un recorrido por un sitio web o hacer una
demostración de un producto de software, y todo mientras habla con su
cliente potencial cara a cara. Como los vendedores enseñan a los clientes
potenciales exactamente lo que hay en su pantalla, éstos se sienten como
si estuvieran allí con ellos. Ahora, una llamada de un cliente potencial se
puede transformar en una demostración de un producto en cuestión de
segundos, lo que elimina los costosos desplazamientos y la trabajosa tarea
de organizar reuniones.
“GoToMeeting con conferencia de vídeo HDFaces ayuda
a nuestro personal de ventas
a establecer una relación con
los clientes de manera más
rápida. La gente se muestra
más receptiva cuando ve a la
persona con la que habla y no
sólo una presentación”.
Todo lo que tiene que decir el vendedor es “¿Quiere que se lo muestre?”,
y en unos segundos el vendedor y el cliente potencial están viéndose y
compartiendo la misma pantalla. Con el uso compartido de la pantalla, el
cliente potencial también puede tomar el control de cualquier elemento del
escritorio del vendedor de manera que puede experimentar de cerca los
productos de software. También al cliente potencial se le pueden proporcionar controles de presentador para mostrar al vendedor cualquier cosa
que haya en su ordenador.
Dicho de otra forma, cuando los vendedores utilizan la conferencia de
vídeo, se obtienen muchas de las ventajas de estar físicamente presentes.
Terry Buske,
vicepresidente de
ventas nacionales
Optio Solutions, LLC
Figura 1: un vendedor puede iniciar inmediatamente una conferencia de
vídeo en directo y mostrar a los clientes potenciales remotos diapositivas
de una presentación.
En un informe de CSO Insight se explicaba que las soluciones de conferencia web y de vídeo “pueden ayudar no sólo a causar una buena primera
impresión en una reunión virtual con un cliente, sino que es una extensión
del nivel de servicio y de la profesionalidad que caracterizan todo el
proceso de venta”.
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Ventajas de la conferencia de vídeo
para las ventas
La conferencia de vídeo ofrece a los vendedores muchas ventajas
importantes, entre las que cabe destacar:
• Permite al cliente potencial y al vendedor reunirse cara a cara
como si estuvieran en la misma habitación sin costes de
desplazamiento o tiempo
“HDFaces cambia la
dinámica de una reunión.
Es más personal, la gente
está más atenta y las
relaciones se fortalecen”.
Christopher Addeo
Director de TI
• Transforma la llamada de un cliente potencial en una demostración
en vivo, lo que acelera el ciclo de ventas y ayuda a establecer con
el cliente potencial un lazo más fuerte
• Amplía el alcance geográfico del vendedor sin costosos
desplazamientos
• Acelera el proceso de cualificación gracias al uso compartido
rápido de información crítica
• Mejora el valor del vendedor ante los ojos del cliente potencial al
permitirle demostrar rápidamente contenido importante
• Proporciona una oportunidad para la venta cruzada o adicional
a los clientes actuales
• Mejora la participación al proporcionar una experiencia visual
muy personalizada tanto del presentador como del material
de la reunión
• Permite más contactos cara a cara con más clientes
potenciales al día
• Reduce el coste de las ventas al impulsar la productividad sin
sobrepasar el presupuesto
• Mejora la comunicación al agregar un elemento visual que se
puede adaptar sobre la marcha
• Permite a los compañeros de trabajo (por ejemplo, el ingeniero
de ventas) unirse fácilmente a una conferencia y compartir su
cámara web y su pantalla para cerrar la venta
• Optimiza el tiempo del vendedor al permitirle vender más fácilmente
y cualificar a los clientes potenciales de forma remota
• Ayuda a las negociaciones del contrato al permitir que ambas
partes examinen y editen los documentos
• Permite una presentación de venta en grupo, de manera que
varios clientes potenciales pueden unirse a una reunión y verse
las caras
• Amplía el alcance del vendedor al permitirle proporcionar copias
grabadas de las reuniones a los clientes potenciales para
compartir con otras personas de la empresa
• Mejora las métricas de conversión al transmitir los conceptos
verbal y visualmente
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Qué buscar en una solución de
conferencia de vídeo
A la hora de buscar una solución de conferencia de vídeo que ayude a un equipo de ventas, hay que tener en cuenta los siguientes requisitos importantes:
• Conferencia de vídeo de alta definición de uso fácil:
elija una solución que sea sencilla de implementar y que
ofrezca vídeo de alta calidad. En teoría, todo lo que necesita
es una conexión a Internet y una cámara web.
Cuando busque una
solución de conferencia
de vídeo, averigüe la
rapidez con que se puede
establecer una conferencia
para asegurarse de que
la llamada de un cliente
potencial se pueda
transformar fácilmente en
una demostración.
• Inicio rápido de una reunión: busque una solución que permita comenzar una reunión literalmente en segundos, sin que el
cliente potencial tenga que hacer esfuerzo alguno. No debe haber
requisitos de registro ni descarga de aplicaciones de gran tamaño
que podrían disuadir a un cliente potencial de unirse a una reunión
improvisada.
