METODOLOGÍA PARA TOMA DE DECISIONES METODOLOGÍA PARA TOMA DE DECISIONES METODOLOGÍA PARA TOMA DE DECISIONES E l presente documento tiene la finalidad de servir como guía para la toma de decisiones y que la organización pueda volverse más decidida (e implemente su Mapa Estratégico y Cuadro de Mando Integral más rápidamente) despejando cuellos de bodega. Nos brinda una visión para que la empresa este impulsada por las decisiones que se toman en el día a día y hacerlas de la mejor forma posible para seguir su Misión y Visión. Esta basado en una herramienta diseñada por La Organización Impulsada por Decisiones Una de las características que definirá a tu empresa como una organización de alto desempeño debe ser su capacidad de tomar buenas decisiones y materializarlas con rapidez. Para conseguirlo la Dirección General debe seguir algunos principios claros. Algunas decisiones importan más que otras: Las decisiones que son cruciales para crear valor en la empresa son las más importantes. Algunas serán las grandes decisiones estrategias, pero igualmente importantes son las decisiones operativas cruciales que impulsan el día a día de la empresa y que son vitales para la ejecución eficaz de la estrategia plasmada en el Mapa Estratégico. La acción es la meta: La buena toma de decisiones no termina con una decisión; termina con la Implementación. El objetivo no debería ser el consenso, que a menudo se vuelve obstáculo para la acción, sino la aceptación. La Ambigüedad es el enemigo: Una clara responsabilización es esencial: ¿Quién contribuye con información, quién toma la decisión, quién la lleva a cabo? Sin claridad, el resultado más probable serán atascos y retrasos. La claridad no necesariamente significa concentrar la autoridad en unas pocas personas; significa definir quién es responsable de tomar decisiones, quién de informarlas y quién de ponerlas en acción. METODOLOGÍA PARA TOMA DE DECISIONES La velocidad y la adaptabilidad son cruciales: Una empresa que toma buenas decisiones rápidamente tiene un metabolismo más alto, el que le permite responder a oportunidades y superar obstáculos [que se determinan en el análisis FODA]. Los mejores tomadores de decisiones crean un entorno donde las personas pueden reunirse rápida y eficientemente para tomar las decisiones más importantes. Los roles de decisión se imponen al diagrama organizacional: Ninguna estructura de toma de decisiones será perfecta para cada decisión. La clave es involucrar a las personas correctas en el nivel correcto, en el área correcta de la organización y en el momento correcto. Una organización bien alineada refuerza los roles: los claros roles de decisión son cruciales, pero no suficientes. Si una organización no refuerza el enfoque correcto de toma de decisiones mediante sus indicadores e incentivos, flujos de información y cultura, es actitud no se volverá una rutina. Practicar es mejor que Predicar: Involucre a las personas que convivirán con los nuevos roles de decisión en su diseño. El sólo proceso de pensar en nuevas actitudes decisión motiva a las persona a adoptarlas. METODOLOGÍA PARA TOMA DE DECISIONES E l Método IRADE La buena toma de decisiones depende de asignar roles claros y específicos. Esto suena bastante simple, pero resulta difícil tomar decisiones ya sea por que demasiadas personas se sienten responsables, o bien por que nadie lo hace. IRADE entrega a los equipos de trabajo un método para asignar roles e involucrar a las personas relevantes (Demostradoras Tituladas, de apoyo especial o Supervisora de Zona]. La clave es saber con claridad quién tiene la información, quién decide y quién se encarga de ejecutar. Las cinco letras en IRADE corresponden a los cinco roles cruciales de toma de decisiones: Informar, Recomendar, Aprobar, Decidir y Ejecutar, aunque no son estrictamente en ese orden. Informar: estas personas son consultadas sobre la decisión. Debido a que las personas que proporcionan información sueles estar involucradas en la implementación, los recomendantes tienen un fuerte interés en tomar sus opiniones seriamente. Ninguna opinión es vinculante, pero esto no debe de socavar su importancia. Si las personas correctas no son involucradas y motivadas, es mucho más probable que la decisión tambalee durante su ejecución. Recomendar: Las personas en este papel son responsables de hacer una propuesta, de reunir información y proporcionar el análisis correcto para tomar una decisión sensata de manera oportuna. Mientras desarrollan una propuesta, los recomendantes consultan con las personas que entregan información, no sólo escuchando e incorporando sus opiniones sino también generando adhesión en el proceso. Los