ÁREAS FUNCIONALES A DESARROLLAR POR EL PERSONAL DE APOYO ADMINISTRATIVO A LOS DEPARTAMENTOS UNIVERSITARIOS EN LA UNIVERSIDAD DE JAÉN 1 Gestión y Ordenación Académica. 2 Gestión económica y patrimonial 3 Apoyo administrativo para el desarrollo de las actividades investigadoras. 4 Gestión de registro y archivo de documentación administrativa. 5 Elaboración de estructuras informativas específicas de las actividades propias de los departamentos. 6 Apoyo administrativo de carácter general. ¾ Dependencia Funcional: Director del Departamento. ¾ Dependencia Orgánica: Gerente ESTRUCTURA GENERAL DE LAS VARIABLES OPERATIVAS QUE DETERMINAN LA ASIGNACIÓN DE EFECTIVOS DE APOYO ADMINISTRATIVO A LOS DEPARTAMENTOS UNIVERSITARIOS 1.1.- Nº de áreas de conocimiento (5%) 1.2.- Nº de profesores (10%) 1.- Estructural: (25%) 1.3.- Nº de asignaturas de EE.UU. de grado (10%) 2. Actividades Universitarias: (35%) 2.1.1.- Nº de alumnos matriculados en EE.UU. Grado (12,5%) 2.1.- Enseñanza (20%) 2.1.2.- Nº de alumnos matriculados en EE.UU. de Postgrado (2,5%) 2.1.3.- Nº de alumnos matriculados en programas de enseñanza no reglada (5%) 2.2.- Investigación (15%) 2.2.1.- Nº de proyectos, contratos y convenios de investigación (10%) 2.2.2.- Nº de grupos de investigación que tengan la coordinación del grupo en el Departamento (5%) 3. Recursos Financieros: (40%) 3.1.- Nº de centros de gasto (10%) 3.2.- Importe del presupuesto liquidado (30%) 4. Referencia Temporal: Al objeto de valorar las variables consideradas para la determinación de las necesidades de apoyo administrativo a los departamentos, se utilizara la información numérica de los últimos tres años: 2001, 2002 y 2003. ÁREA FUNCIONAL 1. GESTIÓN Y ORDENACIÓN ACADÉMICA 1.A. Apoyo administrativo para la tratamiento informático en la elaboración de los contenidos de los programas de las asignaturas de cada departamento y remisión a los respectivos centros universitarios, facultades y escuelas, para su publicación. 1.B. Distribución de los documentos de identificación académica para los estudiantes matriculados en las asignaturas adscritas a los departamentos (fichas de alumnos para el profesor). 1.C. Gestión académica de los programas de formación complementaria de las enseñanzas de grado que ofertan los departamentos. 1.D. Gestión de las actas de calificaciones de las asignaturas asignadas a los departamentos en coordinación con los responsables de la gestión académica de cada centro universitario. 1.E. Recepción y gestión de las solicitudes de convalidación de calificaciones de las asignaturas asignadas al departamento para, posterior, remisión a las Secretarias de los centros universitarios. 1.F. Apoyo administrativo para el tratamiento informático en la elaboración y mantenimiento de los planes de actividad docente de las diferentes áreas de conocimiento que integran cada uno de los departamentos. 1.G. Apoyo administrativo para el tratamiento informático en la elaboración de los programas de doctorado y de postgrado que se impartan por el departamento. 1.H. Colaboración en los procedimientos administrativos destinados a seleccionar el personal que han de conformar los tribunales de acceso a la universidad. ÁREA FUNCIONAL 2. GESTIÓN ECONÓMICA Y PATRIMONIAL 2.A. Asuntos Económicos 2.A.1. Confección de los expedientes de Reserva de Crédito presupuestario para los diferentes centros de gasto ubicados en el seno de la estructura departamental. 2.A.2. Elaboración de los expedientes de Anticipos de Crédito presupuestario para los diferentes centros de gasto ubicados en el seno de la estructura departamental. 2.A.3. Gestión de los gastos derivados de: • Retribuciones al personal de la UJA; PDI y PAS, con cargo a contratos, convenios y/o proyectos. • Retribuciones al personal ajeno a la UJA, por asistencia a tribunales, conferencias, y/o colaboración en el desarrollo de contratos, convenios y/o proyectos. • Indemnizaciones por razón del servicio correspondientes al personal de la UJA: PDI y PAS. • Indemnizaciones por razón del servicio devengadas por personal ajeno a la UJA. • Bolsas de viaje del personal ajeno a la UJA. 2.A.4. Elaboración de documentos de transferencia y redistribución de crédito presupuestario en el ámbito de las estructuras presupuestarias de los diferentes centros de gasto ubicados en el seno de la estructura departamental. 2.A.5. Gestión administrativa de las demandas de bienes y servicios que puedan ser atendidas con los créditos presupuestarios de las unidades orgánicas adscritas al Departamento. 2.B. Gestión Patrimonial 2.B.1. Registro de inventario de bienes materiales afectos a los departamentos. 2.B.2. Gestión de la utilización de bienes materiales afectos a los departamentos. 2.B.3. Gestión de espacios complementarios para las actividades de enseñanza e investigación a desarrollar por los departamentos. 2.B.4. Elaboración de las relaciones de necesidades de los bienes inventariables demandados por los departamentos con cargo a sus créditos presupuestarios y de adquisición centralizada por el Servicio de Contratación y Patrimonio. ÁREA FUNCIONAL 3. APOYO ADMINISTRATIVO PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES INVESTIGADORAS Y DOCENTES 3.A. Transmisión de la información correspondiente a convocatorias de investigación y recogida de documentación relacionada con las líneas de investigación de los grupos de investigación que operan en los departamentos. 