.. LINEAMIENTOS PARA AUDITORÍAS INTERNAS Y AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD Departamento Nacional de Planeación Bogotá, 2015 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA AUDITORÍAS INTERNAS Y AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD CÓDIGO: AI-L01 VERSIÓN: 9 PAGINA: 2 de 18 TABLA DE CONTENIDO Pág. 1 2 3 4 5 6 7 7.1 7.2 8 8.1 8.2 9 9.1.1 9.1.2 9.1.3 10 10.1 10.2 11 12 INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 3 OBJETIVO................................................................................................................................. 3 ALCANCE ................................................................................................................................. 3 REFERENCIAS NORMATIVAS ................................................................................................... 4 DEFINICIONES.......................................................................................................................... 5 DOCUMENTOS ASOCIADOS ..................................................................................................... 6 PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS Y SEGUIMIENTOS DE LA OCI ......................................... 6 Criterios para la Elaboración del Programa Anual de Auditorías y Seguimientos de la OCI ............... 6 Criterios para la Elaboración del Programa de Auditorías Interna de Calidad ................................... 7 ASPECTOS A TENER EN CUENTA ............................................................................................ 8 Revisión del Mapa de Riesgos de Auditorías Internas de Calidad: .................................................. 8 Recursos: .................................................................................................................................. 8 PERFIL Y RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO AUDITOR ......................................................... 9 Coordinador de Auditorías........................................................................................................... 9 El Líder del Equipo Auditor ........................................................................................................ 10 Auditor Interno de Calidad ......................................................................................................... 11 EVALUACIÓN DE LOS AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD .................................................. 13 Criterios para la Evaluación de los Auditores Internos.................................................................. 14 Resultado de las Evaluaciones .................................................................................................. 15 CAPACITACIÓN DE AUDITORES ............................................................................................. 15 PAUTAS PARA LA REDACCIÓN DE SITUACIONES IDENTIFICADAS EN AUDITORIA INTERNA O EN AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD.................................................................................... 15 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA AUDITORÍAS INTERNAS Y AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD 1 CÓDIGO: AI-L01 VERSIÓN: 9 PAGINA: 3 de 18 INTRODUCCIÓN El Departamento Nacional de Planeación busca asegurar que los sistemas implementados en el Departamento funcionen adecuadamente, un medio empleado para lograrlo, es a través de la realización de las auditorías internas (para el Sistema de Control Interno – SCI) y otro es a través de las auditorías internas de calidad (para el Sistema de Gestión de Calidad – SGC), para ambos casos se obtienen evidencias de cumplimiento o incumplimiento de los requisitos establecidos en las normas NTCGP1000 e ISO 9001, el Modelo Estándar de Control Interno – MECI, los requisitos establecidos por el SGC y la normativa aplicable a cada uno de los procesos; producto de lo cual se definen hallazgos, no conformidades y/o oportunidades de mejora las cuales son objeto de auditoría interna de revisión de la eficacia por parte de la OCI. 2 OBJETIVO Establecer parámetros para la realización de las auditorías internas y las auditorías internas de calidad, en conformidad con los requisitos establecidos en: el MECI, las normas ISO, NTCGP1000, los Sistemas de Gestión implementados en el DNP y la normativa vigente aplicable a cada proceso. Así como establecer, las directrices en aspectos relacionados con la elaboración del Programa Anual de Auditorías y Seguimientos OCI, el programa de auditorías internas de calidad, el perfil, las responsabilidades y la herramienta de evaluación de los auditores, y la redacción de hallazgos, no conformidades y oportunidades de mejora. 