Gestión de Proyectos C U R S O I N T E R N A C I O N A L Las 12 Reglas de Oro del Gerente de Proyecto© Quinta regla Presupueste las actividades Héctor Sanín - Consultor ILPES RECURSOS Y COSTOS Héctor Sanín - Consultor Programación de Recursos y Costos Pasos 1. Asignación de recursos 2.Costo de los recursos 3.Otros Costos (Fijos) 4.Costo total del proyecto 5. Nivelación de recursos 6. Optimización del proyecto Concepto de RECURSO (según PM*, MsProject) • Factor productivo necesario para realizar una actividad • No se consume con su uso, ni se incorpora al producto resultante de la actividad • Al término de la actividad, queda disponible para ser asignado a otra actividad o proyecto Son recursos: • Mano de obra • Equipos y herramientas No son recursos: • Materiales, combustibles, servicios * PM = Project Manager = Programas Administradores de Proyectos Pasos para programación de recursos y costos 1. Asignación de recursos Ejemplo: Parque Comunal ACTIVIDAD RECURSOS Humanos Equipo y Herramienta Maestro ObreroJardineroTrabaj. Social Equipo H erram. Construcción Elaborar plan Adquirir dotación Adquirir equipo Adquirir materiales Contratar M. de Obra Conseguir plantas 1 Hacer drenajes 1 3 Realizar construcción 1 2 Hacer hoyos y eras 1 1 Instalar 1 2 Plantar 1 Realizar acabado 1 1 Realizar promoción 1 Capacitar 1 El Gerente y la Secretaria se asignan al Proyecto globalmente 1 1 1 1 1 1 1 Pasos para programación de recursos y costos 2, 3 y 4. Los costos del proyecto COSTOS TOTALES COSTOS DE LAS ACTIVIDADES COSTOS DE LOS RECURSOS EQUIPO HUMANO OTROS COSTOS (Fijos*) INSUMOS SERVICIOS** * Se llaman “fijos” porque no varían con la duración de la actividad. ** Cómo se trata el costo de una actividad o de un componente cuando se contrata completamente o “a todo costo”? COSTOS GENERALES DEL PROYECTO COSTOS DE GERENCIA + RECURSO HUMANO GASTOS ADMINISTRATIVOS + Sugerencia: asignarlos a una actividad global denominada “Gerencia”, que dura lo mismo que el proyecto. Ejemplos de programación de costos (1) Una actividad dura 60 días y utiliza: • Un capataz (RH1), a $300 por día • Tres obreros (RH2), a $200 por día • Dos unidades de equipo (EQ) a $500 por día • $30.000 en materiales. X = Actividad Número de Recurso asignado RH1 RH2 Actividad 1 1 EQ 3 2 » » » » Tasa de costo del Recurso (por día) RH1 RH2 EQ 300 500 200 Costo Costo Duración diariode (días) total de recursos recursos 1,900 1 x 300 = 300 3 x 200 = 600 2 x 500 = 1.000 Suma 1.900 Héctor Sanín - Consultor 60 114,000 + = Costos fijos Costo Total por actividad 30,000 144,000 Ejemplos de programación de costos (2) Una actividad se ha contratado por un valor total de $240,000 y tiene una duración prevista de 90 días. Actividad Número de Recurso asignado RH1 Tasa de costo del Recurso (por día) RH1 Costo Costo Duración diariode (días) total de recursos recursos Costos fijos Costo Total por actividad 90 240,000 240,000 Actividad 1 • Cuando una actividad se contrata, no por tiempo sino por cantidad de obra entregada, el valor total del contrato se asigna como costo fijo. Héctor Sanín - Consultor Ejemplos de programación de costos (3) Una actividad se ha contratado por un valor total de $240,000 y tiene una duración prevista de 90 días. Para apoyar su ejecución y hacerle seguimiento, la UE ha asignado un consultor (RH1)con honorarios de $200 por día. X Actividad Actividad 1 Número de Recurso asignado Tasa de costo del Recurso (por día) RH1 RH1 1 200 + = Costo Costo Duración diariode (días) total de recursos recursos 200 Héctor Sanín - Consultor 90 18,000 = Costos fijos Costo Total por actividad 240,000 258,000 Programación de Costos El parque comunal COSTO/DIA DE RECURSOS POR ACTIVIDAD HUMANOS EQUIPO Y HERRAMIENTA ACTIVIDAD Maestro OBRERO Obrero $/día Elaborar plan Adquirir dotación Adquirir equipo Adquirir materiales Contratar M. de Obra Conseguir plantas Hacer drenajes 80 Realizar construcción80 Hacer hoyos y eras Instalar 80 Plantar Realizar acabado 80 Realizar promoción Capacitar TOTAL ACTIVIDADES Gerente Secretaria Gastos Admin. GERENCIA TOTAL PROYECTO # $/día $Total Jardinero Trab.Social EQUIPO H.CONSTR. H. JARDIN. $/día $/día $/día $/día 50 3 2 1 2 40 40 40 40 120 80 40 80 1 40 40 60 60 20 20 60 20 50 10 50 10 20 80 80 COSTO/DIA t ACTIVIDAD 50 280 240 100 240 60 140 80 80 (DIAS) 10 15 6 4 3 3 5 20 8 3 5 4 8 24 100 40 30 170 48 48 48 48 $/día 48 TOTAL COSTO RECURSOS $ COSTOS FIJOS INSUMOS SERVICIOS MATERIALES TRANSPORTE $ $ 20 2,000 150 1,400 4,800 800 720 300 560 640 1,920 4,800 1,920 1,440 8,160 200 80 100 100 1,200 4,000 800 200 1,100 200 1,000 2,800 80 400 TOTAL COSTO ACTIVIDAD $ 20 2,200 80 100 250 2,600 8,800 1,600 920 1,400 760 1,720 5,120 20,450 4,800 1,920 1,440 8,160 28,610 Las 12 Reglas de Oro del Gerente de Proyecto© Quinta