3.B. Recogida de la documentación que los investigadores han de presentar en el Servicio de Investigación para su tramitación. 3.C. Gestión de ayudas y/o subvenciones destinadas a la investigación y procedentes del Plan de Apoyo a la Investigación de la UJA, tales como las correspondientes a la movilidad del profesorado, y los becarios de investigación, entre otras. 3.D. Gestión de ayudas y/o subvenciones procedentes del Plan Nacional I+D+i, Programas Marco de la Unión Europea, Plan Andaluz de Investigación (PAI), así como las que puedan convocarse por otras entidades públicas y/o privadas. 3.E. Apoyo administrativo para la gestión de proyectos, contratos y convenios que en cada momento puedan tener los grupos de investigación que operan en los respectivos departamentos. 3.F. Elaboración y gestión administrativa de documentos referidos a la actividad investigadora. En el caso de que éstos se manifiesten necesarios para la presentación de informes y/o resultados del proyecto, contrato, artículo, ponencia, etc. y de los mismos se deriven retribuciones para el investigador y/o colaboradores técnicos de la investigación, deberán generar derechos económicos adicionales para el personal de administración y servicios que explícitamente colabore en las mismas. 3.G. Apoyo administrativo en los procedimientos de lectura y defensa de tesis doctorales y trabajos de investigación para la obtención de la suficiencia investigadora. ÁREA FUNCIONAL 4. GESTIÓN DE REGISTRO Y ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA 4.A. Biblioteca 4.A.1. Remisión de la documentación bibliográfica correspondiente a cada una de las asignaturas asignadas al departamento. 4.A.2. Remisión de las relaciones de necesidades de material bibliográfico imputables al crédito bibliográfico de los departamentos. 4.A.3. Registro y documentación de libros, revistas y otras publicaciones que estén depositadas en instalaciones dispuestas por los departamentos. 4.B. Archivo 4.B.1. Registro y archivo de la documentación administrativa que se relacione con el Departamento y/o los grupos de investigación con sede en el Departamento. 4.B.2. Remisión, de acuerdo con los criterios de gestión de archivos, de la documentación administrativa que se genere en el seno de los departamentos. 4.C. Registro 4.C.1. Gestión de registro de documentos relacionados con las actividades que se desarrollan en el seno de los departamentos. La actuación de estos registros debe ser coordinada con el Registro General de la Universidad. ÁREA FUNCIONAL 5. ELABORACIÓN DE ESTRUCTURAS INFORMATIVAS ESPECÍFICAS DE LAS ACTIVIDADES PROPIAS DE LOS DEPARTAMENTOS 5.A. Elaboración y remisión semanal, vía correo electrónico, al Servicio de Asuntos Generales e Información de la UJA de la documentación correspondiente a las actividades programadas por cada departamento. En esta documentación se referenciará el día, hora, lugar, denominación de la actividad a desarrollar, responsable de la organización y, finalmente, un apartado de “observaciones” que recoja cualquier información adicional que resulte de interés en opinión del emisor de la información. Esta documentación será procesada semanalmente por la Sección de Información y facilitada a los servicios de conserjería para su comunicación. Igualmente, la información que tenga cabida en el Boletín Oficial de la UJA será elaborada por la Sección de Información para su publicación en el mencionado Boletín. 5.B. Elaboración y mantenimiento de la página “Web” del Departamento, atendiendo a los contenidos que son específicos de estas unidades funcionales. ÁREA FUNCIONAL 6. APOYO ADMINISTRATIVO DE CARÁCTER GENERAL 6.A. Apoyo administrativo a los órganos colegiados del Departamento, en tareas, tales como, elaboración de convocatorias a sesiones de Consejo de Departamento, confección de actas de reuniones, etc. 6.B. Gestión administrativa de una cuenta de correo electrónico específica para el Departamento. 6.C. Transmitir a los profesores del departamento los procedimientos, las solicitudes, etc., necesarios para utilizar los servicios ofrecidos por el Servicio de Informática. 6.D. Cumplimentar y enviar las solicitudes, para identificar correctamente al usuario a la hora de realizar un seguimiento de la intervención. 6.E. Actuar de interlocutores con el Servicio de Informática en relación a cualquier problema con alguna solicitud. 6.F. Actuar de receptores de las copias en cd-rom enviadas por el Servicio de Informática a los Departamentos. 6.G. Archivo de los drivers y los elementos imprescindibles de los equipos ubicados en el departamento, para su correcto funcionamiento. 6.H. Colaborar con el Servicio de Informática cuando se requiera cualquier actuación referente a la estructura informática inventariada. 6.I. Mantenimiento de páginas web de los departamentos. 6.J. Cuantas actividades de carácter administrativo que resulten necesarias para el eficaz desarrollo de las misiones específicas del Departamento.