Caso práctico Migración a FLYdocs Cómo Virgin Atlantic se pasó directamente al software más puntero de gestión de registros de aviación Caso práctico Muchas compañías están tratando de conseguir una oficina sin papel en la que todo se haga en línea, con todos los ahorros y eficiencias naturales que tal cambio puede generar. A menudo la realidad consiste en procesos defectuosos que fallan o incluyen errores costosos que impiden obtener los resultados esperados. Sin embargo, en Virgin Atlantic se dispusieron a evitar estos problemas pasando directamente al software más puntero de gestión de registros de aviación implementando FLYdocs. Elección del sistema adecuado No habrá muchas decisiones más importantes para una compañía aérea, MRR o compañía arrendadora que la de adquirir el software adecuado para cubrir las necesidades de su negocio. A menudo les resulta difícil ver todas las opciones disponibles, entender todas las posibilidades o predecir con total precisión el éxito a largo plazo del sistema dentro de su organización antes de implementarlo. Incluso con rigurosos procesos de licitación, el éxito de la implementación de cualquier sistema solo se puede medir realmente cuando ha pasado cierto tiempo y los beneficios esperados empiezan a materializarse (o no, como pasa en muchos casos). Dicho de una manera sencilla, el sistema tiene que «encajar» adecuadamente en el negocio para poder cambiar realmente las cosas. mucho tiempo en 2009, ya llevaban s oc Yd FL n co ar sistema bl a ha a sacar al mercado un do «Cuando empezamos ra su re ap an bí ha hos otros ma. No se A diferencia de muc . os desarrollando el siste rn te in es ar nd s elevados está una significativa e que no alcanzaba su orcionar realmente op pr a a ib s oc Yd FL do, productos del merca ión empresarial». ac inmediata transform d, Virgin Atlantic tora Julie Steadman, direc s, Aeronavegabilida principal de registro Implementación del sistema FLYdocs empezó a funcionar para toda la flota de Virgin Atlantic en junio de 2011, después de un exhaustivo proceso de prueba de un año de duración durante el que Virgin Atlantic colaboró con FLYdocs para hacer historia dentro del sector de la aviación proporcionando los primeros registros de devoluciones de aeronaves arrendadas totalmente electrónicos de todo el mundo mediante su estrategia sin papel respetuosa con el medio ambiente. El cambio conllevó la digitalización, procesamiento, indización y depuración de toda la documentación de una manera estructurada y estratégica durante un período de 12 meses. Si bien todo eso no era un requisito previo para el traslado de los registros a FLYdocs, en Virgin Atlantic consideramos que hacerlo así aportaría beneficios más adelante. Caso práctico «El proceso tenía que llevarse a cabo sin dificultades y había que gestionarlo bien. Con una colaboración muy estrecha y un enfoque sumamente amigable, flexible y profesional por parte de ambas empresas, hemos logrado que este proceso sea realmente fácil. Hemos establecido una excelente relación de trabajo con FLYdocs rápidamente, gracias a lo cual hemos podido debatir abiertamente temas con total confianza, sabiendo que lo importante en esta relación no es solo el dinero. Sabemos que FLYdocs será flexible, lo cual nos brinda la seguridad de que podemos implementar la mejor solución para nosotros como operador, no una solución limitada por restricciones o cuestiones financieras porque nos bombardean con un montón de cargos extras ocultos cada vez que necesitamos añadir algo al proyecto. Para Virgin es un enfoque muy novedoso». Steve Sayers, ingeniero principal de Servicios de Información, Virgin Atlantic El futuro En menos de un año, toda la flota había sido transferida a FLYdocs y se estaban procesando al mismo tiempo y de forma armoniosa múltiples devoluciones de aeronaves, todas sin que tuviera que estar presente en la oficina un solo asesor de arrendamiento, excepto para mantener las reuniones regulares de los proyectos. El futuro de Virgin Atlantic ya ha llegado. «Ya estamos