3 ALCANCE Este documento deber ser conocido y aplicado por el Jefe de la Oficina de Control Interno, el coordinador de auditorías internas de calidad, los auditores de la OCI y los auditores internos de calidad del Departamento, para la elaboración y ejecución del Programa Anual de Auditorías y Seguimientos OCI y el programa de auditorías internas de calidad, ya que en él se describen sus responsabilidades y compromisos, así como también criterios a tener en cuenta para la redacción de hallazgos, no conformidades y oportunidades de mejora. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA AUDITORÍAS INTERNAS Y AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD 4 CÓDIGO: AI-L01 VERSIÓN: 9 PAGINA: 4 de 18 REFERENCIAS NORMATIVAS 1. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP-1000:2009 2. Norma Técnica de Calidad NTC ISO 9001:2008 3. Norma Técnica de Calidad NTC ISO 19011:2011 4. Decreto 1785 de 2014 “Por el cual se establecen las funciones y los requisitos generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de los organismos y entidades del orden nacional y se dictan otras disposiciones”. 5. Decreto 943 de 21 de mayo de 2014” por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno – MECI” 6. Resolución Interna DNP 4169 de 2014 por la cual “se adopta el Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la planta de personal del Departamento Nacional de Planeación”. 7. Guía de Auditoría para Entidades Públicas del Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA AUDITORÍAS INTERNAS Y AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD 5 CÓDIGO: AI-L01 VERSIÓN: 9 PAGINA: 5 de 18 DEFINICIONES Hallazgo: Es el resultado de la comparación que se realiza entre un criterio establecido y la situación actual encontrada durante el examen de una actividad, procedimiento o proceso1. Para efectos de las auditorías internas, los seguimientos adelantados por la OCI y las auditorías realizadas por la CGR, el concepto del hallazgo: se refiere a las deficiencias de control y/o observaciones de auditoría encontradas una vez evaluadas, valoradas y validadas con el auditado.2 No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. Este concepto se aplica en las auditorías internas de calidad. Oportunidad de Mejora: Son situaciones identificadas en la ejecución de un proceso que reflejan la posibilidad de ocurrencia de un evento que afecta el desarrollo normal de las funciones de la entidad y el cumplimiento de sus objetivos que pueden ser de carácter: normativo, procedimental o de lineamientos internos y que al ser detectados pueden ser atendidos oportunamente para prevenir su ocurrencia, permitiendo aumentar la capacidad de cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. Recomendación: Sugerencia establecida a partir de las auditorías internas realizadas por la Oficina de Control Interno con el fin de mejorar la gestión de la entidad.3 1 Definición tomada de la Guía de Auditoría para las Entidades Públicas del DAFP, septiembre de 2013 2 Guía de Auditoría de la Contraloría General dela República ajustada en el contexto SICA febrero de 2013 3 Concepto establecido a partir del Art. 3, literal d, de la Ley 87 de 1993 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA AUDITORÍAS INTERNAS Y AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD 6 DOCUMENTOS ASOCIADOS Subproceso “Auditorías Internas de Calidad” SG-EV-AI Subproceso “Auditorías Internas” SG-EV-EI Formato Programa de Auditoría F-OCI-01 Formato Evaluación a la Auditoría Interna de Calidad F-OCI-05 Lineamiento para la Formulación y Seguimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora – AP-L01. 