regla Presupueste las actividades Ejercicio Trabajo en Grupos Parte I Héctor Sanín - Consultor © Duración de la actividad vs recursos Duración variable: • Depende de la intensidad del recurso asignado: • Ej: Pintura de un edificio Duración fija: • No depende de la intensidad del recurso asignado • Ej: Duración del Curso POR LO GENERAL, LAS ACTIVIDADES SON DE DURACION VARIABLE EN FUNCION DEL RECURSO ASIGNADO Pasos para programación de recursos y costos 5. Nivelación de recursos Recurso asignado Recurso sobreasignado Límite disponible (“pool”) Tiempo Actividad A Actividad B Actividad C 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Cantidad del recurso por unidad de tiempo asignada a cada actividad Estrategias para eliminar sobrecarga • Nivelar recursos por desplazamiento de actividades con holguras • Programar trabajo extra • Reingeniería de procesos • Modificar tecnología • Contratar recurso adicional Eliminación de sobrecarga de recursos por ampliación del “pool” Recurso asignado Ampliación del pool de recursos Límite original Tiempo Nivelación de recursos por desplazamiento de actividades Recurso asignado Sobrecarga eliminada Límite disponible Perfil nivelado Tiempo Actividad A Actividad B Actividad C 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Cantidad del recurso por unidad de tiempo asignada a cada actividad Pasos para programación de recursos y costos 6. Optimización del proyecto a) Estrategias para REDUCIR DURACION • Revisar interdependencias y maximizar ejecuciones simultáneas • Asignar más recursos y/o modificar horario laboral – Más días laborables – Turnos de trabajo – Horas extras • Modificar tecnología y redefinir procesos – Mejora de procedimientos – Cambio de procesos en actividades – Cambio en tecnología integral • Sistemas de estímulos ¿Qué pasa si la actividad 4 se reduce en: a) b) c) d) 1 día 2 días 3 días 4 días Días 6 4 3 Héctor Sanín - Consultor Reducción de Tiempo Por aumento en la asignación de recursos Recursos Recursos en la reducción máxima Aumento de Recurso Recursos de Programación Original Tiempo posible de reducción Tiempo límite Tiempo normal Héctor Sanín - Consultor Tiempo Las 12 Reglas de Oro del Gerente de Proyecto© Quinta regla Presupueste las actividades Ejercicio Trabajo en Grupos Parte II Héctor Sanín - Consultor © Pasos para programación de recursos y costos 6. Optimización del proyecto b) Estrategias para REDUCIR COSTOS • Reprogramar recursos ociosos • Aprovechar capacidad instalada subutilizada en la empresa • Modificar tecnología, redefinir procesos y cambiar recursos • Vincular recursos comunitarios • Sistemas de estímulos • Subcontratar la ejecución • “Acelerar”, si conviene Gráfico de costos Costo Total = Costo Directo + Costo Indirecto Costo Indirecto Costo Directo Héctor Sanín - Consultor Costo vs Tiempo Costo Pendiente de costo = Costo límite Pendiente de costo = Costo límite – Costo normal Tiempo normal – Tiempo límite Costo de reducir una unidad de tiempo Aumento de costo Costo normal Tiempo posible de reducción Tiempo límite Tiempo normal Héctor Sanín - Consultor Tiempo Costo vs Tiempo Costo Pendiente de costo = Costo límite Pendiente de costo = Costo límite – Costo normal Tiempo normal – Tiempo límite Costo de reducir una unidad de tiempo Aumento de costo Costo normal Tiempo posible de reducción Tiempo límite Tiempo normal Héctor Sanín - Consultor Tiempo Ejemplo de reducción de tiempo - 1 (Aceleración) Costo Costo límite $200 $180 Costo normal Tiempo límite 20 días Tiempo normal Héctor Sanín - Consultor 30 días Tiempo Ejemplo de reducción de tiempo - 2 (Aceleración) Costo Pendiente de costo = $200 Costo límite Pendiente de costo = Costo límite – Costo normal Tiempo normal – Tiempo límite $200 - $180 30 días – 20 días = 10 días $2/día Pendiente de costo = $20 $20 Aumento de costo $180 Costo normal Tiempo posible de reducción 10 días Tiempo límite 20 días Tiempo normal Héctor Sanín - Consultor 30 días Tiempo Ejemplo de reducción de tiempo - 1 (Aceleración) Costo Costo límite $200 Si los Costos de Gerencia son de $3/día: Cuál es el Costo Total: a) Sin reducción b) Con reducción al límite $180 Costo normal Tiempo límite 20 días Tiempo normal Héctor Sanín - Consultor 30 días Tiempo Estrategias para optimización del proyecto Si el criterio principal es reducir tiempo: 1. En qué actividades se reduce 2. Por dónde empezar 3. Hasta dónde se lleva el proceso Si el criterio principal es reducir costo: 1. En qué actividades se reduce 2. Por dónde empezar 3. Hasta dónde se lleva el proceso Héctor Sanín - Consultor Gráfico de costos con premios y multas C O S T O costo total con premios y multas costo total sin premios, ni multas Cm costo indirecto Cm’ costo directo multas to premios to’ Héctor Sanín - Consultor duración