empezando a tener toda nuestra documentación disponible en el sistema y a sacarle utilidad en vez de tenerla simplemente almacenada. Ya se está notando un aumento de la productividad. Por ejemplo, durante los procesos de devolución de aeronaves arrendadas que muchas compañías aéreas continuamente gestionan sometidas a una gran presión, como los asesores de arrendamiento pueden trabajar de forma remota en vez de en las oficinas de Virgin Atlantic, las tareas rutinarias que el personal de toda la empresa tiene que realizar diariamente no se ven afectadas, y como consecuencia, las devoluciones de aeronaves arrendadas no se retrasan y la actividad normal de la empresa no se ve afectada». Julie Steadman, directora principal de registros, Aeronavegabilidad, Virgin Atlantic Los beneficios para el equipo de la compañía arrendadora también son sustanciales: pueden acceder a toda la documentación y ver en línea los diferentes estados por los que se pasa en todo el proceso de devolución sin tener que pagar dietas, hoteles, vuelos y los costes que llevan asociados por cada asesor, y al mismo tiempo, son capaces de llevar un seguimiento de todo lo que ha hecho cada miembro del equipo cada día consultando los informes interactivos que se generan en directo en el sistema. Gracias a las previsiones que ha tomado Virgin Atlantic mediante el uso de FLYdocs y con una compañía arrendadora totalmente comprometida, el proceso de devolución de un avión pasa a ser estructurado, sin complicaciones, beneficioso para ambas partes desde un punto de vista financiero y con visibilidad instantánea para todo el mundo. En resumen, con un enfoque adecuado y FLYdocs, debería ser posible procesar sin retraso los registros de cada devolución de una aeronave con un impacto muy pequeño en el trabajo del día a día. Caso práctico «Ahora Virgin Atlantic ha comenzado a poner en práctica un plan para gestionar prácticamente toda la documentación interna en FLYdocs. En lugar de almacenar la documentación en múltiples discos duros de nuestra red, ahora vamos a almacenar todos los datos en FLYdocs, lo que da visibilidad instantánea en todo el mundo, pero lo más importante es que también se generará y administrará ahí, lo cual es un gran paso adelante. Tenemos la intención de desplegar totalmente las completas funciones de FLYdocs diseñadas para crear documentos y firmarlos digitalmente, lo que reducirá enormemente el tiempo adicional que requiere la gestión de documentos cuando los sometemos a procesos de aprobación. La ventaja adicional a largo plazo es que después estos documentos pueden ser integrados en los módulos de fin de contrato de arrendamiento que se incluyen en FLYdocs, con el fin de empezar a registrar el estado de «listo para devolución» y aprobar la documentación en tiempo real. La ventaja a medio y largo plazo para Virgin Atlantic será enorme, porque una vez que todo funcione en tándem, nuestra documentación de devoluciones de aeronaves arrendadas se generará básicamente sola. Ya lo estamos viendo. FLYdocs ha desplegado recientemente su Engine Centre (Centro de motores) interactivo, lo que significa que ahora podemos generar y gestionar en tiempo real documentación válida para el arrendamiento y que cubre toda la vida útil de los motores de nuestra flota desde su primer día. Pronto reproduciremos este proceso para nuestros trenes de aterrizaje, grupos electrógenos auxiliares, reparaciones y mucho más. Desde el verano de 2012, Virgin Atlantic ha podido reparar, trazar mapas de daños e inspeccionar interactivamente su flota en línea, utilizando el Repair Centre (Centro de reparaciones) de FLYdocs, que no solo usamos diariamente para nuestra gestión rutinaria de reparaciones sino que está interrelacionado con nuestra documentación interna de diseño y nuestros estados de reparación de final de arrendamiento, por lo tanto, también aquí empiezan a generarse por sí solos los datos. Tenemos previsto que para finales de año nuestros ingenieros de línea puedan utilizar tabletas para inspeccionar en