7 CÓDIGO: AI-L01 VERSIÓN: 9 PAGINA: 6 de 18 PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS Y SEGUIMIENTOS DE LA OCI El programa anual de auditorías y seguimientos de la OCI busca planificar y establecer los objetivos a cumplir anualmente para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de operación, control y gobierno e incluye los siguientes aspectos: Auditorías internas Auditorías internas de calidad Auditorías internas de revisión de la eficacia Evaluaciones de carácter normativo Seguimientos de verificación de cumplimiento normativo Asesoría Fomento de la Cultura del Control Actividades de planeación y seguimiento inherentes a las funciones de la OCI El programa anual de auditorías internas y seguimientos es presentado por el Jefe de la Oficina de Control Interno al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del DNP, este comité también aprueba en otra sesión la relación de los procesos que serán objeto de auditoría interna de calidad. Para la elaboración del programa anual de auditorías y seguimientos de la OCI y del programa de auditorías internas de calidad se tendrán en cuenta los siguientes criterios: 7.1 Criterios para la Elaboración del Programa Anual de Auditorías y Seguimientos de la OCI Para la elaboración del programa anual de auditorías y seguimientos se deben considerar los siguientes criterios: Normativa Vigente: se deben incluir las evaluaciones, auditorías y seguimientos exigidos por la normativa vigente aplicable. Mapa de Riesgos de Corrupción: tienen prioridad los procesos relacionados con los riesgos de corrupción incluidos en el mapa de riesgos de corrupción institucional vigente. Nota: Serán excluidos los procesos que fueron objeto de auditoría en el año inmediatamente anterior, si cumplen con las siguientes condiciones: ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA AUDITORÍAS INTERNAS Y AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD CÓDIGO: AI-L01 VERSIÓN: 9 PAGINA: 7 de 18 Que no se haya materializado alguno de los riesgos identificados en el mapa riesgos de corrupción en el año anterior; Que durante el mismo periodo se hayan presentado modificaciones en los controles definidos para los riesgos identificados, que a juicio del equipo auditor no representan mejoras para el logro del objetivo del proceso. Riesgos Inaceptables en el Mapa de Riesgos de Gestion: Tendrán prelación para incorporarse en el programa de auditorías y seguimientos OCI, los procesos cuyos riesgos hayan obtenido una calificación en el mapa de riesgos de gestión antes de controles que los ubique en la zona de INACEPTABLE Producto de Cara al Cliente Externo: Tendrán prelación para incorporarse en el programa de auditorías y seguimientos OCI, los procesos cuyos productos están de cara al cliente externo. Relevancia para Cumplir los Objetivos del DNP: Tendrán prelación para incorporarse en el programa de auditorías y seguimientos OCI, los procesos, proyectos, planes, programas y actividades, entre otros, que hayan sido identificados como relevantes para el cumplimiento de los objetivos del DNP Prioridades de la Alta Dirección: se incluyen en el programa anual de auditorías y seguimientos de la OCI los procesos que a solicitud de la Alta Dirección deban ser auditados. 7.2 Criterios para la Elaboración del Programa de Auditorías Interna de Calidad La Oficina de Control Interno ha establecido que el ciclo de auditorías para el DNP es de tres (3) años, tiempo en el cual deben ser auditados el 100% de los procesos del SGC, a continuación se presentan criterios complementarios para la elaboración del programa de auditorías internas de calidad: Situación de los Documentos a Auditar: para identificar los procesos que pueden ser objeto de auditoria interna de calidad se confirma con el Grupo de Planeación, el estado a la fecha de la auditoría de los diferentes documentos que conforman el SGC de la Entidad. Entiéndase por estado, la vigencia del documento del SGC, por ejemplo: vigente, obsoleto, eliminado o suspendido. Auditorías Internas Adelantadas por la OCI Durante la Misma Vigencia: los procesos programados para auditoría interna serán excluidos del programa de auditoría interna de calidad; en razón a que la dependencia líder del proceso sería objeto de dos auditorías en el mismo periodo y sobre el mismo tema. La Importancia de los Procesos: para las auditorías internas de calidad se seleccionan los procesos del modelo de operación del SGC del DNP, estableciendo una muestra que incluya procesos de todos los niveles. El programa deberá incluir todos los procesos del nivel de evaluación y el proceso de administración de riegos, con excepción de la aplicación del criterio de situación de los documentos a auditar. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA AUDITORÍAS INTERNAS Y AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD 8 8.1 CÓDIGO: AI-L01 VERSIÓN: 9 PAGINA: 8 de 18 Procesos o Servicios con Fallas de Calidad: en lo posible se deben incluir los procesos en los que se hayan identificado quejas, peticiones o reclamos de clientes internos, externos o atención al usuario y los productos y/o servicios no conformes presentados en el informe semestral según lo establecido en AR-L01 Lineamiento para el Control y Tratamiento de Productos y/o Servicios No Conformes del DNP. Auditorías internas o externas previas: considerar los resultados de auditorías anteriores y requerimientos de entes de control. ASPECTOS A TENER EN CUENTA Revisión del Mapa de Riesgos de Auditorías Internas de Calidad: Es necesario revisar la pertinencia y actualización de los controles definidos para cada uno de los riesgos identificados en el mapa de riesgos para el subproceso “Auditorías Internas de Calidad”. 8.2 Recursos: Es importante tener en cuenta que los recursos: humanos, técnicos, tecnológicos, financieros, logísticos necesarios para el desarrollo del Programa Anual de Auditorías y Seguimientos de la OCI y de auditorías internas de calidad son coordinados por la Oficina y suministrados por el DNP. Recurso Humano: para conocer el número de auditores con los que se cuenta para adelantar la auditoría interna de calidad del respectivo año, es necesario actualizar el listado de auditores internos certificados vigentes en el DNP de los cuales se excluirán aquellos auditores que hayan obtenido una calificación promedio interior a 8,0 puntos. Competencia del Recurso Humano: para las auditorías internas de calidad el coordinador de auditorías debe verificar el perfil requerido para ser integrante del equipo auditor (ver numeral 9 de este lineamiento). En el caso específico de las auditorías internas la formación y perfil se encuentran definidos para los funcionarios en el manual de funciones y competencias laborales y para los contratistas en el perfil del contratista definido en los estudios previos. Se aplicará el principio de independencia definido en las normas NAGA y la NTC ISO 19011, para la asignación de los auditores para las auditorías internas y auditorías internas de calidad, respectivamente. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA AUDITORÍAS INTERNAS Y AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD 9 CÓDIGO: AI-L01 VERSIÓN: 9 PAGINA: 9 de 18 PERFIL Y RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO AUDITOR 9.1 Perfil y responsabilidades del equipo auditor de calidad. Para auditorías internas de calidad el quipo Auditor del DNP está conformado por el Coordinador de Auditorías, el Líder del Equipo Auditor y por los Auditores Internos, a continuación se definen los perfiles y responsabilidades de cada uno. El equipo auditor se conformará teniendo en cuenta las competencias necesarias para alcanzar los objetivos de la auditoría individual dentro del alcance definido. Si sólo hay un auditor, el auditor debería realizar todas las tareas aplicables a un líder de equipo auditor. 5.4.4 ISO 19011 9.1.1 Coordinador de Auditorías El Coordinador de Auditorías debe cumplir con el siguiente perfil: REQUISITOS Educación Experiencia laboral - Conocimientos - Habilidades - Profesional en cualquier disciplina (Ingenierías, Administración, Financieras, Económicas, entre otras.) Mínimo 4 años de experiencia profesional relacionada con actividades de Control Interno o del Sistema de Gestión de Calidad. Certificado de auditor interno en la NTC ISO 9001 y/o NTCGP 1000. Certificado de Auditor Líder en la NTC ISO 9001 y/o NTCGP 1000 Equilibrar fortalezas y debilidades del equipo auditor. Organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor. Planificar y organizar el trabajo eficazmente. Administrar el tiempo. Comunicarse eficazmente, oralmente y por escrito. Desarrollar una relación de trabajo armoniosa entre el equipo auditor y auditado. Utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la auditoría. Recopilar información a través de entrevistas eficaces, escuchando, observando y revisando documentos, registros y datos. Confirmar que la evidencia de la auditoría es suficiente y apropiada para apoyar los hallazgos y conclusiones de la auditoría. Prevenir y resolver conflictos, cuando sea necesario. Tabla 1- Perfil Coordinador de Auditorías El Coordinador de Auditorías es responsable por realizar las siguientes actividades: Elaborar y presentar el programa anual de auditorías internas de calidad al Jefe de la Oficina de Control Interno. