Gestión de Proyectos C U R S O I N T E R N A C I O N A L Las 12 Reglas de Oro del Gerente de Proyecto© Tercera regla Organice la Unidad Ejecutora y sus relaciones Héctor Sanín - Consultor ILPES Tercera regla Organice la Unidad Ejecutora y sus relaciones "Democracia es cuando yo te mando a ti. Dictadura, cuando tú me mandas a mi" Millor Fernandes Héctor Sanín - Consultor Pasos para el diseño de la Organización del Proyecto 1.Identificar el trabajo a realizar (Componentes y Actividades del ML) 2.Ajustar la Estructura Analítica del Proyecto 3.Definir responsabilidades, delegaciones y autorizaciones (“empowerment”) 4.Establecer relaciones entre grupos de trabajo 5.Definir inserción institucional Héctor Sanín - Consultor Pasos para el diseño organizacional del proyecto 1. Identificar trabajo: Componentes y Actividades del ML Concepto Indicador Verificación Supuesto Fin Propósito REFERENCIA BASICA PARA ORGANIZACIÓN Componente Actividad Ambito de responsabilidad directa Elementos referenciales, bajo observación Héctor Sanín - Consultor Pasos para el diseño organizacional del proyecto 2. Ajustar la Estructura Analítica del Proyecto - EAP* PROYECTO COMPONENTE 1 MACROACTIVIDAD 1 COMPONENTE 2 MACROACTIVIDAD 2 Actividad1 Actividad 2 Actividad3 * Work Breakdown Structure (WBS) Héctor Sanín - Consultor COMPONENTE 3 Pasos para el diseño organizacional del proyecto 2. Ajustar la Estructura Analítica del Proyecto - EAP* La organización interna del proyecto es la conjugación de: ? Componentes sustantivos ? Componentes de gestión o de apoyo ? Los componentes sustantivos se derivan del ML. ? Los componentes de gestión generalmente se aglutinan en un componente adicional denominado “GERENCIA” o “GESTIÓN” * Work Breakdown Structure (WBS) Héctor Sanín - Consultor Pasos para el diseño organizacional del proyecto 3. Asignar responsabilidades Caso: Construcción Parque Comunal OBJETIVO: CONSTRUCCION PARQUE COMUNAL RESPONSABLE: GERENTE RECURSOS E INSUMOS (Secretaria) JARDINERIA (Jardinero) OBRAS-JUEGOS Maestro EDUCACION COMUNITARIA (Trabajadora Social) DOTACION HACER HOYOS DRENAJE PROMOCION EQUIPO TRAER PLANTAS CONSTRUCCION CAPACITACION MATERIALES PLANTAR INSTALACION MANO DE OBRA ACABADO Combinación de 2 criterios de organización: * Por producto (por componentes) + Funcional (por actividades afines) Héctor Sanín - Consultor Pasos para el diseño organizacional del proyecto 4. Establecer relaciones entre grupos de trabajo Relaciones internas ? Interdependencia de las actividades ? Funciones de apoyo ? Coordinación Relaciones externas ? Grupos de apoyo ? Contrataciones ? Supervisión Héctor Sanín - Consultor Pasos para el dise ño organizacional del proyecto 5. Inserción institucional MODALIDADES DE ORGANIZACIÓN E INSERCION Dirección Superior Area Funcional 1 Area Funcional 2 Area Funcional j ?Organización por Proyecto ?Organización Matricial ?Organización Combinada Héctor Sanín - Consultor Organización por Proyecto Dirección Superior Area Funcional 1 Area Funcional 2 Proyecto Asignación de tareas específicas al proyecto dentro de la Organización Héctor Sanín - Consultor Organización Matricial Dirección Superior Area Funcional 1 Area Funcional 2 Proyecto Asignación simultánea de tareas específicas al proyecto y de tareas de las Areas Funcionales de la Organización Héctor Sanín - Consultor Organización Combinada Dirección Superior Area Funcional 1 Area Funcional 2 Proyecto Se dota al proyecto de su propia capacidad Y se complementa con ser vicios de áreas funcionales Héctor Sanín - Consultor ESTRUCTURA CLÁSICA DE PROGRAMA Proyecto (UE) ¿Cuáles son las limitaciones de este tipo de representación “organigramática”? COMPONENTE 1 COMPONENTE 2 APOYO •Administrativo •Logístico •Financiero COMPONENTE 3 ACTIVIDAD 1.1 ACTIVIDAD 2.1 ACTIVIDAD 3.1 ACTIVIDAD 1.2 ACTIVIDAD 2.2 ACTIVIDAD 3.2 ACTIVIDAD 1.3 ACTIVIDAD 2.3 ACTIVIDAD 2.4 Héctor Sanín - Consultor © GERENCIAL LTDA Limitaciones de la estructura “organigramática de UEP” Proyecto Limita la (UE) Coordinación Propicia jerarquización y autoritarismo APOYO No induce a la •Administrativo gestión externa •Logístico •Financiero y la delegación Facilita el COMPONENTE 1 “compartimento COMPONENTE 2 estanco”: Componentes ACTIVIDAD 1.1 no conversan ACTIVIDAD 2.1 ACTIVIDAD 1.2 ACTIVIDAD 2.2 Otros: COMPONENTE No aporta 3 información sobre actores ACTIVIDAD 3.1 externos ACTIVIDAD 3.2 Impide visualizar ACTIVIDAD 1.3Las relaciones ACTIVIDAD No 2.3 induce a internas Trabajo en equipo ACTIVIDAD 2.4 Héctor Sanín - Consultor © GERENCIAL LTDA ORGANIZACIÓN RELACIONAL para Seguimiento, Gestión y Comunicación Gestión Externa En tida des Control p Gerencia Superior úbl icas Apoyo Demandas BANCO BENEFICIARIOS PROYECTO (UCP) Gestión Interna COMPONENTES INVOLUCRADOS SOCIEDAD CONTRATOS CONTRATISTAS Héctor Sanín - Consultor © GERENCIAL LTDA CONCEPCIÓN RELACIONAL Un buen diseño del mapa organizacional contempla: ? Identificar los actores clave, internos y externos ? Especificar los actores clave, identificar, personificar la relación (desagregar categorías muy amplias o genéricas) ? Precisar el tipo de relación (demanda, apoyo, control, comunicación, coordinación) Héctor Sanín - Consultor © GERENCIAL LTDA ORGANIZACIÓN RELACIONAL GERENCIA DE COMPONENTE NÚCLEO DE GESTIÓN PROGRAMA (UE) AGENTES EXTERNOS COMPONENTE 1 APOYO •Administrativo •Logístico •Financiero COMPONENTE j INVOLUCRADOS SOCIEDAD SUBCOMPONENTE 1 CONTRATISTA CONTRATO SUBCOMPONENTE k ACTIVIDAD 1.1 ACTIVIDAD 1.2 © GERENCIAL LTDA Héctor Sanín - Consultor Diseño de la organización del proyecto Principios orientadores Dirección Superior ? Temporal ? Flexible, versátil y relacional ? Agilidad en la toma de decisiones ? Énfasis en control de gestión sobre la ejecución contratada ? Dimensión correspondiente con naturaleza y alcance gerencial ? Maximizar objetivos del Proyecto y de la Entidad Matriz Area Funcional 1 Héctor Sanín - Consultor Area Funcional 2 Area Funcional j Las 12 Reglas de Oro del Gerente de Proyecto© Proyecto© Tercera regla: Organice la Unidad Ejecutora y sus relaciones Ejercicio Trabajo en Grupos © Héctor Sanín - Consultor GERENCIAL LTDA