recomendantes deben de poseer habilidades analíticas, sentido común y astucia empresarial. Aprobar: Los individuos en este rol tienen poder de veto – sí o no – sobre la recomendación. Ejercer le veto detona un debate entre ellos mismos y los recomendantes, que debería desembocar en una recomendación modificada. Si esto toma demasiado tiempo, o si las dos partes son sencillamente incapaces de ponerse de acuerdo, pueden elevar el problema a la persona en cargada de Decidir. METODOLOGÍA PARA TOMA DE DECISIONES Decidir: La persona que tiene la D es el tomador formal de la decisión. Para bien o para mal, es el responsable último de la decisión y tiene la autoridad para resolver cualquier impasse (punto muerto) en el proceso de toma de decisiones y para comprometer a la empresa a la acción. Ejecutar: Cada vez que se toma una decisión, una persona o grupo de personas es responsable de ejecutarla. En algunos casos, los responsables de ejecutar una decisión son los mismos que la recomendaron. Poner por escrito los roles y asignar responsabilidades (Matriz de Roles y Funciones de la metodología APP) son pasos esenciales, pero la toma de decisiones también requiere del proceso adecuado. Demasiadas reglas pueden hacer que el proceso colapse bajo su propio peso. El proceso más eficaz se basa en lo específico, pero es lo bastante simple para adaptarse en caso necesario. Ejemplo de Matriz de Roles y Funciones Matriz de Roles y Funciones (nombre del proyecto) Patrocinador Tomador de Decisión “D” Dirección General Promociones, Lanzamientos, Aperturas, etc. Inicio Planeación Ejecución Control Cierre D DET (desglose estructurado del trabajo) 1.1 1.1.1 1.1.1.1 1.1.1.2 1.1.2 1.1.2.1 I= informa R=recomienda Gerente del Proyecto Líder de Equipo “A” Jefe de Departamento ó Supervisora de Zona Miembros del Equipo Ejecutan “I”, “R” ó “E” Casa Matriz Demostradoras A, I, R A=aprueba R, A A, E D D D=decide E E=ejecuta Cuando el proceso es obstaculizado, el problema puede a menudo rastrearse a uno de tres puntos problemáticos: 1. Falta de claridad sobre quién tiene la D: si más de una persona piensa que tiene la D sobre una decisión particular, esa decisión quedará atrapada en una guerra de voluntades. El caso contrario pede ser igualmente dañino: nadie es responsable de las decisiones cruciales, y el negocio sale perjudicado. METODOLOGÍA PARA TOMA DE DECISIONES 2. Una proliferación de personas con poder de veto puede hacer muy difícil el proceso de los recomendantes. Si demasiadas personas en una empresa cumplen el rol de “aprobar”, normalmente significa que las decisiones no están siendo empujadas lo suficiente dentro de la organización. 3. Si hay muchas personas dando opiniones y entregando información: Es una señal de que al menos algunas de ellas no están haciendo una contribución significativa. Diagnóstico de Decisiones Después de haber ejecutado una decisión es importante hacer las siguientes preguntas para tener retroalimentación al respecto y poder establecer mejoras continuas para que la empresa continúe impulsando su desempeño. 1. ¿Fueron las decisiones acertadas? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 2. ¿Fueron tomadas a la velocidad adecuada? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 3. ¿Fueron bien ejecutadas? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 4. ¿Estuvieron involucradas las personas correctas, de la manera correcta? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ METODOLOGÍA PARA TOMA DE DECISIONES 5. ¿Estuvo claro en cada decisión… ¿Quién debería recomendar una solución? _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________ ¿Quién debería entregar información? _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________ ¿Quién tenia la última palabra? _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________ ¿Quién era responsable del seguimiento? _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________ 6. ¿Fueron respetados los roles, procesos y marcos de tiempo de la decisión? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 7. ¿Se basaron las decisiones en información adecuada? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 8. En caso de producirse divergencias de opinión de datos, ¿estaba claro quién tenía la D? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ METODOLOGÍA PARA TOMA DE DECISIONES 9. ¿Provenían los tomadores de decisión de los niveles correctos dentro de la empresa? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 10. ¿Fueron los indicadores e incentivos de la organización un estimulo para que las personas involucradas tomaran la decisión correcta? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________