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA AUDITORÍAS INTERNAS Y AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD 9.1.2 CÓDIGO: AI-L01 VERSIÓN: 9 PAGINA: 10 de 18 Apoyar a la OCI en las actividades relacionadas con la preparación de las auditorías internas de calidad. Identificar y evaluar los riesgos para el programa de auditoría. Determinar los recursos necesarios. Asegurarse de que se gestionan y mantienen los registros apropiados del programa de auditorías internas de calidad. Coordinar con los Auditores Internos de Calidad la realización de las auditorías internas al Sistema de Gestión de Calidad de la entidad. Revisar los resultados de las auditorías internas de calidad y proponer los ajustes a que haya lugar. Consolidar y presentar al Jefe de la Oficina de Control Interno el informe consolidado del estado del Sistema de Gestión de Calidad. Apoyar a la Oficina de Control Interno en los temas relacionados con la capacitación de Auditores Internos de Calidad del DNP. Apoyar a la Oficina de Control Interno en la consolidación de los resultados de las evaluaciones de los Auditores Internos de Calidad. Apoyar a la OCI en la elaboración del programa de auditoría de revisión de la eficacia y en su ejecución. El Líder del Equipo Auditor El líder del equipo auditor debe cumplir con el siguiente perfil: REQUISITOS Educación - Experiencia laboral Conocimientos Habilidades - Profesional en cualquier disciplina (Ingenierías, Administración, Financieras, Económicas, entre otras.) Mínimo tres (3) años de experiencia laboral Certificado de auditor interno en la NTC ISO 9001 y/o NTCGP 1000 Planificar y organizar el trabajo eficazmente. Administrar el tiempo. Comunicarse eficazmente, oralmente y por escrito. Desarrollar una relación de trabajo armoniosa entre el equipo auditor y auditado. Utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la auditoría. Recopilar información a través de entrevistas eficaces, escuchando, observando y revisando documentos, registros y datos. Confirmar que la evidencia de la auditoría es suficiente y apropiada para apoyar los hallazgos y conclusiones de la auditoría. Prevenir y resolver conflictos, cuando sea necesario. Tabla 2 - Perfil Líder Equipo Auditor El líder del equipo auditor es responsable por realizar las siguientes actividades: ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA AUDITORÍAS INTERNAS Y AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD 9.1.3 CÓDIGO: AI-L01 VERSIÓN: 9 PAGINA: 11 de 18 Solicitar al Coordinador de Auditorías Internas del DNP la documentación requerida para adelantar la auditoría interna de calidad Elaborar el plan de auditorías y la lista de verificación y presentarlos al Coordinador de Auditorías Internas del DNP. Preparar y organizar los documentos necesarios para la realización de la auditoría. Revisar previamente la documentación relacionada con la auditoría interna de calidad. Coordinar las actividades a realizar por cada uno de los miembros del equipo auditor. Concertar con el Equipo Auditor los hallazgos identificados. Realizar auditoría de campo Presentar ante los auditados los resultados de las auditorías y concertar las diferencias que se puedan presentar. Elaborar y presentar al Coordinador de Auditorías Internas del DNP, el informe con los resultados de las auditorías internas de calidad en que participe y realizar los ajustes solicitados. Auditor Interno de Calidad El auditor interno debe cumplir con el siguiente perfil: REQUISITOS Educación - Formación Técnica, Tecnológica o Profesional en cualquier disciplina (Ingenierías, Administración, Financieras, Económicas, entre otras.) Experiencia laboral - Mínimo un (1) año de experiencia laboral - Certificado de auditor interno en la NTC ISO 9001 y/o NTCGP 1000 - Planificar y organizar