tiempo real las reparaciones de cualquier aeronave de la flota. Consideramos que esas son las verdaderas ventajas para la empresa». Steve Sayers, ingeniero principal de Servicios de Información, Virgin Atlantic Interrelación con Ultramain Ahora que la flota está en FLYdocs, puede comenzar la amplia implementación de las funciones de serie sumamente avanzadas que Virgin Atlantic tendrá a su disposición en todos los departamentos, en toda la empresa y en todo el mundo. El personal de FLYdocs ha creado un enlace en tiempo real con Ultramain (el sistema de mantenimiento e ingeniería de Virgin Atlantic) que permite a FLYdocs pasar datos en ambos sentidos que los ingenieros pueden consultar en cualquier lugar del mundo. Ahora que ya hemos probado este proceso con mucho éxito, lo vamos a implementar en otras áreas de la empresa, como por ejemplo, la actualización en tiempo real de los estados por los que se pasa en el proceso de devolución, sacando partido del hecho de que en el nuevo sistema la documentación de las auditorías se genera por sí sola, gestionando en tiempo real las horas y los ciclos y elaborando informes de previsión para las devoluciones de aeronaves arrendadas en armonía con Ultramain. Las posibilidades son casi infinitas. Caso práctico «Para nosotros, es importante que FLYdocs sea capaz de ofrecer este tipo de cambio a Virgin Atlantic, porque a menudo los proveedores de software prometen la luna pero luego todo se queda en palabras. Tenemos previsto que dentro de dos años Virgin Atlantic esté disfrutando de grandes ventajas en casi todas las facetas de la empresa como algo estándar. Tenemos la certeza de que será así porque hemos trabajado en equipo para planificar lo que harán ambas partes para conseguirlo. Cuando sea necesario crear una nueva tecnología o nuevas soluciones, estamos seguros de que FLYdocs dispondrá de los conocimientos especializados y prácticos para hacerlo: tanto los de sus técnicos aeronáuticos de alto nivel como los de sus expertos en el desarrollo de software. Ellos cuentan con sus propios equipos en el Reino Unido, Estados Unidos, Hong Kong, India y Filipinas, que trabajan en diferentes áreas (ya sean proyectos de técnica aeronáutica o de desarrollo de software), para ofrecernos una cobertura de un verdadero carácter mundial las 24 horas del día y permitirnos ofrecer soluciones a Virgin Atlantic». Steve Sayers, ingeniero principal de Servicios de Información, Virgin Atlantic La relación «El proceso de integración en Virgin Atlantic durante los últimos 12-18 meses ha sido todo un placer. Hemos trabajado juntos como iguales con objetivos comunes, resolviendo problemas y traspasando fronteras a lo largo del camino. Virgin Atlantic, como nuestro socio de desarrollo más importante, seguirá contando con nuestro apoyo total a lo largo de nuestro acuerdo de trabajo, durante el cual FLYdocs aportará beneficios a toda la empresa en las áreas de devolución de aeronaves, gestión de documentos, gestión de aeronaves, gestión de reparaciones, gestión de motores, gestión de trenes de aterrizaje, gestión de grupos electrógenos auxiliares, gestión de la aeronavegabilidad y muchas otras. Para los que trabajamos en Virgin Atlantic, FLYdocs representa un innovador enfoque al plantearse las cosas con la convicción de que se pueden hacer, algo que no se ve frecuentemente en el sector. Hasta ahora, han hecho sin aspavientos y exactamente como queríamos todo lo que han dicho que iban a hacer, y en muchos casos, han ido más allá de lo que originalmente queríamos para prestarnos un servicio o una solución aún mejores de lo que el plan original requería. Las ideas y valores que representa la marca Virgin Atlantic son muy importantes para nosotros, nos gusta ofrecer excelencia a nuestros clientes y proporcionarles una experiencia que no podrán igualar fácilmente con ninguna otra compañía del sector. Precisamente eso es lo que nos está brindando FLYdocs, y estamos encantados». Steve Sayers, ingeniero principal de Servicios de Información, Virgin Atlantic