• Vídeo en tiempo real y pantalla compartida:
busque una solución que muestre las secuencias de vídeo y
el escritorio compartido en el mismo espacio, y asegúrese de
que los clientes potenciales pueden ver exactamente lo que ve
el vendedor, cuando lo ve, confirmando que las secuencias de
audio y de vídeo se alinean perfectamente. Para ello se necesita
una solución con frecuencias de actualización en tiempo real.
• Grabación con un botón: busque la posibilidad de grabar y
reproducir las reuniones sin complementos especiales. De esta
manera los clientes potenciales pueden compartir fácilmente las
reuniones grabadas con los principales encargados de la toma
de decisiones.
• Reuniones móviles: para aumentar la flexibilidad, escoja una
solución con funcionalidad móvil. Debe tener la capacidad de
unirse a reuniones de forma fácil mediante smartphones y tablets.
• Conferencia de audio integrada: para realizar el seguimiento
de las reuniones, la solución debe incluir un puente de conferencia
de audio sin coste adicional. Asegúrese de que la solución pueda
grabar fácilmente el audio y las imágenes para luego reproducirlos.
Y, si es necesario, elija una solución con una opción de audio de
llamada internacional gratuita.
• Funciones de Voz a través del Protocolo Internet (VoIP):
busque una solución que permita al vendedor y al cliente potencial sustituir el teléfono por la funcionalidad VoIP. De esta forma
se reducen los gastos de teléfono y se simplifica la comunicación
con los clientes potenciales internacionales.
• Interfaz intuitiva: busque una solución que no requiera mucho
aprendizaje, sino que permita a un vendedor saber inmediatamente cómo funciona. La solución debe funcionar también de
forma transparente en segundo plano de forma que no ocupe la
pantalla entera del vendedor.
• Asistencia y formación: averigüe si la empresa ofrece soporte
técnico las 24 horas del día durante los 7 días de la semana,
guías de procedimientos recomendados y formación gratuita con
el fin de ayudar a maximizar el uso del producto.
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GoToMeeting
• Tarifa plana: busque una solución que ofrezca tarifa plana para
conferencias de vídeo y de teléfono, independientemente del
uso. De esta forma se puede elaborar un presupuesto y eliminar
los costes inesperados.
La ventaja de GoToMeeting con HDFaces
En 2011 Gartner designó
a Citrix Online como
uno de los principales
proveedores del sector de
conferencias web por su
solución de conferencia de
vídeo, GoToMeeting con
HDFaces.
Citrix GoToMeeting con HDFaces pone en manos de los vendedores una
herramienta que mejora enormemente su comunicación con clientes potenciales y actuales dado que permite a los asistentes de la reunión conectarse cara a cara y demostrar de forma remota lo que hay en el ordenador
de un vendedor. Esta solución de reconocido prestigio está ayudando a
personas de todo el mundo a mejorar su rendimiento. Los últimos reconocimientos incluyen la posición en el cuadrante de liderazgo del informe
Cuadrante mágico de Gartner por la funcionalidad de conferencia web y el
premio Frost & Sullivan’s 2011 Global Market Penetration Leadership.
Creada para satisfacer todos los requisitos descritos en este documento,
GoToMeeting con HDFaces ofrece también las siguientes ventajas:
• GoToMeeting con HDFaces permite a los vendedores comenzar
una reunión cara a cara con los clientes potenciales y actuales con
un solo clic.
• La tecnología patentada de compresión con ancho de banda
adaptable garantiza un rendimiento excepcional y reuniones satisfactorias a través de cualquier conexión a Internet.
“La conferencia de vídeo
mediante GoToMeeting
con HDFaces añade una
importante dimensión a
nuestras reuniones que una
conversación telefónica
por sí sola no puede
proporcionar”.
Tyler West
Gerente superior de
información
Servicios de tecnología
Best Friends Animal
Society
• El precio de tarifa plana elimina los límites de duración de la reunión
y los cargos por exceso, lo que anima a los vendedores a usar el
servicio tan a menudo como deseen y aumenta su productividad.
• La solución integra características de seguridad estándar del
sector que garantizan que la información confidencial de la reunión
permanece privada.
Además de la conferencia de vídeo HD y el uso compartido de la pantalla
con un simple clic, GoToMeeting con HDFaces ofrece también numerosas
funciones, como por ejemplo:
• Cambio instantáneo de los presentadores: un vendedor
puede pasar el control al cliente potencial o a otro empleado,
quien puede mostrar lo que aparece en su pantalla.
• Integración fácil: es posible iniciar, programar o unirse a una
reunión a través de Microsoft Outlook, Microsoft Office, IBM
Lotus Notes y diversas aplicaciones de mensajería instantánea.
• Control compartido del ratón: se puede otorgar a un cliente
potencial el derecho a tomar el control del ratón del vendedor en
su escritorio, de forma que el cliente potencial pueda experimentar
un producto de primera mano.
• Vista total o parcial del escritorio: sin necesidad de cargar
contenido, la solución permite al vendedor mostrar el escritorio
entero o aplicaciones específicas.
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Si desea una demostración en directo de GoToMeeting Corporate u
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