el trabajo eficazmente. Administrar el tiempo. Comunicarse eficazmente, oralmente y por escrito. Desarrollar una relación de trabajo armoniosa entre el equipo auditor y auditado. Utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la auditoría. Recopilar información a través de entrevistas eficaces, escuchando, observando y revisando documentos, registros y datos. Confirmar que la evidencia de la auditoría es suficiente y apropiada para apoyar los hallazgos y conclusiones de la auditoría. Prevenir y resolver conflictos, cuando sea necesario. Conocimientos Habilidades - Tabla 3 - Perfil Auditor Interno de Calidad ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA AUDITORÍAS INTERNAS Y AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD CÓDIGO: AI-L01 VERSIÓN: 9 PAGINA: 12 de 18 El auditor interno es responsable por realizar las siguientes actividades: Apoyar al líder del equipo auditor en la elaboración del plan de auditorías y la lista de verificación. Apoyar al líder del equipo auditor en la preparación y organización de los documentos para la auditoría interna de calidad. Revisar previamente la documentación relacionada con la auditoría interna de calidad. Participar en la ejecución de la auditoría de campo Presentar al líder del equipo auditor los hallazgos identificados durante el desarrollo de la auditoría interna de calidad. Apoyar al líder del equipo auditor en la elaboración del informe de auditoría interna de calidad en que participe y realizar los ajustes solicitados. 9.2 Perfil y responsabilidades del equipó de auditores para las auditorías internas Para las auditorías internas, el Departamento Nacional de Planeación cuenta con un equipo multidisciplinario asignado a la Oficina de Control Interno de acuerdo con la naturaleza de las funciones de la Entidad, este equipo se encuentra coordinado en todos los casos, por el Jefe de la Oficina de Control Interno. Para cada auditoría interna, el equipo auditor o el auditor interno serán asignados teniendo en cuenta los temas que se tratarán en éstas, con el fin de cumplir con los objetivos de la auditoría programada y de conformidad con el alcance definido en el plan de trabajo4. 9.2.1 Perfil y responsabilidades del auditor interno El Auditor Interno debe cumplir con el siguiente perfil: REQUISITOS Educación - Experiencia laboral Conocimientos - 4 Título Profesional en cualquier disciplina (Ingenierías, Administración, Financieras, Económicas, Derecho, entre otras.) Mínimo (25) meses de experiencia profesional relacionada Normatividad que rige el Sistema de Control Interno - MECI Sistemas de Gestión Subproceso Auditorías Internas SG-EV-EI. Versión 10. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA AUDITORÍAS INTERNAS Y AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD Habilidades - CÓDIGO: AI-L01 VERSIÓN: 9 PAGINA: 13 de 18 REQUISITOS Planificar y organizar el trabajo eficazmente. Administrar el tiempo. Comunicarse eficazmente, oralmente y por escrito. Desarrollar una relación de trabajo armoniosa entre el equipo auditor y auditado. Utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la auditoría. Recopilar información a través de entrevistas eficaces, escuchando, observando y revisando documentos, registros y datos. Confirmar que la evidencia de la auditoría es suficiente y apropiada para apoyar los hallazgos y conclusiones de la auditoría. Prevenir y resolver conflictos, cuando sea necesario. Tabla 4 - Perfil y responsabilidades del auditor interno Nota: Para los funcionarios de la Oficina de Control Interno los requisitos del cargo se encuentran definidos en el Manual de Funciones de la Entidad conforme a la Resolución vigente por la cual se adopte el Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la planta de personal del Departamento Nacional de Planeación. Para el caso de los contratistas que laboren en la Oficina de Control Interno apoyando el desarrollo de las auditorías, el perfil se encuentra definido en los estudios previos. El auditor interno es responsable de realizar las siguientes actividades: Elaborar y enviar el plan de trabajo de la auditoría interna. Solicitar los documentos necesarios para dar inicio a la auditoría interna. Analizar, evaluar y confirmar la información suministrada para la realización de la auditoría interna. Elaborar y remitir informe de auditoría interna preliminar. Revisar y analizar la respuesta al informe preliminar. Remitir informe definitivo. Realizar seguimiento y revisión de la eficacia de las acciones formuladas. 10 EVALUACIÓN DE LOS AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD La Oficina de Control Interno establece los criterios y parámetros para evaluar a los auditores internos de calidad, cubriendo aspectos relacionados con sus competencias y habilidades evaluando aspectos relacionados con la aplicación de los conocimientos teóricos adquiridos, y las habilidades y destrezas ejercitadas a lo largo del ejercicio de Auditoría. Esta evaluación es aplicada a los diferentes miembros del equipo auditor, durante el desarrollo de la Auditoría Interna de Calidad por las personas con las cuales estos interactúan y es realizada a través del formato F-OCI-05 “Evaluación a la Auditoría Interna de Calidad”. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA AUDITORÍAS INTERNAS Y AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD CÓDIGO: AI-L01 VERSIÓN: 9 PAGINA: 14 de 18 10.1 Criterios para la Evaluación de los Auditores Internos Para evaluar habilidades y destrezas que debe tener el Auditor Interno se ha establecido el formato F-OCI-05 “Evaluación a la Auditoría Interna”, a través del cual se evalúa el desempeñan de los auditores (no se evalúa a la persona). Esta evaluación denominada técnicamente de 360º, está conformada por evaluaciones parciales de hasta diez (10) preguntas, que en los casos en que aplique son realizadas por: el Auditado, el Auditor interno, el Líder del Equipo Auditor, el Coordinador de Auditorías y el Jefe de la Oficina de Control Interno de la siguiente manera: El Auditado: evalúa el desempeño del Auditor Interno durante el desarrollo de la entrevista, independientemente que al interior del Equipo Auditor éste desarrolle el rol de: Auditor Líder, Auditor Interno o Coordinador de Auditorías. El Auditor Interno: evalúa en los casos que aplique, el desempeño del Líder del Equipo Auditor durante el desarrollo de la Auditoría Interna al proceso o documentos asociados o al Jefe de la Oficina de Control Interno para las auditorías internas. El Líder del Equipo Auditor: evalúa en los casos que aplique, el desempeño del Jefe de la Oficina de Control Interno, el Coordinador de Auditorías y del Auditor Interno, durante el desarrollo de la Auditoría Interna o Auditoría Interna de Calidad al proceso, proyecto o actividad asociada, en aspectos como: planeación y realización de la auditoría, distribución de actividades al interior del equipo de trabajo, recursividad y receptividad frente a las situaciones presentadas por el equipo auditor. El Jefe de la Oficina de Control Interno o el Coordinador de Auditorías: evalúa en los casos que aplique, el desempeño del Líder del Equipo Auditor en las diferentes etapas de: planeación, realización, verificación y ajustes que se presenten durante el desarrollo de la auditoría interna o de la auditoría interna de Calidad. La evaluación realizada por cada uno de los actores intervinientes en el ejercicio de la Auditoría interna de calidad y auditoría interna, debe ser independiente y objetiva. Para cada una de las preguntas, el evaluador debe seleccionar una sola respuesta entre las opciones de: Excelente, Bueno, Regular, Deficiente y No Aplica. Los valores asignados a cada respuesta se presentan a continuación: CALIFICACIÓN Excelente Bueno Regular Deficiente No Aplica PUNTAJE 10 8 6 4 0 Tabla 5 - Valores asignados a la respuesta ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA AUDITORÍAS INTERNAS Y AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD CÓDIGO: AI-L01 VERSIÓN: 9 PAGINA: 15 de 18 10.2 Resultado de las Evaluaciones 1. El resultado de la evaluación de la auditoría será el promedio simple de los puntajes obtenidos por el auditor en los diferentes roles que desarrolle durante la auditoría interna de calidad y se presentará en el siguiente cuadro: CALIFICACIÓN PROMEDIO # Nombre Auditor Rol Auditoria Auditado\ Audit. Int. Audit. Int. \ Lider Eq. Audit. Lider Eq. Audit. \ Audit. Int. Jefe OCI Coord. Audit \ Lider Eq. Audit. Jefe OCI Lider Eq. Audit. \ Coord. Audit. Puntaje Total 1 2 3 4 5 6 Tabla 6 – Calificación promedio de los auditores Cuando los auditores obtengan un puntaje total inferior a 7,0 puntos, se analizan e identifican los aspectos donde el auditor interno presenta debilidades, y se determinan las acciones pertinentes que apunten a aumentar sus competencias. Cuando los auditores obtengan un puntaje total igual o superior a 7,0 puntos, se analiza la pertinencia de incluirlos en nuevas capacitaciones que fortalezcan los conocimientos y habilidades adquiridos. 11 CAPACITACIÓN DE AUDITORES La Oficina de Control Interno estudia la pertinencia de incluir en el plan de capacitación, los temas relacionados con la formación de nuevos auditores internos de calidad, y con la actualización y la mejora del desempeño de los auditores que conforman el equipo auditor del Departamento. 12 PAUTAS PARA LA REDACCIÓN DE SITUACIONES IDENTIFICADAS EN AUDITORIA INTERNA O EN AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD Al redactar situaciones identificadas en el ejercicio auditor, tenga en cuenta: Incluir la información de manera corta y concisa, de tal manera que el lector pueda entender y juzgar el informe presentado. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA AUDITORÍAS INTERNAS Y AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD CÓDIGO: AI-L01 VERSIÓN: 9 PAGINA: 16 de 18 No mezclar situaciones evidenciadas que no tengan relación en si contenido frente al criterio afectado. Identifique la existencia de situaciones o comportamientos que el proceso presenta y le permiten aportar a la optimización de sus resultados, lo anterior se identificará en el informe de auditoría como fortaleza. Evite palabra imprecisa como: - Algunos, bastantes, demasiados, pocos, varios, entre otros; determine siempre la cantidad. - En el futuro, en el pasado; precise la fecha - Nada, ninguna, todos, siempre; definir términos absolutos. Con el fin de normalizar la expresión de los auditores del DNP frente a las situaciones identificadas en desarrollo de las auditorías internas o auditorías internas de calidad, se aplicarán las definiciones establecidas en “Lineamientos para la Formulación y Seguimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora”. A continuación se presentan elementos que servirán como referencia para compararlos con la evidencia de la auditoría base para la redacción de las situaciones identificadas: 1. No Conformidades / Hallazgos: 1.1. Descripción (Evidencia): La redacción de una No conformidad o un hallazgo debe dar cuenta de las condiciones en las cuales ha sido observado; por lo tanto en su enunciado deben ser claramente identificables elementos como: desde cuándo se ha identificado, cómo se dieron cuenta, qué magnitud tiene, cuántas veces se ha presentado; así como todos aquellos datos que contribuyan a caracterizar su identificación. En consideración de lo anterior debe evitarse el uso de adjetivos como "bajo", "muy", "poco" o cualquier término que impida determinar objetivamente las veces que se ha evidenciado la situación evidenciada citada o cualquier término que esté sujeto a interpretación por parte del auditado. 1.2. Criterio: Son las normas, políticas, procesos, manuales, lineamientos y guías empleados durante la auditoría, establecidos como mandatorios y aprobados por la entidad para su aplicación, a partir de los cuales se deben contrastar las situaciones evidenciadas en la auditoría. 1.3. Impacto: Elemento que busca generar reflexión en los auditados acerca de la importancia del cumplimiento o aplicación del criterio (requisito), por cuanto refiere al efecto en el proceso o desviación frente al requisito y constituye el último elemento para la redacción del hallazgo. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA AUDITORÍAS INTERNAS Y AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD CÓDIGO: AI-L01 VERSIÓN: 9 PAGINA: 17 de 18 Lo anterior se presenta en los siguientes diagramas: ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA AUDITORÍAS INTERNAS Y AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD CÓDIGO: AI-L01 VERSIÓN: 9 PAGINA: 18 de 18 Fecha de Aprobación: 11 de Noviembre de 2015 Revisó: __________________________________ Julie Andrea Soto Laverde Profesional de la Oficina de Control Interno Aprobó: _________________________________ Diego Gustavo Falla Falla Jefe de la Oficina de Control Interno ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP